pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa
Post on 17-Oct-2021
20 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Membentuk Tim
Pengelolaan Kontrak
Pengadaan Barang/Jasa
Unit Kompetensi 18
Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Jenjang Madya
Unit Kompetensi 18 – Membentuk Tim Pengelola Kontrak PBJ
Penulis Samidi
Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2
Informasi Umum
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Peserta Mampu melaksanakan kegiatan Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
Tujuan Umum
Melakukan proses perumusan tugas dan fungsi tim pengelolaan kontrak PBJ pada berbagai jenis dan sektor organisasi.
Mengidentifikasi permasalahan utama yang terjadi dalammembentuk tim manajemen kontrak PBJ
Mendeskripsikan tugas utama dan tanggung jawab dari seorangmanajer kontrak PBJ
Mendefinisikan skill utama dan kompetensi yang diperlukan untukmengelola tim pengelolaan kontrak barang/jasa
Mengidentifikasi corak/ragam kepribadian dalam bekerja danmanajemen.
Tujuan Khusus
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENDAHULUAN
Apa pengertian
Kontrak
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK-18LKPP
Kontrak adalah “semua bentuk dokumen perjanjian yang dilakukan oleh pihak-
pihak yang melakukan perjanjian” dan memenuhi
syarat-syarat kontrak.
Pendahulua
n
Kontrak yang telah ditandatangani mempunyaiImplikasi Hukum bagi pihak-pihak yang
berkontrak.
Artinya mengikat terhadap pihak-pihak yang melakukan kontrak terhadap pemenuhan hak
dan kewajiban sesuai dengan apa yang tertuang di dalam kontrak.
Pendahulua
n
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Aw
al
Pe
mil
iha
nP
ela
ksa
na
an
Pe
nu
-tu
pa
n
Perkiraan harga, penetapan spesifikasi, perencanaan pengadaan , pembuatan Purchase or
Contract Requisition
Request for Quotation or Invitation to Bid
Respons dari Penyedia
Evaluasi Teknikal dan Komersial
Negosiasi Pembuatan & Finalisasi Kontrak
Contract Award
(Penunjukan Pemenang)
Pelaksanaan dan Pengelolaan Kontrak
Penutupan Kontrak
Penyerahan barang, pelaksanaan pekerjaan, perubahan kontrak, pengelolaan perselisihian
Tahapan pengadaan
Lingkup UK 18
Penyusunan Dokumen Pemilihan dan Perancangan Kontrak
Pendahulua
n
Pengelolaan kontrak secara garis besar adalah
Melakukan manajemen (pengelolaan) terhadap fungsi administrasi kontrak pengadaan.
Melakukan manajemen behavior (sikap, personali-tas, style) terhadap personil pengelola kontrak
Dalam konteks UK 18, Lingkup tim pengelolaan kontrak PBJ meliputi seluruh kegiatan pelaksanaan yang berkaitan
dengan dokumen kontrak setelah ditandatangani sampai dengan penyerahan barang/ jasa, penerimaan dan
penutupan kontrak.
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Bab 3Bab 2
Pembahasan mengenai bagaimana merumuskan tugas dan fungsi tim
pengelolaan kontrak PBJ yang meliputi : tujuan dan lingkup pengelolaan kontrak PBJ, tugas dan fungsi tim pengelolaan
kontrak PBJ.
Cakupan UK 18
Pembahasan mengenai penyusunan tim pengelolaan kontrak PBJ serta
faktor-faktor yang perlu diperhatikan, meliputi struktur organisasi tim
pengelolaan kontrak PBJ, tugas dan tanggung jawab personil tim
pengelolaan kontrak PBJ, kriteria personil tim pengelolaan kontrak ,
proses rekrutmen dan seleksi personil serta ketentuan penetapan personil tim
pengelolaan kontrak.
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
MERUMUSKAN TUGAS
DAN FUNGSI TIM
PENGELOLAAN KONTRAK
PBJ
Apa yang dimaksud
Tim Pengelola
Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Suatu proses untuk merumuskan tugas dan fungsi tim pengelolaan kontrak PBJ dan menyusun tim
pengelolaan kontrak PBJ yang meliputi pengelolaan hubungan antara pembeli dan penyedia serta
menjamin bahwa kedua belah pihak akan melaksanakan tugas dan tanggung jawab
sebagaimana tertulis di dalam dokumen kontrak sampai dengan penutupan kontrak.
