pilotage des cautions bancaires
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Les cautions bancaires
Comment piloter efficacement l’encours de cautions bancaires
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Agenda
• Introduction– Myriam Radi, Chef de produit Cash Management SAGE
• Le pilotage des cautions bancaires : enjeux et risques– Isabelle Catusse, Président ALTERFI Conseil
• Présentation de la solution Sage de gestion des cautions bancaires
– Virginie Dubourg, Avant vente SAGE
• Retour d’expérience de Vinci Construction France– Tony Carron, Trésorier Groupe de VCF
Le pilotage des cautions et garanties bancaires
Enjeux et risques
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Quelques définitions…• Garantie/Caution
–Engagement par lequel une banque (le garant) s’oblige à payer pour le compte de son client fournisseur (donneur d’ordre) une somme déterminée, permettant à l’acheteur (bénéficiaire) d’être indemnisé en cas de défaillance du fournisseur
–Tout contrat comportant une obligation de faire ou de payer, différé dans le temps, peut ou doit être assorti d’un cautionnement, garantissant le respect de l’engagement pris par l’un des intervenants au bénéfice de l’autre.
• De nombreux domaines d’application:–Cautions de marché–Cautions agroalimentaires–Cautions environnementales–Cautions fournisseurs–…
• Principaux utilisateurs : travaux public fournisseurs de matières premières
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De multiples possibilités
• Sur les modalités de mise en jeu– Garantie à première demande
– Garantie documentaire
• Sur le risque couvert– Garantie de soumission
– Garantie de restitution d’acompte
– Garantie de bonne fin
– Garantie de dispense de retenue de garantie
– Garantie de paiement
– …
• Sur les modalités de main levée– Expiration du délai de validité
– Main levée formelle du bénéficiaire
– Remise de documents
• Sur les acteurs– Garantie directe
– Garantie indirecte
– Bénéficiaires
– Intermédiaires
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Une gestion potentiellement complexe• Multiplicité des acteurs et des flux d’information:
MARCHES FINANCES
CommercialOpérationnel TrésorerieJuridique
Négociation marchés/contrats
Suivi des garanties et mains levées
Suivi des marchés
Mise en place des garanties
Négociation autorisations de garanties
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Une gestion potentiellement complexe
• Des coûts– Commission (pourcentage du montant de la garantie) :
• 0.30% à 1%
– Frais par garantie émise :• 40 €
• Une évolution de la règlementation– Augmentation du coût– Baisse des autorisations– Rapport plus serré entre montant des autorisations et volume de flux
confiés
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Une gestion potentiellement complexe
•Des risques– Perte de marchés liées à l’impossibilité d’émettre de nouvelles
garanties (stock >= autorisation)– Paiements inutiles (suivi des mains levées)– Réserves sur les comptes (non exhaustivité des engagements hors
bilan)
UNE NECESSITE !
SUIVRE et CONTROLER
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Quelle organisation mettre en œuvre?• Centraliser (au moins l’information)• Automatiser (suivi des encours, alertes,…)• Dématérialiser
Base de gestion centrale
Commercial
Opérationnel
Filiales
Juridique
Trésorerie
Restitutions
Alertes
Opérations
Présentation de la solution
Sage FRP Cautions Bancaires
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La gestion des cautions
Notre objectif : proposer un véritable outil de pilotage des cautions bancaires
• Centraliser l’ensemble des cautions émises par le Groupe afin de gérer et contrôler l’encours total de cautions par établissement bancaire ou par entité
• Permettre une gestion assistée de votre encours– Possibilité de mise en place de workflow de validation– Alerte sur dépassement d’autorisation – Contrôle sur échéances et main levées
• Produire en temps réel une information pertinente– Encours de caution par banque, par entité– Comparaison du chiffre d’affaire bancaire et de l’encours de caution sous forme de
tableau ou de graphique– Communication interne via intranet (portail collaboratif)
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• Une solution dédiée au pilotage de votre encours de cautions bancaires
Sage FRP Cautions Bancaires
Solution Full Web
Dotée d’une console d’administration
Et d’outils favorisant la production d’information
Et l’intégration dans votre système d’information
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Sage FRP Cautions Bancaires
• Une gestion assistée
– Saisie manuelle par utilisation de masque dédié• Saisie à l’émission de la caution
• Saisie des évènements : main levée partielle ou totale
– Import automatisé
– Contrôles• sur le non dépassement des autorisations
• sur le respect des ratios entre montant de la garantie et le montant du marché
– Calculs automatiques des frais d’actes et commissions
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Sage FRP Cautions Bancaires
Exemple d’un masque de saisie
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Sage FRP Cautions Bancaires
Contrôler le non dépassement de vos autorisations
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Sage FRP Cautions Bancaires
Dématérialiser l’acte d’engagement de bout en bout
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Sage FRP Cautions Bancaires
• Des outils de consultation et de reporting pour un pilotage efficace
– Encours de caution par banque, par entité, par type de caution
– Comparaison de l’encours de caution et du chiffre d’affaire par banque Cette édition est importante dans le cadre des négociations bancaires. Le client ayant un encours de caution
auprès d’un partenaire bancaire doit en contrepartie avoir un volume de flux en conséquence auprès de ce même partenaire bancaire.
