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Universidad Veracruzana Contraloría General
INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES 2013
Junta de Gobierno
CONTRALORÍA GENERAL
Junta de Gobierno
Informe Anual de Actividades de 2013
Í n d i c e
Página
Cumplimiento del Programa .............................................................. 2
Dirección de Auditoría ............................................................................................. 3
Dirección de Control y Evaluación ....................................................................... 6
Área Jurídica ............................................................................................................... 7
Informática ............................................................................................................... 10
Área Administrativa ................................................................................................ 11
CONTRALORÍA GENERAL
2
Junta de Gobierno
Programa Anual de Actividades 2013
El Programa Anual de Trabajo 2013 (PAT) de la Contraloría General se elaboró conforme a lo establecido en los artículos 34-A, 34-B, 34-C y 34-D de la Ley Orgánica, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 y 23 del Estatuto General, 55, 56, 57 y 58 del Reglamento de Ingresos General y 41 del Reglamento de la Junta de Gobierno, así como las instrucciones de la Junta de Gobierno. Asimismo, contempla la realización de 65 actividades que implican 1,788 metas, relativas a auditorías, intervenciones, análisis verificaciones, evaluaciones, seguimientos, asesorías, entre otras.
El PAT considera que sus actividades se lleven a cabo con la fuerza de trabajo existente, en los tiempos establecidos y con un grado de flexibilidad que permita reformularlo en aquellas actividades emergentes, solicitadas por la Rectoría y la Junta de Gobierno como lo establece el artículo 43 del Reglamento del citado órgano colegiado.
En apartados diferenciados, este programa integra las funciones y actividades realizadas por las áreas de la Contraloría General, que son la Dirección de Auditoría, la Dirección de Control y Evaluación, la Asesoría Jurídica, la de Informática y la Administrativa.
Cumplimiento del Programa
El grado de cumplimiento de las actividades programadas fue del 126.2%; adicionalmente, se realizaron 35 actividades con
47 metas para atender diversas peticiones internas y externas. A continuación, se presenta la estadística por área:
