analisis perhitungan beban kerja tenaga rekam …repository.unjaya.ac.id/2484/7/desta devi...

i

ANALISIS PERHITUNGAN BEBAN KERJA TENAGA REKAM MEDIS DENGAN METODE WISN DI RS BETHESDA LEMPUYANGWANGI

YOGYARKARTA

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

DisusunOleh :

DESTA DEVI DUANTARI 1314053

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat, hidayah, dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) dengan judul “Analisis Perhitungan Beban Kerja Tenaga Rekam Medis Dengan Metode Wisn Di Rs Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta”.

Adapun maksud penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Diploma Perekam Medis&Informasi Kesehatan di Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. Proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung rela memberikan keterangan, penjelasan serta motivasi bagi penulis. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Dr.Kuswanto Hardjo,M.Kes selaku ketua Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

2. Dinas Badan Penanaman Modal dan Perizinan yang telah memberikan izin penelitian

3. Sis Wuryanto, A.Md.Perkes., S.K.M., M.P.H selaku ketua program studi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

4. Arief Kurniawan Nur Prasetyo, A.Md., SKM., MPH selaku dosen pembimbing akademik dalam proses penyusunan KTI

5. Harno, SKM., MM selaku Penguji dalam proses penyusunan KTI 6. Direktur dan jajaran staf RS Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta 7. Sumartinah, A.Md.RMIK selaku kepala koordinator rekam medis RS

Bethesda Lempuyangwangi 8. Staf dan dosen Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta 9. Orang tua tercinta selaku wali yang telah memberikan dukungan moral

dan moril 10. Sahabat dan teman seperjuangan yang telah memberikan dukungan dan

semangat 11. Serta semua pihak yang terkait dan tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu, yang telah memberikan dukungan dan membantu dalam proses pembuatan karya tulis ilmiah ini.

Yogyakarta,....................

Penulis

v

DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ ii PERNYATAAN ...................................................................................................... iii KATA PENGANTAR ............................................................................................ iv DAFTAR ISI ............................................................................................................ v DAFTAR TABEL ................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vii DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... viii DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................ ix INTISARI ................................................................................................................. x ABSTRACT ............................................................................................................ xi BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 3 C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 3 D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 4 E. Keaslian Penelitian ....................................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 7 A. Tinjauan Teoritis .......................................................................................... 7 B. Kerangka Teori........................................................................................... 16

BAB III METODE PENELITIAN ........................................................................ 17 A. Desain Penelitian ........................................................................................ 17 B. Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................................... 18 C. Subjek dan Objek Penelitian ...................................................................... 18 C. Definisi Konsep .......................................................................................... 19 D. Teknik dan Alat Pengumpulan Data .......................................................... 20 E. Metode Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 23 F. Teknik Keabsahan Data (Validitas) ........................................................... 24 G. Etika Penelitian .......................................................................................... 25 H. Pelaksanaan Penelitian ............................................................................... 25

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN ...................................... 27 A. Hasil Penelitian .......................................................................................... 27 B. Pembahasan ................................................................................................ 51

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 55 A. Kesimpulan ................................................................................................ 55 B. Saran ........................................................................................................... 56

DAFTAR PUSTAKA

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 4. 1 Kualifikasi Pendidikan dan Uraian Tugas Petugas RM ....................... 28 Tabel 4. 2 Jumlah Kualifikasi Tenaga RM di RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta............................................................................................ 29 Tabel 4. 3 Waktu Kerja Tersedia Instalasi Rekam Medis Bethesda

Lempuyangwangi ................................................................................. 30 Tabel 4. 4 Libur Nasional dan Libur YAKKUM 2017 ......................................... 31 Tabel 4. 5 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien Baru ........................................... 33 Tabel 4. 6 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien Lama .......................................... 34 Tabel 4. 7 Rata-rata Waktu Kegiatan Pendaftaran Rawat Jalan ........................... 34 Tabel 4. 8 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien IGD ............................................ 35 Tabel 4. 9 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien Rawat Inap ................................. 35 Tabel 4. 10 Rata-Rata Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien IGD dan RI ............. 36 Tabel 4. 11 Waktu Kegiatas Pengambilan BRM .................................................. 37 Tabel 4. 12 Waktu Kegiatan Pengembalian BRM ................................................ 37 Tabel 4. 13 Rata-rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Filing .................................... 38 Tabel 4. 14 Waktu Kegiatan Assembling .............................................................. 38 Tabel 4. 15 Waktu Kegiatan Analisis Kelengkapan ............................................. 39 Tabel 4. 16 Rata-rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Assembling .......................... 39 Tabel 4. 17 Waktu Kegiatan Coding RI ................................................................ 40 Tabel 4. 18 Waktu Kegiatan Coding Rawat Jalan ................................................ 41 Tabel 4. 19 Rata-rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Coding RJ dan Coding RI .... 41 Tabel 4. 20 Waktu Kegiatan Indeks ...................................................................... 42 Tabel 4. 21 Rata-rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Indeks ................................... 42 Tabel 4. 22 Standar Kelonggaran di Instalasi Rekam Medis Bethesda

Lempuyangwangi ............................................................................... 43 Tabel 4. 23 Kuantitas Pekerjaan............................................................................ 45 Tabel 4. 24 Perhitungan Kebutuhan Tenaga RM di RS Bethesda

Lempuyangwangi ............................................................................... 50

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Skema Kerangka Teori........................................................................... 16

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Izin dari Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Lampiran 2 Surat Izin Studi Pendahuluan dari KESBANGPOL Lampiran 3 Surat Persetujuan Penelitian dari RS Bethesda Lempuyangwangi Lampiran 4 Lembar Bimbingan Karya Ilmiah Lampiran 5 Lembar Kehadiran Lampiran 6 Pedoman Wawancara Lampiran 7 Persetujuan Responden Lampiran 8 Checklist Observasi Lampiran 9 Checklist Kegiatan

ix

DAFTAR SINGKATAN

SDM = Sumber Daya Manusia RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah RS = Rumah Sakit WISN = Workload Indicator Staffing Need UKRM = Unit Kerja Rekam Medis TPPRJ = Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan TPPGD =Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Darurat TPPRI = Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap SPO = Standar Prosedur Operasional IGD = Instalasi Gawat Darurat YAKKUM = Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum SKM = Surat Keterangan Medis SEP = Surat Eligibilitas Peserta BOR = Bed Occurancy Range LOS = Length Of Stay TOI = Turn Over Interval RMIK = Rekam Medis dan Informasi Kesehatan BPJS = Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial RI = Rawat Inap RJ = Rawat Jalan BRM = Berkas Rekam Medis KIB = Kartu Identitas Berobat SIK = Surat Ijin Kerja STR = Surat Tanda Registrasi

x

ANALISIS PERHITUNGAN BEBAN KERJA TENAGA REKAM MEDIS DENGAN METODE WISN DI RS BETHESDA LEMPUYANGWANGI

YOGYARTA

Oleh: Desta Devi Duantari1, Arief Kurniawan Nur Prasetyo2

INTISARI

Latar Belakang: RS Bethesda Lempuyangwangi terdapat 16 tenaga kerja rekam medis. Petugas pendaftaran pasien 9 orang, petugas filing 2 orang, petugas coding 4 orang, petugas indeks 1 orang dan 1 kepala bagian rekam medis. Dengan jumlah tenaga rekam medis tersebut, terdapat permasalahan di Instalasi Rekam Medis yaitu penumpukan pekerjaan di beberapa bagian sehingga terdapat petugas yang merangkap pekerjaan. Tujuan: Menganalisis kebutuhan ideal Sumber Daya Manusia (SDM) di Instalasi Rekam Medis RS Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta dengan mengetahui waktu kerja tersedia, standar beban kerja, dan standar kelonggaran. Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian fenomena. Subjek penelitian ini adalah 4 petugas pendaftaran, petugas coding, petugas indeks, petugas filing. Objek penelitian ini adalah Standar yaitu Operasional Prosedur dan Job Description. Teknik pengumpulan data adalah wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Teknik analisis data pada penelitian ini adalah data reduksi, penyajian data, dan verifikasi. Teknik keabsahan pada penelitian ini adalah triangulasi teknik dan triangulasi sumber. Hasil: Berdasarkan perhitungan WISN (Workload Indicator Staff Need) didapatkan waktu kerja tersedia di Instalasi Rekam Medis RS Bethesda Lempuyangwangi untuk kebutuhan ideal SDM di masing-masing sub bagian adalah: sub bagian pendaftaran rawat jalan 2 orang, pendaftaran IGD 1 orang, pendaftaran RI 1 orang, filing 2 orang, assembling 1 orang, coding 2 orang dan indeks 1 orang. Kesimpulan: Hasil perhitungan diketahui bahwa RS Bethesda Lempuyangwangi kekurangan SDM pada sub bagian pendaftaran rawat jalan sebanyak 1 orang, filing 1 orang, assembling 1 orang dan analisis 1 orang. Petugas juga merangkap lebih dari satu uraian pekerjaan. Kata Kunci: Analisis Kebutuhan, Beban Kerja, Rekam Medis, Sumber Daya Manusia 1 Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta 2 Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

xi

THE ANALYSIS ON WORKLOAD OF MEDICAL RECORD STAFF IN

LEMPUYANGWANGI BETHESDA HOSPITAL OF YOGYAKARTA

Oleh:

Desta Devi Duantari1, Arief Kurniawan Nur Prasetyo2

ABSTRACT

Background : Lempuyangwangi Bethesda hospital employs 16 medical record staff; 9 staff for patient registration, 2 staff for filing, 4 staff for coding, 1 staff for indexing, and 1 head of medical record unit. Nevertheless, there is still a problem in medical record instalation which is overwhelming workload in some units so that some staff handle some extra jobs. Objective : To find out he ideal need for human resource in medical record instalation of Lempuyangwangi Bethesda hospital of Yogyakarta by identifying the available working time, workload standard, and dispensational standard. Method : This was a descriptive study with qualitative approach and phenomenological study design. The subjects in this study were 4 staff for patient registration, staff for coding, staff for indexing, and staff for filing. The objects in this study were standards of operational procedure and job description. Data compilation techniques were interview, observation, and documentation study. Data analysis techniques in this study were data reduction, data presentation, and verification. Validity technique in this study were technical triangulation and source triangulation. Result : According to WISN assessment, it was found out that the available working time in medical record instalation of Lempuyangwangi Bethesda hospital of Yogyakarta. The ideal need for human resource in each sub unit was ; 1 staff for patient registration, 1 staff for emergency instalation registration, 2 staff for filing, 1 staff for assembling, 2 staff for coding, and 1 staff for indexing. Conclusion : It was found out that Lempuyangwangi Bethesda hospital of Yogyakarta lacked human resource for outpatient registration sub unit as many as 2 staff, 1 staff for filing, 1 staff for assembling, and 1 staff for analysis. Staff were also responsible for more than 1 job description. Keyword : Analysis on Need, Workload, Medical Record, Human Resource. 1A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta 2A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Rumah sakit merupakan tempat penyediaan layanan kesehatan untuk

masyarakat, yang memiliki kedudukan yang sangat penting, maka dari itu

pelayanan yang diberikan itu haruslah sangat diperhatikan dan diperhitungkan.

