methods for tracking and analyzing alumni data conversation related to what usm is developing and...
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1
Methods for tracking and analyzing alumni data
Methods for tracking and analyzing alumni data
Conversation related to what USM is developing and plans to implement to improve alumni connections, and tracking of critical indexes for the next
institutional accreditation process.
Centro Laboral USM 2
Contents
An introduction to USM and its Strategic Plan1
USM Alumni Network2
Employability Issues for USM3
Proposal, employability4
Proposed measurable indexes5
Work Subtopics6
Centro Laboral USM
• It is the University’s mission to contribute to the creation of new knowledge through teaching,
research and complimentary activities; to contribute to the humanistic, scientific, and professional
formation of our students. Using knowledge acquired both inside and outside the classroom,
students are inspired to be agents of change, for the development and improvement of society.
• Our institution aims to reach both national and international development, and in accordance to
the Will and Testament of its founder, Don Federico Santa María Carrera, searches for academic
excelence, placing special emphasis on facilitating admission and permanence of those who,
having the aptitudes and attitudes demanded by academic work, don’t possess the
economic resources necessary for pursuing higher education.
OUR VISIONTO BE THE LEADING UNIVERSITY IN ENGINEERING, SCIENCE AND TECHNOLOGY IN CHILE, AND TO BECOME
INTERNATIONALLY RECOGINIZED AS SUCH.
OUR MISSION
Centro Laboral USM
Six Axes of Strategic Vision for USM 2012
Leading in Engineering, Science and Technology
1
Lifetime University
2
Commitment to Solidarity
5
Creating value for enterprises
3
Alumni long-term relationships
4
Competitive Management
6
Centro Laboral USM
We will become an University which permanently develops long-term relationships with our alumni, which in turn will allow USM to know and
engage them, generating opportunities for joint creation of value.
Alumni long-term relationships
4
Six Axes of Strategic Vision for USM 2012
Centro Laboral USM
Six Axes of Strategic Vision for USM 2012
We will consider welfare policies and instruments which are stable, modern and sustainable, which allow the worthy underprivileged to achieve the highest grade of
knowledge.
The University and its alumni community will count on scholarship and lending instruments, to give access to higher education to students that, having an
outstanding academic performance, don’t possess the economic resources to achieve it.
The University will impart to its students and alumni the solidarity spirit which Chile requires for its integral development, through our formation and testimony.
Commitment to Solidarity
5
Centro Laboral USM
PROPUESTA DE VALOR
Universidad Técnica Federico Santa María
Alumni Network
Mission 2008-2012
Strategic Axes – 1 of 2
STRATEGIC AXES – 2 of 2
Centro Laboral USM
PROPUESTA DE VALORHow did the USM alumni employment issue became apparent?
Contextual aspects
Centro Laboral USM
CONTEXT
JOB PLACEMENT for Higher Education Institutions
Fundamental activity for modern institutions. There are relevant
international examples
“The mechanisms for systematic contact with the outside professional environment
are scarce, and little is seized from the potential connections with alumni, specially in reference to the evaluation of fulfillment
of the graduated profile”. (quote from last USM accreditation process)
Today, we compete in alumni job placement at the labor market, contact networks, and graduated management indexes. This is clear in the indexes used to measure
and rank universities.
Trend to use Job Placement Centers as a feedback source
with the labor market.
USM IS NOT LEADING IN JOB PLACEMENT STRATEGIES.
Centro Laboral USM 12
Detected internal issues
Isolated and uncoordinated efforts >> Informality in Job Placement Lack of recognition of the problem in several Departments (even other
branches) [critical issue]
Vague understanding of key information of alumni (and the enormous efforts to obtain it; hidden costs for USM in Academic Departments).
Lack of formal statement of policies for tracking alumni. Lack of definitions at USM: What is understood as “professional success”?
How will USM measure this? Up to which point the University is responsible?
Weaknesses in technological platforms (USMEmpleo.cl) and human resources. [critical issue]
Loss of job offers that arrive directly to Departments (USM employees, professors, secretaries, etc.) and lack of tracking of these.
