Universidad Veracruzana Contraloría General

INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES 2013

Junta de Gobierno

CONTRALORÍA GENERAL

Junta de Gobierno

Informe Anual de Actividades de 2013

Í n d i c e

Página

Cumplimiento del Programa .............................................................. 2

Dirección de Auditoría ............................................................................................. 3

Dirección de Control y Evaluación ....................................................................... 6

Área Jurídica ............................................................................................................... 7

Informática ............................................................................................................... 10

Área Administrativa ................................................................................................ 11

CONTRALORÍA GENERAL

2

Junta de Gobierno

Programa Anual de Actividades 2013

El Programa Anual de Trabajo 2013 (PAT) de la Contraloría General se elaboró conforme a lo establecido en los artículos 34-A, 34-B, 34-C y 34-D de la Ley Orgánica, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 y 23 del Estatuto General, 55, 56, 57 y 58 del Reglamento de Ingresos General y 41 del Reglamento de la Junta de Gobierno, así como las instrucciones de la Junta de Gobierno. Asimismo, contempla la realización de 65 actividades que implican 1,788 metas, relativas a auditorías, intervenciones, análisis verificaciones, evaluaciones, seguimientos, asesorías, entre otras.

El PAT considera que sus actividades se lleven a cabo con la fuerza de trabajo existente, en los tiempos establecidos y con un grado de flexibilidad que permita reformularlo en aquellas actividades emergentes, solicitadas por la Rectoría y la Junta de Gobierno como lo establece el artículo 43 del Reglamento del citado órgano colegiado.

En apartados diferenciados, este programa integra las funciones y actividades realizadas por las áreas de la Contraloría General, que son la Dirección de Auditoría, la Dirección de Control y Evaluación, la Asesoría Jurídica, la de Informática y la Administrativa.

Cumplimiento del Programa

El grado de cumplimiento de las actividades programadas fue del 126.2%; adicionalmente, se realizaron 35 actividades con

47 metas para atender diversas peticiones internas y externas. A continuación, se presenta la estadística por área:

Programa Anual Autorizado

Actividades adicionales

Actividades Metas

Cumplimiento % Programadas Realizadas

Dirección de Auditoría 16 95 140 147.4 16

Dirección de Control y Evaluación 21 606 803 133.0 0

Área Jurídica 10 756 1,018 135.0 11

Informática 9 291 261 90.0 8

Área Administrativa 9 40 36 90.0 0

Total 65 1,788 2,258 126.2 35

CONTRALORÍA GENERAL

3

Junta de Gobierno

Actividades Realizadas Dirección de Auditoría

N° Actividad Unidad de

medida Meta anual

Meta

Alc

anza

da

En

pro

ceso

Pen

die

nte

1 Practicar auditorías Administrativas y Financieras Auditoría realizada 5 5 0 0

1.1 Facultad de Administración, Veracruz Auditoría realizada 1 1 0 0

1.2 Coordinación regional del Sistema de Enseñanza Abierta, Región Veracruz

Auditoría realizada 1 1 0 0

1.3 Facultad de Enfermería, Poza Rica Auditoría realizada 1 1 0 0

1.4 Facultad de Enfermería Minatitlán Auditoría realizada 1 1 0 0

1.5 Facultad de Medicina, Xalapa Auditoría realizada 1 1 0 0

2 Practicar Auditorías Financieras Auditoría realizada 9 6 3 0

2.1 Concluir auditorías al Sorteo UV 2011 y Fundación UV, A.C.

Auditoría realizada 2

1 0 0

2.2 Auditoría realizada 1 0 0

2.3 Concluir la auditoría Verificación del personal de confianza y eventual que cobró en nómina de apoyo en la Región Xalapa, durante la primera quincena de octubre de 2012

Auditoría realizada 1 1 0 0

2.4 Cierre del Ejercicio 2012 y Arqueo a las Direcciones de Ingreso, Egresos y Contabilidad

Auditoría realizada 1 1 0 0

2.5 Cierre del ejercicio al 31 de diciembre de 2013 y Arqueo a las Direcciones de Ingreso, Egresos y Contabilidad. (Se había programado con corte al 31 de agosto)

