officecentral user manual - bahasa melayu - procurement v3r2
Post on 05-Apr-2017
67 Views
Preview:
TRANSCRIPT
0
OFFICECENTRAL PANDUAN PENGGUNA – PROCUREMENT (PEROLEHAN)
© 2017 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 3 REVISION 1 (070317)
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1
CONTENTS
Perolehan (Procurement) ................................................................................................................................................. 3
Pendahuluan ................................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Tambah pesanan yang baharu ...................................................................................................................................... 4
Receive delivery order .................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Received invoiced ........................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 2
1 - PENGENALAN
OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software)
dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji
(Payroll), Perakaunan (Accounting), Kewangan (Finance), Pengurusan Pelanggan (Customer Relationship
Management), Perolehan (Procurement), Tempat Jualan (Point Of Sale), Penguruan Pengedaran
(Distribution).
OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana
untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.
Bantuan atas talian
Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas
talian. Laman web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:
eLearning: http://academy.ICTForGrowth.com
Help Center:
http://bantuan.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Melayu)
http://help.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Inggeris)
Hubungi Kami
Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)
906B, Tingkat 2, Blok D
Kompleks Diamond, Bangi Business Park
43650 Bandar Baru Bangi
Selangor, Malaysia.
P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672
E: sales@ventures.com.my
Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi
kami atau email di support@ventures.com.my.
Hakcipta Terpelihara
©2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 3
2 - PEROLEHAN (PROCUREMENT)
2.1 PENGENALAN
Modul Perolehan digunakan untuk menguruskan maklumat perolehan bagi sesebuah organisasi untuk
membuat sebarang pembelian daripada pembekal. Dalam modul ini, anda boleh mengeluarkan “Purchase
Order” kepada pembekal anda dan juga boleh mengeluarkan “Received Delivery Order” dan “Received
Invoices” bagi setiap “Purchase Order” yang dikeluarkan.
Proses modul perolehan ini adalah seperti berikut:
Untuk mengakses modul ini, anda boleh pergi ke menu utama dan klik “Procurement”. Anda akan
melihat paparan seperti dibawah:
Gambar 2.1.1: Paparan untuk modul perolehan
Penyediaan/Pengeluaran "Purchase Order" kepada
pihak Pembekal
Setelah barangan diterima, boleh keluarkan "Received
Delivery Order" untuk tujuan terimaan barangan
dari pembekal.
Setelah invois diterima, boleh keluarkan "Received
Invoices" untuk tujuan penerimaan invois dari
pihak pembekal.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 4
2.2 TAMBAH PESANAN PEMBELIAN (PURCHASE ORDER) YANG BARU
Untuk mengeluarkan “Purchase Order” yang baru, tekan “Add New” seperti dibawah:
Gambar 2.2.1: Paparan untuk permulaan penambahan perolehan
Setelah anda menekan pada ADD NEW, anda perlu mengisi segala maklumat yang diperlukan untuk
membuat perolehan tersebut. Anda akan melihat paparan seperti di bawah:
Gambar 2.2.2: Paparan untuk menambahkan Purchase Order yang baru.
1
2
3
4 5 6 7
Tekan untuk mengeluarkan “Purchase
Order” yang baru kepada pembekal
syarikat anda.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 5
Keterangan:
1 Masukkan nombor rujukan sebutharga yang diberikan oleh pembekal yang digunakan sebagai
rujukan untuk pembelian ini.
2 Pilih akaun pembekal. Sekiranya ini merupakan pembekal baru, sila tambahkan maklumat
pembekal dalam modul CRM (Accounts).
3 Nyatakan subjek perolehan ini.
4 Masukkan nama pegawai yang bertugas berkenaan dengan perolehan ini.
5 Pilih projek yang berkaitan dengan perolehan ini (jika ada).
6 Sila pilih kaedah penghantaran barangan yang dibeli.
7 Masukkan nama FOB Port jika ada (sekiranya berkaitan dengan import/export).
Apabila selesai mengisi maklumat seperti gambar di atas, anda perlu mengisi maklumat pembayaran (billing)
dan penghantaran (shipping). Maklumat pembayaran merupakan maklumat di mana pihak pembekal akan
gunakan untuk menghantar invois. Manakala maklumat penghantaran pula ialah maklumat tentang di mana
dan kepada siapa mereka patut menghantar barangan yang dibeli oleh syarikat anda tersebut.
Gambar 2.2.3: Paparan untuk tetapan bil dan penghantaran
1
2
3
4 5 6
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 6
Keterangan:
1 sdsadsasda Pilih nama staf anda yang bertugas untuk perolehan ini bagi tujuan pembayaran
2 Masukkan nama orang yang bertugas di bahagian pembayaran untuk perolehan ini bagi tujuan
pembayaran sekiranya anda memilih lain-lain (Other).
3 Masukkan nama yang akan membuat pembayaran untuk perolehan ini. Pembekal akan
mengeluarkan invois mengikut nama di sini. (Biasanya nama syarikat anda)
4 Pilih nama staf anda yang bertugas untuk menerima barangan yang dihantar untuk perolehan ini.
5 Masukkan nama orang yang bertugas di bahagian penerimaan barangan untuk perolehan ini bagi
tujuan penerimaan barangan sekiranya anda memilih lain-lain (Other).
