ariyanti17ek.blogstudent.mb.ipb.ac.idariyanti17ek.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/09/... · web...
Post on 30-Mar-2018
225 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI
ANALISIS SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS
Dosen : Arif Imam Suroso, Dr, Ir, MSc
Disusun Oleh :
Bayu Ardy Kresna P056132491.52
Castri Pratidina P056132501.52
Friesgina Wiska P056132571.52
Oktarina Triany Karim P056132711.52
Wenny Ariyanti P056132773.17 EK
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2014
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan
efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis
sistem informasi melibatkan penggunaan tehnologi informasi adalah untuk mengembangkan
berbagai produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberikan keunggulan yang besar bagi
perusahaan atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi
strategis yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis.
Dengan kata lain, perpaduan sistem informasi dengan tehnologi informasi dapat membantu
organisasi dalam hal memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif,
memenuhi tujuan strategis perusahaan. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam
jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk
menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam dunia usaha.
Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi darat yang
Pada awal bisnisnya, Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi secara manual yang
kemudian berkembang menggunakan komputer namun dengan tehnologi yang masih terbatas.
Pada tahun 1995 Shuttle Express hanya menggunakan PC yang didukung oleh aplikasi
pengolahan data base. Namun seiring tuntutan pelanggan yang telah memiliki kepercayaan dan
kepuasan terhadap layanan Shuttle Express, dan dalam upaya untuk meningkatkan kualitas
layanan serta strategi kompetitif dalam dunia usaha, Shuttle Express mengubah sistem informasi
yang semula bersifat internal menjadi bersifat “in and out”. Yaitu menerapkan system informasi
pada semua kegiatan bisnis termasuk kegiatan pemesanan baik oleh 1 konsumen maupun banyak
konsumen secara on line dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membawa dampak keunggulan
yang sangat besar bagi Shuttle Express. Seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan secara
efektif dan efisien serta memberikan kepuasan yang tinggi bagi para pengguna jasa.
Untuk mengetahui perkembangan sistem Informasi Shuttle Express lebih jauh, maka
pada makalah ini akan membahas secara detil profil serta komponen-komponen apa saja yang
menyudun sistem informasi Shuttle Express dan apa fungsi dari kompoen-komponen tersebut
sehingga menghasilkan suatu sistem informasi yang canggih.
Tujuan
Mempelajari dan memahami sistem informasi pada jasa pelayanan antar jemput yaitu Shuttle
Express. Membandingkan system informasi yang digunakan Shuttle Express tahun 1995 dan
pada saat ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu system yang terintegrasi secara professional untuk menjadi
dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, serta membantu kegiatan operasional
perusahaan. Didalam system informasi tersebut, terdapat orang-orang, teknologi informasi dan
prosedur-prosedur yang terorganisir secara baik. O’Brien (2010) menyatakan bahwa pengertian
sistem secara sederhana adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dengan batas
definisi yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan umum. Sistem Informasi adalah
kombinasi teroganisir dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, dan
prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja,
informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1993), sistem informasi adalah
kmpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data
ke dalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) berpendapat
bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas
sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun,
menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.
Sedangkan Hall (2001) berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal
di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software,
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan
informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk
berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),
perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data
yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan
komponen yang menyusun sebuah sistem informasi. Fungsi dari sebuah sistem informasi
menurut adalah:
1. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi,
keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia
2. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta
layanan dan kepuasan pelanggan
3. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan
pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis
4. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif,
yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global
5. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan
wanita
6. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis
yangmembentuk jaringan.
Sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu
mendukung proses operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan
manajernya serta mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif (O’Brien 2005).
