analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai pada ... · analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai...

i

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI

PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA BOGOR

Oleh

DESI AYU SARI

H24097024

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2014

ii

RINGKASAN

DESI AYU SARI H24097024. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai

Pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. Dibawah Bimbingan SITI

RAHMAWATI.

Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good

governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Salah satu area perubahan

dalam reformasi birokasi adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur.

Hasil yang diharapkan adalah aparatur yang berintegritas, netral, kompeten,

capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan

manajemen perencanaan pegawai berdasarkan beban kerja. Pendistribusian PNS

saat ini masih belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya.

Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya

pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan

tersebut. Penelitian ini bertujuan 1) Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai

yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 2) Mengidentifikasi waktu kerja

efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor, 3) Menganalisis

beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor,

4) Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah

Kota Bogor, 5) Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial yang

dapat disarankan.

Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah

metode sensus yaitu semua populasi dijadikan sampel karena jumlah pegawai

yang diteliti berjumlah 36 pegawai. Metode perhitungan kebutuhan pegawai yang

digunakan yaitu perhitungan pegawai berdasarkan beban kerja dengan pendekatan

tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan pegawai

berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75 tahun

2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan beban kerja

dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil dan Analisis Deskriptif.

Hasil penelitian menunjukan deskripsi pekerjaan dari masing-masing

pegawai pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi pada

Sekretariat Daerah Kota Bogor sudah jelas dan ditetapkan oleh Keputusan

Walikota. Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai adalah 1.440 jam

dengan hari kerja efektif selama setahun adalah 288 hari. Jumlah beban kerja

setahun yang dimiliki Bagian Pemerintahan adalah 19.842 jam dengan jumlah

kebutuhan pegawai 14 orang. Jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian

Hukum adalah 19.842 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 26 orang.

Sedangkan jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian Hukum adalah

36.977 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 26 orang. Kemudian jumlah beban

kerja setahun yang dimiliki Bagian Hukum adalah 12.707 jam dengan jumlah

kebutuhan pegawai 9 orang. Hasil tersebut menunjukan bahwa ada bagian yang

memiliki kelebihan jumlah pegawai, sementara ada yang kekurangan banyak pegawai. Namun ada juga bagian yang memiliki perhitungan sama antara

kebutuhan dan aktualnya. Oleh karena itu sebaiknya bagian yang menangani

kepegawaian pada Sekretariat Daerah Kota Bogor melakukan peninjauan

pendistribusian pegawai agar menghasilkan pekerjaan yang optimal dan tepat

waktu.

iii

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI

PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA BOGOR

Skripsi

Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar

Sarjana Ekonomi

pada

Program Sarjana Alih Jenis Manajemen

Departemen Manajemen

Oleh

DESI AYU SARI

H24097024

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2014

iv

Judul Penelitian : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada

Sekretariat Daerah Kota Bogor

Nama : Desi Ayu Sari

NIM : H24097024

Menyetujui :

Dosen Pembimbing,

(Dra. Siti Rahmawati, MPd)

NIP 19591231 198601 2 003

Mengetahui :

Ketua Departemen,

(Dr. Mukhamad Najib, STP, MM)

NIP 19760623 200604 1 001

Tanggal Lulus:

v

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan pada tanggal 30 Desember 1987 di Kota Bogor,

Provinsi Jawa Barat. Penulis bernama lengkap Desi Ayu Sari adalah anak pertama

dari tiga bersaudara pasangan H. Muhammad Supardi Supriatna dan Hj. Een

Nuraeni, S.Pd.

Penulis memulai pendidikan di Sekolah Dasar Negeri Ciparigi Bogor pada

tahun 1994 dan lulus tahun 2000. Kemudian melanjutkan ke Sekolah Lanjutan

Tingkat Pertama Negeri 8 Bogor dan lulus tahun 2003. Pada tahun 2003 Penulis

melanjutkan pendidikan di Sekolah Menegah Atas Negeri 3 Bogor dan lulus pada

tahun 2006. Kemudian pada tahun yang sama Penulis melanjutkan studi di Institut

Pertanian Bogor melalui Undangan Penerimaan Mahasiswa Dengan Kemampuan

(PMDK) pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen Program Diploma II keahliaan

Akuntansi dan lulus pada tahun 2009 dengan memperoleh gelar Ahli Madya atau

A.Md. Tahun 2009 Penulis diterima pada Program Sarjana Alih Jenis,

Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian

Bogor.

Selain melanjutkan pendidikan pada Program Sarjana Alih Jenis,


Bogor Penulis juga bekerja di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor

dimana penulis menjadikan Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai objek

penelitian.

vi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas Rahmat dan

Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta

salam semoga tercurah kepada Nabi Muhamad SAW, keluarga, dan pengikutnya.

Tema skripsi penulis yang dipilih dalam penelitian yang dipilih dalam penelitian

yang dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai Maret 2014 ini adalah Analisis

Beban Kerja, dengan judul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada

Sekretariat Daerah Kota Bogor disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan

pendidikan tingkat Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih jenis Manajemen


Bogor.

Besarnya tuntutan masyarakat kepada pemerintah untuk meningkatkan

pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas dari kualitas

pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai yang handal dan

kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan berkesinambungan.

Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi analisis pekerjaan

dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Pelaksanaan analisis beban

kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk

menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia

yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum

pemerintah dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat

pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara.

Penulis menyadari bahwa tidak ada sesuatu yang sempurna,termasuk

skripsi yang disusun oleh Penulis. Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat

bagi pembaca.

Bogor, Juni 2014

Penulis

vii

UCAPAN TERIMA KASIH

Penulis menyadari dalam penelitian ini banyak pihak yang telah

memberikan saran, bimbingan, bantuan, dan dukungan baik secara langsung

maupun tidak langsung sejak awal penulisan sampai selesainya skripsi ini. Oleh

karena itu, pada kesempatan yang berbahagia ini penulis menyampaikan rasa

terima kasih kepada:

1. Dra. Siti Rahmawati, MPd. sebagai dosen pembimbing yang telah

meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, motivasi, dan

pengarahan.

2. Farida Ratna Dewi, SE, MM dan Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc selaku

dosen penguji yang telah menyediakan waktu memberikan arahan dan

masukan untuk perbaikan skripsi ini.

3. Segenap jajaran, Kepala Bagian, para Kepala Sub Bagian dan Staff Bagian

Pemerintahan, Hukum dan Organisasi yang telah mengizinkan untuk

melaksanakan penelitian.

4. Ketua Departemen Manajemen Dr. Mukhamad Najib, STP, MM beserta staf

pendidik dan staf kependidikan yang telah membantu kelancaran dalam

perkuliahan.

5. Keluarga tersayang, suami tercinta Yudha Primadjaya dan Anak tercinta

Raeef Eldayyan Habrizi yang telah memberikan kasih sayang, dukungan,

semangat dan doa.

6. Teman-teman perkuliahan pada Sarjana Alih Jenis Manajemen yang telah

memberikan semangat, bantuan dan doa.

7. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.

viii

DAFTAR ISI

Halaman

RINGKASAN

RIWAYAT HIDUP .......................................................................................... v

KATA PENGANTAR ..................................................................................... vi

UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................................ vii

DAFTAR ISI .................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ........................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xii

I. PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ................................................................................... 1

1.2. Perumusan Masalah ......................................................................... 5

1.3. Tujuan Penelitian .............................................................................. 6

1.4. Manfaat Penelitian ............................................................................. 6

1.5. Ruang Lingkup .................................................................................. 7

II. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 8

2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................. 8

2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................. 8

2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................... 9

2.4. Analisis Pekerjaan ............................................................................. 10

2.5. Deskripsi Pekerjaan .......................................................................... 10

2.6. Beban Kerja ...................................................................................... 10

2.7. Menentukan Jumlah Pegawai ............................................................ 13

2.8. Penelitian Terdahulu .......................................................................... 13

III. METODOLOGI PENELITIAN ................................................................ 17

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian ......................................................... 17

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 19

3.3. Jenis dan Sumber Data ...................................................................... 19

3.4. Metode Pengambilan Sampel ............................................................ 19

3.5. Metode Pengumpulan Data ............................................................... 20

3.6. Pengolahan dan Analisis Data............................................................ 20

ix

3.7. Perhitungan Analisis Beban Kerja ..................................................... 21

3.8. Analisis Deskriptif ............................................................................. 24

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................. 25

4.1. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor ........................... 25

4.2. Deskripsi Pekerjaan .......................................................................... 26

4.3. Profil Pegawai ................................................................................... 31

4.3.1 Jenis Kelamin Pegawai ............................................................. 32

4.3.2 Umur Pegawai ........................................................................... 33

4.3.3 Lama Bekerja Pegawai ............................................................. 33

4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai ................................................... 35

4.4. Analisis dan Pengukuran Beban Kerja............................................... 36

4.4.1 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan ................ 38

4.4.2 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum .......................... 40

4.4.3 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi ..................... 41

4.5. Analisis Kebutuhan Pegawai ............................................................. 44

4.6. Perbandingan Kebutuhan Pegawai..................................................... 56

4.6.1 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ........ 56

4.6.2 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum .................. 57

4.6.3 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ............. 59

4.7. Keterkaitan Pengelolaan Jumlah Pegawai antar Bagian .................... 59

4.8. Implikasi Manajerial .......................................................................... 60

KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................................... 62

Kesimpulan ............................................................................................. 62

Saran ....................................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 64

LAMPIRAN ................................................................................................... 65

x

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Ringkasan Penelitian Terdahulu ............................................................... 16

2. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas ...................................... 22

3. Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013 ............................ 36

4. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Pemerintahan

Setda Kota Bogor ...................................................................................... 38

5. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Hukum Setda

Kota Bogor ................................................................................................ 40

6. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Organisasi Setda

Kota Bogor ................................................................................................ 42

7. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ................................... 49

8. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ............................................. 53

9. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ....................................... 56

10. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan pada

Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai .................................. 56

11. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum pada


12. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi pada


xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Kerangka Pemikiran .................................................................................. 18

2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian ....................................................... 32

3. Distribusi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin........................................ 32

4. Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013 ........................................... 33

5. Lama Bekerja Pegawai, 2013.................................................................... 34

6. Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013 ............................................ 35

7. Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian

Pemerintahan Setda Kota Bogor ............................................................... 39


Hukum Setda Kota Bogor ......................................................................... 41


Organisasi Setda Kota Bogor .................................................................... 43

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah..................................................... 65

2. Formulir Work Sampling .......................................................................... 66

3. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ................................ 67

4. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ........................... 72

5. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ..................................... 77

1

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good

governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Reformasi birokrasi pada

hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan

mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut

aspek-aspek yakni penataan dan penguatan sumber daya manusia, penguatan

organisasi, dan pembenahan ketatalaksanaan. Dengan kata lain, reformasi

birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih

berdayaguna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintah dan

pembangunan nasional. Salah satu area perubahan dalam reformasi birokasi

adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur. Hasil yang diharapkan adalah

aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja

tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan manajemen perencanaan

pegawai berdasarkan beban kerja.

Sekretariat Daerah Kota Bogor merupakan instansi pemerintah yang ada di

Kota Bogor dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas dan

kewajiban membantu Walikota antara lain yaitu menyusun kebijakan

pemerintahan daerah, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan

Lembaga Teknis Daerah, memantau dan evaluasi pelaksanaan kebijakan

pemerintah daerah, pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah.

Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien,

Pegawai Negeri Sipil (PNS) dituntut untuk bekerja secara professional. Namun,

pada kenyataannya, profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya

terwujud. Penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi

pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan

oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional.

Demikian pula pendistribusian PNS saat ini masih belum mengacu pada

kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban

kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang

2

jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari

permasalahan tersebut.

Solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan

dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian kearah yang lebih baik, terarah,

mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (sustainable). Salah satu

komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata saat ini adalah perencanaan

pegawai, utamanya perencanaan untuk formasi pegawai. Selama ini perencanaan

formasi PNS sebagai bagian manajemen kepegawaian belum sepenuhnya

dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Analisa beban kerja (Workload analysis) perlu mendapatkan perhatian

dengan serius karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi

lebih efektif dan efisien. Dengan diterapkannya metode analisis beban kerja

(Workload Analysis) diharapkan dapat terjadi peningkatan hasil kerja Pegawai

Negeri Sipil pada Sekretariat Daerah Kota Bogor pada umumnya dan peningkatan

kualitas pelayanan publik.

Perencanaan yang merupakan bagian dalam fungsi manajemen selama ini,

telah ditempatkan sebagai fungsi pertama dari keseluruhan fungsi-fungsi

manajemen. Hal ini menegaskan bahwa betapa pentingnya fungsi perencanaan

dalam organisasi, karena merupakan landasan kokoh bagi fungsi-fungsi lainnya

seperti fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan.

Fungsi perencanaan tersebut pada akhirnya akan menjadi barometer dari

sejauhmana proses manajemen yang ada telah berjalan dan berfungsi dengan baik.

Perencanaan dimulai dengan menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang tepat

agar organisasi dapat melakukan pengadaan pegawai baru secara efektif dan

efisien. Dengan adanya fungsi-fungsi penting tersebut di atas, hendaknya

dibutuhkan penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan

analisis beban kerja.

Beban kerja yang dibebankan kepada pegawai dapat terjadi dalam tiga

kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar.Kedua, beban kerja yang terlalu

tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity).

Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi

kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja.

3

Kelebihan ini menyebabkan pemerintah harus menggaji jumlah pegawai lebih

banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya.

Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan

jumlah pegawai yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik

maupun psikologis bagi pegawai (Windry, 2010). Oleh karena itu, diperlukan

suatu penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan analisis

beban kerja pada Sekretariat Daerah Kota Bogor.

Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan dapat

terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi serta

profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi

serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan

secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa

dan negara. Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan dasar untuk

meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka

meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara

baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.

Secara empirik, banyak fenomena yang muncul dalam praktek

penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi, seperti dipercaya atasan dalam

melakukan banyak tugas, beban kerja yang terlalu banyak sehingga pegawai harus

terus bekerja melebihi waktu kerja yang wajar (lembur). Selain beban kerja yang

bertumpuk, melakukan pekerjaan yang sama dalam jangka waktu cukup lama,

sepertinya sudah menjadi masalah sehari-hari bagi aparat saat ini. Para aparat

pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat, akan sering mengeluh dengan

pekerjaan mereka. Permasalahannya, kadang pegawai sendiri yang terlalu

memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan secepatnya.

Manajemen yang baik harus dilengkapi dengan adanya kontrol internal, hal

ini dilaksanakan untuk menjamin bahwa segala sesuatunya berjalan sesuai

ketentuan. Bila pegawai bekerja dengan beban kerja yang tinggi secara terus

menerus akan menimbulkan kejenuhan dan pekerjaan tersebut akhirnya banyak

yang tak tertangani. Salah satu penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian

antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu

disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum

4

proporsional. Demikian pula, pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada

kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja

organisasi. Menumpuknya pegawai disatu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan

kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut.

Di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan

nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya

kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan efektif.

Besarnya tuntutan masyarakat kepada Pemerintah Kota Bogor untuk

meningkatkan pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas

dari kualitas pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai

yang handal dan kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan

berkesinambungan. Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi

analisis pekerjaan dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Menurut

Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa digunakan

untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan.

Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan

ketidaknyamanan suasana kerja karena pegawai merasa beban kerja yang

dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan. Pada Asisten Tata Praja

yaitu Bagian Hukum memiliki beban yang tinggi dengan terlihatnya para pegawai

Bagian Hukum yang sering bekerja hingga larut malam dan bekerja diluar hari

kerja. Selain itu pada Bagian Pemerintahan masih terlihat pegawai yang tidak

menggunakan waktunya untuk bekerja. Namun pada Bagian Organisasi masih

terlihat pegawai yang tidak memaksimalkan waktu produktifnya dan tidak jarang

pula bekerja hingga diluar jam kerja efektif. Hal itu mengakibatkan pentingnya

penelitian ini dilakukan di Sekretariat Daerah Kota Bogor diharapkan memperoleh

tingkat efisiensi yang lebih baik/tinggi dari para pegawainya, yang pada gilirannya

diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas unit kerja Sekretariat

Daerah Kota Bogor.

5

1.2. Rumusan Masalah

Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar

terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta

profesionalisme sumber daya manusia yang memadai pada setiap instansi serta

mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan secara

lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan

negara. Selain itu pelaksanaan analisis beban kerja dapat dihasilkan suatu tolak

ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa

norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja dan standar beban

kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai serta penyempurnaan sistem

prosedur kerja dan manajemen lainnya.

Pemerintah Kota Bogor selaku pelayan publik harus memiliki pegawai yang

diharapkan oleh masyarakat. Pemerintah Kota Bogor diurus oleh Sekretariat

Daerah Kota Bogor sebagai koordinator dan perumus kebijakan publik perlu

didukung oleh pegawai yang berkualitas. Oleh karena itu dalam perencanaan

kepegawaian didasari perhitungan beban kerja yang dimiliki dengan waktu kerja

efektif yang telah ditetapkan.Pada saat ini Sekretariat Daerah Kota Bogor masih

memiliki masalah dalam bidang kepegawaian, dimana masih ada unit kerja yang

memiliki beban kerja yang tinggi namun tidak sepadan dengan jumlah dan

kualitas pegawainya. Kurang terdistribusikannya komposisi pekerjaan menjadi hal

yang belum terselesaikan. Hal itu akan menyebabkan tujuan organisasi belum

tercapai secara optimal dan penggunaan waktu kerja yang belum tepat.

Bagian Hukum yang memiliki pekerjaan yang banyak dan kompleks

sehingga para pegawai maupun kepalanya sering bekerja diluar hari dan jam

kantor. Hal tersebut mungkin bisa disebabkan jumlah pegawai yang sedikit,

kompetensi pegawai yang kurang memadai baik dalam pendidikan maupun

pengalaman sehingga mempengaruhi keterampilan pekerjaan, dan umur produktif

pegawai yang dimiliki oleh Unit Kerja Bagian Hukum. Selain itu, ada Bagian

Pemerintahan dan Bagian Organisasi yang masih terlihat ada beberapa pegawai

yang tidak melakukan kegiatan yang produktif bahkan pribadi seperti

mengerjakan tugas yang tidak berkaitan dengan beban tugasnya. Hal tersebut

dapat disebabkan oleh beban kerja yang kurang atau kompetensi pegawai yang

6

baik sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat dari target waktu yang telah

ditetapkan.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan

sebagai berikut:

1. Bagaimana deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah

Kota Bogor?

2. Berapa waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota

Bogor?

3. Berapa besar beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat

Daerah Kota Bogor?

4. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah

Kota Bogor?

5. Bagaimana alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat disarankan?

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah

sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat

Daerah Kota Bogor.

2. Mengidentifikasi waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat

Daerah Kota Bogor.

3. Menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat

Daerah Kota Bogor.

4. Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah

Kota Bogor.

5. Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial untuk Sekretariat

Daerah Kota Bogor.

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan dapat dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan masukan dan

pertimbangan untuk Sekretariat Daerah Kota Bogor dalam kaitannya dengan

topik penelitian.

7

2. Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian

selanjutnya.

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Sekretariat Daerah Kota Bogor terdiri dari 3 (tiga) Asisten Daerah, yaitu

Asisten Tata Praja yang mencakup 3 (tiga) bagian, Asisten Administrasi

Kemasyarakatan dan Pembangunan yang mencakup 3 (tiga) bagian, dan Asisten

Administrasi Umum mencakup 3 (tiga) bagian. Struktur Organisasi Sekretariat

Daerah Kota Bogor terdapat pada Lampiran 1. Penelitian ini terfokus beban kerja

dan penghitungan jumlah kebutuhan pegawai negeri sipil pada level staf yang

bekerja pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi dan

pada Sekretariat Daerah Kota Bogor pada Tahun 2013.

8

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur unsur

manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai asset suatu organisasi demi terwujudnya

tujuan organisasi dengan cara memperoleh, mengembangkan dan memelihara

tenaga kerja secara efektif. Adapun menurut Mangkuprawira (2004), manajemen

sumber daya manusia merupakan penerapan pendekatan SDM dimana secara

bersama-sama tedapat dua tujuan yang ingin dicapai yaitu tujuan untuk perusahan

dan pegawai serta tidak dapat dipisahkan dalam kesatuan kebersamaan yang utuh.

Berdasarkan pengertian MSDM di atas maka fungsi-fungsi MSDM dapat

dibagi menjadi dua (Tanjung dan Arep, 2003) yaitu:

1. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan

aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan, pengorgansiasian dan

pengendalian.

2. Fungsi operasional adalah fungsi yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek

operasional SDM meliputi perekrutan, seleksi, penempatan, pengangkatan,

pelatihan dan pengembangan, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan

hubungan kerja.

Menurut Hasibuan (2003), MSDM mempunyai 11 (sebelas) fungsi yang

meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan

pemberhentian.

2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia, yang menjadi focus

perhatian adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna

lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk

menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu

yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran

yang telah dan akan ditetapkan (Siagian, 2007).

9

Menurut Mangkunegara (2003), pengertian perencanaan sumberdaya

manusia merupakan suatu proses menentukan akan kebutuhan tenaga kerja

berdasarkan ramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan

kebutuhan tersebut yang terintegrasi dengan rencana organisasi agar tercapai

ekonomis. Sedangkan menurut Nawawi (2003) mengartikan perencanaan sumber

daya manusia sebagai suatu proses pengambilan keputusan dengan memilih

program-program atau kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan untuk

mewujudkan kondisi di masa depan yang diinginkan.

2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Situasi dimana adanya ketidakpastian dan keterbatasan sumber daya maka

member petunjuk bahwa sumber dana, sumber daya dan sumber daya manusia

harus direncanakan dan digunakan sedemikian rupa sehingga daripadanya

diperoleh manfaat semaksimal mungkin. Perencanaan yang matang

memungkinkan hal itu terjadi. Terdapat enam perencanaan sumber daya manusia

menurut Siagian (2006):

1. Organisasi dapat memanfaatkan sumberdaya manusia yang sudah ada dalam

organsiasi secara lebih baik.

2. Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan melalui

wujud adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu seperti peningkatan disiplin

kerja dan keterampilan.

3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan

akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya

untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru

kelak.

4. Menghasilkan informasi ketenagakerjaan mencakup jumlah tnaga kerja yang

dimiliki, masa kerja setiap pekerja, status perkawinan dan jumlah tanggungan,

jabatan yang pernah dipangku dan lain sebagainya.

5. Sebagai bahan pendukung untuk penelitian tentang situasi pasar kerja seperti

permintaan pemakai tenaga kerja dan jumlah pencari pekerjaan.

6. Dapat dijadikan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang

menangani sumber daya manusia dalam organisasi.

10

2.4. Analisis Pekerjaan

Menurut Hasibuan (2005), analisis pekerjaan perlu dilakukan agar dapat

mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan

dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan menganalisis dan mendesain pekerjaan

apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa

pekerjaan harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Menurut

Mangkuprawira (2004) mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan

pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan

kemudian di analisis untuk berbagai kebutuhan. Di dalamnya terdapat syarat-

syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan yaitu:

1. Melibatkan semua komponen pegawai dan pimpinan secara aktif.

2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan

efisien serta efektif.

3. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal dan

eksternal.

4. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman

yang memadai.

2.5. Deskripsi Pekerjaan

Menurut Mangkuprawira (2004) deskripsi pekerjaan menggambarkan tugas-

tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja dan kegiatan pekerjaan utama. Menurut

Cahayani (2005) deskripsi pekerjaan merupakan gambaran pekerjaan

(tanggungjawab) yang harus dilaksanakan (baik secara singkat maupun panjang

lebar) dan memuat pihak-pihak terkait dengan posisi tersebut. Selain itu menurut

Arep dan Tanjung (2003) deskripsi pekerjaan menjelaskan adanya identifikasi

pekerjaan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan,

hal-hal seperti alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan, ringkasan

pekerjaan serta penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.

2.6. Beban Kerja

Menurut Mangkuprawira (2001) beban kerja seseorang sudah ditentukan

dalam bentuk standar kerja perusahaan/instansi menurut jenis pekerjaannya.

Apabila sebagian besar pegawai bekerja sesuai dengan standar perusahaan tidak

11

jadi masalah. Sebaliknya, jika bekerja di bawah standar mungkin karena beban

kerjanya berlebih, sementara jika di atas standar terjadi kemungkinan pemberian

estimasi standar yang rendah disbanding kapasitas pegawai itu sendiri. Heizer dan

Render (1996) yang dikutip dari Kurnia (2010) menyampaikan standar tenaga

kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk

mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal. Atau dengan

kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil,

agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh

dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam

empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar

waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.

Menurut BKN (2001), beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-

masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Adapun menurut Hasibuan

(2005), analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan

untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Menurut

Simamora (1995), analisis beban kerja adalah baik jumlah karyawan maupun

klasifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk

perhitungan formasi pegawai. Beban kerja juga merupakan sejumlah target

pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu rata-rata pekerjaan

pegawai. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan

untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum

ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan kebutuhan

pegawai dalam jabatan dalam modul pedoman perhitungan tersebut menggunakan

acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan, maka alat pokok

yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan

yang telah tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan

mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan, yaitu hasil kerja,

objek kerja, peralatan kerja, tugas pertugas jabatan. Berikut ini uraian lebuh lanjut

mengenai pendekatan-pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung

kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman

Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja yaitu:

12

1. Pendekatan hasil kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil

kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari

hasil kerja jabatan.Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya

fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat

dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah

digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.Informasi yang

diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan

satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari taget hasil kerja yang harus

dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

2. Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaannya. Metode ini dipergunakan untuk

jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.

Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek

kerja dan satuan, jumlah beban kerja yang tercermin daari banyaknya objek

yang harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek

kerja.

3. Pendekatan Peralatan Kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini

digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan

kerjanya. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan

alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat

kerja yang dioperasikan dan rasio jumlah pegawai perjabatan peralatan kerja

(RPK).

4. Pendekatan Tugas per tugas Jabatan

Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang

hasil kerjanya banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat

menghitung dengan metode ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk

setiap tugas, waktu penyelesaian tugas dan jumlah waktu kerja efektif perhari

rata-rata.

13

2.7. Menentukan Jumlah Pegawai

Penentuan jumlah pegawai yang tepat pada posisi yang tepat merupakan

salah satu bentuk perbaikan kualitas sumber daya manusia dalam perusahaan

terutama karena peran strategis sumber daya manusia sebagai pelaksana dari

fungsi-fungsi instansi yaitu perencanaan; yang meliputi penentuan tujuan dan

standar, menetapkan sistem dan prosedur, serta menetapkan rencana atau proyeksi

untuk masa depa, pengorganisasian; yang meliputi pemberian tugas khusus

kepada setiap sumber daya manusia, membangun Satuan Daerah Perangkat Kerja

(SKPD), mendelegasikan wewenang kepada sumber daya manusia, menetapkan

analisis pekerjaan, membangun komunikasi, manajemen staf; yang meliputi

penetapan jenis atau tipe sumber daya manusia yang akan ditempatkan, merekrut

calon pegawai, mengevaluasi kinerja, mengembangkan, melatih dan mendidik

pegawai, kepemimpinan; yang meliputi pengupayaan agar orang lain dapat

menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, meningkatkan

semangat kerjanya, memotivasi kerja pegawai, pengendalian : yang meliputi

penetapan standar pencapaian hasil kerja, standar mutu, melakukan review atas

hasil kerja, melakukan tindakan perbaikan sesuai kebutuhan, pengawasan dan

pelaksana operasional pemerintahan seperti keuangan dan administrasi; yang

meliputi melakukan audit terhadap kemungkinan adanya ketidakcocokan dalam

pelaksanaan ataupun sistem prosedur yang berlaku hingga tidak menimbulkan

resiko yang tidak baik bagi pemerintahan di masa depan (Rivai, 2004)

2.8. Penelitian Terdahulu

Penelitian pertama yang relevan dengan penelitian yang dilakukan adalah

penelitian berjudul Analisis Pengukuran Beban Kerja Karyawan pada Divisi

Produksi (Studi Kasus PT Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor) yang

dilakukan oleh Siti Hanifah Sufiati (2007). Hasil penelitiannya adalah perusahaan

perlu menghitung tingkat beban kerja dengan kesesuaian jumlah karyawan yang

dimiliki, sehingga ada keseimbangan antara beban kerja dengan jumlah karyawan

yang efektif dan efisien. Permasalahan yang terjadi pada unit member yaitu

pembagian tugas yang belum jelas untuk masing-masing karyawan dan belum

adanya pelatihan mengenai pemberian pucuk daun teh sedangkan permasalahan

14

pada unit pelayuan yaitu kurangnya perhatian dari atasan dan insentif lembur yang

kecil. Begitu pula permasalahan pada unit penggilingan dan oksidasi enzymatic

yaitu kurangnya pelatihan untuk pemeliharaan mesin dan kondisi kerja yang

bising. Adapun permasalahn unit sortasi yaitu kurangnya pelatihan dan insentif

yang kecil sedangkan permasalahan pada unit pengepakan yaitu kurangnya

perhatian dari atasan, kurangnya pelatihan mengenai proses pengepakan dan

penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan keahlian.

Berdasarkan hasil perhitungan PBK III, jumlah karyawan yang efisien unit

member yaitu sebanyak lima orang, unit pelayuan sebanyak empat orang, unit

penggilingan sebanyak dua orang, unit pengeringan sebanyak empat orang, unit

sortasi sebanyak lima orang dan unit pengepakan sebanyak tujuh orang karyawan.

Menurut Teguh Setyawan dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban

Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor

Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor) menyatakan bahwa berdasarkan analisis

persepsi karyawan, persepsi karyawan tentang analisis pekerjaan dan kondisi

pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi adalah tentang jam kerja yang

kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain dari unit lain dan

datangnya tugas dari manajemen kadang bersamaan dengan target kerja yang

tinggi. Berdasarkan PBK I, II, dan III diperoleh beban kerja riil Seksi MDF

sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117% dari waktu

efektif karyawan selama satu tahun. Hal ini mengindikasikan terjadinya over

capacity beban kerja pada karyawan. Dari hasil perhitungan dengan rumus jumlah

karyawan yang efektif dan efisien untuk bekerja di Seksi MDF adalah Sembilan

orang. Ini berarti manajemen harus menambah satu orang karyawan untuk bekerja

di Seksi MDF.

Selain itu apabila target perusahaan ditingkatkan menjadi 1000 PSB POTS

per bulan dan 750 PSB Speedy per bulan, maka jumlah karyawan yang efektif dan

efisien untuk bekerja pada Seksi MDF adalah 12 orang. Solusi permasalahan

terkait beban kerja pada seksi MDF adalah dengan memberi instruksi kepada

petugas lapangan untuk saling menghargai jam kerja karyawan lain, menambah

peralatan kerja dan meminimalisir dipinjamnya peralatan kerja oleh unit lain,

pengaturan waktu pemberian tugas dari manajemen agar tidak bersamaan dengan

15

target yang tinggi, serta merencanakan perbaikan rak utama yang sudah penuh

dengan kabel.

Penelitian ketiga dilakukan oleh Niken Proborini dalam skripsi yang

berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah

Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Sebelas. Hasil

dari penelitian ini adalah penggunaan waktu kerja untuk pegawai Administrasi

dan Keuangan serta pegawai Humas, adalah jumlah hari kerja efektif yang selama

sembilan bulan setelah dikurangi total hari libur yang ada alah 160 hari

persembilan bulan, dengan jumlah hari kerja efektif adalah sebesar 224.000 menit

persembilan bulan untuk unit Humas dan 117.600 untuk bagian Administrasi dan

Keuangan. Jumlah rata-rata jam kerja yang digunakan untuk tidak bekerja

berdasarkan perhitungan yang dilakukan untuk pegawai bagian Administrasi dan

Keuangan adalah 74,51 persen untuk kegiatan produktif, 7,19 persen untuk jenis

kegiatan yang tidak produktif dan 18,30 persen untuk jenis kegiatan pribadi,

sedangkan untuk bagian Humas 54,90 persen untuk kegiatan produktif, 22,35

persen untuk kegiatan tidak produktif dan 22,75 untuk kegiatan pribadi.

Kinerja dari masing-masing pegawai pada bagian Administrasi dan

Keuangan cukup berbeda, dimana pegawai yang telah lebih dari lima tahun

bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih

cepat daripada pegawai lainnya. Namun meski demikian, para pelanggan lebih

banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu

tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi. Sementara itu untuk

pegawai I bagian Humas, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup

lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi

cukup cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas IV. Hal

yang dapat disimpulkan terkait dengan jumlah kebutuhan pegawai yaitu bagian

Administrasi dan Keuangan terlihat bahwa kebutuhan pegawai yang dianjurkan

telah seimbang, sementara untuk Bagian Humas, diketahui bahwa jumlah

kebutuhan pada bagian Humas dianjurkan hanya dua orang saja, namun pada

kenyataannya jumlah pegawai yang ada adalah lima orang.

Berikut adalah ringkasan mengenai perbedaan penelitian terdahulu dengan

penelitian yang akan dilakukan dapat dilihat pada Tabel 1.

16

Tabel 1. Ringkasan Penelitian Terdahulu

No Nama Judul Tahun Persamaan Perbedaan

1 Siti

Hanifah

Sufiati

Analisis Pengukuran

Beban Kerja Karyawan

pada Divisi Produksi

(Studi Kasus PT.

Perkebunan Nusantara

VIII Gunung Mas,

Bogor)

2007 Metode dan

alat analisis

Lokasi

penelitian,

tahun

penelitian,

2 Teguh

Setyawan

Analisis Beban Kerja

dan Kebutuhan Sumber

Daya Manusia (Studi

Kasus Seksi MDF

Bogor Centrum Kantor

Daerah Telkom Bogor)

2010 Metode dan

alat analisis

Lokasi

penelitian,

tahun

penelitian,

objek

penelitian

3 Niken

Proborini

Analisis Beban Kerja

dan Kebutuhan Pegawai

pada Perusahaan

Daerah Air Minum

(PDAM) Tirta

Kahuripan Kabupaten

Bogor Cabang Sebelas.

2011 Metode dan

alat analisis

Lokasi

penelitian,

tahun

penelitian,

objek

penelitian

17

III. METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran

Sekretariat Daerah Kota Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas

dalam rangka melaksanakan program kerja yang telah disusun dalam Rencana

Strategis (Renstra) Sekretariat Daerah Kota Bogor.Renstra tersebut ditetapkan

dengan Keputusan Sekretaris Daerah Kota Bogor. Rencana Strategis Sekretariat

Daerah Kota Bogor tahun 2010-2014 disusun dengan maksud untuk menyatukan

seluruh kebijakan, program dan kegiatan yang direncanakan oleh Sekretariat

Daerah Kota Bogor dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Adapun tujuannya adalah

tersedianya acuan program dalam pelaksaaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat

Daerah Kota Bogor, secara terencana dan berkesinambungan dalam kurun waktu

Tahun 2010-2014.

Guna mendukung program tersebut diperlukan manajemen kepegawaian

yang dikelola dengan baik. Perencanaan pegawai berfungsi bagi organisasi untuk

menentukan pegawai yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan dan pekerjaan

pada waktu yang tepat. Upaya perencanaan pegawai tersebut akan menentukan

berapa jumlah jumlah pegawai dan ukuran volume dari beban pekerjaan yang

dilakukan oleh pegawai. Beban kerja yang ditetapkan sebaiknya sesuai dengan

standar jam kerja optimal. Setiap unit kerja atau jabatan masing-masing memiliki

beban kerja yang berbeda sehingga jumlah pegawai harus disesuaikan dengan

beban kerja yang diberikan pada setiap unitnya. Apabila jumlah pegawai yang ada

dan volume beban kerja terjadi ketidaksesuaian maka diperlukan penambahan

atau pengurangan pegawai, penambahan atau pengurangan tugas/deskripsi

pekerjaan.

Setiap pegawai pasti memiliki beban pekerjaan, jika ada gap dari beban

kerja standar dan beban kerja riil maka diperlukan analisis beban kerja. Langkah

awal penentuan beban kerja riil yaitu dengan mengidentifikasi deskripsi pekerjaan

masing-masing pegawai. Hasil dari pengukuran beban kerja berdasarkan deskripsi

pekerjaan akan diperoleh jumlah pegawai yang ideal atau dibutuhkan dan pada

akhirnya bisa dijadikan rekomendasi bagi pihak kepegawaian dalam hal ini Badan

18

Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Bogor untuk merencanakan sumber

daya manusia yang tepat. Hal itu dikarenakan badan ini bertugas

menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan, pengembangan

kualitas sumber daya PNS dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan

pengendalian,mendukung perumusan kebijakan kesejahteraan PNS, serta

memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani

kepegawaian daerah. Kerangka pemikiran disajikan dalam bentuk bagan alir.

Aliran proses pemikiran dari rumusan di atas tersaji pada Gambar 1.

