analisis dan perancangan sistem informasi...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN
BERBASIS KOMPUTER PADA BENGKEL
NUSANTARA SAKTI
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh :
Winda Lukita Sari 08.02.7244
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN
BERBASIS KOMPUTER PADA BENGKEL
NUSANTARA SAKTI
ANALYSIS AND DESIGN COMPUTER BASED FINANCIAL INFORMATION
SYSTEM IN NUSANTARA SAKTI MACHINE SHOP
Winda Lukita Sari
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Along with the rapid technological developments, can not be denied that today has many government agencies and private, individual companies and groups large or small, utilizing computers as a tool in the work. That's because computers have advantages such as speed, accuracy, and efficiency in data processing as compared to manual systems.
Nusantara Sakti machine shop is a company that is engaged in servicing and sales of motor vehicle equipment. In the financial data processing still using manual system that takes a longer time. Therefore, it is necessary to computer-based financial information systems that can facilitate the processing of financial data and speed up the process of presenting financial statements so as to improve services for the needy.
Keywords : system, information, financial information system, computer
1. Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, tidak dapat dipungkiri
lagi bahwa saat ini telah banyak instansi-instansi pemerintah maupun swasta,
perusahaan-perusahaan perorangan maupun kelompok yang berskala besar ataupun
kecil yang sudah memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam pekerjaan. Hal itu
dikarenakan komputer memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, dan
keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual.
Bengkel Nusantara Sakti adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
servis dan penjualan perlengkapan kendaraan bermotor. Perusahaan ini di dalam
pengolahan data-data khususnya yang berhubungan dengan keuangan sebaiknya
dapat menghasilkan informasi yang akurat,tepat waktu dan relevan.
Di dalam praktiknya, pengolahan data–data keuangan pada bengkel nusantara
sakti masih menggunakan sistem manual. Untuk membantu proses pengolahan data-
data keuangan tersebut diperlukan adanya sebuah sistem yang terkomputerisasi yang
dapat menghasilkan informasi yang akurat tepat waktu dan relevan.
Dengan adanya kondisi tersebut maka penyusun menjadikannya sebagai objek
penelitian untuk tugas akhir dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Keuangan Berbasis Komputer pada Bengkel Nusantara Sakti” yang diharapkan dengan
adanya sistem terkomputerisasi dapat membantu mempermudah proses pengolahan
data-data keuangan sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat,tepat waktu
dan relevan.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Analisis,Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi
2.1.1 Konsep Dasar Analisis
Analisis didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikkan
dengan detail apa yang harus dilakukan. Dengan kata lain, analisis adalah
mendefinisikan masalah.
2.1.2 Konsep Dasar Sistem
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja
sama untuk memproses masukan ( input ) yang ditujukan kepada sistem tersebut sampai
menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan1. Elemen – elemen yang terdapat dalam
sistem meliputi :
a. Tujuan Sistem
b. Batasan Sistem
c. Kontrol Sistem
d. Input
e. Proses
f. Output
g. Umpan Balik
2.1.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Kualitas informasi tergantung dari 3 hal
yang sangat dominan, yaitu:
a. Akurat
b. Tepat waktu
c. Relevan
2.1.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat
lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak tersebut2.
2.2 Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan
yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta
pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan.
1 Ibid,hal 2.
2 Andri Kristanto,2003. Perancangan Sistem Informasi & Aplikasinya. Yogyakarta:Gava
Media,hal 11.
2.3 Sistem Basis Data
“sistem basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang
mengunakan basis data secara bersama-sama,personal-personal yang merancang dan
mengelola basis data,teknik-teknik untuk merancang dan megelola basis data serta
sistem computer yang mendukungnya”.(Sutanta 1996). Basis data adalah suatu susunan
atau kelompok data operasional yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara
terintegrasi sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan
pemakaiannya.