Menurut Undang-Undang 44 (2009) rumah sakit adalah institusi pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,

rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit harus memiliki tenaga tetap yang

meliputi tenaga medis, penunjang medis, tenaga keperawatan, tenaga kefarmasian,

tenaga manajemen rumah sakit, dan tenaga non kesehatan.

Tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam

bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan atau keterampilan melalui

pendidikan dibidang kesehatan dibawah jenjang Diploma Tiga (Undang-Undang,

2014). Rumah sakit perlu melakukan perencanaan kebutuhan SDM sesuai dengan

kebutuhan baik segi jenis dan jumlahnya. Kebutuhan tenaga harus dilakukan

analisis, karena kelebihan tenaga akan mengakibatkan terjadinya penggunaan

waktu kerja yang tidak produktif dan sebaliknya kekurangan tenaga akan

mengakibatkan beban kerja yang berlebihan. Tenaga rekam medis adalah tenaga

yang menangani berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, assembling, coding, indexing,

pelaporan, penyimpanan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Menurut Permenkes 269 (2008) rekam medis adalah catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan penunjang tertib

administrasi di suatu rumah sakit. Tanpa adanya rekam medis yang baik, maka

tertib administrasi di suatu rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang

diharapkan.

2

Telah banyak sekali ditemukan penelitian mengenai kebutuhan tenaga

rekam medis, yang mana secara tidak langsung sekaligus meneliti tingkat beban

kerja tenaga rekam medis di suatu rumah sakit, salah satunya adalah penelitian

yang dilakukan oleh penelitian yang dilakukan Nuryati (2013) dengan judul

Perencanaan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis Dengan Metode Workload

Indicators Of Staffing Need (WISN) Dipuskesmas Gondokusuman II Kota

Yogyakarta menyatakan bahwa tenaga pendaftaran dan rekam medisyang ideal di

Puskesmas Gondokusuman II adalah sejumlah 5 orang.

Penelitian yang dilakukan Eni Nur Rahmawati (2015) tentang Analisis

Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Di Unit Rekam Medis

Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong Tahun 2015. Melalui penelitian ini

disimpulkan bahwa kebutuhan tenaga rekam medis sebanyak 9 orang, sehingga

memerlukan penambahan 1 orang pada bagian filing karena bagian filing masih

dirangkap atau dikerjakan oleh petugas pendaftaran dan petugas assembling,

coding dan indexing, untuk mencapai produktifitas kerja yang optimal perlu

adanya pendayagunaan dan pembagian tugas sesuai dengan job description.

Penelitian yang dilakukan Bella (2015) berjudul Tinjauan Perhitungan

Beban Kerja Unit Rawat Jalan Pasien Bpjs menyatakan bahwa Kebutuhan tenaga

yang ada dilapangan belum sesuai dengan beban kerja yang ada yaitu 14,71 jam

dengan kebutuhan tenaga 2,34 petugas. Produktivitas petugas kodefikasi

dikatakan tidak produktiv yaitu 58,57% jika dihitung berdasarkan standar yang

ada guna menunjang produktivitas petugas kodefikasi di rs al-islam bandung.

Melihat berbagai penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa analisa beban

kerja tenaga rekam medis sangat diperlukan oleh RS untuk menghitung secara riil

beban kerja petugas, salah satunya RS Bethesda Lempuyangwangi. Berdasarkan

profil RS Bethesda Lempuyangwangi merupakan salah satu dari dua belas rumah

sakit dibawah naungan Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum (YAKKUM)

dengan klas rumah sakit bertipe pratama yang hanya memiliki jumlah tempat tidur

sebanyak 42 buah. RS Bethesda Lempuyangwangi baru bediri menjadi RS

Bethesda Lempunyangwangi sejak tahun 2003 sehingga terbilang masih rumah

sakit baru, oleh sebab itu peneliti memilih untuk melakukan penelitian di RS

3

Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 36

Tahun 2014 tentang tenaga kesehatan, disebutkan bahwa pemerintah dan

pemerintah daerah bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengadaan dan

pendayagunaan tenaga kesehatan sesuai dengan kebutuhan. Sesuai dengan amanat

pada Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan, disebutkan

bahwa tenaga kesehatan adalah komponen terpenting dalam upaya meningkatkan

derajat kesehatan Indonesia yang setinggi-tingginya. Untuk itu, perencanaan

sumber daya manusia kesehatan perlu ditatalaksanakan dengan sebaik-baiknya,

sesuai dengan dinamika dan perkembangan serta kebutuhan masyarakat.

Berdasarkan Studi Pendahuluan yang dilakukan pada tanggal 23-24 Mei

2107 yang dilakukan peneliti dengan wawancara kepada kepala rekam medis

diketahui bahwa tenaga yang tersedia di RS Bethesda Lempuyangwangi

berjumlah 16 orang. Tenaga tersebut terdiri dari 9 orang yang bertugas di bagian

pendaftaran rawat jalan, rawat inap, dan IGD. 7 orang bertugas pada bagian

assembling, indexing, filing, coding, logistik RM, analisis, pelaporan. Menurut

wawancara kepada kepala rekam medis RS Bethesda Lempuyangwangi diketahui

bahwa di RS Bethesda Lempuyangwangi karyawan merangkap beberapa

pekerjaan dan belum dilakukan perhitungan beban kerja. Hal tersebut

menyebabkan tingginya beban kerja yang dirasakan oleh petugas karena belum

diketahui apakah tenaga tersebut cukup untuk memenuhi tugas yang dilaksanakan.

B. Rumusan Masalah Rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana beban kerja

tenaga rekam medis di RS Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta.

C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum

Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran

mengenai beban kerja tenaga rekam medis di RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta.

4

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui jumlah tenaga rekam medis dan kualifikasi SDM di RS

Bethesda Lempuyangwangi

b. Mengetahui kegiatan pokok dan tambahan tenaga rekam medis di RS

Bethesda Lempuyangwangi

c. Menghitung waktu kerja tenaga rekam medis di RS Bethesda

Lempuyangwangi

d. Menghitung standar beban kerja tenaga rekam medis di RS Bethesda

Lempuyangwangi

e. Menghitung standar kelonggaran tenaga rekam medis di RS Bethesda

Lempuyangwangi

f. Menghitung tingkat kebutuhan tenaga rekam medis di RS Bethesda

Lempuyangwangi

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat untuk mahasiswa

Menambah pengetahuan dan pemahaman serta dapat dijadikan sebagai

wadah dalam mengimplementasikan ilmu yang diperoleh selama menempuh

pendidikan di Stikes A.Yani Yogyakarta.

2. Manfaat untuk RS Bethesda Lempunyangwangi

Sebagai pertimbangan bagi pimpinan RS dalam menentukan kebutuhan

perhitungan tenaga kerja dan peningkatan produktivitas pegawai RS Bethesda

Lempuyangwangi.

3. Manfaat untuk kampus

Laporan ini dapat menjadi tambahan referensi bagi peneliti selanjutnya

yang berkaitan dengan beban kerja tenaga rekam medis di suatu rumah sakit

yang akan datang. Serta tercapainya hubungan kerjasama yang saling

menguntungkan antara kedua belah pihak, yaitu dapat menempatkan

mahasiswa potensial untuk mendapatkan pengalaman kerja.

5

E. Keaslian Penelitian

1. Penelitian yang dilakukan oleh Rosita Wisnu Harjati yang berjudul Analisis

Perhitungan Ulang Kebutuhan Tenaga Rekam Medis di Rumah Sakit Jiwa

Grashia Daerah Istimewa Yogyakarta tahun 2014 menggunakan jenis

penelitian deskriptif pendekatan kualitatif dengan menggunakan rancangan

penelitian cross sectional. Penelitian tersebut memberikan kesimpulan bahwa

kebutuhan petugas dibutuhkan sebanyak 11 orang dan jumlah jam kerja

seorang rekam medis dalam 1 minggu melebihi jam kerja menurut UU no 13

tahun 2003.

Persamaan pada penelitian ini adalah metode yang digunakan dengan

penelitian deskriptif pendekatan kualitatif. Perhitungan beban kerja

menggunakan WISN. Sedangkan perbedaannya terletak pada rumah sakit,

tahun dan tujuan dari penelitian ini adalah penghitungan ulang kebutuhan

tenaga kerja.

2. Penelitian yang dilakukan oleh Tri Suharyani yang berjudul Upaya

Peningkatan Mutu Pelayanan Dengan Analisis Beban Kerja Petugas Rekam

Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Sleman pada tahun 2013 menggunakan

jenis penelitian deskriptif pendekatan kualitatif dengan menggunakan

rancangan penelitian cross sectional. Penelitian tersebut memberikan

kesimpulan bahwa kebutuhan petugas sudah sesuai dengan jumlah petugas

yang ada namum penempatan yang tidak sesuai dengan beban kerja.

Persamaan pada penelitian ini adalah metode yang digunakan dengan

penelitian deskriptif pendekatan kualitatif. Perhitungan beban kerja

menggunakan WISN. Sedangkan perbedaannya terletak pada rumah sakit dan

tahunnya.

3. Penelitian yang dilakukan oleh Aris Munandar yang berjudul Analisis

Kebutuhan SDM Berdasarkan Beban Kerja dengan Metode WISN (Workload

Indicator Staffing Need) di Unit Kerja Rekam Medik RSUD Prambanan

Yogyakarta tahun 2012 menggunakan jenis penelitian deskriptif pendekatan

kuantitatif dengan menggunakan rancangan penelitian cross sectiona dan

6

menggunakan sampel jenuh. Penelitian tersebut memberikan kesimpulan

bahwa dari hasil perhitungan diperlukan 9 tenaga sehingga dibutuhan

penambahan petugas sebanyak 3 orang dari 6 petugas yang ada dan aktifitas

belum tercapi karena pembagian kerja yang belum merata.

Persamaan pada penelitian ini adalah perhitungan beban kerja

menggunakan WISN. Sedangkan perbedaannya terletak pada rumah sakit,

tahun dan jenis penelitian menggunakan deskriptid kuantitatif.

27

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

A. Hasil Penelitian

1. Gambaran Umum Rumah Sakit Bethesda Lempuyangwani

a. Sejarah rumah sakit

Sejak tahun 1926, RSU Bethesda Lempuyangwangi dikenal

masyarakat luas sebagai Klinik Bersalin “Zuster Prins”. Sesuai dengan

kedudukannya sebagai sebagai satelit RS Bethesda Yogyakarta, pada

tahun 1998 berubah fungsi sebagai Bidyankes Lempuyangwangi.

Dikarenakan regulasi dari pemerintah, Bidyankes Lempuyangwangi

sebagai satelit RS Bethesda dimandirikan menjadi Rumah Sakit Khusus

Ibu dan Anak (RSKIA) Bethesda Lempuyangwngi, yang kemudian

berubah status menjadi Rumah Sakit Umum Bethesda Lempuyangwangi

pada 15 Maret 2003.

