análisis y detección de necesidades de capacitación de acción para satisfacer la necesidades...
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Análisis y Detección de
Necesidades de Capacitación
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L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth
Análisis de Necesidades de
Capacitación (ANC)
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El Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) levanta la información necesaria para ejecutar un programa de capacitación.
Análisis de Necesidades de
Capacitación (ANC)
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Esto lo logra mediante un análisis segmentado en tres
dimensiones:
1. Organización
1. ¿Cuál es el contexto del negocio?
2. Cargo
¿Qué conocimientos, destrezas y/o habilidades se necesitan para
desempeñarse óptimamente en la posición?
Análisis de Necesidades de
Capacitación (ANC)
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3. Individuo
¿Cuál es la diferencia entre el perfil de la persona que ocupa el
cargo y el perfil requerido para un desempeño óptimo?
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De esta forma, los resultados del ANC son un elemento
fundamental para la planificación de la estrategia de capacitación
y, especialmente, para la evaluación de los resultados de la
intervención.
Si una intervención organizacional está basada en las necesidades
del negocio y se alinea con su estrategia no tendrá un efecto
perecedero. Toda intervención efectiva altera el funcionamiento
de la organización como un todo, de manera progresiva, así sea
sutilmente.
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En este sentido, cabe destacar que el ANC es un proceso de
diagnóstico organizacional muy potente y que puede generar
información valiosa para tomar decisiones estratégicas que no
se restringen al proceso de capacitación.
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Necesidades de capacitación
Lo que se hace Lo que hay que hacer=
BRECHA
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Necesidades de capacitación
Por discrepancia
Por cambio
Por incorporación
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Necesidades por discrepancia
Algo que debería hacerse en un cierto nivel no se
está haciendo y se incurre en tiempo o costos
adicionales. La causa es falta de conocimientos,
habilidades o actitudes.
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Necesidades por cambio
Sobrevienen cuando un proyecto cambia la manera
de hacer algo que ya se está haciendo, pero no se
lo podría hacer si no mediase alguna forma de
aprendizaje.
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Necesidades por incorporación
Aparecen como efecto de incorporar una nueva
actividad, tarea o perfil a algo que se está haciendo
y no se lo podría hacer si no mediase un acto de
aprendizaje en las personas que desarrollarán esa
nueva actividad.
Determinar los
Objetivos de la
Organización
Definir las
habilidades y
conocimientos
requeridas para
alcanzar los
objetivos
Determinar las
necesidades de
Recursos
Humanos
Desarrollar
planes de
acción para
satisfacer la
necesidades
previstas
Determinar
los
Objetivos de
la empresa
Elaborar
Objetivos a
Corto o largo
plazo Reunir la
información
acerca de los
RRHH de la
organización
Datos
personalesCualificación
Sueldo e
historia
laboral
Datos de
la
empresa
Capacidad
del
individuo
Preferencias
especiales
Se evalúa con rapidez y
precisión las capacidades de la
organización y ayuda en la
toma de decisiones, para así
planificarla formación de los
empleados futuros
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Una vez que hemos detectado una necesidad de
capacitación (por cambio, discrepancia o por
incorporación),y analizado las características del
Inventario de Recursos Humanos vamos a dar una
respuesta educativa que apunte a cubrir dicha
necesidad. El plan de capacitación describe el conjunto
de respuestas educativas previsto para una determinada
organización en un tiempo determinado.
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Dicho plan debe incluir cuatro elementos para cada una
de las actividades de formación propuestas Estos son:
1. Justificación institucional
2. Objetivos generales
3. Objetivos operacionales
4. Objetivos de aprendizaje
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Dicho plan debe incluir cuatro elementos para cada una
de las actividades de formación propuestas Estos son:
1. Justificación institucional
2. Objetivos generales
3. Objetivos operacionales
4. Objetivos de aprendizaje
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Es posible que varias actividades de formación
compartan la misma justificación institucional y los
mismos objetivos generales y hasta, en contados casos,
los mismos objetivos operacionales. Los objetivos de
aprendizaje suelen ser exclusivos para cada actividad.
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1. Justificación institucional
Expresa el POR QUE se decide desarrollar una actividad
de capacitación, es decir, su justificación. Es la que, de
algún modo, explica el problema describiendo la
necesidad de capacitación encontrada, a la que daremos
respuesta con la actividad o las actividades de formación
propuesta/s.
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Justificación institucional
“Entendemos (consideramos u otro) que la Empresa X, tiene la necesidad de
mejorar la satisfacción de sus clientes y, por lo tanto, de aumentar la venta
potencial de sus productos, reduciendo al máximo los porcentajes de quejas en
la posventa.
Hoy la fuerza de ventas se halla conformada por 30 vendedores, de los cuales,
10 han ingresado desde hace 3 meses. Este último grupo, si bien ha cumplido
con los objetivos de venta propuestos, demuestra un conocimiento parcial
sobre los productos, de modo que dificulta un asesoramiento adecuado al
cliente y, un escaso manejo de técnicas de venta, sobre todo, en lo que
concierne a la detección de necesidades del cliente”.
EJEMPLO:
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2. Objetivo general
Describe el PARA QUE de la actividad, es decir, lo que se espera obtener
como resultado global.
“Brindar a los participantes conceptos y procedimientos sobre los equipos
informáticos de última generación y, las técnicas adecuadas para un cierre de
ventas exitoso.”
EJEMPLO:
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3. Objetivos operacionales
Indican globalmente qué operaciones o tareas deberá estar en
condiciones de realizar el participante, una vez que retome su puesto de
trabajo luego de finalizado el proceso de capacitación. En otros términos,
qué es lo que se espera que el participante APLIQUE EN EL PUESTO DE
TRABAJO.
