recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Libertad y OrdenRepblica de Colombia
Gu a s pa r a l a ge s t i n pbl i ca te r r i tor i a l
Partic ipacin
Derechos
DemocraciaD
esarr
oll
o
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Direccin General
Hernando Jos Gmez Restrepo
Subdireccin General
Juan Mauricio Ramrez Corts
Secretara General
Tatiana Milena Mendoza Lara
Direccin de Regalas
Amparo Garca Montaa
Direccin de Desarrollo Territorial SostenibleOswaldo Aharn Porras Vallejo
Direccin de Estudios Econmicos
Gabriel Armando Piraquive Galeano
Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
Diana Margarita Quintero Cuello
Direccin de Evaluacin de Polticas Pblicas
Diego Raael Dorado Hernndez
Direccin de Inraestructura y Energa Sostenible
Jean Philippe Pening Gaviria
Direccin de Desarrollo Social
Jos Fernando Arias Duarte
Direccin de Desarrollo Rural Sostenible
Nicols Prez Marulanda
Direccin de Desarrollo Empresarial
lvaro dgar Balczar Acero
Direccin de Justicia, Seguridad y Gobierno
Sonia Juliana Garca Vargas
Direccin de Desarrollo UrbanoJos Alejandro Bayona Chaparro
Jee Grupo de Proyectos Especiales
Claudia Alejandra Glvez Ramrez
Subdireccin de Desarrollo Ambiental
Carolina Urrutia Vsquez
Guas para la gestin pblica territorial
Recomendaciones para el proceso deempalme de los mandatarios territoriales2011-2012
ISSN 2248-6259
Impresin
DNPImpreso y hecho en Colombia | Printed in Colombia
Departamento Nacionalde Planeacin,2011
Calle26 No.13-19 | PBX:(+57 1) 3815000
Bogot,D.C.,Colombia
www.dnp.gov.co
Coordinacin editorialDepartamento Nacional de Planeacin
Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible
Oswaldo Aharn Porras Vallejo
Grupo de Gestin Pblica Territorial
Maritza Pomares Quimbaya
Asesores
Alredo Javier Rosero VeraDiana Carolina Franco MedinaIngrid Johana Neira BarreroJaime Alonso Osorio UsugaJos Oswaldo Espinosa CuervoLina Margarita Bravo Ardila
Norma Juliana Delgado Prezscar Ismael Snchez RomeroRaael Alberto Cern Bravo
Subdireccin de Finanzas Pblicas
Territoriales
Luz Stella Carrillo Silva
Subdireccin de Ordenamiento y Desarrollo
Territorial
Luz Helena Chamorro Arboleda
Grupo de Anlisis al Financiamiento del
Desarrollo Territorial
William Augusto Jimnez Santa
Grupo de Comunicaciones y Relaciones
Pblicas
Giovanni Celis Sarmiento
Esta publicacin ue posible gracias al apoyo delgobierno de Estados Unidos a travs de su Agencia
para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo lostrminos del Contrato No. AID-514-C-11-00001.Las opiniones expresadas en este material norepresentan aquellas de USAID y/o las del gobiernode Estados Unidos de Amrica.
Escuela Superior de Administracin PblicaESAPwww.esap.edu.co
Director Nacional
Honorio Miguel Henrquez Pinedo
Subdirectora de Alto Gobierno
Mara Magdalena Forero Moreno
Subdirectora de Proyeccin Institucional
Margarita Mara Ricardo vila
Subdirector Acadmico
Csar Augusto Lpez Meza
Subdirector Administrativo y Financiero
Germn Insuasty MoraSecretaria General
Luisa Fernanda Sierra Aldana
Jee de la Ofcina Asesora Jurdica
Edna Julieta Riveros Gonzlez
Jee de la Ofcina Asesora de Planeacin
Jair Solarte Padilla
ESAP
Subdireccin de Alto GobiernoCalle 44 No. 53-37 CAN, Bogot, D.C.Pbx 2202790 ext. 7333 - 3152532alto.gobierno@esap.edu.cowww.esap.edu.co
Realizacin editorialFundacin Nueva Cultura
Direccin editorial
Jos Miguel Hernndez ArbelezFernando Chaves Valbuena
Edicin y didactizacin
Mariela Zuluaga GarcaMara Cristina RincnDiego Fernando lvarezMnica Valds ArcilaNelson Ricardo Amaya Espitia
Direccin grfca
Victoria Eugenia Peters Rada
Diagramacin
Mara Cristina Rueda TraslaviaVictoria Eugenia Prez PrezRubn Daro Rojas Olier
Ilustracin
Daniel Alberto Fajardo BautistaVictoria Eugenia Peters RadaWilson Martnez MontoyaJorge Alberto vilaLuz Marina Camacho Turriago
En la elaboracin de esta gua participaron con importantesaportes y contribuciones uncionarios de dierentes entidades dorden nacional y agencias de cooperacin internacional, a quiene
Departamento Nacional de Planeacin expresa sus agradecimien
Presidencia de la Repblica
Ministerio de Proteccin Social
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
- Direccin de Planeacin, Inormacin y Coordinacin Regio
- Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento
- Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial
- Viceministerio de Ambiente
Contadura General de la Nacin (UAE)
- Subcontadura General y de Investigacin
- Subcontadura de Centralizacin de la Inormacin
- GIT - Control Interno
Ministerio de Cultura
Ministerio de Educacin Nacional
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
Polica Nacional
Programa Cercapaz (GIZ)
Fondo de Poblacin de Naciones Unidas (UNFPA)
Agradecimientos y reconocimientos
Nota aclaratoria
El uso de un lenguaje que no discrimine ni
marque dierencias entre hombres y mujeres es
una de las preocupaciones del equipo de trabajoque ha editado las Guas para la gestin pblica
territorial. Sin embargo, con el fn de evitar lasobrecarga grfca que supondra utilizar siempreo/a para marcar la existencia de ambos sexos,
hemos optado por emplear expresiones genricas,como candidato o ciudadano, en el entendido
que se refere siempre a ambos sexos. Se dejala mencin explcita del emenino cuando laoposicin de sexos sea relevante en el contexto.
Participacin
Derechos
De m
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esa
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o l
lo
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Pla4 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
Con el n de apoyar un buen proceso deempalme entre los mandatarios entrantes
y salientes, el Departamento Nacional de
Planeacin, en cabeza de la Direccin de
Desarrollo Territorial, presenta esta gua
como una herramienta para contribuir con el
empalme entre los equipos de gobierno entrante
y saliente de manera que se dejan las bases
para la ormulacin de un plan de desarrollo
local que es undamental para la construccin
de procesos de buen gobierno y transparencia
como soporte transversal de la Prosperidad
Democrtica.
El adecuado inicio de una
nueva administracin esel punto de partida de un
buen gobierno y una de las
claves del xito para el logro
de los objetivos del Estado,
por tanto, garanta de un
mayor bienestar de la poblacin.
Introduccin Se espera que esta gua se convierta en unaherramienta de trabajo para los equipos de
gobierno saliente y entrante y que contribuya
con los procesos de gestin pblica que seinician en enero de 2012.
Notas claves
El Buen Gobierno es uno de los soportes transversalesde la prosperidad democrtica planteados en las basesdel Plan Nacional de Desarrollo. El Buen Gobierno esentendido como la capacidad del Estado de mejorarpermanentemente su gestin, sus espacios departicipacin y su interlocucin con los ciudadanos yel sector privado.
Refexionen sobre los temas estratgicos.
Piensen las iniciativas de desarrollo.
Evalen los logros obtenidos.
Identiquen los obstculos que tuvieron que enrentar.
Aporten al diseo, ejecucin, seguimiento y evaluacin
de polticas pblicas ms eectivas.
El proceso de empalme es una oportunidad
para que los gobernantes entrantes y salientes
El compromiso de los mandatarios salientes
Si un gobierno saliente no entrega al nuevo mandatario y a su equipo
la inormacin necesaria y suciente durante el proceso de empalme,
limita la posibilidad de superar los obstculos ms importantes de
la gestin territorial o potenciar las posibilidades de desarrollo para
generar una mejor calidad de vida a la poblacin.
Los alcaldes salientes deben preparar inormacin completa, pertinente,
veraz y clara sobre la situacin de la entidad territorial en materia de: desarrollo econmico y social,
poltica nanciera, presupuestal, contable y administrativa,
estado de los planes, programas y proyectos desarrollados durante
su gestin.
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Unidad 1
Aspectos generales del proceso de empalmeExplica el signicado del proceso de empalme y lascondiciones que se requieren para adelantarlo.
Unidad 3
Inormacin requerida para el empalmeHace un inventario de la inormacin mnima que deben entregary recibir las administraciones territoriales saliente y entrante.
Unidad 2
Recomendaciones para hacer el empalmePresenta una propuesta metodolgica para adelantar el proceso deempalme, vlida tanto para el equipo entrante como para el saliente.
Unidad 4
Acta de inorme de gestinExplica los principales aspectos del acta de gestin que, por ley, debeentregar la administracin saliente al nuevo equipo de gobierno.