Komponen Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pengguna akhir dan
spesialis), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (data dan basis
pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan
aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mentransformasi sumber daya data
kedalam produk informasi. Model sistem informasi membantu mengikat antara komponen utama
dan aktivitas dari semua jenis sistem informasi. Hal ini menjadi sebuah kerangka kerja yang
menekankan pada empat konsep utama, yaitu :
a. Manusia, hardware, software, data, network yang merupakan 5 sumber daya utama dari
sistem informasi
b. Sumber daya manusia termasuk pengguna dan spesialis, sumber daya hardware terdiri dari
mesin dan media, sumber daya software terdiri dari program dan prosedur, sumber daya data
terdiri dari data dan basis pengetahuan, dan sumber daya network terdiri dari media
komunikasi dan jaringan.
c. Sumber daya data ditransformasi melalui aktivitas proses informasi kedalam berbagai produk
informasi bagi pengguna akhir.
d. Proses informasi yang terdiri dari kegiatan sistem dasar yaitu input, processing, output,
storage, dan control.
Sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu mereka menerima data sebagai
masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan
sumber data, rekonsiliasi (Up dating account), dan lainnya dan akhirnya memperoleh informasi
Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara pengklasifikasian.
Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general
purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi,
sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level
manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan
sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (klien-
server).
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling
bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen
sistem dapat berupa subsistem atau bagian- bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli
betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap
subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem
yang lebih besar disebut dengan supra system. Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi
dalam sistem informasi, yaitu:
1. Sumber Daya Input Data ( Input ) Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi lainnya harus
diambil dan disiapkan untuk diproses dengan kegiatan dasar entri data merekam dan
mengedit. Pengguna akhir biasanya merekam data tentang transaksi pada beberapa jenis
medium fisik, seperti paper, atau memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer.
Hal ini biasanya termasuk berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang
telah dicatat benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalam, seperti disket atau tape
hingga saat pemrosesan.
2. Pemrosesan Data kedalam Informasi ( Processing ) Data biasanya dimanipulasi dengan
kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan, klasifikasi, dan penjumlahan. Kegiatan
mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data lalu mengkonversi data kedalam
informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data disimpan dalam sistem informasi dan harus
dijaga dengan proses koreksi dan pembaharuan (updating ) secara terus-menerus.
3. Output Produk Informasi (Output ) Informasi dalam berbagai bentuk ditransmisi ke
pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan output. Tujuan sistem informasi
adalah menghasilkan produk informasi yang tepat bagi pengguna akhir. Produk informasi
yang umum adalah tampilan video, dokumen kertas, dan balasan audio yang menyediakan
pesan, formulir, laporan, daftar, tampilan grafik, dll.
4. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage) Penyimpanan adalah
sistem komponen utama dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan kegiatan sistem
informasi yang mana sumber daya data dan informasi disimpan dalam sebuah cara
pengorganisasian untuk selanjutnya dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang
penting dari sebuah organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk
berikut :
Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan oleh
perusahaan dan pengguna akhir.
Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika yang
menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis.
Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam berbagai bentuk
seperti fakta atau peraturan.
5. Kontrol Kinerja Sistem (Control ) Sebuah sistem informasi seharusnya menghasilkan umpan
balik mengenai kegiatan input, processing, output, dan storage. Umpan balik ini harus
diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu
aktivitas sistem harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi
pengguna akhir.
Sumber Daya Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu :
1. Sumber Daya Manusia
Pengguna akhir ( Pengguna atau klien ) Pengguna adalah orang yang menggunakan
produk sistem informasi atau informasi. Mereka dapat menjadi pelanggan, sales, insinyur,
pramuniaga, akuntan, atau manajer dan ditemukan pada semua level organisasi. Pada
kenyataannya, sebagian besar dari kita adalah pengguna akhir sistem informasi. Banyak
dari pengguna akhir dibisnis adalah knowledge workers yang merupakan orang yang
menghabiskan banyak waktu mereka mengkomunikasikan dan mengkolaborasikan ditim
atau kelompok kerja untuk menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi.
Spesialis sistem informasi Spesialis adalah orang yang mengembangkan dan
mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah sistem analis, pengembang software,
operator sistem, teknikal, dan manajerial lainnya. Singkatnya sistem informasi
berdasarkan permintaan pengguna akhir lalu pengembang software menciptakan program
komputer berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu
memonitor dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.
2. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan
material yang digunakan dalam proses informasi. Secara khusus, tidak hanya mesin dan
komputer serta peralatan lainnya, tetapi juga semua media data berupa objek berwujud yang
dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer
berdasarkan sistem informasi adalah :
Sistem komputer
Perangkat komputer
3. Sumber Daya Software
Sumber daya software termasuk semua kelompok intruksi pengolahan informasi. Konsep
umum perangkat lunak tidak hanya mencakup intruksi pengoperasian yang disebut program,
yang secara langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan informasi
yang disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya software :
Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung
operasi sistem komputer. Microsoft Windows adalah contoh dari sistem operasi komputer
yang terkenal.
Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses penggunaan komputer
oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program pengolahan kata.
Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah sistem
informasi.
4. Sumber Daya Data Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem informasi.
Konsep sumber daya data diperluas oleh manajer dan para professional sistem informasi.
Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep
data sebagai sumber daya organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi
modern. Sebelumnya data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data
disimpan, diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi software canggih yang mengaitkan
hubungan kompleks antara penjualan, pelanggan, kompetitor, dan pasar.Data bisa berbagai
bentuk, termasuk data alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan karakter lainnya yang
menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang terdiri dari kalimat dan
paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar seperti grafik, fotografi, dan
gambar video, data audio, termasuk suara manusia dan suara lainnya.Sumber daya data pada
sistem informasi biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi
manajemen sumber daya data kedalam :
Database yang menyimpan pengolahan dan pengorganisasian data
Basis pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta,
aturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang sukses.
5. Sumber Daya Jaringan Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan
extranet merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial
dari seluruh jenis organisasi dan komputer organisasi berdasarkan sistem informasi. Jaringan
telekomunikasi terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang
dihubungkan oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software komunikasi. Konsep
sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan merupakan
komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan
termasuk :
Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber optik, microwave, selular, teknologi wireless
satelite.
Infrastruktur Jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak hardware,
software, dan teknologi data dibutuhkan mendukung operasi dan penggunaan jaringan
komunikasi. Contoh prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan
software kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan paket browsing
internet.
BAB III
PEMBAHASAN
Profil Perusahaan Shuttle Express
Shuttle Express berdiri pada tahun 1979 dibentuk oleh San Juan Airlines yang merupakan
maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Penerbangan mengeluarkan ide untuk
menggunakan van untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-
Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi di seluruh
Amerika Serikat, San Juan Airlines memutuskan untuk membuat model layanan baru berbagi -
tumpangan (shared-ride) berbekal telah mendapatkan reputasi baik sebagai transportasi yang
paling aman dan paling profesional di AS, perusahaan percaya bahwa keamanan, budaya
profesional yang dapat ditransfer dari maskapai ini akan membuat shuttle express akan sukses
dan dipercaya oleh masyarakat.
Tujuan jangka pendek San Juan Airlines adalah untuk membangun perusahaan baru pada
fondasi layanan yang sama yaitu dalam mengutamakan hal keamanan, layanan transportasi, dan
kehandalan. Misinya adalah nenawarkan keamanan, kepedulian, sebagai alternatif yang
terjangkau untuk kalangan bawah. Konsep transportasi door-to-door jalur darat yang belum
pernah ada sebelumnya di Northwest. Setelah Shuttlel ekspres mulai beroperasi, badan
pemerintahan serta badan lainnya, perusahaan transportasi lain berusaha ingin menutup
perusahaan. Namun perusahaan terus bekerja dengan menunjukkan nya pada kualitas yaitu
peralatan bersih, driver berseragam, dan harga yang wajar dan kompetitif dan yang paling
penting memupuk budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu , membawa tas , dan peduli
kepada para penumpang. Hal ini membuat pemrotes diatasi oleh opini publik yang mendukung
layanan baru dari San Juan Airlines. Jarang bisnis baru dapat bertahan sangat lama tanpa
mendapatkan uang. Dari penjualan yang ada perusahaan mampu menanamkan lebih banyak
modal ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas . Melalui berbagai badai , tidak
adanya listrik, dan salju, namun Shuttle Express dapat menjawab tantangan tersebut dengan
tetap memastikan operasi yang ada tetap berfungsi. Perusahaan berusaha keras dalam
merampingkan organisasi yang ada namun tetap memberikan standar kualitas yang tinggi dalam
hal pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Kepercayaan perusahaan dalam hal
budaya merawat dan memberikan kepuasan terhadap pelanggan dalam bepergian, merupakan
dasar kesuksesan dari shuttle express. Pada tahun 2008 dapat melayani lebih dari 714.000 tamu.
Selama 22 tahun, perusahaan dapat menambahkan layanan baru yaitu antar jemput Hotel dan
layanan bandara. Pada tahun 1994 perusahaan memulai layanan Town Car eksekutif , yang
sekarang termasuk armada limusin. Pada tahun 1999 perusahaan membeli bus pertama,
pendahulu dari armada bus sekarang dalam operasi. Perusahaan terus memenuhi misi dalam
menawarkan keamanan, harga terjangkau, transportasi darat berkelas, banyak kebutuhan
perjalanan, Antar-Jemput ekspres membawa lebih dari 700.000 orang dan dimuat dilebih dari 1
juta perjalanan.
Pada saat ini Shuttle Express masih menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan yang
diinginkan pelanggan dan memberikan akses pelayanan pemesanan secara online melalui
internet atau langsung menghubungi nomor telepon yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil
dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limousine dan berbagai paket trip serta
diskon dan kemudahan/kenyamanan lainnya. Dari sisi teknologi informasi yang mendukung
proses binis, Shuttle Express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan dispatch
dengan dengan waktu implementasi kurang dari 6 bulan. Salah satu kunci keberhasilan proses
pengembangan sistem tersebut adalah bahwa Shuttle Express melibatkan seluruh pengguna dan
pihak terkait (stakeholder). Berbagai jenis mobil disediakan dan layanan jasa disediakan oleh
perusahaan ini seperti :
Share Ride and exclusive van service
Sedan-limo service
Cruise transfers
Convention transfers
Woodinville wine tasting
Seattle sightseeing tours and charters
Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express
Pada awal mula berdirinya, Shuttle Express masih menggunakan sistem manual untuk
mencatat pesanan. Pelanggan harus mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi kertas formulir
dan pembagian jadwal perjalanannya pun masih menggunakan kertas. Penentuan rute dan posisi
kendaraannya juga masih menggunakan cara manual yaitu menggunakan peta ditempel dipapan
dan magnet sebagai penentu posisi kendaraan. Penggunaan sistem manual menurut Fred Taucher
(CEO Corporate Computer Inc.) banyak menimbulkan masalah, salah satunya adalah sering
bergesernya magnet yang jadi penentu lokasi kendaraan.
Beberapa contoh menggunakan kertas, antara lain, pesanan dari pelanggan di tulis di atas
kertas, pengendalian kendaraan (van) dan sopir yang akan mejemput dilakukan dengan bantuan
papan tulis dan petunjuk magnetis yang menggambarkan lokasi penjemputan, tujuan kendaraan
dan penentu lokasi kendaraan. Sehingga seringkali terjadi permasalahan antara lain, nama dan
alamat pelanggan hilang, karena kertas atas catatannya hilang, bahkan petunjuk magnetis yang
ada di papan tulis bergeser. Hal ini berakibat sopir pertama yang menjemput tidak sampai ke
tujuan pelanggan, dan akhirnya pelanggan menjadi terlambat ke bandara. Jika masih adanya
waktu maka perusahaan harus mengganti kendaraan dan sopir lainnya nya utuk menjemput
pelanggan tersebut, yang berakibat pada penambahan biaya operasional perusahaan. Sistem
pembayaran juga dilakukan secara manual, yaitu diserahkan pada sopir setelah pelanggan sampai
ke tempat tujuan. Hal ini juga bisa menimbulkan risiko yaitu penggelapan atau perampokan di
jalan.
