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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
SUPERIORUNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLTASIGNATURA: PRESUPUESTO I
SECCIÓN: DCN0601AE
Profesora: Disney González
Bravo Jensy
C.I.:16.705.166
Yoselyn Lozano
C.I.: 19.089.089
Caracas, 16 de Septiembre de 2014
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como tema principal todo lo referente al
presupuesto y la importancia que este presenta en las
organizaciones para el logro de los objetivos, siempre y cuando el
mismo se aplicado de manera correcta, siguiendo los parámetros
establecido por las estrategias que son planteadas mediante los
distintos departamentos de la empresa.
Haciendo mención sobre los puntos a tratar en este interesante
informe, tenemos como apertura la reseña historica del
presupuesto la cual habla del porque su nombre y cual es su origen.
Seguidamente se habla sobre el presupuesto y la gerencia
estrategica que como todo plan a desarrollar debe ser coordinado
por personas calificadas según el area o departamento en que se
desee lograr el objetivo y para ello debe existir esta importante
relación entre ambos por ende el planteamiento de este punto.
También se hablara de presupuesto y planeación estrategica que
así como el punto citado anteriormente el mismo posee gran
importancia en la elaboración de los presupuesto. Y por tanto es
necesario que el mismo sea desarrollado para que se pueda
apreciar lo valioso de estas dos actividades.
Otros puntos que se encontraran como contenido del tema estan:
Presupuesto y el proceso de producción, Dirección estrategica,
Planeación, Ventajas y limitaciones entre otros.
Este trabajo será de gran aporte para la aplicación de nuevos
conocimientos que nos permitiran desenvolvernos en nuestra area
profesional por lo tanto toda información que sirva como
retroalimentación es importante nutrirnos de ella.
RESEÑA HISTÓRICA, U ORIGEN DE LOS PRESUPUESTOS
Como herramienta de planificación y control, tanto en sus
fundamentos teóricos como es su aplicación práctica, el
presupuesto tuvo origen en el secto rgubernamental
aproximadamente a finales del siglo XVIII, época en la cual
sepresentaban al Parlamento Británico los planes de gastos que se
efectuaríanen el reino y se daban pautas sobre su posible ejecución
y control.
Técnicamente la palabra se deriva del francés antiguo
bougette o bolsa, la que posteriormente trató de perfeccionarse en
el sistema ingles denominándose budget, término con el que se
conoce comúnmente y que en nuestro idioma es presupuesto. En
1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y en
1821 lo hace Estados Unidos, siempre como elemento de control
del gasto público,advirtiendo la necesidad de un grupo de
funcionarios dedicados a la tarea de presupuestar para el buen
funcionamiento de las actividades del gobierno.
Entre los años 1912 a 1925 y especialmente después de la
primera guerra mundial, el sector privado se dio cuenta que podía
utilizar ventajosamente el presupuesto para controlar gastos,
efectuando sólo aquellos necesarios para poder así obtener
rendimiento en un ciclo de operación determinado.
Es el período en el cual crecen rápidamente las industrias y se
piensa en los buenos métodos de planeación empresarial. En la
empresa privada se habla intensamente de control presupuestario,
y el sector público se llega incluso a la aprobación de una LEY DE
PRESUPUESTO NACIONAL. La técnica siguió su continua evolución,
podríamos decir que al compás que le asignaron a la contabilidad
de costos.
Basta recordar por ejemplo, que en 1928laWestinghouse
Company adopta el sistema de costos estándar el cual fue
aprobado después de acordar el tratamiento en la variación de los
volúmenes de actividad en el sistema llamado "presupuesto
flexible", innovación con la cual se inicia una gran era de análisis y
entendimiento de los costos y se ve la necesidad de presupuestar y
programar antes de tomar decisiones.
EL PRESUPUESTO Y LA GERENCIA ESTRATEGICA
el presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el
camino que debe recorrer la gerencia al encarar las
responsabilidades siguientes: obtener tasas de rendimiento sobre el
capital que interpreten las expectativas de los inversionistas
interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción,
distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un
objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las
responsabilidades encomendadas fijar políticas, examinar su
cumplimiento y replantearlas cuando no se cumplan las metas que
justificaron su implantación
interacción del proceso de presupuesto y de gestión con la
información de control.
análisis del ambiente empresarial investigación de mercados*
aspectos demográficos * evaluación de posibilidades* valores
sociales y culturales competitivas* variables económicas*
tecnología cuantificación del mercado* acciones competitivas *
potencial del mercado * pronostico de ventas del sector potencial
empresarial * pronostico de ventas de la empresa establecimiento
de objetivos establecimiento de precios* objetivos mercantiles*
objetivos financieros * objetivos fabriles * objetivos corporativos
formulación de estrategias corporativas* estrategias de
crecimiento* estrategias de consolidación .
Variables que inciden en el presupuesto de ventas
acontecimientos que afectan a las ventas positiva o negativamente
* circunstancias que afectan a la competencia o a la propia
compañía * cambios por establecimientos de nuevas políticas *
acontecimientos promovidos por la compañía decisiones o
acontecimientos internos de la compañía que afectan el área de
ventas * cambios en el tipo de negocio * fusiones o adquisiciones de
otras compañías * adquisición de nuevas patentes factores externos
controlables o no, que deben tenerse en cuenta al elaborar el
presupuesto de ventas * fijación de precios por el gobierno *
proyección de indicadores económicos * disponibilidad de crédito en
el mercado * situación económica en los países donde está nuestra
competencia.
presupuestos de publicidad: la publicidad radica en el empleo
de recursos (medios y mensajes) realizados por la empresa para
informar o persuadir a los consumidores o usuarios sobre las
características de una empresa, sus productos, sus precios y sus
canales de distribución. Definidos los objetivos de las campañas
publicitarias, se escogen los medios y se especifica donde se
colocara el aviso. La gerencia de marketing procede a cuantificar
los costos inherentes al trabajo publicitario previsto,
considerándolos costos unitarios de los mensajes en los diferentes
medios seleccionados y la frecuencia de difusión
presupuestos de promoción de ventas: la promoción de
ventas incluye diversos incentivos otorgados a los consumidores o a
los canales de distribución minoristas o mayoristas, mediante los
cuales se pretende una respuesta inmediata de tales públicos en
mayores compras, ensayos de nuevos productos y defensa de
espacios en las estanterías dispuestas por los distribuidores para la
exhibición de productos el presupuesto aplicado a la promoción de
ventas incorpora los costos unitarios de cada instrumento
promocional utilizado y la intensidad o frecuencia contemplada
presupuestos de distribución y ventas: representa la
expresión monetaria de todas las actividades emprendidas para
garantizar el contacto directo, personal y permanente con los
consumidores finales o distribuidores, entre las cuales se destacan
la atención al cliente y la entrega oportuna de productos. el
presupuesto de distribución y ventas da cabida a los siguientes
egresos: costos adscritos a la actividad de la fuerza de venta costos
vinculados al reconocimiento del trabajo costos de transporte
las decisiones cotidianas contempladas en el sistema de
producción se resumen así: instauración de políticas de inventario
planeamiento de la producción distribución de la producción en el
tiempo planificación del abastecimiento y de los consumos
programación de exigencias laborales definición de políticas sobre
el apoyo logístico a la producción.
EL PRESUPUESTO Y LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA
La cultura del presupuesto orientado a resultados que, con
diferentes variantes, se ha consolidado como instrumento ordinario
de la mayoría de las administraciones modernas, ha comportado el
traslado del foco del proceso de elaboración del presupuesto hacia
la planificación, entendida como el proceso por el cual una
organización establece los hitos que pretende alcanzar y define el
camino que emprenderá para conseguirlos. Esta planificación recibe
la denominación de estratégica en la medida que, una vez fijados
los grandes objetivos que se quiere alcanzar (objetivos
estratégicos), también determina cuál es la estrategia óptima
teniendo en cuenta los medios disponibles, las características
propias de la organización que los tiene que ejecutar y el entorno
en el cual desarrolla su actividad.
La planificación estratégica y el presupuesto son
componentes integrados de la gestión orientada a resultados, ya
que, mientras los planes estratégicos señalan la orientación, el
presupuesto provee recursos para poder implementar estos planes.
Un plan estratégico desatado del presupuesto no tiene sentido ya
que cuando es completo y adquiere su plena utilidad es cuando
contiene la cuantificación de los recursos financieros necesarios
para implementarlo. Naturalmente, todavía está más falto de
sentido un presupuesto sin orientación estratégica
EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO DE DIRECCIÓN
El presupuesto es parte de la administración, y se encuentra
vinculado con todas las funciones del proceso administrativo,
dentro de ella la función de DIRECCIÓN, tal como lo afirma Jorge
Burbano, “la función que desempeñan los buenos presupuestos en
la administración de un negocio se comprenden mejor cuando estos
se relacionan con los fundamentos de la administración misma”Sin
presupuesto la dirección de una empresa no sabe hacia cual meta
se dirige. Si desea obtener resultados satisfactorios, será necesario
planificar bien las diferentes actividades a desarrollar mediante la
asignación de obligaciones y responsabilidades específicas .Las
organizaciones hacen parte de un medio económico en el que
predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades
si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, y controlar y
dirigir adecuadamente estos planes.
Mientras más participación se dé tanto al personal administrativo
como al operativo de la empresa, mejores serán los resultados
alcanzados, pues el hecho de darles participación los motivará, se
sentirán auto realizados y directamente se comprometerán a
alcanzar los objetivos propuestos .Es decir involucrar al personal en
los procesos presupuestario que se realizan en una empresa, es
parte de la función de dirección, y como bien las funciones
administrativas se desarrollan como un ciclo repetitivo que va a
estar presente siempre, igual ocurre con el presupuesto. (Así lo
afirma Jorge Burbano)
El proceso generalmente no es estático, sino se caracteriza
por ser: Activo, Dinámico, Siempre cambiante, Cíclico Los
presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de
toda la organización, proporcionando las bases que permitirán
evaluarla actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad
de la empresa y de la gerencia. El proceso culmina con el control
presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las
acciones emprendidas permitiendo, a su vez un proceso de ajuste
que posibilite la ejecución
La dirección Estratégica: Pone en práctica y desarrolla
todos los potenciales de una empresa, que le aseguren una
supervivencia a largo plazo y a ser posible beneficiosa, la estrategia
tiene que ir siempre de la mano de la innovación y la creación de
valor añadido. Toda empresa que desee tener éxito y busque
beneficios, debe someterse a un sistema formal de dirección
estratégica, es decir, seleccionar y definir perfectamente sus
valores dentro de la cadena de valor de la compañía que la hará
destacar frente a la competencia. La dirección estratégica puede
ser dividida en tres fases:
a) Definición de objetivos estratégicos:
b) Definir la filosofía y misión de la empresa o unidad de negocio.
c) Establecer objetivos a corto y largo plazo para lograr la misión de
la empresa, que define las actividades de negocios presentes y
futuras de una organización.
Planificación estratégica:
Formular diversas estrategias posibles y elegir la que será más
adecuada para conseguir los objetivos establecidos en la misión de
la empresa.
Desarrollar una estructura organizativa para conseguir la estrategia.
Implementación estratégica:
Asegurar las actividades necesarias para lograr que la estrategia se
cumpla con efectividad.
Controlar la eficacia de la estrategia para conseguir los objetivos de
la organización.
Por tanto, el proceso de dirección estratégica requiere una
planificación, un proceso continuo de toma de decisiones,
decidiendo por adelantado qué hacer, cómo hacerlo, cuándo
hacerlo y quién lo va a hacer. Este proceso tiene función y
responsabilidad de directivos de todos los niveles de la
organización, pero la responsabilidad final corresponde a la alta
dirección. Es ésta quien establecerá la visión, la misión y la filosofía
de la empresa, por tanto, su implantación consiste en la asignación
de acciones específicas a personas concretas de la empresa, a las
que se les asignan los medios materiales necesarios, para que
alcancen los objetivos previstos por la organización.
Planeación y presupuesto
Tienen relación en cuanto a la reparación del presupuesto ya que
conlleva Su planeamiento, coordinación y control son funciones
propias de la dirección o la gerencia, presupuesto se convertirá en
una herramienta de dirección que merece el apoyo de los
departamentos y sus jefes subordinados.
La planeación: Es determinar los objetivos , estratégicos y políticos
que tiene una entidad con la finalidad de alcanzar los logros que se
han trazado en el tiempo, es importante ya que Utiliza
racionalmente los recursos., tiene Menor nivel de incertidumbre en
su gestión., Visualiza contingencias empresariales, Condiciona un
ámbito competitivo, mejor Metodología en toma de decisiones,
Promueve la eficiencia, Establece un marco referencial en gerencia
y Evalúa alternativas previas.
Ventajas:
La Planificación estratégica ofrece pautas congruentes para
las actividades de la organización. Al servirse de ellas los gerentes
dan a su organización objetivos definidos con claridad y métodos
para lograrlos. Además, el proceso de planificación los ayuda a
prever los problemas antes que surjan y afrontarlos antes que se
agraven.
Ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras y
riesgosas, además de elegir entre ellas. El análisis cuidadoso que
ofrece la planificación estratégica le suministra mayor cantidad de
información que necesitan para tomar buenas decisiones.
Reduce al mínimo la posibilidad de errores y sorpresas
desagradables, ya que los objetivos, metas y estrategias sometidos
a un estudio riguroso.
Limitaciones:
Entre sus limitaciones tenemos:
1.- Medio Ambiente cambiante: los planes que están basados en
predicciones quizás están equivocadas lo cual pueden fallar,
Incidentes inesperados en acciones gubernamentales tales como
una baja en la actividad económica; o una repentina rebaja de
precio por un competidor, etc
2.- Resistencia Interna: En varias empresas la introducción de un
sistema de planeación formal origina prejuicios en contra de la
planeación que pueden impedir que ésta sea efectiva. En las
organizaciones más importantes, las formas tradicionales de
desempeñar las actividades, las reglas y los métodos antiguos
pueden estar tan arraigados que será difícil cambiarlos. Cuando
más crece una empresa mayor será la cantidad de vestigios
tradicionales.
3.- La planeación es cara: Para lograr una planeación efectiva en
una empresa mediana se requiere de un esfuerzo significativo.
Asimismo, varias personas tendrán que dedicar su tiempo a este
proceso y se incurrirán en gastos para estudios e información
especiales. Por tanto, la planeación resulta cara y los directivos
deberán efectuar constantemente una relación de costo/beneficio a
través de todo el proceso.
4.- Crisis momentáneas: La planeación estratégica no está
diseñada para sacar a una empresa de una crisis repentina. Si una
compañía ya está por quebrar, el tiempo que tendría que dedicar a
la planeación estratégica será mejor empleado en resolver los
problemas a corto plazo, en caso de que una empresa se encuentre
en una crisis momentánea la cual podrá superar, la planeación
estratégica debería ser continuada para evitar crisis futuras
similares.
5.- Planear es difícil: La planeación es una actividad que requiere
de un alto grado de imaginación, capacidad analítica, creatividad y
entereza para seleccionar y comprometerse a un cierto curso de
acción. Los talentos necesarios para lograr una planeación óptima
generalmente no abundan en la mayoría de las empresas, y las
direcciones deben encontrar maneras para mejorar su capacidad de
planeación. Una de estas maneras puede consistir en presionar al
personal para satisfacer los requerimientos intelectuales y así
obtener una planificación estratégica efectiva.