Auditoría realizada 1 0 1 0

2.6 Dirección de la Universidad Veracruzana Intercultural, Sede Grandes Montañas (Se había programado la Sede Huasteca)

Auditoría realizada 1 0 1 0

2.7 Dirección de la Universidad Veracruzana Intercultural Auditoría realizada 1 0 1 0

2.8 Instituto de Medicina Forense Veracruz Auditoría realizada 1 1 0 0

2.9 Departamento de Televisión Universitaria Auditoría realizada 1 1 0 0

3 Practicar Auditorías Administrativas Auditoría realizada 2 1 1 0

3.1 Dirección de Vinculación General Auditoría realizada 1 1 0 0

3.2 Dirección de Editorial (Se había programado la Coordinación de Difusión y Extensión de la Cultura, misma que se reprogramó para 2014)

Auditoría realizada 1 0 1 0

4 Practicar Auditorías a la Matrícula Escolar Auditoría realizada 4 4 0 0

4.1 Verificación de la Matrícula Interna primer semestre 2013 Auditoría realizada 1 1 0 0

4.2 Verificación de la Matrícula Interna segundo semestre 2013 Auditoría realizada 1 1 0 0

4.3 Auditoría externa a la matrícula del primer semestre de 2013, de alguna de las IPES asociadas a la AMOCVIES

Auditoría realizada 1 1 0 0

4.4 Auditoría externa a la matrícula formal del segundo semestre de 2013, de alguna de las IPES asociadas a la AMOCVIES

Auditoría realizada 1 1 0 0

5 Practicar Auditorías de Seguimiento a la Obra Pública Auditoría realizada 7 3 3 1

5.1 Concluir la Revisión de proyectos y obra terminada concernientes a la construcción de la Sala de Conciertos.

Auditoría realizada 1 1 0 0

5.2-5.5 1º, 2º, 3º y 4º. Seguimiento y revisión de proyectos y obras concernientes a la Construcción de la Sala de Conciertos

Auditoría realizada 4 2 2 0

5.6 Revisión y verificación documental, financiera y física del Programa Anual de Ejecución de Obras y Mantenimiento, regiones Orizaba - Córdoba

Auditoría realizada 1 0 0 1

5.7 Auditoria documental y de procesos de la Unidad de Índices y Costos de la Dirección de Proyectos Construcciones y Mantenimiento

Auditoría realizada 1 0 1 0

CONTRALORÍA GENERAL

4

Junta de Gobierno

N° Actividad Unidad de

medida Meta anual

Meta

Alc

anza

da

En

pro

ceso

Pen

die

nte

6 Intervenciones en los Procesos de Ingreso a la Universidad Veracruzana

Intervención realizada 2 2 0 0

6.1 Etapa de aplicación de examen de ingreso, proceso 2013-2014 Intervención realizada 1 1 0 0

6.2 Ingreso a Posgrado 2013-2014 Intervención realizada 1 1 0 0

7 Intervenciones de vigilancia en Comités y Consejos de Administración (*)

Intervención realizada 15 57 0 0

7.1 Comité de Obras* Intervención realizada 11 53 0 0

7.2 Fundación de la Universidad Veracruzana. A. C.* Intervención realizada 1 4 0 0

7.3 Fondo de Empresas de la Universidad Veracruzana, A. C.* Intervención realizada 1 0 0 0

7.4 Promotora Deportiva Halcones, A. C.* Intervención realizada 1 0 0 0

7.5 Comité de Becas de la Universidad Veracruzana* Intervención realizada 1 0 0 0

8 Elaborar análisis financiero del Gasto Médico Institucional Análisis realizado 4 4 0 0

9 Verificar la procedencia de los pagos de ejercicios anteriores por obras refrendadas (*)

Verificación realizada 7 35 0 0

10 Realizar seguimiento a la solventación de observaciones de 79 auditorías concluidas entre 2006 y 2011

Seguimiento de auditoría

7 8 0 0

11 Realizar el seguimiento a la solventación de observaciones formuladas por el ORFIS, ASF y Auditor Externo

Seguimiento de auditoría

3 7 0 0

12 Dar cumplimiento a las obligaciones en materia de Transparencia y Acceso a la Información

Obligación de transparencia

cumplida 4 3 0 1

12.1 Remitir para su publicación en su página web, información relativa a las auditorías concluidas

Documento 2 2 0 0

12.2 Solicitar al Comité Información de Acceso Restringido, la clasificación de la información reservada y confidencial

Acta 2 1 0 1

13 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe trimestral de actividades elaborado

4 4 0 0

14 Elaborar Programa Anual de Trabajo Programa elaborado 1 1 0 0

15 Intervenir en los Actos de Entrega Recepción por Cambios de Titulares de las Entidades y Dependencias de la UV

Entrega recepción realizada

20 0 0 0

16 Adecuaciones a la Guía de Auditoría, conforme a la implementación del sistema y cambios en la norma

Modificación de la Guía de Auditoría

1 0 0 1

Suma 95 140 7 3

17 Adicionalmente se realizaron 16 actividades no programadas que contemplan 28 metas

Total metas 95 168 7 3

(*) Condicionado a la demanda

CONTRALORÍA GENERAL

5

Junta de Gobierno

95 programadas 140 alcanzadas 28 no programadas

Reprogramadas

En proceso 75%

Metas

Canceladas por no ser requeridas

Alcanzadas 226%

Alcanzadas no

programadas

CONTRALORÍA GENERAL

6

Junta de Gobierno

Dirección de Control y Evaluación

N° Actividad Unidad de medida Meta anual

Meta

Alc

anza

da

En

pro

ceso

Pen

die

nte

1 Realizar el análisis de Estados Financieros y Presupuestales. Análisis financiero

realizado 4 4 0 0

2 Seguimiento a la información Financiera del Programa Anual de Ejecución de Obra (*).

Oficios revisados 100 76 0 0

3 Dar seguimiento a la implantación del Modelo de Armonización Contable. Informe elaborado 4 3 0 0

4 Verificar la comprobación documental de Fondos Específicos (*). Informes trimestrales

verificados 18 41 0 0

5 Realizar de manera específica la evaluación del Programa Operativo Anual (POA) de entidades y dependencias.

Programas Operativos Anuales evaluados

12 2 2 0

6 Analizar la información relativa al control del ejercicio de los recursos asignados en el rubro de servicios personales.

Informes trimestrales realizados

4 1 1 0

7 Verificar de manera selectiva la existencia física de los bienes adquiridos. Facturas de bienes

verificadas 100 276 0 0

8 Dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones transitorias del Estatuto General aprobado el 10 de diciembre de 2012

Disposiciones verificadas 5 7 0 0

9 Supervisar el levantamiento de los inventarios anuales de obra pictórica y de los semovientes.

Inventario supervisado 2 2 0 0

10 Supervisar los procesos de desincorporación de activos (*) Proceso de

desincorporación de activos supervisados

3 1 0 0

11 Revisar y actualizar la Guía para el proceso de Entrega-recepción por cambio de titulares de las entidades académicas y dependencias de la UV.

Guía revisada y actualizada

1 1 0 0

12

Intervenir en los actos de Entrega-recepción por cambio de titulares de las entidades y dependencias de la Universidad (*) Entrega-recepción

realizada

40 54 17 0

Intervenir en los actos de Entrega-recepción derivados del proceso de término de gestión administrativa y cambio de Rector. (*)

40 34 4 0

13 Participar en los procesos de destrucción de la documentación oficial obsoleta (*)

Proceso de destrucción de documentación obsoleta realizado

3 2 0 0

14 Realizar pruebas de cumplimiento de las unidades compradoras. Pruebas de cumplimiento

efectuadas 100 105 0 0

15 Intervenir en los procesos de Invitación y Licitación para la adquisición de bienes y contratación de servicios. (*)

Procesos revisados 40 54 0 0

16 Verificar el cumplimiento de la obligación contractual del pago al proveedor, por el suministro de medicamentos.

Facturas revisadas 100 110 0 0

17 Dar seguimiento a las observaciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General a las Unidades Compradoras de la Universidad.

Seguimientos realizados 3 3 0 0

18 Participar en Órganos Colegiados (*) Intervención realizada 20 20 0 0

19 Realizar el seguimiento a la solventación de observaciones formuladas por órganos fiscalizadores y auditores externos.

Seguimiento de auditoría 2 2 0 0

20 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe trimestral de actividades elaborado

4 4 0 0

21 Elaborar el Programa Anual de Trabajo 2014 Programa Anual de Trabajo elaborado

1 1 0 0

Total metas 606 803 24 0

(*) Datos estimados en función del ejercicio anterior y condicionado a la demanda