2.1. Definisi Pembentukan
Tim Pengelolaan Kontrak
PBJ
Definisi Pembentukan Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
2.2 Tujuan dan Lingkup
Pengelolaan Kontrak PBJ
Tujuan Pengelolaan Kontrak:
Menjamin bahwa proses kontrak dapat terlaksana dengan baik.
Memenuhi hak dan tanggung jawab yang tertulis dalam dokumen kontrak.
Dikelola oleh tim yang berkompetensi
Mengurangi risiko karena timbulnya permasalahan ketika kontrak sedang berlangsung,
Pengendalian dan Penyelesaian permasalahan kontrak yang sedini mungkin.
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Lingkup Tim Pengelolaan
Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Penugasan
Pengelolaan
Kontrak PBJ
Perencanaan
Pelaksanaan
Kontrak PBJ
Pengelolaan
Perubahan
Kontrak PBJ
Pengelolaan
Gugatan dan
Pemecahan
Masalah PBJ
Pengelolaan
Keuangan/Pe
mbayaran PBJ
Penyelesaian
Kontrak dan
Penutupan PBJ
Pengawasan
Kinerja dan
Pengendalian
Kontrak PBJ
2.2 Tujuan dan Lingkup
Pengelolaan Kontrak PBJ
Perencanaan pelaksanaan kontrak. Pelaksanaan kontrak dan administrasi kontrak termasuk
mengelola surat jaminan (bond), assuransi dan lain sebagainya.Mengawasi kemajuan proyek/jasa servis. Serah terima produk /jasa sesuai kontrak dalam berita acara
serah terima. Proses penagihan dan pembayaran.Menangani gugatan (claim) atas ketidaksepahaman atau
perselisihan. Penutupan kontrak.
Lingkup Tim Pengelolaan
Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
2.2 Tujuan dan Lingkup
Pengelolaan Kontrak PBJ
Faktor yang mempengaruhi
Pengelolaan Kontrak PBJ
Jenis barang/jasayang diminta
dalam dokumen kontrak
Sifat hubungandengan
penyedia
Sifat kontrak, misalnya
“proyek” atau “operasional”
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
2.2 Tujuan dan Lingkup
Pengelolaan Kontrak PBJ
2.3 Tugas dan Fungsi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Peran aktif dalam tahap perencanaan barang/jasa.
Memberikan masukan jika diperlukan dalam emilihan pengadaan barang/jasa.
Membantu perencanaan pelaksanaan kontrak.
Meyakinkan serah terima produk /jasa sesuai dengan dokumen kontrak
Mengawasi dan mengendalikan kemajuan proyek/jasa servis
Melaksanakan kontrak dan administrasi kontrak termasuk mengelola surat jaminan (bond), asuransi dan lain lain.
Meyakinkan berita acara serah terima berlangsung dengan baik.
Melakukan verifikasi terhadap proses penagihan dan pembayaran
Menangani gugatan (claim) atas ketidaksepahaman atau perselisihan. Dan Penutupan Kontrak
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
2.3 Tugas dan Fungsi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Kompleksitas tinggi
• Perlu tim khusus
Anggota Tim
• Tidak terlalu banyak, idealnya 8 orang
Terdiri dari Tim Inti dan Tim Tambahan/Pendukung
Perwakilan dari beberapa departemen terkait
Tim tambahan dapat merupakan tim yangmempunyai keterlibatan langsung atau tidak langsung
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
MENYUSUN TIM
PENGELOLAAN KONTRAK
PBJ
Penunjukan Pemenang
Pemiihan Pemenang
Pembentukan Tim Pengelolaan Kontrak
3.1. Waktu
Pembentukan Tim
Pengelolaan Kontrak
PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.1. Waktu
Pembentukan Tim
Pengelolaan Kontrak
PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Apakah semua jenis kontrakmemerlukan Tim pengelolakontrak?.