Unidad 5
El papel de los ciudadanos en el empalmeMuestra cmo la ciudadana puede y debevincularse a la gestin local en el proceso de empalme.
Unidad 6
Marco normativo del empalmePresenta el marco legal en el cual est sustentado el proceso de empalme.
AnexosNormatividad y ormatos
Gua 2
Recomendaciones para el proceso deempalme de los mandatarios territoriales
Estructura de contenido Gua
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Unidad 1
Aspectos generales delproceso de empalme
Unid
Quines participan?
Cules son las responsabilidades de los participantes?
Qu es el empalme?
Caractersticas del proceso de empalme
Para qu sirve el empalme?
Condiciones para hacer un buen empalme
Cundo inicia y cundo naliza?
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan10 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
En esta unidad
Los equipos de gobiernopodrn:
Precisar algunos conceptos
sobre el proceso de empalme.
Saber cul es la importancia
de llevar a cabo un buen
proceso de empalme.
Dierenciar los actores y las
responsabilidades que tienen
rente al proceso.
Identicar las caractersticas
que debe tener el empalme.
Conocer las condiciones
mnimas para llevar a buentrmino el proceso.
Para pensary comentar
Conoce la
responsabilidad que tienen
los uncionarios salientes
y entrantes de realizar
un proceso de empalmeoportuno, integral y eectivo?
Saba que una
inormacin oportuna,
veraz e integral es
undamental para un
proceso de empalme exitoso?
Qu es el empalme? El empalme es un proceso de inters pblico, ormal yobligatorio a travs del cual se busca garantizar laentrega eectiva de la administracin territorial a un n
gobernante, en avor del desarrollo sostenible del terri
Notas claves
Recordemos que los procesos que hacenparte de la gestin pblica debenorientarse al logro de resultados quecontribuyan con la visin colectiva dedesarrollo, teniendo en cuenta la dinmicadel territorio y la ciudadana, tal comoaparece en el siguiente esquema:
Dnde dice?
Ley 951 y Resolucin orgnicade 2005.
Da cuenta del estado de la
entidad territorial en relacin
con sus recursos administrativos,
nancieros, humanos y
tecnolgicos, as como de
la situacin en materia de
desarrollo econmico, social,
poltico, cultural, ambiental, de ordenamiento
territorial, seguridad y convivencia ciudadana,
orden pblico, etc.
Es un espacio de dilogo, interaccin y
comunicacin entre los equipos de gobierno
entrante y saliente, con el n de conocer de manera
ormal y oportuna la situacin de la entidad
territorial y de la administracin.
Como parte de este proceso, se entrega un inorme
de gestin.
El empalmeLograr la transicin armoniosa
entre la administracin que
termina su periodo y el nuevo
gobernante y su equipo de trabajo,
con el n de evitar traumatismos
en los procesos de gestin que
repercutan en el desarrollo
sostenible del territorio.
Permite la transici
de una administrac
a otra.
En el marco de la gestin, es uno de los
insumos para orientar el desarrollo deseado
y posible denido en la visin colectiva.
El empalme es un proceso que
Cul es el
objetivo principal?
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan12 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Para saber ms
El mandatariosaliente
Como responsable
de entregar la
administracin y los
balances de su gestin.
LosuncionariosComo servidores
pblicos y soporte de la
memoria institucional,
responsables de
organizar y entregar la
inormacin a cargo de
su competencia.
Los rganosde control
Como responsables del
proceso auditor, de
vigilancia y control
scal.
Laciudadana
Como actor principal de
la gestin pblica, que
debe tener acceso a los
inormes resultantes del
proceso de empalme.
La ciudadana es representada en este proceso pororganizaciones de la sociedad civil, as como instanciasde participacin municipal como el Consejo Territorialde Planeacin, las juntas de accin comunal, lasasociaciones de mujeres, de jvenes, entre otras.
Departamento Nacional de Plan
El mandatarioelecto
Como responsable de
guiar los destinos de la
Alcalda o Gobernacin
durante los prximos
cuatro aos y de orientar
el desarrollo del territorio
conorme al mandato
ciudadano.
Quines participan en el empalme?
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan14 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Proponer una agenda de trabajo que tenga como reerente la visin y retos de desarrollo, liderada
por el alcalde o gobernador y organizar un equipo responsable del proceso.
Elaborar y organizar documentos, inormes, bases de datos, etc., que permitan conocer el estado de
la entidad territorial y de la Administracin.
Entregar la Administracin, documentar el proceso de empalme que se adelante con el nuevo
dirigente y su equipo as como prestar acompaamiento.
Brindar orientaciones y recomendaciones pertinentes a la nueva Administracin para el buen
desarrollo de la gestin pblica.
Garantizar las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.
Elaborar el inorme de gestin , incluyendo una evaluacin de los temas estratgicos locales (es
preciso considerar en este los dierentes grupos poblacionales) con sus r espectivos documentos soporte,
luego debe entregarse al equipo entrante y a los rganos de control; tambin hay que socializarlo conlas comunidades y el Consejo Territorial de Planeacin.
Elaborar el documento de evaluacin y seguimiento del POT (para el caso de los municipios)
donde se presente el balance de la ejecucin, especicando los temas que se deben ortalecer y aquellos
que deben ajustarse para garantizar una adecuada planeacin sico-territorial del municipio.
Presentar estado de los procesos de gestin.
Designa vocero de empalme e inorma al
mandatario electo. Prepara y organiza con anticipacin la
inormacin para el empalme.
Coordina las reuniones denidas con el equipo
entrante.
Garantiza las condiciones logsticas para llevar a
buen trmino el proceso de empalme.
Del gobernante saliente y sus funcionarios
Aunque habr distintas maneras de entendery plantear soluciones, el propsito es elmismo: asumir la responsabilidad colectiva
por el desarrollo de la entidad territorial.
Cules son lasresponsabilidades
de los participantes?
Conormar un equipo de trabajo con personas
idneas y conocedoras de la situacin de los
habitantes del territorio, de los dierentes sectores
y reas temticas de inters para la nueva
administracin.
Acordar con el alcalde o gobernador saliente el
plan de trabajo sobre los aspectos estratgicos de
la entidad territorial y de la Administracin que
quiere conocer e inormarse.
Preparar los ormatos que se requieran sobre
inormacin insumo para el plan de desarrollo.
Recibir, aprender y asumir los procesos que se
adelantan en la Administracin y, de ser necesario,ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos,
competencias y la normatividad vigente.
Recibir el inorme de gestin, revisarlo, analizarlo
y vericar que la inormacin all consignada se
encuentre libre de irregularidades.
Del gobernante entrante y sus asesores
Administracin Saliente Administracin EntrantePara saber ms En aquellos temas que requieren ajustes y cuando
as sea necesario, se deben elaborar o compilar los
estudios tcnicos que permitan adelantar el procesode revisin del POT a la siguiente Administracin(zonifcacin de amenazas, actualizacin catastral,mapas de aptitud de uso de la tierra, entre otros).
Designa delegados para conormar comisin de
empalme y ocializa ante administracin saliente. Propone estrategia de empalme y coordina con
equipo saliente (comisin).
Participa en las reuniones denidas y organiza la
recepcin de inormacin.
Analiza el contenido del inorme de gestin y
prepara observaciones de ser el caso.
Para saber ms
Para mayor informacin
consulte la cartilla Planeacpara el desarrollo integral en lentidades territoriales: Plan ddesarrollo 2012-2015, DNP
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan16 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
La entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicosdel Estado es un proceso obligatorio tanto para los nuevos
mandatarios como para los mandatarios salientes.
Caractersticas delprocesode empalm
Continuacin
Es un proceso ormal y acordado
entre los equipos entrante y
saliente, donde se denen tiempos,
productos y responsables.
Es de obligatorio cumplimiento,conorme con lo establecido en el
marco legal tanto para el equipo
saliente como para el entrante.
Es de inters pblico porque se
convierte en uno de los insumos
para adelantar los procesos
de rendicin de cuentas a la
ciudadana.
Conocer y revisar la inormacin de empalme que se
socialice durante este proceso y analizar la coherencia de
la misma.
Los Consejos Territoriales como representantes de la
Sociedad civil tienen una responsabilidad importante
rente al proceso de empalme, relacionada no slo con la
revisin y validacin de la inormacin presentada, sino
tambin con las recomendaciones que pueden aportar
rente a los programas y proyectos estratgicos que
deben tenerse en cuenta por la nueva administracin
De la ciudadana
Cumplircon la competencia establecida
en las leyes sobre control scal, inspeccin,
vigilancia, control y de auditora, que
garantice y contribuya con procesos de
empalme transparentes.
De los rganos de control
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan18 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Inormar a la nueva
administracin sobre el estado
en que se encuentra la entidad
territorial y hacer recomendaciones
de gestin basadas en su
experiencia.
Dar a conocer las polticas,
programas o proyectos que
considera deben continuar una vez
nalizado su mandato y que son
undamentales en el mediano ylargo plazo.
