Approfondimenti sull’ ordinamento e sulle funzioni

Excel dispone di due tipi di ordinamento: l'Ordinamento crescente e l'Ordinamento decrescente. Ordinare una parte di colonna in Excel è semplice: selezionate l'area interessata (fissando una casella con il mouse e trascinando la selezione, e NON usando il tasto CTRL + selezioni multiple come fatto con Powerpoint) e successivamente richiamate le icone, sistemate sulla barra standard, dedicate all'ordinamento.

Selezionando la voce “Continuare con la selezione corrente” verranno ordinati solo gli elementi selezionati, lasciando invariato l’ordine delle colonne. Selezionando la voce “Espandere la selezione” verranno ordinate tutte le righe della tabella in base al contenuto della colonna selezionata.

La stessa richiesta, però, può riguardare un ordinamento su un insieme di colonne: in questo caso, deve essere attivato il comando Ordina dal menu Dati. A questo punto, è importante sapere che il valore logico FALSO è posto prima del valore logico VERO; che tutti i valori di errore hanno la stessa priorità di ordinamento e che le celle vuote sono sempre poste alla fine. Ricordate sempre che, se l'ordinamento crea problemi, è necessario controllare, nell'ordine:

• le regole di ordinamento predefinite;

• che i numeri siano in formato numerico;

• che i tipi dati diversi siano formattati come testo;

• che le date e le ore siano formattate correttamente;

• che righe e colonne siano tutte scoperte,

• che non vi siano spazi a inizio riga;

• infine, poiché i tipi di ordinamento variano in base alle impostazioni internazionali, che queste siano corrette.

Preparare il lavoro Aprite un file di Excel contenete dati organizzabili secondo criteri crescenti o decrescenti. Selezionate l'area che contiene i dati e attivate la finestra Ordina dal menu Dati.

Nella sezione Elenco selezionate poi la voce Con riga di intestazione nel caso in cui la prima riga contiene le intestazioni di colonna e deve essere quindi esclusa dall'ordinamento; in caso contrario, scegliete Senza riga di intestazione. È possibile scegliere un ordinamento basato sul contenuto di due o più colonne. Selezionate infine il pulsante OK perché l'area selezionata sia ordinata in base ai criteri impostati. Il lavoro "manuale" è così concluso. Nel caso l'ordinamento sia crescente, vengono considerati prima di tutto i numeri (da 0 a 9), poi i segni di punteggiatura e infine le lettere, dalla A alla Z. All'interno dei caratteri di punteggiatura, la sequenza utilizzata è la seguente: spazio, !, ", #, $, %, &, (, ), *,virgola , punto, /, :, ;, ?, @, [, \, ], ^, _, ', {, |, }, ~, -, <, =, >. Per ulteriori informazioni, si veda http://support.microsoft.com/kb/322067/it

Avrete subito notato che l'ordinamento può essere eseguito solo su tre colonne: se occorre effettuare l'ordinamento in base a più di tre colonne, è necessario ordinare l'elenco in base a quelle meno significative. Facciamo un esempio: devo ordinare i miei impiegati per Esercizio 1, Esercizio 2, Esercizio 3 e Esercizio 4; dovrò ordinare l'elenco due volte. La prima volta, seleziono Colonna E dalla casella Ordina per e ordino l'elenco. La seconda volta, seleziono Colonna B dalla prima casella di Ordina per , quindi Colonna C dalla prima casella Quindi per e infine Colonna D dalla seconda casella Quindi per e ordino nuovamente l'elenco.

A questo punto, per osservare le potenzialità di Excel, aggiungiamo una casella nella posizione A23 con scritto “SOMMA PARZIALE ESERCIZI”, la quale esegua la somma parziale dei punteggi per esercizi (Visto nella lezioni precedenti).

APPUNTO A: volte si ha l'esigenza di andare a capo in una cella quando, per esempio, stiamo inserendo del testo. Quest'opzione è tanto semplice quanto misconosciuta: basta premere la combinazione di tasti ALT+INVIO: in questo modo Excel andrà a campo, a prescindere da qualunque impostazione testuale abbiamo inserito nel menu Formato Celle. Nella scheda Allineamento del menu Formato Celle, infatti, si trovano alcune opzioni che possono avere un certo impatto sulla formattazione dei testi. Ci riferiamo alle caselle Testo a capo, Riduci e adatta, Unisci celle. La prima permette di mantenere inalterata la larghezza della colonna anche quando stiamo inserendo molto testo: il testo va a capo in automatico e l'altezza della riga cresce. La seconda, invece, consente di mantenere inalterata sia l'altezza che la larghezza della cella riducendo dinamicamente il testo inserito. Con la terza, infine, più celle vengono unite diventando un’unica unità logica.

A questo punto, poniamo l'accento sulla possibilità di specificare anche un ordinamento in base al contenuto delle righe, in modo da modificare l'ordine delle colonne anziché quello delle righe. Attiviamo una cella dell'elenco da ordinare e scegliamo Ordina dal menu Dati. Clicchiamo sul pulsante Opzioni e nella casella Orientamento selezioniamo Ordina da sinistra a destra, quindi scegliamo Ok. Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezioniamo le righe su cui effettuare l'ordinamento (in questo caso, Riga 23). Tenete presente che con l'ordinamento per righe viene modificato anche l'ordine delle colonne.

