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Unternehmensinterne Geschäftspartnerprüfung: Von einer manuellen Prüfung zu einer IT-unterstützten Lösung Dr. Roman Zagrosek Compliance Solutions GmbH Salvatore Saporito LexisNexis GmbH

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Unternehmensinterne Geschäftspartnerprüfung:Von einer manuellen Prüfung zu einer IT-unterstützten Lösung

Dr. Roman ZagrosekCompliance Solutions GmbH

Salvatore SaporitoLexisNexis GmbH

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2016-11-24

Unternehmensinterne Geschäftspartnerprüfung: von einer manuellen Prüfung zu einer

IT-unterstützten Lösung

Webinar LexisNexisDr. Roman Zagrosek, LL.M. (Berkeley)

Compliance Solutions GmbH

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PraxisbeispielEntwicklungsprozess einer unternehmensinternen Geschäftspartnerprüfung von einer manuellen Prüfung zu einer IT-unterstützten Lösung

Monitor/Review

Define

Initial Data Collection

Assess/Due Diligence

Approve

Train/Control

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PraxisbeispielWarum ist eine Geschäftspartnerprüfung notwendig?

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PraxisbeispielEinführung eines neuen Prozesses zur Geschäftspartnerprüfung

Konzernrichtlinie

Background Checks

Ortsbegehungen Audits

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PraxisbeispielPraktische Schwierigkeiten in der Umsetzung der Geschäftspartnerprüfung

Insgesamt 1.000 Geschäftspartner – Altfälle

Jedes Jahr 100 neue Geschäftspartner

Probleme in der Umsetzung

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PraxisbeispielEinführung risikobasierter Ansatz (Risikofälle nach hoch, mittel und niedrig)

Word-Dokumente mit Google-Screenshots

und Einschätzung

Excel-Liste (CPI)Ordnersystem auf Share-Drive

Manuelle Umsetzung

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PraxisbeispielStaatliche Ermittlungsbehörden durchsuchen Unternehmen

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PraxisbeispielWeiterentwicklung durch web- und workflowgestützte IT-Lösung

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v

Management (Board of Directors)

Independent Assurance Providers (3rd line of defense)

Business Partners

Oversight Function (2nd line of defense)

ImplementierungSupport & Monitoring

Spezifikation & Anpassung

Risk Owner (1st line of defense)

External Consultants

PraxisbeispielCompliance Plattform

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PraxisbeispielAnforderungen und Funktionen der IT-unterstützten Geschäftspartnerprüfung

Stammdaten

Upfront Risk Assessment/Risikomatrix

Datenbankrecherche

Fragebogen an Geschäftspartner

Ggf. externe Prüfung durch Dienstleister

Prüfbericht undGenehmigung

Leistungskontrolle

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Workshops, um Anforderungen und Zeitplan zu konkretisieren

PraxisbeispielKonkrete Projektumsetzung

PilotUnternehmensweiter

Rollout

3 Monate 6 Monate

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Ergebnis

Effizientes Datenmanagement

Kosteneinsparungen durch

Automatismen

Erhöhung der Akzeptanz der

Geschäftspartnerprüfung

Umgehung der Verantwortlichen

konnte minimiert werden

Praxisbeispiel

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E-Mails – Vergangenheit?Wird aufgrund der Masse und den Sicherheitsdefiziten an Bedeutung

verlieren, aber trotzdem ein verbreitetes Kommunikationsmedium sein

Manuell versus IT-basiert

Papierwelt – Vergangenheit?Selbst Behörden und Gerichte stellen auf elektronischen Rechtsverkehr um

Kommunikation in abgeschlossenen IT-Systemen

?Die zukünftige Kommunikationsform?

Manuelle Umsetzung

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Manuell versus IT-basiert

IT-Lösung zur Geschäftspartnerprüfung spart 80% dieser Arbeitskraft ein

IT-unterstützte Compliance-Kommunikation ist in großem Maße ressourcensparend:

z.B. automatisch erstellter Prüfbericht, keine manuellen E-Mails

und händische Aktenablage

Das manuelle Anlegen und Überwachenvon 50 kritischen Geschäftspartnern

beschäftigt 1 Mitarbeiter zu 100%

Beispiel aus der Praxis

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Manuell versus IT-basiert

Probleme aus der Praxis

IT-Lösung kann Umgehungsmöglichkeiten

minimieren

Daten werden unvollständig geliefert, der Compliance-Verantwortliche wird umgangen

(„Sideletters“)

Sie fixiert eine automatische Verantwortungsübernahme der operativ Zuständigen sowie einen technischen Stopp des Prüfprozesses bei

fehlenden Daten

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Haftungsbefreiende Dokumentation als Teil der Sorgfalts- und

Überwachungspflichten der Geschäftsleitung (revisionssicher)

