time management: успевай больше, волнуйся меньше

Miniq 11 – 18 июля 2013

Антон Золотарев

Андрей Артишевский

Time Management: успевай больше, волнуйся меньше!

Андрей

ATG-PROD SE Manager

Антон

ATG-PROD QA Manager

Познакомимся

Пример 1 - Правда, знакомо? :)

3

Пример 2 - Рабоче-задачный

Вы всегда все хранили в уме…

Все ровно, гладко, задачи идут одна за одной…

И тут – повышение / второй проект / внепроектная активность / обучение…

И задач все больше, больше, больше…

«Слушай, тут есть срочная тема, надо скорее сделать, бросай все!»

11

Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз

Section: Основы TM – управление по целям

Section: Упражнение 1 – запланируй свой день

Section: Введение

12

Section: Инструменты

Section: Техники - продолжение

Section: Борьба с поглотителями времени

Section: Техники

13

Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа

Section: Напутствие

Section: Практики от Антона и Андрея

Section: Литература

Ладно, полетели!

14

15

Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз

Section: Основы TM – управление по целям

Section: Упражнение 1 – запланируй свой день

Section: Введение

1. Забываешь о митингах или сроках выполнения тасков?

2. Теряешь письма или не отвечаешь вовремя?

3. Не успеваешь делать таски вовремя или …

4. Никак не можешь заставить себя за них взяться?

5. Постоянно отвлекаешься?

6. Частенько в состоянии стресса от обилия задач?

7. Постоянно не хватает времени на что-то еще?

8. Продуктивность далека от нормальной?

8 «ДА!»??? Тогда мы идем к вам!

АЗ: А мне нужен тайм менеджмент?

16

АЗ: Что такое ТМ

• Увеличивает эффективность

• Снижает трудозатраты

• Оптимизирует процесс работы

• Снижает стресс

Управление временем

АЗ: Что такое ТМ

Набор техник, инструментов и

методов, помогающий сделать больше (и

просто – сделать) за то же время

Если работы физически больше, чем

времени на ее выполнение – ТМ не

сработает

АЗ: Основной принцип

Пробуем –> выбираем –> подсаживаемся

20

Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз

Section: Основы TM – управление по целям

Section: Упражнение 1 – запланируй свой день

Section: Введение

21

Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз

Section: Основы TМ – управление по целям

Section: Упражнение 1 – запланируй свой день

Section: Введение

Хочешь чего-то?

22

Поставь цель!И работай, работай, работай!

23

АЗ: Процесс достижения цели

Ставим цель

Делим цель на задачи

Приоритезируем

задачи

Выстраиваем цепочку

задач

Делегируем часть задач

Планируем выполнение

задач

Выполняем задачи

PROFIT!

АЗ: Ставим цель

• S (pecific) – конкретная

• M (easurable) – измеримая

• A (ttainable) – достижимая

• R (elevant) – востребованная

• T (imed) – в конкретных временных рамках

АЗ: Пример цели

Найти время и пойти на английский язык

С помощью как минимум 2-х инструментов

ТМ к 1-му сентября высвободить 3 часа в

неделю на английский

АЗ: Делим цель на задачи

Цель

Задача 1

Задача 2

Задача 2.1

Задача 2.2

Задача 3Задача

3.1Задача

3.1.1

АЗ: Приоритезируем задачи

АЗ: Например…

• Срочно и важно (не допускать!)

– Эскалация от Заказчика

– Забытый репорт о качестве билда

– Незаполненный тайм репорт 30 числа

• Несрочно и важно (делать!)

– Выстраивание отношений

– Оптимизация процессов

– Оценка и планирование работ

• Срочно и неважно (делегировать!)

– Ответы на вопросы других команд

– Аппрув отпусков

• Несрочно и неважно (забивать!)

– Просмотр SINов и писем из NoWork

– Пожиратели времени

АЗ: Делегируем задач

• Виды:

– Делегирование полномочий

– Делегирование ответственности

• Направления:

– Вниз

– В сторону

– Вверх

АЗ: Выстраиваем цепочки задач

Задача 1 Задача 2 Задача 3

Задача 2

Задача 1

Задача 3

Задача 4

Задача 5

АЗ: Планируем выполнение задач

• На месяц – настройся!

– Цели

– Проекты

• На неделю – сфокусируйся!

– Средние по длительности задачи (1-3 дня)

– Подцели

• На день – действуй!

– Оперативные задачи

– Кратковременные задачи (<1 дня)

– Просьбы, ответы и т.п.

33

Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз

Section: Основы TM – управление по целям

Section: Упражнение 1 – запланируй свой день

Section: Введение

АЗ: Скриншоты разного уровня сотрудников

34

35

Section: Инструменты

Section: Техники - продолжение

Section: Борьба с поглотителями времени

Section: Техники

36

Вы всегда все хранили в уме…

Но вот познакомились с прекрасной девушкой…

И по старой доброй привычке запомнили день встречи…

Но прошел месяц, два, три… одиннадцать и скоро юбилей…

Хмммм, а в какой он день?

