penulisan lha yang efektif

PenulisanLaporan

Hasil Audit

YANG EFEKTIF

WAKHYUDI

Widyaiswara Pendidikan terakhir :

Master of Commerce (Accounting) Wollongong University, Australia

Tempat/tanggal lahir :Kebumen, 10 April 1967

Alamat :wakhyuwakhyudi@gmail.com

HP : 081310010901

Leonardo da Vinci

“Let whoever can’t do what he wants, want what he can

do”

Siapa yang tak sanggup meraih

apa yang dia

inginkan.

Sebaiknya, mengingin

kan apa yang dia

sanggupi.

PROSES DAN TEKNIK

PENULISAN

6

TEKNIK PENULISAN LAPORAN YANG EFEKTIF

• Teknik Menulis untuk Menginformasikan• Menulis untuk Meyakinkan• Menulis Secara Konstruktif

7

Teknik Menulis untuk Menginformasikan

• Teknik Memperoleh Perhatian Pembaca– Kalimat pembuka atau paragraf

yang padat, langsung, dan menarik.

– Menyatakan simpulan secara langsung

– Menulis secara tegas dan jelas– Menggunakan istilah yang

dipahami pembaca– Mendahulukan informasi yang

paling diminati pembaca– Menggunakan format yang

mengarahkan pembaca

8

Teknik Menulis untuk Menginformasikan

• Mengelola Detail Informasi– Memikirkan pembaca dan tujuan

laporan– Mengikhtisarkan data pendukung– Memilih informasi yang dapat

meyakinkan dan bermanfaat.– Mempertimbangkan manfaat informasi– Menyajikan data dalam format yang

mudah dibaca

9

Menulis untuk Meyakinkan

• Menjelaskan dan menguantifikasi nilai temuan

• Menunjukkan akibat temuan dari sudut pandang manajemen

• Menangani keberatan.

10

Menulis Secara Konstruktif

• Menghindari bahasa perasaan (judgmental) dan generalisasi tanpa dukungan.

• Menyatakan gagasan positif dalam kalimat positif.

• Menyajikan penyeimbang dan perspektif.

• Menekankan manfaat, rekomendasi, dan solusi.

ARTI PENTING :– Agar dapat diterima dan memberikan pengaruh.– Agar pembaca memfokuskan dirinya pada isi laporan,

bukan pada bahasanya.

PRINSIP PENULISAN KONSTRUKTIF :– Hindari bahasa opini dan generalisasi.– Gagasan positif dalam bahasa positif. – Berikan perspektif yang seimbang.– Fokus pada manfaat, rekomendasi, dan solusi

masalah.

HINDARI BAHASA OPINI & GENERALISASI TANPA DUKUNGAN

Laporan audit harus faktual dan konklusif, tidak boleh kabur dan berbau opini.

A. Gunakan bahasa yang konkrit dan faktual- Bahasa opini melemahkan argumen yang

kita kemukakanÞ Contoh : Menurut pendapat kami…………dst

B. Hindari kata-kata dengan konotasi negatif- Temuan- Mengungkapkan vs mengidentifikasi

C. Hindari generalisasi yang tanpa dukungan- Jangan gunakan bahasa yang tidak

persis/kabur (contoh: banyak sekali, berlebihan,

sebagian besar dokumen….dst)

GAGASAN POSITIF DALAM BAHASA POSITIF

• Auditor tidak terbiasa membuat pernyataan positif. • Auditor biasanya berputar-putar dalam

mengemukakan gagasan positif • Gagasan positif lebih suka dikemas dalam bentuk

negatif• Untuk meningkatkan kerjasama, ungkapkan upaya-

upaya yang telah dilakukan dengan itikad baik

PERSPEKTIF YANG SEIMBANG

• Prioritas berdasarkan tujuan dan risiko (goal vs. control)

• Tidak membesar-besarkan masalah (beri perspektif)• Jangan membuat daftar masalah yang minor • Apresiasi tindakan-tindakan yang telah dilaksanakan

FOKUS PADA MANFAAT,REKOMENDASI & SOLUSI MASALAH• Trade-off resiko atas kondisi yang ada dengan manfaat

dari solusi yang disarankan. • Tidak perlu menunjukan masalah yang manajemen

sudah tahu.• Jangan ‘menggali’ masalah (supaya kerjasama

lebih baik)

Teknik Menulis Persuasif

1. Masalah dijelaskan & dikuantifisir2. Tunjukkan dampaknya dari kacamata

auditi & manajemen3. Atasi berbagai keberatan yang

disampaikan kepada auditor

Menarik Perhatian Pembaca

• Kunci: kalimat pertama atau paragraf pembuka• Paragraf pertama membuka untuk paragraf

berikutnya• Prinsip yang harus diperhatikan:

– Nyatakan kesimpulan secara langsung– Tulis kesimpulan dengan baik dan benar– Gunakan istilah teknis yang dipahami pembaca– Pilih informasi yang menarik minat pembaca– Disain sebuah laporan

