pengelolaan arsip dinamis pada kantor perpustakaan dan...
Post on 03-Mar-2019
230 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Lampiran I
PEDOMAN WAWANCARA
1. Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
2. Bagaimana langkah-langkah penciptaan arsip?
3. Sistem penyimpanan apakah yang digunakan di Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kota Salatiga?
4. Bagaimana prosedur (urutan) penyimpanan arsip dinamis di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
5. Filling sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis pada
Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
6. Bagaimana sistem pemeliharaan Arsip dinamis?
7. Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
8. Sebutkan apa saja kendala dalam penemuan kembali arsip?
9. Apa saja peralatan dan perlengkapan untuk penyimpanan arsip di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
10. Bagaimana prosedur penyusutan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
11. Sebutkan apa saja kendala dalam penyusutan arsip?
Lampiran II
DATA COLLECTION
HASIL WAWANCARA
Nama Responden : Agus P. PT, SE, Msi
No Urut : Satu
Jabatan : Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga
Tanggal : 12 Agustus 2014
1
T
J
Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
Arsip Kepegawaian, Arsip Tekstual, Arsip Audio, Arsip Audio Visual.
2
T
J
Bagaimana langkah-langkah penciptaan arsip dinamis?
Dari SKPD masing-masing seksi ditandatangani oleh pimpinan dan
sudah di cap dengan meminta nomor surat keluar kepada tata usaha.
Surat asli dikirim ke alamat pembuat surat dan pertinggal surat yang
sudah ditandatangani oleh pimpinan akan menjadi arsip dan di simpan
serta di tata dalam filling kabinet sesuai pola klasifikasi.
3
T
Sistem penyimpanan apakah yang digunakan di Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
J Sistem kode klasifikasi surat.
4
T
J
Bagaimana prosedur (urutan) penyimpanan arsip dinamis di Kantor
Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
Membaca/meneliti surat, menyimpan surat yang sudah ditandai
“ARSIP”, dan memisah-misahkan surat sesuai masalahnya.
5
T
J
Filling sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis
pada Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
Filling sistem dengan Kode Surat atau Kode Klasifikasi Surat.
6
T
J
Bagaimana sistem pemeliharaan Arsip dinamis?
Dikondisikan dengan ruangan, dan dilaksanakan secara rutin guna
mencegah hama merusak arsip.
7
T
J
Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
Surat permohonan, dicari petugas arsip, mengisi surat dan
mengembalikan surat tepat waktu, menata kembali arsip.
8
T
J
Apasaja kendala dalam penemuan kembali arsip dinamis?
Tidak adanya ditemukan kendala dalam penemuan kembali arsip
dinamis, dikarenakan jarang ya arsip dipinjam.
9
T
Apa saja peralatan dan perlengkapan untuk penyimpanan arsip di
J
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
Peralatan seperti folder, filling cabinet, almari arsip, chart cabinet, doos
arsip, kotak surat masuk dan surat keluar, sedangkan perlengkapan
seperti formulir-formulir (kartu kendali, lembar disposisi).
10
T
J
Bagaimana prosedur penyusutan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
Membentuk tim pemusnahan, menyeleksi arsip yang akan disusutkan,
JRA (masa simpan habis) dikelompokkan , memberitahu SKPD yang
mempunyai arsip bahwa retensi yang musnah apakah sudah tidak
digunakan. Kalau sudah tidak digunakan lalu mendata arsip musnah
kedalam daftar pertelaan arsip dengan kreteria musah. Pelaksanaan
pemusnahan dilakukan dengan membakar arsip.
11
T
J
Sebutkan apa saja kendala dalam penyusutan arsip?
Sulitnya memilih tim yang akan bekerja sama dalam pemusnahan arsip.
Nama Responden : Rinaldi A.S, S.sos
No Urut : Dua
Jabatan : Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan
Tanggal : 29 Agustus 2014
1
T
J
Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
Arsip Keuangan, Arsip Kepegawaian, Peta.
2
T
J
Bagaimana langkah-langkah penciptaan arsip dinamis?
Sudah dicap atau ditanda tangani, diciptakan dimasing-masing unit
kerja, setalah jadi kemudian disimpan di kearsipan atau TU.
3
T
J
Sistem penyimpanan apakah yang digunakan di Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
Sistem kode klasifikasi surat.