Rumah Sakit Umum Bethesda Lempuyangwangi dimiliki oleh

Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum (YAKKUM). Rumah sakit ini

memiliki jumlah tempat tidur sebanyak 42 buah dengan jumlah total

seluruh pegawai sampai dengan tahun 2016 sebanyak 206 orang. Rumah

Sakit Umum Bethesda Lempuyangwangi beralamat Jalan Hayam Wuruk

6 Yogyakarta.

b. Visi, Misi,Tujuan dan Motto

1) Visi

Menjadi Rumah Sakit terpercaya, profesional, beralaskan kasih dan

menjadi pilihan masyarakat.

2) Misi

a) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang holistic, bermutu,

terjangkau dan berwawasan lingkungan.

b) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang fokus pada

kepuasan pelanggan.

c) Membangun SDM yang kompeten, berkomitmen, dan berkarakter

sesuai budaya kerja YAKKUM

28

d) Mengelola penyelenggaraan pelayanan kesehatan secara efektif

dan efisien.

3) Motto

“Melayani Dengan Kasih Menuju Sehat”

2. Jumlah Tenaga dan Kualifikasi SDM di RS Bethesda Lempuyangwangi

Berikut ini adalah tabel jumlah tenaga dan kualifikasi latar belakang

pendidikan petugas rekam medis di RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta:

Tabel 4. 1 Kualifikasi Pendidikan dan Uraian Tugas Petugas RM No Nama Pendidikan Uraian Tugas 1. Sumartinah D3 RMIK Kepala koordinator RM,

coding RI, laporan indikator mutu

2. Mayasari Agustina D3 RMIK Koordinator pendaftaran RI dan RJ

3. Vika Puspita Septarani D3 RMIK Logistik RM, filing 4. Harismawanti D3 RMIK Pendaftaran 5. Petrus Djatu D3 RMIK Pendaftaran, Laporan BED,

SEP 6. Ririn Juliani Pe D3 RMIK Coding BPJS RJ dan RI,

laporan 7. Gevi Andriana D3 RMIK Filing, pelaporan 10 besar 8. Yuyun Aprilia Silviana D3 RMIK Coding, laporan BPJS,

filing 9. Arif Romadhon D3 RMIK Pendaftaran, laporan

STPRS, SEP 10. Mizar Arliansyah D3 RMIK Filing 11. Irmina Dati

Sulistyowati SLTA Pendaftaran, SEP

12. Eny Purwaningsih SLTA Indeks, SKM, PR dokter

13. Ruth Herawati SLTA(September 2017 Wisuda D3 RMIK)

Pendaftaran, laporan BOR, LOS, TOI , SEP

14. Chatarina Merisa SKM Pendaftaran, SEP 15. Dihan Dewi

Nurindahsari SKM Pendaftaran, SEP, laporan

indikator mutu 16. Reno Adhi Perdana S1

perhotelan Pendaftaran, SEP

Sumber : Data Kepegawaian Tahun 2017 di RS Bethesda Lempuyangwangi

29

Tabel 4. 2 Jumlah Kualifikasi Tenaga RM di RS Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta

Kualifikasi SDM Jumlah

DIII RMIK 10 Petugas

SLTA 3 Petugas

SKM 2 Petugas

S1 Perhotelan 1 Petugas

Laki-Laki 4 Petugas

Perempuan 12 Petugas

Sumber: Data Kepegawaian 2017 di RS Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta

Pada setiap sub bagian instalasi rekam medis petugas melaksanakan

pekerjaan sesuai uraian tugas sub bagian masing-masing. Tabel 4.1 dan tabel

4.2 dapat diketahui bahwa petugas RM RS Bethesda Lempuyangwangi

mempunyai atau merangkap beberapa uraian pekerjaan. Latar belakang DIII

Rekam Medis ada 10 petugas, SLTA ada 3 petugas, SKM ada 2 petugas, S1

perhotelan 1 petugas. Perbandingan jenis kelamin petugas laki-laki dan

perempuan adalah 4:12 petugas.

3. Waktu kerja tenaga rekam medis di RS Bethesda Lempuyangwangi

Berdasarkan hasil observasi di RS Bethesda Lempuyangwangi telah

didapatkan data untuk menghitung waktu tersedia. Penghitungan waktu kerja

tersedia dibagi menjadi 2 kelompok berbeda, yaitu kelompok pendaftaran

IGD dan RI, pendaftaran RJ dan pengolahan data (assembling, filing, coding,

indeks, pelaporan, analisis). Berikut ini adalah rincian waktu kerja tersedia di

RS Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta:

30

Tabel 4. 3 Waktu Kerja Tersedia Instalasi Rekam Medis Bethesda Lempuyangwangi

KODE FAKTOR

SUB BAGIAN

Pendaftaran IGD dan RI

Pendaftaran RJ dan Pengolahan

data A Hari Kerja 312 hari/tahun 312 hari/tahun B Cuti Tahunan 12 hari/tahun 12 hari/tahun C Diklat 1 hari/tahun 1 hari/tahun D Hari Libur Nasional 19 hari/tahun 19 hari/tahun E Ketidakhadiran Kerja 3 hari/tahun 3 hari/tahun F Waktu Kerja 8 jam/hari 7 jam/hari Waktu Kerja Tersedia 2216 jam/tahun 1939 jam/tahun Hari Kerja Tersedia 277 hari/tahun 277 hari/tahun

Sumber : Pengumuman Nomor 2470/RSBL/HMS.010/X/2016

a. Pendaftaran IGD dan RI

b. Pendaftaran RJ dan Pengolahan data

Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} x F = {312-(12+1+19+3)} x 8 = (312-35) x 8 = 277x8 = 2216 jam/tahun = 132960 menit/tahun

Hari Kerja Tersedia =

Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} x F = {312-(12+1+19+3)} x 7 = (312-35) x 7 = 277x7 = 1939 jam/tahun = 116340 menit/tahun

31

Tabel 4. 4 Libur Nasional dan Libur YAKKUM 2017

No. Tanggal Hari Keterangan

1. 1 Januari Minggu Tahun Baru 2017

2. 28 Januari Sabtu Tahun Baru Imlek 2567

3. 28 Maret Selasa Hari Raya Nyepi 1939

4. 14 April Jumat Wafat Isa Almasih

5. 16-17 April Minggu-senin Paskah II

6. 24 April Senin Hari Buruh Internasional

7. 1 Mei Senin Kenaikan Yesus Kristus

8. 11 Mei Kamis Isra Mikraj Nabi Muhammad SAW

9. 25 Mei Kamis Hari Raya Waisak 2560

10. 1 Junis Kamis Kesaktian Pancasila

11. 25-26 Juni Minggu-Senin Hari Raya Idul Fitri 1437 Hijriyah

12. 17 Agustus Kamis Hari Kemerdekaan RI

13. 1 September Jumat Hari Raya Idul Adha 1437H

14. 21 September Kamis Tahun Baru Islam 1438H

15. 1 Desember Jumat Maulid Nabi Muhammad SAW

16. 25-26 Desember Senin-selasa Hari Raya Natal&Natal II

Sumber : Pengumuman Nomor 2470/RSBL/HMS.010/X/2016 tentang Hari Libur Resmi YAKKUM Tahun 201

Tabel 4.3 dapat diketahui bahwa hari libur RS Bethesda

Lempuyangwangi mengikuti hari libur nasional sebanyak 19 hari.

Sedangkan untuk cuti tahunan sebanyak 12 hari. Hari kerja petugas RS

Hari Kerja Tersedia =

32

Bethesda Lempuyangwangi untuk sub bagian pendaftaran IGD dan RI

sebanyak 6 hari dengan hari libur tidak menentu hari minggu namun

bergantian antara petugas A dengan petugas lainnya. Pengolahan data dan

pendaftaran RJ 6 hari kerja dari senin-sabtu karena pada hari minggu libur.

Jam kerja petugas RM di RS Bethesda Lempuyangwangi terdiri dari 3

shift, shift pagi dari pukul 07.00-14.00 shift siang pukul 14.00-21.00 shift

malam 21.00-07.00. Pendaftaran RJ dan pengolahan data mendapat shift

pagi dan siang masing-masing mempunyai 7 jam kerja sedangkan

pendaftaran IGD dan RI mendapatkan 3 shift yaitu pagi, siang, malam yang

mempunyai 24 jam kerja. Hal tersebut sesuai dengan wawancara berikut :

Diklat terdiri dari pelatihan yang diadakan oleh rumah sakit secara

bergantian antara satu petugas dengan petugas lainnya. Pelatihan yang

dilakukan minimal mengikuti seminar yang diadakan sehari. Hal tersebut

didukung dengan pernyataan responden sebagai berikut :

“Jam kerja lamanya 7 jam. Masuk jam 07 pulang jam 02.”

Responden A

“Pelatihan ya biasanya kita ada sih untuk penyegaran itu berapa bulan

sekali 3 bulan atau 2 bulan itu ada. Rapat itu satu bulan sekali pasti ada

unit rekam medis.”

Responden C

“7 jam. Dari jam 7 sampai jam 2, jam 2 sampai jam 9, jam 9 sampai 7 pagi. Untuk pendaftaran ada 3 shift”

Responden D

“hari kerjanya senin sampe sabtu”

Responden B

“6 hari kerja. Kan 1 minggu libur 1”

Responden D

33

4. Standar Beban Kerja Tenaga Rekam Medis di RS Bethesda Lempuyangwangi

Beban kerja di RS Bethesda Lempuyangwangi dibagi menjadi beberapa

sub bab bagian dan dilaksanakan dalam beberapa shift. Pendaftaran IGD dan

RI 3 shift yaitu shift pagi, siang, dan malam. Pendaftaran RJ dan pengolahan

data dibagi 2 shift yaitu shift pagi dan siang.

a. Pendaftaran rawat jalan

Sub bagian pendaftaran rawat jalan di RS Bethesda

Lempuyangwangi Yogyakarta terbagi menjadi pendaftaran pasien rawat

jalan baru dan lama. Pasien rawat jalan baru akan dibuatkan BRM baru

dan KIB. Pasien rawat jalan lama dimintakan status melalui telephone oleh

petugas pendaftaran kemudian BRM akan dicarikan oleh petugas filing.

