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Unidad 2: Proceso de gestión de bancos

Contenido: Pagos efectuados y cobros Medios de pago (efectivo, cheque, tarjetas de crédito, transferencia bancaria,

efecto, asistente de pago) Depósitos Compensación de una cuenta mediante pagos y depósitos Gestión de extractos bancarios y reconciliaciones externas

Proceso de gestión de bancos: Objetivos de la unidad

Al finalizar esta unidad, podrá: Enumerar las etapas básicas del proceso de gestión de bancos en una empresa

pequeña típica. Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Llevar a cabo las etapas del proceso de gestión de bancos en SAP Business One. Seleccionar la opción adecuada de gestión de extractos bancarios de acuerdo con la

localización y las necesidades del cliente. Llevar a cabo las etapas de gestión de extractos bancarios y reconciliaciones

externas en SAP Business One.

Proceso de gestión de bancos: Cuadro sinóptico

Proceso de gestión de bancos

Tema 1: Gestión de pagos

Tema 2: Gestión de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

Proceso de gestión de bancos: Situación de ejemplo

Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers. Su principal contacto en las instalaciones del cliente es María, la responsable del

área de contabilidad. Le pregunta a María acerca del modo en que gestionan los pagos y los extractos

bancarios. Luego, realiza un análisis rápido de las necesidades y le explica a María cómo SAP

Business One puede ayudarla a gestionar y controlar el proceso de gestión de bancos en el trabajo diario.

Gestión de pagos

Proceso de gestión de bancos

Tema 1: Gestión de pagos

Tema 2: Gestión de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

Gestión de pagos: Objetivo del tema

Al finalizar este tema, podrá: Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One, como:

cobros, pagos efectuados, depósitos y asistente de pago. Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Ajustar el escenario de pago adecuado de acuerdo con la localización y las

necesidades del cliente. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del área de contabilidad del cliente.

Gestión de cobros: Situación de ejemplo (1)

Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.

María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los cobros todas las tardes: Al registrar un cobro, primero se selecciona el cliente y luego las facturas de

clientes que abona el cliente. Por último, se registran los medios de pago. Durante el día, los empleados de OEC Computers crearon cobros para los

clientes que realizaron compras en el punto de venta de la tienda o que llamaron al centro de servicio al cliente. Entonces, María necesita registrar los cobros restantes y supervisar los que se registraron durante el día.

Gestión de cobros: Situación de ejemplo (2)

María introduce cobros para los cheques recibidos por correo. Verifica las cuentas de tarjetas de crédito (Visa y Master Card) para ver la cantidad

de cobros con tarjeta de crédito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el centro de servicio al cliente durante el día.

Comprueba la cuenta de saldo de caja para ver la cantidad de cobros en efectivo emitidos en el punto de la venta de la tienda.

Y se conecta con la cuenta bancaria de la empresa online: Para conocer la cantidad de cobros por transferencia bancaria recibidos de los

clientes. Para asegurarse de que Visa y Master Card transfirieron los pagos con tarjeta de

crédito según lo acordado con OEC Computers.

Gestión de cobros: Situación de ejemplo (3)

Al final del día: María introduce un depósito con tarjeta de crédito en SAP Business One para

registrar los pagos que Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la empresa.

Luego, va al cajero automático ubicado del otro lado de la calle y deposita lo siguiente: – El dinero acumulado en la caja registradora. – Los cheques recibidos ese día.

Ella emite un depósito de efectivo y de cheques en SAP Business One de acuerdo con la referencia del cajero automático.

Ahora, María puede irse a su casa.

Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos días después.

¿Cuándo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One? Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco.

Pregunta de reflexión:

Factura de clientes Cobro Depósito

Pregunta de reflexión:Respuesta

Factura de clientes Cobro

Debe Haber

Cliente 105

Cuenta de ingresos

105

Debe Haber

Cuenta de comp. de cheques

105

Cliente 105

Debe Haber

Cuenta de comp. de cheques

105

Cuenta bancaria

105

Depósito

El cliente no está involucrado en el asiento del

depósito.

Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos días después.

¿Cuándo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One? Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco.

Proceso de pago en SAP Business One: Ventas

Debe Haber

Cuenta compensación:Cheque/Tarjeta de

crédito/Efectivo

105

Cliente 105

Cobro: Medio de pago Transferencia bancaria

Cobro DepósitoCuenta de compensación

Cuenta bancaria

Debe Haber

Cuenta compensación:Cheque/Tarjeta de

crédito/Efectivo

105

Cuenta bancaria 105

Cobro Cuenta bancaria

Debe Haber

Cuenta bancaria 105

Cliente 105

Factura de clientes

Factura de clientes

Cobro: Medio de pago Cheque Tarjeta de crédito Efectivo

Estructura de un documento de pago

Cobros/Pagos

Facturas pendientes, abonos y asientosFacturas pendientes, abonos y asientos

Cabecera de documento de pagoCabecera de documento de pago

Totales, comentariosTotales, comentarios

Cancelar Añadir en serieAñadir Seleccionar todoDesmarcar todo

Cabecera de documento de pago

Cobros/Pagos

Cancelar Añadir en serie

Código

Nombre

Pagar a

Persona de contacto

Nº (de serie o manual)

Fecha de contabilización

Fecha de vencimiento

Fecha de documento

Registro maestro de proveedores

Registro maestro de clientes

Proyecto

Referencia

Nº de transacción

Añadir Seleccionar todoDesmarcar todo

Cómo determinar el importe de pago

Cobros/Pagos

Añadir Cancelar Añadir en serie

Pago a cuenta

Visualizar facturas c/misma direc.factura

25

205

Saldo inicial 25

Importe total vencido

98PR9898*1 de 1204

AS

RC

FA

FA

Clasedoc.

2525251 de 1303

-50-50-501 de 1202

982%1001002 de 2101

180180200*1 de 2

Total pagoDes-cuento

Saldo vencido

Total*PlazoDoc.

Cabecera de documento de pagoCabecera de documento de pago

Sel.

101

Cómo especificar el medio de pago

1.Determine el importe de pago.

2.Distribuya el importe de pago según el medio de pago.

Medios de pago posibles: Cheque Transferencia bancaria Tarjeta de crédito Efectivo

Depósitos de efectivo y cheques

Saldo de caja

1 2

Banco

2

Depósito de

efectivo

Cheques rec.

1 2

Banco

2

Depósito de cheques

ClienteCliente

1FP

Factura pendiente

CobroMedio de pago Efectivo

ClienteCliente

1FP

Factura pendiente

CobroMedio de pago Cheque

Gestión de pagos efectuados: Situación de ejemplo

OEC Computers paga facturas de proveedores pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.

María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los pagos efectuados todas las mañanas: Ejecuta el informe Antigüedad pasivo proveedor e introduce la fecha actual en el

campo A fecha vencimiento para visualizar las facturas de proveedores pendientes que se deben pagar hoy.

Luego, introduce los pagos efectuados a esos proveedores. OEC Computers realiza los pagos mediante transferencias bancarias o cheques según

lo acordado con cada proveedor. María emite los pagos efectuados con los cheques como medio de pago. Luego,

imprime los cheques creados automáticamente y los envía por correo. Se conecta con la cuenta bancaria y realiza las transferencias bancarias a los

proveedores en línea. Posteriormente, emite los pagos efectuados en SAP Business One con las

transferencias bancarias como medio de pago para documentar dichas transferencias bancarias en línea.

Proceso de pago en SAP Business One: Compras

Pago efectuadoCuenta bancaria/Cuenta monetaria

Pago efectuado: Medio de pago Cheque Tarjeta de crédito Efectivo Transferencia bancaria

Debe Haber

Cuenta bancaria 202

Proveedor 202

Factura de proveedores

Ejercicio: Cobros y depósitos

Proceso de pago en SAP Business One: Interlocutor comercial

Factura de clientes Cobro

Debe Haber

Cliente 105Cuenta de ingresos

105

Debe Haber

Cuenta de compensación

de cheques105

Cliente 105

Pago efectuado

Debe Haber

Cuenta bancaria 202

Proveedor 202

Factura de proveedores

Debe Haber

Proveedor 202Cuenta de

compensación/gastos

202

Reconciliación interna

Reconciliación interna

Proceso de pago en SAP Business One: Asistente de pago

Cobros: Transferencia

bancaria

Cuenta bancaria

Asistente de pago

Pagos: Transferencia bancaria Cheques

Gestión de bancos: Resumen de la unidad

Principales conceptos: Cobros Pagos efectuados Depósitos Factura pendiente (*) Pago a cuenta Pago parcial Medio de pago Vía de pago Cuenta de compensación Asistente de pago Reconciliación externa: 3 opciones

Reconciliación manual Reconciliación Tratamiento de extracto bancario (TEB)