aplikasi pengadaan aset tetap
TRANSCRIPT
PROJECT ITS “APP.KOPS”
APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP
PADA PT. AKCAYA UTAMA PRESS
LAPORAN TUGAS BESAR
PENULIS
RISTIZA BINTARI 6701140040
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
TELKOM APPLLIED SCIENCE SCHOOL
BANDUNG
2015
DAFTAR ISI
1 ContentsDAFTAR ISI............................................................................................................................1
BAB I.......................................................................................................................................2
1.1. Latar Belakang....................................................................................................................2
1.2. Rumusan Masalah...............................................................................................................3
1.3. Tujuan Masalah...................................................................................................................4
1.4. Batasan Masalah..................................................................................................................4
1.5. Metode Pengerjaan..............................................................................................................5
1.5.1. Metode Penelitian........................................................................................................5
1.5.2. Metode Pengembangan................................................................................................5
1.6. Jadwal Pengerjaaan.............................................................................................................6
Tabel 1.1...........................................................................................................................................6
Jadwal Pengerjaan..........................................................................................................................6
BAB III.................................................................................................................................... 7
3.1. Gambaran Sistem Saat Ini.....................................................................................................7
3.1.1. Proses Permohonan Pengadaan Barang.......................................................................7
3.1.2. Proses Order Monitoring atas pengadaan....................................................................8
3.2. UseCase Diagram.................................................................................................................8
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP1
BAB IPENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Proses Pengadaan atau Procurement merupakan salah satu jenis kegiatan yang dimiliki
sebuah perusahaan baik jasa, dagang dan manufaktur untuk memenuhi kebutuhannya salah
satunya adalah alat pendukung kerja. Menurut data Badan Pemeriksa Keuangan proses
procurement adalah salah satu kasus kecurangan yang massive serta memiliki tingkat resiko
yang sangat tinggi untuk dilakukannya praktik korupsi, kolusi dan nepotisme di setiap
tahapannya. Oleh karena itu, proses Procurement yang baik adalah salah satu indikator
perusahaan tersebut memiliki label bersih.
PT Akcaya Utama Press sebuah media jaringan dari Jawa Pos Group yang bergerak di bidang
media cetak sebagai bisnis utamanya sejak 2 febuari 1973. PT Akcaya Utama Press yang
sudah berdiri 42 tahun dan sudah mendapatkan tempat di hati pembaca di Kalimantan Barat,
guna menjaga eksistensi untuk menjadi media yang pertama dan terutama di Kalimantan
Barat semua divisi yang ada di PT Akcaya Utama Press harus memiliki alat pendukung kerja
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP2
yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi terutama alat pendukung kerja yang
termasuk aset tetap.
Divisi Human Resource Department dan Umum sebagai salah satu divisi yang bertanggung
jawab untuk melakukan proses procurement yang mana proses tersebut terkadang
membutuhkan waktu yang lama, dapat dikategorikan rata-rata tahapan proses pengadaan tidak
dapat direpresentasikan dengan angka, terkadang satu tahapan pengadaan bisa dilakukan
dalam waktu kurang dari satu minggu untuk barang-barang yang memiliki nilai nominal di
bawah Rp 5.000.000,- sedangkan barang dengan nominal angka di atas Rp 5.000.000,- proses
pengadaan bisa dilakukan dalam waktu lebih dari satu minggu. Kejadian seperti itu tidak
jarang dapat berindikasi mengurangi produktifitas kerja beberapa karyawan atau divisi
tertentu. Ditambah proses procurement yang baik membutuhkan format dokumentasi baku
secara baik dari proses permintaan, pembeliaan dan penerimaan barang. Kejadian seperti ini
berdampak ketika proses pelaporan pada setiap triwulan nya, selain itu data kepemilikan aset
yang dimiliki Divisi HRD dan Umum belum lengkap. Sejuah ini format dokumentasi yang
belum baku serta data kepemilikan aset atau tracking aset yang masih belum lengkap
membuat Divisi HRD dan Umum sulit untuk menyampaikan laporan di setiap triwulannya.
Divisi HRD dan Umum yang mengalami kesulitan untuk menyediakan media untuk
mengetahui demand determination secara rinci untuk setiap divisi dalam waktu yang singkat
tanpa harus bertemu tatap muka. Ditambah dengan proses pengadaan yang hanya dikelola
oleh seorang Staff HRD dan Umum dimana staff tersebut sering mengalami kesulitan ketika
kegiatan dokumentasi dari beberapa dokumen yang dihasilkan dari setiap proses baik yang
didapatkan secara internal atau eksternal, tidak jarang sering terjadi kesalahan data. Order
monitoring terhadap barang yang dilakukan dengan media telefon juga menjadi kendala
dimana proses tersebut kurang efektif karena proses mendengarkan, merespon order dan
mencatat order dilakukan dalam waktu bersamaan. Terkadang order yang jumlahnya lebih
dari 10 order membuat staff HRD harus beberapa kali menghubungi beberapa supplier atas
barang yang sudah diorder dan menghubungi beberapa divisi yang melakukan order atas
barang tersebut. Selama ini tahapan procurement belum didukung dengan melibatkan
teknologi secara maksimal sehingga sering timbul indikasi proses pengadaan belum dapat
dilakukan dengan transparan. Dengan kondisi yang ada Manager HRD dan Umum juga sulit
untuk melakukan monitoring dan persetujuan atas pengadaan barang secara cepat dan tepat,
akibatnya terlihat ketika pertanggung jawaban Manager HRD dan Umum ketika rapat umum
pemegang saham (RUPS).