Pasien lama bisa melakukan perjanjian kontrol dengan mendaftaar melalui

telephone. Berikut adalah kuantitas kegiatan pokok pendaftaran rawat

jalan:

Tabel 4. 5 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien Baru No No RM Waktu Kegiatan Per detik

1 2 3 4 5 1. xxxx23 44,6 01,3 24,5 16,0 33,1 2. xxxx14 38,2 01,9 37,8 26,4 42,3 3. xxxx35 58,6 02,4 33,3 24,1 50,1 Detik 141,40 - 95,60 66,50 125,50 Menit 2,35 5,60 1,59 1,10 2,09

Sumber : Observasi di Instalasi Rekam Medis

Keterangan: 1) Wawancara dan menanyakan kartu identitas 2) Menulis formulir pasien baru 3) Entry data 4) Membuat map baru 5) Edukasi pasien

Waktu kegiatan pokok dari tabel 4.5 dapat diketahui bahwa setiap

kegiatan dibagi jumlah berkas agar didapatkan rata-ratanya. Kegiatan

pertama 2,35 menit dibagi 5 berkas adalah 0,47. Kegiatan kedua total

waktu 5,60 menit dibagi 5 berkas adalah 1,12. Kegiatan ketiga total waktu

1,59 menit dibagi 5 adalah 0,53. Kegiatan ke empat total waktu 1,10 menit

34

dibagi 5 adalah 0,32. Kegiatan ke lima total waktu 2,09 menit dibagi 5

adalah 0,41

Tabel 4. 6 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien Lama No No RM Waktu Kegiatan Per detik

1 2 3 1. xxxx41 37,9 15,2 31,2 2. xxxx33 32,8 14,8 09,1 3. xxxx90 19,9 48,9 03,0 4. xxxx36 52,5 16,1 03,0 5. xxxx21 34,5 14,6 14,2 Detik 117,6 109,6 60,5 Menit 2,9 1,8 1,0


Keterangan: 1) Wawancara dan meminta kartu KIB atau identitas 2) Input data perjanjian 3) Edukasi kepada pasien melalui memo maupun lisan

Tabel 4.6 dapat diketahui bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah

berkas agar didapatkan rata-ratanya. Kegiatan pertama 2,90 menit dibagi 5

berkas adalah 0,58. Kegiatan kedua total waktu 1,80 menit dibagi 5 berkas

adalah 0,36. Kegiatan ketiga total waktu 1 menit dibagi 5 adalah 0,20.

Tabel 4.7 Rata-rata Waktu Kegiatan Pendaftaran Rawat Jalan

Kegiatan Kegiatan Pokok Waktu (Per menit)

Standar Beban Kerja

Pasien Baru

Wawancara 0,78 1491530,84 Menulis form pasien baru 1,80 64633,33 Input 0,53 219509,43 Mempersiapkan BRM 0,36 323166,67 Edukasi pasien memo/lisan 0,41 283756,09

Jumlah 4,52 1070376,62

Pasien Lama

Wawancara 0,58 200586,20 Input perjanjian 0,36 323166,66 Edukasi pasien Memo/lisan 0,20 581700,00

Jumlah 1,14 1105452,86 SEP 0,84 138500,00


35

b. Pendaftaran IGD dan RI

Pasien yang datang mendaftar pendaftaran IGD dan RI di RS

Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta akan diminta untuk mengisi

formulir assesment. Jika pasien baru kemudian dibuatkan map baru

sedangkan pasien lama akan dicarikan statusnya oleh petugas filing.

Pendaftaran rawat inap juga demikian. Berikut adalah hasil rata-rata waktu

kegiatan pendaftaran IGD&RI:

Tabel 4.8 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien IGD No No RM Waktu Kegiatan Per Detik

1 2 3 1. xxxx28 19,4 1,5 35,6 2. xxxx13 23,2 2,9 32,8 Detik 42,60 - 68,40 Menit 0,71 4,40 1,14


Keterangan: 1) Wawancara dan cek persyaratan 2) Mengisi formulir assement 3) Input data pasien

Tabel 4.7 menunjukkan bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah berkas

agar didapatkan rata-ratanya. Kegiatan pertama 0,71 menit dibagi 2 berkas

adalah 0,35. Kegiatan kedua total waktu 4,40 menit dibagi 2 berkas adalah

2,20. Kegiatan ketiga total waktu 1,14 menit dibagi 2 adalah 0,57.

Tabel 4. 9 Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien Rawat Inap No No RM Waktu Kegiatan Per Detik

1 2 3 4 1. xxxx09 13,5 02,4 22,5 15,6 2. xxxx74 15,9 03,1 34,9 16,3 Detik 29,40 - 57,40 31,90 Menit 14,70 5,50 0,95 0,53


Keterangan: 1) Pesan kamar ke bangsal via telephone 2) Mengisi lembar pendaftaran 3) Menulis pada buku paket mandi 4) Memasukkan register ke rawat inap

36

Perhitungan waktu kegiatan pendaftaran rawat inap dari tabel 4.8

menunjukkan bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah berkas agar didapatkan

rata-ratanya. Kegiatan pertama 14,70 menit dibagi 2 berkas adalah 0,24.

Kegiatan kedua total waktu 5,50 menit dibagi 2 berkas adalah 2,75.

Kegiatan ketiga total waktu 0,95 menit dibagi 2 adalah 0,47. Kegiatan

keempat total waktu 0,53 menit dibagi 2 adalah 0,26.

Tabel 4. 10 Rata-Rata Waktu Kegiatan Pendaftaran Pasien IGD dan RI

Kegiatan Kegiatan Pokok Waktu (Per menit)

Standar Beban Kerja

Pendaftaran IGD

Wawancara dan cek persyaratan

0,35 379885,71

Mengisi formulir assement 2,20 60436,36 Input data pasien 0,57 233263,15

Jumlah 3,12 673585,22

Pendaftaran Rawat Inap

Pesan kamar ke bangsal via telfon

0,24 554000,00

Mengisi lembar pendaftaran

2,75 48349,09

Menulis pada buku paket mandi

0,47 282893,61

Memasukkan register ke rawat inap

0,26 511384,61

Jumlah 3,75 1396627,31 Sumber : Observasi di Instalasi Rekam Medis

c. Filing

Petugas filing melakukan 2 kegiatan yaitu mengambil berkas rekam

medis dan mengembalikan berkas rekam medis. Pengambilan relatif cepat

dibandingkan pengembalian dikarenakan berkas rekam medis yang cukup

terjangkau dan mudah diambil terkendalanya jika berkas rekam medis

yang missfile. Berikut adalah rata kegiatan filing:

37

Tabel 4. 11 Waktu Kegiatas Pengambilan BRM No No RM Waktu Kegiatan Per detik



Keterangan : 1) Menerima permintaan status dari pendaftaran rawat jalan melalui

telfon 2) Menulis di tracer (tanggal, klinik, nama pasien, nomor rekam medis) 3) Mencarikan berkas rekam medis pada rak filing

Tabel 4.10 dapat diketahui bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah



adalah 0,25. Kegiatan ketiga total waktu 1,90 menit dibagi 5 adalah 0,38.

Tabel 4. 12 Waktu Kegiatan Pengembalian BRM No No RM Waktu Kegiatan per detik 1. xxxx72 12,4 2. xxxx91 23,1 3. xxxx03 18,3 4. xxxx05 19,6 5. xxxx14 20,7

Detik 94,10 Menit 1,56


Keterangan: 1) Mengembalikan berkas rekam medis ke rak filing dan mengambil

tracernya

38

Waktu pengembalian dapat dilihat dari tabel 4.11 diketahui bahwa

setiap kegiatan dibagi jumlah berkas agar didapatkan rata-ratanya.

Kegiatan pertama 1,56 menit dibagi 5 berkas adalah 0,31.

Tabel 4. 13 Rata-rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Filing

Kegiatan Pokok Uraian Kerja Waktu

(Per menit)

Standar Beban Kerja

Pengambilan BRM

Menerima permintaan BRM melalui telfon

0,22 528818,18

Menulis data pasien (no rm, nama, tanggal, klinik yg dituju

0,25 465360,00

Mencarikan berkas rekam medis

0,38 306157,89

Jumlah 0,85 1300336,07 Pengembalian

BRM Mengembalikan BRM+pengambilan tracer

0,31 375290,32


d. Assembling

BRM dikembalikan dari bangsal oleh perawat maka petugas rekam

medis akan dilakukan pengecekan kelengkapan kemudian BRM akan

diurutkan dan dirakit. Tidak adanya petugas dalam uraian pekerjaan

assembling membuat petugas A dan petugas B yang akan merakit secara

bergantian jika sudah menyelesaikan tugas yang sesuai uraian pekerjaan

masing-masing. Berikut ini adalah hasil observasi kegiatan sub bagian

assembling:

Tabel 4. 14 Waktu Kegiatan Assembling No No RM Waktu Kegiatan per menit

1. xxxx60 4,5 2. xxxx88 4,4 3. xxxx84 7,3 4. xxxx47 4,4 5. xxxx67 4,4

Menit 25,0 Sumber : Observasi di Instalasi Rekam Medis

39

Keterangan:

1) Mengurutkan lembar formulir pada berkas rekam medis

Tabel 4.14 tentang waktu kegiatan assembling dapat diketahui

bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah berkas agar didapatkan rata-ratanya.

Kegiatan assembling 25 menit dibagi 5 berkas adalah 5 menit.

Tabel 4. 15 Waktu Kegiatan Analisis Kelengkapan No No RM Waktu Kegiatan

1 (per menit) 2 (per detik) 1. xxxx29 7,2 32,7 2. xxxx01 5,0 11,8 3. xxxx28 4,5 15,5 4. xxxx44 5,5 16,7

Detik - 76,70 Menit 22,20 1,27


Keterangan :

1) Melengkapi dan mengecek data pasien (identitas, isi, tanda tangan ) 2) Menulis di buku kelengkapan BRM

Kegiatan analisis kelengkapan dari tabel 4.15 dapat diketahui bahwa

setiap kegiatan dibagi jumlah berkas agar didapatkan rata-ratanya.

Kegiatan pertama 22,20 menit dibagi 4 berkas adalah 04,44. Kegiatan

kedua total waktu 01,27 menit dibagi 4 berkas adalah 0,25.

Tabel 4. 16 Rata-Rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Assembling


(Per menit)

Standar Beban Kerja

Analisis Kelengkapan

Menganalisis kelengkapan berkas, melengkapi data pasien, menulis pada lembar kelengkapan bangsal

4,44 29945,94

Menulis di buku kelengkapan BRM

0,25 531840,00

Jumlah 4,69 561785,94 Assembling

BRM Mengurutkan berkas rekam medis

5,00 26592,00


40

e. Coding

Berdasarkan hasil observasi di RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta sub bagian coding dibedakan menjadi 2 yaitu coding rawat

jalan dan coding rawat inap. Coding rawat jalan untuk pasien umum tidak

dikode, pengkodean hanya untuk pasien dengan metode pembayaran

asuransi sedangkan coding rawat inap dikode semua. Selesai pengkodean

pada pasien BPJS, kode yang dimasukkan di grouper untuk menentukan

klaim. Berikut adalah kuantitas kegiatan pokok di sub bagian coding:

Tabel 4. 17 Waktu Kegiatan Coding RI No No RM Waktu Kegiatan per detik

1 2 3 4 5 6 7 1. xxxx11 35 04 50 17,9 17,4 18,7 21,7 2. xxxx32 37 01 53 10,5 16,9 32,0 38,0 3. xxxx35 17 04 73 10,3 19,1 34,3 11,8 4. xxxx55 38 29 93 08,3 25,9 36,7 11,6 5. xxxx05 35 15 116 11,9 24,9 36,4 27,1 Detik 162,0 53,0 385,0 58,9 104,2 158,1 110,2 Menit 2,7 0,8 6,41 0,98 1,7 2,6 1,8


Keterangan :

1) Mengecek kelengkapan BRM 2) Pengkodean diagnosis pada lembar RMK 3) Mengecek kembali dan mencatat pada buku morbiditas RI 4) Search data pasien 5) Cek dan centang kelengkapan data pasien 6) Grouper+print 7) Menulis diagnosa, obat, hasil lab

Dari tabel 4.17 dapat diketahui bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah



adalah 0,16. Kegiatan ketiga total waktu 6,41 menit dibagi 5 adalah 1,28.

Kegiatan keempat total waktu 0,98 menit dibagi 5 berkas adalah 0,19.

Kegiatan kelima total waktu 1,78 menit dibagi 5 adalah 0,34. Kegiatan

keenam total waktu 2,63 menit dibagi 5 berkas adalah 0,52. Kegiatan

ketujuh total waktu 1,83 menit dibagi 5 adalah 0,36.

41

Tabel 4. 18 Waktu Kegiatan Coding Rawat Jalan

No No RM Waktu Kegiatan per detik 1 2 3

1. xxxx19 10,1 24,4 8,2 2. xxxx20 14,8 29,5 3,9 3. xxxx39 36,8 35,9 3,1 4. xxxx45 14,8 43,1 3,2 5. xxxx72 32,5 26,7 4,5

Detik 109,0 159,60 22,90 Menit 1,8 2,66 0,38


Keterangan :

1) Pengkodean pada kertas verifikasi BPJS 2) Input data no SEP, nomor kartu, dokter, harga, input kode diagnosis 3) Cetak/print

Dari tabel 4.18 dapat diketahui bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah


berkas adalah 0,36. Kegiatan kedua 2,66 menit dibagi 5 berkas adalah

0,53. Kegiatan ketiga 0,38 menit dibagi 5 berkas adalah 0,07.

Tabel 4. 19 Rata-rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Coding RJ dan Coding RI


(Per menit)

Standar Beban Kerja

Coding Rawat Jalan

Membaca diagnosa+mengkode 0,36 323166,66 Grouper rawat jalan 0,53 219509,43 Print 0,07 1662000,00

Jumlah 0,96 2204676,09

Coding Rawat Inap

Mengecek kelengkapan BRM 0,54 246222,22 Pengkodean diagnosis pada lembar RMK/Resume

0,16 083100,00

Mengecek kembali dan mencatat pada buku morbiditas RI

1,28 010359,37

Search data pasien 0,19 699789,47 Mencentang kelengkapan data 0,34 391058,82 Grouper+print 0,52 255692,30 Menulis diagnosa, obat dan lab 0,36 369333,33

Jumlah 3,39 2055555,51 Sumber : Observasi di Instalasi Rekam Medis

42

f. Indeks dan pelaporan

Pengindeksan di RS Bethesda Lempuyangwangi masih dilakukan

secara manual dengan menuliskan data pasien pada. Sub bagian pelaporan

sendiri dilakukan setiap akhir bulan atau jika laporan dibutuhkan oleh

direktur. Berikut adalah rata-rata kegiatan pada sub bagian indeks:

Tabel 4. 20 Waktu Kegiatan Indeks No No RM Waktu Kegiatan Per Detik 1. xxxx62 19,8 2. xxxx58 27,6 3. xxxx93 27,9 4. xxxx07 36,1 5. xxxx66 42,8



Keterangan : 1) Menuliskan data pasien dan data yang dibutuhkan pada lembar indeks

dokter, penyakit, operasi, kematian

Dapat diketahui dari tabel 4.20 bahwa setiap kegiatan dibagi jumlah


berkas adalah 0,51.

Tabel 4. 21 Rata-rata Waktu Kegiatan Sub Bagian Indeks


(Per menit)

Standar Beban Kerja

Indeks Membaca+menulis data pasien 0,04 3324000


43

5. Standar Kelonggaran tenaga rekam medis di Bethesda Lempuyangwangi

Standar kelonggaran di instalasi rekam medis RS Bethesda

Lempuyangwangi yogyakarta sebagai berikut :

Tabel 4. 22 Standar Kelonggaran di Instalasi Rekam Medis Bethesda Lempuyangwangi

Sub Bagian

Faktor Kelonggaran Frek Wkt Jumlah Jam

Waktu kerja

tersedia

Standar Kelonggaran

Pendaftaran IGD dan RI

Rapat Koordinasi

Bulanan

1 kali sebulan 2 jam 24 jam/tahun 2216 0,010

Istirahat 6 kali seminggu 1 Jam 312 jam/tahun 2216 0,140

Jumlah 0,150 Pendaftaran RJ

dan Pengolahan data

Rapat Koordinasi

Bulanan

1 kali sebulan 2 jam 24 jam/tahun 1939 0,012

Istirahat 6 kali seminggu 1 Jam 312jam/tahun 1939 0,160

Jumlah 0,170 Sumber : Observasi di Instalasi Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas diketahui bahwa faktor

kelonggaran rapat diadakan setiap akhir bulan 1x. Rapat tersebut

dilaksanakan untuk seluruh staff rekam medis dengan waktu rapat selama 2

jam. Jam istirahat pegawai sendiri pun diatur dalam SK Direktur RS Bethesda

Lempuyangwangi Nomor 146/E.74/IV/2001 selama 30 menit namun untuk

pegawai rekam medis istirahat diatur sesuai dengan kondisi saat sedang sepi

selama 1 jam. Pernyataan tersebut didukung dengan wawancara informan

sebagai berikut:

“Pelatihan ya biasanya kita ada sih untuk penyegaran itu berapa bulan sekali 3 bulan atau 2 bulan itu ada. Rapat itu satu bulan sekali pasti ada unit rekam medis.”

Responden C

44

6. Tingkat kebutuhan tenaga rekam medis di Bethesda Lempuyangwangi

Data yang dibutuhkan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja pada

unit rekam medis adalah kuantitas kegiatan pokok, standar beban kerja dan

standar kelonggaran. Kuantitas yang digunakan adalah jumlah pasien rawat

jalan dan rawat inap dalam setahun. Standar beban kerja pada tiap sub bagian

dan standar kelonggaran terdiri dari rapat juga waktu istirahat.

SDM RM yang dimiliki oleh RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta adalah sebanyak 16 orang. Terdapat beberapa keluhan tentang

beban kerja yang ditanggung oleh petugas. Berikut ini adalah kutipan

wawancara dengan informan :

Perhitungan RS Bethesda Lempuyangwangi Yogyakarta dapat dihitung

menggunakan rumus berikut:

Kebutuhan SDM =

“Berat.. terlalu over kalau menurut saya soalnya jobdisknya ada tapi ini dek.. apa ya ? kayak belum tersusun secara rapi gitu lho.”

Responden B

“Kalau menurut saya harus ada penambahan.. masih ada penambahan

lagi.”

Responden A

“Rapatnya 1 bulan sekali untuk pelatihannya bergilir tapi semuanya mendapatkan jatah untuk pelatihan yang ada internal semuanya mendapatkan tapi kalau eksternal hanya beberapa bergilir tok.”

Responden D

45

Berikut ini adalah kuantitas pekerjaan yang ada di RS Bethesda

Lempuyangwangi Yogyakarta:

Tabel 4. 23 Kuantitas Pekerjaan Kegiatan Pokok Kuantitas (Pasien) Pasien Rawat Jalan 46440 Pasien Rawat Jalan Baru Pasien Rawat Jalan Lama Pasien Rawat Inap

6731 39726 2125

Pasien IGD 7871 Sumber : Laporan Tahunan Pasien di RS Bethesda Lempuyangwangi

Tahun 2016

a. Pendaftaran Rawat Jalan

Petugas pendaftaran pasien rawat jalan terdapat 2 orang dan

mempunyai 2 shift yaitu pagi dan siang. Berikut ini hasil perhitungan

kebutuhan SDM:

1) Pendaftaran pasien baru

Wawancara =

46

2) Pendaftaran pasien lama

Wawancara =

47

Mengisi form =

48

d. Assembling

Berdasarkan observasi tidak ada petugas khusus bagian assembling

maupun analisis, pekerjaan assembling dilakukan secara bergantian jika

terdapat petugas yang mempunyai waktu luang sedangkan yang

dibutuhkan 1 petugas . Berikut ini hasil perhitungan kebutuhan SDM:

1) Analisis Kelengkapan

Analisis =

49

Print =

= 0,02

Kebutuhan SDM = (0,14+0,21+0,02)+ Standar Kelonggaran = 0,37+0,17

= 0,54

2) Coding Rawat Inap

Cek kelengkapan =

50

Berdasarkan observasi petugas pendaftaran rawat jalan terdapat 1

petugas namun merangkap beberapa jobdisk dan mempunyai 2 shift.

Berikut ini hasil perhitungan kebutuhan SDM:

Tulis data =

= 0,0006

Kebutuhan SDM = (0,0006)+ Standar Kelonggaran = 0,0006+0,15 = 0,150

Dari hasil perhitungan diatas dapat disimpulkan bahwa kebutuhan

tenaga pada setiap bagian adalah sebagai berikut:

Tabel 4. 24 Perhitungan Kebutuhan Tenaga RM di RS Bethesda Lempuyangwangi

Sub Bagian Jml Kebutuhan Pendaftaran RJ Baru 1 Petugas Pendaftaran RJ Lama 1 Petugas Pendaftaran IGD 1 Petugas Pendaftaran RI 1 Petugas Pengambilan BRM 1 Petugas Pengembalian BRM 1 Petugas Assembling 1 Petugas Coding RJ 1 Petugas Coding RI 1 Petugas Indeks 1 Petugas

Jumlah 10 petugas Sumber : Observasi di Instalasi Rekam Medis

51

B. Pembahasan

1. Jumlah Tenaga dan Kualifikasi SDM di RS Bethesda Lempuyangwangi

Menurut Menpan RI (2013), formasi jabatan fungsional perekam medis

untuk rumah sakit tipe D adalah tenaga terampil 15 orang dan tenaga ahli 4

orang petugas. Berdasarkan hasil observasi di RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta diketahui bahwa dari 16 petugas rekam medis, 10 diantaranya

berpendidikan DIII RMIK, 3 SLTA, 2 SKM, 1 S1 Perhotelan. Petugas laki-

laki berjumlah 4 orang dan petugas perempuan berjumlah 12 orang.

Hal tersebut belum sesuai dengan Permenkes No. 55 tahun 2013 yang

mengatakan bahwa perekam medis adalah seseorang yang telah lulus

pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan yaitu minimal D3 Rekam

medis sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan telah memiliki

SIK atau STR.