Des exemples de consultations
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Sage FRP Cautions Bancaires
Des exemples de consultations
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Une technologie innovante à votre service
• Des possibilités de personnalisation accrue– Ecrans / Menus– Requêtes– Formats d’édition– Import / export– Amendement du référentiel (ajout de champs ou de tables)– Modification ou extension du métier
• Des outils d’aide à la production d’information– Portail – Addin Excel– Publication– Client Outlook
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Une technologie innovanteLe portail collaboratif
• Le portail collaboratif pour disposer d’indicateur clé disponibles en temps réel
– Personnalisation par utilisateur de la page d’accueil– Pages d’accueil composées de plusieurs onglets composés d’éléments
de différentes formes : graphiques, listes, webnotes type post-it, etc….– Alimentation de données internes ou externes (flux RSS)
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Une technologie innovanteAddin Excel
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Une technologie innovanteAddin Excel
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Une technologie Innovante Addin Excel
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La gestion des cautions bancairesCe qu’il faut retenir
• Bénéfices de la solution
– Disposer d’une solution unique au sein de l’entreprise centralisant l’ensemble des cautions
– Accès facilité à l’ensemble des acteurs de l’entreprise pour saisir, modifier, consulter :
• Client Léger
• Client Outlook
– Flexibilité : possibilité d’amender le standard en rajoutant ou modifiant les informations à renseigner (fonction des types de cautions)
– Reporting en temps réel• Etats standard : encours de cautions par entité, par banque, par type de
cautions
• Etats paramétrables : requêteur, générateur d’état, portail (vignettes), publication Oultook
• Dématérialisation
Retour d’expérience
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Enjeux et objectifs
• Constat d’une organisation décentralisée
– Contexte : organisation locale– Les inconvénients : difficultés rencontrées dans la fédération
• Objectifs à atteindre
– Le projet – Les apports / avantages– Reportings
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Une organisation très décentralisée
• Contexte : 500 filiales – 7000 comptes bancaires répartis à travers tout le territoire
• Activité : BTP génératrice de nombreuses cautions – environ 40 000 cautions en-cours pour un en-cours global de 2,4 Mds Eur (50% des EHB du Groupe VINCI)
• Nécessité de faire intervenir de nombreux établissements financiers
• Pilotage incertain, fonction des autorisations, de la répartition entre chaque partenaire financier : contraintes BALE III
• Hétérogénéité des populations émettrices (trésoriers, comptables, assistantes agences…)
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Les inconvénients
• Définition de la répartition des autorisations par filiale
• Emission des cautions demandant une réactivité immédiate lors de la signature des marchés locaux
• Gestion de la géographie bancaire : répartition adaptée en fonction des contraintes de nos partenaires et du risque Corporate
• BALE III amène un resserrement des ressources disponibles
• La pluralité de nos émetteurs peuvent conduire à de nombreuses erreur de gestion : émission incorrecte, gestion des mains levées, non préoccupation des autorisations.
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Le projet
• Développement spécifique intégré à l’outil de trésorerie : enjeu de trésorerie majeur
• Mise en place d’une interface entre l’objet métier de gestion des marchés intégrant les émissions de cautions et l’option caution de l’outil de trésorerie
• Reprise des en-cours existants issus des anciennes applications diverses
• Gestion de la diversité des actes émis : RG, BF, Sous-Traitance, soumission,….
• Gestion des mains levées partielles, totales, pondération
• Suivi en temps réel des en-cours de cautions
• Suivi des autorisations par banque et possibilité d’arbitrage au sein d’un établissement
• Pilotage immédiat de la géographie bancaire et des autorisations
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Les apports et les avantages
• Fédération immédiate de tous nos en-cours et autorisations
• Aucune double saisie entre l’objet métier et l’option caution de l’outil de trésorerie
• Capacité de reporting à des fins de négociation bancaire
• Capacité de reporting sur la répartition des types de cautions : impact sur la tarification
• Actions possibles sur la gestion de l’en-cours : nettoyage des cautions à main levée
• Intégration complète à l’outil de trésorerie permettant de suivre les frais associés
• Suivi des autorisations par banque : adaptation et pilotage au niveau Groupe plus aisé
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Exemples de reporting
Merci de votre attention
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