3.1. Waktu
Pembentukan Tim
Pengelolaan Kontrak
PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Pertimbangan-pertimbangan perlu atau tidak nya membetuk Tim Pengelola Kontrak: Nilai Kontrak (ukuran besar kecil nya nilai suatu kontrak). Kompleksitas dari Kontrak. Skala risiko dan potensi-potensi risiko yang akan dihadapai pada
pelaksanaan kontrak. Pentingnya kontrak secara strategis bagi organisasi. Potensi keuntungan organisasi dengan pembentukan tim
pengelolaan kontrak. Kemampuan penyedia/kontraktor dalam melaksanakan
pekerjaan/penyediaan barang berdasarkan pengalaman. Pengalaman tim pembeli atau pemilik pekerjaan dalam menangani
kontrak yang sejenis di masa lalu.
3.1. Waktu
Pembentukan Tim
Pengelolaan Kontrak
PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Perbanding pihak-pihak dalam pengelolaan kontrak di Organisasi Pemerintah dan di organisasi profit
Mengacu pada PERPRES 54/2010, Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan PBJ Pemerintah
PBJ bersifat kontrak proyek Ditunjuk dari awal Melapor dan bertanggung jawab langsung kepada
direktur atau level eksekutif. Memiliki Kualitas (keahlian, kompetensi dan
pengalaman) Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap
unjuk kerja atau keberhasilan dari kontrak
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Contract Manager(Manajer Kontrak/
Pejabat Pembuat Komitmen)
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Tugas Manajer Kontrak : Perencana yang strategis, meliputi pembuatan
rencana strategis, menilai risiko dan segala dampaknya bagi pelaksanaan kontrak
Menemukan personil tim yang berbakat, menjaga dan mengembangkan bakat dari personil tim dalam pelaksanaan kontrak
Membuat struktur organisasi pelaksanaan kontrak, mendesain proses dan menyediakan infrastruktur pendukung dalam pelakasanaan kontrak.
Mendesain sistem pengelolaan kinerja dengan membuat indikator-indikator dan matrik yang dapat dianalisis dalam pelaksanaan kontrak.
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Contract Manager(Manajer Kontrak/
Pejabat Pembuat Komitmen)
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Tipe Personal Kontrak Manajer menyesuaikan dengan sifat dan kondisi Kontrak: Apakah bersifat Jual – Beli,maka keahlian yang
diperlukan: Mampu mengidentifikasi Risiko Keahlian dalam bernegosiasi Mengerti Aplikasi Hukum Kontrak
Apakah bersifat Kerjasama , maka keahlian yang diperlukan setidaknya: Mampu berkerjasama dengan baik. Keahlian berkomunikasi Peran dan Keahlian lainnya (hal berikutnya)
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Contract Manager(Manajer Kontrak/
Pejabat Pembuat Komitmen)
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Contract Manager dalam hubungan yang bersifat kerja sama
Peran Keahlian, kompetensi dan pengalaman
Mendefinisikan tugas tim
Menjaga motivasi, komunikasi antara satu dengan
yang lain.
Mengelola dan mencapai target sesuai dengan
rencana pengelolaan kontrak.
Membuat sistem laporan pengelolaan kontrak.
Meyakinkan administrasi kontrak berjalan dengan
baik.
Mengidentifikasi dan mengelola risiko
Mengidentifikasi prioritas dalam tugas dan
pekerjaan.
Menjaga hubungan yang baik antara pembeli dan
penyedia.
Mengelola perselisihan.
Mengelola terhadap perubahan kontrak.
Meyakinkan bahwa poin-poin pembelajaran dari
kontrak menjadi masukan untuk organisasi.
Bisa berkomunikasi dengan baik.
Senang membangun hubungan serta
mempunyai keahlian intra-personal yang baik.
Mampu untuk fokus pada isu-isu dan
permasalahan dan tidak mengarah kepada
personal.
Mempunyai keahlian teknik tetapi tidak harus
merupakan ahli.
Disegani, berpengaruh dan paham akan
situasi politis untuk menjamin ketersediaan
sumber daya dari para manajer lini.
Mengetahui pengelolaan risiko secara teknis.
Mengetahui hukum kontrak.
Mampu melihat permasalahan secara
keseluruhan untuk melihat akibat yang
ditimbulkan.
Mengetahui pengelolaan proyek secara teknis.
Memiliki keahlian negosiasi.
3.2 Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Manajer Kontrak
Tim Pengelola
Pemilik /Pembeli
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
Manajer Proyek/Produksi
Tim Pengelola
Penyedia
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
Anggota Tim
3.2. Struktur organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Tim pengelolaan kontrak dari sisi pembeli
Contract Manager & Functional Manager melakukan penunjukan tim pengelolaan kontrak (contract management team)
Functional Department yang diperlukan sebaiknya mempunyai perwakilan dalam tim pengelolaan kontrak.