2.4 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah bahasa pemrograman yang dikeluarkan oleh Microsoft,
digunakan untuk membangun program aplikasi yang berbasis Ms Windows. File
penyusun aplikasi dalam visual basic:
a. File Project (*.vbp)
b. File Interface/Forn (*.frm)
2.5 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL adalah sebuah database relational yang dirancang untuk mendukung
aplikasi dengan arsiterktur Client/Server, di mana database terdapat pada komputer
pusat yang disebut sebagai Server dan informasi digunakan dan informasi digunakan
bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di dalam computer lokal
yang di sebut dengan Client3.
3. Tinjauan Masalah
3.1 Gambaran Umum Bengkel Nusantara Sakti
3.1.1 Sejarah Umum
Bengkel Nusantara Sakti berdiri sekitar tahun 1997, beralamatkan di Jalan Gedong
Kuning Selatan 14 Yogyakarta. Pendiri sekaligus pemiliknya adalah Dra Siti Istiqomah.
Bengkel ini menyediakan jasa servis motor, cuci mobil dan motor, servis kenteng, dan
penjualan berbagai macam perlengkapan kendaraan bermotor.
3 Tutang,2003.Microsoft SQL Server 2000 Bagi Pemula.Jakarta:Datakom Lintas Buana,hal 11.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi bengkel nusantara sakti adalah “kepuasan pelanggan adalah prioritas utama”.
Untuk menjalankan visi tersebut maka misi yang diterapkan adalah:
a. Menerima kritik dan saran dari para pelanggan.
b. Memberi kebebasan kepada pelanggan untuk melakukan komplain jika pelayanan
yang diberikan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
c. Memberikan ruang tunggu yang nyaman bagi pelanggan.
d. Meningkatkan kinerja karyawan.
e. Memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
3.1.3 Struktur Organisasi
3.2 Sistem Pembukuan yang Telah Berjalan
Bengkel Nusantara Sakti di dalam proses pengadministrasian masih menggunakan
sistem manual sehingga menggunakan berbagai macam buku,diantaranya:
1. Buku Kas Harian
2. Buku Cuci Motor dan Mobil
3. Buku Servis/Mekanik
4. Buku Kenteng
5. Buku Barang Dagangan
6. Buku Laporan Rugi/Laba
Pimpinan
Accounting
Bagian
Mekanik
Bagian
Cuci
Bagian
Kenteng
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3 Flowchart Sistem Keuangan yang Berjalan
Bukti transaksi
tunai/kredit
Pencatatan
data cuci Pencatatan
data servis
Pencatatan
data kenteng
Pencatatan
data
penjualan
Buku cuci Buku
mekanik/servis
Buku barang
dagang
Buku kenteng
Bukti
pengeluaran kas
Bukti pembelian
barang dagang
Pencatatan
pengeluaran kas
Pencatatan
utang
Pencatatan
akumulasi
pendapatan/piutang
Buku Kas Harian
Pembuatan
Laporan Laba/Rugi
Laporan
Laba/Rugi
Gambar 3.2 Flowchart Sistem yang Berjalan
4. Pembahasan
4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap untuk menentukan basis data yang sesuai
dengan kebutuhan sistem yang dibuat.
4.1.1 Pemodelan Proses
Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana sistem
beroperasi.
