projekt manager workbench und cost forecasting in sap erp • keine aussagekräftigen berichte aus...
Post on 27-Apr-2018
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Herausforderungen
• sehr schwer einen Projektplan oder eine Kostenschätzung anlegen• keine monatlichen Forecasts erstellen• keine Projektabweichungen mit nahtloser Integration zu Budget-, Erlösen- und
Kostenprognosen erstellen.• keinen geeigneten Platz finden, an dem der Projektleiter die Projekte überwachen,
aktualisieren oder über die Projekte berichten kann.• keine aussagekräftigen Berichte aus dem SAP Standard Projekt System erstellen
Sie nutzen das SAP Projekt System, oderSie planen das SAP Projekt System einzuführen
Sie können jedoch…
Herausforderungen
• das Projekt System wird zum Kostensammler• keine Transparenz und Konsistenz Ihrer Informationen• fehlende Standards in der Projektdurchführung• das Verwalten der Projekte gestaltet sich schwierig• die Vorteile eines integrierten Systems werden
untergraben
• sehr viele Excel Berichte• Nutzung von PS Planungstools von Drittanbietern
Das Ergebnis …
• das PS (Projekt System) isteines der am meistenintegrierten Module im SAPERP
• Noveco ePM erweitert dasSAP PS und ermöglichtintegriertes ProjektManagement direkt im SAPERP
• es werden keine zusätzlichenTools wie z.B. Excel, BI, BOusw. benötigt. Der gesamteProjektzyklus kann im SAPERP verwaltet werden.
Herausforderungen
SAP PS+
Noveco ePM
Accounting(FI) und
Controlling(CO) Materials
Management undProcurement
(MM)
ProductionPlanning
(PP)PlantMaintenance,
CustomerService(PM/CS)
Salesand customer
billing(SD)
HumanResources
(HR)Capacity
und ResourcePlanning
Time Sheets(CATS)
* Project Variation ManagementEinkauf, Zeiterfassung,Fakturierung
Zeitplanung für ProjekteKosten- & ErlösplanungProject Builder
Portfolio PlanungDashboard Reporting* Projekt Reporting Profit Take (Ergebisanalyse)
Planungund
Ausführung
MonitoringForecasting
Progress Tracking
Reportingund
Analyse
* Project Manager Workbench
* Noveco ApplicationIntegriertes Projekt Management in SAP
die Workbench ermöglicht dem Benutzer ganz neue Erfahrungenim PS Modul:• eine Kombination mehrerer Transaktionen auf einem Bildschirm• benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Navigation• Anzeigen, Ändern, Auffrischen und Aufriß zu den Details• automatische Nachberechnung der Cost To Complete• überwachen und aktualisieren des Projektfortschritts• sofortige Echtzeitintegration ins ERP (keine Schnittstellen, keineExtraktoren)
AutomatischeNachberechnung Estimate
Cost at Completion, Costs toComplete und desProjektfortschritts
wenn nötig manuelleÄnderung der Kosten, Work
To Complete und desProjektfortschritts
Manuelle Verteilung derCost To Complete und der
Obligos
Automatische Aufzeichnungder Änderungen im Change
Log
Automatische Aufzeichnungder Forecasthistorie
die Änderungen werdendirekt im ERP gespeichert
Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht
• Verwaltung der Cost To Complete (automatische Nachberechnung und manuelleAnpassung)
– Cost To Complete bedeutet die noch zu erwartenden Kosten verteilt auf die verbleibendeProjektdauer
– Estimated Cost At Completion ( oder Final Forecast Cost ) berechnet sich aus den Istkosten +Obligos + Cost To Complete
– Cost To Complete wird in die Zukunft verteilt
• Abweichungs- und Issuemanagement sind nahtlos mit Budgetierung undForecasting integriert
• einfache, integrierte Projekt Fortschritts- und Earned Value Analyse• eine zentrale Stelle um die Projekte zu überwachen und zu verwalten• Grafiken für die Projekt KPIs• Projekt Forecast Historie (automatische Funktion)
Schlüsselfunktionen der Projekt Management Workbench:
Noveco ePM Projekt Management Workbench
Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht
aggregierte Anzeige derKPIs für das gesamteProjekt oder ausgewählteProjekt Elemente
Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht
Estimated Cost atCompletion = Istkosten +
Obligos + Cost To Complete
Budget Defizit = aktuelles Budget – Estimated atCompletion“+” im Budgetrahmen“-” außerhalb des Budgetrahmens
ursprünglicheKostenschätzung
aktuelles Budgetincl. Abweichungen
Cost To Complete
Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht
Erlös Plan incl.Erlösabweichungen
Forecast Marge %
original Erlös Plan
original Marge %
Projekt Manager Workbench: Listanzeige
direkte Anzeige undÄnderung derForecast Kostenohne das man inder Struktur zumentsprechendenElement navigierenmuss
detailierte Aufschlüsselungder Kosten
Engineering& Planung
Arbeit
Material
Wertkategorien
Planer
Ingenieur
Ressourcen
Mechaniker
Bauarbeiter
Kostenarten
Gruppierung der Kostenarten – Darstellung in der Workbench
Tragwerksplanung
Anlagenplanung
Bauingenieur
Hochbauingenieur
in SAP werdenKostenarten oderKostenartengruppenWertkategorienzugewiesen
mit Noveco ePM wurdedie “Ressource”eingeführt, sie erlaubtWertkategorien in kleinereUntergruppen aufzuteilen
z.B. Wertkategorie“ARBEIT” kann inverschiedene Ressourcenaufgeteilt werden:- Bauarbeiten- Elektriker- Mechaniker- usw.