Belajar dari situasi yang ada dan adanya perkembangan tehnologi informasi, maka
Shuttle Express mulai mengubah sistemnya secara bertahap. Dengan Microsoft Access Database
Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya.
Shuttle express juga menggunakan Windows NT dengan sistem operasi computer DBM acsess
untuk proses reservasi. Setelah data reservasi masuk maka orang yang bertugas pada bagian
dispatcher akan membagi kendaraan. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer
yang berupa data entry display (paperless).
Sistem informasi pada perusahaan jasa transportasi shuttle express digambarkan dalam matrix
komponen sistem informasi.
1. Hardware
Hardware merupakan perangkat keras yang ada dalam komputer yang terdiri atas piranti-
piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll.
a. Mesin
Mesin yang digunakan dalam aktifitas system informasi Shuttle Express adalah computer PC
NEC Workstation
b. Media
Adapun media yang digunakan adalah PC Workstation NEC 486, Jaringan LAN, Telepon,Pager
Printer, PTSN
2. Software
Software merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data yang berasal
dari perangkat keras (hardware) biasa digunakan untuk memproses data yang sering disebut
sebagai program.
a. Program yang digunakan pada system informasi di shuttle express adalah program
pemasukan data (Ms. Access), Windows NT, Program Dispatch, dan Monitoring user access.
b. Prosedur yang dilakukan adalah Pemasukan data, proses reservasi, pelaporan output dan
distibusi, proses penyimpanan, dan proses monitoring.
3. Sumber Daya Manusia,
Merupakan seseorang yang menggunakan dan menjalankan suatu sistem informasi.
Sumber daya manusia ini terdiri dari dua komponen yaitu spesialis dan users.
a. Spesialis yang bekerja dalam Sistem Informasi di Shuttle Express adalah supervisor operator
b. Pengguna (User) adalah pengguna system informasi yaitu petuugas reservasi, pelanggan,
petugas call center, computer operator, supir, manager, dan agen reservasi/dispatcher.
4. Sumber Data yang digunakan yaitu data reservasi & customer, laporan supir, data pegawai,
dan jadwal perjalanan.
5. Produk Informasi yang dihasilkan meliputi data entry display, info reservasi, status display,
nomor konfirmasi, navigasi untuk supir, SOP informasi yang terkendali, dan tarif.
6. Komponen Input, komponen ini digunakan untuk menyusun atau memasukkan data ke dalam
sistem. Dalam kasus ini proses pemasukkan data dilakukan oleh petugas reservasi dan call
center dengan data yang berasal dari pelanggan. Sedangkan medianya menggunakan Jaringan
komunikasi (telepon) dan PC Workstation NEC 486.
7. Komponen Pemrosesan
Setelah data masuk dan diinput maka proses selanjutnya adalah pemrosesan data dengan
prosedur proses reservasi dan dilakukan oleh programmer dengan menggunakan Program
Dispatch, Ms. Acess dan Widows NT.
8. Komponen Penyimpanan, pada komponen ini data yang telah diproses kemudian disimpan
dengan media Magnetic Disk Drive dengan media 4 x HDD 1,2 Gb
9. Komponen Pengendalian
Digunakan untuk mengendalikan dan mengatasi gangguan yang disebabkan oleh sumberdaya
manusia, software maupun hardware berupa laporan pengendalian dan kertas dokumen yang
digunakan supervisor pada proses monitoring.