Tim pengelolaan kontrak memerlukan: keahlian dan kompetensi yang berkaitan dengan hal-hal teknis, hukum, keuangan dan lain-lain.
Tim pengelolaan kontrak perlu mengikutsertakan pengguna (end user), cost estimator dan quantity surveyor dari produk atau jasa yang akan diperlukan pengadaannya.
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Dalam Organisasi Pemerintah Tim pengelolaan kontrak dari sisi pembeli
Menurut PERPRES 54/2010, PPK dalam hal diperlukan dalam melaksanakan kontrak dengan penyedia barang/jasa serta mengendalikan pelaksanaan kontrak, dapat menetapkan tim pendukung.
Tugas pokok dan wewenang serta persyaratan tim pendukung ditentukan oleh PPK.
Tentu dalam hal ini PPK harus mempertimbangkan seberapa tinggi kompleksitas kontrak pengadaan, berapa orang tim yang harus direkrut untuk mendukung pelaksanaan dan pengendalian kontrak, apa saja keahlian yang diperlukan dan faktor-faktor biaya sebagai kompensasi terhadap kerja tim pendukung.
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Hubungan antara para pihak dalam pengelolalan Pengadaan Barang/Jasa di Organisasi Pemerintah
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PA
KPA
ULP PPK PPHP
Perancana
Kontrak
Pelaksana
KontrakPengawas dan
Pengendali Kontrak
Penyedia barang/jasa juga menunjuk seorang manager pelaksana dan contract management team.
Penyedia memberikan informasi tentang keanggotan dari timnya beserta tugas dan tanggunjawabnya ke pembeli
Pendekatan yang baik apabila keduabelah pihak penyedia danpembeli berkoordinasi dan berkomunikasi yang efektif bagikedua belahpihak.
Hal ini akan menjadi sangat penting seiring denganmeningkatnya derajat kompleksitas dari pembelian,sehinggainteraksi keduabelah pihak diharapkan meningkat.
Tim pengelolaan kontrak dari sisi Penyedia
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Bentuk Dasar Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
Dalam Business to Business
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Manajer Pengawas
PBJ
Manajer
Pelaksanaa PBJ
(Penyedia /
Kontraktor)
Hubungan KontraktualManajer PBJ
(Pemilik Pekerjaan
/ Pembeli)
Hubungan Koordinasi
Organisasi 1 Organisasi 2
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Bentuk Dasar Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
Dalam Government to Business
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Pejabat
Penerima Hasil
Pekerjaan PBJ
Manajer
Pelaksanaa PBJ
(Penyedia /
Kontraktor)
Hubungan Kontraktual
Pejabat Pembuat
Komitmen PBJ
(Pemilik Pekerjaan /
Pembeli)
Hubungan Koordinasi
Organisasi 1 Organisasi 2
Konsultan
Pengawas PBJ
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Kebutuhan Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Bottleneck items
(Sedang)
Routine items / Non
Critical Items
(Rendah)
Strategic items
(Tinggi)
Leverage items
(Sedang)
Kebutuhan
Tim Pengelola Kontrak
Keb
utu
han
Tim
Pen
gel
ola
Ko
ntr
ak
Tinggi
TinggiRendahRendah
(sumber: diadaptasi dari Karljic 1983 sebagaimana dikutip oleh Hollensen 2010)
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Karakteristik Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Deskripsi dariPengadaan
(Ukuran/Jenis/Sifat)
Kompleksitas dariPengadaan
Estimasi Risiko dan Potensi Konsekuensi
Jumlah dari tugas yang akandikerjakan
Jumlah PersonilTim
Pengadaan Sederhana Contoh : pembelian kendaraan, pembelian perangkat komputer, dll
Rendah
Durasi pendek
Biaya Sedang
Lingkup &
Spesifikasi jelas
Risiko keterlambatan
kecil
Risiko penambahan
biaya kecil
Risiko penyimpangan
qualitas kecil
Sedikit,termasuk sbb:
Pengecekan spesifikasi
dan barang
Bisa dilakukan sendiri oleh Manajer Kontrak atau dibentuk Tim kecil (dengan 2-4 personil)
Pengadaan Kompleksitas SedangContoh : Konsultasi Non Konstruksi, Jasa servis, jasa perawatan, dll
Sedang
Durasi tidak terlalu
lama
Biaya Sedang
Kemungkinan
Lingkup & Deskripsi
yang sudah ada
mengalami
perubahan sedang.