2. Waktu Kerja Tersedia

Hasil perhitungan waktu kerja tersedia di RS Bethesda

Lempuyangwangi Yogyakarta untuk sub bagian pendaftaran rawat jalan dan

pengolahan data yaitu 1939 Jam/Tahun atau 116340 menit/tahun dengan jam

kerja dibagi menjadi 2 shift pagi dan siang dengan masing-masing shift

berjumlah 7 jam. Sub bagin pendaftaran IGD dan rawat inap memiliki waktu

kerja tersedian yaitu 2216 Jam/Tahun atau 132960 menit/tahun dengan waktu

kerja dibagi 3 shift pagi, siang, malam yang mempunyai rata-rat 8 jam kerja.

Petugas memiliki hari kerja yang sama untuk bagian pendaftaran RJ dan

pengolahan data yaitu 6 hari kerja dari senin-sabtu sedangkan sub bagian

pendftaran IGD dan RI sama 6 hari kerja namun libur kerja bergantian. Hari

kerja tersedia untuk sub bagian pendaftaran RJ dan pengolahan data dengan

pendaftaran IGD dan rawat inap adalah 277 Hari/Tahun.

Hal tersebut sudah mengacu pada Kepmenkes No 81 tahun 2004

tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan

di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit. Menetapkan waktu

kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-

52

masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu

satutahun.

3. Standar Beban Kerja

Perhitungan beban kerja peneliti di RS Bethesda Lempuyangwangi

untuk sub bagian pendafataran pasien rawat jalan baru 1070376,62,

pendaftaran rawat jalan lama 1105452,82, pendaftaran IGD 673585,22

pendaftaran RI 1396627,31, pengambilan 1300336,07, pengembalian

375290,32, analisis 561785,94, assembling 26592, coding RJ 2204670,09,

coding RI 2055555,51, indeks 3324000 dengan jumlah pasien rawat jalan

dalam setahun hanya 46440 dan pasien rawat inap dalam setahun 2125

pasien. Menurut wawancara dengan beberapa petugas beban kerja yang

dirasakan cukup berat atau tinggi dikarenakan di RS Bethesda setiap petugas

mempunyai lebih dari satu pekerjaan sehingga dirasakan oleh petugas cukup

berat namun pada hasil perhitungan penambahan untuk sub bagian

coding,assembling,pendaftaran IGD dan RI, indeks tidak diperlukan.

Hal tersebut mengacu pada menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri

No 12 Tahun 2008 beban kerja adalah beban kerja yang harus dipikul oleh

suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja

dan norma waktu. Berdasarkan Kepmenkes No 81 tahun 2004 tentang

Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di

Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit, standar beban kerja

adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan seorang tenaga

kesehatan profesional dalam satu tahun kerja sesuai dengan standar

profesional dan telah memperhitungkan waktu, libur, sakit, dll.

4. Standar Waktu kelonggaran

Perhitungan standar waktu kelonggaran di RS Bethesda

Lempuyangwangi Yogyakarta yang telah peneliti lakukan didapatkan adalah

pendaftaran rawat jalan dan pengelolahan data yang mendapat bagian shift

pagi dan siang 0,17 tenaga dan pendaftaran IGD dan RI yang mendapat

bagian shift malam 0,15 tenaga. Standar kelonggaran di RS Bethesda

Lempuyangwangi terdiri dari rapat rutin bulanan yang dilaksanakan sebulan

53

sekali dengan durasi waktu 2 jam sedangkan untuk waktu istirahat fleksibel

saat suasana sedang sepi pasien diperbolehkan istirahat selama 1 jam.

Hal tersebut sudah mengacu dengan Kepmenkes No 81 tahun 2004

tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan

di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit faktor kelonggaran

meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu

kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi/rendahnya

kualitas kegiatan atau jumlah kegiatan/pelayanan. Contoh faktor kelonggaran

adalah rapat, penyusunan laporan, pengebonan barang, frekuensi kegiatan

dalam suatu hari/minggu/bulan, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

kegiatan.

5. Kebutuhan SDM Rekam Medis

Dalam menghitung kebutuhan SDM per sub bagian atau unit kerja data

yang dibutuhkan adalah waktu kerja tersedia, standar beban kerja, standar

kelonggaran, kuantitas kegiatan pokok dalam 1 tahun.

a. Pendaftaran Rawat Jalan, IGD, RI

Menurut budi (2011) menyatakan bahwa Penerimaan pasien, yaitu

merupakan gerbang pelayanan pertama disuatu fasilitas pelayanan

kesehatan.

Petugas pendaftaran rawat jalan, IGD, RI yang tersedia saat ini

berjumlah 8 petugas. Berdasarkan perhitungan dengan WISN pendaftaran

RJ dibutuhkan 2 petugas, pendaftaran IGD dan RI masing-masing 1

petugas.

b. Filing

Petugas filing yang tersedia saat ini berjumlah 1 petugas dalam 1

shift. Hasil perhitungan menggunakan WISN kebututuhan ideal 2 petugas

dalam 1 shift. Sehingga beban kerja untuk sub bagian filing berat

dikarenakan dibutuhkan penambahan 1 petugas.

Pada penelitian Arlien (2016) hasil perhitungan pada sub bagian

filing sebanyak 5 petugas sehingga perbandingan dengan penelitian Arlien

adalah 1:5

54

c. Assembling

Petugas assembling yang tersedia saat ini tidak ada dikarenakan

pekerjaan assembling dikerjakan oleh petugas yang mempunya waktu

luang dan belum terdapat uraian tugas yang khusus untuk sub bagian

assembling. Hasil perhitungan menggunakan WISN kebututuhan ideal 1

petugas dalam 1 shift. Sehingga beban kerja untuk sub bagian assembling

berat dikarenakan dibutuhkan penambahan 1 petugas.

Pada penelitian Arlien (2016) hasil perhitungan pada sub bagian

assembling sebanyak 1 petugas sehingga perbandingan dengan penelitian

Arlien adalah 1:1

d. Coding

Menurut budi (2011) menyatakan bahwa pengkodean, yaitu

pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf dan angka atau

kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data, meliputi

pengkodean diagnosis penyakit dan pengkodean diagnosis tindakan.

Coding dibedakan menjadi 2 yaitu coding RJ dan RI. Petugas coding

yang tersedia saat ini berjumlah 2 petugas dalam 1 shift, 1 petugas untuk

coding RJ dan 1 petugas untuk coding RI. Hasil perhitungan menggunakan

WISN kebututuhan ideal 2 petugas dalam 1 shift. Sehingga beban kerja

untuk sub bagian coding ideal dikarenakan tidak dibutuhkan penambahan

maupun pengurangan petugas.

e. Indeks

Menurut budi (2011) menyatakan bahwa pengindekan, yaitu

pembuatan tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam kartu

indeks.

Petugas indeks yang tersedia saat ini berjumlah 1 petugas dalam 1

shift namun petugas tersebut tidak hanya melakukan pekerjaan indeks

akan tetapi juga mengerjakan SKM. Hasil perhitungan menggunakan

WISN kebututuhan ideal 1 petugas dalam 1 shift. Sehingga beban kerja

untuk sub bagian indeks ideal dikarenakan tidak dibutuhkan penambahan

petugas namun petugas indeks merangkap 2 uraian pekerjaan.

55

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan di RS Bethesda Lempuyangwangi dapat

disimpulkan sebagai berikut:

1. Jumlah dan Kualifikasi SDM di RS Bethesda Lempuyangwangi adalah lulusan

DIII RMIK sebanyak 10 petugas, lulusan SLTA sebanyak 3 petugas, lulusan

SKM sebanyak 2 petugas, lulusan S1 Perhotelan sebanyak 1 petugas. Unit

kerja RM yang tersedia di RS Bethesda Lempuyangwangi adalah pendaftaran

RJ, pendaftaran RI, pendaftaran IGD, assembling, filing, coding, indeksing,

pelaporan. Namun petugas di RS Bethesda Lempuyangwangi tidak hanya

melakukan satu uraian kerja melainkan merangkap lebih dari satu uraian kerja.

2. Waktu kerja tersedia di RS Bethesda Lempuyangwangi adalah 1939 jam/tahun

dan 2216 jam/tahun. Hari kerja 6 hari/minggu dan jam kerja efektif 7 jam/hari

dan 8 jam/hari.

3. Standar beban kerja yang dimiliki setiap sub bagian di Instalasi Rekam Medis

di RS Bethesda Lempuyangwangi berbeda. Hal tersebut sesuai dengan uraian

pekerjaan dan rata-rata waktu penyelesaian satu kegiatan. Pada penelitian ini

standar beban kerja dihitung per kegiatan pokok masing-masing sub bagian.

4. Waktu kelonggaran petugas rekam medis dipengaruuhi oleh waktu rapat

2jam/bulan dan waktu istirahat 1 jam/hari. Berdasarkan perhitungan standar

kelonggaran pada unit rekam medis di RS Bethesda Lempuyangwangi yaitu

0,15 tenaga shift malam dan 0,17 shift pagi, siang.

5. Kebutuhan ideal SDM rekam medis berdasarkan perhitungan WISN (Workload

Indicator Staff Need) di RS Bethesda Lempuyangwangi pada masing-masing

sub bagian adalah :

a. Pendaftaran rawat jalan baru 1 orang

b. Pendaftaran rawat jalan lama 1 orang

c. Pendaftaran IGD dan RI 2 orang

d. Pengambilan BRM 1 orang

56

e. Pengembalian BRM 1 orang

f. Assembling dan analis 2 orang

g. Coding 2 orang

h. Indeks 1 orang

B. Saran

1. Perekrutan kebutuhan SDM di RS Bethesda Lempuyangwangi khususnya

bagian SDM Rekam Medis minimal berpendidikan D3 Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan agar sesuai dengan Permenkes No. 55 tahun 2013.

Melakukan pembagian uraian kerja dalam satu sub bagian pekerjaan.

2. Sebaiknya, dilakukan penambahan tenaga kerja pada sub bagian pendaftaran 1

petugas, filing 1 petugas dari 1 petugas yang sudah tersedia, assembling dan

analisis masing-masing 1 petugas karena belum terdapat petugas khusus pada

sub bagian assembling di RS Bethesda Lempuyangwangi untuk menurunkan

angka beban kerja yang tinggi.

DAFTAR PUSTAKA Budi, Savitri Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:

Quantum Sinergis Media.

Bungin, B. (2007). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Jakarta Interpratama Offset.

Hatta , Gemala. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Program Pascasarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia : Jakarta.

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 81/MENKES/SK/I/2004. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia.

Moleong, Lexy J.(2013). Metode Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung :PT Remaja Rosdakarya

Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Penelitian kesehatan. Jakarta :Rineka Cipta.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta : Indonesia

Sugiyono. (2016). Metodologi Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Alfabeta. Bandung:

LAMPIRAN

Lampiran 4

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS


PEDOMAN WAWANCARA

A. Identitas Subjek

Nama : Jabatan: Waktu : Tempat:

B. Daftar Pertanyaan Penelitian

1. Apa jabatan Bapak/Ibu/Sdr/Sdri di RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta?

2. Apakah di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Bethesda

Lempuyangwangi terdapat SPO ataupun Job Description yang

digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas ?

