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Solicitud de Viaje Bizagi Suite
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Solicitud de Viaje | 1
Tabla de Contenido
Solicitud de Viaje ............................................................................................................................ 3
Elementos del proceso............................................................................................................. 6
Registrar Solicitud de Viaje ............................................................................................. 6
Aprobar Solicitud de Viaje ............................................................................................. 7
¿Solicitud Aprobada? ....................................................................................................... 8
Enviar Notificación de Rechazo ...................................................................................16
Gestionar el Anticipo de Viaje ......................................................................................12
Notificar al Empleado ..................................................................................................... 14
Desembolsar Anticipo de Viaje ................................................................................... 14
Registrar reservas .............................................................................................................. 9
Notificar Reservaciones ..................................................................................................10
Comprar Tiquetes ............................................................................................................. 11
Notificar al Empleado ...................................................................................................... 11
Reportar Gastos ........................................................... Error! Bookmark not defined.
Reporte de Gastos ........................................................................................................................ 17
Elementos del proceso............................................................................................................ 17
Registrar Reporte de Gastos .........................................................................................18
Aprobar Reporte de Gastos ......................................................................................... 20
¿Aprobado? ....................................................................................................................... 22
Revisar Políticas ................................................................................................................ 22
¿Políticas Ok? .................................................................................................................... 24
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Solicitud de Viaje | 2
Registrar Gastos ............................................................................................................... 24
Participantes .................................................................................................................................. 26
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Solicitud de Viaje | 3
Solicitud de Viaje
Descripción
Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la
compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si
son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que
posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud.
El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos, así
como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada
requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de
Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que
incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho
reporte.
Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos
reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá
finalmente, registrar los gastos.
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Solicitud de Viaje | 4
Forma Global
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Solicitud de Viaje | 5
Modelo de datos
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Solicitud de Viaje | 6
Elementos del proceso
Registrar Solicitud de Viaje
Descripción
En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje
ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y
anticipos si son requeridos.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
4 Horas
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar
Regla para establecer la fecha, solicitante
y la ciudad origen basándose en la
ubicación del solicitante.
Al Salir Regla para establecer el total del anticipo
requerido
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Solicitud de Viaje | 7
Forma
Aprobar Solicitud de Viaje
Descripción
El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o
solicitar cambios si lo considera necesario.
Ejecutantes
Jefe
Duración
4 Horas
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Solicitud de Viaje | 8
Forma
¿Solicitud Aprobada?
Descripción
Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe
del solicitante.
Condiciones de la compuerta
SI: La solicitud fue aprobada
NO: La solicitud fue rechazada
CAMBIOS REQUERIDOS: Es necesario realizar cambios a la solicitud.
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Solicitud de Viaje | 9
Registrar reservas
Descripción
El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para
vuelos y hoteles si es requerido.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
Forma
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Solicitud de Viaje | 10
Notificar Reservaciones
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la
información de la reserva.
Script
1. Su Reservación de Vuelo
Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,
Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el
número de caso <RadNumber>.
Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid)
Destino: (Arriving grid) <TravelRequest.FlightReservation>
Por favor contáctenos si usted tiene algún comentario con respecto a la reservación.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
2. Su reservación de Hotel Estimado
Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>
Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso
<RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel. HotelName>
Dirección<TravelRequest.Hotel. Address> Teléfono <TravelRequest.Hotel.
Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel. City.City> País
<TravelRequest.Hotel. City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso
<TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida
<TravelRequest.ReturningDate>
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
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Solicitud de Viaje | 11
Comprar Tiquetes
Descripción
En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez
se confirma la reservación del vuelo.
Ejecutantes
Asistente Administrativo
Duración
1 Día
Forma
Notificar al Empleado
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.
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Solicitud de Viaje | 12
Script
Asunto: Su tiquete de VueloEstimado
Estimado, <TravelRequest.Applicant. fullName>,
Adjunto se encuentra el tiquete electrónico para su viaje asociado al número de
caso: <RadNumber>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>
Gestionar el Anticipo de Viaje
Descripción
En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de
acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados
por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total
del anticipo a desembolsar.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar
1-Regla para establecer los gastos
permitidos por la política de la compañía
basados en el país destino.
2-Regla para establecer los valores de
anticipos aprobados basados en los
anticipos solicitados.
Al Guardar 1-Regla para establecer el anticipo total
aprobado
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Solicitud de Viaje | 13
Al Salir 1-Regla para establecer el anticipo total
aprobado
Forma
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Solicitud de Viaje | 14
Notificar al Empleado
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos
aprobados.
Script
Su información de anticipo solicitado
Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,
Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al número de
caso <RadNumber>:
Anticipo de Alimentación <TravelRequest.TravelAdvance.
ApprovedMealsAdvance>
Anticipo de Transporte <TravelRequest.TravelAdvance.
ApprovedTransportationAd>
Otros Gastos <TravelRequest.TravelAdvance. ApprovedAdvanceOthers>
Total, del Anticipo <TravelRequest.TravelAdvance.
TotalAdvanceApproved>Moneda <TravelRequest.Country.
PolicyCurrency.Currency>
Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Desembolsar Anticipo de Viaje
Descripción
Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de
desembolsos
Ejecutantes
Asistente administrativo
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Solicitud de Viaje | 15
Duración
1 Día
Forma
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Solicitud de Viaje | 16
Enviar Notificación de Rechazo
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud
Script
Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,
Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud
de viaje desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha
<TravelRequest.LeavingDate>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>
Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud
de viaje con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha
<TravelRequest.LeavingDate>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
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Solicitud de Viaje | 17
Reporte de Gastos
Global Form
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Solicitud de Viaje | 18
Elementos del proceso
Registrar Reporte de Gastos
Descripción
En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos
efectuados durante el viaje.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
Basado en la fecha de llegada
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar Regla para establecer la duración de la
tarea
Al Guardar Regla para establecer el total de gastos
reportados en efectivo y tarjeta de crédito
Al Salir
Regla para establecer el total de gastos
reportados en efectivo y tarjeta de
crédito.
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Solicitud de Viaje | 19
Forma
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Solicitud de Viaje | 20
Aprobar Reporte de Gastos
Descripción
En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos
hecho por el solicitante.
Ejecutantes
Jefe
Duración
1 Día
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Solicitud de Viaje | 21
Forma
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Solicitud de Viaje | 22
¿Aprobado?
Condiciones de la compuerta
SI: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente
actividad.
NO: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar
Gastos para realizar los cambios pertinentes.
Revisar Políticas
Descripción
El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo en
cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la compañía.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
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Solicitud de Viaje | 23
Forma
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Solicitud de Viaje | 24
¿Políticas Ok?
Descripción
Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las
políticas de la compañía.
Condiciones de la Compuerta
SI: Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el
proceso continúa.
NO: Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el
proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.
Registrar Gastos
Descripción
En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para evidenciar
que se efectuó el registro de los mismos.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 25
Forma
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 26
Participantes
Solicitante (Role)
Jefe (Role)
Asistente Administrativo (Role)
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