olli aalto, helsingin verotalohanke-yhteenveto_06_06_2016

Helsingin verotalohanke

Työympäristömuutos: Verohallinto #Vallilaan

Helsingin verotalo Vallilaan• Tilaratkaisu monitilatoimistoa• 11 765 m2 toimistotilaa

• 720 työpistettä• 81 vetäytymistilaa• 43 kokoustilaa + kokouskeskus• 7 työkahvilaa, 5 kirjastotilaa• 7 hiljaisen työn tilaa,• 2 hajusteetonta tilaa, cc-tila

• Henkilöstöä yhteensä 850• Työpisteiden ylibuukkaus n.15%• Tilankäytön tunnusluvut

• 16,3 m2/ työpiste ja 13,8 m2/ hlö• Nykyinen tilankäyttö puolittuu, vuosittaiset säästöt 2 milj.€• Tilat käyttöön vaiheittain

• 01/ 2016 Haapa 4, noin 560 hlö• 08/ 2016 Haapa 3-5, noin 150 hlö• 08/ 2017 Lintulahti noin 130 hlö 01/ 2017 Tullin verotus noin 100 hlö• 02/ 2018 Lintulahti (Tiha ja Valmis) noin 290 hlö

01.05.20232

01.05.20233

01.05.20234

01.05.20235

01.05.20236

01.05.20237

01.05.20238

01.05.20239

01.05.202310

01.05.202311

01.05.202312

01.05.202313

01.05.202314

Hankkeen läpivienti• 10/ 2014: Tilahaku käyntiin

• 6 kohdetta tarkempaan tarkasteluun ja henkilöstökysely valintakriteereistä• 01/ 2015: Verohallinnon sisäinen tilavalinta• 02/ 2015: Raha-asiainvaliokunnan puolto ja Vuokrasopimuksen

allekirjoitus• Uutisointi ja henkilöstöinfot hankkeesta 02/ 2015

• 03/ 2015: Ylimmän johdon Kick off 03/ 2015• Tavoitteet hankkeelle ja työympäristömuutoksen johtaminen• Ohjaus- ja projektiryhmien perustaminen, projektisuunnitelman hyväksyminen• Toimitilahankkeen rinnalla Uudet työnteon tavat verohallinnossa projekti

• 04 – 09/ 2015: Tila- ja toimintatapasuunnittelutyö käyntiin Ohjaus-, Projekti- ja Työpajaryhmissä• Osallistava tila- ja sisustussuunnittelu, toimintatavat ja pelisäännöt,

henkilöstölinjaukset, ICT-ratkaisut, tilaturva jne….• 08/ 2015: Hallitusti #Vallilaan tilaisuus johdolle ja esimiehille • 10/ 2015: Sujuvan työn työkalupakin julkaisu, esimiesten

kuukausipalaverit käyttöön, Pop up –opastukset uusista työnteon tavoista käytännössä

• 01/ 2016: 550 henkilön muutto Vallilaan

01.05.202315

Yhdessä sovitut periaatteet• Tilojen keskimääräinen ylibuukkaus on n. 15 %• Yksiöille omat kotipesäalueet 30 – 35 % ylibuukkauksella• Yhteiset pelisäännöt koko talolle

• Kaikki työpisteet ovat nimeämättömiä• puhtaan pöydän periaate koskee kaikkia• Säilytystilat ja tulostustilat keskitettyjä • Henkilökohtaista säilytystilaa erittäin niukasti

01.05.202316

01.05.202317

Onnistumisen elementit• Johdon tuki projektille ja yhdessä asetetut tavoitteet• Aktiivinen viestintä ja ennalta sovitut viestintäkanavat• Henkilöstölle mahdollisuus osallistua hankkeeseen

• hyötyjen työstäminen• selkeät raamit vaikuttamiselle

• Uusien työn tekemisen tapojen osaaminen haltuun• fyysisen työympäristön hyödyntäminen• virtuaaliseen työympäristön ja sähköisten työvälineiden hyödyntäminen• vuorovaikutuksen ja yhteistyön hyödyntäminen, sekä toimiminen sosiaalisessa

työympäristössä• Esimiehille tietoa ja tukea muutoksen johtamiseen• Projektin eri osa-alueiden yhteensovittaminen• Muutossa ja käyttöönotossa onnistuminen

01.05.202318