Ora modificate la colonna come appare qui sotto:

In pratica, è stata aggiunta una colonna a sinistra riportante i titoli dei partecipanti all’esame. Quello che voglio fare ora è ordinare le righe mettendo prima i dottori e poi gli ingegneri.

In base all'impostazione predefinita, gli elenchi sono creati in ordine alfanumerico crescente. Per diversi scopi specifici è possibile utilizzare l'ordinamento personalizzato, quindi né alfabetico né numerico. Selezioniamo una cella nell'elenco da ordinare. Scegliamo Ordina dal menu Dati, quindi clicchiamo sul pulsante Opzioni. Nella casella Prima chiave di ordinamento scegliamo l'ordinamento personalizzato, quindi chiudiamo la finestra cliccando su Ok. Selezioniamo le altre opzioni di ordinamento, facciamo una prova con altre opzioni di ordinamento.

Per facilitare un ordinamento, si può creare una serie a riempimento personalizzato partendo dalle voci già elencate in un foglio di lavoro oppure digitando un elenco interamente nuovo. Se disponiamo già dell'elenco di voci da utilizzare come serie, selezioniamo l'elenco sul foglio di lavoro e scegliamo Opzioni dal menu Strumenti, quindi clicchiamo sulla scheda Elenchi.

Per utilizzare l'elenco selezionato, scegliamo il pulsante Importa. Se l'elenco è da digitare ex novo, selezioniamo Nuovo elenco dalla casella Elenchi personalizzati, quindi digitiamo le voci nella casella Voci di elenco; premiamo Invio dopo ciascuna voce. Completato l'elenco, clicchiamo sul pulsante Aggiungi. A questo punto è possibile applicare il nuovo ordine.

Strettamente collegate alle operazioni di ordinamento, ma più potenti, sono le opzioni di filtraggio. L'applicazione di un filtro in Excel permette una facile ricerca dei dati attraverso la visualizzazione di record che condividono specifici criteri, o valori di campo. Il metodo più semplice per applicare un filtro ai record di un elenco consiste nell'utilizzare la funzionalità Filtro automatico. Attivata questa funzionalità, le frecce del filtro, simili alle frecce giù, saranno visualizzate accanto alle intestazioni di colonna dell'elenco. Facendo clic sulla freccia del filtro sarà possibile visualizzare un elenco di valori in quel campo e selezionare il valore che interessa per utilizzarlo come criterio o condizione del nuovo elenco. Selezionato quindi il criterio, la freccia del filtro di quel campo e i numeri di riga dei record ai quali il filtro è stato applicato saranno visualizzati in blu, così da poter facilmente ricordare a quali campi è stato applicato il filtro.

Supponiamo di voler trovare tutti gli ingegneri con il cognome che contiene “ister”: questo e’ possibile mediante l’applicazione successiva di due operazioni di filtraggio, come appare nelle due figure successive.

Dopodiché, si seleziona il filtraggio delle seconda colonna, si sceglie “Personalizza” dal tipo di filtraggio da usare e si selezione l’operatore “contiene”

Ora, vogliamo stilare alcune proprietà sulla tabella; in particolare, vogliamo sapere il numero di ingegneri e dottori presenti nella classe, e sapere qual’è il loro punteggio medio. Per fare questo, utilizzeremo delle funzioni di Excel. Innanzitutto, create una tabella come quella qui sotto:

Ora, posizionandosi sulla casella B28, si selezioni il pulsante della funzione, posto sulla barra della funzione. Quindi, si scelga la funzione CONTA.SE dal menu delle funzioni statistiche.

Comparirà un’interfaccia simile a quella sottostante:

Quello che è necessario fare ora è selezionare l’intervallo su cui effettuare il conteggio, tramite mouse o tastiera, e selezionare un criterio. Le righe dell’intervallo selezionato che soddisfano tale criterio verranno conteggiate. In questo caso, è necessario compilare l’interfaccia come segue:

Ora nella casella B28 comparirà la scritta: =CONTA.SE(A5:A22;"Dr.ssa"). A questa, nella riga della funzione, aggiungeremo +CONTA.SE(A5:A22;"Dr."). Nella casella sottostante faremo lo stesso per quanto riguarda gli ingegneri. Passiamo ora alla casella B31. A questo punto quello che vogliamo fare è sommare i voti dei dottori e dividerli per il loro numero, in maniera tale da ottenere la media aritmetica dei voti da loro raggiunti. Per fare questo, useremo la funzione SOMMA.SE.

In questo caso, scriveremo nella riga della funzione quanto segue: =SOMMA.SE(A5:A22;"Dr.";H5:H22). Il terzo argomento indica qual’è l’intervallo in cui si vuole eseguire la somma (H5:H22). Osservate quanto accade a livello di interfaccia, con i vari argomenti nella formula che rimandano agli argomenti presenti nella tabella.

Tale somma verrà limitata dalle righe per cui è soddisfatta la condizione (Ossia quelle in cui compare il testo ”Dr.”).

Questo elemento vi da la possibilità ora di completare l’esercizio, per cui la casella in cui deve apparire la media dei voti dei dottori avrà la seguente sintassi:

=(SOMMA.SE(A5:A22;"Dr.";H5:H22)+SOMMA.SE(A5:A22;"Dr.ssa";H5:H22))/B28

E analogamente quella per la media dei voti degli ingegneri avrà la sintassi

=SOMMA.SE(A5:A22;"Ing.";H5:H22)/B29

Realizzando così la versione finale della tabella: