anexo 4 control de información documentada

CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA

CÓDIGO SGC-P-001VERSIÓN 01

PÁGINA 1/6

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para controlar los documentos y registros del sistema de gestión de calidad de PLATERIAS UNIDAS S.A..

2. ALCANCE

Documentos y Registros comprendidos en las actividades sujetas al Sistema de Gestión de Calidad de PLATERIAS UNIDAS S.A..

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ISO 9001 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD-REQUISITOSISO 9000 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD-FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

4. DEFINICIONES

Documento: Información y su medio de soporte; por ejemplo: registro, especificación, procedimiento documentado, plano, informe, norma.

Nota 1: El medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

Nota 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación".

Documento Interno: Documento elaborado dentro del Sistema de Gestión de Calidad, revisado, aprobado y codificado.

Documento Externo: Documentos de origen externo, tales como normas legales, reglamentos, directivas, ordenanzas municipales, normas técnicas, libros de consulta, entre otros; identificados y controlados.

Copia controlada: documento cuya distribución es controlada para actualizar posibles modificaciones.

Copia no controlada: documento con carácter informativo, borradores de trabajo.

Documento Obsoleto: Documento cuya vigencia ha caducado y se le identifica colocando un sello de “DOCUMENTO OBSOLETO” en el original.

Procedimiento: Es el documento que define el marco conceptual y normativo, así como la secuencia de acciones a ejecutarse para el logro de un proceso determinado.

Instructivo: Documento que señala actividades específicas que muestran en forma detallada, cada paso de una actividad, clarifica la forma de realizar de una tarea determinada. Generalmente se utiliza como documento complementario de un procedimiento.

Formato: Es un modelo de documento estructurado para mostrar o recopilar información relacionada con los procedimientos de PLATERIAS UNIDAS S.A..

Elaborado por: Administrador del SGC

Fecha: 15/05/2013

Aprobado por: Gerente General

Fecha: 15/05/2013

Emitido por: SGC

Fecha: 15/05/2013


CÓDIGO SGC-P-001

VERSIÓN 01

PÁGINA 2/6

Registro: Documento que proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los formatos una vez llenados con la información requerida se considerarán como Registros.

Lista Maestra de Documentos: Documento asignado a cada proceso en el cual se indican la vigencia de los mismos utilizados en los proceso asociados al SGC.

Lista Maestra de Registros: Documento asignado a cada proceso en el cual se indican los registros vigentes utilizados en el proceso, así como los formatos asociados al SGC.

Lista de Distribución de Documentos: Documento asignado en el cual se indican el o los documentos distribuidos a las áreas asociados al SGC.

5. RESPONSABILIDADES

El Gerente General es responsable de verificar la aplicación del presente procedimiento.

El Administrador del SGC es el responsable de elaborar, emitir y mantener el presente procedimiento.

Todo el personal es responsable de cumplir el presente procedimiento y de controlar que sus documentos y registros aprobados por la Organización se implementen.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Elaboración del Documento

6.1.1 El personal responsable de los procesos y actividades de PLATERIAS UNIDAS S.A..

en coordinación con el administrador del SGC solicita la elaboración y modificación de un documento cuando se considere necesario.

6.1.2 Los responsables de la elaboración de documentos deben asegurarse que los documentos estén legibles, sin correcciones y fácilmente identificables.

6.1.3 Todo documento lleva el número de versión y fecha de aprobación a fin de prevenir el uso indebido de documentación obsoleta y de controlar las modificaciones pertinentes.

6.1.4 Cuando se elabora un nuevo procedimiento o instructivo el administrador del SGC actualiza la Lista Maestra de Documentos SGC-F-001.

6.2 Revisión, Actualización y aprobación

6.2.1 La aprobación se registra en el pie de página del documento, donde colocan su firma.

6.2.2 En la aprobación de un documento del SGC se considera en el caso de haber observaciones y sugerencias devolver al administrador del SGC o a la persona asignada correspondiente para la revisión de las mismas y adecuarlas de ser aplicable. Y en el caso de no haber observaciones se tendrá por aceptado el documento y se procede a su aprobación.


CÓDIGO SGC-P-001

VERSIÓN 01

PÁGINA 3/6

6.2.3 Una vez aprobada la observación del documento, el Administrador del SGC o la persona asignada actualiza el documento colocando el nuevo número de versión, y procede a actualizar en la Lista Maestra de Documentos.

6.3 Codificación

6.3.1 El Administrador del SGC asigna o actualiza el número de versión, fecha de aprobación, y el código según:

ABC – X – ###Donde:

ABC : Siglas.

X : Puede ser PO si es la Política, M si es Manual, MA si es matriz, PR si son Programas, P si es procedimiento, I si es un instructivo, F si es formato.

### : Nº Correlativo

Area Siglas

Sistema de Gestión de Calidad SGC

Controller Administración-Intraservicio ADM

Logística LOG

Ingeniería ING

Ventas-Especialista ESP

Ventas-Representantes de Ventas VEN

Contabilidad CON

Legal LEG

Informática INF

6.4 Publicación y Difusión de los Documentos

6.4.1 Una vez aprobado el documento, el Administrador del SGC comunica la aprobación y publicación del documento en la Carpeta Pública del Servidor y en reuniones a todos los Responsables para su conocimiento e implementación.

6.4.2 Para el personal que no cuente con acceso a la intranet, el Administrador del SGC imprime copias, identifica con el sello “COPIA CONTROLADA” llenando en el pie de página el número de la copia correspondiente y las distribuye a los usuarios, luego las registra en el formato Lista de Distribución de Documentos del SGC y procede a recuperar las copias controladas de la versión anterior y las elimina.

Nota: Se podrá distribuir un conjunto de documentos como UNA sola unidad, identificándolo como copia controlada en la primera página del documento.

6.4.3 Si hubiera que mantener documentos de versiones anteriores, el Administrador del SGC previene su uso identificándolos con un sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”.


CÓDIGO SGC-P-001

VERSIÓN 01

PÁGINA 4/6

Las copias impresas solicitadas con fines informativos o revisión son identificadas como COPIA NO CONTROLADA en todas las hojas del documento.

6.4.4 El Administrador del SGC asegura que las versiones pertinentes de la documentación aplicable, se encuentren disponibles en los puntos de uso.

6.5 Documentos de Origen Externo

6.5.1 Cuando sea necesario mantener documentos de procedencia externa (Normas Técnicas, Catálogos, Manuales, Libros, etc.), el Administrador del SGC o la persona asignada los clasifica como procedencia externo en la Lista Maestra de Documentos.

6.5.2 El Administrador del SGC o el responsable del área se encarga que la documentación externa se encuentre disponibles en los puntos de uso para consulta de los interesados.

6.6 Legibilidad de los Documentos y Registros

6.6.1 Todo el personal de la empresa es responsable de mantener los documentos y registros legibles para facilitar la lectura de los mismos.

6.6.2 Si los documentos físicos requieren de algún cambio, evitar realizar sobre escritura y tachas sobre estos, por el contrario solicitar su modificación para el cambio pertinente.

6.6.3 En el caso de los registros físicos, si el personal comete errores tacha el error y anota el valor correcto al costado y las iniciales de su nombre.

6.6.4 Con la finalidad de mantener la legibilidad en todos los documentos y registros físicos no se permite el uso de corrector líquido. De cometerse algún error se procede como en 6.6.2. y 6.6.3.

6.7 Identificación de los Documentos y Registros

6.7.1 El Administrador del SGC identificará todos los documentos y registros según codificación propuesta en el presente procedimiento y los ingresará en la Lista Maestra de Documentos (SGC-F-001) y la Lista Maestra de Registros (SGC-F-002) del SGC.

6.7.2 Una vez completada la información en la Lista Maestra de Documentos y la Lista Maestra de Registros el administrador del SGC procede a publicar los mismos en el servidor.

6.8 Almacenamiento y Tiempo de Retención de los Registros

6.8.1 La clasificación, archivo y ubicación de los Registros es determinada por el responsable de cada área en la Lista Maestra de Registros.

6.8.2 Los Registros se archivan en la forma más adecuada para su uso, considerando cualquiera de las siguientes formas:

-En archiveros -En el disco duro de la PC asignada o en cualquier dispositivo electrónico (CD’s, DVD’s, USB, etc)


CÓDIGO SGC-P-001

VERSIÓN 01

PÁGINA 5/6

-En el sistema informático documentado, bajo las especificaciones y restricciones del mismo.

6.8.3 El tiempo de retención de los registros será determinado por el Administrador del SGC en coordinación con los usuarios, teniendo en consideración que los registros de las disposiciones legales, normativas y regulaciones se mantienen el tiempo que estas establezcan.

6.9 Protección de los Registros

6.9.1 Los registros mantenidos en forma física, se protegen en estantes y archivadores adecuados preservándose del deterioro; en caso de registros considerados confidenciales se restringe el acceso del personal no autorizado.

6.9.2 El responsable del área, revisa y se asegura el mantenimiento de los registros, de tal forma que siempre estén legibles, actualizados y protegidos contra cualquier daño: fuego, robo, extracción no autorizada, roturas, etc., durante el tiempo acordado de retención, establecido en la Lista Maestra de Registros.

6.9.3 Los registros conservados en el sistema informático se protegen a través del empleo de antivirus actualizados vía Internet y las copias de respaldo de los mismos se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos en la matriz de caracterización del proceso de Soporte Informático.

6.10 Recuperación de los Registros:

6.10.1 El acceso a los registros generados en un área específica está restringido para el personal de otras, sin embargo si se requiere dicha información debe ser solicitada a los responsables del área a cargo.

6.10.2 Los registros electrónicos cuentan con claves de acceso para su uso. El acceso se realiza siguiendo el directorio de ruta indicado en la Lista Maestra de Registros del SGC.

6.10.3 Para el acceso de los registros físicos consultar la Lista Maestra de los Registros del SGC, donde se encuentra su ubicación para su fácil acceso.

6.11 Disposición Final de Registros:

6.11.1 Luego de cumplido el tiempo de retención señalado en la Lista Maestra de Registros, el responsable de cada área debe evaluar y disponer que la documentación sea eliminada o trasladada al almacén de archivos en cajas debidamente protegidos para su disposición final.

6.11.2 Si los registros han sido controlados y archivados a través del sistema informático, es responsabilidad del Área de Soporte Informático su almacenamiento y disposición final.

6.11.3 Para el caso de registros que se tengan como documentos físicos y también como documentos virtuales, el tiempo mínimo de retención como documento físico será establecido por el área usuaria, mientras que los documentos virtuales se regirán


CÓDIGO SGC-P-001

VERSIÓN 01

PÁGINA 6/6

según lo establecido en el numeral anterior. Los periodos serán establecidos en la Lista Maestra de Registros.

6.12 Identificación de los Cambios

6.12.1 Los cambios efectuados en el contenido de un documento es con respecto a la versión anterior y se colocan en letra cursiva y negrita, para que los usuarios identifiquen las modificaciones con respecto al documento anterior. Este lineamiento se aplica a los procedimientos, instructivos, documentos técnicos u otros documentos cuyo contenido sea un texto.

6.12.2 Cuando se haya eliminado el contenido de un texto en el documento éste se identificará colocando un asterisco en el lugar donde se produjo la eliminación del texto.Para el caso de los formatos, la identificación de los cambios, será a través del número de versión que se registra en el encabezado del documento.

7. REGISTROS Y ANEXOS

Lista Maestra de Documentos SGC-F-001Lista Maestra de Registros SGC-F-002Lista de Distribución de Documentos SGC-F-003

anexo 4 control de información documentada

Documents