4
T
J
Bagaimana prosedur (urutan) penyimpanan arsip dinamis di Kantor
Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
Membaca/meneliti surat, menyimpan surat yang sudah ditandai
“ARSIP”, dan memisah-misahkan surat sesuai masalahnya.
5
T
J
Filling sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis
pada Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
Berdasarkan pola Klasifikasi Surat.
6
T
J
Bagaimana sistem pemeliharaan Arsip dinamis?
Dikondisikan dengan ruangan, perlakuan termit control untuk tikus atau
rayap, tidak semua orang dapat mengakses kedalam ruang penyimpanan
arsip.
7
T
Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
J
Mekanisme melalui surat kendali warna kuning untuk temuan kembali
arsip, dan mencari dalam filling cabinet.
8
T
J
Apa saja kendala dalam penemuan kembali arsip dinamis?
Seringkali belum hafal kode klasifikasi.
9
T
J
Apa saja peralatan dan perlengkapan untuk penyimpanan arsip di
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
Peralatan seperti folder, filling cabinet, almari arsip, chart cabinet, doos
arsip, kotak surat masuk dan surat keluar, sedangkan perlengkapan
seperti formulir-formulir (kartu kendali, lembar disposisi).
10
T
J
Bagaimana prosedur penyusutan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
Membentuk tim pemusnahan menilai daftar dari berita acara,
berkordinasi dengan SKPD yang merupakan pembuat surat.
Pemindahan arsip dari kantor ke ANRI.
11
T
J
Sebutkan apa saja kendala dalam penyusutan arsip?
Belum dilakukan secara teratur, sehingga arsip banyak yang menumpuk
diruang penyimpanan.
Nama Responden : Ign B.I. Swe, A.md, SE
No Urut : Tiga
Jabatan : Seksi Arsip Daerah Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga
Tanggal : 29 Agustus 2014
1
T
J
Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
Arsip Tekstual, Arsip Audio, Arsip Audio Visual, Koleksi Wayang
suluh, Peta, foto-foto tempo dulu.
2
T
J
Bagaimana langkah-langkah penciptaan arsip dinamis?
Masing-masing seksi memberikan SKPD yang sudah ditandatangani
oleh pimpinan dan di cap dengan meminta nomor surat keluar kepada
tata usaha. Surat asli dikirim ke alamat pembuat surat dan pertinggal
surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan akan menjadi arsip dan
di simpan serta di tata dalam filling kabinet sesuai pola klasifikasi.
3
T
J
Sistem penyimpanan apakah yang digunakan di Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
Sistem kode klasifikasi surat.
4
T
Bagaimana prosedur (urutan) penyimpanan arsip dinamis di Kantor
Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
J Membaca/meneliti surat, menyimpan surat yang sudah ditandai
“ARSIP”, dan memisah-misahkan surat sesuai masalahnya.
5
T
J
Filling sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis
pada Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
Menurut surat atau kode surat dan permasalahannya.
6
T
J
Bagaimana sistem pemeliharaan Arsip dinamis?
Dilaksanakan secara rutin seperti: memberi kapur barus agar serangga
tidak masuk, menghilangkan debu dengan vacum cliner, pelaksanaan
pumigasi (serangga atau hama yang menyerang arsip dengan
menyemprotkan obat, termit control mencegah rayap, roden control
membasmi serangga khususnya tikus.
7
T
J
Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
Kartu kendali warna kuning, sudah tertata dalam kode permasalahan,
lalu dicari di filling cabinet, idealnya petugas kearsipan yang mencari
arsip, tetapi kalau tidak ada petugas pegawai yang bertugas dapat
mencari arsip.
8
T
J
Apa saja kendala dalam penemuan kembali arsip dinamis?
Pegawai kearsipan lupa dengan kode klasifikasi.
9
T
Apa saja peralatan dan perlengkapan untuk penyimpanan arsip di
J
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga?
Peralatan seperti folder, filling cabinet, almari arsip, chart cabinet, doos
arsip, kotak surat masuk dan surat keluar, sedangkan perlengkapan
seperti formulir-formulir (kartu kendali, lembar disposisi).
10
T
J
Bagaimana prosedur penyusutan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga?