Pada kasus Shuttle Express, teknologi informasi memiliki banyak keuntungan bagi
perusahaan. Dengan adanya sistem reservasi dan adanya penentuan van dispatch, jaringan
perusahaan akan semakin lancar. Sejak sistem ini digunakan oleh perusahaan, pemesanan jasa
dari pelanggan semakin meningkat mencapai 695.000 reservasi. Pada sisi penghematan waktu,
penggunaan teknologi informasi dapat mengefisienkan waktu sebanyak 5 jam, dari yang awalnya
rute bandara ditempuh dalam 8 jam, sekarang hanya memakan waktu 3 jam. Selain itu, dilihat
dari keefisienan penggunaan tenaga kerja, shuttle express berhasil menghemat tenaga kerja yang
sebelumnya setiap shift diperlukan tenaga kerja sebanyak tiga orang. Dimana setiap harinya
terdapat dua shift sehingga dalam sehari jumlah tenaga kerja yang diperlukan enam orang.
Dengan penggunaan teknologi informasi, pada shift pagi sejumlah dua orang dan hanya satu
orang untuk sore hari. Jadi jumlah tenaga kerja berkurang sebanyak tiga orang dari sebelumnya.
Beberapa perubahan ini yang disebabkan oleh teknologi informasi ini merupakan suatu
keuntungan yang besar bagi Shuttle Express agar perusahaan menjadi semakin berkembang.
1. Hardware
Hardware merupakan perangkat keras yang ada dalam komputer yang terdiri atas
piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll. Hardware mesin
digunakan AXP Server, 12 PC workstation 486 PC NEC untuk network dan 4 PC NEC 486
untuk reservasi, magnetic disc drive, pager, telepon, harddisk dan RAM. dan printer. Netware
yang digunakan adalah jaringan LAN, PTSN, kertas bill, dan dokumen. Input, pemrosesan,
output, penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator/agen reservasi, supervisor
(specialist), sopir, pegawai dan manajer.
Adapun media yang digunakan adalah PC workstation NEC 48, jaringan LAN (intra
dan inter), internet, bukti reservasi, kertas tarif dan laporan, 4 x HDD 1,2 Gb, Laporan
pengendalian, kertas dokumen. Lebih jauh, kita dapat melihat sistem reservasi yang
menggunakan computer sebanyak 12 NEC 48, yang terhubung dalam setiap jaringan
komputer ke dalam server peralatan digital Alpha AXP server yang memiliki RAM sebesar
128MB dan empat buah hard disk masing-masing sebesar 1,2 GB. Dengan melakukan sistem
komputerisasi pada sistem jaringan perusahaannya, sistem revervasi dan penentuan van
dispatch dapat berjalan lebih lancar hanya dalam waktu enam bulan.
2. Software
Software merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data yang berasal
dari perangkat keras (hardware) biasa digunakan untuk memproses data yang sering disebut
sebagai program. Program yang digunakan pada system informasi di shuttle express adalah
program pemasukan data (Ms. Access), Windows NT, Program Dispatch, dan Monitoring
user access. Prosedur yang dilakukan adalah pemasukan data, transaksi reservasi (fare/bill,
jadwal trip, confirmation number dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi
output, prosedur backup, dan proses monitoring.
3. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah sesorang yang menggunakan dan menjalankan sistem
informasi dan terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua yang menggunakan sistem
informasi tersebut yaitu pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer
sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah orang-orang yang mempunyai
keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Sedangkan pengguna (User) adalah pengguna
system informasi yaitu petuugas reservasi, pelanggan, petugas call center, computer operator,
supir, manager, dan agen reservasi/dispatcher.
4. Sumber Daya Data
Data yang digunakan adalah data pelanggan, data reservasi (lokasi trip, tujuan, special
instruksi), data rute, harga/tariff, data van, data karyawan ( supir, agen, dispatcher, manajer).
5. Produk Informasi
Produk informasi yang dihasilkan berupa data nomor reservasi, jadwal, data entry
display, status display, bill/tagihan, informasi di layar serta audio signal, navigasi untuk
supir, SOP informasi yang terkendali, dan tarif.
