olli aalto, helsingin verotalohanke-yhteenveto_06_06_2016
TRANSCRIPT
Helsingin verotalohanke
Työympäristömuutos: Verohallinto #Vallilaan
Helsingin verotalo Vallilaan• Tilaratkaisu monitilatoimistoa• 11 765 m2 toimistotilaa
• 720 työpistettä• 81 vetäytymistilaa• 43 kokoustilaa + kokouskeskus• 7 työkahvilaa, 5 kirjastotilaa• 7 hiljaisen työn tilaa,• 2 hajusteetonta tilaa, cc-tila
• Henkilöstöä yhteensä 850• Työpisteiden ylibuukkaus n.15%• Tilankäytön tunnusluvut
• 16,3 m2/ työpiste ja 13,8 m2/ hlö• Nykyinen tilankäyttö puolittuu, vuosittaiset säästöt 2 milj.€• Tilat käyttöön vaiheittain
• 01/ 2016 Haapa 4, noin 560 hlö• 08/ 2016 Haapa 3-5, noin 150 hlö• 08/ 2017 Lintulahti noin 130 hlö 01/ 2017 Tullin verotus noin 100 hlö• 02/ 2018 Lintulahti (Tiha ja Valmis) noin 290 hlö
01.05.20232
01.05.20233
01.05.20234
01.05.20235
01.05.20236
01.05.20237
01.05.20238
01.05.20239
01.05.202310
01.05.202311
01.05.202312
01.05.202313
01.05.202314
Hankkeen läpivienti• 10/ 2014: Tilahaku käyntiin
• 6 kohdetta tarkempaan tarkasteluun ja henkilöstökysely valintakriteereistä• 01/ 2015: Verohallinnon sisäinen tilavalinta• 02/ 2015: Raha-asiainvaliokunnan puolto ja Vuokrasopimuksen
allekirjoitus• Uutisointi ja henkilöstöinfot hankkeesta 02/ 2015
• 03/ 2015: Ylimmän johdon Kick off 03/ 2015• Tavoitteet hankkeelle ja työympäristömuutoksen johtaminen• Ohjaus- ja projektiryhmien perustaminen, projektisuunnitelman hyväksyminen• Toimitilahankkeen rinnalla Uudet työnteon tavat verohallinnossa projekti
• 04 – 09/ 2015: Tila- ja toimintatapasuunnittelutyö käyntiin Ohjaus-, Projekti- ja Työpajaryhmissä• Osallistava tila- ja sisustussuunnittelu, toimintatavat ja pelisäännöt,
henkilöstölinjaukset, ICT-ratkaisut, tilaturva jne….• 08/ 2015: Hallitusti #Vallilaan tilaisuus johdolle ja esimiehille • 10/ 2015: Sujuvan työn työkalupakin julkaisu, esimiesten
kuukausipalaverit käyttöön, Pop up –opastukset uusista työnteon tavoista käytännössä
• 01/ 2016: 550 henkilön muutto Vallilaan
01.05.202315
Yhdessä sovitut periaatteet• Tilojen keskimääräinen ylibuukkaus on n. 15 %• Yksiöille omat kotipesäalueet 30 – 35 % ylibuukkauksella• Yhteiset pelisäännöt koko talolle
• Kaikki työpisteet ovat nimeämättömiä• puhtaan pöydän periaate koskee kaikkia• Säilytystilat ja tulostustilat keskitettyjä • Henkilökohtaista säilytystilaa erittäin niukasti
01.05.202316
01.05.202317
Onnistumisen elementit• Johdon tuki projektille ja yhdessä asetetut tavoitteet• Aktiivinen viestintä ja ennalta sovitut viestintäkanavat• Henkilöstölle mahdollisuus osallistua hankkeeseen
• hyötyjen työstäminen• selkeät raamit vaikuttamiselle
• Uusien työn tekemisen tapojen osaaminen haltuun• fyysisen työympäristön hyödyntäminen• virtuaaliseen työympäristön ja sähköisten työvälineiden hyödyntäminen• vuorovaikutuksen ja yhteistyön hyödyntäminen, sekä toimiminen sosiaalisessa
työympäristössä• Esimiehille tietoa ja tukea muutoksen johtamiseen• Projektin eri osa-alueiden yhteensovittaminen• Muutossa ja käyttöönotossa onnistuminen
01.05.202318