Programa Anual Autorizado
Actividades adicionales
Actividades Metas
Cumplimiento % Programadas Realizadas
Dirección de Auditoría 16 95 140 147.4 16
Dirección de Control y Evaluación 21 606 803 133.0 0
Área Jurídica 10 756 1,018 135.0 11
Informática 9 291 261 90.0 8
Área Administrativa 9 40 36 90.0 0
Total 65 1,788 2,258 126.2 35
CONTRALORÍA GENERAL
3
Junta de Gobierno
Actividades Realizadas Dirección de Auditoría
N° Actividad Unidad de
medida Meta anual
Meta
Alc
anza
da
En
pro
ceso
Pen
die
nte
1 Practicar auditorías Administrativas y Financieras Auditoría realizada 5 5 0 0
1.1 Facultad de Administración, Veracruz Auditoría realizada 1 1 0 0
1.2 Coordinación regional del Sistema de Enseñanza Abierta, Región Veracruz
Auditoría realizada 1 1 0 0
1.3 Facultad de Enfermería, Poza Rica Auditoría realizada 1 1 0 0
1.4 Facultad de Enfermería Minatitlán Auditoría realizada 1 1 0 0
1.5 Facultad de Medicina, Xalapa Auditoría realizada 1 1 0 0
2 Practicar Auditorías Financieras Auditoría realizada 9 6 3 0
2.1 Concluir auditorías al Sorteo UV 2011 y Fundación UV, A.C.
Auditoría realizada 2
1 0 0
2.2 Auditoría realizada 1 0 0
2.3 Concluir la auditoría Verificación del personal de confianza y eventual que cobró en nómina de apoyo en la Región Xalapa, durante la primera quincena de octubre de 2012
Auditoría realizada 1 1 0 0
2.4 Cierre del Ejercicio 2012 y Arqueo a las Direcciones de Ingreso, Egresos y Contabilidad
Auditoría realizada 1 1 0 0
2.5 Cierre del ejercicio al 31 de diciembre de 2013 y Arqueo a las Direcciones de Ingreso, Egresos y Contabilidad. (Se había programado con corte al 31 de agosto)
Auditoría realizada 1 0 1 0
2.6 Dirección de la Universidad Veracruzana Intercultural, Sede Grandes Montañas (Se había programado la Sede Huasteca)
Auditoría realizada 1 0 1 0
2.7 Dirección de la Universidad Veracruzana Intercultural Auditoría realizada 1 0 1 0
2.8 Instituto de Medicina Forense Veracruz Auditoría realizada 1 1 0 0
2.9 Departamento de Televisión Universitaria Auditoría realizada 1 1 0 0
3 Practicar Auditorías Administrativas Auditoría realizada 2 1 1 0
3.1 Dirección de Vinculación General Auditoría realizada 1 1 0 0
3.2 Dirección de Editorial (Se había programado la Coordinación de Difusión y Extensión de la Cultura, misma que se reprogramó para 2014)
Auditoría realizada 1 0 1 0
4 Practicar Auditorías a la Matrícula Escolar Auditoría realizada 4 4 0 0
4.1 Verificación de la Matrícula Interna primer semestre 2013 Auditoría realizada 1 1 0 0
4.2 Verificación de la Matrícula Interna segundo semestre 2013 Auditoría realizada 1 1 0 0
4.3 Auditoría externa a la matrícula del primer semestre de 2013, de alguna de las IPES asociadas a la AMOCVIES
Auditoría realizada 1 1 0 0
4.4 Auditoría externa a la matrícula formal del segundo semestre de 2013, de alguna de las IPES asociadas a la AMOCVIES
Auditoría realizada 1 1 0 0
5 Practicar Auditorías de Seguimiento a la Obra Pública Auditoría realizada 7 3 3 1
5.1 Concluir la Revisión de proyectos y obra terminada concernientes a la construcción de la Sala de Conciertos.
Auditoría realizada 1 1 0 0
5.2-5.5 1º, 2º, 3º y 4º. Seguimiento y revisión de proyectos y obras concernientes a la Construcción de la Sala de Conciertos
Auditoría realizada 4 2 2 0
5.6 Revisión y verificación documental, financiera y física del Programa Anual de Ejecución de Obras y Mantenimiento, regiones Orizaba - Córdoba
Auditoría realizada 1 0 0 1
5.7 Auditoria documental y de procesos de la Unidad de Índices y Costos de la Dirección de Proyectos Construcciones y Mantenimiento
Auditoría realizada 1 0 1 0
CONTRALORÍA GENERAL
4
Junta de Gobierno
N° Actividad Unidad de
medida Meta anual
Meta
Alc
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da
En
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Pen
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nte
6 Intervenciones en los Procesos de Ingreso a la Universidad Veracruzana
Intervención realizada 2 2 0 0
6.1 Etapa de aplicación de examen de ingreso, proceso 2013-2014 Intervención realizada 1 1 0 0
6.2 Ingreso a Posgrado 2013-2014 Intervención realizada 1 1 0 0
7 Intervenciones de vigilancia en Comités y Consejos de Administración (*)
Intervención realizada 15 57 0 0
7.1 Comité de Obras* Intervención realizada 11 53 0 0
7.2 Fundación de la Universidad Veracruzana. A. C.* Intervención realizada 1 4 0 0
7.3 Fondo de Empresas de la Universidad Veracruzana, A. C.* Intervención realizada 1 0 0 0
7.4 Promotora Deportiva Halcones, A. C.* Intervención realizada 1 0 0 0
7.5 Comité de Becas de la Universidad Veracruzana* Intervención realizada 1 0 0 0
8 Elaborar análisis financiero del Gasto Médico Institucional Análisis realizado 4 4 0 0
9 Verificar la procedencia de los pagos de ejercicios anteriores por obras refrendadas (*)
Verificación realizada 7 35 0 0
10 Realizar seguimiento a la solventación de observaciones de 79 auditorías concluidas entre 2006 y 2011
Seguimiento de auditoría
7 8 0 0
11 Realizar el seguimiento a la solventación de observaciones formuladas por el ORFIS, ASF y Auditor Externo
Seguimiento de auditoría
3 7 0 0
12 Dar cumplimiento a las obligaciones en materia de Transparencia y Acceso a la Información
Obligación de transparencia
cumplida 4 3 0 1
12.1 Remitir para su publicación en su página web, información relativa a las auditorías concluidas
Documento 2 2 0 0
12.2 Solicitar al Comité Información de Acceso Restringido, la clasificación de la información reservada y confidencial
Acta 2 1 0 1
13 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe trimestral de actividades elaborado