Membentuk tim pemusnahan, menyeleksi arsip yang akan disusutkan,
JRA (masa simpan habis) dikelompokkan , memberitahu SKPD yang
mempunyai arsip bahwa retensi yang musnah apakah sudah tidak
digunakan. Kalau sudah tidak digunakan lalu mendata arsip musnah
kedalam daftar pertelaan arsip dengan kreteria musah. Pelaksanaan
pemusnahan dilakukan dengan membekar, dan mencacah sampai arsip
tidak terdeteksi lagi.
11
T
J
Sebutkan apa saja kendala dalam penyusutan arsip?
Sulitnya memilih tim yang akan bekerja sama dalam pemusnahan arsip,
dan belum teraturnya jadwal pemusnahan arsip yang dilakukan.
Lampiran III
REDUKSI DATA
Tema : PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. SISTEM PENCIPTAAN ARSIP
1. Bagaimana langkah-langkah penciptaan arsip?
Dari SKPD masing-masing seksi ditandatangani oleh pimpinan
dan sudah di cap dengan meminta nomor surat keluar kepada
tata usaha. Surat asli dikirim ke alamat pembuat surat dan
pertinggal surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan akan
menjadi arsip dan di simpan serta di tata dalam filling kabinet
sesuai pola klasifikasi.
Sudah dicap atau ditanda tangani, diciptakan dimasing-masing
unit kerja, setalah jadi kemudian disimpan di kearsipan atau TU.
Masing-masing seksi memberikan SKPD yang sudah
ditandatangani oleh pimpinan dan di cap dengan meminta
nomor surat keluar kepada tata usaha. Surat asli dikirim ke
alamat pembuat surat dan pertinggal surat yang sudah
ditandatangani oleh pimpinan akan menjadi arsip dan di simpan
serta di tata dalam filling kabinet sesuai pola klasifikasi.
B. FILLING SISTEM ARSIP DINAMIS
1. Filling sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis
pada Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Salatiga?
Filling sistem dengan Kode Surat atau Kode Klasifikasi Surat.
Berdasarkan pola Klasifikasi Surat.
Sistem kode klasifikasi surat.
C. PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
1. Jelaskan cara pemeliharaan arsip dinamis?
Dikondisikan dengan ruangan, dan dilaksanakan secara rutin
guna mencegah hama merusak arsip.
Dikondisikan dengan ruangan, perlakuan termit control
untuk tikus atau rayap, tidak semua orang dapat mengakses
kedalam ruang penyimpanan arsip.
Dilaksanakan secara rutin seperti: memberi kapur barus agar
serangga tidak masuk, menghilangkan debu dengan vacum
cliner, pelaksanaan pumigasi (serangga atau hama yang
menyerang arsip dengan menyemprotkan obat, termit
control mencegah rayap, roden control membasmi serangga
khususnya tikus.
D. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS
1. Jelaskan cara penyusutan arsip dinamis?
Membentuk tim pemusnahan, menyeleksi arsip yang akan
disusutkan, JRA (masa simpan habis) dikelompokkan ,
memberitahu SKPD yang mempunyai arsip bahwa retensi
yang musnah apakah sudah tidak digunakan. Kalau sudah
tidak digunakan lalu mendata arsip musnah kedalam daftar
pertelaan arsip dengan kreteria musah. Pelaksanaan
pemusnahan dilakukan dengan membakar arsip.
Membentuk tim pemusnahan menilai daftar dari berita
acara, berkordinasi dengan SKPD yang merupakan pembuat
surat. Pemindahan arsip dari kantor ke ANRI.
Membentuk tim pemusnahan, menyeleksi arsip yang akan
disusutkan, JRA (masa simpan habis) dikelompokkan ,
memberitahu SKPD yang mempunyai arsip bahwa retensi
yang musnah apakah sudah tidak digunakan. Kalau sudah
tidak digunakan lalu mendata arsip musnah kedalam daftar
pertelaan arsip dengan kreteria musah. Pelaksanaan
pemusnahan dilakukan dengan membekar, dan mencacah
sampai arsip tidak terdeteksi lagi.
Tema : HAMBATAN YANG TIMBUL DALAM PELAKSANAAN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. KENDALA DALAM PENEMUAN KEMBALI ARSIP DINAMIS
1. Sebutkan apa saja kendala-kendala dalam penemuan kembali arsip
dinamis?
Jarangya arsip dipinjam.
Seringkali belum hafal kode klasifikasi.
Pegawai kearsipan lupa dengan kode klasifikasi.
B. KENDALA PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS
1. Sebutkan apa saja kendala dalam penyusutan arsip?
Sulitnya memilih tim yang akan bekerja sama dalam
pemusnahan arsip.
Belum dilakukan secara teratur, sehingga arsip banyak yang
menumpuk diruang penyimpanan.
Sulitnya memilih tim yang akan bekerja sama dalam
pemusnahan arsip, dan belum teraturnya jadwal pemusnahan
arsip yang dilakukan.
Lampiran IV
DATA DISPLAY
Pengelolaan Arsip Dinamis
Sistem penciptaan
Arsip Dinamis
Berdasarkan
pola klasifikasi
Dari SKPD masing-
masing seksi
ditandatangani oleh
pimpinan
Pemeliharaan Arsip
Dinamis
Filling sistem Arsip
Dinamis
Dilaksanakan
secara teratur
Penyusutan Arsip
Dinamis
Membentuk tim
pemusnahan
Hambatan yang timbul
dalam pelaksanaan
pengelolaan arsip dinamis
Kendala
penyusutan arsip
dinamis
Kendala dalam
penemuan kembali
arsip dinamis
Tiak hafal pola
klasifikasi
Belum
dilakukan
secara teratur
Sistem kearsipan yang baik
KETERANGAN DATA DISPLAY
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Sistem penciptaan arsip
Dari SKPD masing-masing seksi ditandatangani oleh pimpinan.
Makna :
Surat masuk dari SKPD masing-masing seksi ditandatangani oleh pimpinan
dan dicap, setalah itu surat asli dikirim kepada pembuat surat, kemudian
arsip ya ditata di filling cabinet sesuai dengan pola klasifikasi.
2. Filling sistem arsip dinamis
Berdasarkan pola klasifikasi
Makna :
Arsip yang disimpan di filling cabinet dikelompokkan dalam pola
klasifikasi permasalahan surat.
3. Pemeliharaan arsip dinamis
Dilaksanakan secara teratur
Makna :
Pemeliharaan dilaksanakan secara rutin dengan memberi kapur barus agar
serangga tidak masuk ke ruangan penyimpanan arsip, menghilangkan debu
dengan vacum cliner, pelaksanaan pumigasi, termit control (pencegah
rayap), dan roden control (membasmi serangga khususnya tikus).
4. Penyusutan arsip dinamis
Membentuk tim pemusnahan
Makna :
Membentuk tim yang terdiri dari 3-5 orang yang akan melakukan
pemusnahan arsip. Langkah selanjutnya menyeleksi arsip yang akan
disusutkan, JRA (masa simpan habis) dikelompokkan, memberitahu SKPD
yang mempunyai arsip bahwa retensi yang musnah apakah sudah tidak
digunakan kembali. Lalu menata arsip kedalam daftar pertelaan arsip
dengan kreteria musnah. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan
membakar atau mencacah arsip sampai tidak terdeteksi kembali.
B. Hambatan yang timbul dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis
1. Kendala dalam penemuan kembali arsip
Tidak hafal pola klasifikasi
Makna :
Pegawai kearsipan di Kantor Perpustakaan banyak yang tidak
menghafalkan pola klasifikasi penyimpanan arsip. Sehingga dalam
penemuan kembali arsip memerlukan waktu yang lama.
2. Kendala penyusutan arsip dinamis
Belum dilakukan secara teratur
Makna :
Banyaknya arsip yang bertumpuk dalam ruang penyimpanan arsip yang
disebabkan belum teraturnya jadwal pemusnahan arsip yang dilakukan oleh
tim pemusnahan arsip.
C. Sistem kearsipan yang baik
Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga belum berjalan dengan baik, dikarenakan oleh SDM yang
kurang, sarana dan prasarana yang belum memadai.
Lampiran V
CODING
Dokumentasi peneliti tanggal 28 Mei 2014 sampai dengan 28 Agustus 2014
Hasil wawancara dan observasi
No
Tanggal
observasi dan
Wawancara
Hasil Observasi dan Wawancara Open Coding
(Pengodean Terbuka)
1 28 Mei – 28
Agustus 2014
Pengelolaan
arsip dinamis
(PN)
Sistem
penciptaan
arsip
(S)
Filling sistem
arsip dinamis
(F)
Observasi penulis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah tentang
Pengelolaan Arsip Dinamis.
Dari Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga untuk pengelolaan
arsip dinamis yang digunakan belum
berjalan dengan sempurna. Hal ini
dikarenakan sumber daya manusia yang
terbatas serta sarana dan prasarana yang
tidak memadai, sehingga berdampak
pada pelaksanaan pengelolaan arsip
dinamistidak berjalan sesuai prosedur.
Dari SKPD masing-masing seksi
ditandatangani oleh pimpinan dan sudah
di cap dengan meminta nomor surat
keluar kepada tata usaha. Surat asli
dikirim ke alamat pembuat surat dan
pertinggal surat yang sudah
ditandatangani oleh pimpinan akan
menjadi arsip dan di simpan serta di tata
dalam filling kabinet sesuai pola
klasifikasi.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga menggunakan sistem
menurut klasifikasi surat.Daftar
klasifikasi adalah daftar yang memuat
semua kegiatan atau masalah yang
terdapat dalam kantor, setiap masalah
diberi nomor tertentu. Guna daftar
klasifikasi adalah sebagai pedoman
pemberi kode surat, dan sebagai
pedoman untuk mempersiapkan dan
menyusun tempat penyimpanan surat.
Penyampaian informasi
(Information passing)
Pemeliharaan
arsip dinamis
(PM)
Penyusutan
arsip dinamis
(PY)
Pemeliharaan arsip dinamis pada Kantor
perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga dilaksanakan secara rutin.
Adapun langkah-langkah yang
digunakan adalah:Memberi kapur barus
agar serangga tidak masuk keruang
arsip, Menghilangkan debu dengan
Vacum kliner, Pelaksanaan putmigasi
(serangga atau hama yang menyerang
arsip dengan cara menyemprotkan
dengan obat), Termit control (mencegah
rayap agar arsip tetap terjaga), Roden
control (membasmi serangga khususnya
tikus), Membersihkan depo arsip secara
rutin.
Sebelum dilakukan pemusnahan arsip,
dari berbagai unit pengelolah
melakukan pemindahan arsip.
Pemindahan arsip adalah kegiatan
memindahkan arsip-asip dari aktif ke
arsip inaktif karena jarang dipergunakan
dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan
arsip dilakukan sesuai dengan jadwal
retensi arsip, arsip yang sudah habis
jadwal retensinya segera dipindahkan ke
unit kerasipan setelah itu baru
dimusnahkan.
2 Hambatan
yang timbul
dalam
pelaksanaan
pengelolaan
arsip dinamis
(HP)
Kendala dalam
penemuan
kembali arsip
(K)
Kendala
penyusutan
arsip
(KPY)
Wawancara penulis pada 3 responden
yaitu Kepala Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kota Salatiga, Seksi Bina
Perpustakaan dan Kearsipan, Seksi
Arsip Daerah Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kota Salatiga.
Pegawai kearsipan tidak menghafalkan
pola klasifikasi penyimpanan arsip,
sehingga dalam penemuan kembali
arsip memerlukan waktu lama dalam
penemuan kembali arsip.
Belum teraturnya jadwal penyusutan
yang akan dilakukan. Sehingga banyak
arsip yang tertumpuk dalam gudang
penyimpanan arsip.
Penyampaian informasi
(Information passing)
Axial coding (Pengodean Berporos), model hubungan kategori
Dilihat dari Pengelolaan arsip yang digunakan, pelaksanaan pengelolaan arsip tidak
berjalan dengan sempurna. Sumber daya manusia yang kurang memadai serta sarana
dan prasarana yang digunakan oleh pegawa belum mencukupi. Pengelolaan arsip
dinamis berkaitan dengan empat hal yaitu penciptaan arsip dinamis, filling sistem
arsip dinamis, pemeliharaan arsip dinamis dan penyusutan arsip dinamis
Gambar.Model Hubungan Kategori
.
Pengelolaan arsip dinamis
tidak berjalan dengan
sempurna
Filling sistem penyimpanan arsip
dinamis yang digunakan masih
kurang memadai.
Pegawai kearsipan yang
menangani penciptaan arsip
dinamis terbatas
Pelaksanaan pemeliharaan arsip
yang dilakukan sudah teratur
sesuai dengan jadwal.
Sistem pengelolaan
arsip belum berjalan
dengan baik sesui
prosedur kearsipan.
Pelaksanaan penyusutan arsip
belum dilakukan sesuai teratur,
sehingga banyak arsip yang
bertumpuk dalam ruang
penyimpanan arsip.
Selective Coding (Pengodean selektif)
Gambar.Urutan Kategori Kasus
Pelatihan penciptaan
arsip tidak diberlakukan
untuk semua pegawai
Para pegawai tidak melaksanakan
prosedur penyusutan arsip secara
teratur dalampengelolaan arsip
Pelaksanaan
pengelolaan arsip yang
masih minim sehinga
memengaruhi efisiensi
pegawai
Tanggung jawab dalam
penyelesaian tugasnya tidak
merata
Penyusutan arsip
dinamis
Fungsi daripada pelatiahan
adalah untuk memberikan
tambahan ilmu agar
memiliki keahlian di bidang
penciptaan arsip
Filling sistem
penyimpanan arsip
yang masih minim
Para pegawai tidak
memahami pentingnya
prosedur penyimpanan arsip
Lampiran VI
Daftar Kuisioner
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN
DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA
I. Pengantar
Dengan Hormat,
Dalam rangka memenuhi persyaratan untuk menyelesaikan Pendidikan
S1 di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Ekonomi Universitas Kristen
Satya Wacana Salatiga, saya bermaksud mengadakan penelitian mengenai
pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan arsip Daerah Kota
Salatiga. Oleh karena itu, saya membutuhkan sejumlah data yang hanya dapat
saya peroleh dengan adanya kerjasama Anda dalam mengisi kuesioner ini.
Tujuan kuesioner ini adalah untuk mengumpulkan bahan-bahan
penelitian tentang pengelolaan arsip dinamis. Yang diharapkan akan berguna
bagi perkembangan kantor perpustakaan dan arsip daerah kota salatiga.
Akhir kata, saya selaku peneliti mengucapkan terima kasih atas
kepercayaan dan kerjasamanya yang telah diberikan kepada saya.
Peneliti
Wahyuni sinaga
162009081
II. Petunjuk cara pengisian
Isilah kuesioner dibawah ini dengan memberikan jawaban serta berikan
alasan jika diperlukan.
1. Bagaimanakah prosedur penciptaan arsip yang dilakukan ?
Jawab :
2. Apakah sistem penciptaan arsip sudah ditangani oleh pejabat struktural yang
bertugas sebagai penciptaan arsip?
Jawab :
Alasan :
3. Filling Sistem penyimpanan arsip apa yangdigunakandalam penyimpanan arsip
dinamis?
Jawab :
4. Apakah ditemukan kesulitan dalam filling sistem penyimpanan arsip?
Jawab :
Alasan :
5. Apakah pemeliharaan arsip sudah dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan
arsip?
Jawab :
Alasan :
6. Apakah ruang arsip dalam pemeliharaan arsip sudah memenuhi standar ruang
pemeliharaan arsip seperti: suhu udara dan tingkat kelembaban, pancaran sinar
matahari tidak langsung masuk keruangan?
Jawab :
Alasan :
7. Apakah penyusutan arsip sudah dilakukan sesuai dengan jadwal pemusnahan
arsip?
Jawab :
Alasan :
8. Apakah arsip dinamis selamanya disimpan dipusat arsip?
Jawab :
Alasan :
9. Apakah ada hambatan-hambatan dalam penemuan kembali arsip? Beri
alasannya.
Jawab :
Alasan :
10. Apakah dalam peminjaman arsip sudah dilaksanakan melalui lembar
peminjaman arsip?
Jawab :
11. Apakah ditemukan hambatan-hambatan dalam pencarian berkas arsip yang
diajukan oleh peminjam arsip? Beri alasannya.
Jawab :
Alasan :
12. Apakah langkah-langkah pengembalian arsip sudah dilakukan dengan benar oleh
petugas pengelola arsip?
Jawab :
Alasan :
Lampiran VII
A. FOTO
top related