3. Bagaimana uraian pekerjaan Bapak/Ibu/Sdr/Sdri di rumah sakit ini?

4. Apakah Bapak/Ibu melakukan pekerjaan lain selain yang tidak sesuai

dengan jabatan Bapak/Ibu?

5. Bagaimana hari kerja Bapak/Ibu/Sdr/Sdri dalam satu minggu ?

6. Berapa lama dengan jam kerja Bapak/Ibu/Sdr/Sdri?

7. Berapa rata-rata banyaknya pekerjaan yang Bapak/Ibu/Sdr/Sdri dapat

selesaikan setiap harinya ?

8. Bagaimana beban kerja yang Bapak/Ibu/Sdr/Sdri tanggung selama ini

?

9. Apa saja kendala/ hambatan kerja yang sering dihadapi Bapak/Ibu di

rumah sakit ini?

10. Bagaimana standar kelonggaran (rapat, pelatihan) di unit rekam medis

rumah sakit ini ?

11. Apakah menurut Bapak/Ibu/Sdr/Sdri perlu ada penambahan tenaga

kerja ?

Lampiran 5



PERSETUJUAN SUBJEK PENELITIAN

Saya yang bertanda tangan diabwah ini :

Nama :

Umur :

Jabatan :

Masa kerja :

Menyatakan bersedia/tidak bersedia*) menjadi responden yang dilakukan

oleh mahasiswa Program Studi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang bernama Desta Devi Duantari dengan

judul “Analisis Perhitungan Beban Kerja Tenaga Rekam Medis dengan Metode

WISN di RS Bethesda Lempuyangwangi”. Saya mengertu bahwa penelitian ini

tidak menimbulkan dampak negatif dan data mengenai diri saya dalam penelitian

ini akan dijaga kerahasiaannya oleh peneliti. Semua berkas yang mencantumkan

identitas saya hanya akan digunakan untuk keperluan pengolahan data. Hanya

peneliti yang dapat mengetahui kerahasiaan data” penelitian.

Demikian secara sukarela dan tidak ada unsur paksaan dari siapapun, saya

bersedia berperan serta dalam penelitian ini.

Yogyakarta,....................

(...............................)

*) Coret Salah Satu

Lampiran 6



CHECK LIST OBSERVASI

No Dokumen Ada

Tidak Ada

Keterangan

1. Standar Operasional Prosedur (SOP) setiap kegiatan di Instalasi Rekam Medis

√

2. SK Uraian tugas filing, pendaftaran rj dan ri, pelaporan, pengkodean, assembling, analisis di Instalasi Rekam Medis

√

3. Data kepegawaian √ 4. Data tempat tidur √ 5. Data pendidikan, pelatihan, seminar

pegawai √

7. Data libur bersama √ 8. SK yang mengatur tentang pelayanan

24 jam dengan pembagian 3 shift √

9. Struktur Organisasi RS √ 10. Struktur Organisasi RM √

Lampiran 7



CHECK LIST KEGIATAN

No Kegiatan Dilaksanakan Keterangan Ya Tidak

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Mendaftar pasien sesuai dengan kasus,

usia, dan poliklinik/dokter yang dikehendaki pasien.

√

Mengambilkan berkas rekam medis pada saat tertentu.

√ Baru : dibuatkan map baru Lama : petugas filing

Memberikan informasi/ menyidiakan kelengkapan pendaftaran pasien.

√

Menjaga isi berkas rekam medis pasien √ 2. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap Mendaftar pasien rawat inap sesuai

dengan kasus, fasilitas ruang/kamar dan dokter yang dikehendaki pasien

√

Memberikan informasi fasilitas ruang, biaya perawatan, biaya tindakan (bila ada)

√

Menyediakan kelengkapan pendaftaran pasien/ keluarga perihal : persetujuan umum (general consent) hak dan kewajiban pasien dan keluarga, kebutuhan informasi dan edukasi kesehatan pasien dan keluarga.

√

Meminta persetujuan pasien rawat inap, dan persetujuan yang lain terkait kebutuhan rawat inap

√

Melakukan serah terima pada petugas selanjutnya.

√

3. Coding BPJS RJ Analisa berkas sebelum dikoding

meliputi: diagnosa, tindakan, dan tanda tangan dokter yang memeriksa.

√

Melakukan coding BPJS rawat jalan dengan menggunakan ICD-10 dan ICD-9 CM pada formulir verifikasi

√

Menentukan leadterm √ Memasukkan formulir klaim yang sudah

dicetak ke dalam map debitur sesuai pasien

√

4. Coding BPJS RI Melakukan coding BPJS rawat jalan

dengan menggunakan ICD-10 dan ICD-9 CM pada resume medis

√

Menganalisa berkas rekam medis rawat inap sebelum penentuan koding untuk memastikan bahwa diagnosa yang ditulis dokter sudah sesuai

√

Konfirmasi kepada dpjp apabila ada ketidak sesuaian antara diagnosa yang ditulis dokter dengan berkas rekam medis

√

Menentukan leadterm terlebih dahulu √ 4. Distribusi Menerima BRM dari petugas filing untuk

didistribusikan ke klinik yang dikehendaki

Mengembalikan berkas rekam medis yang sudah selesai layanan ke bagian filing

5. Filing Menyimpan dan merawat berkas rekam

medis yang kembali ke ruang penyimpanan dengan baik dan benar

√

Menjaga ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi

√

Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran

√

Membuat tracer √ Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai

dengan nomor berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada rekam medis yang keluar

√

Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil ke bagian pendaftaran

√

6. Pelaporan Melaporkan adanya kasus mingguan

wabah (W2) dan KDRS √

Melaporkan pemanfaatan tempat tidur √

rumah sakit (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)

Melaporkan data surveilans terpadu penyakit berbasis rumah sakit rawat inap (kasus baru) STPRS

√

Melaporkan sesuai format RL 1- RL 5 ke Dinas Kesehatan Propinsi melalui email

√

7. Assembling Menyusun BRM rawat inap sesuai

dengan urutan yang berlaku √

Melengkapi identitas pasien pada setiap formulir rekam medis

√



Bagian : Coding RI dan RJ Hari/Tanggal : Senin, 12-06-2017

1. Coding RI No No RM Waktu Kegiatan per detik

1 2 3 4 5 6 7 1. xxxx11 35 04 50 17,9 17,4 18,7 21,7 2. xxxx32 37 01 53 10,5 16,9 32,0 38,0 3. xxxx35 17 04 73 10,3 19,1 34,3 11,8 4. xxxx55 38 29 93 08,3 25,9 36,7 11,6 5. xxxx05 35 15 116 11,9 24,9 36,4 27,1 Detik 162,0 53,0 385,0 58,9 104,2 158,1 110,2 Menit 2,7 0,8 6,41 0,98 1,7 2,6 1,8

Keterangan : 8) Mengecek kelengkapan BRM 9) Pengkodean diagnosis pada lembar RMK 10) Mengecek kembali dan mencatat pada buku morbiditas RI 11) Search data pasien 12) Cek dan centang kelengkapan data pasien 13) Grouper+print 14) Menulis diagnosa, obat, hasil lab

2. Coding RJ

No No RM Waktu Kegiatan per detik 1 2 3

1. xxxx19 10,1 24,4 8,2 2. xxxx20 14,8 29,5 3,9 3. xxxx39 36,8 35,9 3,1 4. xxxx45 14,8 43,1 3,2 5. xxxx72 32,5 26,7 4,5

Detik 109,0 159,60 22,90 Menit 1,8 2,66 0,38

Keterangan : 4) Pengkodean pada kertas verifikasi BPJS 5) Input data no SEP, nomor kartu, dokter, harga, input kode diagnosis 6) Cetak/print



Bagian : Filing Hari/Tanggal : Selasa, 13-06-2017

1. Pengambilan BRM No No RM Waktu Kegiatan Per detik


Keterangan :

4) Menerima permintaan status dari pendaftaran rawat jalan melalui telfon 5) Menulis di tracer (tanggal, klinik, nama pasien, nomor rekam medis) 6) Mencarikan berkas rekam medis pada rak filing 2. Pengembalian BRM

No No RM Waktu Kegiatan per detik 1. xxxx72 12,4 2. xxxx91 23,1 3. xxxx03 18,3 4. xxxx05 19,6 5. xxxx14 20,7


Keterangan:

1. Mengembalikan berkas rekam medis ke rak filing dan mengambil tracernya



Bagian : Pendaftaran pasien rawat jalan Hari/Tanggal : Selasa, 13-06-2017

1. Pasien Lama No No RM Waktu Kegiatan Per detik


Keterangan:

4) Wawancara dan meminta kartu KIB atau identitas 5) Input data perjanjian 6) Edukasi kepada pasien melalui memo maupun lisan

2. Pasien Baru

No No RM Waktu Kegiatan Per detik 1 2 3 4 5

1. xxxx23 44,6 01,3 24,5 16,0 33,1 2. xxxx14 38,2 01,9 37,8 26,4 42,3 3. xxxx35 58,6 02,4 33,3 24,1 50,1 Detik 141,40 - 95,60 66,50 125,50 Menit 2,35 5,60 1,59 1,10 2,09

Keterangan:

6) Wawancara dan menanyakan kartu identitas 7) Menulis formulir pasien baru 8) Entry data 9) Membuat map baru 10) Edukasi pasien

3. SEP No No RM Waktu Kegiatan

per detik 1. xxxxx1 54.3 2. xxxxx2 50.1 3. xxxxx3 42.9 4. xxxxx4 51.8 5. xxxxx5 54.5

Detik 253.6 detik Menit 4,22 menit

Keterangan : 1) Mengecek kelengkapan berkas dan print SEP



Bagian : Pendaftaran pasien rawat inap & IGD Hari/Tanggal : Selasa, 13-06-2017

1. Pendaftaran Pasien IGD No No RM Waktu Kegiatan Per Detik

1 2 3 1. xxxx28 19,4 1,5 35,6 2. xxxx13 23,2 2,9 32,8 Detik 42,60 - 68,40 Menit 0,71 4,40 1,14

Keterangan:

4) Wawancara dan cek persyaratan 5) Mengisi formulir assement 6) Input data pasien

2. Rawat Inap

No No RM Waktu Kegiatan Per Detik 1 2 3 4

1. xxxx09 13,5 02,4 22,5 15,6 2. xxxx74 15,9 03,1 34,9 16,3 Detik 29,40 - 57,40 31,90 Menit 14,70 5,50 0,95 0,53

Keterangan:

5) Pesan kamar ke bangsal via telfon 6) Mengisi lembar pendaftaran 7) Menulis pada buku paket mandi 8) Memasukkan register ke rawat inap



Bagian : Indeks dokter, kematian, penyakit, operasi Hari/Tanggal : Selasa, 13-06-2017 No No RM Waktu Kegiatan Per Detik 1. xxxx62 19,8 2. xxxx58 27,6 3. xxxx93 27,9 4. xxxx07 36,1 5. xxxx66 42,8


Keterangan :

1. Menuliskan data pasien dan data yang dibutuhkan pada lembar indeks dokter, penyakit, operasi, kematian

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS STIKES JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA

Bagian : Assembling Hari/Tanggal : Rabu, 14-06-2017

1. Assembling No No RM Waktu Kegiatan per menit

1. xxxx60 4,5 2. xxxx88 4,4 3. xxxx84 7,3 4. xxxx47 4,4 5. xxxx67 4,4

Menit 25,0 Keterangan:

2) Mengurutkan lembar formulir pada berkas rekam medis

2. Analisis Kelengkapan No No RM Waktu Kegiatan

1 (per menit) 2 (per detik) 1. xxxx29 7,2 32,7 2. xxxx01 5,0 11,8 3. xxxx28 4,5 15,5 4. xxxx44 5,5 16,7

Detik - 76,70 Menit 22,20 1,27

Keterangan :

3) Melengkapi dan mengecek data pasien (identitas, isi, tanda tangan ) 4) Menulis di buku kelengkapan BRM

HASIL WAWANCARA

1. Apa jabatan Bapak/Ibu/Sdr/Sdri di RS Bethesda Lempuyangwangi

Yogyakarta?