Gambar 1. Kerangka Pemikiran

Perhitungan

Jumlah Pegawai

Rekomendasi

Sekretariat Daerah

Kota Bogor

Visi dan Misi

Volume Beban

Kerja Jumlah Pegawai

Perencanaan Sumber

Daya Manusia

Beban Kerja Riil Beban Kerja Standar

Deskripsi Pekerjaan Analisis dan Pengukuran

Beban Kerja

19

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Instansi Sekretariat Daerah Kota Bogor.

Lokasi penelitian beralamat di Jl. Ir. H. Juanda No 10, Bogor, Jawa Barat.

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai dengan Maret 2014.

3.3. Jenis dan Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data

sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan langsung,

wawancara dan penyebaran formulir. Data primer yang diambil bersifat kualitatif

dan kuantitatif. Data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok

pekerjaan pegawai, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunaan waktu

kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas

pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja.

Adapun sumber data diperoleh secara langsung dengan cara penyebaran

kuesioner dan wawancara mendalam dengan para pegawai, serta wawancara

dengan para pegawai tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini. Data

sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal-jurnal, informasi dari internet dan data-

data tentang pegawai dan unit kerja terkait.

3.4. Metode Pengambilan Sampel

Populasi penelitian yaitu PNS Kota Bogor pada Instansi Sekretariat

Daerah Kota Bogor. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas

pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh pegawai level staf yang bekerja pada

Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi pada Sekretariat

Daerah Kota Bogor. Tercatat jumlah populasi sebanyak 36 pegawai, karena

populasinya kecil maka penentuan sampel menggunakan metode sensus yaitu

semua populasi dijadikan sampel sebanyak 36 pegawai. Tahapan pengambilan

sampelnya adalah menyebarkan formulir terhadap sumber daya manusia,

observasi atau pengamatan langsung terhadap sumber daya manusia dan

wawancara secara mendalam yang dilakukan terhadap subyek kasus.

20

3.5. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data primer mengenai beban kerja atau beban kerja pegawai

diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling tersebut

dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian

akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan

pribadi (Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerjadengan jarak waktu

pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja

selama 3 hari untuk masing-masing bagian.

Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan

tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak produktif meliputi

kegiatan yang dilakukan pegawai yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan, seperti

mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, terlambat dan lain sebagainya.

kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan pegawai untuk

menghabiskan waktu pribadinya seperti istirahat, sholat dan makan. Hasil

pengamatan akan dicatat dalam formulir work sampling.

Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu

penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan responden

dilakukan melalui metode wawancara. Selain itu pengumpulan data untuk

mengidentifikasi tugas-tugas pokok responden dilakukan dengan penggabungan

antara metode wawancara dan pengamatan. Pengumpulan data sekunder melalui

studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi

dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki

oleh institusi.

3.6. Pengolahan dan Analisis Data

Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu melakukan

pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work

sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan

maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan atau waktu kerja yang

telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan

pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang

21

berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Microsoft Excel untuk

diolah.

Langkah kedua adalah memasukkan data tentang frekuensi rata-rata tugas

pokok yang dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian

tugas-tugas pokok pekerjaan pegawai setiap bagian. Melalui data tersebut,

kemudian menghitung WPT (Waktu Penyelesaian Tugas) yang dikonversikan

selama setahun. WPT tersebut dikonversi menjadi beban kerja responden yang

diamati dengan satuan menit pertahun.

Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan

didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu

kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan

didapatkan jumlah kebutuhan pegawai yang efektif dan efisien.

3.7. Penghitungan Analisa Beban Kerja

Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat

diketahui persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawai untuk melakukan

kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian

gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.

Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk

menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat

diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi

melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja.

Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan

perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.

Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu

perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan

tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja

berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75 Tahun 2004

tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan beban kerja dalam

rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut:

22

1. Menetapkan Waktu Kerja

Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja

yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas

hari kerja efektif dan jam kerja efektif.

a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur

dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:

Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D ))

Keterangan :

A= Jumlah Hari Menurut Kalender

B = Jumlah Hari Sabtu dan Minggu dalam Setahun

C = Jumlah Hari Libur dalam Setahun

D = Jumlah Cuti Tahunan

Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan,

karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur

kedaerahannya.

b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu

kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air,

melepas lelah, istirahat, makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan

rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam formal. Dalam menghitung jam

kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 (satu) minggu.

2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas

Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu

tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas

tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada

Tabel 2.

Tabel 2. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas

No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1

2

3

Dst

∑WPT

23

Keterangan :

BT = Jumlah Beban Tugas dalam Waktu Tertentu

SKR = Standar Kemampuan Rata-Rata Waktu Penyelesaian Tugas

WPT = Waktu Penyelesaian Tugas

Standar Kemampuan Rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang

diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar

kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma waktu sedangkan

standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil.

Rumusnya adalah:

Norma Waktu =

........... (1)

Norma Hasil =

.............(2)

3. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan hasil kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan dengan menghitung formasi

dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan satu jenis.

Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini yaitu:

Analisa beban kerja =∑

x 1 orang ........... (3)

4. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas jabatan

Metode ini untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil

kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Rumus menghitung dengan pendekatan

metode ini yaitu:

Analisa beban kerja = ∑

∑ ........... (4)

5. Menghitung Kebutuhan Pegawai

Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu

penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai

yaitu:

KP =

WKE

WPTx 1 orang ...............(5)

24

Keterangan :

KP = Kebutuhan Pegawai

WKE = Waktu Kerja Efektif

WPT = Waktu Penyelesaian Tugas

3.8. Analisis Deskriptif

Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji gambaran suatu

variabel, misalkan profil pada perusahaan, kelompok kerja, kelompok konsumen

dan subyek lain tentang karakteristiknya seperti besar, komposisi, efisiensi,

kesukaan dan lain-lain (Sumarni dan Wahyuni, 2006). Menurut Travers (1978)

dalam Umar (2005), analisis deskriptif bertujuan untuk menggambarkan sifat

sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilaksanakan dan

memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Analisis data merupakan proses

penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan

diinterpretasikan.

25

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor

Sekretariat Daerah merupakan unsur staf yang pada hakekatnya

menyelenggarakan fungsi koordinasi perumusan kebijakan, pengkoordinasian

pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah. Sekretariat Daerah

dipimpin oleh seorang Sekretaris Daerah dan berada di bawah serta bertanggung

jawab kepada Walikota. Berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun

2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan

Struktural di lingkungan Sekretariat Daerah, disebutkan bahwa Tugas Pokok

Sekretaris Daerah adalah melaksanakan sebagian fungsi Pemerintahan daerah di

bidang kesekretariatan. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Sekretaris

Daerah menyelenggarakan fungsi penyusunan kebijakan pemerintahan daerah,

pengkoordinasian pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah,

pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah, pembinaan

administrasi dan aparatur pemerintah daerah dan pelaksanaan tugas lain yang

diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas fungsinya.

Visi Sekretariat Daerah Kota Bogor “Terwujudnya Sekretariat Daerah

Kota Bogor sebagai Penyelenggara Administrasi Pemerintahan dan Pelayanan

yang Profesional dalam Menunjang Kota Perdagangan dengan Sumber Daya

Manusia yang Produktif dan Pelayanan Prima”.

Dalam rangka mewujudkan visi di atas, misi yang akan diemban oleh

Sekretariat Daerah Kota Bogor adalah:

1. mewujudkan sistem pemerintahan yang efektif dan efisien dalam menunjang

pelayanan publik;

2. meningkatkan koordinasi dan fasilitasi Sekretariat Daerah kepada Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan Instansi lainnya.

Nilai-nilai yang terkandung dalam mewujudkan visi dan misi yang harus

terus dipertahankan dan dijadikan motivasi dalam pelaksanaan kegiatan sehari-

hari meliputi cepat, tepat, professional, transparan, tanggung jawab, kebersamaan

dan kredibilitas. Nilai-nilai dominan di atas merupakan salah satu prasyarat yang

26

harus dimiliki oleh setiap jajaran Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai

penyelenggara administrasi pemerintahan.

Kredibilitas Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai pusat penyelenggaraan

administrasi pemerintahan banyak tergantung dari sejauh mana setiap unsur

sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bogor mampu

menunjukkan kredibilitasnya.Integritas pribadi didorong rasa tanggung jawab dan

kebersamaan sebagai bagian dari integral dari Sekretariat Daerah Kota Bogor

dalam menyelenggarakan administrasi pemerintahan yang akan memberikan

kontribusi terhadap penciptaan suasana yang kondusif terhadap lingkungan

internal yang pada gilirannya akan memberikan dampak positif terhadap

lingkungan eksternal, sehingga potensi yang dimiliki Sekretariat Daerah Kota

Bogor dapat berfungsi secara optimal.

Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris Daerah salah satunya dibantu oleh

Asisten Tata Praja yang membawahi dan mengkoordinasikan:

a. Bagian Pemerintahan

b. Bagian Hukum

c. Bagian Organisasi

4.2.Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi Pekerjaaan pada setiap Bagian sudah tersusun dengan jelas

berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun 2010 tentang Tugas

Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural di lingkungan

Sekretariat Daerah Kota Bogor. Pada setiap Bagian dibagi menjadi beberapa Sub

Bagian dan setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa jabatan yang disebut dengan

Jabatan Fungsional Umum. Pegawai pada umumnya mengetahui tugas dan

tanggung jawabnya berdasarkan jabatan yang diembannya, akan tetapi belum

mengetahui standar pekerjaan yang seharusnya dipenuhi. Deskripsi pekerjaan

pada setiap bagian lebih jelasnya diuraikan dibawah ini:

1. Bagian Pemerintahan

Bagian Pemerintahanyang mempunyai tugas pokok melaksanakan

pembinaan, merumuskan kebijakan, pengkoordinasian di bidang bina

pemerintah Kecamatan dan Kelurahan, pemerintahan umum dan pertanahan.

Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu

27

Sub Bagian Pemerintahan Umum, Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan

dan Kelurahan, dan Sub Bagian Pertanahan. Setiap Sub Bagian dibantu oleh

beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan

pada bagian ini cukup luas, namun pekerjaan tersebut sesuai dengan

keterampilan yang dimiliki masing-masing pegawai.

Jabatan fungsional umum pada Sub Bagian Pemerintahan Umum yaitu:

a. Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar yang memiliki tugas

mengelola surat dan pemeliharaan kearsipan pada Bagian Pemerintahan

dan Asisten Tata Praja.

b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu

Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan

di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas,

pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan

Sekretariat Daerah dan sebagainya.

c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji,

tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep

kepegawaian dan sebagainya.

d. Pengadministrasi keuangan pemerintahan umum yang memiliki tugas

penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada

setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran

(RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.

e. Pengurus Barang Unit yang memiliki tugas pengelolaan barang milik

daerah, penyusunan usulan barang inventaris dan pemeliharaan barang

unit yang dimiliki oleh Bagian Pemerintahan.

Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan dan

Kelurahan yaitu:

a. Pengadministrasi Keuangan Bina Kecamatan Kelurahan yang memiliki

tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran

pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran

(RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.

28

b. Pelaksana Teknis Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan

memiliki tugas melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan

pemerintahan dilingkup kecamatan dn kelurahan.

c. Pengolah Data Perangkat Kecamatan yang memiliki tugas penyusunan

konsep bahan kerja, membuat laporan pembinaan dan monitoring ke

kecamatan dan kelurahan.

Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pertanahan yaitu:

a. Pengadministrasi Keuangan Pertanahan yang memiliki tugas penyusunan

dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap

kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.

b. Petugas Teknis Pertanahan yang memiliki tugas melaksanakan mediasi

dan fasilitasi masalah pertanahan, pembuatan surat keputusan

penetapan/penunjukan lokasi dan sebagainya.

2. Bagian Hukum

Bagian Hukum yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pembinaan,

pengkoordinasian, penyiapan dan perumusan produk-produk Hukum Daerah,

Bantuan Hukum, Pengkajian dan Dokumentasi Hukum. Dipimpin oleh

seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian

Perundang-Undangan, Sub Bagian Bantuan Hukum dan Sub Bagian

Pengkajian dan Dokumentasi. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf

yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini

luas, karena pembuatan semua peraturan daerah, keputusan walikota,

peraturan walikota se-Kota Bogor harus diperiksa dan dikelola oleh Bagian

Hukum. Hal ini mengakibatkan pegawai pada bagian ini harus kompeten dan

ahli dibidangnya.

Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Perundang-undangan yaitu

Penyusun dan Perancang Undang-undang yang memiliki tugas membantu

penyusunan produk hukum daerah yang diantaranya inventarisasi program

legislasi daerah, penyusunan rancangan peraturan daerah, membantu

pembahasan rancangan peraturan daerah, penetapan rancangan peraturan

29

daerah menjadi peraturan daerah, mengoreksi rancangan peraturan walikota,

dan mengoreksi rancangan keputusan walikota.

Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bantuan Hukum yaitu:

a. Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara yang

memiliki tugas membantu kegiatan Pembinaan Keluarga Sadar Hukum,

Pembinaan Masyarakat Taat Hukum, Rencana Aksi Nasional Hak Asasi

Manusia, fasilitasi penanganan perkara perdata dan tata usaha negara dan

sebagainya.

b. Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukumyang memiliki tugas

penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada

setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA)

dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.

Jabatan Fungs.ional Umum pada Sub Bagian Pengkajian dan Dokumentasi

yaitu:

a. Pengadministrasi surat masuk dan keluar yang memiliki tugas pengelolaan

surat dan kearsipan dan sebagainya.

b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu

Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di

Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak,

pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat

Daerah dan sebagainya.

c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji,



d. Penganalisa dan Pengkaji Produk Hukum Daerah serta Peraturan

Perundangan yang memiliki tugas membantu pengelolaan Lembaran

Daerah dan Berita Daerah, membantu acara sosialisasi peraturan daerah

dan peraturan walikota, pelayanan informasi hukum,

penyusunan/pengkajian naskah perjanjian/kesepakatan, dan memasukan

dan memperbaharui data produk hukum.

30

3. Bagian Organisasi

Bagian Organisasi yang mempunyai tugas pokok perumusan kebijakan,

pembinaan dan pengkoordinasian bidang pengelolaan, pengkajian dan analisa

jabatan, ketatalaksanaan serta pendayagunaan aparatur. Dipimpin oleh

seorang kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian

Ketatalaksanaan, Sub Bagian Kelembagaan dan Analisa Jabatan dan Sub

Bagian Pendayagunaan Aparatur. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa

staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian

ini cukup luas karena menyangkut perumusan kebijakan pelayanan publik

Kota Bogor dan pembentukan Satuan Kerja Perangkat Daerah se-Kota Bogor.

Jabatan Fungsional Umum Sub Bagian Ketatalaksanaan yaitu:

a. Analis Data Ketatalaksanaan yang memiliki tugas mengetik, menyusun,

mengolah data mengenai ketatalaksanaan, dan menyiapkan bahan kerja

untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya.

b. Pengadministrasi surat yang memiliki tugas mengelola kearsipan,

pendistribusian surat keluar

c. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu

Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan

di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak,

pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat

Daerah dan sebagainya.

d. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji,



e. Pengelola Administrasi Keuangan yang memiliki tugas penyusunan


kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.

f. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Kelembagaan dan Analisa

Jabatan yaitu :

31

a. Analis Jabatan yang memiliki tugas mengetik, menyusun, mengolah

data mengenai kelembagaan dan analisa jabatan, dan menyiapkan

bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya.

b. Pengelola Pengadministrasi keuangan kelembagaan yang memiliki

tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan

anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana

Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran

(DPA) dan sebagainya.

Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur

yaitu :

a. Analis Data Pendayagunaan Aparatur yang memiliki tugas mengetik,

menyusun, mengolah data mengenai pelayanan publik, dan

menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan

sebagainya.

b. Pengelola administrasi keuangan yang memiliki tugas penyusunan


kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA)

dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.

4.3. Profil Pegawai

Aspek demografi pegawai merupakan aspek penting yang dapat digunakan

untuk mengidentifikasi kinerja pegawai. Faktor demografi pegawai akan

mempengaruhi kinerja pegawai dalam proses bekerja setiap harinya. Analisa

demografi pegawai diperlukan untuk mengetahui sifat dan komposisi pegawai

yang didasarkan pada jenis kelamin, umur, lama bekerja dan pendidikan terakhir.

Melalui analisis demografi pegawai akan diketahui komposisi pegawai.

Dengan mengetahui komposisi pegawai, pihak kepegawaian dapat menentukan

kondisi kerja yang sesuai dengan kemampuan pegawainya, sehingga positioning

pegawai menjadi lebih tepat. Pegawai yang diteliti berjumlah 36 orang. Jumlah

pegawai pada setiap bagian tersaji pada Gambar 2.

32

Gambar 2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian

4.3.1 Jenis Kelamin Pegawai

Kepentingan untuk mengetahui karakteristik pegawai berdasarkan jenis

kelamin sangat bermanfaat dan berhubungan dengan detail informasi yang ingin

diperoleh, serta sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja. Perempuan

merupakan sosok yang lebih ulet dan rajin dibandingkan laki-laki. Kecenderungan

ini disebabkan perempuan relatif memprioritaskan hasil kerja yang lebih tepat.

Hasil analisis menunjukan bahwa pegawai perempuan yang bekerja pada

penelitian ini sebesar 53 persen, sedangkan laki-laki sebesar 47 persen. Dominasi

jumlah pegawai perempuan disebabkan sifat pekerjaan yang dilakukan

memerlukan ketelitian karena berupa konsep perumusan kebijakan dan data

keuangan.Sebagai contoh pada 3 (tiga) bagian tersebut yang menjabat sebagai

Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Bendahara Gaji merupakan perempuan.

Namun, pada Sub Bagian Pertanahan pada Bagian Pemerintahan semua

pegawainya laki-laki karena pekerjaannya terjun ke lapangan yaitu melakukan

monitoring, peninjauan lokasi, penertiban dan penegasan batas wilayah dengan

Kabupaten/Kota yang lain. Persentase pegawai Bagian Pemerintahan, Bagian

Hukum dan Bagian Organisasi berdasarkan jenis kelamin tersaji pada Gambar 3.

Gambar 3. Distribusi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin

33

4.3.2 Umur Pegawai

Faktor usia penting untuk dipahami karena pegawai yang berbeda usia

memiliki kebutuhan terhadap bentuk pekerjaan yang berbeda. Selain itu,

perbedaan usia dapat mengakibatkan perbedaan pada kinerja dan sikap pegawai.