Rendir cuentas a los dierentes
actores (sociedad civil, cuerpos
colegiados, organismos de control,
etc.).
Tener sistematizadas las lecciones
aprendidas y buenas prcticas, las
cuales servirn de insumo para
uturas aspiraciones electorales.
Contar con un mayor voto
de conanza por parte de la
comunidad, la cual reconoce en
estos actos un esuerzo por mostrar
los resultados de la gestin.
Contar con inormacin
organizada ante cualquier
requerimiento posterior de los
organismos de control.
El proceso de empalme sirve para que la nueva
administracin territorial se inicie sin traumatismos, led continuidad a los procesos en curso y pueda poner enmarcha sus nuevos proyectos en benefcio de la ciudada
Para qu sirve?
Conocer en detalle la situacin de la entidad territorial y de la Administracin en los aspect
de desarrollo y gestin.
Refexionar sobre los temas estratgicos y normativos teniendo en cuenta los dierentes
grupos poblacionales con un nasis particular en quienes se encuentran en condicin de
vulnerabilidad por razones de sexo, edad, etnia, ubicacin geogrca, pobreza, pobreza
extrema y condiciones de discapacidad o desplazamiento.
Identicar las apuestas de desarrollo, programas o proyectos exitosos y convenientes, que
son armnicos con su programa de gobierno y cuya continuidad podra generarle victorias
tempranas a su administracin.
Tomar como reerencia las lecciones aprendidas para la implementacin de nuevas polti
programas o proyectos.
Contar con inormacin especca y actualizada y ms elementos para iniciar la ormulac
del plan de desarrollo.
Identicar posibles indicadores y lneas de base y plantearse nuevas metas a partir de su
programa de gobierno.
Orientar la integracin del POTy sus acciones previstas con la propuesta de desarrollo pa
el municipio.
Evaluar los recursos e instrumentos disponibles y la capacidad de la administracin
territorial.
Generar espacios de dilogo y refexin que retroalimenten los procesos de gestin pblica
partir de la experiencia del mandatario saliente.
Conocer los mandatos legales de su competencia y los procesos administrativos y judiciales
que se encuentran vigentes y planicar los compromisos legales que tenga la entidad territo Identicar los aliados estratgicos y los espacios de participacin social que pueden
complementar la capacidad de la administracin local para abordar los problemas y
necesidades de la poblacin y del territorio.
Conocer la situacin nanciera de la entidad territorial: activos, pasivos y patrimonio, e
ingresos y gastos.
Al mandatario entrante
Para saber ms
Se debe tener claridad sobre las apuestas territorialescontenidas en el Plan de Ordenamiento Territorial delmunicipio (POT, PBOT o EOT), en materia de polticas,programas y proyectos que deben incluirse en el plande desarrollo en el marco de la vigencia en la cual seencuentre el POT.
Palabras claves
Grupos en condicin de vulnerabilidadson, por ejemplo,las mujeres, los jvenes, las personas en situacin dedesplazamiento y los grupos tnicos.
Le sirve paraLe sirve para
Al mandatario saliente
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan20 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Cundo inicia ycundo naliza?
El empalme comienza despus de las elecciones y una vez los
mandatarios entrante y saliente denen de comn acuerdo una agenda
de trabajo (programacin de reuniones, entrega de bienes muebles e
inmuebles, presentacin de inormes, etc.).
Se recomienda que el mandatario saliente realice actividades previas
de organizacin de la inormacin y preparacin del empalme.
El proceso de empalme se cierra mediante un acto ormal en donde se
presenta el balance del proceso y se rma el Acta de Inorme de Gestin,
la cual, de acuerdo co n la Ley, debe entregarse a ms tardar a los 15 das
hbiles siguientes a la terminacin de la administracin saliente.
El empalme es un proceso de preparacin para el cambiode gobierno desde la proclamacin del candidato electohasta la frma del acta de inorme de gestin en la que se
da cuenta de los recursos administrativos, fnancieros y
humanos con los que se gobernar. Conocer los resultados de la gestin del
gobierno saliente y la lnea de base para hacerle
control social a la nueva administracin y
consolidar procesos de participacin en la gestin.
Prevenir rupturas en la gestin pblica que
renen el desarrollo del territorio.
Incrementar su conanza en la
institucionalidad pblica.
Contar con inormacin que acilite el ejercicio
de control social en el nuevo periodo de gobierno.
Conocer algunos aspectos de la gestin de la
administracin saliente y elaborar propuestas
para la continuidad de aspectos positivos ocorrectivos, segn sea el caso.
Lograr una mayor y mejor participacin en los
asuntos pblicos.
A la ciudadana
Le sirve para
Contar con inormacin
clara, veraz y oportuna para
realizar las labores de control
poltico, scal, etc.
Sustentar las
investigaciones que se
deriven del ejercicio de sus
competencias.
A los organismosde control
Les sirve para
Tenga en cuenta que la Procuradura General
de la Nacin expedir una circular con algunas
de las directrices que deben tener en cuentalos mandatarios salientes y entrantes para el
proceso de empalme.
22 | A l d l d l U id d 1
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan22 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
La inormacin es clave durante el empalme queconlleva un corte de cuentas de la administracin
saliente y una oportunidad de resolver inquietudes
para la Administracin entrante.
Acuerdo ormal
Es necesario acordar el alcance,
denir concertadamente la
orma como se va a desarrollar
el proceso y cumplirlo
cabalmente.
Organizado
Conormar un equipo para el
empalme, con participacin de ambas
administraciones (entrante, saliente).
Esto permite:
Tener una visin integral de la
situacin de la entidad territorial y de
la Administracin.
Transparente
La Administracin saliente debe estar en disposicin de
presentar inormes sobre la totalidad de asuntos relacionados
con la gestin territorial, as como hacer un inventario yentregar inormacin y estadsticas bsicas que soporten dichos
inormes; no solo porque es su obligacin legal, sino porque es
derecho del nuevo mandatario conocer el estado en que recibe
la nueva Administracin. En este sentido, es conveniente que se
haga pblica la copia del inorme general del empalme.
Integral
El proceso de empalme debe cubrir
todas las reas del desarrollo y la
gestin territorial y debe llegar
al conocimiento de todos los
detalles que requiera la nueva
administracin.
Voluntad y liderazgo
La voluntad y disposicin del gobernante saliente en el empalme
y el liderazgo e inters del nuevo mandatario y su equipo son
aspectos claves para el logro de los objetivos del proceso.
Notas clavesDe la calidad y la claridad de la inormacinque se entregue depende el desarrollo delas polticas que se diseen para promoverel desarrollo territorial y, por ende, generarmayor bienestar a la poblacin.
Condiciones para hacer un
buen empalme
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Unid
1 Reuniones de la comisin de empalm
2 Nombramiento de voceros
3 Programacin del encuentro de mand
4 Reunin de mandatarios
5 Reuniones por dependencia o tema de
6 Anlisis de la inormacin
7 Aclaraciones y respuesta a inquietude
8 Acta de inorme de gestin
9 Reunin abierta con la comunidad
Un buen empalme
Un mal empalme
Consecuenciasdel empalme
Unidad 2
Recomendacionespara hacer el empalme
Nueve actividadesclaves para hacerun buen empalme
Departamento Nacional de Plan26 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan26 | Recomendaciones para hacer el empalme Unidad 2
9 actividades claves para
hacer un buen empalme
Para pensary comentar
Planear cmo se realizar
el proceso de empalme
garantizar que este sea ms
sencillo y de mayor calidad. Un proceso claro y acordado
entre los dos equipos desde
el principio asegura un buen
cierre para los que se van y
un buen comienzo para los
que llegan.
Esta unidadle permitir:
A la administracin entrante:
Denir un esquema
para garantizar un buen
desarrollo del empalme.
A la administracin saliente:
Preparar y organizar con
anticipacin la inormacin
que entregar al nuevo
mandatario.
El desarrollo de estas actividades ayudar a lasadministraciones entrante y saliente a realizar elempalme de manera organizada y en un clima de
cooperacin que benefcie a la entidad territorial.
5
67
8
Organizacin previa.
Acuerdos que establezcan los responsables de c ada equipo.
Liderazgo de los mandatarios entrante y saliente (esto esundamental).
2
1
3
4
Claves para llevar a buen trmino el empalme
Departamento Nacional de Plan28 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Departamento Nacional de Plan28 | Recomendaciones para hacer el empalme Unidad 2
Se recomienda
Paso 11 Paso
Paso
2
3
Reuniones de la Comisin de EmpalmeSe hacen para analizar, discutir y entregar la inormacin de cada dependencia o tema denido.
Se recomienda al mandatario actual, con el apoyo del Secretario de Planeacin o quien haga
sus veces
Es importante que haya un acercamient o entre el gobierno saliente y el entrante,
una vez elegido este ltimo. Y es importante que esto ocurra pronto para empezar
el empalme.