Manuell versus IT-basiert

Die IT-Lösung beinhaltet ein integriertes Screening der Geschäftspartner auf Basis von:

• Sanktions-,

• PEP-,

• Black-

• und Watchlisten durch

mögliche Einbindung von externen Quellen (z.B. LexisNexis, info4c, Google)

Ermöglicht wird die passgenau abgestufte Überprüfung der

Geschäftspartner (Risikomatrix)

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Exkurs: LexisNexis – Datenbankgestützte Überprüfung

Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance

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20LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

• Zunahme an Strafverfolgungen

• Rasant wachsende Bedeutung der erweiterten Geschäftspartnerüberprüfung

• Sensibilität für das Thema dringt bis in den Mittelstand durch

• Verlagerung der Anforderungen von Kundenhin zum Geschäftspartner und weiter

• Standardisierungstendenzen sinderkennbar in der Ermittlungstiefe –Integration in eigene Systeme

Erkennbare Trends

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21LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

ZentraleQuellen

Sanktions-listen

Rechtsdaten

BiographischeQuellen

PEP-Daten

Weltweite Presse

Firmen-informationen

Abdeckung der Compliance-Anforderungendurch zentrale Quellen

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22LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Risikoansatz und Quellen für Due Diligence

Informationsquellen – nur welche?

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23LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Lexis Diligence® - Geschäftspartnerüberprüfung

Zugriff auf alle Quellen über nur eine Suchmaske

Benutzerfreundliche Oberfläche und vielfältige Such-Optionen

Automatisches Erkennen von Nachrichten mit negativer Tonalität

Information per E-Mail, wenn für bestimmte Suchbegriffe neue Ergebnisse gefunden werden

Dokumentationsnachweis über Report Builder

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24LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Verfügbare Quellen

Über 26.000 internationale Pressequellen darunter ca. 300 deutschsprachige Publikationen einschließlich Branchenpublikationen

PEP-, Sanktions- und Watch- und Black-Listen inkl. World Compliance, INFO4C, EU Consolidated List, OFAC u. a.

Mehr als 300 internationale und deutsche Firmendatenbanken

Signifikante Länderprofile

Internationale Rechtsinformationen

Benja

min

Thorn

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elio.d

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Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance

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Spektrum

Entwicklungskompetenz

Spezialisierung

Erfahrung

IT-Lösungen und Beratung im gesamten Spektrum der Corporate

Compliance-Anforderungen

Hochspezialisierte Experten, die vornehmlich in den Bereichen IT-Software-

Entwicklung und Beratung tätig sind

Spezialisiert auf global operierende Unternehmen mit

komplexen Anforderungen

Wir über unsFirmenvorstellung

Seit Jahren in der Software-Entwicklung und im Bereich Corporate Compliance tätig

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Beratung und Konzeption

Entwicklung und Umsetzung

Pilotierung und Rollout

Monitoring undVerbesserung

Business Partner Due Diligence

High Risk Transaction Approval

Risk Assessments

Self-Assessments

Continuous Controls Monitoring

Control Execution

Business Intelligence & Reporting

IT Security

Cyber Security

Big Data Analysis

Data Protection

Business Process Management

Corporate Compliance and Risk Enterprise IT Solutions

Wir über unsLeistungen & Produkte

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Wir über unsCompliance Plattform – Smart Enterprise Lösungen (Compliance 4.0)

Risk AssessmentSolution

Business Partner Compliance Solution

Self-Assessment System

Data ProtectionCompliance Solution

High Risk Transaction Approval Solution

Monitoring & Reporting Module

CEO & Topmanagement Standard Reporting

ComplianceE-Learning System

Compliance ProcessAnalysis

Compliance RatingHR System

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Herausforderung

Anspruch

Partnerschaft

Die Projekte werden in einem dynamischen Umfeld ausgeführt, das durch gesetzliche Neuregelungen

aber auch Änderungen in den IT-Systemlandschaften geprägt ist

Das Team besitzt den Anspruch und die Expertise, immer auf dem neuesten Stand der IT-System-und

regulatorischen Entwicklungen zu sein

Compliance Solutions versteht sich als langfristige Partnerin ihrer Kunden. Eine nachhaltige Entwicklung und

Beratung steht im Mittelpunkt

Wir über unsUnsere Firmenphilosophie

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Wir über unsUnsere Referenzen

Internationale Konzerne (DAX, Fortune 500)

Mittelständische Unternehmen

Beratungsunternehmen und Rechtsanwälte

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Dr. Roman ZagrosekCompliance Solutions GmbH

[email protected].: +49 (0)711 217232-92

www.compliancesolutions.com

Salvatore SaporitoLexisNexis GmbH

[email protected].: +49 (0)162 2596-205

www.lexisnexis.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit