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Unidad 2: Proceso de gestión de bancos
Contenido: Pagos efectuados y cobros Medios de pago (efectivo, cheque, tarjetas de crédito, transferencia bancaria,
efecto, asistente de pago) Depósitos Compensación de una cuenta mediante pagos y depósitos Gestión de extractos bancarios y reconciliaciones externas
Proceso de gestión de bancos: Objetivos de la unidad
Al finalizar esta unidad, podrá: Enumerar las etapas básicas del proceso de gestión de bancos en una empresa
pequeña típica. Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Llevar a cabo las etapas del proceso de gestión de bancos en SAP Business One. Seleccionar la opción adecuada de gestión de extractos bancarios de acuerdo con la
localización y las necesidades del cliente. Llevar a cabo las etapas de gestión de extractos bancarios y reconciliaciones
externas en SAP Business One.
Proceso de gestión de bancos: Cuadro sinóptico
Proceso de gestión de bancos
Tema 1: Gestión de pagos
Tema 2: Gestión de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria
Proceso de gestión de bancos: Situación de ejemplo
Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers. Su principal contacto en las instalaciones del cliente es María, la responsable del
área de contabilidad. Le pregunta a María acerca del modo en que gestionan los pagos y los extractos
bancarios. Luego, realiza un análisis rápido de las necesidades y le explica a María cómo SAP
Business One puede ayudarla a gestionar y controlar el proceso de gestión de bancos en el trabajo diario.
Gestión de pagos
Proceso de gestión de bancos
Tema 1: Gestión de pagos
Tema 2: Gestión de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria
Gestión de pagos: Objetivo del tema
Al finalizar este tema, podrá: Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One, como:
cobros, pagos efectuados, depósitos y asistente de pago. Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Ajustar el escenario de pago adecuado de acuerdo con la localización y las
necesidades del cliente. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del área de contabilidad del cliente.
Gestión de cobros: Situación de ejemplo (1)
Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.
María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los cobros todas las tardes: Al registrar un cobro, primero se selecciona el cliente y luego las facturas de
clientes que abona el cliente. Por último, se registran los medios de pago. Durante el día, los empleados de OEC Computers crearon cobros para los
clientes que realizaron compras en el punto de venta de la tienda o que llamaron al centro de servicio al cliente. Entonces, María necesita registrar los cobros restantes y supervisar los que se registraron durante el día.
Gestión de cobros: Situación de ejemplo (2)
María introduce cobros para los cheques recibidos por correo. Verifica las cuentas de tarjetas de crédito (Visa y Master Card) para ver la cantidad
de cobros con tarjeta de crédito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el centro de servicio al cliente durante el día.
Comprueba la cuenta de saldo de caja para ver la cantidad de cobros en efectivo emitidos en el punto de la venta de la tienda.
Y se conecta con la cuenta bancaria de la empresa online: Para conocer la cantidad de cobros por transferencia bancaria recibidos de los
clientes. Para asegurarse de que Visa y Master Card transfirieron los pagos con tarjeta de
crédito según lo acordado con OEC Computers.
Gestión de cobros: Situación de ejemplo (3)
Al final del día: María introduce un depósito con tarjeta de crédito en SAP Business One para
registrar los pagos que Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la empresa.
Luego, va al cajero automático ubicado del otro lado de la calle y deposita lo siguiente: – El dinero acumulado en la caja registradora. – Los cheques recibidos ese día.
Ella emite un depósito de efectivo y de cheques en SAP Business One de acuerdo con la referencia del cajero automático.
Ahora, María puede irse a su casa.
Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos días después.
¿Cuándo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One? Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco.
Pregunta de reflexión:
Factura de clientes Cobro Depósito
Pregunta de reflexión:Respuesta
Factura de clientes Cobro
Debe Haber
Cliente 105
Cuenta de ingresos
105
Debe Haber
Cuenta de comp. de cheques
105
Cliente 105
Debe Haber
Cuenta de comp. de cheques
105
Cuenta bancaria
105
Depósito
El cliente no está involucrado en el asiento del
depósito.
Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos días después.
¿Cuándo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One? Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco.
Proceso de pago en SAP Business One: Ventas
Debe Haber
Cuenta compensación:Cheque/Tarjeta de
crédito/Efectivo
105
Cliente 105
Cobro: Medio de pago Transferencia bancaria
Cobro DepósitoCuenta de compensación
Cuenta bancaria
Debe Haber
Cuenta compensación:Cheque/Tarjeta de
crédito/Efectivo
105
Cuenta bancaria 105
Cobro Cuenta bancaria
Debe Haber
Cuenta bancaria 105
Cliente 105
Factura de clientes
Factura de clientes
Cobro: Medio de pago Cheque Tarjeta de crédito Efectivo
Estructura de un documento de pago
Cobros/Pagos
Facturas pendientes, abonos y asientosFacturas pendientes, abonos y asientos
Cabecera de documento de pagoCabecera de documento de pago
Totales, comentariosTotales, comentarios
Cancelar Añadir en serieAñadir Seleccionar todoDesmarcar todo
Cabecera de documento de pago
Cobros/Pagos
Cancelar Añadir en serie
Código
Nombre
Pagar a
Persona de contacto
Nº (de serie o manual)
Fecha de contabilización
Fecha de vencimiento
Fecha de documento
Registro maestro de proveedores
Registro maestro de clientes
Proyecto
Referencia
Nº de transacción
Añadir Seleccionar todoDesmarcar todo
Cómo determinar el importe de pago
Cobros/Pagos
Añadir Cancelar Añadir en serie
Pago a cuenta
Visualizar facturas c/misma direc.factura
25
205
Saldo inicial 25
Importe total vencido
98PR9898*1 de 1204
AS
RC
FA
FA
Clasedoc.
2525251 de 1303
-50-50-501 de 1202
982%1001002 de 2101
180180200*1 de 2
Total pagoDes-cuento
Saldo vencido
Total*PlazoDoc.
Cabecera de documento de pagoCabecera de documento de pago
Sel.
101
Cómo especificar el medio de pago
1.Determine el importe de pago.
2.Distribuya el importe de pago según el medio de pago.
Medios de pago posibles: Cheque Transferencia bancaria Tarjeta de crédito Efectivo
Depósitos de efectivo y cheques
Saldo de caja
1 2
Banco
2
Depósito de
efectivo
Cheques rec.
1 2
Banco
2
Depósito de cheques
ClienteCliente
1FP
Factura pendiente
CobroMedio de pago Efectivo
ClienteCliente
1FP
Factura pendiente
CobroMedio de pago Cheque
Gestión de pagos efectuados: Situación de ejemplo
OEC Computers paga facturas de proveedores pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.
María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los pagos efectuados todas las mañanas: Ejecuta el informe Antigüedad pasivo proveedor e introduce la fecha actual en el
campo A fecha vencimiento para visualizar las facturas de proveedores pendientes que se deben pagar hoy.
Luego, introduce los pagos efectuados a esos proveedores. OEC Computers realiza los pagos mediante transferencias bancarias o cheques según
lo acordado con cada proveedor. María emite los pagos efectuados con los cheques como medio de pago. Luego,
imprime los cheques creados automáticamente y los envía por correo. Se conecta con la cuenta bancaria y realiza las transferencias bancarias a los
proveedores en línea. Posteriormente, emite los pagos efectuados en SAP Business One con las
transferencias bancarias como medio de pago para documentar dichas transferencias bancarias en línea.
Proceso de pago en SAP Business One: Compras
Pago efectuadoCuenta bancaria/Cuenta monetaria
Pago efectuado: Medio de pago Cheque Tarjeta de crédito Efectivo Transferencia bancaria
Debe Haber
Cuenta bancaria 202
Proveedor 202
Factura de proveedores
Ejercicio: Cobros y depósitos
Proceso de pago en SAP Business One: Interlocutor comercial
Factura de clientes Cobro
Debe Haber
Cliente 105Cuenta de ingresos
105
Debe Haber
Cuenta de compensación
de cheques105
Cliente 105
Pago efectuado
Debe Haber
Cuenta bancaria 202
Proveedor 202
Factura de proveedores
Debe Haber
Proveedor 202Cuenta de
compensación/gastos
202
Reconciliación interna
Reconciliación interna
Proceso de pago en SAP Business One: Asistente de pago
Cobros: Transferencia
bancaria
Cuenta bancaria
Asistente de pago
Pagos: Transferencia bancaria Cheques
Gestión de bancos: Resumen de la unidad
Principales conceptos: Cobros Pagos efectuados Depósitos Factura pendiente (*) Pago a cuenta Pago parcial Medio de pago Vía de pago Cuenta de compensación Asistente de pago Reconciliación externa: 3 opciones
Reconciliación manual Reconciliación Tratamiento de extracto bancario (TEB)