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“Se espera que el participante esté(se encuentre) en condiciones de.... o,
”Como resultado de esta actividad, se espera que el participante pueda....
1. Detectar claramente la necesidad del cliente.
2. Presentar los beneficios del producto que mejor satisface su
necesidad.
3. Asesorar correctamente al cliente en relación con el manejo técnico
del equipo y orientar sus consultas en el manual de uso.
4. Aplicar todos los pasos del proceso de venta que conduzcan a un
cierre exitoso.
5. Utilizar estrategias de relación interpersonal que le permitan
establecer contactos efectivos y constructivos con el cliente.
EJEMPLO:
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Observemos las características que presentan estos Objetivos
0peracionales:
• Expresan CONDUCTAS OBSERVABLES, operaciones o tareas, que el
empleado debe realizar en su puesto de trabajo.
IMPORTANTE: las conductas esperadas deben ser observables, para que
alguien(superior inmediato, pares, consultor externo, etc.) las pueda
EVALUAR.
• Cada Objetivo comienza con un VERBO EN INFINITIVO.
Recordemos que antes utilizamos el enunciado “se espera que.....”
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• Son objetivos CONCISOS Y CLAROS.
Cada objetivo expresa una conducta o tarea que se espera que la persona
realice.
La redacción del objetivo, además, no debe prestarse a confusión sobre
el desempeño esperado. Sea cual fuere la persona o personas que
evalúen su cumplimiento, el objetivo no debe dar lugar a dudas sobre
cuál es la conducta que es preciso evaluar.
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• Son VARIOS OBJETIVOS.
• En relación con la cantidad de objetivos, ésta depende de las
conductas que se pretenda que los participantes
modifiquen/desarrollen en el puesto de trabajo (siempre relacionadas
con la actividad de formación, es decir, relacionadas directamente con
la necesidad de capacitación detectada -no se trata de una descripción
total del puesto-). No obstante, si pretendemos llevar a cabo un plan
de capacitación REALISTA (y éste es otro requisito de los objetivos
operacionales), no deberían superar un número de 6. También
debemos tener en cuenta una variable crucial: el tiempo que
disponemos para desarrollar el proceso educativo.
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• NO SE REPITEN LOS VERBOS
Desde el punto de vista de la redacción formal, no repetimos los verbos.
Por lo tanto, si hemos de buscar logros similares en términos de
aprendizaje, sugerimos encontrar sinónimos.
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Una vez que hemos definido los Objetivos Operacionales, es decir,
aquellas conductas que los empleados deben demostrar en su puesto de
trabajo, nos vamos a formular la siguiente pregunta: ¿qué necesitan
aprender para alcanzar estos objetivos? De aquí surgirán los OBJETIVOS
DE APRENDIZAJE.
Los Objetivos de Aprendizaje expresan los logros que se espera que el
participante haya alcanzado, al finalizar la actividad de capacitación
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Ahora nos vamos a detener en cada Objetivo Operacional de nuestro
ejemplo e iremos contestando a la pregunta : ¿qué necesitan aprender
para lograrlos?
OBJETIVOS OPERACIONALES OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
En el puesto de trabajo.... Al finalizar el curso, el participante estará en condiciones
de:
1. Detectar claramente la necesidad del
cliente.
Desarrollar la habilidad para escuchar
activamente al cliente.
Aplicar técnicas de sondeo de requerimientos.
2. Presentar los beneficios del producto que
mejor satisface su necesidad.
Describir los beneficios de los equipos informáticos
que comercializa la compañía.
3. Asesorar correctamente al cliente en
relación con el manejo técnico del equipo y
orientar sus consultas en el manual de uso.
Realizar una demostración sobre cómo operar con
las funciones más novedosas del equipo.
Ubicar claramente en el manual de uso los temas de
interés para el cliente.
4. Aplicar todos los pasos del proceso de
venta que conduzcan a un cierre exitoso.
Seleccionar y aplicar una estrategia para un cierre
de venta exitoso.
5. Utilizar estrategias de relación
interpersonal que le permitan establecer
contactos efectivos y constructivos con el
cliente.
Demostrar habilidades de empatía, adecuándose al
estilo personal de cada cliente.
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De un Objetivo Operacional puede desprenderse más de un Objetivo de
Aprendizaje.
Pero esto no significa que elaboremos una larga lista de éstos últimos.
Vamos a seleccionar los que consideramos más importantes de LOGRAR
en un plazo determinado de tiempo.
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LISTA DE VERBOS SUGERIDA PARA REDACTAR OBJETIVOS
OBSERVABLES/EVALUABLES
DISTINGUIR MANEJAR DETECTAR CLASIFICAR CALIFICAR
REALIZAR APLICAR REGISTRAR ORGANIZAR SELECCIONAR
USAR RESOLVER EXPLICAR PLANIFICAR CONTROLAR
DISCRIMINAR LISTAR RELACIONAR EXPONER EVALUAR
UTILIZAR ENUMERAR CONDUCIR IDENTIFICAR DEMOSTRAR
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La motivación, la inspiración para que los colaboradores acudan a la
convocatoria de capacitación motu proprio es compleja de encontrar;si
los individuos no presentan una conducta Proactiva, habrá muy poca
concurrencia, interés y aprendizaje
El Problema de la Motivación
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La capacitación aúlica no siempre motiva. Para motivar muchas
empresas alquilan estancias o fincas para realizar sus actividades de
capacitación.
El manejo de las expectativas de los participantes es crucial, estas deben
ser realistas y debe evitarse “sobre vender” o “sobre prometer”, al
mismo tiempo cada uno debe poder sacar en claro cuál será el beneficio
obtenido a nivel individual de la capacitación
¿Cómo motivar en las sesiones
de capacitación?