unternehmensinterne geschäftspartnerprüfung:von einer ...€¦ · 2016-11-24 unternehmensinterne...

Unternehmensinterne Geschäftspartnerprüfung:Von einer manuellen Prüfung zu einer IT-unterstützten Lösung

Dr. Roman ZagrosekCompliance Solutions GmbH

Salvatore SaporitoLexisNexis GmbH

2016-11-24

Unternehmensinterne Geschäftspartnerprüfung: von einer manuellen Prüfung zu einer

IT-unterstützten Lösung

Webinar LexisNexisDr. Roman Zagrosek, LL.M. (Berkeley)

Compliance Solutions GmbH

PraxisbeispielEntwicklungsprozess einer unternehmensinternen Geschäftspartnerprüfung von einer manuellen Prüfung zu einer IT-unterstützten Lösung

Monitor/Review

Define

Initial Data Collection

Assess/Due Diligence

Approve

Train/Control

PraxisbeispielWarum ist eine Geschäftspartnerprüfung notwendig?

PraxisbeispielEinführung eines neuen Prozesses zur Geschäftspartnerprüfung

Konzernrichtlinie

Background Checks

Ortsbegehungen Audits

PraxisbeispielPraktische Schwierigkeiten in der Umsetzung der Geschäftspartnerprüfung

Insgesamt 1.000 Geschäftspartner – Altfälle

Jedes Jahr 100 neue Geschäftspartner

Probleme in der Umsetzung

PraxisbeispielEinführung risikobasierter Ansatz (Risikofälle nach hoch, mittel und niedrig)

Word-Dokumente mit Google-Screenshots

und Einschätzung

Excel-Liste (CPI)Ordnersystem auf Share-Drive

Manuelle Umsetzung

PraxisbeispielStaatliche Ermittlungsbehörden durchsuchen Unternehmen

PraxisbeispielWeiterentwicklung durch web- und workflowgestützte IT-Lösung

v

Management (Board of Directors)

Independent Assurance Providers (3rd line of defense)

Business Partners

Oversight Function (2nd line of defense)

ImplementierungSupport & Monitoring

Spezifikation & Anpassung

Risk Owner (1st line of defense)

External Consultants

PraxisbeispielCompliance Plattform

PraxisbeispielAnforderungen und Funktionen der IT-unterstützten Geschäftspartnerprüfung

Stammdaten

Upfront Risk Assessment/Risikomatrix

Datenbankrecherche

Fragebogen an Geschäftspartner

Ggf. externe Prüfung durch Dienstleister

Prüfbericht undGenehmigung

Leistungskontrolle

Workshops, um Anforderungen und Zeitplan zu konkretisieren

PraxisbeispielKonkrete Projektumsetzung

PilotUnternehmensweiter

Rollout

3 Monate 6 Monate

Ergebnis

Effizientes Datenmanagement

Kosteneinsparungen durch

Automatismen

Erhöhung der Akzeptanz der

Geschäftspartnerprüfung

Umgehung der Verantwortlichen

konnte minimiert werden

Praxisbeispiel

E-Mails – Vergangenheit?Wird aufgrund der Masse und den Sicherheitsdefiziten an Bedeutung

verlieren, aber trotzdem ein verbreitetes Kommunikationsmedium sein

Manuell versus IT-basiert

Papierwelt – Vergangenheit?Selbst Behörden und Gerichte stellen auf elektronischen Rechtsverkehr um

Kommunikation in abgeschlossenen IT-Systemen

?Die zukünftige Kommunikationsform?

Manuelle Umsetzung

Manuell versus IT-basiert

IT-Lösung zur Geschäftspartnerprüfung spart 80% dieser Arbeitskraft ein

IT-unterstützte Compliance-Kommunikation ist in großem Maße ressourcensparend:

z.B. automatisch erstellter Prüfbericht, keine manuellen E-Mails

und händische Aktenablage

Das manuelle Anlegen und Überwachenvon 50 kritischen Geschäftspartnern

beschäftigt 1 Mitarbeiter zu 100%

Beispiel aus der Praxis

Manuell versus IT-basiert

Probleme aus der Praxis

IT-Lösung kann Umgehungsmöglichkeiten

minimieren

Daten werden unvollständig geliefert, der Compliance-Verantwortliche wird umgangen

(„Sideletters“)

Sie fixiert eine automatische Verantwortungsübernahme der operativ Zuständigen sowie einen technischen Stopp des Prüfprozesses bei

fehlenden Daten

Haftungsbefreiende Dokumentation als Teil der Sorgfalts- und

Überwachungspflichten der Geschäftsleitung (revisionssicher)

Manuell versus IT-basiert

Die IT-Lösung beinhaltet ein integriertes Screening der Geschäftspartner auf Basis von:

• Sanktions-,

• PEP-,

• Black-

• und Watchlisten durch

mögliche Einbindung von externen Quellen (z.B. LexisNexis, info4c, Google)

Ermöglicht wird die passgenau abgestufte Überprüfung der

Geschäftspartner (Risikomatrix)

Exkurs: LexisNexis – Datenbankgestützte Überprüfung

Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance

20LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

• Zunahme an Strafverfolgungen

• Rasant wachsende Bedeutung der erweiterten Geschäftspartnerüberprüfung

• Sensibilität für das Thema dringt bis in den Mittelstand durch

• Verlagerung der Anforderungen von Kundenhin zum Geschäftspartner und weiter

• Standardisierungstendenzen sinderkennbar in der Ermittlungstiefe –Integration in eigene Systeme

Erkennbare Trends

21LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

ZentraleQuellen

Sanktions-listen

Rechtsdaten

BiographischeQuellen

PEP-Daten

Weltweite Presse

Firmen-informationen

Abdeckung der Compliance-Anforderungendurch zentrale Quellen

22LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Risikoansatz und Quellen für Due Diligence

Informationsquellen – nur welche?

23LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Lexis Diligence® - Geschäftspartnerüberprüfung

Zugriff auf alle Quellen über nur eine Suchmaske

Benutzerfreundliche Oberfläche und vielfältige Such-Optionen

Automatisches Erkennen von Nachrichten mit negativer Tonalität

Information per E-Mail, wenn für bestimmte Suchbegriffe neue Ergebnisse gefunden werden

Dokumentationsnachweis über Report Builder

24LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Verfügbare Quellen

Über 26.000 internationale Pressequellen darunter ca. 300 deutschsprachige Publikationen einschließlich Branchenpublikationen

PEP-, Sanktions- und Watch- und Black-Listen inkl. World Compliance, INFO4C, EU Consolidated List, OFAC u. a.

Mehr als 300 internationale und deutsche Firmendatenbanken

Signifikante Länderprofile

Internationale Rechtsinformationen

Benja

min

Thorn

/ pix

elio.d

e

Zurück zu Dr. Roman Zagrosek

Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance

Spektrum

Entwicklungskompetenz

Spezialisierung

Erfahrung

IT-Lösungen und Beratung im gesamten Spektrum der Corporate

Compliance-Anforderungen

Hochspezialisierte Experten, die vornehmlich in den Bereichen IT-Software-

Entwicklung und Beratung tätig sind

Spezialisiert auf global operierende Unternehmen mit

komplexen Anforderungen

Wir über unsFirmenvorstellung

Seit Jahren in der Software-Entwicklung und im Bereich Corporate Compliance tätig

Beratung und Konzeption

Entwicklung und Umsetzung

Pilotierung und Rollout

Monitoring undVerbesserung

Business Partner Due Diligence

High Risk Transaction Approval

Risk Assessments

Self-Assessments

Continuous Controls Monitoring

Control Execution

Business Intelligence & Reporting

IT Security

Cyber Security

Big Data Analysis

Data Protection

Business Process Management

Corporate Compliance and Risk Enterprise IT Solutions

Wir über unsLeistungen & Produkte

Wir über unsCompliance Plattform – Smart Enterprise Lösungen (Compliance 4.0)

Risk AssessmentSolution

Business Partner Compliance Solution

Self-Assessment System

Data ProtectionCompliance Solution

High Risk Transaction Approval Solution

Monitoring & Reporting Module

CEO & Topmanagement Standard Reporting

ComplianceE-Learning System

Compliance ProcessAnalysis

Compliance RatingHR System

Herausforderung

Anspruch

Partnerschaft

Die Projekte werden in einem dynamischen Umfeld ausgeführt, das durch gesetzliche Neuregelungen

aber auch Änderungen in den IT-Systemlandschaften geprägt ist

Das Team besitzt den Anspruch und die Expertise, immer auf dem neuesten Stand der IT-System-und

regulatorischen Entwicklungen zu sein

Compliance Solutions versteht sich als langfristige Partnerin ihrer Kunden. Eine nachhaltige Entwicklung und

Beratung steht im Mittelpunkt

Wir über unsUnsere Firmenphilosophie

Wir über unsUnsere Referenzen

Internationale Konzerne (DAX, Fortune 500)

Mittelständische Unternehmen

Beratungsunternehmen und Rechtsanwälte

Dr. Roman ZagrosekCompliance Solutions GmbH

roman.z@compliancesolutions.comTel.: +49 (0)711 217232-92

www.compliancesolutions.com

Salvatore SaporitoLexisNexis GmbH

salvatore.saporito@lexisnexis.deTel.: +49 (0)162 2596-205

www.lexisnexis.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit