processos administrativos 22.09.09 1dps proc adm a5

DPS Proc ADM A5 1

Processos Administrativos

22.09.09

DPS Proc ADM A5 2

Ambiente de Tarefa

• Enquanto o ambiente geral influencia genericamente todas as empresas, o ambiente de tarefa é específico e singular em cada empresa. É o ambiente próprio da empresa e corresponde ao segmento do ambiente geral mais imediato e próximo da empresa. É constituído de empresas, instituições, grupos e indivíduos com os quais a empresa mantém interface e entra em interação direta para poder operar.

• Interface • Interface é uma palavra utilizada para descrever a área de contato entre

uma empresa e seu ambiente.

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DPS Proc ADM A5 3

Setores do ambiente de tarefa

• O ambiente de tarefa da empresa é constituído de quatro setores principais:

• 1. Consumidores ou usuários dos produtos ou serviços da empresa (clientes da empresa).

• 2. Fornecedores de recursos, isto é, os fornecedores de capital e dinheiro (o mercado de capitais tratado pela área financeira), de materiais (o mercado de fornecedores tratado pela área de suprimentos e compras), de pessoal (o mercado de recursos humanos tratado pela área de RH), de equipamentos ou serviços (composto de empresas prestadoras de serviços, como propaganda, contabilidade, processamento de dados etc), e de espaço de trabalho (imobiliárias ou aluguéis). Este setor é o mercado de suprimento de entradas e insumos necessários às operações da empresa.

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DPS Proc ADM A5 4

• 3. Concorrentes: tanto para mercados (clientes, consumidores ou usuários) quanto para recursos (materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, entre outros).

• 4. Grupos reguladores: ou agências reguladoras, incluindo governo, sindicatos, associações entre empresas, associações de classe, ONGs (organizações não-governamentais) e outros órgãos.

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DPS Proc ADM A5 5

• Mercado

• O ambiente de trabalho se caracteriza por segmentos denominados mercados. O mercado pode ser definido como o conjunto de todas as pessoas ou organizações que compram ou podem ser induzidas a comprar um determinado produto ou serviço.

• Arena de operações• Quando a empresa tem um único produto ou serviço, seu ambiente

de tarefa torna-se simples e homogêneo. Mas quando ela tem uma variedade de produtos ou serviços diferenciados, o seu ambiente de tarefa passa a ser complexo e heterogêneo (diversidade de clientes, fornecedores, concorrentes etc.)

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DPS Proc ADM A5 6

Dinâmica ambiental

• Cada empresa está sujeita a influências e condições exteriores provindas do ambiente, independentemente das influências e condições interiores provocadas por sua tarefa e seu ramo de atividade e pela tecnologia que utiliza para realizar sua tarefa.

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DPS Proc ADM A5 7

Restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades

• Logo, o ambiente apresenta continuamente uma série de restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades às empresas.

• Quais são as diferenças entre tais influências ambientais?

• 1. Restrição: é uma limitação causada pelo ambiente, que reduz o grau de liberdade da empresa. É o caso do salário mínimo, do tabelamento de preços pelo governo ou do racionamento de certos recursos escassos.

• 2. Coação é uma imposição coercitiva do ambiente, à qual a empresa não se pode furtar.é o caso de pedidos de falências, quando algumas empresas se mostram extremamente impontuais em seus pagamentos.

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DPS Proc ADM A5 8

• 3. Contingência: é um evento futuro provável (mas não certo) que pode afetar seriamente o trabalho de uma empresa, como greve, guerra, mudanças de preços ou da política governamental

• 4. Problema: é um evento corrente que afeta desfavoravelmente o desempenho empresarial, como a quebra de um equipamento ou o atraso no fornecimento de matéria-prima.

• 5. Oportunidade: é uma situação potencialmente favorável que deve, quando localizada e reconhecida, ser explorada pela empresa.

• 6. Ameaça: é uma evento que produz alguma forma de perigo ou de cerceamento da atividade empresarial. É o prenúncio de qualquer coisa má ou atemoriza a empresa em função de possível castigo ou malefícios.

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DPS Proc ADM A5 9

O impacto das mudanças ambientais sobre os três níveis da empresa

Ambiente do Sistema

Nível InstitucionalMudanças nos objetivos e nas

estratégias

Nível IntermediárioMudanças na estrutura

organizacional: órgãos, funções, relações e recursos

Nível OperacionalMudanças na tecnologia, nas tarefas e operações

Mudanças no ambiente

Mudanças nos Produtos/Serviços

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DPS Proc ADM A5 10

O imperativo ambiental

Certeza e Previsibilidade

Organizações Mecanísticas Burocracia Ambiente

Estável

Incerteza eImprevisibilid

ade Organizações AdhocraciaAmbiente

Instável

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DPS Proc ADM A5 11

A Tecnologia e sua Administração

• As empresas precisam utilizar uma certa tecnologia para executar suas operações e realizar sua tarefa.