1. Perancangan Flowchart Sistem
Keterangan symbol flowchart :
Simbol untuk dokumen
Simbol untuk keyboard
Simbol untuk menunjukkan proses
Simbol untuk database
Simbol untuk arus data
Gambar 4.1 Keterangan Simbol Flowchart
Supplier
data
supplier
Pengolahan
data
supplier
db.supplier
Pembuatan
laporan
supplier
Laporan
supplier
Pelanggan
tetap
data
pelanggan
tetap
Pengolahan
data pelanggan
tetap
db.pelanggan
kredit
Pembuatan
laporan
pelanggan
kredit
Laporan
pelanggan
kredit
A
A
Bukti
Pengeluaran
Kas
data
pengeluaran
kas
Pengolahan
data
pengeluaran
kas
db.pengeluaran
kas
Bukti
pembelian
barang dagang
data pembelian
barang dagang
Pengolahan
data hutang
db.hutang
Bukti transaksi
Penjualan barang
dan jasa tunai
Bukti transaksi
Penjualan barang
dan jasa kredit
data penjualan
barang dan jasa
tunai
data penjualan
barang dan jasa
kredit
Pengolahan
data penjualan
barang dan jasa
tunai
Pengolahan
data penjualan
barang dan jasa
kredit
db.pendapatan
tunai
db.piutang
Proses Jurnal
Transaksi
db.Jurnal
Pembuatan
laporan
laba/rugi
Pembuatan
laporan
piutang
Pembuatan
laporan
hutang
Pembuatan
laporan
neraca
Laporan
laba/rugi
Laporan
piutang
Laporan
hutang
Laporan
Neraca
B
B
C
C
D D
Barang
dagang dan
jasa
data barang
dagang dan
jasa
Pengolahan
data barang
dagang dan
jasa
db.barang
dagang dan jasa
Pembuatan
laporan barang
dagang dan
jasa
Laporan barang
dagang dan jasa
Gambar 4.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan
2. Perancangan Diagram Konteks
ilustrasi konteks diagram sistem :
Gambar 4.3 DFD level 0
Pimpinan
Proses pengolahan
data dalam sistem
informasi keuangan
bengkel
Accounting
Data pendapatan tunai
Data piutang
Data barang dagang dan jasa
Data supplier
Data pelanggan kredit
Data pengeluaran kas
Data pembelian barang dagang
Data jurnal umum
Laporan barang dagang
Laporan pelanggan kredit
Laporan supplier
Laporan hutang
Laporan piutang
Laporan neraca
Laporan laba/bugi
Laporan Barang dagang dan jasa
Laporan pelanggan kredit
Laporan supplier
Laporan hutang
Laporan piutang
Laporan neraca
Laporan laba/rugi
Data pendapatan tunai
Data piutang
Data barang dagang dan jasa
Data supplier
Data pelanggan kredit
Data pengeluaran kas
Data pembelian barang dagang
Data jurnal umum
Data pengguna
Accounting
Pimpinan
1
Data
penjualan
barang dan
jasa tunai
2 Data
penjualan
barang dan jasa kredit
3
Data pengeluaran
kas
4 Data
pembelian barang
dagang
5 Data barang
dagang dan
jasa
6
Data pelanggan
kredit
7
Data
supplier
Data penjualan
barang dan jasa
tunai
Data penjualan
barang dan jasa
kredit
Data
pengeluaran
kas
Data pembelian
barang dagang Data pelanggan
tetap
Data supplier Data barang
dagang
Pendapatan
tunai
Piutang Pengeluaran
kas
hutang Barang dagang
dan jasa
Pelanggan
kredit
supplier
9
Pembuatan
laporan
keuangan
Laporan laba/rugi
Laporan piutang
Laporan Hutang
Laporan Neraca
Laporan Barang dagang
Laporan pelanggan kredit
Laporan Supplier
Laporan Barang dagang
Laporan pelanggan kredit
Laporan Supplier
Laporan laba/rugi
Laporan piutang
Laporan Hutang
Laporan Neraca
8 Data
pengguna
Data pengguna
pengguna
Gambar 4.4 DFD level 1
4.1.2 Perancangan Tabel
4.1.2.1 Normalisasi
1. Bentuk Normal Tahap Pertama ( 1st Normal Form )
Sebuah tabel dapat dikatakan dalam bentuk normal tahap pertama jika atribut
bernilai tunggal untuk setiap baris.
Kode_Barang Nama_Barang Stok Harga_Beli Harga_Jual Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat_Pemasok No_TelpPemasok Id_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan No_TelpPelanggan Kode_Pengeluaran Tanggal_TPengeluaran Keterangan Total Kode_Pendapatan Tanggal_TPendapatan Harga Satuan Jumlah No_Transaksi Tanggal_TPiutang Jatuh_Tempo No_Bukti Tanggal_Hutang Jml_Hutang Tanggal_Transaksi No_Bukti Keterangan Id Akun Debet Kredit NIK Nama_Karyawan Password Status
Gambar 4.5 Bentuk Normal Tahap Pertama
2. Bentuk Normal Tahap Kedua ( 2nd
Normal Form )
Untuk membentuk normal kedua telah ditentukan primary key. Primary key
dipakai sebagai pedoman dalam pencarian data dan dapat mewakili atribut lain yang
menjadi anggota.
Gambar 4.6 Bentuk Normal Tahap Kedua
3. Bentuk Normal Tahap Ketiga( 3rd
Normal Form )
Bentuk normalisasi ketiga adalah pengembangan dari bentuk normalisasi
kedua,berupa tabel yang saling berhubungan berdasarkan pengelompokan data.
Tabel Pelanggan
Id_Pelanggan *
Nama_Pelanggan
Alamat
No_Telp
Tabel Pemasok
Kode_Pemasok *
Nama_Pemasok
Alamat
No_Telp
Tabel Pengeluaran Kas
Kode_Pengeluaran *
Tanggal_TPengeluaran
Keterangan
Total
Tabel Jurnal Umum
Tanggal_Transaksi
Id
No_Bukti *
Keterangan
Akun
Debet
Kredit
Tabel Pendapatan Tunai
Kode_Pendapatan *
Tanggal_TPendapatan
Kode_Barang
Harga
Satuan
Jumlah
Tabel Hutang
No_Bukti *
Tanggal_Hutang
Kode_Pemasok
Jumlah_hutang
Tabel Piutang
No_Transaksi *
Tanggal_TPiutang
Id_Pelanggan
Kode_Barang
Harga
Satuan
Jumlah
Jatuh_Tempo
Tabel Pengguna
NIK *
Nama_Karyawan
Password
Status
Keterangan :
* : primary key
Tabel Pengeluaran Kas
Kode_Pengeluaran *
Tanggal_TPengeluaran
Keterangan
Total
Tabel Pemasok
Kode_Pemasok *
Nama_Pemasok
Alamat
No_Telp
Tabel Pelanggan
Id_Pelanggan *
Nama_Pelanggan
Alamat
No_Telp
Tabel Barang Dagang
Kode_Barang *
Nama_Barang
Stok
Harga_Beli
Harga_Jual
Tabel Hutang
No_Bukti *
Tanggal_Hutang
Kode_Pemasok **
Jumlah_hutang
Keterangan
Tanggal_Pelunasan
Tabel Piutang
No_Transaksi *
Tanggal_TPiutang
Id_Pelanggan **
Kode_Barang **
Harga
Satuan
Jumlah
Jatuh_Tempo
Tabel Pendapatan Tunai
Kode_Pendapatan *
Tanggal_TPendapatan
Kode_Barang **
Harga
Satuan
Jumlah
Tabel Jurnal Umum
Tanggal_Transaksi
No_Bukti *
Keterangan
Ref
Debet
Kredit
Tabel Pengguna
NIK *
Nama_Karyawan
Password
Gambar 4.7 Bentuk Normal Tahap Ketiga
Keterangan :
* : Primary Key
** : Foreign Key
4.1.3 Relasi Antar Tabel
4.1.4 Manual Program
Pada bagian ini, penyusun hanya akan membahas beberapa form yang
merupakan bagian dari program aplikasi yang dibuat.
4.1.4.1 Form Log in
Gambar 4.9 Form Log In
Form ini adalah form yang pertama kali muncul ketika program aplikasi
dijalankan. User harus mengetikkan NIK,password,dan status agar dapat menggunakan
aplikasi. User dibedakan menjadi dua yaitu accounting dan manajer.