4 4 0 0
14 Elaborar Programa Anual de Trabajo Programa elaborado 1 1 0 0
15 Intervenir en los Actos de Entrega Recepción por Cambios de Titulares de las Entidades y Dependencias de la UV
Entrega recepción realizada
20 0 0 0
16 Adecuaciones a la Guía de Auditoría, conforme a la implementación del sistema y cambios en la norma
Modificación de la Guía de Auditoría
1 0 0 1
Suma 95 140 7 3
17 Adicionalmente se realizaron 16 actividades no programadas que contemplan 28 metas
Total metas 95 168 7 3
(*) Condicionado a la demanda
CONTRALORÍA GENERAL
5
Junta de Gobierno
95 programadas 140 alcanzadas 28 no programadas
Reprogramadas
En proceso 75%
Metas
Canceladas por no ser requeridas
Alcanzadas 226%
Alcanzadas no
programadas
CONTRALORÍA GENERAL
6
Junta de Gobierno
Dirección de Control y Evaluación
N° Actividad Unidad de medida Meta anual
Meta
Alc
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En
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Pen
die
nte
1 Realizar el análisis de Estados Financieros y Presupuestales. Análisis financiero
realizado 4 4 0 0
2 Seguimiento a la información Financiera del Programa Anual de Ejecución de Obra (*).
Oficios revisados 100 76 0 0
3 Dar seguimiento a la implantación del Modelo de Armonización Contable. Informe elaborado 4 3 0 0
4 Verificar la comprobación documental de Fondos Específicos (*). Informes trimestrales
verificados 18 41 0 0
5 Realizar de manera específica la evaluación del Programa Operativo Anual (POA) de entidades y dependencias.
Programas Operativos Anuales evaluados
12 2 2 0
6 Analizar la información relativa al control del ejercicio de los recursos asignados en el rubro de servicios personales.
Informes trimestrales realizados
4 1 1 0
7 Verificar de manera selectiva la existencia física de los bienes adquiridos. Facturas de bienes
verificadas 100 276 0 0
8 Dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones transitorias del Estatuto General aprobado el 10 de diciembre de 2012
Disposiciones verificadas 5 7 0 0
9 Supervisar el levantamiento de los inventarios anuales de obra pictórica y de los semovientes.
Inventario supervisado 2 2 0 0
10 Supervisar los procesos de desincorporación de activos (*) Proceso de
desincorporación de activos supervisados
3 1 0 0
11 Revisar y actualizar la Guía para el proceso de Entrega-recepción por cambio de titulares de las entidades académicas y dependencias de la UV.
Guía revisada y actualizada
1 1 0 0
12
Intervenir en los actos de Entrega-recepción por cambio de titulares de las entidades y dependencias de la Universidad (*) Entrega-recepción
realizada
40 54 17 0
Intervenir en los actos de Entrega-recepción derivados del proceso de término de gestión administrativa y cambio de Rector. (*)
40 34 4 0
13 Participar en los procesos de destrucción de la documentación oficial obsoleta (*)
Proceso de destrucción de documentación obsoleta realizado
3 2 0 0
14 Realizar pruebas de cumplimiento de las unidades compradoras. Pruebas de cumplimiento
efectuadas 100 105 0 0
15 Intervenir en los procesos de Invitación y Licitación para la adquisición de bienes y contratación de servicios. (*)
Procesos revisados 40 54 0 0
16 Verificar el cumplimiento de la obligación contractual del pago al proveedor, por el suministro de medicamentos.
Facturas revisadas 100 110 0 0
17 Dar seguimiento a las observaciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General a las Unidades Compradoras de la Universidad.
Seguimientos realizados 3 3 0 0
18 Participar en Órganos Colegiados (*) Intervención realizada 20 20 0 0
19 Realizar el seguimiento a la solventación de observaciones formuladas por órganos fiscalizadores y auditores externos.
Seguimiento de auditoría 2 2 0 0
20 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe trimestral de actividades elaborado
4 4 0 0
21 Elaborar el Programa Anual de Trabajo 2014 Programa Anual de Trabajo elaborado
1 1 0 0
Total metas 606 803 24 0
(*) Datos estimados en función del ejercicio anterior y condicionado a la demanda