• A tecnologia pode ser rudimentar (como a limpeza com a vassoura ou o escovão) ou sofisticada (como o processamento de dados em computadores).

• Todavia, uma coisa é certa: todas as empresas dependem de algum tipo de tecnologia ou conjunto de tecnologias para funcionar e alcançar seus objetivos.

• A tecnologia é algo que se desenvolve predominantemente nas empresas por meio de conhecimentos acumulados e desenvolvidos sobre tarefas (know-how) e pelas suas manifestações físicas decorrentes – como máquinas, equipamentos, instalações – constituindo um complexo de técnicas usadas na transformação dos insumos recebidos pela empresa em resultados, isto é, em produtos ou serviços colocados no ambiente de tarefa.

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DPS Proc ADM A5 12

Noções de tecnologia

• Desde eras imemoriais sempre existiu alguma forma de tecnologia em toda e qualquer organização social.

• Desde a pedra lascada e pedra polida o ser humano buscou ferramentas e utensílios para melhorar seu desempenho, seja na defesa, no ataque, na alimentação, no abrigo e na autopreservação.

• Com essa preocupação ao longo dos tempos, o ritmo de inovação tecnológica vem se tornando cada vez mais rápido e impressionante: uma verdadeira bola de neve.

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DPS Proc ADM A5 13

• A tecnologia pode ser física e concreta ou pode ser conceitual e abstrata.

• 1. Tecnologia física e concreta: a tecnologia pode envolver aspectos físicos e concretos (hardware) – como, por exemplo, máquinas, equipamentos, instalações, circuitos.

• 2. Tecnologia conceitual e abstrata: a tecnologia pode envolver aspectos conceituais e abstratos (software) – como políticas, diretrizes, processos, procedimentos, regras e regulamentos, rotinas, planos, programas e métodos de trabalho. Muitas vezes, recebe o nome de know-how.

102

DPS Proc ADM A5 14

• Por outro lado, existem tecnologias de capital intensivo e de mão-de-obra intensiva.

• 1. Tecnologia de capital intensivo: baseia-se na utilização intensiva de máquinas e equipamentos com forte ênfase na mecanização e automação.

• 2. Tecnologia de mão-de-obra intensiva: baseia-se na utilização intensiva de pessoas com habilidades manuais ou físicas e com forte ênfase na manufatura.

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DPS Proc ADM A5 15

A divisão do mundo

• Impacto relativo dos fatores humanos e tecnológicos.

• Exemplos: Exemplos: Exemplos:

Fatores Tecnológicos

Fatores Humanos

Fatores Tecnológicos

Fatores Humanos

Fatores Tecnológicos

FatoresHumanos

Operação deTecnologiaIntensiva

Operação de Média

Tecnologia

Operação deMão-de-obra

Intensiva

Refinarias de petróleoProcessamento de

dados Produção de cimento

Siderúrgicas

Crediário e cobrançaInjeção de plásticos

Tecelagem semi-automatizada

Construção civilMontagens manuais

Serviços de escritório

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DPS Proc ADM A5 16

A tipologia de tecnologias segundo o arranjo da empresa.

TECNOLOGIA PRINCIPAIS CARACTERÍSTICASElos em seqüência Interdependência serial entre as diferenças tarefas.

Ênfase no produto.Tecnologia fixa e estável.Repetitividade do processo produtivo, que é cíclico.Abordagem típica da Administração Científica.

Mediadora Diferentes tarefas padronizadas são distribuídas extensivamente, em diferentes locais.Ênfase em clientes separados, mas interdependentes, que são mediados pela empresa.Tecnologia fixa e estável, produto abstrato.Repetitividade do processo produtivo, que é padronizado e sujeitos a normas e procedimentos.Abordagem típica da Teoria da Burocracia.

Intensiva Diferentes tarefas são focalizadas e convergidas sobre cada cliente tomado individualmente.Ênfase no cliente. Tecnologia flexível.Processo produtivo envolvendo variedade e heterogeneidade de técnicas que são determinadas por meio da retroação fornecida pelo próprio objeto (cliente).Abordagem típica da Teoria da Contingência.

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DPS Proc ADM A5 17

• Quanto ao seu produto ou resultado, a tecnologia pode ser:

• 1. Produto concreto: é o produto ou serviço que pode ser descrito com grande precisão, identificado com grande especificidade, medido e avaliado. É o produto fisicamente palpável e tangível, como o automóvel, artigos de consumo, utilidades domésticas e a grande massa de produtos e serviços fisicamente identificáveis.

• 2. Produto abstrato: é o produto ou serviço que não permite descrição precisa, nem identificação e especificação adequada. É o produto ou serviço que não tem correspondente físico ou concreto capaz de permitir uma dimensão descritível ou perfeitamente identificável, como ensino ou educação, serviços de rádio, informação e propaganda falada, boa parte da atividade política e a grande massa de serviços oferecidos de forma conceitual, abstrata ou simbólica.

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DPS Proc ADM A5 18

Influência da tecnologia

• A tecnologia não funciona apenas como mera ferramenta de produção ou de informação.

• Ela constitui tudo o que nos permite fazer coisas com maior eficiência e eficácia.

• Na verdade, a tecnologia permite reconfigurar os recursos com que a empresa trabalha. Logo, os três tipos de tecnologia – produção unitária, produção em massa e produção por processamento contínuo – envolvem diferentes abordagens na manufatura do produtos, cada qual com processos de produção diferentes.

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DPS Proc ADM A5 19

O imperativo tecnológico.

ProduçãoUnitária(oficina)

Mão-de-obraintensiva

Pouco Padronizada

OuAutomatizada

Baixa Previsibilidad

e doProcesso

SistemaOrgânico

Produção em Massa

MecanizadaTecnologia

Estável Linhas de

Montagem Rotina e

Estabilidade do processo

Sistema Mecanístico

Produção Em

ProcessoContínuo

(Automatizada)

TotalmentePadronizado eAutomatizado

TecnologiaIntensiva

ElevadaPrevisibilidad

e do Processo

Sistema Orgânico

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DPS Proc ADM A5 20

• Estratégia Empresarial• Como o contexto ambiental muda dinamicamente a cada instante, as

empresas precisam continuamente redistribuir reajustar e reconciliar seus recursos e competências disponíveis com seus objetivos e com as oportunidades percebidas no ambiente de tarefa.

• Cada empresa procura desenvolver seus negócios e operações de um modo coerente e consistente por meio de padrões distintos e personalizados de estratégia.

• Noções de estratégia• A noção de estratégia surgiu da atividade militar desde os tempos de Sun

Tzu, 2500 anos atrás, passando por Clauzewitz e chegando aos tempos atuais.

• O antigo conceito militar define estratégia como sendo a aplicação de força em larga escala contra algum inimigo.

• Em termos empresariais, Lodi define a estratégia como • “a mobilização de todos os recursos da empresa em âmbito global

visando atingir objetivos a longo prazo”.

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DPS Proc ADM A5 21

Abordagens da Estratégia• A estratégia pode constituir um padrão de comportamento, uma posição

desejada ou uma perspectiva futura. Isso depende de como ela é entendida e interpretada para ser colocada em ação. Mintzberg, Ahlstrand e Lampel apresentam uma classificação das escolas sobre estratégia empresarial.

Processo de Mensagem Pretendida

Mensagem Realizada

Contribuição

Prescritivas eNormativasDesignPlanejamentoPosicionamento

ConcepçãoFormal Analítico

AjusteFormalizaAnalise

PenseProgrameCalcule

Olhar para o futuroOlhar para o futuroOlhar para o passado

Descritivas e ExplicativasEmpreendedorismo Cognitiva AprendizadoPoderCulturalAmbientalconfiguração

Visionário MentalEmergenteNegociaçãoSocialReativoTransformação

VislumbreCrieAprendaPromovaCombineReajaIntegre

CentralizePreocupeJogueEntesourePerpetueCapituleAcumule

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DPS Proc ADM A5 22

Componentes da estratégiaempresarial

• 1. Ambiente: isto é, as oportunidades visualizadas no ambiente de tarefa, e mais especificamente no mercado, bem como as restrições, limitações, contingências, coações e ameaças nele existentes.

• 2. Empresa: isto é, a organização, sua missão e visão de futuro, os recursos de que ela dispõe ou pode utilizar com vantagem, suas competências e habilidades, bem como seus pontos fortes (que precisam utilizados) e fracos (que devem ser corrigidos ou melhorados), compromissos e objetivos.

• 3. Adequação entre ambos: isto é, que postura a empresa deverá adotar para compatibilizar seus objetivos, recursos, competências, potencialidades e limitações com as condições ambientais no sentido de extrair o máximo das oportunidades externas e expor-se o mínimo às ameaças, coações e contingências ambientais. Esta adequação deve necessariamente produzir alguma vantagem competitiva diante dos concorrentes.

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DPS Proc ADM A5 23

Os componentes básicos da estratégia empresarial

• Como compatibilizar todas as • variáveis envolvidas?

O que há no O que temos • ambiente? na empresa?

Oportunidades e ameaças, Pontos fortes e pontos fracos,• Restrições, coações e recursos disponíveis, • contingências. talentos, habilidades e • competências.

• • O que fazer?

Objetivos Globais da Empresa

Análise Ambiental

Análise Organizacion

al

Estratégia Empresarial

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DPS Proc ADM A5 24

O desdobramento de planos estratégicos em planos táticos e operacionais

• Análise AmbientalMissão Organizacional

Visão de Futuro

Planejamento Estratégico

Nível Institucional Planos estratégicos para o alcance de objetivos globais da empresa.

Longo Prazo

Planejamento TáticoNível Intermediário Planos táticos para o alcance

de objetivos departamentais ou de cada unidade da empresa.

Médio Prazo

Planejamento Operacional

Nível Operacional Planos Operacionais para o cumprimento de tarefas para o alcance de metas operacionais.

Curto Prazo

Execução das Operações

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DPS Proc ADM A5 25

Os desdobramentos estratégicos como conseqüência dos objetivos empresariais.

• Níveis da Organização

• Institucional

• Intermediário

• Operacional

Objetivos Globais da Empresa

Políticas Gerais

Planos Estratégicos

Normas e Procediment

osPlanos Táticos

Programas e Orçamentos

Regras e Regulament

osPlanos

Operacionais

Sistemas de Avaliação e

Controle

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DPS Proc ADM A5 26

Estratégias empresariais e suas repercussões nos três níveis da empresa.

Nível Institucional

Nível Intermediário Nível Operacional

Estratégias Empresariais

Problema empresarial. Escolha do domínio produto/mercado.

Problema administrativo.Estruturação de atividades e estabelecimento de normas e processos

Problema de adequação tecnológica. Escolha e utilização de técnicas de produção.

Defensiva Manutenção do atual domínio de produtos/mercados

Garantir, defender e conservar o domínio atual de produtos/mercadosBusca da estabilidade do domínio.

Planejamento e controle das operações da empresa para assegurar ou aumentar a eficiência atual.Ênfase na conservação.

Produção de bens ou serviços da maneira mais eficiente, por meio de intensificação da tecnologia atual.Ênfase na tecnologia utilizada.

Ofensiva Ampliação e busca de novos domínios de produtos/mercados

Explorar e localizar novas oportunidades de produtos/mercado. Busca de novos domínios mesmo que transitórios.

Facilitar e coordenar as Freqüentes e diversas mudanças nas atividades e operações da empresa. Ênfase na mudança organizacional.

Manter flexibilidade nas tecnologias para acompanhar as mudanças nos domínios e modificar continuamente as operações.Ênfase na flexibilidade tecnológica.

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DPS Proc ADM A5 27

Nível Institucional

Nível Intermediário Nível Operacional

AnalíticaManutenção de domínios estáveis e busca e conquista de novos domínios de produtos/mercados.

Garantir um domínio atual e ao mesmo tempo buscar, localizar e explorar novas oportunidades de produtos/mercados.Busca de estabilidade de um domínio e, simultaneamente, busca de novos domínios.

Diferenciar a estrutura e os processos organizacionais para acomodar e equilibrar áreas de operação estável com áreas dinâmicas e instáveis.Ênfase tanto na conservação quanto na mudança organizacional.

Adotar tecnologia dual para servir a um domínio híbrido: estável e mutável.Complexidade tecnológica.

Reativa Busca improvisada e despreparada de uma saída para fugir de um problema ou pressão ambiental.

Resposta empresarial despreparada, improvisada e pouco eficaz, utilizando estratégias inadequadas e envelhecidas.

Falta de relacionamento coerente entre estratégia e estrutura e processos organizacionais, provocando dificuldades de integração e coordenação organizacional.

Pouca eficiência nas operações.

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DPS Proc ADM A5 28

O processo administrativo nos diversos níveis da empresa.

Níveis de Atuação

Planejamento Organização Direção Controle

Institucional Determinação de objetivos e planejamento estratégico.

Desenho da estrutura organizacional.

Políticas e diretrizes de direção e condução do pessoal.

Controles globais e avaliação do desempenho empresarial

Intermediário Planejamento tático e colocação de recursos.

Estrutura dos órgãos e de cargos. Rotinas e procedimentos.

Gerência e aplicação de recursos com vistas à ação empresarial e liderança.

Controles departamentais e avaliação do desempenho departamental.

Operacional Planos Operacionais.

Métodos e processos de trabalho e de operação.

Chefia, supervisão e motivação do pessoal.

Controles individuais e avaliação do desempenho individual.

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