Risiko keterlambatan
sedang
Risiko perubahan biaya
sedang
Risiko penyimpangan
qualitas sedang
Risiko-risiko kontraktual
sedang
Sedang, termasuk sbb:
Pengecekan
spesifikasi,lingkup
Pengecekan qualitas
Pengecekan biaya
Pengecekan syarat-syarat
dan kondisi kontraktual
Pengelolaan risiko
Pengendalian dan
pengawasan pekerjaan
Tim Pengelolaan Kontrak (jumlah maksimum 8 personil), dan bila diperlukan dapat ditambah dengan Tim Pendukung/ Tambahan, sesuai kebutuhan.
Pengadaan Kompleksitas tinggi Contoh : Konsultasi Konstruksi, Pengerjaan Konstruksi gedung,jembatan,jalan raya, dll
Tinggi
Durasi Lama
Biaya Tinggi
Lingkup Lebar
Kemungkinan
spesifikasi berubah
tinggi
Risiko keterlambatan
tinggi
Risiko perubahan biaya
tinggi
Risiko penyimpangan
qualitas tinggi
Risiko-risiko kontraktual
tinggi
Banyak, termasuk sbb:
Pengecekan spesifikasi
Pengecekan qualitas
Pengecekan biaya
Pengecekan syarat-syarat
dan kondisi kontraktual
Pengelolaan risiko
Pengendalian dan
pengawasan pekerjaan
Tim Pengelolaan Kontrak Inti (Maksimum 8 personil) dan beberapa Tim Tambahan (pendukung) yang masing-masing terdiri dari 4-6 personil.
3.2. Struktur Organisasi Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
Tugas dan Tanggung Jawab Contract Manager (1/3)
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
3. Mengelola pembuatan kontrak
2. Meyakinkan bahwakontrak dan proposal masukkedalam database organisasi dengan benardan aman.
1. Melakukan meeting strategikontrak untuk mengidentifikasi isu-isu dan keperluan dari pengguna(enduser), memfasilitasi diskusitentang harga. 4. Membuat standar kontrak,
termasuk hal hal yang berkaitan dengan budget, termin pembayaran, bahasakontrak dan klausul tambahanyang diperlukan.
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
9. Berhubungan denganseluruh pihak yang berkepentingan (stakeholders) dalam keputusan negosiasi.
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
7. Berhubungan dengan bank atauperusahaan asuransi mengenaikecukupan dari jaminan asuransi
6. Menjamin keakuratandan ketepatan dari tekskontrak dan lampirannya.
5. Mereviu rancangan kontraksesuai dengan strategi yang telahdidiskusikan, input dari senior manajemen, dan keperluanorganisasi serta segala harapanyang diperlukan oleh pengguna.
8. Berperan sebagai kontakutama dalam negosiasikontrak
Tugas dan Tanggung Jawab Contract Manager (2/3)
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
16. Membuat laporan dalamskala bulanan, kuartal atau
tahunan.
Tugas dan Tanggung Jawab Contract Manager (3/3)
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
14. Mengidentifikasi potensiperselisihan dan perubahan kontrak
yang memerlukan pemecahanmasalah atau perubahan kontrak.11. Memantau waktu
penyerahan barang/jasa
10. Membuat dan mengeksekusistrategi negosiasi.
15. Mengkaji dan meresponobyek yang terdapat dalam
proses audit.12. Menelaah kinerja kontrakterhadap keduabelah pihakpenyedia dan pengguna.
13. Menjamin bahwaterlaksana sesuai dengansyarat-syarat dan kondisi .
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
6. Meyakinkan bahwa penyedia tidak menyerahkan barang/ jasa yang melanggar
hak kekayaan intelektual.
Dalam Organisasi Pemerintah , Tugas dan Tanggung Jawab PPK adalah:
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
4. Inspeksi / pemeriksaan fabrikasi barang atau peralatan yang terkait
dengan pelaksanaan kontrak2. Menyelenggarakan rapat pelaksanaan pekerjaan, terkait : program mutu, organisasi pekerjaan,pengaturan pelaksanaan pekerjaan, rencana pemeriksaan.
1. Menerbitkan SP
5. Mengajukan permintaan pembayaran uang muka dari
penyedia kepada pejabat yang berwenang dalam organisasi
3. Pemeriksaan bersama dengan penyedia terkait kondisi lapangan pekerjaan
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
12. Menerima informasi dari penyedia apabila terjadi
keadaan kahar
Dalam Organisasi Pemerintah , Tugas dan Tanggung Jawab PPK adalah:
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
10. Menerima hasil pekerjaan yang telah diterima oleh PPHP dari
penyedia
8. Menyelenggarakan rapatMenyaksikan uji coba barang yang telah dikirim penyedia
7. Menerima informasi tentang jadwal penyerahaan barang dari penyedia.
11. Melakukan penilaian terhadap kinerja penyedia
9.Menugaskan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (yang telah ditetapkan PA/KPA) untuk menerima hasil pekerjaan dari penyedia
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Dalam Organisasi Pemerintah , Tugas dan Tanggung Jawab PPK adalah:
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
15. . Menyelesaikan penghentian dan pemutuan kontrak
14. Menyetujui laporan hasil realisasi aktifitas pekerjaan dan merekam kegiatan pelaksanaan proyek
13. Memberikan perpanjangan waktu pelaksanaan kontrak kepada penyedia dengan alasan yang layak dan wajar
16. Memeriksa keaslian dan keabsahan Surat Jaminan pelaksanaan pekerjaan kontrak.
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
3. Membuat rencana danmelakukan negosiasi dengan
melibatkan seluruh anggota timpengelolaan kontrak.
1. Menerima dan mengkaji setiappermintaan terkait dengankelengkapan dokumen dam spesifikasi barang/jasa. 4. Menyampaikan dokumen
kontrak yang telah disahkanoleh pejabat berwenangdalam organisasi kepada
penyedia barang/jasa. Meyakinkan bahwa dokumenkontrak diterima dengan baik
tanpa ada pengecualian
2. Membantu dalam proses pemberian penjelasan(Aanwijing).
Tugas dan Tanggung Jawab Anggota Tim Pengelola Kontrak (1/2)
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.3. Tugas dan Tanggung
Jawab Personil Tim
Pengelolaan Kontrak
7. Membuat laporan berkalakegiatan yang berkaitan
dengan dokumen kontrakseperti : laporan bulanan,
kuartal dan tahunan
5. Mengawasi perkembanganpenyerahan barang/jasasampai dilakukannya beritaacara serah terima.
6. Memfasilitasi jika terdapatperselisihan dan perubahandokumen kontrak untukmendapatkan pengesahandari senior manajemen.
Tugas dan Tanggung Jawab Anggota Tim Pengelola Kontrak (2/2)
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Kemampuan teknikal Bergantung pada sifat barang/jasa
Kompetensi managerial initiating, planning, executing, controlling dan monitoring dan closing
pengadaan barang/jasa.
Kompetensi legal memenuhi regulasi dan hukum Memahami risiko kontrak Mengadministrasi kontrak
Pengalaman kerja Semakin kompleks pengadaan, memerlukan pengalaman yang tinggi
Team work Personality Personal working/Management styles
3.4. Kriteria Personil Tim
Pengelolaan Kontrak PBJ
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.5. Proses
Rekrutmen/Seleksi Personil
Tim Pengelolaan Kontrak
Mempertimbangkan internal &
eksternal faktor
Menyiapkandeskripsi
pekerjaan (job desc)
Membuatspesifikasipekerjaan
Mencari kandidat
Menyeleksikandidat
Menginterview
Menetapkanpenerimaan
Mekanisme Pendaftaran Penunjukan Langsung
Pekerjaankhusus
Justifikasi
Pengesahan
Struktur Tugas Faktor-faktor pertimbangan desain
Ekonomi Daya Saing Kemampuan Organisasi Perkembangan eknologi Tren Dll
Pemilihan bentuk dan susunan struktur organisasi Sifat barang/jasa Sifat Proses Lokasi Pelanggan
3.6. Ketentuan Penetapan
Personil Tim Pengelolaan
