näin teet intrasta koko työyhteisön yhteisen, case helsingin kaupunginteatteri

Näin teet intrasta koko työyhteisön yhteisen

@ainohei

Teatterialan paras intra

Kaisa PelkonenHelsingin Kaupunginteatteri@Kaisape

www.ambientia.fi

#1

Varmista, että intra tukee koko organisaation kehitystä ja

tavoitteita

Helsingin Kaupunginteatteri

• Maan suurin teatteri ja tapahtumanjärjestäjä• Peruskorjaus 2015-2017• Esityksiä 6 näyttämöllä• Tuotantoja vuodessa noin 30, ensi-iltoja 20,

esityksiä noin 1 000, katsojia noin 250 000 - 300 000

Taustaa

• Henkilöstöpalaute: tieto ei kulje, tieto on harvoilla• Peruskorjaus (2015-2017)• Sisäinen tiedotus ilmoitustauluilla, viikkotiedotteessa,

suullisesti, meilitse• Vanha intra (2007) = sivu jossa lista pdf:iä, lomakkeet,

henkilöstöopas ja henkilökuntagalleria• Syksyllä 2013 uuden tuotantosuunnittelujärjestelmän

kylkiäisenä intra-alusta, mutta…

Tavoitteet

• Päätavoite: sisäisen tiedonkulun parantaminen ja avoimuuden lisääminen

• Tärkeä, ajankohtainen ja ajantasainen tieto aina mukana ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta koko henkilöstölle

• Kaikki sisältö avointa kaikille, freelancereillä rajatummat oikeudet

• Yhteisöllisyyden tukeminen

Toimintaperiaatteet

• Toimii julkisessa verkossa, myös mobiilissa• Helppokäyttöisyys, selkeä rakenne ja toimiva haku• Ajankohtaiset ja pysyvät sisällöt• Ryhmätyötilat tuotannoille, osastoille ja projekteille• Kaikki osallistuvat sisällöntuotantoon ja keskusteluun omalla

profiilillaan• Somesta tuttuja työkaluja: kommentointimahdollisuus, tykkääminen,

tägääminen, seuraaminen ja blogit• Kaikille yhteiset sisällöt ja eri ryhmiä koskevat sisällöt• Sisältöä virallisesta epäviralliseen• Korvaa fyysiset ilmoitustaulut ja vähentää sähköpostia

www.ambientia.fi

#2

Suunnittele intra, joka on erilaisille käyttäjille hyödyllinen, hauska

ja houkutteleva

Käyttäjät

• Vakituista henkilöstöä 200, freelancereitä 100• Suurin osa ei tee päätetyötä, digitaalisten

työkalujen käyttötottumuksissa eroja• Innostuneita Neron käyttäjiä löytyy kaikista

henkilöstöryhmistä ja ammattikunnista• 86 % käyttää Neroa päivittäin (50 %) tai

viikoittain (36 %)

Lähtökohtana käyttäjät

• Projektiryhmä loi käyttäjistä profiileja ja niille kuvitteellisia käyttäjätarinoita: mihin Neroa käytettäisiin, mistä kullekin voisi olla hyötyä ja iloa?– Miksi tulee päivän alussa Neroon?– Mitä tekee Nerossa eniten?– Millaiset tekniset valmiudet?– Mikä Nerossa saa menettämään hermot, mikä

iloiseksi?

Niilo Näyttelijä

• Seuraa Nerosta harjoitus- ja esitysaikatauluja, ilmoittautuu laulutunnille ja hierojalle

• Lukee mielellään kehuvia katsojakommentteja sekä seuraa ja kommentoi keskustelua

• Iloitsee ajoissa tulleessa tiedosta, esim. tulevat tuotannot, perutut harjoitukset

• Kurkkii välillä kiinnostuneena miten myös kollegan tuotanto edistyy

Jaana Johtaja

• Mieltää Neron tärkeäksi johtamisen työkaluksi• Hakee tietoa ja tuottaa sisältöä • Seuraa mittareita, raportteja, eri osastojen

toimintaa• Hyvät tekniset valmiudet• Ilahtuu vilkkaasta, asiallisesta keskustelusta

sekä tiedonhaun helppoudesta

Käyttäjät mukana suunnittelun ja käyttöönoton eri vaiheissa• Työpajoissa North Patrolin kanssa (konseptointi,

teknologian valinta, tarjouspyyntö ja kilpailutus)• Nimen valinnassa• Projektiryhmässä Ambientia-yhteistyössä• Tehokäyttäjinä testaamassa ennakkoon

www.ambientia.fi

#3

Panosta sisäiseen markkinointiin ja

jalkautukseen

Projektiviestintää pitkin matkaa• Nimen valinta ja julkistaminen kevätkahveilla• Tehokäyttäjien koulutukset• T-paidat • Kamppikset ilmoitustauluilla ja viikkotiedotteessa• Lanseerauslaskuri • Lanseeraustilaisuus• Käyttäjäkoulutukset• Käyttäjätutkimus

Lanseerausbileet koko henkilökunnalle

• HKT:n pienen näyttämön tekniikka käytössä• Nero-ilmapalloja• Hieno lanseerausvideo• Ambientian Aino Heiskan pitämä hauska esittely• Teatterinjohtajan juhlallinen kongin kumautus, serpentiinitykit • Herkullista Nero-kakkua ja kahvia• Mahdollisuus päästä heti kirjautumaan ja testaamaan

upouutta intraa• Aito innostus: ”Tämähän on hieno juttu!”

HKT pieni näyttämö 27.2.2015

www.ambientia.fi

#4

Älä aliarvioi muutosjohtamisen merkitystä

Mullistus viestintäkulttuurissa

• Aiemmin tiedottaja tiedottaa ja jakaa tiedotteen - nyt oma aktiivisuus

• Jokaisen rooli viestijänä - omaksuminen vaatii aikaa ja harjoittelua, alkaen tekstin kirjoittamisesta

• Koetaan intra jonain ylimääräisenä hommana ja toisaalta ei nähdä yhteyttä työntekoon

• Kaikki eivät ehkä koskaan käytä intraa aktiivisesti

Ylläpidon vastuutus

• Intranetille päätoimittaja• Käyttöoikeuksista vastaava henkilö• Kullekin sivulle määriteltiin ylläpidosta ja

päivittämisestä vastaava henkilö• Kaikki saavat muokata, täydentää ja korjata

sekä kommentoida sisältöjä• Sovittiin kuka tiedottaa mistäkin

Näin me onnistuimme

• Johdon tuki, resursointi• Hyvät yhteistyökumppanit• Innostunut projektiryhmä• Huolellinen suunnittelu• Käyttäjät mukaan• Panostus projektiviestintään• Käyttäjätuki ja innostaminen• Kehitystyö

www.ambientia.fi

Suunnittele intranet organisaatiolle JA käyttäjille!

Markkinoi, jalkauta, johda muutosta (se on iso!)

Yhteenveto