Pada penelitian ini, tingkat usia dibagi dalam tiga rentang usia yaitu (1) 21–30

tahun, (2) 31-40 tahun, (3) 41-50 tahun. Hasil analisis menunjukkan bahwa

jumlah pegawai yang paling dominan dalam penelitian ini adalah pegawai yang

berusia 31-40 tahun yaitu sebesar 58 persen. Selanjutnya diikuti oleh kelompok

usia 41-50 tahun yaitu sebesar 23 persen dan kelompok usia 21-30 tahun yaitu

sebesar 19 persen. Umur pegawai tersaji pada Gambar 4.

Gambar 4. Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013

Besarnya persentase dari kelompok usia 31-40 tahun dan kelompok usia

41-50 tahun, berkaitan dengan karakter setiap individu dalam menyelesaikan

setiap pekerjaannya. Kelompok umur 31-40 tahun merupakan kelompok umur

produktif. Hal itu merupakan sebuah hal yang positif karena dalam perumusan

kebijakan, pembuatan konsep peraturan dan penyusunan dokumen

pertanggungjawaban kegiatan memerlukan pemikiran yang konseptual.

4.3.3 Lama Bekerja Pegawai

Pegawai akan mampu bekerja dengan baik dan bertahan beberapa lama

disuatu unit kerja apabila pekerjaan mereka sesuai dengan keahlian yang dimiliki

setiap pegawai. Dengan masa kerja pegawai yang banyak maka mencerminkan

pengalaman kerja yang baik karena semakin banyak pengalaman yang didapatkan

pegawai akan membuat pegawai semakin terlatih dan terampil dalam

melaksanakan pekerjaannya. Dari hasil penelitian persentase lama bekerja

pegawai tertinggi yaitu pegawai yang sudah bekerja 6-10 tahun yakni sebesar 31

persen. Selanjutnya sebanyak 28 persen pegawai yang sudah bekerja selama 1-5

34

tahun. Kemudian sebanyak 22 persen merupakan pegawai yang bekerja selama

11-15 tahun. Persentase sebesar 11 persen merupakan pegawai yang sudah bekerja

selama 16-20 tahun dan sisanya sebanyak 8 persen adalah pegawai yang sudah

bekerja lebih dari 21 tahun.

Jumlah waktu yang lama dalam masa kerja disebabkan banyaknya

pegawai yang semula sebagai tenaga honorer kemudian diangkat menjadi Calon

Pegawai Negeri Sipil dan pada akhirnya menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS).

Pada saat pengangkatan tenaga honorer tidak ada persyaratan pendidikan yang

harus dipenuhi, sehingga banyak pegawai lulusan SMA dan hal itu berkaitan

dengan kepangkatan dan golongan ruang PNS dimana lulusan SMA adalah

bergolongan ruang II-a. Syarat minimal PNS memiliki jabatan struktural yaitu

bergolongan ruang III-a dan jarak kenaikan golongan melalui masa kerja dari II-a

ke III-a adalah 16 tahun, kecuali jika pegawai tersebut melanjutkan pendidikan ke

jenjang perkuliahan maka kenaikan golongan bisa dipercepat. Hal tersebut

menyebabkan pada semua Bagian memiliki pegawai yang lama bekerjanya tinggi.

Persentase lama bekerja tersaji dalam Gambar 5.

Gambar 5. Lama Bekerja Pegawai, 2013

Dilihat dari persentase diatas maka dapat dikatakan pegawai sudah lama

bekerja karena perputaran pegawai pada level staf dalam unit kerja rendah

sehingga pegawai memiliki masa kerja yang banyak. Dengan lama bekerja maka

akan menimbulkan kemungkinan positif dan negatif. Kemungkinan positif seperti

pegawai memiliki keahlian dibidangnya masing-masing, kemampuan koordinasi

yang baik karena sudah terbiasa berhubungan dengan unit kerja lain dan tingginya

loyalitas terhadap unit kerja. Kemungkinan negatif seperti kejenuhan karena

melakukan pekerjaan yang sama selama bertahun-tahun.

35

4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai

Tingkat pendidikan seseorang pada prinsipnya akan mempengaruhi

kebutuhan, nilai-nilai yang dianut, cara pandang dan persepsi terhadap suatu

persoalan. Selanjutnya, pegawai dengan tingkat pendidikan lebih baik, sangat

responsif terhadap informasi dibandingkan dengan yang berpendidikan rendah.

Pemahaman terhadap tingkat pendidikan pegawai selanjutnya dapat dijadikan

landasan pertimbangan dalam menerapkan strategi analisis beban kerja pada

Bagian Pemerintahan, Hukum dan Organisasi.

Hasil analisis menunjukan bahwa mayoritas pegawai adalah pegawai

dengan tingkat pendidikan SMA sebesar 47 persen. Pegawai dengan tingkat

pendidikan Sarjana menempati urutan kedua sebesar 36 persen, selain itu tingkat

pendidikan Diploma sebesar 17 persen. Tingkat pendidikan SMA memiliki

persentase paling tinggi karena pegawai berasal dari tenaga honoreryang diangkat

menjadi Pegawai Negeri Sipil. Hal itu dikarenakan pada saat pengangkatan PNS

dari tenaga honorer tidak ada kualifikasi mengenai pendidikan pegawai. Dengan

banyaknya pegawai berpendidikan tingkat SMA, maka jenis pekerjaannya pun

berbeda dengan diploma dan sarjana. Rata-rata pegawai lulusan dari SMA

melakukan pekerjaan rutin seperti pengelolaan arsip, pengadministrasi keuangan

yang membantu kepalanya mempertanggungjawabkan anggaran kegiatannya dan

pengelolaan gaji serta kepegawaian. Lain halnya dengan pendidikan diploma dan

sarjana yang memiliki pekerjaan yang lebih memerlukan pemahaman konsep

secara global dan sistematik seperti pengolahan dan penelaahan konsep kebijakan

ketatalaksanaan, pelayanan publik, analisa jabatan, konsep produk hukum daerah

dan konsep lainnya sehingga pekerjaannya lebih mengandalkan pemikiran bukan

kemampuan fisik. Pendidikan terakhir pegawai tersaji pada Gambar 6.

.Gambar 6. Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013

SMA

47%

Diploma

17%

Sarjana

36%

36

4.4 Analisis dan Pengukuran Beban Kerja

Waktu kerja efektif PNS sudah diatur dalam Surat Keputusan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 08 Tahun 1996 tanggal 15 Maret 1996

tentang Pedoman Pelaksanaan Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah

bahwa bahwa hari kerja bagi seluruh Lembaga Pemerintah tingkat Pusat dan

Pemerintah DKI Jakarta ditetapkan 5 (lima) hari kerja mulai hari Senin s.d. hari

Jumat dan jumlah jam kerja efektif adalah 37,5 jam dengan ketentuan sebagai

berikut:

Hari Senin s.d. Kamis Jam 07.30– 15.30 WIB (Waktu istirahat jam 12.00 –

13.00)

Hari Jumat Jam 07.30 – 16.30 WIB (Waktu Istirahat jam 11.30 – 13.00)

Perhitungan waktu kerja efektif selama satu tahun. Adapun pengamatan

waktu yang digunakan untuk aktivitas yang diamati dalam penelitian

dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi

(Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerja dengan jarak waktu

pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja

selama 3 hari untuk masing-masing bagian.

Jumlah hari kerja efektif pegawai dapat dihitung seperti pada Tabel 3.

Tabel 3. Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013

No Bulan Jumlah

Hari

Libur Hari

Sabtu&Minggu

Libur

Nasional

Hari Kerja

Efektif

1 Januari 31 5 2 24

2 Februari 28 5 0 23

3 Maret 31 6 2 23

4 April 30 5 0 25

5 Mei 31 5 2 24

6 Juni 30 6 1 23

7 Juli 31 5 0 26

8 Agustus 31 5 3 23

9 September 30 6 0 24

10 Oktober 31 5 1 25

11 Nopember 30 5 1 24

12 Desember 31 6 1 24

JUMLAH 365 64 13 288

37

Hasil perhitungan menunjukkan bahwa total hari dalam satu tahun

sebanyak 365 hari, lalu jumlah hari dikurangi dengan libur hari Sabtu dan Minggu

sebanyak 64 hari dan libur Nasional sebanyak 13 hari sehingga diperoleh jumlah

hari kerja efektif pegawai yaitu sebanyak 288 hari. Sementara itu, jam kerja

pegawai dimulai dari pukul 7.30 pagi hingga 15.30 sore, dengan jumlah hari kerja

selama satu minggu adalah lima hari.

Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan selama kurang lebih dua

bulan sesuai dengan hari kerja dan waktu kerja instansi dengan menggunakan

work sampling yang dilakukan untuk orang per orang. Barnes yang dikutip dari

Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur

aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan

waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian

disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan work

sampling selama penelitian adalah sebagai berikut:

1. Membuat formulir work sampling yang dilihat pada Lampiran 2, dengan

menentukan kisaran waktu per pengamatan, yaitu setiap sepuluh menit.

2. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori

produktif, tidak produktif maupun pribadi.

3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dalam ketiga kategori

dijumlahkan, dicari rata-ratanya.

4. Jumlah pengamatan yang diperoleh dikalikan dengan sepuluh karena lamanya

waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah

penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif,

tidak produktif, maupun pribadi.

Kegiatan yang termasuk ke dalam kategori produktif adalah berbagai

kegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas pokok tiap pegawai. Sementara

itu yang termasuk ke dalam jenis kegiatan yang tidak produktif adalah mengobrol,

membaca koran, mengerjakan tugas pribadi, terlambat datang kerja dan pulang

lebih awal, lalu untuk jenis kegiatan yang tergolong ke dalam kategori kegiatan

pribadi adalah makan, minum, shalat, tidur dan ke toilet.

38

4.4.1 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan

Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling

pada Bagian Pemerintahan tersaji pada Tabel 4.

Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Bagian Pemerintahan

Setda Kota Bogor

Bagian

Pemerintahan

Total Waktu

(menit) Jumlah Persentase (%) Total

Prosentasi 1 2 3 1 2 3

Pegawai 1 370 50 60 480 77,08 10,42 12,50 100,00

Pegawai 2 410 40 30 480 85,42 8,33 6,25 100,00

Pegawai 3 340 30 110 480 70,83 6,25 22,92 100,00

Pegawai 4 350 50 80 480 72,92 10,42 16,67 100,00

Pegawai 5 410 30 40 480 85,42 6,25 8,33 100,00

Pegawai 6 330 40 110 480 68,75 8,33 22,92 100,00

Pegawai 7 350 50 80 480 72,92 10,42 16,67 100,00

Pegawai 8 360 30 90 480 75,00 6,25 18,75 100,00

Pegawai 9 320 40 120 480 66,67 8,33 25,00 100,00

Pegawai 10 310 50 120 480 64,58 10,42 25,00 100,00

Pegawai 11 380 50 50 480 79,17 10,42 10,42 100,00

Pegawai 12 340 50 90 480 70,83 10,42 18,75 100,00

Pegawai 13 370 50 60 480 77,08 10,42 12,50 100,00

Pegawai 14 350 40 90 480 72,92 8,33 18,75 100,00

Pegawai 15 340 40 100 480 70,83 8,33 20,83 100,00

Jumlah 5330 520 1030 5760

Rataan 351 43 86 480

Keterangan :

1 = Jenis kegiatan produktif

2 = Jenis kegiatan tidak produktif

3 = Jenis kegiatan pribadi

Berdasarkan Tabel 9 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing

kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah

berkisar dari 64,58 persen hingga 87,42 persen, sementara untuk kegiatan tidak

39

produktif berkisar dari 6,25 persen hingga 10,42 persen, lalu untuk kegiatan

pribadi berkisar dari 6,25 hingga 25,00 persen.

Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu

produktif yang paling tinggi yaitu pegawai 5 sebesar 85,42 persen atau 410 menit.

Faktor yang menyebabkan pegawai memiliki waktu produktif tinggi karena

pegawai memiliki tugas penyusun konsep laporan pertanggungjawaban walikota

kepada DPRD, mengkoordinasikan kerjasama daerah dimana kerjasama bersifat

lokal, nasional dan internasional serta mengkoordinasikan semua SKPD mengenai

keikutsertaan dalam forum-forum dan perjanjian (MOU) kerjasama daerah dan

Luar Negeri. Dengan bobot pekerjaan seperti itu pegawai sering bekerja diluar

jam kantor. Sedangkan jumlah penggunaan waktu produktif yang sedikit adalah

pegawai 10 sebesar 64,58 persen atau 310 menit. Penyebab rendahnya

produktivitas kerja pegawai hanya bekerja mengelola barang unit dimana

pekerjaannya meliputi pengecekan, menyusun usulan daftar kebutuhan barang 2

(dua) kali dalam setahun, menyusun laporan inventarisasi barang unit 2 (dua) kali

dalam setahun. Selain mengerjakan tugas-tugas tersebut, pegawai sering

melakukan kegiatan tidak produktif seperti membaca koran dan mengerjakan

tugas pribadi di kantor. Penggunaan waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian

Pemerintahan Setda Kota Bogor

40

4.4.2 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum


pada Bagian Hukum tersaji pada Tabel 5.

Tabel 5. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Hukum Setda

Kota Bogor

Bagian

Hukum

Total Waktu



Pegawai 1 360 50 70 480 75,00 10,42 14,58 100,00

Pegawai 2 400 50 30 480 83,33 10,42 6,25 100,00

Pegawai 3 330 40 110 480 68,75 8,33 22,92 100,00

Pegawai 4 340 50 90 480 70,83 10,42 18,75 100,00

Pegawai 5 400 40 40 480 83,33 8,33 8,33 100,00

Pegawai 6 320 50 110 480 66,67 10,42 22,92 100,00

Pegawai 7 330 70 80 480 68,75 14,58 16,67 100,00

Pegawai 8 350 40 90 480 72,92 8,33 18,75 100,00

Pegawai 9 310 40 130 480 64,58 8,33 27,08 100,00

Pegawai 10 300 40 140 480 62,50 8,33 29,17 100,00

Pegawai 11 370 60 50 480 77,08 12,50 10,42 100,00

Pegawai 12 330 50 100 480 68,75 10,42 20,83 100,00

Jumlah 4140 580 1040 5760

Rataan 345 48 87 480

Keterangan :




Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang

dilakukan pegawai bagian Hukumdiketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori

kegiatan produktif adalah berkisar dari 62,50 persen hingga 83,33 persen,

sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari 8,33 persen hingga 14,58

persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 6,25 hingga 29,17 persen.


produktif yang paling tinggi oleh pegawai Bagian Hukum yaitu pegawai 5 yaitu

41

sebesar 83,33 persen atau 400 menit. Faktor yang menyebabkan pegawai ini

memiliki jam produktif yang tinggi adalah karena pegawai 5 memiliki tugas

sebagai pengonsep, pemeriksa, dan penyusun yang terkait dengan produk hukum

daerah dimana produk hukum daerah meliputi Puluhan Keputusan Walikota,

Belasan Peraturan Daerah, dan Puluhan Peraturan Walikota setiap tahunnya.

Sementara pegawai 10 memiliki waktu produktif yang rendah sebesar 62,50

persen atau 300 menit, penyebab rendahnya produktivitas kerjanya jika

dibandingkan dengan pegawai lainnya karena pegawai 10 hanya mengerjakan

laporan pertanggungjawaban anggaran yang hanya dikerjakan pada akhir bulan

saja dan melaporkan maksimal pada tanggal 5 bulan berikutnya. Selain tugas

tersebut, pegawai banyak melakukan kegiatan yang tidak produktif. Penggunaan

waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 8.


Hukum Setda Kota Bogor

4.4.3 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi


pada Bagian Organisasi tersaji pada Tabel 11.

42

Tabel 11. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Organisasi Setda

Kota Bogor

Bagian

Organisasi

Total Waktu



Pegawai 1 370 60 50 480 77,08 12,50 10,42 100,00

Pegawai 2 420 50 10 480 87,50 10,42 2,08 100,00

Pegawai 3 320 70 90 480 66,67 14,58 18,75 100,00

Pegawai 4 280 80 120 480 58,33 16,67 25,00 100,00

Pegawai 5 330 50 100 480 68,75 10,42 20,83 100,00

Pegawai 6 320 40 120 480 66,67 8,33 25,00 100,00

Pegawai 7 340 60 80 480 70,83 12,50 16,67 100,00

Pegawai 8 280 80 120 480 58,33 16,67 25,00 100,00

Pegawai 9 290 20 170 480 60,42 4,17 35,42 100,00

Jumlah 2950 510 860 4320

Rataan 328 57 96 480

Keterangan :




Dari hasil penelitian jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing

kategori kegiatan yang dilakukan pegawai Bagian Organisasi diketahui bahwa

jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah berkisar dari 58,33 persen

hingga 87,50 persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari

8,33persen hingga 16,67 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 2,08

hingga 35,42 persen.


produktif yang paling tinggi oleh pegawai bagian Organisasi yaitu pegawai 2.

Faktor yang menyebabkan pegawai ini memiliki jam produktif yang tinggi adalah

pertama karena pegawai 2 memiliki jiwa yang disiplin, bekerja sesuai Standar

Operasional Prosedur (SOP) yang ada, taat pada peraturan yang telah ditetapkan

oleh Pemerintah Kota Bogor, menangani pekerjaan yang padat dan memerlukan

waktu penyelesaian yang banyak. Pegawai 2 merupakan pegawai yang melakukan

tugas pembuatan konsep pedoman pelayanan publik dan seringnya melakukan

43

kedinasan keluar daerah untuk menghadiri undangan atau pelatihan serta

mengikuti rapat-rapat atas perintah atasan. Sementara pegawai 4 penyebab

rendahnya produktivitas kerjanya jika dibandingkan dengan pegawai lainnya

karena pekerjaan yang tidak padat dan dapat diselesaikan dalam rentang waktu

yang sedikit. Kemudian pegawai yang tidak bisa mengoperasionalkan komputer

sehingga melimpahkan pekerjaannya kepada pegawai lain. Pegawai 4 merupakan

pegawai yang mengerjakan gaji, menghitung tunjangan-tunjangan dan

kepegawaian Bagian Organisasi. Hal itu dikarenakan pengelolaan gaji hanya

dilakukan awal bulan, perhitungan dan pembagian tunjangan pada minggu kedua,

dan mengerjakan kepegawaian hanya bersifat insidentil dan tidak setiap bulan.

Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010), dikatakan bahwa

waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Namun

terlihat dari Gambar 2, yang menggambarkan mengenai penggunaan waktu kerja

produktif pegawai bagian Organisasi, dapat disimpulkan bahwa terlihat bahwa

pegawai 2 memiliki produktivitas yang optimal sebesar 90 persen yang

menunjukan bahwa penggunaan waktu yang efektif dalam mengerjakan tugas-

tugas secara cepat, tepat dan maksimal. Setelah itu pada dua urutan teratas yaitu

pegawai 1 (satu) karena bobot pekerjaan yang berat karena berbagai aktivitas

pekerjaan yang meliputi pengolahan data untuk membuat pedoman pelayanan

publik. Akan tetapi, ada pegawai yang memiliki waktu kerja produktif sebesar

58,33 persen karena bobot pekerjaan yang rendah. Pemakaian waktu produktif

tersaji pada Gambar 9.


Organisasi Setda Kota Bogor

44

4.5 Analisis Kebutuhan Pegawai

Selain mendasari perhitungan analisis pada beban kerja yang ada, analisis

jumlah kebutuhan tenaga kerja ini pun akan mendasari pada pendekatan tugas per

tugas jabatan seperti yang tercantum pada Modul Pedoman Perhitungan

Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan

Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/

2004), adapun langkah-langkah perhitungan pegawai sebagai berikut:

1. Menetapkan Waktu Kerja

Waktu kerja efektif dihitung dengan menentukan jumlah hari dalam

setahun, jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun, jumlah hari libur dalam

setahun, dan jumlah hari libur nasional dalam setahun. Kemudian jumlah hari

Sabtu dan Minggu ditambahkan dengan jumlah hari libur nasional yang

menghasilkan total hari tidak bekerja atau libur, lalu jumlah hari dalam setahun

itu dikurangi dengan total jumlah hari tidak bekerja. Rumusan perhitungan hari

kerja efektif sebagai berikut:

Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun 365 hari

Jumlah hari Sabtu dan Minggu 64 hari

Jumlah hari Libur Nasional 13 hari +

77 hari –

Jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun 288 hari

Satu hari kerja = 8 jam kerja – 1 jam (waktu istirahat) = 7 jam

Waktu efektif dalam satu tahun = 70% x 7 jam = 4,9 jam ≈ 5jam

Waktu produktif dalam satu tahun = 288 hari x 5 jam = 1.440 jam atau 86.400

menit.

Setelah itu hasilnya dijumlahkan dan dikalikan dengan 288 hari per tahun

hari kerja, maka didapatlah total jam kerja efektif Bagian Pemerintahan

1.535.040 menit per satu tahun, Bagian Hukum adalah 1.192.320 menit dan

Bagian Organisasi adalah 849.600 menit.

2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas

Setiap pekerjaan harus diukur waktu yang digunakan untuk penyelesaian

tugasnya. Oleh karena itu, pekerjaan harus dapat diukur dan dihitung dalam

45

satuan waktu tertentu sehingga penyelesaian tugas dapat efektif dan efisien.

Efektif terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah

ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidaklain mengandung dua makna, yaitu:

makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu

menggunakan waktu yang ada. Waktu penyelesaian tugas (WPT) diperoleh

dengan mengalikan beban tugas dua belas bulan dan standar kemampuan rata-

rata, yang kedua data tersebut diperoleh data sekunder berupa penghitungan

kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja.

Contoh perhitungan pegawai pada Bagian Organisasi yang menjadi Analis

Data Ketatalaksanaan. Pegawai tersebut memiliki pekerjaan yaitu mengolah

data dan menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.

Pegawai memiliki beban tugas selama setahun adalah 1 (satu) dokumen.

Standar Kemampuan Rata-rata berupa standar kemampuan yang diukur dari

satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil.

Norma Waktu = 1 orang analis x 300 jam = 300 jam

1 dokumen

Hasil dari perhitungan tersebut Standar Kemampuan Rata-rata pegawai ini

menyelesaikan dokumen LAKIP dalam 300 jam menghasilkan satu dokumen

pertahun. Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu

penyelesaian setiap elemen tugas diperoleh dari hasil wawancara terhadap

semua pegawai yang diteliti. Hasil perkalian antara beban tugas dan standar

kemampuan rata-rata kemudian dijumlahkan, sehingga total waktu

penyelesaian tugas (∑ WPT) adalah 1.491 jam per tahun. Hasil perhitungan

dapat dilihat pada Lampiran 3.

3. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan

Secara umum tugas pokok dari Bagian Pemerintahan adalah perumus

kebijakan dan pembinaan kecamatan dan kelurahan dalam pelaksanaan tugas

yang sudah diberikan, kemudian pengelolaan yang berhubungan dengan

pertanahan dan batas wilayah Kota Bogor. Dengan tugas dan tanggung jawab

yang besar maka pengukuran beban kerja sudah dihitung pada Lampiran 4.

Jumlah beban kerja Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian

Pemerintahan Umum adalah 3.300 jam per tahun, total ini berada di atas

http://id.shvoong.com/tags/dari/

http://id.shvoong.com/tags/tidak/

46

waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan

pegawai adalah sebagai berikut:

Pengadministrasi Keuangan =

= 2,23 ≈ 2 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien

Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja

diakibatkan banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan

pelaporannya sehingga dikerjakan oleh 2 orang.

Jumlah beban kerja Pengurus Barang Unit Bagian Pemerintahan adalah

1.068 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS

yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:

Pengurus Barang Unit =

= 0,74 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengurus

Barang Unit diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja diakibatkan

kurangnya tugas yang diberikan sehingga pegawai lebih banyak menggunakan

waktu tidak produktif dan pribadi. Selain itu kepengurusan barang unit tidak

setiap hari, namun hanya bersifat bulanan dan semesteran pelaporan dan

pengusulannya.

Jumlah beban kerja Bendahara Pengeluaran Pembantu Bagian

Pemerintahan adalah 913 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu

produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai

adalah sebagai berikut:

Bendahara Pengeluaran Pembantu =

= 0,63 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara

Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja

diakibatkan pelaksanaan tugas yang hanya dilakukan awal dan akhir bulan

dari mulai pengusulan anggaran hingga pemeriksaan laporan

pertanggungjawaban. Selain menangani masalah keuangan di Bagian

Pemerintahan, pegawai lebih banyak melakukan kegiatan tidak produktif

seperti mengerjakan tugas pribadi dan mengobrol. Pegawai ini perlu

mendapatkan tugas tambahan selain menangani masalah keuangan.

47

Jumlah beban kerja Bendahara Gaji dan Kepegawaian Bagian

Pemerintahan adalah 1.177 jam per tahun, total ini berada di bawah waktu



Bendahara Gaji =

= 0,82 ≈ 1 orang


Gaji diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja diakibatkan pelaksanaan

tugas pengelolaan gaji dan tunjangan hanya dilakukan awal bulan. Dengan

adanya kebijakan baru bahwa PNS diatas Golongan III mendapatkan

pembayaran gaji via bank maka mengurangi beban kerja dari pegawai ini. Jadi

hanya menangani gaji PNS Bagian Pemerintahan Golongan I dan II yang

jumlahnya sedikit. Selain itu, pengelolaan kepegawaian hanya bersifat

insidentil dan tidak sering.

Jumlah beban kerja Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar Bagian

Pemerintahan adalah 2.987 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu



Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar =

= 2,01 ≈ 2 orang


Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan

beban kerja ini ditanggung oleh 2 orang pegawai, karena penanganan Surat

Masuk dan Keluar dibagi dua tempat tugas, pegawai yang pertama di Bagian

Pemerintahan dan pegawai kedua diperbantukan di kearsipan ruangan Asisten

Tata Praja. Selain itu banyak surat-surat yang berhubungan dengan kecamatan

dan kelurahan karena Bagian Pemerintahan sebagai pembina unit kerja

tersebut.


Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan adalah 2.923 jam per tahun, total ini

berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah

kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:


= 2,03 ≈ 2 orang

48




pelaporannya sehingga dikerjakan oleh 2 orang.

Jumlah beban kerja Pelaksana Teknis pada Sub Bagian Pembinaan

Kecamatan dan Kelurahan adalah 1.040 jam per tahun, total ini berada di atas



Pelaksana Teknis =

= 0,72 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pelaksana

Teknis Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan diperoleh hasil 1

orang. Terjadi kesenjangan antara jam efektif riil pegawai dengan standar jam

kerja, hal itu dikarenakan kegiatan yang dilaksanakan pada sub bagian ini

bersifat monitoring dan evaluasi yang tidak memerlukan waktu yang lama.

Pegawai ini perlu ditambahkan tugas baru dalam pembinaan kecamatan dan

kelurahan seperti membuat laporannya.

Jumlah beban kerja Pengolah Data Perangkat Kecamatan pada Sub Bagian

Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan adalah 1.001 jam per tahun, total ini

berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah


Pengolah Data Perangkat Kecamatan =

= 0,70 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengolah

Data Perangkat Kecamatan diperoleh hasil 1 orang. Adanya kekurangan beban

kerja disebabkan pembinaan kecamatan tidak dilakukan setiap hari dan jumlah

kecamatan sedikit hanya 6 kecamatan dengan 68 kelurahan. Jadi penyiapan

bahan kerja dan penyusunan laporan jumlahnya tidak terlalu banyak.


Pertanahan adalah 2.923 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif

untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah

sebagai berikut:


= 2,03 ≈ 2 orang

49




pelaporannya sehingga cukup dikerjakan oleh 2 orang.

Jumlah beban kerja Petugas Teknis pada Sub Bagian Pertanahan adalah

2.492 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu

1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:

Petugas Teknis =

= 1,73 ≈ 2 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Petugas

Teknis diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja diakibatkan banyaknya

titik-titik lokasi yang harus ditinjau yang berkaitan dengan batas wilayah dan

permohonan IPPT sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit dan

pegawai 2 orang. Dari hasil keseluruhan perhitungan pegawai dapat

ditampilkan pada Tabel 7.

Tabel 7. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan

No Nama Jabatan Kebutuhan

Pegawai (orang)

Pembulatan

(orang)

1.

Pengadministrasi Keuangan Sub

Bagian Pemerintahan Umum

2,23 2

2. Pengurus Barang Unit 0,74 1

3. Bendahara Pengeluaran Pembantu 0,63 1

4. Bendahara Gaji 0,82 1

5. Pengadministrasi Surat Masuk dan

Keluar

2,01 2

6. Pengadministrasi Keuangan Sub

Bagian Pembinaan Kecamatan dan

Kelurahan

2,03 2

7. Pelaksana Teknis pada Sub Bagian

Pembinaan Kecamatan dan

Kelurahan

0,72 1

8. Pengolah Data Perangkat Kecamatan 0,70 1

9. Pengadministrasi Keuangan pada

Sub Bagian Pertanahan

2,03 2

10. Petugas Teknis pada Sub Bagian

Pertanahan

1,73 2

Jumlah 13,64 14

4. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum

Bagian Hukum secara umum memiliki tugas perumusan kebijakan di

bidang hukum di Kota Bogor. Pengukuran beban kerja Bagian Hukum

terdapat pada Lampiran 5.

50

Jumlah beban kerja Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar sebesar

3.379 jam per tahun, total ini melebihi waktu produktif pedawai sebesar 1.440

jam per tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:

Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar =

= 2,35 ≈ 2 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah kebutuhan pegawai diperoleh hasil 2

orang. Nilai beban kerja yang berlebih dikarenakan banyaknya surat masuk

untuk pengajuan koreksi atas produk-produk hukum dari semua Satuan Kerja

Perangkat Daerah. Oleh karena itu, diperlukan pegawai 2 orang untuk

memenuhi beban tugas dari Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar.

Jumlah beban kerja Bendahara Pengeluaran Pembantu sebesar 1.390 jam

per tahun, total ini melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per

tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:


= 0,96 ≈ 1 orang


Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat

dilakukan dengan cara membantu pegawai lain yang memiliki kelebihan

beban kerja.

Total beban kerja Bendahara gaji dan kepegawaian sebesar 1.153 jam per

tahun, total ini melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per tahun.

Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:

Bendahara gaji dan kepegawaian =

= 0,80 ≈ 1 orang


gaji dan kepegawaian diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat

dilakukan dengan cara ditambahkan tugas kepada pegawai tersebut.

Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan dokumentasi memiliki beban

kerja 2.413 jam per tahun, total ini berada diatas waktu produktif untuk PNS



= 1,67 ≈ 2 orang



51

karena banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan anggarannya

sehingg beban kerja yang tinggi bisa ditangani oleh 2 orang.

Total beban kerja Pengurus Barang Unit sebesar 853 jam per tahun, total

ini tidak melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per tahun.

Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:

Pengurus Barang Unit =

= 0,59 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengurus

Barang Unit diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat dilakukan

dengan cara ditambahkan tugas kepada pegawai tersebut. Beban kerja yang

sedikit karena Bagian bukan unit kerja yang besar yang memiliki jumlag

barang unit yang banyak, sehingga dalam pengelolaan barang tidak

memerlukan waktu yang lama.

Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan

perundangan memiliki beban kerja 6.912 jam per tahun, total ini berada diatas



Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan

=

= 4,80 ≈ 5 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Penganalisa

dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan diperoleh

hasil 5 orang. Kelebihan beban kerja karena banyaknya Lembaran Daerah dan

Berita Daerah yang harus dikoreksi, dikoordinasikan dan disusun laporannya.

Selain itu penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan

berjumlah 350 laporan sehingga memerlukan pegawai 5 orang untuk

memenuhi beban tugas tersebut.

Penyusun dan Perancang Undang-Undang memiliki beban kerja 10.323

jam per tahun, total ini berada diatas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440

jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:

Penyusun dan Perancang Undang-Undang =

= 7,17 ≈ 7 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Penyusun dan

Perancang Undang-Undang diperoleh hasil 7 orang. Kelebihan beban kerja

52

karena produk-produk hukum daerah yang harus dikaji, dikoreksi, disusun dan

ditetapkan untuk menunjang kelancaran dan kepastian hukum.

Pengadministrasi Keuangan Perundang-undangan memiliki beban kerja

811 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu



= 0,56 ≈ 1 orang


Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja

karena sedikitnya jumlah kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan

anggarannya sehingga beban kerja rendah dan pegawai menggunakan

sebagian waktunya untuk melaksanakan hal-hal yang tidak produktif.

Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara (TUN)

memiliki beban kerja 6.781 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu



Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan TUN =

= 4,71 ≈ 5 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Fasilitator

Penanganan Perkara Perdata dan TUN diperoleh hasil 5 orang. Kelebihan

beban kerja disebabkan banyaknya pembinaan hukum yang harus

dilaksanakan.

Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukum memiliki beban kerja 2.962

jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440

jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:


= 2,01 ≈ 2 orang



disebabkan banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan

penggunaan anggarannya. Dari hasil keseluruhan perhitungan pegawai dapat

ditampilkan pada Tabel 8.

53

Tabel 8. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum No Nama Jabatan Kebutuhan

Pegawai (orang)

Pembulatan

(orang)

1.

Pengadminstrasi Surat Masuk dan

Keluar

2,35 2


3. Bendahara Gaji dan Kepegawaian 0,80 1

4. Pengadministrasi Keuangan

Pengkajian dan Dokumentasi

1,67 2

5. Pengurus Barang Unit 0,59 1

6. Pelaksana Teknis pada Penganalisa

dan pengkaji produk hukum daerah

serta peraturan perundangan

4,80 5

7. Penyusun dan Perancang Undang-

Undang

7,17 7

8. Pengadministrasi Keuangan pada Sub

Perundang-undangan

0,56 1

9. Fasilitator Penanganan Perkara

Perdata dan TUN

4,71 5

10. Pengadministrasi Keuangan Bantuan

Hukum

2,01 2

Jumlah 25,62 26

5. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi

Tugas dan tanggung jawab Bagian Organisasi cukup luas. Secara umum

tugasnya adalah menyusun rumusan kebijakan mengenai bidang

ketatalaksanaan seperti standar operasional prosedur, tata naskah dinas,

penyusunan tugas pokok dan fungsi semua organisasi perangkat daerah yang

ada di Kota Bogor. Pengukuran beban kerja Bagian Organisasi terdapat pada

Lampiran 3.

Total beban kerja Pengadministrasi Surat pada Bagian Organisasi adalah

1.116 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS


Pengadministrasi Surat =

= 0,77 ≈ 1 orang


Pengadministrasi Surat diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat

dilakukan dengan cara membantu pegawai lain yang memiliki kelebihan

beban kerja.

Bendahara pengeluaran pembantu memiliki beban kerja 1.259 jam per

tahun, total ini berada di bawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam

per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:

54


= 0,87 ≈ 1 orang


Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Sebaiknya pegawai ini diberi

pekerjaan tambahan agar lebih produktif.

Bendahara gaji memiliki beban kerja 793 jam per tahun, total ini berada di

bawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah


Bendahara Gaji =

= 0,55 ≈ 1 orang


Gaji diperoleh hasil 1 orang. Pegawai ini adalah pegawai dengan jumlah

beban kerja terendah pada Bagian ini. Hal itu dikarenakan kurangnya

keterampilan mengoperasionalkan komputer sehingga melimpahkan sebagian

pekerjaannya kepada pegawai lain yang mampu dan terampil komputer.

Analis Data Ketatalaksanaan memiliki beban kerja 1.491 jam per tahun,

total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun.

Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:

Analis Data Ketatalaksaaan =

= 1,03 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Analis Data

Ketatalaksanaan diperoleh hasil 1 orang. Nilai beban kerja yang berlebih

masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut.

Pengelola Administrasi Keuangan Ketatalaksanaan memiliki beban kerja

1.258 jam per tahun, total ini berada d atas waktu produktif untuk PNS yaitu


Pengelola Administrasi Keuangan =

= 0,87 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola

Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, beban kerjanya

terlalu sedikit maka harus ditambahkan tugas-tugasnya agar bisa lebih

produktif saat bekerja.

Analis Jabatan memiliki beban kerja 2.513 jam per tahun, total ini berada

di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah


55

Analis Jabatan =

= 1,75 ≈ 2 orang


Administrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Nilai beban kerja yang

berlebih masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut. Akan tetapi, beban

kerjanya terlalu banyak maka harus ditambahkan pegawainya.

Pengelola Administrasi Keuangan Analisa Jabatan memiliki beban kerja




= 0,87 ≈ 1 orang


Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, beban kerjanya

terlalu sedikit maka harus ditambahkan tugas-tugasnya agar bisa lebih

produktif saat bekerja.

Analis Data Pendayagunaan Aparatur memiliki beban kerja 1.694 jam per

tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per

tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:

Analis Data Pentur =

= 1,18 ≈ 1 orang

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Analis Data

Pendayagunaan Aparatur diperoleh hasil 1 orang. Nilai beban kerja yang

berlebih masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut, namun sebaiknya

memberikan sedikit pekerjaannya kepada pegawai lain.