Limited budget for the USM Alumni Network. [critical issue]
Centro Laboral USM 13
Solution: USM Job Placement Center
General Objective:
To create a center for institutional relations, permanent and sustainable in time with USM alumni, which empowers their employability levels, professional development and personal growth. The center would achieve this through modern process, activities and new technological platforms which actively support job placement, providing quantitative and qualitative information for the generation of institutional studies related to alumni and labor market needs.
Centro Laboral USM 14
Solution: USM Job Placement Center
Specific Objectives:
Institutional and Strategic Fields To generate information on job placement, professional career and wage behavior of alumni.
Also, to identify the most valued professional skills by enterprises, which give quantifiable evidence for accreditation processes, and feedback to academic authorities (generate, measure and report the index).
Continuous improvement in job placement rates for USM alumni, across all careers.
Strategic and Job Environment Contact fields To strengthen and formalize USM work networks and the link between the University
(Departments and Central Administration) and alumni, contributing to the coordination of a community which serves as professional and labor support; improving the employability indexes (alumni community + enterprises = networking).
Placing USM as an institution with tight “collaborative networks”.
Centro Laboral USM 15
Main Plan: Proposal
Costumer Satisfaction(internal and external)
Policy application
Transversaland Institutional
Technical Unit
• Job Tracking
• Studies and statistics
• Feedback to Academic
Units
Management Unit
• Employability Fostering
• FSM0804: the starting point of the
Center
Technology
Human Resources
Centro Laboral USM 16
Overview
Institutionalization
Institutional Accreditation
USM Job Center (pilot)
USM Alumni Network
1 year term[still waiting…]
Job Environment Link[in development]
FSM0804 grant[OK]
Definitions[OK]
Centro Laboral USMDirección General de Planificación y Desarrollo
Dimensions
1
Institutional Policies
2
3
4
Instruments and mechanisms
Results
Evidences
In accordance to the National Accreditation Committee (CNA), the evaluation is centered in the measurement of the coherence level existing in 4 dimensions:
Who evaluates institutional accreditation?
Centro Laboral USM
Steps for Start Up
•Define and reach a consensus on Policies, Methods and Management Indexes for Linking and Tracking of Alumni.
•Evaluate results from the pilot project.
•Broaden and professionalize the Job Placement Center to other regional branches.
• Development and Implementation of new technological tools (AT).
• Integrate academic units management to the tool.
•Define feedback methods for study programs in USM.
•Strategy systematization and tracking.
1
2
3
4
Centro Laboral USM 19
Our Progress So Far
• Job Placement Web Portal Implementation (www.USMEmpleo.cl) (2007)• Building and updating Alumni Data Bases (2007).• Application of Employability Survey (2009)• Assessment of management by Alumni Network (2008-2009)
• Conclusion: It is necessary to support alumni employability.
• Presentation of MECESUP Project to the Ministry of Education (2009)• Starting of the MECESUP Project (2010)
• Study: Web Portal Usage (usability, indexes, alumni).• Study: Support given so far to employers.
• Need of focus change: Who is the target public, alumni or enterprises?
• Study: Web Portal Reliability (effectiveness, DB quality) (confiabilidad del sistema)• Study: Job Requirements for careers imparted by USM• Tender process: New management platform – in development (AT)• Presentation of the initiative to Academic Departments• Enterprise lectures, support in recruitment processes, alumni and specialists lectures, operational improvements to communication with enterprises and alumni. (trabajo diario)
• Proposal of policies and indexes for linking and tracking of alumni.
Centro Laboral USM 20
Index Proposal – 1 of 2
INDICADOR Metodología de Cálculo Supuestos Medios de Verificación Cálculo Valor Base Valor línea Base año 2010
Estándar deseadoAño 2011
1
N° de departamentos, en relación al total de departamentos, que se adhieren al proyecto de inserción laboral y seguimiento de graduados y titulados.
Σ [Departamento con seguimiento en campus j/total de Departamentos en campus j]J= campus.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM.
Encuesta en cada uno de los departamentos en cuestión.