jede Ressource kannmehreren Kostenartenzugewiesen werden
Wertkategorie Ressource
die Informationensind gruppiertnach:
Projekt Manager Workbench
die Kostenarten können in den NovecoEinstellungen ausgeschaltet werden.Alle Finanzinformationen werden danngruppiert nach Wertkategorie undRessource dargestellt.
Projekt Manager Workbench: Exception Anzeige
Exception Icons zeigen anwo die Estimated Cost atCompletion (EAC) überoder unter dem aktuellenBudget sind
Anzeige von kumulierten Werten
Display cumulative values andS-curves of the KPI for selectedproject element
In this example, the top WBS isselected, so aggregated informationfrom all sub-elements is presented
Anzeige von kumuliertenWerten undLiniendiagrammen derKPIs für das gesamteProjekt oder ausgewählteProjekt Elemente
Oberfläche und NavigationFunktionalität
periodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementFortschrittsanalyseAbweichungsmanagementForecast Historie
ReportsIntegration
Projekt Manager Workbench Überblick
Dezember JanuarHeute Zeit
Istkosten
Istkosten MEIstkosten TD
Costs to Complete = EAC – Istkosten ME – Obligos ME
• IstkostenME – Istkosten amMonatsende Dezember 2013
• IstkostenTD – Istkosten life ToDate
Periodisches (monatliches) Kostenforecasting
Kostenforecasts werdengewöhnlich in der erstenWoche des Folgemonatserstellt.
Istkosten und Bestellobligoskönnen sie jedoch in denersten Tagen desFolgemonats noch ändern.
die Noveco Workbenchkumuliert die Istkosten undObligos vom Projektstart biszum Monatsende der aktuellenPlanungsperiode (z.B.Dezember 2013) undberechnet die Cost ToComplete neu.
Auf diese Weise kann derForecast “eingefroren” werden,unabhängig von den Istkostendie in der neuen Periodegebucht wurden.
Oberfläche und NavigationFunktionalität
unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementFortschrittsanalyseAbweichungsmanagementForecast Historie
ReportsIntegration
Projekt Manager Workbench Überblick
Estim
ate
CTC
EAC
Estim
ate
CTC
EAC
initial werden die Cost To Complete ausder Schätzung generiert
am Beginn sind die Istkosten und Obligosnull, EAC = CTCnach folgender Formel:
EAC = CTC + Istkosten + Obligos
Schätzung wird nach Cost To Completekopiert
mit Fortschritt des Projekts steigenIstkosten und Obligos anCTC werden von der Workbenchautomatisch nach folgendener Formelreduizert:
CTC = EAC – (Istkosten + Obligos)
Estim
ate
CTC
EAC der Benutzer kann die CTC nach der
Berechnung durch die Workbenchmanuell änderndie EAC werden wie folgt automatischberechnet:
EAC = CTC + Istkosten + Obligos
Projekt Forecasting: Cost To Complete Lifecycle
Initialer Schritt:die Schätzung wird
nach Cost To Completekopiert. Dieser Schrittist nur einmal nötig.
laufende Schritte:die Istkosten und dieBestellobligos werden
automatisch von den CostTo Complete abgezogen
laufende Schritte:manuelle Änderung der
CTC, Berechung der EACund Speichern der neuenEAC für eine monatliche
Momentaufnahme fürhistorische Berichte
Initialer Schritt:die Schätzung wird
nach Cost To Completekopiert. Dieser Schrittist nur einmal nötig.
laufende Schritte:die Istkosten und dieBestellobligos werden
automatisch von den CostTo Complete abgezogen
laufende Schritte:manuelle Änderung der
CTC, Berechung der EACund Speichern der neuenEAC für eine monatliche
Momentaufnahme fürhistorische Berichte
Cost To Complete Management: Initialer Schritt
in diesem Beispiel wurde die Schätzung auf die Cost To Complete kopiert
keine Istkosten oder Bestellobligos wurden gebucht
bitte beachten: das akuelle Budget berechnet sich aus Schätzung + Abweichungen
Cost To Complete Management: automatische Berechnung der CTC
Initialer Schritt:die Schätzung wird
nach Cost To Completekopiert. Dieser Schrittist nur einmal nötig.