Adanya sistem komputerisasi dan dukungan dari seluruh pengguna dan pihak stakeholder
menjadikan shuttle express semakin berkembang. Prosedur pemesanan dimulai dari input
data yang masuk dari permintaan pelanggan yang menghubungi alamat atau nomor reservasi
yang telah disediakan, lalu operator akan memasukkan semua informasi pelanggan yang
berhubungan dengan database pelanggan yang relevan, seperti tujuan pelanggan, nomor
telepon yang dapat dihubungi, maupun keinginan pelanggan tertentu yang berbeda dari
setiap pelanggan, misalnya jam penjemputan dan jenis kendaraan yang diinginkan. Setelah
mencatat data tersebut, operator akan menghitung tarif yang harus dibayar oleh pelanggan.
Tarif yang akan dibayar oleh pelanggan akan dihitung berdasarkan lokasi yang akan dituju
dan operator akan memberikan nomor konfirmasi pelanggan. Lokasi penjemputan pelangan
akan disesuaikan dengan rute petunjuk arah yang telah diprogram untuk kemudahan rute arah
jalan sopir pengemudi. Data reservasi pelanggan akan diambil dan dikirim ke “pools trip”
yang terdiri dari satu set penjemputan untuk van tertentu selam periode waktu tertentu. Setiap
trips sudah dijadwalkan maka akan dikirim ke setiap van penjemputan.
3.1.4 Matriks Komponen Sistem Informasi di Shuttle Express
Tabel 1. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express
Aktivitas SI Hardware Software SDM Sumber Data Produk InformasiMesin Media Program Prosedur Spesialis User
Input
PC NEC Workstation(Komputer)
PC Workstation NEC 486Jaringan LANTeleponPagerPrinterPTSN
Ms. AccessWindows NT
Memasukkan Data
Petugas Reservasi
Petugas reservasi PelangganPetugas Call Center
Data reservasi & Pelanggan
Laporan Supir
Rute
Data Entry Display
Info Reservasi
Proses
Server (Digital Equipment Alpha AXP)Prosesor
Jaringan LAN Ms. AccessWindows NT Proses Reservasi
Data Reservasi & PelangganData Pegawai Data Van & supirJadwal Perjalanan
Status display
Output
PC NEC 486Pager
Printer
Display LCD
Kertas laporan
Ms. AccessWindows NTReservasiDispatch
Output procedure and distribution
Petugas reservasi PelangganSupirManager
Data reservasiData customer
Jadwal PerjalananNavigasi SupirNomer konfirmasiInfo ReservasiInformasi di Layar LCD
Penyimpanan Magnetic Disk 4 x HDD 1,2 Gb Ms.AccessWindows NT Storage procedure
Supervisor Operator
Petugas reservasi
Data reservasiData customer
Laporan supir
Arahan Sopir Jadwal PerjalananTarifNomer konfirmasi
Pengendalian
Server (Digital Equipment Alpha AXP)Pager
Laporan pengendalianKertas Dokumen
Ms. AccessWindows NTMonitoring User Akses
Monitoring Process Supervisor
Petugas ResevasiPelangganSupirAgen reservasi/ dispatcher
Data reservasiData customer
Laporan supir
SOP informasi yang terkendaliTarifJadwal Perjalanan
Penerapan Shuttle Express pada saat ini
1. Pembuatan Website dan Online Reservation
Pada tahun 1987 pelanggan ingin melakukan pemesanan shuttle express hanya dapat dilakukan melalui telepon. Namun, saat
ini pemesanan shuttel express sudah dapat dilakukan secara online reservation. Pada online reservation pelanggan dapat mengisi
sendiri form pemesanan melakukan pembayaran kemudian mencetak form tersebut ataupun menyimpannya dalam computer atau
smartphone. Dengan pelanggan melakukan sendiri proses reservasi maka kesalahan dalam proses tersebut dapat dikurangi jika
dibandingkan melalui operator. Penggunaan online reservation terbukti lebih akurat dan terstruktur. Selain itu proses menjadi lebih
cepat dan mudah.
Gambar. Shuttle Express Reservation
2. GPS Tracking
GPS Tracking merupakan sebuah alat yang dipasang pada kendaraan untuk mengetahui lokasi penjemputan. Dengan adanya
alat ini memudahkan supir untuk mencapai tempat tujuan. Selain itu pihak perusahaan Shuttle Express juga dapat dengan mudah
memonitor keberadaan kendaraannya.