-- Todos
2 Tasa de empleo
% de ex alumnos con trabajo al período T según C, D y CM.T: A 1 Año y 5 Años de titulado.C: CarreraD: DepartamentoCM: Campus.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM. No existe valor base. 0
80%(todas las carreras)
3 Comportamiento salarial
Número de ex alumnos de los cuales se conoce el Salario (en pesos del año en cuestión) al período T según C, D y CM.T: A 1 Año y 5 Años de titulado.C: CarreraD: DepartamentoCM: Campus.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM. No existe valor base. 0 3500
4N° de currículos actualizados y/o nuevos dentro del último año en la base de datos del proyecto.
N° de currículos actualizados y/o nuevos dentro del último año.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM a través de sus sistemas de gestión
-- 0 80%
5Nivel de satisfacción del empleador respecto a los egresados USM
Muestra representativa del total de empleadores vinculados con la USM, que evalúan las características profesionales del egresado USM y los factores decisivos de contratación y evaluación de desempeño de las empresas. Medido en escala 0 a 100 y realizado cada 3 años.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM a través de sus sistemas de gestión
No existe valor base. 0 --
Centro Laboral USM 21
Index Proposal – 2 of 2
6Encuesta bianual sobre necesidades complementarias de educación profesional
Muestra representativa del total de empleadores, a la cual se les consulte las necesidades de continuación de estudios para los empleados que cumplen con el perfil educacional de la USM.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM.
No existe valor base. 0 --
7Tasa de satisfacción de ex alumnos respecto de la experiencia educativa USM
% de satisfacción según D y CM.D: DepartamentoCM: Campus.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM.
No existe valor base. 0 --
8Tasa de satisfacción del propio desempeño profesional de los ex alumnos.
% de satisfacción según D y CM.D: DepartamentoCM: Campus.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios)
Información otorgada por el Centro Laboral USM.
No existe valor base. 0 --
9Cantidad de empleos o requerimientos profesionales que se concretaron a través de este proyecto
N° de ofertas que se concretaron por carrera.
Se considerarán los programas de todos los Campus y Sedes.(pregrado + postgrados + programas de continuación de estudios).
Online mediante plataforma laboral.
Valor basado en trabajo sin este proyecto.
1136(total)
3000(total al primer
año de ejecución)
10Cantidad de Convenios de colaboración con Empresas gestionadas a través del Centro Laboral USM
N° de convenios de colaboración por tipo, carrera y Campus/Sede.
Los convenios gestionados podrían impactar en más de un Campus o Carrera. Se contará en el Campus/Sede que se generó el convenio.
Convenios Firmados Verificación inicial en Secretaría General 0 50 total
Centro Laboral USM 22
NO QUEREMOS ENCUESTAS O QUEREMOS EVITARLAS LO MÁXIMO POSIBLE
ANEXO: Propuesta visual de índices
Centro Laboral USM 23
Objetivo
Obtener índices en base a la actualización de los CV de los exalumnos.
Se analizan los CV realizando estádísticas simples derivables. Por ejemplo, para qué preguntarle a un exalumno si esta trabajando si en su cv ya dice que si está trabajando (en X empresa, en el cargo Y. etc.)
A continuación una explicación.
Centro Laboral USM 24
Propuesta para el cálculo de índices
Centro Laboral USM 25
Personas Trayectorias profesionales derivadas de los CV de los exalumnos
Persona 1
Persona 2
Persona 3
Persona 4
…
Persona n-1
Persona n
¿Cómo podríamos calcular sin encuestas? grupo de análisis
Titulados el 2002
Centro Laboral USM 26
Personas Trayectorias profesionales derivadas de los CV de los exalumnos
Persona 3
Persona 4
Persona n-1
¿Cómo podríamos calcular sin encuestas? grupo de análisis
Año de titulación >> Corte al 1° año de titulo >> Corte al 5° año de titulo >>
Por tanto los índices se calculan y derivan desde losCV de los exalumnos
Importante: Esto no implica la no aplicación deotros instrumentos de medición y seguimiento.
Centro Laboral USM
Detalles estadísticos del grupo en análisis.