Nombramiento devoceros
Ambos voceros coordinan la echa de encuentro
entre los dos mandatarios para ocializar el
inicio del proceso. Es importante que esto se haga
ormalmente para evitar malos entendidos.
Programacin del encuentro
de mandatarios
Notas claves
Es importante preparar una presentacin del estadoactual de ejecucin del POT. Hay que precisar quaspectos por desarrollar debe tener en cuenta laadministracin entrante.Se recomienda dejar un acta de inicio ormal delproceso de empalme.
Palabras claves
Vocero: es la persona que habla ennombre de otra o de un grupo. Por esoes quien sirve de contacto, a quien hayque preguntar.
Como el empalme incluye
labores logsticas y operativas,
se recomienda a los alcaldes
y gobernadores salientes y
entrantes, que
Encarguen a una persona
la coordinacin del
empalme en cada equipo.
Esta persona ser su vocero
y contacto.
Inormen al otro equipo
el nombre y los datos de suvocero.
Realizar una reunin previa
Con las dierentes dependencias e institutos
descentralizados.
Para sensibilizarlos y orientarlos sobre cmo organizar
la inormacin con el n de adelantar el proceso de
empalme una vez sea elegido el nuevo mandatario.
Disear formatos estndar
Servirn para preparar un documento y elaborar
diapositivas sobre la evolucin de los proyectos.
Elaborar resmenes ejecutivos ypresentaciones sobre los avances y
problemas relacionados con:
Porque el proceso de planeacin es integral y debe
partir de los elementos legales existentes.
Facilitan el desarrollo de las sesiones de trabajo con
el nuevo equipo de gobierno.
Incluir: contenido, avances y problemas enrentados
en su desarrollo.
Visin prospectiva del territorio
Planes estratgicos Planes de vida Plan
de Ordenamiento Territorial Plan bsico
esquema de ordenamiento territorial, entre otros.
Para saber msPara mayor informacin consulte la cartillaPlaneacin para el desarrollo integral enlas entidades territoriales: Plan de desarrollo2012-2015DNP
Importante porque
Departamento Nacional de Plan30 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
-
8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
16/70
p| p p
Paso
Denir las echas de reuniones temticas o por
dependencias
Presentar al equipo de trabajo.
Entregar el resumen ejecutivo y la presentacin
que se ha preparado.
Abrir un espacio de dilogo despus de
la presentacin para: aclarar dudas y, si es
necesario, programar nuevas reuniones donde
se proundice en temas de inters de la utura
administracin.
En estas reuniones se presentar:
La situacin del municipio o
departamento en la materia.
Las polticas que se han venido
adelantando.
Los inconvenientes que se han tenido.
Las propuestas que se recomienda llevar a
cabo en el corto, mediano y largo plazo.
Es importante presentar un anlisis de los
resultados de la gestin del mandatario saliente
y las dicultades que tuvo en la ejecucin de su
agenda programtica.
Se recomienda incluir la evaluacin rente a
las metas del pas, como primera inancia,
salud sexual y reproductiva, empleo, pobreza,
desigualdad, entre otras.
Reuniones por dependencia
o tema denido
5 PasoAnlisis de informacin
6
El equipo del nuevo mandatario debe analizar la
inormacin que se le ha entregado en cada una de
las reuniones temticas o por dependencias, para
Paso
Aclaracionesy respuestas a inquietudesEn caso de que se generen inquietudes con respecto a la inormacin entregada por el equipo saliente
se recomienda programar reuniones especcas entre los dos equipos para aclarar las dudas que surja
y refexionar alrededor de ellas.
7
Objetivos de la reunin
Paso4
En esta reunin de alcaldes o gobernadores se
conorma la Comisin Ocial de Empalme y se
hacen acuerdos para orientar el proceso.
Reunin
de mandatarios
Instalar y ormalizar la Comisin de
Empalme, de la cual harn parte los voceros
de ambos equipos.
Concertar una agenda de trabajo.
Denir:
Los objetivos del proceso.
La metodologa, el cronograma y las
actividades que se realizarn para adelantar
el empalme y las sesiones de trabajo.
Los mecanismos para entregar la inormacin:
documentos, manuales, archivos, bases de
datos, listas de chequeo, etc.
Programar sesiones temticas o por
dependencias para presentar la inormacin
que ha preparado la administracin saliente.
Contemplar nuevas reuniones para aclarar
y atender solicitudes adicionales.
Notas claves
Es undamental generar espacios de retroalimentacin y anlisis conjunto.
pensar la situacin actual de la
entidad territorial.
Considerar la orma en que la
asumir la nueva administracin.
resolver inquietudes
organizar inormacin que le
servir para elaborar el nuevo Plan
de Desarrollo.
Una vez revisada la inormacin, la
Comisin de Empalme del candidato
electo programar nuevas reuniones,
por medio de su vocero, si lo considera
pertinente.
Departamento Nacional de Plan32 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
-
8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Consecuenciasdel empalme
Paso
Acta de informe de gestin
La administracin saliente
consolida y elabora el acta de
inorme de gestin y la entrega
ormalmente.
De manera complementaria al
proceso, previo de empalme,
el equipo tcnico de la entidad
territorial debe elaborar el actade inorme de gestin para
entregarla ormalmente a la
nueva administracin en los
trminos de la ley.
Se recomienda hacer pblica
la presentacin del acta en
una reunin abierta con la
comunidad y la administracin
entrante.
8
Paso
Reunin abierta con la comunidad
Se recomienda a la administracin entrante realizar esta
reunin para que la ciudadana conozca los resultados del
proceso de empalme y entienda el enoque que la nueva
administracin quiere dar a su gestin. De este modo se
generan conanza y vnculos entre los ciudadanos y el Estado,
representado por la nueva administracin.
9
Dnde dice?
En la Ley 951 de 2005.
Asume la responsabilidad de los
bienes, procesos y recursos que recib
Una transerencia exitosa es la garanta de una transicin armoniosa de
la administracin de un mandatario a la de otro. Es la orma de prevenir
rupturas que renen los procesos de la gestin pblica y los objetivos de un
buen gobierno.
La administracin entrante puede solicitar inormacin adicional cuando
requiera mayor anlisis.
Cuando el mandatario saliente
No presente el inorme.
No adelante el proceso de empalme
conorme con lo establecido y a tiempo.
No comparezca a las citaciones de las
Contraloras.
Cuando el mandatario entran
Recibe a conormidad el acta de
inorme y NO verica el estado de
veracidad de la inormacin
Podr recibir una multa de hasta cinco (5)
salarios devengados.
Podr ser sancionado disciplinariamente.
Un mal empalme
Un buen empalme
34 | Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 6
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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Participacin ciudadana
Presupuestal y tributaria
Recursos sicos y tecnolgicos
Procesos judiciales
Contable
Gestin parael desarrollo
territorial
Gestinnanciera
Gestinadministrativa
Gestin jurdica
Instrumentos y mecanismos de gestin
Fiscal y nanciera
Recursos humanos
Contratacin
Inormacin sectorial
Esquema de ordenamiento territorial(municipios)
Plan de desarrollo
Unid
Qu se debe entregar / pedir
Unidad 3
Inormacin requeridapara el empalme
Departamento Nacional de Plan36 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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En esta unidad se presenta una clasifcacin de lostemas a entregar o recibir en el proceso de empalme.En el desarrollo de cada tema se presentan los elemento
ms importantes que se deben tener en cuenta.
Temas claves para el
proceso de empalme
Para pensar
y comentarLa inormacin que la
administracin salientedeje a la entrante se
convierte en un insumo
valioso para la ormulacin
del nuevo plan de
desarrollo y para hacer ms
eectiva la gestin.
Esta unidadLe permitir:
A la administracin
saliente conocer y
organizar la inormacin
que debe preparar por temas
y sectores
A la administracin
entrante tener elementos
para analizar la inormacin
e incorporarla en los
prximos procesos de gestin
y planicacin para el
desarrollo del territorio.
A los dos equipos de
trabajo (entrante y
saliente) tener elementos
para organizar, presentar
y analizar la inormacin
temtica
La administracin salientetiene la responsabilidad deentregar al equipo que representa
al nuevo mandatario toda la
inormacin que requiere para
iniciar su gestin.
De la misma
orma, la nueva
administracin
debe preocuparse
por la orma en
que asumir sus
responsabilidades,
de acuerdo conlas normas,
recursos, procesos e
instrumentos de los
cuales disponga.
El proceso de empalme, como insumo principal para los prximos
ejercicios de planicacin, debe dar cuenta de la situacin actual de la
entidad territorial. En este sentido, se recomienda organizar y entregar la
inormacin segn las dimensiones del desarrollo (Poblacional, ambiental,natural y construido, socio-cultural, econmica y poltico-administrativa).
Para saber ms
Para mayor inormacin sobre las dimensionescon los procesos de planeacin del desarrollo, cartilla Planeacin para el desarrollo integral territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015.
Departamento Nacional de Plan38 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
20/70
Conocer la visin que se tiene de la entidad territorial, para continuar con acciones que
promuevan su cumplimiento o reorientarla de acuerdo con la realidad actual.
Revisar las polticas que se aprobaron y los esuerzos realizados para incorporarlos en el
nuevo ejercicio de planeacin. El lema no es empezar de cero. Desde los planes sectoriales y
poblacionales se deben continuar construyendo las bases para el desarrollo territorial.
Facilitar la identicacin de ideas, programas y proyectos que por su importancia deben
tener continuidad. Adems, contribuye a determinar cules son las problemticas que
persisten en la entidad territorial.
Conocer los proyectos de inversin que se ejecutaron en los ltimos aos y el nivel de recursoinvertidos, como insumo para la ormulacin del Plan de desarrollo (2012-2015).
Complementar la inormacin de seguimiento al Plan de desarrollo, desde la perspectiva de
los consejeros territoriales de planeacin, como representantes de la sociedad civil rente al
cumplimiento de las metas del Plan y la ejecucin del Sistema General de Participaciones.
Qu se debe entregar / pedir?
Acuerdo u Ordenanza por el cual se
aprob el Plan de desarrollo (2008-
2011).
Acuerdos por los cuales se aprobaron
planes sectoriales y poblacionales.
Inormes de gestin presentados a la
Asamblea o Concejo y organismos de
control.
Inormes de seguimiento y
autoevaluacin del Plan de desarrollo.
Inormes de seguimiento a las metas
del Plan de desarrollo emitido por el
Consejo Territorial de Planeacin.
En esta parte se presenta un balance de la inormacin que prepararse para entregar al nuevo equipo de gobierno, en recon la gestin integral para el desarrollo. Esta debe organiza
partir de los principales instrumentos de planifcacin.
Informacin sobre gestin para el
desarrollo territorial
Plan de
desarrollo
Para qu?
Notas claves
La administracin saliente puede organizar y entregar la inormacin reportada pormedio del SICEP (ormatos L) y los inormes de seguimiento al Plan de desarrolloque realiz la administracin.
No olvide que la cooperacin internacional es un instrumento de la poltica exteriorde los pases, que contribuye, a travs del apoyo tcnico y fnanciero, al logro de losobjetivos desarrollo. Es importante que se identifquen los procesos y proyectosque se adelantaron en el periodo de gobierno con recursos de cooperacin.
Departamento Nacional de Plan40 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
21/70
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Acuerdo mediante el cual se aprueba o
aprob el POT, PBOT o EOT.
Estudios tcnicos de amenazas, riesgo y
vulnerabilidad.
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Plan o
esquema de
ordenamiento
territorial
Como soporte que justifque la recalifcacin de reas de riesgo no mitigable y
otras condiciones de restriccin dierentes de las originalmente adoptadas en el POT, PBOT
o EOT vigente y que deban ser tenidas en cuenta en el Plan de desarrollo y en la revisin y
ajuste del POT.
Identifcar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de desarrollo
en materia de revisin y ajuste del POT, en el marco de lo dispuesto en el Decreto 4002 de
2004 y de acuerdo con el estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este
instrumento.
Identifcar el modelo de ordenamiento adoptado para las zonas urbana y rural, al
igual que los proyectos estratgicos que dene el POT y que deben ser incluidos en el plan
de desarrollo. Se debe tener en cuenta el estado de avance y prioridades de los proyectos, as
como los que estn pendientes por ejecutar del POT.
Co
Notas claves
Para el caso de las alcaldas.
Palabras claves
POT: Plan de ordenamiento territorial.PBOT: Plan bsico de ordenamiento territorial.
EOT: Esquema de ordenamiento territorial.
Departamento Nacional de Plan42 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
22/70
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Inormes de seguimiento al POT, PBOT o
EOT vigente, avances en revisin y ajuste
conorme al artculo 28 de la Ley 388 de
1997 y lo reglamentado en el Decreto
4002 de 2004.
Documentos y actos administrativos que
reglamentan los instrumentos de gestin
y nanciacin del desarrollo urbano que
el municipio ha venido implementando
(plusvala, valorizacin, transerencia
de derechos de construccin y desarrollo,
bancos inmobiliarios y similares).
Plan o
esquema de
ordenamiento
territorial
Instrumentos
de gestin y
nanciacin
del desarrollo
URBANO
Inormar sobre el desarrollo e implementacin de instrumentos de gestin del suel
y nanciacin del desarrollo urbano y la existencia y calidad de inormacin relacionada con
cartograa, catastro, ordenamiento territorial, usos del suelo, normas urbansticas, programas
de reubicacin de asentamientos humanos, poltica de vivienda de inters social, entre otros, qu
permitan identicar la dinmica y estudios existentes sobre la actividad de la construccin y lo
debe tener en cuenta en el Plan de desarrollo.
Establecer el dfcit de espacios, equipamientos y servicios pblicos, y los estudios
existentes y polticas de expansin de los mismos. Vericar la existencia de un plan vial o estud
de movilidad (aplica para los departamentos) para articular el POT con los objetivos del Plan d
desarrollo.
Identifcar los estudios, planes y proyectos ambientales, el inventario y estado actual d
patrimonio arquitectnico, histrico y cultural, e identicar planes y proyectos existentes para
su conservacin, recuperacin y proteccin, con el n de estudiar la necesidad de incluirlos en la
ormulacin del plan de desarrollo de centros histricos.
Es importante que la administracin entrante reconozca los instrumentos que el
municipio ha venido utilizando para implementar la adecuada gestin y fnanciac
del desarrollo urbano (vas, parques, equipamientos, proyectos de vivienda, entre otros), as
los resultados de este tipo de instrumentos. En este sentido, los nuevos alcaldes y concejales pod
tener un conocimiento de los recursos provenientes de estas uentes y su destinacin.
Por otra parte, si no se han venido utilizando esta serie de instrumentos que orece
Ley 388 de 1997, se debe inormar a la nueva administracin municipal si estn incl
como parte del POT del municipio para que priorice su reglamentacin en el Plan de desarrollo
esta orma, encontrar mecanismos para nanciar proyectos de desarrollo urbano, que de otra m
la nueva administracin dicilmente podr adelantar con recursos propios.
Notas claves
De acuerdo al estado de avance del POT y la vigencia en la que seencuentre este instrumento (corto, mediano o largo plazo, segn elartculo 28 de la Ley 388 de 1997), se deben identifcar los requerimientosque deben ser incluidos en el Plan de Desarrollo.
Para saber ms
Los instrumentos de gestin y fnanciacin del desarrollo urbano yterritorial son aquellos defnidos en la Ley 388 de 1997 y sus decretosreglamentarios, con el fn de posibilitar que los municipios cuenten conherramientas para gestionar y fnanciar los proyectos contenidos en elPOT, PBOT o EOT.
Notas claves
Es importante tener en cuenta que el POejecuta a travs del Plan de desarrollo (inversiones).
Continuaci
n
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan44 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
23/70
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Inormacin general sectores.
Documento que presente la organizacin
y uncionamiento del Consejo de Poltica
Social.
Informacin
sectorial
Para el anlisis de la inormacin sectorial se recomienda comparar las estadsticas
con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades
territoriales vecinas. En el Anexo 1 se presentan algunos indicadores sectoriales a tener
en cuenta.
Conocer la conormacin y uncionamiento del Consejo de Poltica Social, la
agenda poltica y su cumplimiento, y los inormes que el CPS present a la Asamblea o al
Concejo.
Conocer las polticas, programas y proyectos ms importantes ejecutados, en
ejecucin y aquellos que requieren continuidad, junto con las evaluaciones realizadas a estos
Identifcar proyectos innovadores que permitan avanzar en la visibilizacin de la
ejecucin de la gestin pblica, atendiendo a principios de buen gobierno como equidad,
inclusin, transparencia y participacin ciudadana.
Establecer cules son las uentes de fnanciamiento y la situacin fnanciera para
el sector y su dinmica.
Saber cules son las condiciones que acilitaron el cumplimiento de metas y las
razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron.
Estar al tanto de las estrategias de articulacin sectorial con otros niveles de
gobierno, sectores y actores.
Determinar la articulacin de los Planes de vida, etnodesarrollo e integracin
ronteriza con los planes sectoriales.Conocer la inormacin que deben rendir de manera sistemtica a entes de control y
entidades departamentales y nacionales (SICEP, Procuradura, etc.)
Notas claves
Es importante conocer las polticas, programas proyectos que aportan a disminuir la exclusin inequidad y que se consideran importantes padar continuidad.
Dnde dice?
En este punto debe tomarse en cuenta la Directiva 009 de2006 del Procurador General de la Nacin, que establece quelas entidades territoriales deben contar con estadsticas quese desglosen como mnimo por edad y sexo. Tambin debentenerse presentes las directivas de la Procuradura Generalde la Nacin 0007 de 2006 y la Directiva 002 de 2010.
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan46 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
24/70
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Inormacin general por grupos
poblacionales.
Informacin
poblacional
Conocer polticas, planes y programas que se han ormulado o que estn en ejecucin
para la primera inancia, inancia, adolescencia, juventud, persona mayor, situacin de
discapacidad, situacin de desplazamiento, grupos tnicos, entre otros.
Identifcar estrategias y decisiones de poltica, tcnicas, nancieras y de arquitectura
institucional para gestionar estos asuntos por medio de la accin de poltica sectorial.
Saber cules son las estrategias de planifcacin y ejecucin fnanciera para el
cumplimiento de las competencias por grupos poblaciones.
Conocer los resultados poblacionales de acuerdo con las metas establecidas en el Plan
de desarrollo.
Tener lecciones aprendidas y recomendaciones territoriales para optimizar la gestin de
estos asuntos poblacionales.
Para el anlisis de la inormacin poblacional, se recomienda comparar las estadsticas
con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales
vecinas.
En el caso de inancia y adolescencia se recomienda anexar el inorme de gestin sobre
inancia y adolescencia elaborado en el marco del proceso de rendicin pblica de
cuentas.
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan48 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
25/70
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Estraticacin
Documentos de
estraticacin urbana o
de la cabecera municipal,
centros poblados, zona rural,
ncas y viviendas dispersas
rurales.
Decretos municipales o
distritales por medio de
los cuales se adoptaron los
estratos.
Decreto de conormacin
del Comit permanente de
estraticacin.
Actos administrativos que
implementan bases de datos.
Encuestas sicas que son el
soporte del Sisbn
Base de datos depurada y
reporte de las depuraciones
realizadas (municipio).
Sisbn
Instrumentos y
mecanismos de
gestin
Conocer la situacin del municipio en la estratifcacin, pues una clasicacin
errada de esta acarrea responsabilidades scales. El incumplimiento de los deberes legales
en este tema es materia de investigacin por parte de la Procuradura General de la Nacin,
segn el rgimen establecido (Ley 732 de 2002).
Conocer quines lo integran y constatar que haya representantes de la comunidad y de
las empresas de servicios pblicos domiciliarios.
Conocer el estado de las acciones que se han adelantado para actualizar y
depurar las personas registradas en el sistema y su clasicacin. Al respecto, se
recomienda vericar si se han realizado encuestas, utilizado controles de calidad y si se han
generado correctivos.
Es un insumo clave en el momento de la ormulacin de programas sociales. Es
importante recordar que los uncionarios encargados de administrar el Sistema han recibido
entrenamiento especial en el tema, por ello se debe considerar estratgica su permanencia en
la Administracin.
Conocer el marco legal sobre el cual se adoptaron los estratos.
Co
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan50 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
26/70
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Banco de
programas y
proyectos BPI
Acuerdo, Ordenanza o Decretopor el cual se crea el BPIM o BPID
(Banco de Proyectos de Inversin).
Manuales de procedimientos, de
usuario, instructivos de instalacin
y actualizacin.
Metodologa general ajustada,
MGA, para la identicacin,
preparacin y evaluacin de
proyectos de inversin, as como lasguas sectoriales.
Sistema de Seguimiento y
Evaluacin de Proyectos de
Inversin, Ssepi.
Reporte de proyectos radicados y
registrados en el BPI.
Reporte de los conceptos emitidos
sobre los proyectos de inters.
Estado del seguimiento y evaluacin
de los proyectos viabilizados en el
BPI que se encuentren en ejecucin.
Es necesario identifcar si el Banco existe legalmente y si est en
uncionamiento,e identicar los puntos claves para que realmente uncione como
instrumento de planeacin y de gestin de proyectos.
Conocer el proceso de ormulacin y evaluacin de proyectos de inversin
pblica, que servirn de insumo para la ejecucin del Plan de desarrollo.
Dar cumplimiento a la Ley 152 de 1994 en relacin con la conormacin de la Red
Nacional de Bancos de Proyectos.
Conocer los aspectos tcnicos de los dierentes proyectos y contar con criterios e
inormacin tcnica que acilite el proceso de toma de decisiones.
Esto le permite al mandatario y a la ciudadana en general, verifcar el estado de avance
o retroceso de los proyectos en ejecucin.
Analizar e identifcar si los proyectos apuntan a los objetivos del Plan de Desarrollo.
Conocer los procedimientos as como tener la posibilidad de aclarar dudas e inquietudes
Continuacin
Instrumentos y
mecanismos de
gestin
El banco de proyectos debe estar ligado a la ormulacin delplan porque todos los proyectos que apuntan a objetivos,estrategias o programas, deben estar ormulados, evaluados,viabilizados y registrados en el BPI.
Notas claves
Co
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan52 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
27/70
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Identicacin,
estructuracin,
ejecucin y
seguimiento de
proyectos
Conocer los antecedentes de la creacin e identicacin del proyecto, el problema que se
busca solucionar y el impacto esperado.
Conocer inormacin sobre la empresa o entidad que ejecuta el proyecto, el
cronograma y los trminos y condiciones de calidad para la etapa de ejecucin.
Transerir inormacin sobre las actividades de control que se han hecho a los
proyectos en desarrollo y sobre las actividades de supervisin que se encuentran pendientes.
Estudios de la necesidad del proyecto.
Inormes de control de los proyectos.
Estudios de diseo y estructuracin
del proyecto (incluyendo el esquema
nanciero).
Documentos contractuales de
adjudicacin del proyecto.
Tener claridad sobre la inormacin de los estudios de preactibilidad y actibilidad
del proyecto, para acilitar la transerencia de inormacin sobre cmo se va a desarrollar el
proyecto durante de los aos de ejecucin.
Conocer los compromisos fnancieros de los actores del proyecto, el estado de vigencias
uturas y la rentabilidad esperada al comenzar su operacin.
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan54 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
28/70
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Plan integral
nico (PIU)
Acto administrativo por mediodel cual se conorma el Comit
departamental o municipal de
atencin integral a la poblacin
desplazada por la violencia.
Acto administrativo por medio
del cual se adopt o actualiz el
Plan integral nico (PIU). El acto
administrativo debe ir acompaado
del respectivo documento que
corresponde al PIU.
Inormes o reportes de las acciones
adelantadas por la administracin
departamental o municipal sobre
las acciones de atencin integral
a la poblacin desplazada por la
violencia (Ley 1190 y Autos de
seguimiento 007 y 314 de la Corte
Constitucional).
Inventario de las guras asociativas
a las cuales pertenece la entidad
territorial (objeto, proyectos, costos,etc.).
Establecer si la poblacin desplazada por la violencia est debidamente
organizada y si la entidad territorial cuenta con el Comit como instancia de participacin
para la ormulacin y seguimiento a la implementacin y ejecucin del PIU.
Establecer si la poblacin desplazada est recibiendo atencin integral para el
goce eectivo de sus derechos.
Fomentar la creacin de instancias asociativas y orientar esuerzos a las
existentes. Las guras asociativas (agencias de desarrollo econmico, convenios
interinstitucionales, asociaciones de municipios, etc.) son mecanismos de gestin que
permiten a departamentos y municipios llevar a cabo proyectos estratgicos de desarrollo con
otras entidades territoriales u otros actores, mediante la unin de esuerzos administrativos y
econmicos, el aprovechamiento de economas de escala que surjan de dichas alianzas y el
ortalecimiento de las iniciativas cooperativas de gestin.
Que la nueva administracin conozca los compromisos que tiene la entidad
territorial y los tenga en cuenta en el ejercicio de planicacin.
Verifcar si la administracin de la entidad territorial cuenta ormalmente con
el PIU como un instrumento de gestin para la atencin integral a la poblacin desplazada
por la violencia.
Continuaci
n
Instrumentos y
mecanismos de
gestin
Un ejemplo es el Convenio que frm elmunicipio con Accin Social a travs delcual se establecieron los compromisosrelacionados con la Superacin de laExtrema Pobreza en el municipio, dentrodel marco de la Red Unidos.
Notas claves
Convenios
y acuerdos
institucionales
Documento con inormacin bsica
y compromisos existentes.
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan56 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
29/70
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Participacin
ciudadana
Verifcar si hay espacios, mecanismos y canales de participacin y comunicacin
con los ciudadanos y si existe alguna motivacin para que ellos participen de lo pblico. Por
ejemplo: consejos consultivos o comits comunitarios de mujeres, consejos municipales de
juventud, entre otros.
Es importante, entonces, conocer los programas y proyectos orientados al omento de la
participacin ciudadana y al apoyo de los consejos territoriales de planeacin.
Analizar la dinmica de la participacin en la gestin de la administracin saliente
Aqu se sugiere revisar si existe algn programa o proceso de ormacin ciudadana.
Conocer la responsabilidad de la administracin con el Consejo Territorial de
Planeacin, los procesos, procedimientos y la inormacin relacionada con el nmero de
miembros, los sectores que representan, sus nombres, decreto de nombramiento, direccin de
la sede, etc.
Conocer la lista de los consejeros para adelantar el proceso de renovacin conorme co
lo establecido en la Ley 152 de 1994.