laufende Schritte:die Istkosten und dieBestellobligos werden
automatisch von den CostTo Complete abgezogen
laufende Schritte:manuelle Änderung der
CTC, Berechung der EACund Speichern der neuenEAC für eine monatliche
Momentaufnahme fürhistorische Berichte
In diesem Beispiel wurden Istkosten und Bestellobligos gebuchtdie Projekt Manager Workbench berechnet die Cost To Complete automatisch nach dieser Formel:CTC = EAC – ( Istkosten + Obligos)
Bei großen Projekten spart die automatische Berechnung der Cost To Complete dem Projektleiter Zeit!!
Jun-12 Jul-12 Aug-12 TFeb-12 Mär-12 Apr-12 Mai-12
Cost To Complete
Jun-12 Jul-12 Aug-12 TFeb-12 Mär-12 Apr-12 Mai-12
Istkosten
Zukunft
VergangenheitHeute
Kostenplanung: Istkosten und Forecasts
Costs To Completewerden immer vomheutigen Datum in dieZukunft verteilt
die CTC Werte könnennicht in vergangenenPerioden gespeichertwerden
das unterscheidet dasCost To CompleteManagement von derKostenplanung
Anzeige kumulierter Werte als Liniendiagramm
Anzeige kumulierter Werte alsLiniendiagramm für ausgewählte Netzpläne,PSP oder das gesamte Projekt
Oberfläche und NavigationFunktionalität
unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementFortschrittsanalyseAbweichungsmanagementForecast Historie
ReportsIntegration
Projekt Manager Workbench Überblick
Fortschrittsanalyse
die Plan POC und dieberechnete POC kannverfolgt, die Ist POCangepasst werden. EarnedValue wird automatischberechnet.
Plan POC durch dasSystem aufgrund vonPlanwerten berechnet
Berechnete POCdurch das System aus
Istwerten berechnet
Ist POC initial aus derberechneten POC
kopiert und manuellverändert
Oberfläche und NavigationFunktionalität
unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementAbweichungsmanagementForecast Historie
ReportsIntegration
Projekt Manager Workbench Überblick
Projektabweichungen
Anzeige derAbweichungshistorie
Liste aller Abweichung undAufriß zurAbweichungsmeldung
Oberfläche und NavigationFunktionalität
unterstützte Projektstrukturenperiodengenaues ForecastingCost To Complete ManagementAbweichungsmanagementForecast Historie
ReportsIntegration
Projekt Manager Workbench Überblick
Projekt Finanzen – monatliche Momentaufnahme
das Anlegen der Forecast Historie geschiehtautomatisch. Es muss keine Versionskopieerstellt werden.
Noveco: Projekt Forecast Historie
die Projekt Forecast Historie wird für jede Buchungsperiode gespeichert. Dasgeschieht automatisch und es braucht keine zusätzlichen Schritte (z.B. Kopie ineine spezielle Version um diese Momentaufnahme für historische Berichte zuspeichern)In diesem Beispiel wurde das Budget und die Estimated Cost At Completion imAugust 2013 geändert. Man sieht die Änderung und welche Projektelemente(PSP oder Netzplan) geändert wurden und warum.
Projekt Report: Beispiel
die SAP Projekt HierarchieReports können angepasstwerden um die ProjektInformationen die von NovecoePM erzeugt werden,anzuzeigen.
Dieses Beispiel zeigt, wie manEstimated Cost At Completion(EAC) mit den EAC ausvergangenen Monatenvergleichen kann.
Noveco ePM liefertaussagekräftige Reports(nächste Folie …)
Projekt Manager Workbench: Problemorientierte Navigation
durch Auswahl eines Projektelements aus demHierarchiebaum und durch drücken dieser Knöpfekönnen Reports abhängig vom Kontext erstelltwerden
• Sie brauchen kein BW/BI System um aussagekräftige Berichte wie den obigen zu erstellen.
• Das PS Infosystem wurde geschaffen, um alle projektrelevanten Daten und Informationen zuspeichern. Die BW Cubes spiegeln lediglich das PS Infosystem ins BI.
Wussten Sie schon?
Project Manager Portal Inside SAP ERPdas Noveco ePM Portal zeigt alle Projekte dieeinem Projektleiter zugeordnet sind
– die personalisierte Projektauswahl wirdgespeichert und das System erinnert sichdaran.