Pengelola Administrasi Keuangan Analisa Jabatan memiliki beban kerja




= 0,92 ≈ 1 orang


Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, pegawai tersebut

bisa ditambahkan tugas dari pegawai yang memiliki kelebihan beban kerja.

Berkaitan perhitungan secara keseluruhan jumlah pegawai yang diperlukan

pada Bagian Organisasi adalah 9 orang. Dengan jumlah pegawai seperti itu,

maka semua beban kerja pada Bagian Organisasi akan teratasi, tidak perlu

56

diadakan penambahan atau pengurangan jumlah pegawai namun hanya

pendistribusian tugas yang bisa diatur.Dari hasil keseluruhan perhitungan

pegawai dapat ditampilkan pada Tabel 9.

Tabel 9. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi

No Nama Jabatan Kebutuhan

Pegawai (orang)

Pembulatan

(orang)

1. Pengadministrasi Surat 0,77 1


3. Bendahara Gaji 0,55 1

4. Analis Data Ketatalaksaaan 1,03 1

5. Pengelola Administrasi Keuangan

pada Sub Bag Ketatalaksanaan

0,87 1

6. Analis Jabatan 1,75 2


pada Subbag Analisa Jabatan

0,87 1

8. Analis Data Pentur 1,18 1


pada Subbag Pentur

0,92 1

Jumlah 8,81 9

4.6 Perbandingan Kebutuhan Pegawai

4.6.1 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan

Setelah dilakukan perhitungan beban tugas, maka dapat dibandingkan hasil

jumlah kebutuhan pegawai dengan jumlah aktual pegawai pada Bagian

Pemerintahan, dapat dilihat pada Tabel 10.

Tabel 10 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Pemerintahan

pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai No Nama Jabatan Jumlah Kebutuhan

Pegawai (Orang)

Jumlah Aktual

Pegawai (Orang)

1.

Pengadministrasi Keuangan

Sub Bagian Pemerintahan

Umum

2 2

2. Pengurus Barang Unit 1 1

3. Bendahara Pengeluaran

Pembantu

1 1

4. Bendahara Gaji 1 1

5. Pengadministrasi Surat Masuk

dan Keluar

2 2


Sub Bagian Pembinaan

Kecamatan dan Kelurahan

2 2

7. Pelaksana Teknis pada Sub

Bagian Pembinaan Kecamatan

dan Kelurahan

1 1

57

Lanjutan Tabel 10.

8. Pengolah Data Perangkat

Kecamatan

1 1


pada Sub Bagian Pertanahan

2 3

10. Petugas Teknis pada Sub

Bagian Pertanahan

2 2

Jumlah 14 15

Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa pada Bagian

Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Bogor jumlah aktual pegawai saat ini

adalah 15 orang, namun setelah melakukan perhitungan beban kerja didapatkan

jumlah pegawai ideal sebesar 14 orang. Hal itu mengartikan terjadi kelebihan

jumlah pegawai 1 (satu) orang yaitu pada jabatan Pengadministrasi Keuangan

pada Sub Bagian Pertanahan. Pekerjaan tersebut sebenarnya bisa dikerjakan oleh

2 orang, akan tetapi saat ini dikerjakan oleh 3 orang pegawai. Hal itu menunjukan

adanya ketidaksesuaian beban kerja dengan jumlah pegawai yang dimiliki,

dimana beban jumlah yang sedikit namun dalam penyelesaian tugasnya dikerjakan

oleh beberapa orang. Perbedaan tersebut menjadi masalah saat kelebihan jumlah

pegawai akan menciptakan penggunaan waktu kerja efektif pegawai yang sedikit,

misalnya pegawai akan lebih banyak menganggur dan melakukan banyak kegiatan

pribadi karena sedikitnya tugas dan tanggung jawab pegawai yang dimiliki.

Dampak dari hal tersebut adalah kinerja pegawai yang kurang baik yang pada

akhirnya akan mempengaruhi kinerja Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah

Kota Bogor.

4.6.2 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum

Berdasarkan perhitungan kebutuhan pegawai maka dapat dibandingkan

jumlah eksisting pegawai Bagian Hukum dengan pegawai yang dibutuhkan yang

tersaji pada Tabel 11.

Tabel 11 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Hukum pada

Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai

No Nama Jabatan Jumlah Kebutuhan

Pegawai (Orang)

Jumlah Aktual

Pegawai (Orang)

1.

Pengadminstrasi Surat Masuk

dan Keluar

2 1


Pembantu

1 1

3. Bendahara Gaji dan

Kepegawaian

1 1

58

Lanjutan Tabel 11


Pengkajian dan Dokumentasi

2 0

5. Pengurus Barang Unit 1 0

6. Penganalisa dan pengkaji

produk hukum daerah serta

peraturan perundangan

5 2

7. Penyusun dan Perancang

Undang-Undang

7 4


pada Sub Perundang-undangan

1 0

9. Fasilitator Penanganan Perkara

Perdata dan TUN

5 2


Bantuan Hukum

2 1

Jumlah 26 12

Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah aktual pegawai

saat ini adalah 12 orang, akan tetapi jumlah kebutuhan pegawai sebenarnya adalah

26 orang. Hal itu menunjukan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Bogor

memiliki kekurangan banyak pegawai sebesar 14 orang. Hal itu menandakan

beban kerja yang terlalu tinggi sehingga memerlukan penambahan jumlah

pegawai agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu dalam

rangka melayani kebutuhan pegawai dan masyarakat bidang hukum di Kota

Bogor sehingga akan mengoptimalkan hasil pekerjaaan yang berdaya guna dan

sesuai dengan tujuan unit kerja.

Beberapa jabatan yang paling kekurangan pegawai yaitu pegawai

pelaksana teknis bidang hukum yang meliputi Penganalisa dan pengkaji produk

hukum daerah serta peraturan perundangan memiliki jumlah aktual 2 orang

sedangkan jumlah kebutuhan pegawai ideal sebanyak 5 orang sehingga jabatan

tersebut memiliki kekurangan 3 orang pegawai, Penyusun dan Perancang Undang-

Undang memiliki jumlah aktual 4 orang sedangkan jumlah kebutuhan pegawai

ideal sebanyak 7 orang sehingga jabatan tersebut memiliki kekurangan 3 orang

pegawai, dan Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara

memiliki jumlah aktual 2 orang sedangkan jumlah kebutuhan pegawai ideal

sebanyak 5 orang sehingga jabatan tersebut memiliki kekurangan 3 orang

pegawai. Penambahan jumlah pegawai disesuaikan dengan kebutuhan yang

tercantum pada nama jabatan fungsional umum. Jabatan baru yang diperlukan

oleh Bagian Hukum meliputi Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan

59

Dokumentasi berjumlah 2 orang, Pengurus Barang Unit berjumlah 1 orang, dan

Pengadministrasi Keuangan pada Sub Perundang-undangan berjumlah 1 orang.

4.6.3 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi

Beban tugas yang dimiliki oleh setiap pegawai Bagian Organisasi telah

dihitung berdasarkan waktu kerja efektif pegawai. Setelah itu mendapatkan

jumlah kebutuhan pegawai dan dibandingkan dengan jumlah aktual pegawai yang

terlihat pada Tabel 12.

Tabel 12 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Organisasi pada

Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai No Nama Jabatan Jumlah Kebutuhan

Pegawai (Orang)

Jumlah Aktual

Pegawai (Orang)

1. Pengadministrasi Surat 1 1


Pembantu

1 1

3. Bendahara Gaji 1 1

4. Analis Data Ketatalaksaaan 1 1

5. Pengelola Administrasi

Keuangan pada Sub Bag

Ketatalaksanaan

1 1

6. Analis Jabatan 2 2


Keuangan Subbag Anjab

1 1

8. Analis Data Pentur 1 1


Keuangan Subbag Pentur

1 1

Jumlah 9 9

Berdasarkan tabel tersebut dapat dijelaskan bahwa jumlah kebutuhan

pegawai ideal Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor berjumlah 9

orang dan jumlah pegawai yang bekerja saat ini adalah 9 orang. Hal itu

menunjukan bahwa pada Bagian ini memiliki kecocokan jumlah beban kerja

dengan jumlah pegawainya sehingga tidak perlu menambahkan dan mengurangi

jumlah pegawai, namun hanya meningkatkan kualitas pegawai guna memenuhi

kebutuhan dan mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

4.7 Keterkaitan Pengelolaan Jumlah Pegawai Antar Bagian

Pada Bagian Pemerintahan memiliki kelebihan pegawai, pegawai tersebut

dapat didistribusikan kepada Bagian Hukum yang kekurangan banyak pegawai.

Hal tersebut dikarenakan jabatan yang memiliki kelebihan pegawai adalah sebagai

Pengadministrasi Keuangan, dimana pekerjaannya tidak mempunyai spesialisasi

pekerjaan yang khusus, pekerjaannya bersifat umum dan jenis pekerjaan tersebut

60

terdapat pada semua unit kerja. Jika dilihat pada Tabel 16, jabatan

Pengadministrasi Keuanganmemang diperlukan untuk Bagian Hukum karena

jabatan tersebut kekurangan 4 orang pegawai. Sedangkan Bagian Organisasi tidak

bisa melakukan pendistribusian dengan Bagian Pemerintahan dan Bagian Hukum

karena jumlah pegawai dan beban tugas pegawai sudah tepat antara riil dan

kebutuhannya.

4.8 Implikasi Manajerial

Setiap unit kerja sudah menentukan beban tugas setiap pegawainya.

Sedangkan beban kerja pegawai merupakan tanggung jawab masing-masing dari

pegawai tersebut. Berdasarkan hasil pembahasan dapat disimpulkan bahwa perlu

adanya pemindahan, pengurangan dan penambahan pegawai maupun tugas pada

masing-masing bagian.

Pada Bagian Pemerintahan terdapat jumlah pegawai sebesar 15 orang.

Berdasarkan perhitungan beban kerja yang ada hanya diperlukan pegawai 14

orang pada saat ini. Oleh karena itu, Badan Kepegawaian Pendidikan dan

Pelatihan Kota Bogor selaku unit kerja bagian kepegawaian pada Pemerintah Kota

Bogor perlu melakukan pengurangan pegawai pada Bagian Pemerintahan atau

menambah tugas-tugas kepada pegawai yang beban tugasnya sedikit. Kelebihan

jumlah pegawai dapat diatasi dengan cara memperluas pekerjaan. Perluasan

pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas dengan level yang sama kepada

pegawai sehingga meningkatkan jumlah aktivitas yang mereka kerjakan misalnya

pegawai yang awalnya hanya mengetik surat dapat membuat konsep surat.

Perluasan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah

penggunaan waktu yang tidak produktif oleh pegawai. Selain itu dengan

melakukan penilaian kinerja, penegakan disiplin PNS dan penilaian kompetensi

untuk mengetahui PNS yang memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan

syarat jabatan.

Dibandingkan dengan Bagian Pemerintahan, jumlah kebutuhan pegawai

pada Bagian Hukum adalah 26 orang, akan tetapi jumlah aktual pegawai sekarang

adalah 12 orang. Hal tersebut menunjukan Bagian Hukum memiliki kekurangan

jumlah pegawai sebesar 14 orang. Ada beberapa alternatif yang ditawarkan

untuk memenuhi kekurangan pegawai ini yaitu diadakan perekrutan calon

61

pegawai negeri sipil spesialisasi berpendidikan dibidang hukum, mengajukan

pegawai dari unit kerja lain untuk dipindahtugaskan ke Bagian Hukum, dan

mengajukan pendidikan dan pelatihan kepada Badan Kepegawaian Pendidikan

dan Pelatihan untuk pegawai Bagian Hukum dalam rangka peningkatan kualitas

sumber daya manusia sehingga dengan jumlah pegawai yang sama akan

menghasilkan output yang lebih banyak. Selain itu pekerjaan pada Bagian Hukum

dapat dibantu oleh Tenaga Honorer. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 43

Tahun 2007, Tenaga honorer adalah seseorang yang diangkat oleh Pejabat

Pembina Kepegawaian atau pejabat lain dalam pemerintahan untuk melaksanakan

tugas tertentu pada instansi pemerintah atau yang penghasilannya menjadi beban

Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau Anggaran Pendapatan dan Belanja

Daerah. Terdapat 2 kategori tenaga honorer yaitu honorer kategori 1 (K1)

merupakan tenaga honorer yang pembiayaan honornya dibiayai langsung oleh

APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) atau APBN (Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara). Tenaga honorer yang masuk kategori 1 sesuai

dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 5 Tahun 2010, adalah tenaga honorer yang bekerja di instansi

pemerintahan terhitung mulai tanggal (TMT) 1 Januari 2005, secara terus

menerus. Adapun Tenaga Honorer K2 adalah tenaga honorer yang diangkat per 1

Januari 2005 dan tidak mendapat upah dari APBD/APBN.Untuk tenaga honorer

kategori 2 apabila ingin diangkat menjadi CPNS harus mengikuti tes seleksi

terlebih dahulu.

Jumlah kebutuhan pegawai dan jumlah aktual pegawai pada Bagian

Organisasi memiliki jumlah yang sama. Hal itu mengartikan tidak adanya

kelebihan dan kekurangan beban kerja pada unit kerja tersebut, namun

pendistribusian pekerjaan tetap harus dievaluasi mengingat masih ada pegawai

yang memiliki kelebihan atau kekurangan beban tugasnya walaupun jumlahnya

tidak signifikan. Seperti contoh Bendahara Gaji yang memiliki tugas dalam

pengelolaan gaji dan kepegawaian, mengingat jumlah pegawai pada Bagian

Organisasi hanya sedikit maka bobot pekerjaannya tidak terlalu berat, maka dapat

ditambahkan tugas membantu pengadministrasian pertanggungjawaban anggaran

dan membantu kearsipan.

62

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan

sebagai berikut:

1. Deskripsi pekerjaan dari masing-masing pegawai pada Bagian Pemerintahan,

Bagian Hukum dan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor sudah

jelas dan ditetapkan oleh Keputusan Walikota Bogor. Penetapan ini sudah

diimplementasikan oleh pegawai berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya

masing-masing.

2. Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai pada Bagian Pemerintahan,

Bagian Hukum dan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor adalah

1.440 jam dengan hari kerja dari Senin sampai Jum’at sejak pukul 07.30

sampai dengan pukul 15.30. Berdasarkan perhitungan didapatkan 288 hari

kerja efektif selama setahun.

3. Setiap jabatan pegawai sudah dihitung beban kerja berdasarkan waktu kerja

efektif. Secara umum total beban kerja yang dimiliki setiap pegawai memiliki

standar diatas waktu produktif yang ditetapkan oleh pemerintah. Hal itu

menandakan adanya beban kerja tugas yang tinggi dan kurangnya pegawai

yang mengerjakannya.

4. Jumlah kebutuhan pegawai riil setiap bagian masih belum sesuai dengan

kebutuhan pegawai yang ideal. Hal itu ditunjukan dengan ada bagian yang

memiliki kelebihan pegawai, sementara ada yang kekurangan pegawai.

Namun ada juga bagian yang memiliki perhitungan sama antara kebutuhan

dan aktualnya.

5. Implikasi manajerial yang dapat disarankan adalah perlu adanya pemindahan,

pengurangan dan penambahan pegawai maupun tugas. Jika Bagian memiliki

kelebihan pegawai maka disarankan diadakan pengurangan pegawai atau

penambahan tugas-tugasnya. Namun, jika terdapat kekurangan pegawai maka

dianjurkan melakukan perekrutan pegawai baru, mengajukan pegawai dari

unit kerja lain untuk dipindahtugaskan, mengajukan pendidikan dan pelatihan

bidang hukum dan dapat dibantu oleh tenaga honorer.

63

Saran

Beberapa saran yang dapat diajukan dari skripsi ini adalah sebagai berikut:

1. Pada Bagian Hukum sebaiknya dibuat nama jabatan baru yaitu Administrasi

Keuangan Sub Bagian Dokumentasi, Pengurus Barang Unit, dan Administrasi

Keuangan pada Sub Bagian Perundang-undangan. Hal ini diperlukan

mengingat mendukung kelancaran administrasi, sehingga pekerjaan dapat

dilakukan dengan hasil optimal dan tepat waktu.

2. Sebaiknya dibuat standar beban kerja, karena walaupun ada nama jabatan

yang sama dengan bagian lain namun standar dan beban tugasnya berbeda.

3. Sebaiknya diadakan evaluasi dan supervisi pimpinan kepada bawahan secara

berkala agar kualitas pegawai tetap terkontrol dengan baik.

4. Sebaiknya dibuat sistem informasi beban tugas berbasis komputer pada

Sekretariat Daerah Kota Bogor Khususnya dan Pemerintah Kota Bogor

umumnya.

5. Analisis beban kerja berdasarkan cluster job description untuk mendapatkan

penajaman analisis beban kerja berdasarkan pekerjaan yang bersifat rutin dan

tidak memiliki keahlian khusus perlu dilakukan dalam penelitian selanjutnya.

64

DAFTAR PUSTAKA

Arep, I dan Hendri Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Mansia. Universitas

Trisakti, Jakarta.

Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta.

Hasibuan, M. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta.

Hasibuan, M. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi. Bumi

Aksara. Jakarta.

Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula.

Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :

KEP/75/M.PAN/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai

Negeri Sipil.

Mangkunegara, A. 2003. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.

PT. Refika Aditama, Bandung.

Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, PT.

Ghalia Indonesia, Jakarta.

Proborini, Niken. 2011. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor

Cabang Sebelas, Bogor.

Rivai, H. V. 2004 . Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari

Teori Ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.

Rivai, H. V. 2006 . Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari

Teori Ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.

Samsudin, S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia, CV. Pustaka Setia,

Bandung.

Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

(Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor). Skripsi

pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.

Siagian, S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta.

Sufiati. H. S.2007. Analisis Pengukuran Beban Kerja Karyawan pada Divisi

Produksi (Studi Kasus PT. Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor)

Tresnadijaya, H. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya

Manusia pada PT. Riap Indonesia. Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan

Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.