CONTRALORÍA GENERAL
7
Junta de Gobierno
Solicitadas
adicionalmente
En proceso
Metas
Canceladas por no ser requeridas
Alcanzadas 140.6%
606 programadas 803 alcanzadas
CONTRALORÍA GENERAL
8
Junta de Gobierno
Área Jurídica
N° Actividad Unidad de medida Meta anual
Meta
Alc
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nte
1 Elaborar y difundir el programa para la presentación de las Declaraciones de Situación Patrimonial.
Documentos 3 9 0 0
2 Recibir y registrar las Declaraciones de Situación Patrimonial. Declaración Patrimonial. 688 795 0 0
3 Atender quejas, denuncias, inconformidades que presente la comunidad universitaria y público en general
Registro y archivo de quejas denuncias e
inconformidades 3 6 0 0
4 Proporcionar asesorías jurídicas que soliciten las áreas de la Contraloría General
Registro de asesorías proporcionadas
40 184 0 0
5 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe 4 4 0 0
6 Elaborar el Programa Anual de Trabajo Programa Anual de
Trabajo 1 1 0 0
7 Intervenir en los actos de Entrega-recepción por cambio de titulares de las entidades y dependencias de la Universidad
Acta 10 0 0 0
8 Dar cumplimiento a la normatividad en materia de Transparencia y Acceso a la Información
Documentos 4 6 0 0
9 Atender las solicitudes de acceso a la información que envíe la Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales
Documentos 1 1 0 0
10 Dar cumplimiento a la normatividad en materia de la Ley de la Tutela de Datos Personales del Estado que le imponen a la Contraloría General como Órgano de Control interno de la UV
Expediente con obligaciones atendidas
2 12 0 0
Sumas 756 1,018 0 0
11 Adicionalmente se realizaron 11 actividades no programadas que contemplan 11 metas
Total metas 767 1,029 0 0
(*) Datos estimados en función del ejercicio anterior y condicionado a la demanda
CONTRALORÍA GENERAL
9
Junta de Gobierno
Solicitadas adicionalmente
Metas
Alcanzadas 136%
Canceladas por no
ser requeridas
Alcanzadas no
programadas
756 programadas 1,018 alcanzadas 11 no programadas
CONTRALORÍA GENERAL
10
Junta de Gobierno
Informática
N° Actividades Unidad de medida Meta anual
Meta
Alc
anza
do
En
pro
ceso
Pen
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nte
1 Desarrollar el sistema de información de Registro y Control de Procesos de Entrega – recepción
Sistema 1 0 0 0
2 Realizar mantenimiento preventivo a 46 computadoras de la Contraloría General.
Mantenimiento Preventivo
46 13 0 33
3 Elaborar manuales de operación de 2 sistemas de información que se han desarrollado en la Contraloría General.
Documento 2 2 0 0
4 Elaborar un Diagnóstico de Necesidades de Sistematización de Procesos Diagnóstico realizado 1 0 0 0
5 Atender las solicitudes de soporte técnico Informático de la Contraloría General (*)
Solicitud de Soporte Técnico Atendida
140 140 0 0
6 Digitalizar informes de auditorías de ejercicios 2009-2012 (*) Archivo digital 95 100 0 0
7 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe 4 4 0 0
8 Elaborar informe anual de actividades 2012 Informe 1 1 0 0
9 Elaborar el Programa Anual de Trabajo 2014 Programa 1 1 0 0
Sumas 291 261 0 33
10 Adicionalmente se realizaron 8 actividades no programadas que contemplan 8 metas.
Total metas 299 269 0 33
(*) Datos estimados en función del ejercicio anterior y condicionado a la demanda
Metas
Canceladas por no
ser requeridas
Alcanzadas 101.95%
Alcanzadas no
programadas
Reprogramada
291 programadas 261 alcanzadas 8 no programadas
CONTRALORÍA GENERAL
11
Junta de Gobierno
Área Administrativa
N° Actividad Unidad de medida Meta anual
Meta
Alc
anza
da
En
pro
ceso
Pen
die
nte
1 Dar seguimiento al ejercicio del presupuesto autorizado a la Contraloría General
Informe de Avance Presupuestal
12 12 0 0
2 Llevar el registro y control de los recursos o financieros, humanos materiales y servicios
Informe 4 4 0 0
3 Mantener actualizado el inventario de los bienes muebles asignados a la Contraloría General
Inventario de bienes muebles
12 12 0 0
4 Elaborar los procedimientos administrativos del área administrativa. Procedimiento administrativo
4 0 0 4
5 Elaborar los informes trimestrales de actividades Informe 4 4 0 0
6 Integrar el Programa de Capacitación 2014 Programa 1 1 0 0
7 Elaborar el Programa Anual de Trabajo 2014 Programa Anual de
Trabajo 1 1 0 0
8 Integrar el Programa Operativo Anual 2014 Programa Operativo
Anual 1 1 0 0
9 Elaborar el informe anual de actividades 2012 Informe 1 1 0 0
Total metas 40 36 0 4
Metas
Reprogramadas
Alcanzadas 90%
40 programadas 36 alcanzadas
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