Kontrak
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Manajer Tim Pengelola Kontrak
Fungsi Desain &
Teknik
Fungsi
Produksi
Fungsi
Kualitas
Fungsi
Keuangan
Fungsi Pengadaan
& Logistics
Fungsi
SDM
Tugas:
Rancangan
Spesifikasi
Gambar Teknik
Tugas:
produksi/proyek
Lingkup (Scope)
Waktu (time)
Perubahan lingkup dan
waktu
Tugas:
Mengendalikan &
Meyakinkan kualitas
Internal control
Audit
Tugas:
Ketersediaan
Keuangan
Megendalikan dan
mengawasi keuangan
Tugas:
Meyediakan
barang/jasa
Kontrak
Logistik
Tugas:
Meyediakan tenaga
kerja
Fungsi
Hukum
Tugas:
Meyediakan masukan
tentang hukum
Struktur Organisasi Pengelolaan Kontrak
Berdasarkan Fungsi
3.6. Ketentuan Penetapan Personil
Tim Pengelolaan Kontrak
Struktur Organisasi Tim Pengelolaan Kontrak PBJ dalam
suatu organisasi yang berukuran “menengah”
Manajer Pengawas PBJ Proyek
Manajer Pelaksana
Proyek (Penyedia)
Design & Project
Engineer
Contract & Logistics
QA/QC Engineer
Cost Controller
Legal Officer
Penjaminan Mutu (QA)
Hubungan Kontraktual
Pengendalian Mutu (QC)
Manajer Kontrak PBJ Proyek
(Pemilik)
Hubungan Koordinasi
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.6. Ketentuan Penetapan Personil
Tim Pengelolaan Kontrak
Struktur Organisasi Tim Pengelolaan Kontrak PBJ dalam suatu
organisasi yang berukuran “besar”
Manajer Pengawas PBJ Proyek
Manajer Pelaksana
Proyek (Penyedia)
Project Engineer
Contract Engineer
QA/QC Engineer
Cost Controller
Legal Officer
Penjaminan Mutu (QA)
Hubungan Kontraktual
Pengendalian Mutu (QC)
Manajer Kontrak PBJ Proyek
(Pemilik)
Hubungan Koordinasi
Logistics Officer
Design Engineer
HR Engineer
3.6. Ketentuan Penetapan
Personil Tim Pengelolaan
Kontrak
Salah satu Contoh Struktur Organisasi Satker dan PPK di Lingkungan Pemerintah
Asisten Pelaksanaan &
Pengawasan
Asisten Program, Perencanaan, &
Adm Teknik
Asisten Pengelolaan BMN
Asisten Keuangan, Umum, & Pelaporan
Bendahara Pengeluaran
Kaur TU
PPSPM
PPK
Koordinator Pengawas Lapangan
Kepala Pelaksana Swakelola
KASATKER
Struktur Organisasi
Satker & PPK
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.6. Ketentuan Penetapan
Personil Tim Pengelolaan
Kontrak
FIELD TEAM
Quality Engineer Quantity Engineer Chief Inspector
InspectorQuantity Surveyor
COORDINATION TEAMTeam Leader
Highway Engineer
Pavement Engineer
Construction Management
Engineer
Contract Specialist
Site Engineer
Management Information
Specialist
Struktur Organisasi Konsultan
Pengawas
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.6. Ketentuan Penetapan
Personil Tim Pengelolaan
Kontrak
Aspek Legalitas UUD 1945 PP Keselamatan tenaga kerja dalam UU keselamatan
kerja (UUKK) Nomor 1 tahun 1970.
Hak dan KewajibanPersamaan perlakuanKompensasiPengembangan diri dan promosiJenjang karirPerlindungan keselamatan Di Indonesia, hal hal yang berkaitan dengan hak dan
kewajiban pemberi kerja dan pekerja diatur dalamUndang Undang Nomor 13 tahun 2013
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.6. Ketentuan Penetapan
Personil Tim Pengelolaan
Kontrak
Masa Tugas Status personil tim pengadaan apakah pegawai negri
sipil atau non pegawai . Sifat kontrak, apakah project atau operasional
kontrak Umur personil Jenjang karir kedepan Kompensasi yang diterima berdasarkan jenjang
jabatan
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Peratutan bersama Pemerintahdan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 tahun 2013 dannomor 14 tahun 2013 tentang
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3.6. Ketentuan Penetapan
Personil Tim Pengelolaan
Kontrak
UK 18M e m b e n t u k T i m P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
top related