6.- Los planes limitan las opciones: Los planes representan
obligaciones, o deberían representarlas, y por lo tanto limitan
opciones. Tienden a reducir la iniciativa de varias alternativas que
respaldan los planes. Aunque no es una limitación seria debería
hacerse notar.
7.- Limitaciones impuestas: Además de las limitaciones
inherentes de la planeación estratégica, existen limitaciones
impuestas, mismas que hay que hacer notar. Los sistemas de
planeación pueden resultar ineficaces en los siguientes casos:
cuando son demasiado ritualistas y formales, cuando los directivos
en línea tratan de delegar sus deberes al personal, cuando los
directores aparentemente aplican la planeación pero toman sus
decisiones sin consultar los planes, etc.
El presupuesto: es el esquema de un plan proyectado de una
empresa, para un periodo
de tiempo definido .el objetivo fundamental de un presupuesto es el
de ayudar a obtener el control de los diferentes aspectos de un
negocio entre sus objetivos están en planear y
predecir: normas o políticas de acción de la futura gestión,
preparación de las mejores estimaciones posibles.
Ventajas
• definición adecuada de los objetivos de la empresa o proyecto.
• propician que se defina una estructura adecuada, determinando la
responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran
la organización.
• facilitan el control administrativo.
• ayudan a lograr mayor efectividad y eficiencia en las operaciones.
• obligan a mantener un archivo de datos históricos controlables.
• facilitan a la administración la utilización óptima de los diferentes
insumos
• facilitan la coparticipación e integración de las diferentes áreas de
la compañía, obligan a realizar un autoanálisis periódico
Limitaciones
• están basados en estimaciones
• Debe ser adaptado a los cambios de importancia que surjan
• Su ejecución no es automática
• No debe tomar el lugar de la administración
• toma tiempo y costo prepararlos
• No se deben esperar resultados inmediatos
Clasificación
Por el tipo de empresa
*públicos: son los que realizan los gobiernos, estados, empresas
etc. para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
*Privados: son los presupuestos que utilizan las empresas
articulares como instrumento de su administración.
Por su contenido
*Principales: son una especie de resumen en el que se presentan
los elementos medulares en todos los presupuestos de la entidad.
*Auxiliares son aquellos que muestran en forma analítica las
operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que
integran la organización de la compañía.
Por su forma
*Fijos: permanecen invariables durante la vigencia del periodo
presupuestario o en el curso de varias razonables exactitudes con
que se han formulado obliga a la institución a aplicarlos en forma
inflexible a sus operaciones.
*Flexibles: consideran anticipadamente las variaciones que
pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios
o fluctuaciones propias lógicas o necesarias.
Por su duración
*cortos: que abarcan un año o menos.
*largos: los que se formulan para más de un año.
Por la técnica de evaluación
*Estimados: son los que se formulan sobre bases empíricas solo la
probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda
lo que se ha planeado.
*Estándar: son formulados por bases científicas representan los
resultados que se deben obtener
Por su reflejo en los estados financieros
*De posición financiera: muestra la posición estética que tendría la
empresa en el futuro se presenta por medio de lo que se conoce
posición financiera presupuestada.
*De resultados: que muestran las posibles utilidades o perdidas a
obtener en un periodo futuro
*De costos: se toman como base los principios establecidos en los
pronósticos de ventas y reflejan aun periodo futuro, las erogaciones
que se hayan de efectuar por costo total o cualquiera de sus partes.
Por las finalidades que pretenden
*De promoción: se presentan de forma financiero y de expansión es
necesario estimar los ingresos y egresos.
*De aplicación: se elaboran para solicitud de créditos.
*De fusión: para las operaciones que resulten de un conjunto de
compañías filiales: por áreas y niveles de responsabilidad: para
cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas.
*Por programas: preparados por dependencias gubernamentales
descentralizadas.
*Base cero: útil ante la desmedida y continua elevación de los
precios.