Saber cmo son las relaciones entre la Administracin y el Consejo Territorial de
Planeacin y si esta le presta apoyo administrativo y logstico al Consejo.
Inventario de las organizaciones sociales
y base de datos para convocatorias a la
ciudadana.
Acuerdo mediante el cual se conorma el
Consejo territorial de planeacin.
Actas de reuniones del Consejo Territorial
de Planeacin y proyectos de apoyo
La Ley 152 de 1994 establece que lasautoridades de las entidades territorialedeben prestar apoyo administrativo ylogstico para el uncionamiento de losConsejos Territoriales de Planeacin.
Notas claves
Co
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan58 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
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8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
30/70
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Participacin
ciudadana
Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planicacin,ejecucin y seguimiento y evaluacin.
Vericar si existe inormacin disponible, oportuna y accesible sobre la situacin de
la entidad territorial y la gestin de la administracin para que sea consultada por la
comunidad.
Vericar si existen conceptos y recomendaciones del Consejo Territorial de Planeacin para la
nueva administracin.
El Consejo Consultivo de Ordenamiento es una instancia asesora de la
administracin municipal o distrital en materia de ordenamiento territorial, que deber
conormar los alcaldes de municipios con poblacin superior a los treinta mil (30 000)
habitantes. Es importante que la administracin entrante verique la existencia de dicho
Consejo y quines son sus miembros.Este Consejo debe estar integrado por uncionarios de la Administracin y
representantes de las organizaciones gremiales, proesionales, ecolgicas, cvicas y
comunitarias vinculadas con el desarrollo urbano. Asimismo, los curadores urbanos orman
parte de este Cconsejo en las ciudades donde exista esta institucin.
Cuando no exista este Consejo en el municipio, es importante que se plantee su
conormacin, teniendo en cuenta que entre sus unciones estn las de apoyar el seguimient
al Plan de ordenamiento y proponer al alcalde sus ajustes y revisiones cuando sea del caso.
Actas de rendicin de cuentas a la
ciudadana.
Conormacin del Consejo Consultivo de
Ordenamiento.
El artculo 29 de la Ley 388 de 1997establece la existencia de los ConsejosConsultivos de Ordenamiento dePlaneacin, como instancias asesoras.
Notas claves
Continuaci
n
Informacin sobre gestinpara el
desarrollo territorial
Departamento Nacional de Plan60 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3
AnexAnex
-
8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales
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AnexAnex
Co
Determinar si es necesario ajustar el presupuesto y tener claridad de las uentes y
recursos disponibles para la ejecucin del Plan de desarrollo.
Conocer la situacin fnanciera de la entidad territorial y establecer los objetivos y
metas de la misma.
Verifcar que el plan fnanciero contenga el inorme sobre la situacin de los
ingresos tributarios y no tributarios y de otras uentes de recursos con las cuales hayacontado la administracin (cooperacin internacional, aportes del sector privado, entre otros
y conocer las proyecciones que se estn discutiendo.
Conocer un inorme de los recursos que por dierentes conceptos haya recibido
la Administracin por parte de otros niveles de gobierno, especialmente aquellos
relacionados con la asignacin, giros y ejecucin del Sistema General de Participaciones,
indicando las destinaciones establecidas por la ley y la orientacin que la entidad territorial
ha dado a tales recursos.
El mandatario electo y su equipo
deben conocer la realidad
fnanciera de la entidad territorial, de
una orma amplia y detallada, para lo
cual la administracin saliente les debe
suministrar la inormacin necesaria
durante el proceso de empalme.
Se recomienda que el proceso de
empalme sea particularmente
objetivo, sustentado, detallado y
estratgico en el tema scal, nanciero
y presupuestal, de tal manera que le
permita a los gobernantes identicar
las principales uentes de recursos, sus
destinaciones especcas y los gastosinfexibles. De esta orma se evidencia
cul es el monto que puede dedicarse a
inversin en programas y proyectos de
inters del nuevo mandatario en el marco
de la distribucin actual de competencias.
Conocerlo y revisar los ajustes que se hayan realizado.
Qu se debe entregar / pedir?
Plan plurianual de inversiones.
La elaboracin del plan de desarrollo debepartir de una identifcacin racional yobjetiva de los recursos con que contar la
Administracin durante el periodo de gobierno.
Informacin sobre
gestin nanciera
Informacin
scal y
nanciera
Para qu?
Dnde dice?
Esta inormacin se encuentra en la ejecucin presupuestal yen el Marco fscal de mediano plazo (MFMP).
Dnde dice?
Ley 819 de 2003.
Marco scal de mediano plazo
(MFMP) y plan nanciero.
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Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Revisar la ejecucin del 2011 y la proyeccin para el 2012, de orma que la nueva
administracin tenga elementos de los programas que se tiene previsto implementar en 2012
y denir el ajuste al presupuesto.
Conocer los procesos de ajuste y saneamiento fscal que se hayan desarrollado en la
entidad territorial y sus resultados a la echa (en caso de que el departamento o municipio
haya realizado este proceso).
Conocer el estado de la deuda de corto, mediano y largo plazo, y la relacin de crditos
desembolsados y en trmite. El mandatario saliente debe entregar copia de contratos, tablas
de amortizacin y estado actual de las operaciones de crdito pblico.
Cuando la entidad territorial se encuentre en Ley 550 de 1999 (intervencin
econmica).
Informacin sobre gestin nanciera
Plan operativo anual de inversiones.
Inorme sobre los procesos de ajuste y
saneamiento scal.
Inorme sobre acuerdos de
reestructuracin de deuda.
Estado de la deuda y vigencias uturas.
Informacin
scal y
nanciera
Continuaci
n
Para saber ms
La ley 550 de 1999 establece la intervencin fnancierade las entidades territoriales, por parte del Estadonacional, cuando presentan un severo deterioro queamenaza su desarrollo armnico.
Co
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Co
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Se debe tener como insumo de la planeacin fnanciera que va a iniciar la nueva
administracin. Es importante conocer las ejecuciones presupuestales aprobadas durante el
periodo de gobierno saliente.
Conocer las asignaciones presupuestales y orientar el ejercicio de planicacin.
Identifcar acreedores y proveedores con quienes se tengan saldos pendientes.
Conocer la dinmica durante la vigencia del Plan anual mensualizado de caja
(PAC) y establecer los compromisos de pagos que tendr la entidad al nalizar el ao y la
disponibilidad de recursos de tesorera.
Conocer el histrico de tarias y el censo de contribuyentes por tipo de impuesto.
Es importante dar a conocer las gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para
mejorar o potenciar los ingresos o rentas y recaudos de la entidad territorial.
Informacin sobre gestin nanciera
Ejecuciones presupuestales.
Acuerdo o proyecto de presupuesto 2012.
Plan anual mensualizado de Caja, PAC.
Cuentas por pagar.
Bases de contribuyentes.
Informacin
scal y
nanciera
Continuacin
Para saber ms
Esta inormacin se puede encontrar en el Sistemade inormacin para la captura de la ejecucinpresupuestal, SI CEP.
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Respetar estos rubros
Los recursos asignados a proyectos en ejecucin.
Aquellos en cuya gestin se involucre a las
comunidades.
Los que representan el cumplimiento de compromisos
previamente contrados, como pueden ser convenios de
cooperacin tcnica y los acuerdos para el desembolso
de recursos de conanciacin o de crdito.
No intentar exceder los topes totales de recursos
presupuestales disponibles y su fujo proyectado de
ingreso durante la vigencia.
Informacin
presupuestal
y tributaria
Informacin sobre gestin nanciera
Para tener en cuenta
El nuevo mandatario podr recomendar alConcejo o Asamblea, la modifcacin de algunosaspectos del presupuesto aprobado dentrodel nuevo Plan de desarrollo (o los ajustes alplan vigente), con el fn de incluir las partidaspresupuestales que le permitan poner en marchalos programas prioritarios del nuevo plan.
Toda modifcacin representa un costo enorganizacin, planifcacin y capacidad deejecucin. Por lo tanto, se debe procurar hacer sololos cambios imprescindibles y, sobre todo, respetarlos siguientes rubros:
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Informacin sobre gestin nanciera
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Estructura del
rea nanciera
Informacin
contable
Conocer las gestiones adelantadas por la administracin anterior en relacin conla composicin y reestructuracin del rea nanciera, y aquellas reeridas a la puesta en
marcha de sistemas integrados de inormacin, sealando las etapas ejecutadas y las que se
encuentren pendientes, as como los resultados de estos procesos.
Entre dichos documentos se encuentran los mecanismos de articulacin dentro de las
dependencias del rea presupuestal y nanciera y de estas con las dems dependencias de la
administracin.
Conocer los siguientes documentos contables:
Balance general.
Estado de actividad nanciera, econmica y social.
Estado de cambios en el patrimonio.
Formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN96.003 (revisar si hay actualizaciones).
Notas a los estados contables.
Balance de tesorera a 31 de diciembre de la vigencia.
Inorme de gestin relativo al cumplimiento de los procedimientos relacionados con el
saneamiento contable, conorme a la normatividad vigente.