• Nyatakan ide positif dengan kalimat yang positif

Semua bukti pengeluaran uang yang kami uji telah ditandatangani oleh Kepala Bagian Keuangan

Contoh : Tidak dijumpai bukti pengeluaran uang yang tidak ditandangani kepala bagian keuangan

Menarik Perhatian Pembaca

• Menekankan pada manfaat, rekomendasi dan solusi– Caranya:

• mengurangi kata harus atau hendaknya• Gunakan kata “dapat dan akan”

– Hindari simpulan audit yg hanya mengungkapkan masalah dan penyimpangan semata

Contoh:Tidak terdapat pengendalian untuk mengecek akurasi dan kelengkapan catatan persediaan. Kesalahan-kesalahan dapat terjadi tanpa terdeteksi, dan persediaan dapat diambil dari gudang tanpa dicatat

Pemisahan tugas dan fungsi pencatatan dari gudang akan menjamin bahwa semua perubahan dalam persediaan dicatat dengan benar

Menarik Perhatian Pembaca

Penulisan Informatif vs Persuasif

Penulisan Informatif

Volume

Jumlah Temuan

Manajemen

Jumlah Laporan

Menyajikan fakta

Dibiarkan

Penulisan Persuasif

Pemborosan yang dicegah

Peningkatan Efisiensi

Rekomendasi Praktis Diyakinkan Auditor

Hasil dan Respon

Arti penting Secara bisnis

Dimengerti

Nilai Laporan

Kesadaran Kontrol

Sukses

Strategi

Keberatan Manajemen

DISKUSI KELOMPOK

PENULISAN POKOK PERMASALAHAN HASIL

AUDIT

PERENCANAAN PENGADAAN• Penggelembungan angaran• Rencana pengadaan yang diarahkan oleh Pejabat

tertentu• Rencana umum pengadaan tidak diumumkan secara

terbuka• Paket direkayasa dan tidak mengutamakan

UKM/masyarakat• Memecah pengadaan untuk menghindari pelelangan• Memecah paket yang merupakan kesatuan

konstruksi• Menyatukan beberapa kegiatan yang tersebar

dengan mengabaikan efisiensi• Menggabungkan paket pekerjaan yang seharusnya

dapat dilakukan pengusaha kecil• Rencana pengadaan tidak sesuai kebutuhan

• Jadwal waktu tidak realistis• Pemilihan metode pengadaan tidak tepat• Pemilihan metode evaluasi tidak tepat• Direncanakan swakelola tetapi dilaksanakan

kontraktual• Jadwal waktu pendaftaran dan pengambilan

dokumen berbeda• Biaya pendukung pengadaan tidak tersedia• Keterlambatan penerimaan DIPA• Dana yang diperoleh tidak sesuai dengan

rencana kegiatan

PEMBENTUKAN PANITIA/PEJABAT/UNIT LAYANAN PENGADAAN• Tidak memiliki sertifikat keahlian PBJ atau bukti

keikutsertaan dalam pelatihan PBJ • Tidak kompeten – tidak memahami pekerjaan yang

dilaksanakan• Tertutup/tidak transparan• Tidak memiliki integritas• Memihak pada kelompok tertentu dan Tidak

independen• Perangkapan jabatan• Jumlah pejabat pengadaan tidak sesuai beban kerja• Panitia/pejabat/ULP tidak mendapat honor/honor

tidak layak• Unsur KKN/dapat disetir/diatur oleh atasan

PENYUSUNAN DAN PENGESAHAN HPS• HPS tidak ada• HPS tidak disahkan PPK• Harga B/J dalam HPS mengarah pada merk

tertentu• Nilai estimasi sulit diperoleh• Mark up dalam HPS• Harga dasar tidak standar – tidak sesuai dengan

SNI• Estimasi harga tidak sesuai aturan• Referensi harga HPS fiktif• Penambahan item biaya yang tidak

diperkenankan• Kesalahan Hitung dalam HPS

PENYUSUNAN DAN PENGESAHAN DOKUMEN PEMILIHAN PBJ

• Dokumen pemilihan tidak disahkan • Persyaratan teknis mengada-ada• Kriteria evaluasi tidak ada – Kurang mengatur

mengenai syarat-syarat (penyedia maupun B/J)• Spesifikasi teknis mengarah pada kelompok

tertentu• Penambahan kriteria evaluasi yang tidak perlu• Dokumen lelang tidak standar• Dokumen lelang tidak lengkap – tidak sinkron

antar dokumen

PENGUMUMAN PELELANGAN/SELEKSI/PENGADAAN

• Tidak diumumkan• Diumumkan tapi tidak di media yang

ditetapkan• Pendaftaran/pengambilan dokumen harus

membawa dokumen asli• Pengumuman lelang pada hari libur• Pengumuman lelang palsu• Materi pengumuman membingungkan• Jangka waktu pengumuman singkat• Pengumuman lelang tidak lengkap