* Tradicional: se utiliza en la iniciativa privada.
De trabajo Utilizado por cualquier entidad, previsión, planeación y
formulación
*presupuestos parciales: se elaboran en forma analítica.
*definitivo: es aquel que se va ejercer, coordinar y controlar en el
periodo al cual se refiere.
*maestro o tipo: se ahorra tiempo, dinero, y esfuerzo.
Organización del trabajo presupuestal
Para asegurar la elaboración del presupuesto en el tiempo
establecido y garantizar la intervención de los diferentes niveles
organizacionales en la labor presupuestal, deben definirse las
actividades por asignar a los participantes en dicha labor, es decir
precisar normas aplicables al flujo de información, seguir la
secuencia y coordinación.
Según el tamaño de la empresa se interpreta de diferente manera
la organización del trabajo.
En empresas pequeñas y medianas
Cuando las operaciones empresariales son complejas y son de
tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad de un
departamento de contabilidad en cuyo caso la jefatura asume las
siguientes funciones:
a) Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de
cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones
respecto al sistema y las políticas de la organización.
b) Revisa el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en
torno a la intervención de los diferentes departamentos y diseñar
los métodos y formatos que se aplicaran en la fase de control.
c) Difundir la técnica presupuestaria en los niveles operativo y
administrativo, y capacitar en el adecuado diligenciamiento de la
información de las cedulas presupuestarias, como campos que
ameritan la preparación del manual del presupuesto.
d) Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y
costos, los niveles de inventarios, la situación de tesorería y el
análisis pormenorizado de los estados financieros que desempeñan
un papel protagónico en los pronósticos.
e) Preparar informes periódicos que permitan cotejar los resultados
previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y
sugerir los correctivos pertinentes.
En empresas grandes
Si la empresa tiene una estructura organizacional compleja y
maneja operaciones comerciales de grandes proporciones nacional
y/o internacionalmente y posee capacidad económica, se sugiere la
constitución de un comide de presupuestos que asuma las
siguientes funciones:
a) Recibir los presupuestos parciales de cada departamento
presentado por el director de presupuesto y analizarlos y plantear
las observaciones necesarias.
b) Aprobar el presupuesto general de la empresa.
c) Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general apenas
se inicien las operaciones que los generaron
d) Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y
ejecutados. En estas empresas el liderazgo del quehacer
presupuestal recae en un director de presupuestos, a quien se
responsabiliza de:
* Preparar el manual de presupuestos con claras instrucciones
sobre como elaborarlos.
* Recopilar la información de las diferentes gerencias, divisiones o
departamentos, analizarla o someterla a consideración del comité.
* Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los
cambios aprobados por el comité.
* Conseguir datos financieros que auspicien el análisis del
comportamiento presupuestal de la empresa en todos los campos.
* Recibir los datos estimados de las jefaturas y transcribirlos a los
niveles organizacionales cuyos presupuestos dependen de ellos.
* recopilar los presupuestos funcionales y, con base en la actual
información financiera, preparar estados financieros basados en los
pronósticos departamentales.
* preparar análisis especiales de la ejecución presupuestal, que
requieran la gerencia general, el comité o las jefaturas funcionales
Etapas de preparación del presupuesto
Primera Etapa. Planeación
En esta etapa se evalúan los resultados, se analizan las
tendencias de los principales indicadores empleados (ventas,
costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de
utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa
la evaluación de los factores ambientales no controlados por la
dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del
planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista
objetividad al tomar decisiones en la selección de las estrategias
competitivas y de las opciones de crecimiento.
Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las
estrategias y políticas que contribuyan al logro de los objetivos
propuestos.
Segunda Etapa. Elaboración
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional
por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los
mismos adquieren dimensión monetaria en términos
presupuestales, según las pautas siguientes:
*En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las
perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los
precios.
*En lo referente a producción se programarán las cantidades a
fabricar o ensamblar, según las estimaciones de ventas y las
políticas sobre inventarios.