65

LAMPIRAN

66

Lampiran 2. Formulir Work SamplingBagian :

Tanggal :

Tempat :

Waktu Kegiatan yang dilakukan pegawai

Produktif Tidak Produktif Pribadi Keterangan

07 : 30

07 : 40

07 : 50

08 : 00

08 : 10

08 : 20

08 : 30

08 : 40

08 : 50

09 : 00

09 : 10

09 : 20

09 : 30

09 : 40

09 : 50

10 : 00

10 : 10

10 : 20

10 : 30

10 : 40

10 : 50

11 : 00

11 : 10

11 : 20

11 : 30

11 : 40

11 : 50

12 : 00

12 : 10

12 : 20

12 : 30

12 : 40

12 : 50

13 : 00

13 : 10

13 : 20

13 : 30

13 : 40

13 : 50

14 : 00

14 : 10

14 : 20

14 : 30

14 : 40

14 : 50

15 : 00

15 : 10

15 : 20

15 : 30

Lampiran 3

Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi

1 Ketatalaksanaan 1 Menerima Surat Masuk 1880 surat 5 menit/surat 157

2 Mengagendakan surat masuk 1880 surat 10 menit/surat 313

3 Memilah arsip aktif dan arsip in-aktif 235 kali 30 menit/kegiatan 118

4 Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip 48 kali 2 jam/kegiatan 96

5 Membuat laporan pengelolaan surat dan arsip bulanan 12 laporan 5 jam/laporan 60

6 Mendistribusikan surat masuk dan keluar 470 kali 10 menit/kegiatan 78

7 Menyiapkan bahan kerja untuk RKA / DPA 2 kali 2 jam/kegiatan 4

8 Membantu Menyusun RKA/DPA 2 kali 2 jam/kegiatan 4

9 Membuat laporan hasil/penyusunan rencana kegiatan kepada Pimpinan 48 laporan 20 menit/laporan 16

10 Membuat Laporan SPD 120 laporan 2 jam/laporan 240

11 Melaksanakan Rapat dan Sosialisasi 5 kali 2 jam/rapat 10

12 Melaksanakan Tugas Kedinasan Yang lainnya 10 kali 2 jam/kegiatan 20

1.116

1 Menyiapkan bahan kerja 48 kali 2 jam/kegiatan 96

2 Menyusun rencana kerja pengadministrasian keuangan 12 kali 3 jam/kegiatan 36

3 Membuat laportan hasil/penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 48 laporan 2 jam/laporan 96

4Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU,LS barang dan jasa

serta LS Gaji)

12 kali 20 jam/kegiatan 240

5 Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU 12 kali 30 jam/kegiatan 360

6 Mempertanggungjawabkan secara fungsional atas pengelolaan uang kepada PPK 12 kali 5 jam/kegiatan 60

7 Melakukan verifikasi,evaluasi dan analisis laporan 12 kali 20 jam/kegiatan 240

8 Membuat berita acara pemeriksaan kas 12 kali 30 menit/kegiatan 6

9 Melakukan verifikasi atas laporan pertanggungjawaban keuangan PPTK 24 kali 2 jam/kegiatan 48

10 Melakukan pembayaran dari uang persediaan 12 kali 1 jam/kegiatan 12

11 Menyiapkan bahan kerja untuk RKA / DPA 2 kali 10 jam/kegiatan 20

12 Membantu Menyusun RKA/DPA 2 kali 10 jam/kegiatan 20

13 Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya 5 kali 5 jam/kegiatan 25

1.259

No Sub Bagian

b. Bendahara Pengeluaran

Pembantu

a. Pengadministrasi Surat

Nama Jabatan BT SKR WPT Uraian Tugas

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas

No Sub Bagian Nama Jabatan BT SKR WPT Uraian Tugas

1 Menyiapkan daftar gaji 12 kali 2 jam/kegiatan 24

2 Menyiapkan daftar Tunjangan Kinerja 12 kali 2 jam/kegiatan 24

3 Melaksanakan Pembayaran Gaji 12 kali 10 jam/kegiatan 120

4 Melaksanakan Pembayaran Tunjangan Kinerja 12 kali 10 jam/kegiatan 120

5 Mengkoordinasikan kenaikan gaji untuk naik Pangkat dan KGB 12 kali 1 jam/kegiatan 12

6 Pengadministrasian berkas gaji dan kenaikan gaji lainnya 12 kali 1 jam/kegiatan 12

7 Menyusun dan melaporkan penggajian 12 kali 5 jam/kegiatan 60

8 Menyusun laporan dan pertanggung jawaban keuangan gaji 12 kali 20 jam/kegiatan 240

9 Melakukan verifikasi,evaluasi dan analisis laporan gaji 12 kali 10 jam/kegiatan 120

10 Mengisi buku Induk Pegawai 12 kali 2 jam/kegiatan 24

11 Membuat absensi pegawai 12 kali 1 jam/kegiatan 12

12 Membuat SKUMPT 10 kali 2 jam/kegiatan 20

13 Membuat DP 3 Pegawai 1 kali 5 jam/kegiatan 5

793

d. Analis Data

Ketatalaksanaan1

Mempelajari, menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan

Ketatalaksanaan 5 kali 3 jam/kegiatan 15

2Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat bidang

'ketatalaksanaan 470 kali 30 menit/kegiatan 235

3 Menghimpun data untuk penyusunan LAKIP dari setiap OPD 2 kali 25 jam/kegiatan 50

4 Menghimpun data untuk penyusunan Tata Naskah Dinas dari setiap OPD; 1 kali 25 jam/kegiatan 25

5 Menghimpun data untuk penyusunan SOP dari setiap OPD 1 kali 25 jam/kegiatan 25

6Menghimpun data untuk penyusunan Evaluasi Tugas, Pokok, Fungsi dari 'setiap

OPD 1 kali 100 jam/kegiatan 100

7 Menghimpun data untuk Penyusunan Regulasi Pakaian Dinas 1 kali 5 jam/kegiatan 5

8 Mengolah data dan menyusun LAKIP 1 dokumen 300 jam/kegiatan 300

9 Mengolah data dan menyusun Tata Naskah Dinas 1 dokumen 120 jam/kegiatan 120

10 mengolah data dan menyusun SOP 1 dokumen 120 jam/kegiatan 120

11 mengolah data dan menyusun Tugas Pokok dan Fungsi OPD 1 kali 300jam/kegiatan 300

12 mengolah data dan menyusun regulasi pakaian dinas 1 kali 60 jam/kegiatan 60

13 menghimpun dan menyusun dokumen Penetapan Kinerja 1 kali 120 jam/kegiatan 120

14 Melaksanakan Tugas kedinasan lainnya 8 kali 2 jam/kegiatan 16

1.491

c. Bendahara Gaji dan

Kepegawaian

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas


1 Mempelajari dan menyiapkan bahan-bahan tentang administrasi keuangan 2 kali 3 jam/kegiatan 6

2 Merencanakan jadwal penyerapan dana dalam RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16

3 Melaksanakan Asistensi RKA 2 kali 32 jam/kegiatan 64

4 Melaksanakan Entry RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16

5 Melaksanakan Asistensi DPA 2 kali 32 jam/kegiatan 64

6 Melaksanakan Entry DPA 2 kali 8 jam/kegiatan 16

7 Menyusun dokumen kontrak kegiatan 1 kali 50 jam/kegiatan 50

8 Menerima dan mendistribusikan dana kegiatan sesuai peruntukan 12 kali 20 jam/kegiatan 240

9 Mengerjakan laporan SPJ kegiatan 12 kali 60 jam/kegiatan 720

10 Memperbaiki SPJ yang sudah diverifikasi 12 kali 4 jam/kegiatan 48

11 Memperbaiki SPJ hasil audit inspektorat 2 kali 4 jam/kegiatan 8

12 Membuat berita acara serah terima kegiatan 1 kali 4 jam/kegiatan 4


1.258

2 f. Analis Jabatan 1 Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Analisis

Jabatan


2Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait analisis 'jabatan

705 kali 20 menit/kegiatan 235

3Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait analisis 'beban

kerja 235 kali 10 menit/kegiatan 39

4 Menghimpun data untuk penyusunan analisis jabatan 3 kali 30 jam/kegiatan 90

5 Menghimpun data untuk penyusunan analisis beban kerja 3 kali 30 jam/kegiatan 90

6 Mengolah data dan menyusun analisis jabatan 2 kali 350 jam/kegiatan 700

7 Mengolah data dan menyusun analisis beban kerja 2 kali 350 jam/kegiatan 700

8Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait evaluasi

'kelembagaan 705 kali 20 menit/kegiatan 235

9 Menghimpun data untuk penyusunan evaluasi kelembagaan 1 kali 30 jam/kegiatan 30

10 Mengolah data dan menyusun evaluasi kelembagaan 1 kali 350 jam/kegiatan 350

11 Membantu membuat RKA 2 kali 6 jam/kegiatan 12

12 Membantu membuat DPA 2 kali 6 jam/kegiatan 12


2.513

e. Pengelola Administrasi

Keuangan

Kelembagaan dan

Analisa Jabatan

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas




3 Melaksanakan Asistensi RKA 2 kali 32 jam/kegiatan 64

4 Melaksanakan Entry RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16

5 Melaksanakan Asistensi DPA 2 kali 32 jam/kegiatan 64

6 Melaksanakan Entry DPA 2 kali 8 jam/kegiatan 16








1.258

3 Pendayagunaan

Aparatur

h. Analis Data Pendayagunaan

Aparatur 1Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan

Pendayagunaan Aparatur 5 kali 15 jam/kegiatan 75

2Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Pelayanan

Publik 15 kali 25 jam/kegiatan 375

3Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait '

Pendayagunaan Aparatur 10 kali 4 jam/kegiatan 40

4Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait Pelayanan

Publik 60 kali 15 jam/kegiatan 900

5 Menghimpun data untuk penyusunan Standar Pelayanan Minimal 96 kali 3 jam/kegiatan 288

6 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya 8 kali 2 jam/kegiatan 16

1.694



3 Asistensi RKA 2 kali 32 jam/kegiatan 64

4 Entry RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16

5 Asistensi DPA 2 kali 32 jam/kegiatan 64

6 Entry DPA 2 kali 8 jam/kegiatan 16






i. Pengelola Administrasi

Keuangan

g. Pengelola Adminstrasi

Keuangan

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas



13 Membuat RKBMD 1 kali 10 jam/kegiatan 10

14 Membuat RKPBMD 1 kali 10 jam/kegiatan 10

15 Membuat kartu mutasi barang 2 kali 5 jam/kegiatan 10

16 Membuat kartu inventaris barang 2 kali 5 jam/kegiatan 10

17 Membuat kartu inventaris ruangan 2 kali 5 jam/kegiatan 10

18 Mendata barang layak pakai/tidak 1 kali 5 jam/kegiatan 5

19 Membuat laporan semester barang inventaris kantor 2 kali 5 jam/kegiatan 10

20 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya 5 kali 2 jam/kegiatan 10

1.325

12.707

8,8 JUMLAH PEGAWAI

JUMLAH WPT

Jumlah Beban Tugas

Lampiran 4

Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan

1 Pemerintahan Umum a. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94

2 Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 94 kali 1 jam/kegiatan 94

3 Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 94 kali 1 jam/kegiatan 94

4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 6 dokumen 3 jam / dokumen 18

5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 6 dokumen 2 jam / dokumen 12

6 Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 2 kali 4 jam/kegiatan 8

7 Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag Pem. Um 2 kali 4 jam/kegiatan 8

8 Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 7 laporan 2 jam/laporan 14

9 Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 36 nota 3 jam/nota 108

10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 705 kali 1 jam/kegiatan 705

11 Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran 705 kali 1 jam/kegiatan 705

12 Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 141 laporan 1 jam/laporan 141

13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 48 kali 8 jam/kegiatan 384

14 Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban 41 laporan 1 jam/laporan 41

15 Memproses usulan SKPD yg akan melakukan kerjasama Daerah dan LN (membuat draft

perjanjian MOU)

94 laporan 3 jam/laporan 94

16 Menginventarisir perjanjian kerjasama Daerah dan LN yang dilakukan seluruh SKPD

baik yg selesai jangka waktunya maupun yg sedang berjalan


17 Mengevaluasi perjanjian Kerjasama Daerah dan LN 36 perjanjian 4 jam/perjanjian 144

18 Membuat laporan kerjasama Daerah dan LN yg dilaksanakan 200 laporan 2 jam/laporan 400

19 Laporan keikutsertaan dalam keanggotaan APEKSI, JKPI dan forum kerjasama lainnya 1 laporan 1 jam/laporan 1

3300

1 Menyiapkan Bahan kerja 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144

2 Menyusun rencana kerja pengelolaan barang 12 kali 2 jam/kegiatan 24

3 Melakukan pengecekan barang unit 24 kali 2 jam/kegiatan 48

4 Melakukan pengkodean barang unit 2 kali 16 jam/kegiatan 32

5 Menyusun laporan kondisi dan mengusulkan kebutuhan barang unit 24 laporan 8 jam/laporan 192

6 Melakukan pemeliharaan barang unit 12 kali 3 jam/kegiatan 36

7 Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang unit 12 laporan 3 jam/laporan 36

Jumlah Beban Tugas

No Sub Bagian Uraian Tugas BT SKR WPT Nama Jabatan

b. Pengurus Barang Unit


8 Membuat daftar kebutuhan sarana dan prasarana tiap ruang 12 daftar 2 jam/daftar 24

9 Membuat usulan barang inventaris atau unit 12 kali 2 jam/kegiatan 24

10 Membuat daftar pengumuman barang inventaris 1 daftar 8 jam/daftar 8

11 Mengantar surat 100 kali 5 jam/kegiatan 500

1.068

1 Membuat Laporan Buku Kas Umum 13 laporan 2 jam/laporan 26

2 Membuat laporan Pajak 13 laporan 2 jam/laporan 26

3 Membuat Laporan Buku Panjar 13 laporan 2 jam/laporan 26

4 Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU dan LS) 13 dokumen 4 jam/dokumen 52

5 Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU kepada Kepala Bagian 13 laporan 1 jam/laporan 13

6 Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara

pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya

13 laporan 2 jam/laporan 26

7 Melakukan verifikasi, evaluasi dan analisa atas laporan 156 laporan 2 jam/laporan 312

8 Melakukan Pembayaran dari uang persediaan 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144

9 Mengembalikan dokumen pendukung LS 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144

10 Pertanggungjawaban uang persediaan disampaikan kepada pengguna anggaran 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144

913

1 Membuat rekapitulasi daftar gaji 60 daftar 1 jam/daftar 60

2 Membuat rekapitulasi daftar tunjangan tambahan penghasilan/kinerja setiap bulan 60 daftar 1 jam/daftar 60

3 Membagikan gaji karyawan/ PNS Gol.I dan II 144 kali 1 jam/kegiatan 144

4 Membagikan tunjangan tambahan penghasilan/ kinerja kepada PNS Bagian

Pemerintahan


5 Membuat laporan BKU gaji 24 laporan 1 jam/laporan 24


7 Membuat absensi pegawai 24 dokumen 1 jam/dokumen 24

8 Membuat SKUMPT 20 dokumen 2 jam/dokumen 40

9 Membuat DP 3 Pegawai 20 dokumen 2 jam/dokumen 40

10 Membuat Inpasing Pegawai 20 dokumen 1 jam/dokumen 20

11 Membuat Nominatif dan Daftar Urut Kepangkatan 10 dokumen 2 jam/dokumen 20

12 Membuat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun pegawai dan administrasi

kepegawaian lainnya

10 dokumen 2 jam/dokumen 20

13 Mengurus pembayaran tagihan telepon 12 kali 1 jam/kegiatan 12

14 Mengikuti sosialisasi Pembinaan Kec. Dan Kel. 3 kali 8 jam/kegiatan 24

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas

c.Bendahara Pengeluaran

Pembantu

d. Bendahara Gaji dan

Kepegawaian


15 Mengikuti Rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15

16 Mengetik surat/nota dinas 864 surat 0,5 jam/surat 432

1.177

1 Mengelola surat masuk dan keluar 4500 surat 15 menit/surat 1.125

2 Memilah arsip aktif dan arsip in aktif 4000 berkas 15 menit/surat 1.000

3 Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip 1440 kali 15 menit/kegiatan 360

4 Membuat laporan pengelolaan surat & arsip bulanan 60 laporan 1 jam/laporan 60

5 Melaksanakan pembuatan seluruh surat keluar 1440 kali 15 menit/kegiatan 360

6 Mendistribusikan surat masuk dan keluar 50 kali 1 jam/kegiatan 50

7 Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat 17 kali 1 jam/kegiatan 17

8 Membantu kelancaran Administrasi Umum 15 kali 1 jam/kegiatan 15

2.987

2 f. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94



4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 3 jam / dokumen 30

5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 2 jam / dokumen 20

6 Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 2 kali 4 jam/kegiatan 8

7 Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag BKK 2 kali 4 jam/kegiatan 8



10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag BKK 705 kali 1 jam/kegiatan 705



13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag BKK 48 kali 8 jam/kegiatan 384


15 Mengikuti sosialisasi pembinaan kecamatan dan kelurahan 3 kali 8 jam/kegiatan 24

16 Mengikuti rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15

Pembinaan Kecamatan dan

Kelurahan

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas

e. Pengadministrasi Surat

masuk dan keluar



2.923

g. Pelaksana Teknis 1 Menyusun rencana kegiatan 50 kali 1 jam/kegiatan 50

2 Melaksanakan pembinaan bagi Kec. & Kel. yang mengikuti lomba 5 kali 4 jam/kegiatan 20

3 Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup

kecamatan


4 Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup

kelurahan


5 Melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas aparatur wilayah 2 kali 5 jam/kegiatan 10

1.040

1 Menyiapkan Bahan kerja 50 kali 1 jam/kegiatan 50


3 Membuat laporan pelaksanaan pembinaan pemerintah Kec. & Kel. 3 kali 1 jam/kegiatan 3

4 Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi kepada pimpinan 888 laporan 1 jam/laporan 888

5 Melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas aparatur wilayah 2 kali 5 jam/kegiatan 10

1.001

3 Pertanahan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94



4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 3 jam / dokumen 30

5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 2 jam / dokumen 20





10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag BKK 705 kali 1 jam/kegiatan 705



13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag BKK 48 kali 8 jam/kegiatan 384


15 Mengikuti sosialisasi pembinaan kecamatan dan kelurahan 3 kali 8 jam/kegiatan 24

16 Mengikuti rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15

i. Pengadministrasi Keuangan

di Pertanahan

Jumlah Beban Tugas

h. Pengolah Data Perangkat

Kecamatan

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas



2.923

1 Menyiapkan bahan kerja 47 kali 1 jam/kegiatan 47

2 Menyusun rencana kegiatan petugas lapangan 47 kali 1 jam/kegiatan 47


4 Melaksanakan peninjauan lokasi 94 kali 5 jam/kegiatan 470

5 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait 235 kali 2 jam/kegiatan 470