Projekt Exceptions und Key PerformanceIndicators werden für jedes Projekt angezeigt
Grafische Aufbereitung von Projekt KPIs– für das gesamte Projekt Portfolio– ausgewählte Projekte, PSP oder Netzpläne
Absprung in Transaktionen:
– Project Builder, Project ManagerWorkbench, Reports, Einzelposten
Anzeige kumulierterWerte für
- Budget, Estimated costsat Completion (EAC), CostTo Complete (CTC), Erlöse,Istkosten, Obligos
die Werte werden für dasganze Projektportfoliooder ausgewählteProjekte oder PSPangezeit.
Projekt Manager Portal im ERP
Überwachung vonBudget, Cost ToComplete undEstimated Cost atCompletionbasierend aufWertkategorienperiodengenau.
Projekt Manager Portal im ERP
Noveco System Architektur
keine Middleware (BI, BO etc.) keine Schnittstellen keine eigenen Tabellen immer in Echtzeit umfangreiche Funktionalität automatisches Forecasting einfache und intuitive Oberfläche geringer Schulungsaufwand schnelle Implementierung
Aus
führ
ung
Transaktionales System
Noveco
Mon
itorin
g,Fo
reca
stin
g,Ab
wei
chun
gen,
Forts
chrit
t
● Project Manager Workbench● Automatisches Forecasting● Manuelle Anpassung von CTC oder Work TC● Fortschrittsanalysen● Exception und drill down Reporting● Abweichung integriert im Kostenforecast● Forecast Historie
Anal
ysen
,R
esou
rcin
gR
epor
ts BusinessIntelligence
Stra
tegi
sche
Plan
ung
Systemlandschaft mit Noveco
Programm PortfolioPlanung
StrategischeFirmenplanung
Ergebnisanalyse PS Informations-system
Ressourcen-planung
SchätzungBudgetwerte
Zeiterfassung,Rechnungen,
Istkosten
KundenaufträgeErlöse
Bestellungen,Obligos
Abweichungen
● die Projekt Manager Workbench stellt an einem zentralen Ort die nötigen Informationenbereit um KPIs zu überwachen, Forecasts anzupassen, den Fortschritt zu analysierenund um analytische und Detailreports zu erstellen
● Gesamtkosten und Work To Complete Management: automatische Berechnung undmanuelle Anpassung
● unmittelbare Integration ins ERP: Bestellungen, Zeiterfassung, Rechnungen usw.
● die Forecasting Ergebnisse sind sofort für die Ergebnis- und Fortschrittsanalyse, PSReports und BI verfügbar (keine Anpassung für native SAP Reports nötig)
● Periodengenaue Kostenforecasts: geeignet für Forecasts zum Monatsende im ERP
● die Forecasthistorie wird automatisch gespeichert, ohne Erstellung einer Versionskopie
● Kostenforecasts integriert mit PM/CS und PP Aufträgen
● Projekt Abweichungen integriert in Kostenforecasting und Budgetierung
● keine Modifikationen an den SAP Standard Applikationen. Keine “Z-Tabellen” für dieForecasts, alle Daten werden aus/in die SAP Standard Datenbank gelesen/geschrieben
ePM Projekt Kostenforecasting, Fortschritts- und Abweichungsmanagement
● verbindet vorgelagerte (Schätzung, Einkauf, Zeiterfassung) mit nachgelagerten (Monitoring,Ressourcenzuordnung, Reporting) Aktivitäten des Projektmanagementzyklus.
● verbindet Ausführungs- und Analyseprozesse und stellt eine 360 Grad Sicht der Informationen dar
● ersetzt Excel Berichte und Tools von Drittanbietern mit der zentralisierten SAP Datenbank
● reduziert den Aufwand für Forecasts und Reporting
● reduziert die Anzahl von abhängigen Systemen und Schnittstellen, weniger Kosten für Wartung undSupport von nicht-SAP Systemen
● verhindert Fehler bei der Dateneingabe und Datenbearbeitung
● verbessert die Qualität, Transparenz und Genauigkeit der Daten
● Einsparpotential und effizientere Prozesse, in dem man die Projektleiter bei Routine- undVerwaltungsaufgaben entlastet
● integrierte Ressourcen- (Personal-) Planung bei der Projektplanung und Forecasting
● Ermittlung eines realistischen Projekt Fortschritts
● es entfesselt die wahren Kräfte eines integrierten SAP Systems
Business Value des integrierten Projekt Forecasting in SAP
KostenForecasting
ProjektManager
Workbench
Integriertes ProjektManagement in SAP
PS FIHR
COSDPM
MM
Integriertes Projekt Management
Fortschritts-analysen
Abweichungs-management
SAP Kunden mit Noveco ePM
Rawson Group– rawsonhomes.net.au– Branche: Wohnungsbau
Powercor/CityPower– powercor.com.au– Branche: Versorger, Bau
Sedgman– sedgman.com– Branche: Bergbau
TRILITY– trility.com.au– Branche: Versorger, Bau
Hydro Tasmania– www.hydro.com.au– Branche: Versorger, Bau
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