Responden A : “Jabatan saya disini sebagai petugas filing”

Responden B : “Petugas coding dan klaim bpjs rawat jalan”

Responden C : “Staff rekam medis”

Responden D : “Jabatan saya di RS Bethesda Lempuyangwangi sebagai

staff pendaftaran”

Triangulasi : “Koordinator pengelolaan rekam medik”

2. Apakah di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Bethesda

Lempuyangwangi terdapat SPO ataupun Job Description yang

digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas ?

Responden A : “Ada.. disini ada SPO nya untuk jobdisknya”

Responden B : “Ada.. masing-masing karyawan dapat jobdisknya sendiri-

sendiri.. disini ada dan kita pegang jobdisknya sendiri-sendiri”

Responden C : “Ada”

Responden D : “Ada”

Triangulasi : “Jelas ada.”

3. Bagaimana uraian pekerjaan Bapak/Ibu/Sdr/Sdri di rumah sakit ini?

Responden A : “Kalau saya disini itu kalau pagi ambil berkas buat

perjanjian dokter hari selanjutnya sama mengembalikan berkas yang telah

selesai digunakan.”

Responden B : “Kalau pekerjaan saya kan sesuai dengan jobdisck petugas

klaim bpjs rawat jalan.. ya itu ngoding sama grouping klaim bpjs tapi disisi

lain kita harus membantu yang lain maksudnya kayak filing gitu kan harus

mengutamakan perjanjian mau gak mau berarti harus bantuin cari

perjanjian dulu nanti kalau ada assemblingnya numpuk bantu assembling

kek gitu jadi jobdisknya udah ada tapi meleset ke kerjaan yang lain.”

Responden C : “Untuk jobdisk saya SKM meliputi surat kelahiran, visum,

kemudian asuransi prodensial, aksa mandiri dan lain-lain itu mbak.”

Responden D : “Mengidentifikasi pasien yang mau rawat jalan dan rawat

inap kebetulan pendaftaran itu mendapatkan tugas 2 yaitu untuk

pendaftaran surat eligibilitas peserta BPJS. Mendaftar pasien begitu pasien

datang ditanyakan e.... keperluannya mau apa ke siapa dulu kemudian

kalau pasien baru otomatis kita memberikan formulir untuk pendaftaran

baru kemudian kita mengidentifikasi pasien kalau sudah dicocokkan

dengan pasien udah cocok oooo... ini memang abcde identitasnya ini sudah

sesuai baru kita ketik kita berikan ke suster , dari suster memanggil pasien.

Kalau untuk surat SEP nya begitu persyaratan sudah komplit di cek d loket

bpjs kembali ke pendaftaran. Untuk pasien lama atau baru di daftar boleh

melalui telfon ataupun langsung kadangkala pasien itu habis kontrol

lgsung mendaftar untuk kontrol berikutnya setiap harinya kita juga

mengecek untuk besok sama melengkapi yang sore belom.”

Triangulasi : “Uraian pekerjaan tertuang dalam jobdisk bisa dilihat”

4. Apakah Bapak/Ibu melakukan pekerjaan lain selain yang tidak sesuai

dengan jabatan Bapak/Ibu?

Responden A : “Kadang... kadang iya mbak sy melakukan assembling

kadang coding sedikit-sedikit”

Responden B : “Ya setiap hari”

Responden C : “Tidak mbak”

Responden D : “Tidak”

Triangulasi : “Ya. Jelas. Coding terus laporan, misal ada status tidak

ketemu saya juga terlibat langsung”

5. Bagaimana hari kerja Bapak/Ibu/Sdr/Sdri dalam satu minggu ?

Responden A : “Hari kerja itu seminggu masuk 6 hari.. hari minggu libur”

Responden B : “Hari kerjanya senin sampe sabtu”

Responden C : “Satu minggu 6 hari kerja senin sampai dengan sabtu,

minggu kita libur”

Responden D : “6 hari kerja. Kan 1 minggu libur 1”

Triangulasi : “1 minggu libur 1 hari. Hari minggu. Hari kerja senin

sampai sabtu”

6. Berapa lama dengan jam kerja Bapak/Ibu/Sdr/Sdri?

Responden A : “Jam kerja lamanya 7 jam. Masuk jam 07 pulang jam 02”

Responden B : “Hari kerja satu hari dari jam 7 sampe jam 2 berapa jam

ya ? 7 jam ya.”

Responden C : “7 jam”

Responden D : “7 jam. Dari jam 7 sampai jam 2, jam 2 sampai jam 9,

jam 9 sampai 7 pagi. Untuk pendaftaran ada 3 shift”

Triangulasi : “Jam kerjanya jam 7 sampai jam 2 ada 2 shift jam 2

sampai jam 9 malam”

7. Berapa rata-rata banyaknya pekerjaan yang Bapak/Ibu/Sdr/Sdri

dapat selesaikan setiap harinya ?

Responden A :“Rata-rata maksudnya berkasnya? Kadang berapa ya

mbak.. mungkin ada sekitar 100 berkas”

Responden B : “2 sampe 3. Kalau itu selain bjps lhoh ya... kalau misalnya

bpjsnya banyak banget numpuk paling enggak yang satu sama lagi bantuin

perjanjian”

Responden C : “Kita maju ke dokter nya misalnya dokter praktek yang

jaga siapa gitu kita maju untuk melengkapi status atau isian diagnosa

maupun SKM yang perlu ditanda tangani gitu maju ke dokternya”

Responden D : “Untuk seharinya 300 sampai 250 pasien”

Triangulasi : “Rata-rata kalau coding bjs rawat jalan itu hanya yang

sulit yang dikasihkan saya jadi ya sehari full mengerjakan coding sih gak

pernah ya cuma dalam 1 jam mungkin bisa 100 berkas.”

8. Bagaimana beban kerja yang Bapak/Ibu/Sdr/Sdri tanggung selama ini

?

Responden A : “Lumayan banyak..”

Responden B : “Berat..terlalu over kalau menurut saya soalnya

jobdisknya ada tapi ini dek.. apa ya ? kayak belum tersusun secara rapi

gitu lho.”

Responden C : “Biasa aja gak ada masalah”

Responden D : “Sekarang semakin berat dibanding yang dulu tapi

masing-masing orang relatif ya untuk beratnya kalau untuk saya sih tidak

hanya saja sarananya tidak memungkinkan seperti dokter kadangkala

membatalkan praktek, software yang lemot”

Triangulasi :“Ya cukup ini melebihi dari jabatan maksudnya tidak

hanya mengawasi tidak hanya mengkoordinir tapi sy juga mengerjakan

juga pelaksana. Karena terbatas to,...”

9. Apa saja kendala/ hambatan kerja yang sering dihadapi Bapak/Ibu di

rumah sakit ini?

Responden A : “Mungkin kalau pas gak ketemu berkasnya”

Responden B : “Satu kerjaan belum selesai ada kerjaan lain”

Responden C : “Hambatannya kalau misalnya... eee untuk asuransi kalau

misalnya dokter enggak praktek kan otomatis tertunda itu misalnya dari

pihak asuransinya ngejar-ngejar ataupun visum yang sifatnya SKM lainnya

kendalanya kalau dokternya nggak praktek”

Responden D : “Dokter kadangkala membatalkan praktek yang mendadak

kan tidak mudah untuk menelfon kembali beban mentalnya kalau dokter

datangnya terlambat mengedukasi pasiennya dengan alasan macam-

macam sampai akhirnya komplain diluar jangkauan kami.”

Triangulasi : “Kendala sih ada saja misalnya waktu saya sakit 3 hari

jelas merubah dari sisi ketenagaan. Yang rawat inap sampai numpuk terus

rawat jalan juga belum karena ketika saya istirahat dokter bu eny yang satu

juga cuti. Jadi kendalanya itu tenaga pas kalau yang satu sakit.”

10. Bagaimana standar kelonggaran (rapat, pelatihan) di unit rekam

medis rumah sakit ini ?

Responden A : “Kalau saya kan disini pegawai baru belum mengikuti

rapat atau pelatihan”

Responden B : “Kalau disini sih rapatnya perbulan maksudnya rapat

koordinasi RM aja sih kalau untuk rapat-rapat yang terkait dengan jobdisk

kek gitu belom. Kalau pelatihan dulu Cuma dilaksanain dilingkup rumah

sakit aja kalau diluar rumah sakit belom”

Responden C : “Pelatihan ya biasanya kita ada sih untuk penyegaran itu

berapa bulan sekali 3 bulan atau 2 bulan itu ada. Rapat itu satu bulan sekali

pasti ada unit rekam medis.”

Responden D : “Rapatnya 1 bulan sekali untuk pelatihannya bergilir tapi

semuanya mendapatkan jatah untuk pelatihan yang ada internal semuanya

mendapatkan tapi kalau eksternal hanya beberapa bergilir tok”

Triangulasi : “Setiap kamis ada monitoring repot, 1 bulan sekali ada

kalkustu dengan direktur, rapat koordinasi dibawah yanmed itu juga 1

bulan sekali terus rapat tim jkn. Rekam medis 1 bulan sekali mulainya jam

2 maksimal jam 4. Pelatihan diatas 3 hari perlu biaya banyak sesuai

kebutuhan atau kalau urgent dikirim. Kalau gak urgent yang di acc seminar

yang nilai rupiahnya dibawah 500. Bergilir tapi yang diutamakan pegawai

tetap.”

11. Apakah menurut Bapak/Ibu/Sdr/Sdri perlu ada penambahan tenaga

kerja ?

Responden A : “Kalau menurut saya harus ada penambahan.. Masih ada

penambahan lagi”

Responden B : “Sangat perlu.”

Responden C : “Kayaknya kalau untuk sementara ini belum mbak”

Responden D : “Perlu”

Triangulasi : “Menurut saya iya karena disini dari sisi sisi pekerjaannya

antara kantor dengan bpjs itu masih serabutan. Minimal filing itu gak bisa

diganggu.”

analisis perhitungan beban kerja tenaga rekam …repository.unjaya.ac.id/2484/7/desta devi...

Documents