1.2. Rumusan Masalah
Sesuai dengan Latar Belakang di atas, rumusan masalah dalam pembuatan proyek akhir
adalah sebagai berikut.
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP3
1. Bagaimana Staff HRD dan Umum dapat mengelola proses pengadaan aset tetap yang
dilakukan karyawan secara online?
2. Bagaimana Manager HRD dan Umum dapat memonitor dan menyetujui proses
pengadaan aset tetap yang dilakukan karyawan?
3. Bagaimana Manager HRD dan Umum dapat memperoleh laporan atas proses pengadaan
aset tetap?
1.3. Tujuan Masalah
Tujuan dari proyek akhir ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat menangani hal-hal sebagai berikut.
1. Proses online untuk kegiatan procurement.
2. Proses online monitoring dan persetujaan untuk kegiatan procurement.
3. Dapat menghasilkan laporan kepemilikan aset dan jurnal akuntansi yang dihasilkan
oleh kegiatan procurement.
1.4. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut.
1. Aplikasi ini menangani pembeliaan aset tetap berwujud dan sebagian aset tetap tidak
berwujud.
2. Aset Tetap Tidak Berwujud yang dikelola aplikasi ini adalah software atau piranti
lunak yang berada pada komputer.
3. Pengadaan yang dilakukan adalah jenis pengadaan aset yang diakui sebagai aset
perusahaan.
4. Aplikasi ini tidak memfasilitasi demand of determination, source determination dan
supplier selection karena sudah dikelola oleh masing masing divisi.
5. Aplikasi ini berpedoman pada Role Model Procurement Process yang ada di SAP
Procurement Module.
6. Aplikasi ini menangani pengadaan barang secara tunai.
7. Aplikasi ini tidak menangani Inventory barang yang diperoleh dari pengadaan
8. Aplikasi ini tidak menangani penyusutan, amortisasi, dan deplesi.
9. Metode Software Development Life Cycle (SDLC) hanya sampai pengujian (testing)
bukan maintenance.
10. Untuk hosting aplikasi dilakukan oleh PT Akcaya Utama Press
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP4
1.5. Metode Pengerjaan
Metode yang digunakan untuk pedoman dalam membuat aplikasi ini yaitu metode penelitian
dan metode pengembangan.
1.5.1. Metode Penelitian
1. Wawacara
Metode ini dilakukan dengan mewawancarai Divisi HRD dan Umum serta
keuangan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan data yang akurat untuk proses
bisnis yang ada.
2. Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari beberapa dokumen elektronik
ataupun fisik yang diberikan oleh pihak Divisi HRD dan Umum, membaca
literatur terkait dengan maksud dan tujuan masalah yang diperlukan untuk
penulisan dan pembuatan aplikasi.
1.5.2. Metode Pengembangan
Pembuatan aplikasi ini menggunakan Software Development Life Cycle (SDLC)
dengan metode waterfall, agar pembuatan sistem tersusun secara sistematis. Metode
ini memiliki beberapa fase yang dimulai dari analisis, desain sistem,
implementasi, pengujian serta pemeliharaan. Akan tetapi, aplikasi akan dibuat hanya
sampai dengan tahapan pengujian (testing).
1. Requirements definition
Fase ini adalah fase untuk menganalisis setiap kebutuhan yang diperlukan untuk
membangun sistem. Tahapan yang dilakukan adalah melakukan wawancara dan
studi pustaka. Dokumen yang dihasilkan dari fase ini yaitu dokumen analisis
yang digunakan dalam fase kedua.
2. System and software design
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP5
Fase kedua ini adalah fase untuk pembuatan desain sistem atau perangkat lunak.
Tahapan yang dilakukan yaitu penggambaran proses bisnis berjalan
menggunakan flowchart, pemodelan aplikasi menggunakan Unified Modeling
Language (UML) dan perancangan basis data menggunakan Entity Relationship
Diagram (ERD).
3. Implementation and unit testing
Fase selanjutnya yaitu implementasi. Pada fase ini, yang dilakukan adalah
pembuatan kode program menggunakan bahasa pemrograman Hypertext
Preprocessor (PHP) dengan framework codeigniter, editor aplikasi
menggunakan Sublime Text 3 dan implementasi database menggunakan
MySQL.
4. Integration and system testing
Fase ini bertujuan untuk melakukan penyatuan unit program yang akan diuji
menggunakan pengujian Black Box Testing. Pengujian ini dilakukan dengan
cara membandingkan hasil manual dengan hasil dari aplikasi, apabila hasilnya
seperti yang diharapkan, maka pengujian dikatakan valid.