Gambar 4.8 Relasi Antar Tabel
4.1.4.2 Form Menu Utama
Gambar 4.10 Form Menu Utama
Form menu utama merupakan tampilan awal yang muncul ketika pengguna telah
log in. Di sini terdapat menu-menu dan sub-sub menu yang merupakan isi dari program
aplikasi. Menu-menu yang ada yaitu menu file,data,transaksi,dan laporan.
a. File
Terdapat sub menu log out digunakan untuk keluar dari user yang masuk, sub menu
pengguna digunakan untuk data pengguna dan hanya manajer yang berhak
mengakses form ini, sub menu keluar digunakan untuk keluar dari aplikasi.
b. Data
Terdapat sub menu data barang dagang dan jasa yang digunakan untuk olah data
barang dan jasa, sub menu data pelanggan digunakan untuk olah data pelanggan
kredit,sub menu supplier untuk olah data supplier, sub menu jurnal umum untuk olah
data jurnal umum yang nantinya akan menghasilkan laporan neraca dan rugi/laba.
c. Transaksi
Terdapat sub menu pengeluaran kas yang digunakan untuk olah data yang
berhubungan dengan pengeluaran kas, sub menu pendapatan tunai untuk olah data
pendapatan dari penjualan barang dan jasa yang didapatkan secara tunai, sub
menu hutang untuk olah data hutang, dan sub menu piutang untuk olah data
pendapatan yang didapatkan dari penjualan barang dan jasa secara kredit. Olah
data yang dilakukan di dalam form pengeluaran kas,pendapatan tunai, dan piutang
akan otomatis tersimpan juga di dalam jurnal umum yang nantinya akan digunakan
untuk pembuatan laporan rugi/laba dan neraca.
d. Laporan
Terdapat sub menu laporan barang dagang dan jasa, laporan pelanggan kredit,
laporan supplier, laporan hutang, laporan piutang, laporan neraca, dan laporan rugi
laba. Laporan-laporan tersebut merupakan output dari aplikasi yang dibuat.
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi dari bab-bab
sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Keuangan pada Bengkel Nusantara Sakti” maka penyusun mengambil
kesimpulan
1. Hal-hal yang harus dipersiapkan dengan matang dalam membangun sebuah
sistem informasi adalah alur kerja sistem yang diusulkan, perancangan tabel dan
relasi antar tabel yang dibutuhkan, beserta desain dan tampilan yang akan
dibuat.
2. Ketelitian dan ketekunan dalam pembuatan program menggunakan software
Micosoft Visual Basic 6.0 karena sebuah kesalahan kecil akan sangat
berpengaruh.
5.2 Saran
Untuk mengunakan sistem ini pengguna diharapkan memahami dan mendalami
terlebih dahulu seluk-beluk sistem sebelum mengoperasikan dan menerapkannya untuk
pengolahan data-data keuangan.
DAFTAR PUSTAKA
Fatansyah.”Basis Data”.1999.Bandung:Informatika Bandung
Isroi, arief ramadhan.” Seri Pelajaran Komputer Microsoft Visual Basic 6.0”.
2004.Jakarta:Elex Media Komputindo
Kadir,Abdul.”Pengenalan Sistem Informasi”.2003.Yogyakarta:Andi
Kusrini,Andri Koniyo.”Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan
Visual Basic dan Microsoft SQL Server “.2007. Yogyakarta:Andi
Kristanto,Andri.”Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”. 2008.
Yogyakarta:Gavamedia
Kristanto,Harianto.”Konsep dan Perancangan Database”.1999.Yogyakarta:Andi
Nugroho,Andi.”Konsep Pengembangan Basis Data”.2004.Bandung:Informatika Bandung
Kusrini.”Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”.2007. Yogyakarta:Andi
Sunyoto,Andi.”Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL”.2007.Yogyakarta:Andi
Tutang.”Microsoft SQL Server bagi Pemula”.2003.Jakarta:Datakom Lintas Buana