*De acuerdo con los programas de producción y los niveles de
inventarios de materias primas se calculan las compras.
*Con base a los requerimientos de personal planteados por cada
jefatura debe prepararse el presupuesto de nómina.
*Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento
especial relacionado con la cuantificación de recursos.
*El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia
con los comentarios y recomendaciones pertinentes. Analizado y
discutidas sus conveniencias financieras se procede a ajustarlo,
publicarlo y difundirlo.
Tercera Etapa. Ejecución
En esta etapa el director de presupuesto tiene la
responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas de
Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos
contemplados. Igualmente, presentará informes de ejecución
periódicos.
Cuarta Etapa. Control.
Las actividades más importantes a realizar es esta etapa son:
a. Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen
comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo
presupuestado.
b. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
c. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea
necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de
las tasas de interés o de los coeficientes de devaluación que
afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios
internacionales.
Quinta Etapa. Evaluación
Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe
crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las
variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las
funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las
fallas en las diferentes etapas y se reconocen los éxitos, lo cual
sirve de plataforma para los presupuestos posteriores.
7- áreas del conocimiento empleadas al presupuestal
Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de
presupuestos, y su valor radica en facilitar los cálculos que a su vez
propiciaran la correcta ejecución y el debido control del sistema
presupuestario. Entre las principales pueden mencionarse la
economía, estadística, administración, contabilidad y finanzas.
Economía: es transcendental por cuanto el análisis de factores
como la inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeñan
un papel determinante en las proyecciones. De igual modo el
profundo conocimiento de los mercados de capitales nacionales e
internacionales contribuye a tomar decisiones acerca del
financiamiento y la inversión.
Estadística: proporciona instrumentos de suma valía, como el
método de cálculo de pronósticos, los números índices, las series
cronológicas y otros que son claves para reducir el grado de
incertidumbre.
Administración: suministra fundamentalmente conceptos
vinculados al planeamiento, la coordinación de actividades y los
flujos de información, destacándose en este punto herramientas
como la ruta crítica y el Gantt que son cruciales para el control.
Contabilidad: representar la expresión monetaria de las
decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto el
presupuesto se ha definido como la contabilidad hacia el futuro.
Finanzas: fomenta el análisis global y sectorial del sistema,
promueven la evaluación objetiva de las mejores alternativas
puestas a consideración del cuerpo directivo. Las finanzas aportan a
la dirección instrumentos como el punto de equilibro y los índices
convencionales de rotación, liquidez, endeudamiento y lucro
utilizados para evaluar la gestión.
CONCLUSION
En este mundo dinámico en el cual estamos viviendo es
necesario adelantarse a los hechos para poder hacer frente a las
dificultades e ir tomando las medidas necesarias para resolver
problemas potenciales. Es por esto que los presupuestos tienen una
gran importancia en la dirección de una empresa como apoyo para
tomar las más acertadas decisiones, por medio de las cuales se
alcanzarán eficientemente los objetivos. Los hombres de negocios
deben planear la manera de lograr sus metas con los recursos de
que disponen, y así cumplir con sus obligaciones.
Los presupuestos muestran anticipadamente los ingresos, gastos y
la situación financiera de la empresa en algún punto futuro en el
tiempo. La predicción sistemática ayuda a la función de control
principalmente en dos aspectos: Primero, al mostrar los resultados
que se obtendrán si se ponen en práctica los planes, y en segundo
término, permiten evaluar el rendimiento, indicando las áreas que
requieran atención o acción correctiva.
Así pues, un presupuesto bien planeado es como una especie de
brújula que va marcando el camino a seguir a los directivos para
realizar las operaciones de la empresa de la manera más eficiente y
será una herramienta de verdadera utilidad para la dirección de
cualquier empresa si las personas responsables participan de
manera total en el desarrollo. Mientras mayor participación de los
diferentes integrantes de la empresa se obtenga en el proceso de
planeación, mayor será el logro de los objetivos.
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