6 Melaksanakan rapat pembahasan dan penyelesaian masalah pertanahan 94 kali 6 jam/kegiatan 564

7 Membuat nota dinas dan surat hasil pembahasan dan penyelesaian masalah pertanahan 141 kali 3 jam/kegiatan 423

8 Melakukan koordinasi dengan SKPD pemohon dan Instansi terkait 4 kali 1 jam/kegiatan 4

9 Melakukan peninjauan lokasi 4 kali 1 jam/kegiatan 4

10 Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas dibidang pertanahan di

lingkup Kecamatan


11 Mengikuti peninjauan lapangan permohonan IPPT 141 kali 1 jam/kegiatan 141

12 Mengikuti rapat pembahasan permohonan IPPT 141 kali 1 jam/kegiatan 141

13 Mengikuti peninjauan lapangan permohonan Izin Lokasi 12 kali 1 jam/kegiatan 12

14 Mengikuti rapat pembahasan site plan 12 kali 1 jam/kegiatan 12

15 Melaksakan peninjauan lokasi perbatasan 68 lokasi 1 jam/lokasi 68

16 Menetapkan lokasi batas wilayah yang perlu ditertibkan dan ditegaskan 6 lokasi 1 jam/lokasi 6

17 Membuat laporan pelaksanaan penertiban dan penegasan batas wilayah 6 laporan 2 jam/laporan 12

2.492

19.824

14

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas

JUMLAH WPT

JUMLAH PEGAWAI

j. Petugas Teknis di

Pertanahan

Lampiran 5

Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum

1 1 Mengelola surat masuk dan keluar 2350 kali 1 jam/kegiatan 2.350

2 Memilah arsip aktif dan arsip in aktif 141 kali 1 jam/kegiatan 141

3 Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip 24 laporan 0,5 jam/kegiatan 12

4 Membuat laporan pengelolaan surat & arsip bulanan 24 laporan 1 jam/kegiatan 24

5 Melaksanakan pembuatan seluruh surat keluar 864 kali 0,5 jam/kegiatan 432

6 Mendistribusikan surat masuk dan keluar 576 kali 0,5 jam/kegiatan 288

7 Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat 12 kali 1 jam/kegiatan 12

8 Membantu kelancaran Administrasi Umum 48 kali 2 jam/kegiatan 96

9 Membuat DP3 4 dokumen 3 jam/kegiatan 12

10 Membuat SKUM 4 dokumen 3 jam/kegiatan 12

3.379

1 Membuat Laporan Buku Kas Umum 24 kali 15 jam/kegiatan 360

2 Membuat laporan Pajak 24 kali 3 jam/kegiatan 72

3 Membuat Laporan Buku Panjar 24 kali 3 jam/kegiatan 72

4 Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU dan LS) 24 kali 3 jam/kegiatan 72

5 Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU kepada Kepala Bagian 24 kali 3 jam/kegiatan 72

6 Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara

pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya 24 laporan 15 jam/kegiatan 360

7 Melakukan verifikasi, evaluasi dan analisa atas laporan 36 kali 3 jam/kegiatan 108

8 Melakukan Pembayaran dari uang persediaan 532 kali 0,5 jam/kegiatan 266

9 Mengembalikan dokumen pendukung LS 4 kali 0,5 jam/kegiatan 2

10 Pertanggungjawaban uang persediaan disampaikan kepada pengguna anggaran 12 kali 0,5 jam/kegiatan 6

1.390

1 Membuat rekapitulasi daftar gaji 60 daftar 1 jam/daftar 60

2 Membuat rekapitulasi daftar tunjangan tambahan penghasilan/kinerja setiap bulan 60 daftar 1 jam/daftar 60

3 Membagikan gaji karyawan/ PNS Gol.I dan II 144 kali 1 jam/kegiatan 144

4 Membagikan tunjangan tambahan penghasilan/ kinerja kepada PNS Bagian

Pemerintahan


5 Membuat laporan BKU gaji 24 laporan 1 jam/laporan 24


7 Membuat absensi pegawai 24 dokumen 1 jam/dokumen 24

8 Membuat SKUMPT 20 dokumen 2 jam/dokumen 40

9 Membuat DP 3 Pegawai 20 dokumen 2 jam/dokumen 40

10 Membuat Inpasing Pegawai 20 dokumen 1 jam/dokumen 20

11 Membuat Nominatif dan Daftar Urut Kepangkatan 10 dokumen 2 jam/dokumen 20

12 Membuat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun pegawai dan administrasi

kepegawaian lainnya

10 dokumen 2 jam/dokumen 20

Pengkajian dan

Dokumentasi

WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan

Jumlah Beban Tugas

SKR

a. Pengadminstrasi Surat Masuk

dan Keluar

b. Bendahara Pengeluaran

Pembantu

c. Bendahara Gaji dan

Kepegawaian

Jumlah Beban Tugas

WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan SKR

13 Mengurus pembayaran tagihan telepon 12 kali 1 jam/kegiatan 12

15 Mengikuti Rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15


1.153

d. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94



4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi 3 dokumen 3 jam / dokumen 9

5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi 3 dokumen 2 jam / dokumen 6





10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Pengkajian

dan Dokumentasi 707 kali 1 jam/kegiatan 705



13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi 48 kali 8 jam/kegiatan 384


2.413

e. Pengurus Barang Unit 1 Menyiapkan bahan kerja 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144

2 Menyusun rencana kerja pengelolaan barang 24 kali 2 jam/kegiatan 48

3 Melakukan Pengecekan barang unit 24 kali 2 jam/kegiatan 48

4 Melakukan Pengkodean barang unit 8 kali 25 jam/kegiatan 125

5 Menyusun laporan kondisi dan mengusulkan kebutuhan barang unit 24 laporan 10 jam/laporan 240

6 Melakukan pemeliharaan barang unit 24 kali 5 jam/kegiatan 120

7 Membuat Laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang unit 12 laporan 5 jam/kegiatan 60

8 Membuat daftar kebutuhan sarana atau prasarana tiap ruang 12 laporan 2 jam/laporan 24

9 Membuat usulan barang inventaris atau unit 12 laporan 2 jam/laporan 24

10 Membuat daftar pengumuman barang inventaris 2 laporan 10 jam/laporan 20

853

1 Membantu mengelola Lembaran Daerah dan Berita Daerah

a Menyiapkan bahan kerja 64 laporan 0,5 jam/laporan 32

b Menyusun rencana kerja 64 laporan 1 jam/laporan 64

c Mengkoreksi/mengedit Lembaran Daerah dan Berita Daerah 64 buku 5 jam/buku 320

d Mengkoordinasikan pembagian/penyebaran Lembaran Daerah dan Berita Daerah

kepada SKPD 4 kali 4 jam/kegiatan 8

e Mengkoordinasikan pembagian/penyebaran spanduk infomasi Peraturan Daerah dan

Peraturan Walikota di tiap Kecamatan dan Kelurahan 1 kali 5 jam/kegiatan 5

f Membuat laporan hasil pengolahan Lembaran Daerah dan Berita Daerah 64 laporan 2 jam/laporan 128

2 membantu dalam acara sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota

a Menyiapkan bahan sosialisasi 1 laporan 0,5 jam/laporan 0,50

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas

Jumlah Beban Tugas

f. Penganalisa dan pengkaji

produk hukum daerah serta

peraturan perundangan


b Menyusun jadwal sosialisasi 1 kali 1 jam/kegiatan 1

c Mengadakan rapat persiapan sosialisasi 1 kali 3 jam/kegiatan 3

d Pelaksanaan sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Daerah di 6 (enam)

Kecamatan 1 kali 30 jam/kali 0,50

e Membuat laporan hasil sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota 1 laporan 2 jam/laporan 2

3 Membantu dalam penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan

a Menyiapkan bahan Naskah Perjanjian/Kesepakatan 350 laporan 1 jam/laporan 350

b Menyusun rencana kerja 350 laporan 4 jam/laporan 1.400

c Membahas Naskah Perjanjian/Kesepakatan dengan SKPD terkait 50 rapat 5 jam/rapat 250

d Pembuatan Naskah Perjanjian/Kesepakatan dengan SKPD terkait 350 naskah 4 jam/kegiatan 1.400

eMembuat laporan hasil penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan 350 laporan 4 jam/laporan 1.400

4 Membantu dalam pelayanan Sistem Informasi Hukum

a Menyiapkan bahan informasi hukum 240 laporan 0,5 jam/laporan 120

b Memberikan bahan dan informasi hukum 240 laporan 2 jam/laporan 480

c Membuat laporan hasil pelayanan Sistem Informasi Hukum 240 laporan 1 jam/laporan 240

5 Entry dan updating data produk hukum



c Scanning data produk hukum 64 data 5 jam/data 320

d Entry data produk hukum pada website Sistem Informasi Hukum 64 data 4 jam/data 256

e Updating data produk hukum pada website Sistem Informasi Hukum 24 data 3 jam/data 72

f Membuat laporan hasil entry data produk hukum 24 data 1 jam/data 24

6.912

2 Perundang-undangan

1 Program Legislasi Daerah

a Menyiapkan bahan kerja 20 laporan 1 jam/laporan 20


c Inventarisasi Raperda yang akan disusun dalam tahun sidang berikutnya 33 raperda 2 jam/raperda 66

d Inventarisasi raperda berdasarkan hasil masukan dari SKPD 20 raperda 40 jam/raperda 800

ePenentuan skala prioritas raperda yang akan disusun dalam tahun sidang berikutnya 20 raperda 3 jam/raperda 60

f Pembahasan skala prioritas raperda dengan Balegda 22 raperda 24 jam/raperda 528

g Mengkoordinasikan penyusunan raperda dengan SKPD berdasarkan hasil pembahasan

dengan Balegda 22 kali 8 jam/kegiatan 176

2 Penyusunan Raperda



cPenyusunan dan pembahasan raperda dari SKPD yang dilaksanakan oleh tim penyusun 20 raperda 16 jam/raperda 320

d Pengharmonisasian raperda oleh tim penyusun 20 raperda 8 jam/raperda 160

e Pengharmonisasian naskah akademik 17 raperda 24 jam/raperda 408

g. Penyusun dan Perancang

Undang-Undang

Jumlah Beban Tugas


f Pembahasan raperda dengan tim asistensi 20 raperda 16 jam/raperda 320

g Konsultasi dengan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat 17 kali 2 jam/kegiatan 34

h Pengharmonisasian raperda hasil pembahasan dengan tim asistensi 17 kali 8 jam/kegiatan 136

i Penyampaian raperda dari Walikota ke DPRD (nota penyampaian) 6 surat 1 jam/surat 6

3 Pembahasan raperda


b Expose raperda dengan Pansus 17 laporan 8 jam/laporan 136

c Pembahasan raperda luar gedung 17 kali 24 jam/kegiatan 408

d Finalisasi raperda 17 raperda 5 jam/raperda 85

e Evaluasi raperda ke Gubernur (Pajak, Retribusi, APBD, Tata Ruang) 13 raperda 5 jam/raperda 65

f Penyempurnaan raperda hasil evaluasi 13 raperda 5 jam/raperda 65

4 Penetapan raperda menjadi perda 22 perda 5 jam/perda 110

5 Rancangan Peraturan Walikota



c Menelaah dan mengkoreksi rancangan peraturan walikota 44 raperwal 8 jam/raperwal 352

d Rapat pembahasan Raperwal (tim Perwal) 44 raperwal 5 jam/raperwal 220

e Penetapan Raperwal menjadi Perwali 44 perwal 1 jam/perwal 44

6 Rancangan Keputusan Walikota



c Menelaah dan mengkoreksi rancangan keputusan walikota 404 laporan 5 jam/laporan 2.020

d Rapat pembahasan Raperwal (tim Kepwal) 404 laporan 5 jam/laporan 2.020

e Penetapan Raperwal menjadi Keputusan Walikota 404 laporan 1 jam/laporan 404

10.323

h. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyusun rencana kegiatan Pengadministrasi Keuangan


b Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 47 laporan 1 jam/laporan 47

c Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 47 laporan 0,5 jam/laporan 24

2 Membuat dokumen keuangan pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Perundang-

undangan

a Membuat RKA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan 1 dokumen 25 jam/dokumen 25

b Membuat DPA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan 1 dokumen 25 jam/dokumen 25

c Melaksanaan asistensi DPA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan 1 dokumen 2 jam/dokumen 2

d Melaksanakan entry data DPA kegiatan di lingkup subbag Perundang-undangan 1 dokumen 2 jam/dokumen 2

e Membuat Laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 1 dokumen 2 jam/dokumen 2

3 Mengelola keuangan pada setiap pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Perundang-

undangan

a Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 1 kali 2 jam/kegiatan 2

b Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Perundang-

undangan 288 kali 1 jam/kegiatan 288

Jumlah Beban Tugas


c Mencatat dan mengadministrasikan setiap penggunaan anggaran 288 kali 1 jam/kegiatan 288

d Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 47 laporan 1 jam/laporan 47

4 Membuat Surat Pertanggung Jawaban pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag

Perundang-undangan

a Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Perundang-undnagan 12 kali 2 jam/kegiatan 24

b Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada

pimpinan 12 laporan 1 jam/laporan 12

811

3 Bantuan Hukum 1 Membantu dalam kegiatan Pembinaan Keluarga Sadar Hukum (KADARKUM)



c Rapat Persiapan pembentukan KADARKUM dan Tim Pembinanya bersama

Kecamatan, Kelurahan, SKPD terkait serta Instansi Vertikal lainnya dilingkungan

Pemerintah Kota Bogor


d Menyiapkan draft Keputusan Walikota Bogor tentang Pembentukan dan pembina

KADARKUM 4 draft 3 jam/draft 12

e Mempersiapkan materi pembinaan yang akan diberikan kepada KADARKUM 4 materi 40 jam/materi 160

fMengkoordinasikan materi yang telah disiapkan dengan Tim Pembina KADARKUM 4 kali 16 jam/kegiatan 64

g Memberikan pembinaan kepada KADARKUM bersama Tim Pembina 4 kali 3 jam/kegiatan 12

h Membuat laporan hasil Pembinaan Keluarga Sadar Hukum 4 laporan 1 jam/laporan 4

2 Membantu dalam Kegiatan Pembinaan Masyarakat Taat Hukum (BINMATKUM)


b Menyusun rencana kerja 20 laporan 0,5 jam/laporan 10

c Membuat materi BINMATKUM 20 materi 32 jam/materi 640

d Mengadakan rapat persiapan BINMATKUM 20 kali 2 jam/kegiatan 40

e Pelaksanaan BINMATKUM di 20 (dua puluh) Kelurahan di Kota Bogor 20 kali 3 jam/kegiatan 60

f Membuat laporan hasil pelaksanaan BINMATKUM 20 laporan 1 jam/laporan 20

3Membantu dalam Kegiatan Rencana Aksi Nasional Hak Asasi Manusia (RANHAM)

a Menyiapkan Draft Peraturan Daerah Kota Bogor yang akan diharmonisasikan dengan

nilai-nilai Hak Asasi Manusia (HAM) 4 draft 8 jam/draft 32

b Menyusun rencana kerja pembahasan Harmonisasi Peraturan Daerah Kota Bogor

bersama Panitia Pelaksana RANHAM Kota Bogor 4 laporan 0,5 jam/laporan 2

i. Fasilitator Penanganan Perkara

Perdata dan TUN

Jumlah Beban Tugas


c Mengadakan rapat bersama Panitia Pelaksana RANHAM Kota Bogor untuk

membahas Harmonisasi Peraturan Daerah Kota Bogor dengan nilai-nilai HAM 4 kali 3 jam/kegiatan 12

d Merekapitulasi dan mengharmonisasikan usulan harmonisasi Peraturan Daerah Kota

Bogor dari masing masing anggota Panitia Pelaksana RANHAM 4 kali 16 jam/kegiatan 64

e Membuat laporan hasil harmonisasi Peraturan daerah Kota Bogor dengan nilai-nilai

HAM 4 laporan 1 jam/laporan 4

f Membantu dalam Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori

Banding, Kontra Memori Banding

g Menyiapkan bahan Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori

Banding, Kontra Memori Banding 60 laporan 24 jam/laporan 1.440

h Menyusun rencana kerja 60 laporan 0,5 jam/laporan 30

i Membahas Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding,

Kontra Memori Banding bersama Tim Bantuan Hukum Kota Bogor 60 kali 40 jam/kegiatan 2.400

j Finalisasi Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding,

Kontra Memori Banding 60 kali 8 jam/kegiatan 480

k Membuat laporan hasil finalisasi Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori

Banding, Kontra Memori Banding 60 laporan 1 jam/laporan 60

5 Membantu dalam Fasilitasi Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara



cMembuat Nota Dinas terkait perkara perdata dan tata usaha negara yang ditangani 10 nota 1 jam/nota 10

d Membuat Surat Kuasa Khusus terkait perkara perdata dan tata usaha negara yang

ditangani 10 surat 1 jam/surat 10

e Menghadiri sidang di Pengadilan Negeri dan Pengadilan Tata Usaha Negara 100 kali 8 jam/kegiatan 800

f Membuat laporan hasil pelaksanaan sidang 100 laporan 1 jam/laporan 100

6 Membantu dalam penyelesaian sengketa hukum barang milik daerah



cMembahas dan mengkaji sengketa hukum barang milik daerah bersama SKPD terkait 4 kali 40 jam/kegiatan 160

d Mempersiapkan pengadaan jasa konsultan hukum/pengacara untuk pembuatan Legal

opinion dan konsultansi Hukum 4 kali 8 jam/kegiatan 32

e Membuat laporan hasil penyelesaian sengketa hukum barang milik daerah 4 laporan 1 jam/laporan 4

6.781 Jumlah Beban Tugas


j. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyusun rencana kegiatan Pengadministrasi Keuangan


b Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 47 laporan 1 jam/laporan 47

c Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 47 laporan 0,5 jam/laporan 24

2 Membuat dokumen keuangan pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Bantuan

Hukum

a Membuat RKA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum 4 dokumen 25 jam/dokumen 100

b Membuat DPA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum 4 dokumen 25 jam/dokumen 100

c Melaksanaan asistensi DPA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum 4 dokumen 2 jam/dokumen 8

d 4 dokumen 2 jam/dokumen 8

e Membuat Laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 4 dokumen 2 jam/dokumen 8

3 Mengelola keuangan pada setiap pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Bantuan

Hukum

a Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 4 kali 2 jam/kegiatan 8

b Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Bantuan

Hukum 1152 kali 1 jam/kegiatan 1.152

c Mencatat dan mengadministrasikan setiap penggunaan anggaran 1152 kali 1 jam/kegiatan 1.152

d Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 188 laporan 1 jam/laporan 188

4 Membuat Surat Pertanggung Jawaban pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag

Bantuan Hukum

a Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Bantuan Hukum 48 kali 2 jam/kegiatan 96

b Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada

pimpinan 48 laporan 1 jam/laporan 48

2.962

36.977

25,68

JUMLAH WPT

Jumlah Beban Tugas

JUMLAH PEGAWAI

analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai pada ... · analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai...

Documents