1.6. Jadwal Pengerjaaan
Tabel 1.1
Jadwal Pengerjaan
KegiatanJanuari 2015
Februari
2015Maret 2015 April 2015
Mei
2015
Juni
2015
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Studi Literatur
Analisis
Desain
Implementasi
Pengujian
Dokumentasi
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP6
BAB IIIANALISI DAN PERANCANGAN
3.1. Gambaran Sistem Saat Ini Berikut adalah gambaran sistem saat ini yang ada pada PT Akcaya Utama Press, yakni proses permohonan pengadaan barang, proses order monitoring, penerimaan barang, proses reimbursement Biro Daerah dan proses pembayaran pengadaan, berikut narasi lengkapnya.
3.1.1. Proses Permohonan Pengadaan Barang Proses bisnis tahapan pengadaan barang pada PT Akcaya Utama Press adalah sebagai berikut.
1. Karyawan atau divisi melalui manager divisi yang membutuhkan barang mengirim
email yang berisi request barang kepada Divisi HRD dan Umum.
2. Staff Divisi HRD dan Umum memeriksa data yang dikirim apakah sudah sesuai, jika
sudah sesuai Staff Divisi HRD dan Umum membuat surat purchase order resmi
kemudian diserahkan ke Manager Divisi HRD dan Umum, jika belum sesuai akan
dikembalikan kepada pemohon.
3. Manager Divisi HRD dan Umum menerima dan menyetujui surat purchase order
resmi yang di buat, dan memberikan kepada Staff HRD dan Umum, jika tidak disetuji
purchase order dikembalikan kepada Staff Divisi HRD dan Umum.
4. Staff Divisi HRD dan Umum memproses Purchase Order dengan dasar Surat Purchase
Order resmi
dengan
mengirim
kepada
supplier
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP7
3.1.2. Proses Order Monitoring atas pengadaan
Proses bisnis tahapan Proses Order Monitoring atas pengadaan barang pada PT Akcaya Utama
Press adalah sebagai berikut.
1. Pemohon order mengkonfirmasi via telepon kepada Staff HRD dan Umum untuk
melakukan monitoring terhadap order yang diberikan kepada supplier via telepon
2. Staff HRD setelah menerima konfirmasi dari supplier atas order tersebut disampaikan
kepada pemohon order dengan status order via telepon jika order tersebut telah
diterima Staff HRD dan Umum memberikan informasi via telepon, jika pemohon
menerima informasi tidak lanjut atas permintaan, pemohon
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP8
diperbolehkan melakukan order monitoring kembali.
3.2. UseCase Diagram
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP9
Gambar diatas adalah Use Case Diagram yang dibuat untuk aplikasi ini dimana Use Case diagram Case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem yang akan dibuat. Use Case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem yang akan dibuat.
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP10
Berikut adalah deskripsi dari definisi akyor yang ada di Use Case:
Tabel 3-5Skenario Use Case Input Request
Nama Use Case Input RequestAktor Staff HRD dan Umum & PemohonDeskripsi Proses Menambahkan RequestPre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam Sistem dan memilih RequestPost-Kondisi Data Request pengadaan telah tersimpan di database
Aktor Aktor Aksi SistemSkenario Normal
1. Input form Request2. Mengecek validasi data masukan3. Menyimpan form Requst yang baru
ke dalam databaseSkenario Alternatif
1. Input form Request2. Mengecek validasi data masukan3. Menampilkan data masukan tidak
valid4. Memperbaiki Data
Masukan5. Menyimpan Input Form Request yang
baru ke dalam database
Tabel 3-6
Skenario Use Case Validasi Kelengkapan Request
Nama Use Case
Validasi Kelengkapan Request
Aktor Manager HRD dan UmumDeskripsi Proses Persetujuaan RequestPre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam Sistem dan memilih menu RequestPost-Kondisi Data Request Pengadaan telah distujui oleh Manager HRD dan Umum
Aktor Reaksi Sistem
1. Memilih Button Approval
pada request order yang
telah di simpan
sebelumnya
2. Menampilkan form request
3. Memilih Yes untuk
Validasi Kelengkapan
Request Order
4. Approved data Request data dari
database
5. Menampilkan pesan bahwa data telah
Approved
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP11
Skenario Alternatif
1. Memilih Button Approval
pada Request order yang
telah di simpan
sebelumnya
2. Menampilkan form Request
3. Memilih NO untuk Reject
Request Order
4. Reject data Request data dari database
5. Menampilkan pesan bahwa data telah di
reject
Tabel 3-7
Skenario Use Case View Request
Nama Use Case View RequestAktor Manager, Staff HRD dan Umum, PemohonDeskripsi Proses Menampilkam Request PengadaanPre-Kondisi Aktor sudah login ke dalam sistemPost-Kondisi Menampilkan Request Pengadaan
Aktor Reaksi Sistem
Skenario Normal
1. Memilih menu Request Pengadaan
2. Menampilkan Request Pengadaan
PIS-14-05 || APLIKASI PENGADAAN ASET TETAP12