Antecedentes recopilados de los ex alumnos de esta carrera.Ingreso Promedio | Matrícula y Titulados | Campo Laboral | Sector Económico | Tramos de Ingreso | Empleabilidad
DATOS DEL 2008
Centro Laboral USM
Detalles estadísticos del grupo en análisis.
Antecedentes recopilados de los ex alumnos de esta carrera.Ingreso Promedio | Matrícula y Titulados | Campo Laboral | Sector Económico | Tramos de Ingreso | Empleabilidad
Cantidad de matriculados por carrera y por año(primer gráfico)
Cantidad de Titulados por año y por carrera (segundo gráfico)
VER TOTAL
DATOS DEL 2008
2008 2007 2006 2005 2004Total acumulado titulados 734 656 644 588 563
Titulados 78 12 56 25 13Promedio años de estudio [años] 6,9 9,1 8 7,9 8,5
Matriculados 267 134 202 145 132
2008 2007 2006 2005 20040
50
100
150
200
250
300
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Total acumulado titulados Matriculados Promedio años de estudio [años]
Ingeniería Civil
Este gráfico debe ser
para el grupo especificado
o para el total.
Centro Laboral USM
Detalles estadísticos del grupo en análisis.
Antecedentes recopilados de los ex alumnos de esta carrera.Ingreso Promedio | Matrícula y Titulados | Campo Laboral | Sector Económico | Tramos de Ingreso | Empleabilidad
Esta información debe ser para el
grupo especificado o para el total.
VER TOTAL
DATOS DEL 2008
AGREGAR Tipos y niveles de cargo de los ex alumnos por carrera
para el año seleccionado
Centro Laboral USM
Detalles estadísticos del grupo en análisis.
Antecedentes recopilados de los ex alumnos de esta carrera.Ingreso Promedio | Matrícula y Titulados | Campo Laboral | Sector Económico | Tramos de Ingreso | Empleabilidad
VER TOTAL
DATOS DEL 2008
Centro Laboral USM
Detalles estadísticos del grupo en análisis.
Antecedentes recopilados de los ex alumnos de esta carrera.Ingreso Promedio | Matrícula y Titulados | Campo Laboral | Sector Económico | Tramos de Ingreso | Empleabilidad
Este gráfico debe ser
para el grupo especificado
o para el total.
VER TOTAL
DATOS DEL 2008
Centro Laboral USM
Detalles estadísticos del grupo en análisis.
Antecedentes recopilados de los ex alumnos de esta carrera.Ingreso Promedio | Matrícula y Titulados | Campo Laboral | Sector Económico | Tramos de Ingreso | Empleabilidad
Este gráfico debe ser
para el grupo especificado
o para el total.
VER TOTAL
DATOS DEL 2008
Centro Laboral USM 33
Work Subtopics
Is the methodology used by USM adequate to the forthcoming challenges in the next accreditation process? What key elements should we consider?
Opinions and advices concerning the presented strategy for USM in the context of linking and tracking alumni.
Themes that should be worked upon in graduated surveys. Useful statistics.
Potentiality and impact of graduated surveys. Improvement of data bases and research works.
Centro Laboral USM
Contribución del proyecto para los departamentos académicos.
Dentro de los aportes más notables del proyecto estarán: Aumento de la percepción de calidad del programa ofrecido, ya que se
aumentarán los índices de inserción laboral de los profesionales y presencia directa en el mercado laboral.
Mejora de la calidad de vinculación de parte de la Universidad con sus Ex Alumnos.
Bases metodológicas y concretas de respaldo a los procesos de acreditación por carrera (fuentes de evidencia, bases de datos de ex alumnos, índices laborales gestionados profesionalmente, constante contacto con el sector empresarial, entre otros).
Mantención actualizada (en línea) de los índices de éxito laboral y profesional de los ex alumnos de la Universidad. (Estándar deseado es comparable a los reportes del portal www.futurolaboral.cl).
Potenciamiento de la Red de Ex Alumnos USM a nivel de todas las Sedes y Campus, la que tendrá acciones, actividades y eventos especializados para ex alumnos de las Sedes y Campus.
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