CONTRALORÍA GENERAL

7

Junta de Gobierno

Solicitadas

adicionalmente

En proceso

Metas

Canceladas por no ser requeridas

Alcanzadas 140.6%

606 programadas 803 alcanzadas

CONTRALORÍA GENERAL

8

Junta de Gobierno

Área Jurídica

N° Actividad Unidad de medida Meta anual

Meta

Alc

anza

da

En

pro

ceso

Pen

die

nte

1 Elaborar y difundir el programa para la presentación de las Declaraciones de Situación Patrimonial.

Documentos 3 9 0 0

2 Recibir y registrar las Declaraciones de Situación Patrimonial. Declaración Patrimonial. 688 795 0 0

3 Atender quejas, denuncias, inconformidades que presente la comunidad universitaria y público en general

Registro y archivo de quejas denuncias e

inconformidades 3 6 0 0

4 Proporcionar asesorías jurídicas que soliciten las áreas de la Contraloría General

Registro de asesorías proporcionadas

40 184 0 0

5 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe 4 4 0 0

6 Elaborar el Programa Anual de Trabajo Programa Anual de

Trabajo 1 1 0 0

7 Intervenir en los actos de Entrega-recepción por cambio de titulares de las entidades y dependencias de la Universidad

Acta 10 0 0 0

8 Dar cumplimiento a la normatividad en materia de Transparencia y Acceso a la Información

Documentos 4 6 0 0

9 Atender las solicitudes de acceso a la información que envíe la Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales

Documentos 1 1 0 0

10 Dar cumplimiento a la normatividad en materia de la Ley de la Tutela de Datos Personales del Estado que le imponen a la Contraloría General como Órgano de Control interno de la UV

Expediente con obligaciones atendidas

2 12 0 0

Sumas 756 1,018 0 0

11 Adicionalmente se realizaron 11 actividades no programadas que contemplan 11 metas

Total metas 767 1,029 0 0

(*) Datos estimados en función del ejercicio anterior y condicionado a la demanda

CONTRALORÍA GENERAL

9

Junta de Gobierno

Solicitadas adicionalmente

Metas

Alcanzadas 136%

Canceladas por no

ser requeridas

Alcanzadas no

programadas

756 programadas 1,018 alcanzadas 11 no programadas

CONTRALORÍA GENERAL

10

Junta de Gobierno

Informática

N° Actividades Unidad de medida Meta anual

Meta

Alc

anza

do

En

pro

ceso

Pen

die

nte

1 Desarrollar el sistema de información de Registro y Control de Procesos de Entrega – recepción

Sistema 1 0 0 0

2 Realizar mantenimiento preventivo a 46 computadoras de la Contraloría General.

Mantenimiento Preventivo

46 13 0 33

3 Elaborar manuales de operación de 2 sistemas de información que se han desarrollado en la Contraloría General.

Documento 2 2 0 0

4 Elaborar un Diagnóstico de Necesidades de Sistematización de Procesos Diagnóstico realizado 1 0 0 0

5 Atender las solicitudes de soporte técnico Informático de la Contraloría General (*)

Solicitud de Soporte Técnico Atendida

140 140 0 0

6 Digitalizar informes de auditorías de ejercicios 2009-2012 (*) Archivo digital 95 100 0 0

7 Elaborar los informes de actividades trimestrales Informe 4 4 0 0

8 Elaborar informe anual de actividades 2012 Informe 1 1 0 0

9 Elaborar el Programa Anual de Trabajo 2014 Programa 1 1 0 0

Sumas 291 261 0 33

10 Adicionalmente se realizaron 8 actividades no programadas que contemplan 8 metas.

Total metas 299 269 0 33

(*) Datos estimados en función del ejercicio anterior y condicionado a la demanda

Metas

Canceladas por no

ser requeridas

Alcanzadas 101.95%

Alcanzadas no

programadas

Reprogramada

291 programadas 261 alcanzadas 8 no programadas

CONTRALORÍA GENERAL

11

Junta de Gobierno

Área Administrativa

N° Actividad Unidad de medida Meta anual

Meta

Alc

anza

da

En

pro

ceso

Pen

die

nte

1 Dar seguimiento al ejercicio del presupuesto autorizado a la Contraloría General

Informe de Avance Presupuestal

12 12 0 0

2 Llevar el registro y control de los recursos o financieros, humanos materiales y servicios

Informe 4 4 0 0

3 Mantener actualizado el inventario de los bienes muebles asignados a la Contraloría General

Inventario de bienes muebles

12 12 0 0

4 Elaborar los procedimientos administrativos del área administrativa. Procedimiento administrativo

4 0 0 4

5 Elaborar los informes trimestrales de actividades Informe 4 4 0 0

6 Integrar el Programa de Capacitación 2014 Programa 1 1 0 0

7 Elaborar el Programa Anual de Trabajo 2014 Programa Anual de

Trabajo 1 1 0 0

8 Integrar el Programa Operativo Anual 2014 Programa Operativo

Anual 1 1 0 0

9 Elaborar el informe anual de actividades 2012 Informe 1 1 0 0

Total metas 40 36 0 4

Metas

Reprogramadas

Alcanzadas 90%

40 programadas 36 alcanzadas