Los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte. Los
libros de contabilidad principales (diario y mayor) deben entregarse actualizados a la echa
de corte en que se elaboren y presenten los estados contables y comprendern la totalidad
de los registros de las operaciones. Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse
actualizados hasta el da en el que se produzca el cambio de representante legal.
Saldos actualizados con los respectivos inormes de ejecucin presupuestal de ingresos y
gastos, de manera que se puedan vericar con los registros eectuados en la Clase Cero.
Inormes de control interno contable, as como la correspondencia existente entre la
Contadura General de la Nacin y el Ente Pblico, precisando aspectos que se encuentrenpendientes por resolver.
Los comprobantes en medios magnticos de las operaciones que eectu la Administracin a
travs del procesamiento electrnico de datos. No olvidar las claves de acceso.
Manuales de unciones, procedimientos
del rea nanciera y de usuarios del
sistema que estn emplendose.
Estados contables, inormes, ormatos,
movimiento contable y documentos
complementarios.
Co
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Co
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
El mandatario saliente debe presentar un documento en donde detalle las
partidas que dieron lugar al proceso de depuracin, tales como:
Saldos pendientes de conciliar.
Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigedad.
Acreedores y deudores no identicados.
Dierencias entre las existencias sicas de bienes y derechos y los saldos contables.
Inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisin en
liquidacin de contratos, entre otros.
Igualmente, debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados
para mantener partidas en cuenta de orden. Se debe especicar el grado de avance en que se
encuentra el proceso de saneamiento contable.
El nuevo mandatario debe comprobar la existencia de archivos ordenados
cronolgicamente con los documentos respectivos y solicitar:
Copia de la Tabla de Retencin Documental de la entidad por cada dependencia.
Acto administrativo de creacin del comit de archivos.
Relacin de carpetas sicas de archivo o el archivo sico, tanto histrico como central y d
gestin.
Informacin sobre gestin nanciera
Inorme de saneamiento contable
Archivo documental
Continuacin
Informacin
contable
Dnde dice?
Para guiar el proceso de administracin del archivo, serecomienda tener en cuenta la Ley 594 de 2000.
Listado de series con sus respectivos tipdocumentales, a las cuales se asigna eltiempo de permanencia en cada etapa dciclo vital de los documentos.
Notas claves
Palabras claves
Las cuentas de orden son aquellas que seabren para registrar un movimiento de valores,que no aecta los estados fnancieros de laentidad. No obstante, es necesaria para registrarsus responsabilidades contingentes.
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Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Cuentas bancarias y de ahorros. Se debe soportar y conciliar la inormacin con los
extractos bancarios a la echa de presentacin de los estados contables, y con los reportes
diarios de bancos, para los das transcurridos entre la echa de los estados contables y la del
cambio de representante legal.
La certifcacin, mediante frma, de la inormacin fnanciera, econmica y
social que las entidades pblicas deben remitir a la Contadura General de la Nacin tienen
que hacerla el representante legal y los dems uncionarios obligados, que se encuentren en
ejercicio de sus unciones en el momento de envo de la misma. Esto, aunque la inormacin
se reera al perodo inmediatamente anterior, en el cual el rmante no era el titular del
cargo. Lo mismo aplica en el caso de las liquidaciones.
Encargos fduciarios. Relacionar con qu entidades duciarias se tienen estos encargos y
explicar su objetivo.
Acreedores. Es necesario identicar claramente aquellos con quienes se tengan saldos por
cancelar.
Copia del acto administrativo por el cual se constituyeron las cuentas por pagar de la
vigencia 2010 y su estado de ejecucin.
Inversiones.Es necesario hacer la entrega scal de los ttulos o de los respectivos certicado
de depsito en custodia. Tambin se debe suministrar la inormacin relativa a las
inversiones en ttulos desmaterializados que posea la entidad.
Clculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. Debe indicarse si existe
clculo actuarial vigente, si se est realizando el estudio, o si no se conoce el estado de esta
obligacin, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su clculo. As mismo,
el inorme debe mencionar si existen pasivos laborales representativos. Adicionalmente,se recomienda entregar la base de datos actualizada del PASIVOCOL, el estado del clculo
actuarial de los pasivos pensionales y el estado de cuenta en el Fonpet.
Informacin sobre gestin nanciera
Inormacin necesaria para la
vericacin de los recursos, obligaciones
laborales e inversiones
Responsabilidad en la inormacin
nanciera e inorme de control interno
contable
Continuacin
Informacin
contable
Palabras claves
Pasivocol: Es el Sistema del Ministeriode Hacienda y Crdito Pblico, que haceseguimiento y actualizacin de los clculosactuariales del pasivo pensional de las entidadesterritoriales.Fonpet: es el Fondo Nacional de Pensiones delas Entidades Territoriales.
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P ll b l t dI f i
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Proveen detalles sobre el tamao de la administracin.
Permiten estudiar si la entidad territorial cuenta con una estructura adecuada para
el buen desempeo de las competencias a su cargo.
Permiten saber si el tamao de cada dependencia guarda relacin con las
unciones que debe desempear.
Permiten analizar si el nmero de directivos, tcnicos y personal de servicio es
adecuado para cada dependencia.
Permiten determinar el perfl y experiencia de los uncionarios de la entidad
territorial, para establecer potencialidades y alencias.
Permiten determinar la magnitud de los gastos de personal y su composicin.
Permiten determinar la situacin actual de la vinculacin de los uncionarios
y el cumplimento de las normas de carrera administrativa y de contratacin.
Permiten estudiar posibles estrategias para la racionalizacin de gastos.
Qu se debe entregar / pedir?
Organigrama, uncionarios y
contratistas
Para llevar a cabo un completo proceso deempalme, es necesario defnir el estado delos temas propios de la administracin y la
organizacin interna de la entidad territorial.
Co
Informacin sobre gestin
administrativa
Recursos
humanos
Para qu?
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Anex
I f i d i i t ti
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Continuacin
Recursos
humanosPara garantizar un adecuado empalme en esta materia, se sugiere que adems de
diligenciar el Formato 4 del Acta de Inorme de Gestin (anexo 3), se presente, discuta y
entregue inormacin de soporte sobre:
Listado de dependencias de la administracin y las relaciones jerrquicas entre
ellas.
Listado de organismos descentralizadosa que pertenecen.
Relacin del nmero de la planta de personal detallando su experiencia y grado
de proesionalizacin. Para ello, se debe identicar: el nmero de personas de carrera
administrativa y los cargos de libre nombramiento y remocin, junto con sus escalas
salariales.
Listado de los contratistas y supernumerarios que se encuentren por uera de laplanta.
Listado de cargos de carrera que se encuentren vacantes.
El costo de la planta de personal por dependencia.
Funcionarios, docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad
territorial, su ubicacin, escalan, antigedad, costo y uente de nanciacin, en el
caso de los departamentos y municipios certicados.
Inorme sobre reestructuraciones administrativas eectuadas y sus resultados.
Nmina de pensionados y trabajadores ofciales.
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Acto administrativo por medio
del cual se ja la estructura de la
administracin territorial.
Planta de cargos vigente. Manuales de
unciones por dependencia y cargo
Relacin de los contratos de prestacin
de servicios y de consultora vigentes.
Inventario sector descentralizado
(en caso de existir).
Informacin sobre gestin administrativa
Co
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Informacin administrativa
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Para tener claros los procesos, manuales y sistemas de archivo; su nivel de
actualizacin, custodia y manejo.
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Reglamentos internos y manuales de
unciones y procedimientos
Inormacin sobre archivo municipal
Informacin sobre gestin administrativa
Recursos
humanos
Co
Continuacin
El nuevo mandatario no debe olvidar que una reestructuracin o reorganizacin
de la nmina no es sinnimo de despidos. Este proceso consiste en identicar las
ortalezas y potencialidades del personal disponible y ubicarlos en aquellos cargos endonde pueden prestar un mejor servicio.
Antes de iniciar cualquier proceso de contratacin, se recomienda consultar el
estatuto de carrera administrativa para los gobiernos territoriales. All hay
inormacin disponible sobre la manera en que debe proceder para disponer de nuevos
cargos.
Aunque la nueva Administracin puede contar con nuevos colaboradores, no se pueden
desconocer los derechos laborales existentes, como es el caso de los uncionarios de
carrera administrativa.
Para eectuar un completo anlisis sobre las unciones de la entidad
territorial en relacin con su estructura organizacional y su recurso humano, esundamental el estudio de los reglamentos internos y los manuales de unciones y
procedimientos vigentes. Se debe diligenciar el Formato 10 del Acta de Inorme de Gestin
(anexo 3) y tratar estos temas en el proceso de empalme.
Se recomienda leer cuidadosamente dichos documentos, ya que esta inormacin dar
una mejor idea sobre:
Las dependencias que requieren mayor concentracin de personal debido a
su elevado nmero de unciones. Y en sentido opuesto, aquellas que pueden liberar
personal hacia otras ocinas por te
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