Паника-паника!

А всего-то и нужно было – записать

АЗ: Выгружаем все из головы

• Берем удобный инструмент

• Записываем всѐ:

– Цели и задачи

– Идеи

– Итоги встреч и решения

– Полезную информацию «на потом»

– И т.д.

Главное – голова не должна помнить то, над чем сейчас не работает!

АА: Митинги

• Agenda - отправляем заранее:

а) время митинга сокращается;

б) он становится более плодотворным;

• Follow-ups - пишем сразу (а не по

памяти):

а) все забывается (причем не только вами!);

б) не надо потом тратить время на написание;

в) очень помогаем остальным участникам

сэкономить время;

45

АА: Повторяющиеся задачи

• Примеры: weekly status meeting, daily stand-up, fill in time journal, заплатить за квартиру.

• Что с ними делать?

• Вбиваем в календарь как recurring events: не забываем и не отвлекаемся!

• Почему они делаются в одно время?

а) настраиваемся, привыкаем;

б) знаем, когда можно будет поднять те или иные вопросы, не отвлекая других людей в неудобное время (бегать каждый раз или собрать все вопросы и обсудить на митинге).

46

АА: Мерзкие задачи (I)

• Метод «лягушки» - «съедать» по одной

в день!

47

АА: Мерзкие задачи (II) или «я не буду фиксатьэтот баг!»

Пример – домашка по «Introduction to management»

• можно выкинуть или делегировать;

• можно сделать поскорее с утра (вариант: на выходных) и забыть; // можно материться вслух!

• можно заменить другими, менее противными – цель можно достигнуть по-разному;

• а можно попробовать найти фан в них!

а) я пофиксаю этот баг любыми силами и пойду к менеджеру с вопросом о готовности к промоушену! // реальный пример из жизни с положительным развитием

б) я сделаю этот таск, ведь «тяжело в учении – легко в бою» // на будущее

• Стоит вбивать в календарь время под такие таски! Это гарантирует, что и такие таски будут делаться.

48

АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (I)

49

АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (II)

Примеры: провести semi-annual performance review, подготовить презентацию по Time Management в сжатые сроки

• Что делать с такими задачами и как находить на них время?

а) разбивать на подзадачи, ибо на огромные задачи никогда не найдется времени:// «проработать слайды 7-12 презентации – 1 час»

б) выделять отрезки времени в календаре на именно эту задачу:

// реально вбивать в календарь несколько таких подзадач и делать!

50

– Набить «жесткие» задачи (с ограничением

по времени)

– Добавить гибкие задачи и части больших

“бюджетируемых” задач

– Добавить время до-после жестких задач в

качестве буферов на плавающую

длительность задач и переключение

АА: Планируем день/неделю/месяц

51

52

53

Section: Инструменты

Section: Техники - продолжение

Section: Борьба с поглотителями времени

Section: Техники

• Проблема:

– Мы все хорошо запланировали, но почему-

то постоянно не успеваем.

• Упражнение:

– На что мы прожигаем время?

– Как будем с этим бороться?

Борьба с поглотителями времени

54

Confidential55

Section: Инструменты

Section: Техники - продолжение

Section: Борьба с поглотителями времени

Section: Техники

АЗ: Поток

56

Что делать?

57

58

АА: «Помидорки»

59

1. Определяемся с таском;

2. Ставим виртуальный таймер

на 25 минут;

3. Работаем только над этим

таском все 25 минут;

4. Отдыхаем 5 минут;

5. Делаем один большой

перерыв после каждых 4

«помидорок».

АЗ: GTD

60

61

Section: Инструменты

Section: Техники - продолжение

Section: Борьба с поглотителями времени

Section: Техники

Что можно делать:

• посмотреть свое расписание (+ напоминалки, номер комнаты и т.д.!)

• оперативно добавить задачи или сделать пометки

• сфоткать схему, время работы заведения и т.д. // сэкономить время

• получить доступ к документам через cloud

АА: Смартфон - всегда под рукой

62

АЗ: Wunderlist/RTM/Doit.im - таск трекеры

63

• http://www.pomodoro.me/

• http://www.focusboosterapp.com/

• Pomodoro timer (Chrome extension)

АЗ: Pomodoro - помощник в технике

64

• Что будем хранить?

списки людей, пароли, какая-то интересная мысль, конфигурация для установки ATG, команды SQL для создания схем, список дел на будущее;

• Зачем?

Чтобы не забыть;

Чтобы выгрузить из головы;

Чтобы иметь доступ в любом месте (через cloud);

• Главная мысль:

хранение информации, используемой не один раз, позволяет здорово экономить время;

важно иметь возможность быстро найти нужную информацию. Если можете найти – можете пока не париться с систематизацией

АА: OneNote - хранение информации

65

66

• АА: Использование Outlook – это

отдельная тема для длинного рассказа и

повод почитать книжки.