PRAKUALIFIKASI/PASCAKUALIFIKASI PENYEDIA B/J

• Tidak memenuhi syarat kualifikasi tetapi diluluskan

• Dokumen kualifikasi dipalsukan• Dokumen kualifikasi tidak didukung data

otentik• Evaluasi panitia tidak sesuai kriteria• Metode kualifikasi/pelelangan tidak tepat• Kriteria evaluasi tidak ada/tidak

jelas/menambahkan kriteria• Melakukan prakualifikasi massal

PENDAFTARAN DAN PENGAMBILAN DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BJ• Dokumen lelang yang diserahkan tidak sama• Waktu pendistribusian terbatas• Penyebarluasan dokumen cacat• Lokasi pengambilan dokumen sulit dicari• Pendaftaran dan pengambilan dokumen

dinyatakan tidak boleh diwakilkan• Pendaftaran/pengambilan dokumen harus

membawa dokumen asli• Adanya biaya pendaftaran/pungutan liar

PENJELASAN (AANWIJZING)

• Penjelasan terbatas pada kelompok tertentu

• Informasi terbatas• Tidak ada partisipasi masyarakat• Penjelasan kontroversial• Tidak ada dokumentasi rapat penjelasan• BA penjelasan tidak disebarkan ke

peserta• Perubahan penting tidak dituangkan

dalam dokumen pemilihan

PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

• Tempat penyerahan dokumen direlokasi• Batas akhir pemasukan dokumen diundur atau

dimajukan tanpa ada adendum dalam dokumen pemilihan

• Penyimpanan dokumen penawaran tidak aman• Dokumen yang terlambat masih diterima• Penyerahan dokumen fiktif• Dokumen penawaran tidak lengkap• Pembukaan dokumen penawaran hari libur• Pembukaan dokumen penawaran ditunda tanpa

alasan yang jelas

EVALUASI PENAWARAN

• Kriteria evaluasi cacat• Tempat evaluasi tersembunyi• Peserta lelang menurun secara mencolok• Dokumen penawaran diganti• Surat penawaran palsu

PENGUMUMAN PEMENANG

• Pemenang tidak diumumkan• Pengumuman pemenang tidak diberitahu ke

seluruh peserta lelang• Pengumuman terbatas• Pengumuman tersembunyi• Tanggal pengumuman ditunda-tunda• Tidak sesuai kaidah atau tidak ada masukan dari

masyarakat

SANGGAHAN PESERTA LELANG

• Surat sanggahan tidak ditanggapi• Jawaban sanggahan ditunda-tunda• Tidak seluruh sanggahan ditanggapi• Substansi sanggahan tidak ditanggapi• Sanggahan proforma untuk menghindari

tuduhan proses lelang diatur

PENUNJUKAN PEMENANG LELANG

• Surat penunjukan tidak lengkap• Surat penunjukan ditunda pengeluarannya• Surat penunjukan dikeluarkan terburu-buru• Surat penunjukan tidak sah• Tanggal kontrak mendahului tanggal penunjukan

PENANDATANGANAN KONTRAK

• Adanya kejanggalan kontrak• Penandatanganan kontrak kolusif• Penandatanganan kontrak ditunda

dengan sengaja• Panandatanganan kontrak tertutup• Penandatanganan kontrak tidak sah• Kontrak di atas Rp 50 juta tidak

dilengkapi surat jaminan pelaksanaan• Tanggal surat jaminan pelaksanaan lebih

belakangan dari tanggal kontrak

PELAKSANAAN KONTRAK/PENYERAHAN B/J

• Volume pekerjaan yang diserahkan tidak sesuai kontrak

• Kualitas tidak sesuai dengan spesifikasi teknis dalam kontrak

• Kualitas pekerjaan rendah• Penyerahan terlambat• Perintah perubahan volume dalam rangka KKN• Kriteria penerimaan barang bias• Jaminan pasca jual palsu• Data lapangan dipalsukan

PEMBAYARAN DAN PELAPORAN

• Pembayaran tidak sesuai kemajuan fisik• Pembayaran fiktif• Pajak/PNBP kurang dipungut/disetor• Pelaporan tidak dilaksanakan• Pelaporan tidak sesuai keadaan• Pelaporan tidak lengkap• Pelaporan tidak sesuai peraturan • Tidak dibuat BA pembayaran

PEMANFAATAN

• B/J belum/tidak dapat dimanfaatkan• Barang/Jasa dimanfaatkan tidak sesuai

peruntukannya• Kuantitas barang yang dimanfaatkan tidak

sesuai peruntukannya• Kualitas barang yang dimanfaatkan tidak sesuai

peruntukannya• Penyerahan barang dilokasi yang tidak tepat• Penyerahan barang/jasa tidak sesuai dengan

waktu pemanfaatannya