6 Masukkan nama yang akan menerima barangan tersebut. (Biasanya nama syarikat anda)
Setelah selesai mengisi segala maklumat yang diperlukan,anda perlulah menambahkan barang yang anda
hendak beli. Anda boleh terus ke bawah dan anda akan melihat paparan seperti berikut:
Gambar 2.2.4: Paparan untuk menambah barang dan tulis kenyataan
Anda perlu menekan pada ‘ADD NEW ITEM’ untuk menambahkan barang yang anda hendak memesan di
dalam pesanan pembelian tersebut.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 7
Setelah anda menekan butang ADD NEW ITEM, anda akan dapat melihat paparan seperti di bawah:
Gambar 2.2.5: Paparan untuk menambah barang dan tulis kenyataan
Sekiranya barangan/servis yang ingin dibeli merupakan barangan/servis yang anda telah masukkan ke dalam
modul Pricebook di modul CRM, anda boleh memilih barangan tersebut dan maklumat kod, nama dan
deskripsi akan dikeluarkan secara automatik berdasarkan maklumat yang telah dimasukkan dalam
Pricebook sebelum ini. Masukkan kuantiti dan harga belian anda.
Sekiranya anda ingin membeli barangan lain-lain, anda boleh memilih “Custom Product” dan masukkan
maklumat barangan/servis tersebut secara manual beserta kuantiti dan harga. Tekan butang “Save” untuk
menyimpan maklumat tersebut.
Selepas menyiapkan “Purchase Order”, anda boleh mencetak Purchase Order tersebut dengan memilih
butang “PDF”, “Word” ataupun “Excel” berdasarkan format yang anda perlukan. Selepas dicetak, Purchase
Order ini boleh dihantarkan kepada pembekal anda untuk tujuan pesanan pembelian.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 8
2.3 PENERIMAAN PENGHANTARAN (RECEIVED DELIVERY ORDER) DAN PENERIMAAN INVOIS
(RECEIVED INVOICE)
Apabila pembekal anda menghantarkan barangan kepada anda, anda boleh memasukkan Penerimaan
Penghantaran (“Received Delivery Order”) dan juga maklumat invois yang dihantarkan oleh pihak pembekal.
Dengan setiap pesanan pembelian, anda perlulah membuat “Delivery Order” dan “Invoice”. Untuk
membuat delivery order dan invoice, anda boleh menekan pada butang details. Paparan seperti berikut:
Gambar 2.3.1: Paparan Senarai Pesanan Belian
Perlu diingatkan, bahawa anda hendaklah ‘finalize’ dahulu Purchase Order anda sebelum membuat
sebarang Penerimaan Penghantaran dan Penerimaan Invois.
Dengan menekan finalize, ini memastikan tiada sesiapa dapat mengubah maklumat Pesanan Belian
(Purchase Order) tersebut.
Tekan “Edit” untuk mengubah sebarang maklumat dan “Delete” untuk memadam Pesanan Belian
tersebut. Anda hanya boleh mengubah dan memadam sekiranya Pesanan Beliau tersebut masih belum
Tekan butang details untuk membuat
delivery invoice dan invoice
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 9
“finalize”. Anda juga hanya boleh memadam pesanan belian sekiranya tiada “Received Delivery Order”
dan “Received Invoices” yang telah dibuat untuk pesanan belian tersebut.
Setelah anda menekan “Details”, anda akan melihat maklumat Pesanan Belian tersebut dalam paparan
seperti dibawah:
Gambar 2.3.2: Paparan “Details Purchase Order”
CARA MELAKUKAN PENERIMAAN PENGHANTARAN (RECEIVED DELIVERY ORDER)
Untuk membuat penerimaan penghantaran, anda hanya perlu menekan butang “Receive Delivery Order”
seperti pada bahagian atas kanan dalam Gambar 2.3.2. Anda akan mendapat paparan berikut:
Gambar 2.3.3: Paparan untuk membuat penerimaan penghantaran (Receive Delivery Order)
Anda cuma perlu memasukkan nombor rujukan “Delivery Order” yang diberikan oleh pihak pembekal untuk
barang-barang yang anda telah pesan sebelum ini. Nombor rujukan ini adalah untuk rujukan anda pada
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 10
masa akan datang. Setelah itu, anda masukkan kuantiti yang anda terima semasa penghantaran tersebut.
Tekan butang “Save” di bahagian atas kanan untuk memasukkan maklumat tersebut ke dalam sistem.
CARA MELAKUKAN PENERIMAAN INVOIS (RECEIVED INVOICES)
Untuk membuat penerimaan invois, anda hanya perlu menekan butang “Receive Invois” seperti pada
bahagian atas kanan dalam Gambar 2.3.2. Anda akan mendapat paparan berikut:
Gambar 2.3.4: Paparan untuk membuat penerimaan invois (Receive Invoice)
Di sini, anda masukkan nombor rujukan invois yang anda terima dari pembekal dan jumlah amaun dalam
invois tersebut, beserta kuantiti barangan yang dicaj dalam invois tersebut. Tekan butang “Save” di bahagian
atas kanan untuk memasukkan maklumat tersebut ke dalam sistem.
top related