3. Komunikasi Radio
System komunikasi radio digunakan untuk mengganti system yang lama yaitu pager. Kelemahan dari pager adalah hanya dapat
berkomunikasi satu arah. Namum dengan adanya komunikasi radio maka menjadi dua arah.
Gambar. Contoh Alat Komunikasi Radio
4. Online Payment
Yang dimaksud dengan online payment adalah pembayaran yang dilakukan tidak secara secara tunai namun virtual dengan
cara virtua. Pelanggan dapat melakukan online payment dengan menggunakan credit card ataupun transfer. Keunggulan dari online
payment adalah memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi.
Contoh Gambar online payment
5. Back Up Data System
Penyimpanan data merupakan hal yang terpenting dalam terlaksananya kegiatan operasional Shuttle Express. Kerusakan data
dalam system dapat ditanggulangi dengan membuat back up data system. Sedangkan penyimpanan data dilakukan dengan
cloud system. Penggunaan system ini lebih efisien karena data resimpan di server sehingga tidak membutuhkan tempat
ataupun kertas.
6. Hweb Mobile Data Terminal (MDT)
Hweb mobile data terminal merupakan alat yang dipergunakan oleh supir untuk melihat jadwal reservasi, jadwal serta
transaksi. Dengan beberapa menu dibawah ini :
GPS integration
Reservation Detail Display
2 Way Massaging
Quick Respond Capable
Credit Card Caputured
Barcode Scan Capable
Driver Self Reconciliation
Thermal Printer
Kesuksessan penerapan Sistem Informasi pada Shuttle Express di tahun 2014 adalah adanya keterlibatan End User (pengguna)
dalam proses reservasi di Shuttle Express. Keunggulan dari sistem tersebut adalah ketika semua orang dapat menginput sistem ini
secara lebih mudah. Customer dapat dengan mudah memasukkan tujuan atau instruksi special maupun lokasi penjemputan.
Kemudian dengan program yang sudah dibuat sistem dapat dengan cepat menghitung biaya. Keunggulan-keunggulan tersebut yang
membuat Shuttle Express terus dapat bersaing dengan perusahaan jasa perjalanan lainnya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dengan adanya perubahan pelayanan dari system manual ke system pelayanan berbasis internet teknologi memudahkan
pelanggan untuk mengakses dan mendapatkan informasi mengenai shuttle express. Pelanggan dapat melakukan reservasi mulai dari
pemesanan sampai dengan pembayaran secara online.
Penggunaan pengelolaan pelayanan berbasis sistem informasi membuat perusahaan Shuttle Express lebih mudah mengontrol
kegiatan operasionalnya. Top management dapat mengontrol keberadaan kendaraan serta kegiatan supir melalui GPS tracking.
Sehingga timbul integrasi antar elemen dalam perusahaaan. Maka terjadi peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan yang
pada akhirnya akan berdampak positif terhadap kemajuan perusahaan Shuttle Express.
Saran
Shuttle express sebaiknya terus mengembangkan system informasi yang modern guna untuk meningkatkan bisnis mereka di
bidang jasa transportasi. Pengembangan bisnis shuttle express dengan system informasi akan meningkatkan kinerja dan
pelayanannya. Penambahan fitur-fitur layanan yang lebih canggih.
DAFTAR PUSTAKA
Shuttle Express. 2011. From: http://www.shuttleexpress.com/. Diakses 6 Agustus 2014
Bodnar, George H., Hopwood, William S. 1993. Accounting Information System. 5th Edition, Prentice-Hall, Inc.
Gelinas, Ulric J., Oram, Allan E., Wiggins, William P. 1990. Accounting Informaion Systems. PWS-KENT Publishing Company.
Hall, James A. 2001. Accounting Information Systems. 3rd Edition, South Western College Publishing.
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.
top related