• В рамках данного miniq считаю нужным

кратко пройтись по базовым

вещам, которые значительно упрощают

жизнь и экономят время.

AA: Outlook - введение

67

• Работайте с ним, не полагайтесь на память! Не стесняйтесь вбивать события через месяц, выставляя грамотно напоминалку.

• Используйте простые и логичные механизмы для управления митингами (вместо написания писем)! Например, Scheduling Assistant.

• Планируйте рабочие и личные задачи в одном месте.

AA: Outlook - календарь

68

• Активно пользуйтесь механизмом follow-up! Даже если используется другая программа для хранения тасков.

Сэкономите время, разбирая почту («это гляну потом»);

Не забудете ответить на важные письма;

Не потратите время на пересоздание таска по письмам;

Всегда быстро найдете интересующее письмо;

Сразу увидите, что надо сделать уже сегодня, а что подождет;

Увидите ваши таски на любом мобильном устройстве, подключенном к Exchange;

AA: Outlook – таск-лист

69

• Создайте отдельные папки для писем разного содержания, от разных отправителей/клиентов;

• Настройте автоматическую сортировку писем: читайте только самое важное сразу, остальное –в свободный момент;

• Отделите nowork от остальной рабочей почты –не будете тратить время на чтение подобной почты в условиях недостатка времени;

• Public Folders – не обязательно подписываться! Никакого СПАМа в нежелательное время, плюс не надо заниматься сортировкой.

AA: Outlook – сортировка почты

70

• Настройте автоматическую архивацию

писем, не тратьте на это свое время!

• Важно: ВСЯ (!) почта должна быть

доступна и через 5 лет. Позаботьтесь о

том, чтобы была возможность найти

важные письма в будущем.

• Неактуальную почту (например, со

старых проектов) стоит скинуть в

отдельные файлы-хранилища на диске.

AA: Outlook – архивация

71

72

Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа

Section: Напутствие

Section: Практики от Антона и Андрея

Section: Литература

• Что делать, когда резко навалили работы и возникли стресс, часто даже паника?

– Бросьте все, отвлекитесь, успокойтесь, попейте чаю -перезагрузитесь;

– Не пытайтесь прыгать от одной задачи к другой, отвечать впопыхах – не сделаете ни одной;

– По возможности отбросьте не самое срочное и делегируйте часть задач;

– Трезво оцените приоритеты задач (вариант – уточните приоритеты у руководителя и прочих заинтересованных лиц);

– Уточните, достаточно ли у вас данных для выполнения задач. Если нет – запросите их и переключитесь на другие задачи;

– Предоставьте ETA по всем выполнимым задачам в очереди;

– Начинайте делать задачи по одной (вспоминаем метод «помидорки»).

АА: Состояние стресса и перегрузки

73

• Ситуация: ящик точно полон, вас явно ждут разные люди для уточнения вопросов. Что делать, чтобы влиться быстро?

– Просмотрите почту заранее из дома – наметьте основные задачи на завтра;

– Позвоните товарищам, руководителю - уточните рабочую обстановку и выясните текущие приоритеты, подтвердите свое возвращение;

– По возможности оцените зависимости задач: запросите недостающую информацию заранее, отбросьте задачи, которые имеют неразрешенные зависимости;

– Постарайтесь приоритизировать свои задачи заранее, не тратя на это рабочее время;

– Вбейте в календарь время для самых важных встреч с людьми (митинги), работы с почтой, наиболее приоритетных задач.

– Придите на работу пораньше и …

АА: Возвращение из отпуска

74

• Планирование на день (Doit.im) и неделю

(канбан доска)

• Работа по проектам

• «Входящие» через GTD

• Связка Outlook + OneNote

• «Лягушачьи лапки» с утра

АЗ: Как я обрабатываю все текущие задачи

75

76

77

Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа

Section: Напутствие

Section: Практики от Антона и Андрея

Section: Литература

• Общего рецепта не существует – ищите

свои методы и инструменты;

• Никогда не будет все идеально – просто

устраните то, что доступно;

• Не бойтесь отступать от правил!

• Усилия того стоят!

• Грамотный TM – предпосылка к

промоушену

АА: Напутствие

78

79

80

Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа

Section: Напутствие

Section: Практики от Антона и Андрея

Section: Литература

АЗ: Фреймворк

Фреймворк

Инструменты

Методы

Процесс

• ДЗ - разработать свой фреймворк по

ТМ, т.е. как вы будете дальше

использовать ТМ.

Подходы, инструменты – все.

Проверять будет ваш RM.

• Статья на Хабре - что бы вы

посоветовали тому горе-менеджеру?

13 причин не быть управленцем

АА: Самостоятельная работа

82

83

Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа

Section: Напутствие

Section: Практики от Антона и Андрея

Section: Литература

• Дэвид Аллен «Искусство продуктивности без стресса»

• Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей»

• Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и

работать?»

• Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю»

• Лео Бабаута «Нет прокрастинации»

АЗ: Что почитать?

84

Что имеем на выходе? :)

85

Q & A

Вопросы?

86