manual prosedur kerja ii - hep1.uitm.edu.my · c.1 latarbelakang jabatan/pejabat bahagian hal ehwal...
Post on 22-Aug-2019
321 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Manual Prosedur Kerja Bahagian Hal Ehwal Pelajar
ii
KANDUNGAN Senarai Kandungan
BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen
BAHAGIAN B : Rekod Pindaan
BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat
C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat
C2 – Objektif Jabatan/Pejabat
C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat
BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi
BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama
BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama
1. Policy Deployment
2. Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar
3. Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf
4. Proses Permohonan Komputer Sewaan
5. Bayaran Komputer Sewaan
6. Penyelenggaraan Komputer
7. Kemaskini Laman Web
8. Kawalan Rekod dan Fail
9. Pengurusan Surat Pentadbiran
BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/A
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar
1
BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN
Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan
pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan
peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem
pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan
memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015
Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen
ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun
dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.
Khairul Anuar Hj A Rahim
Timbalan Pendaftar Kanan
Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Tel. : 03-5544 2244
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/B
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar
2
BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN
Bil Bahagian/ Mukas urat
Ringkasan Kelulusan
Tarikh Tandatangan
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/C
Keluaran : 05 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/018
MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar
1
BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN
C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat
Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM merupakan nadi pengurusan pelajar bagi seluruh system university untuk menyempurnakan bidang tugas, tanggung jawab dan fungsinya selaras dengan pruntukan Akta 173 dan Akta 174 sejak tahun 1976 dan pindaan-pindaannya di bawah kawalan Naib Canselor UiTM Bahagian Hal Ehwal Pelajar adalah antara bahagian yang penting dalam membantu UiTM melahirakan graduan yang mempunyai Kemahiran Insaniah (KI) yang tinggi dan berpesonaliti unggul untuk memenuhi keperluan global. C.2 Objektif Hal Ehwal Pelajar
Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistic.
Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat.
C.3 Piagam Pelanggan UiTM
Untuk semua pelanggan UiTM:
1. Pelajar
2. Staf
3. Ibu Bapa
4. Industri dan
5. Pihak-pihak berkepentingan
Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan berintegriti dan berjanji bahawa:
1. Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan persekitaran
memenuhi keperluan MQA,KPT dan badan-badan profesional;
2. Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut peraturan dan
prosuder Universiti;
3. Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan industri
dan badan profesional yang berkaitan;
4. Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah memenuhi
semua syarat;
5. Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap tahun;
6. Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh 1 minggu;
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/C
Keluaran : 05 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/018
MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar
2
7. Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan;
8. Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional.
UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit.
Penggalakan & Pembangunan Sukan
Program Kecemerlangan Sukan
CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI
J/K KEWANGAN DAN PEMBANGUNAN
J/K PELABURAN
NAIB CANSELOR
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)
J/K EKSEKUTIFSENAT
Ketua Audit Dalam
JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP
Strategik
Mengubal dasar, matlamat dan memantau prestasi dan terlibat dengan membuat keputusan penting (peruntukan Seksyen 14, 15, & 16 Akta UiTM 1976.
Eksekutif
Bertanggungjawab dalam keseluruhan perancangan, pemantauan, pelaksanaan keputusan, arahan dan keputusan Lembaga Pengarah Universiti dan mencapai matlamat organisasi.
Operasi dan Pengurusan
Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih.
JAWATANKUASA KUALITI HEP
25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam
13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri
21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)
Pengurusan dan Pentadbiran
Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih dengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktiviti pembangunan dan kepimpinan pelajar serta menyediakan kemudahan dan memberi perkhidmatan serta menjaga kebajikan pelajar UiTM
MENTERI PENGAJIAN TINGGI
PengarahPembangunanPelajar
Pusat Kebudayaan
Pusat Kegiatan Pelajar
Pengarah Pusat Kokurikulum
PengurusanAkademikKokurikulum
PengurusanAktivitiKokurikulum
Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar
Kualiti, Latihan dan Perhubungan Luar
Program Kemahiran Insaniah (KI) Pelajar UiTM
PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
Timbalan PendaftarKanan
Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP]
Unit Kenderaan
Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar
JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)
Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)
Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]
Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling
Pengarah Pusat Kesihatan
Kesihatan Awam
Kesihatan Mulut
Perubatan
Diagnostik dan Perkembangan Perubatan
PembangunanKerjaya
PembangunanKaunseling danKomuniti
PenempatanPekerjaan dan Perhubungan Majikan
PerkhidmatanKaunseling danPsikologi
Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR
Kolej Mawar
Kolej Melati
Kolej Perindu
Kolej Seroja
Kolej Teratai
Kolej Anggerik
Kolej Delima
Kolej Meranti
UnitPengurusan NR
Penasihat Undang- Undang
Unit Debat
Pengarah Pusat Sukan
Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi
Unit Pengurusan Ruang Niaga
J/K HAL EHWAL KAKITANGAN
J/K AUDIT
Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :
Unit
Pejabat Pengarah - [Pembangunan Pelajar, Kepimpinan Pelajar, Peralatan Teknikal serta Pengurusan Akaun Amanah HEP]
Unit Kemudahan Kolej
Pengarah Akademi Kepolisian UiTM – PDRM
Pengurusan AkademiKepolisian
Pengurusan Ko SUKSIS
Unit ICT
PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan
kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik
HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP
Urusetia Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Perluasan skop pengurusan Kualiti / ISO HEP
Unit Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,
fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Mesra Siswa- Sekretariat Pilihanraya MPP
UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan
dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM
(pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif
UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan dengan
kebajikan pelajar UiTM- Menyelaras serta menguruskan bantuan kewangan
pelajar/Biasiswa, PTPTN, Tabung Dermasiswa dan TabungKecemasan Pelajar
Perkhidmatan Kaunter Setempat- Menyediakan maklumat berkaitan UiTM- Memberi perkhidmatan di kaunter- Membantu pusat/unit/kolej menyebarkan maklumat berkaitan
dengan kemudahan dan perkhidmatan
PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELINGKerjaya- Merancang dan melaksana program dan pembangunan
kerjaya- Bimbingan dan informasi kerjaya- Menjalin hubungan dengan industri dan majikan- Pendaftaran, temuduga dan penempatan pekerjaan- Merancang dan melaksana program finishing school- Menyediakan pengkalan data dan maklumat kerjaya
Kaunseling- Mengendali perkhidmatasn psikologi dan kaunseling
termasuk perkhidmatan kaunseling individu dan berkelompokserta kaunseling kerjaya dan akademik
- Menjalankan aktiviti dan program peningkatan kemahiranpelajar
- Mengurus dan mengumpul maklumat berkaitan dengankaunseling, psikologi dan penyelidikan perundingan
PUSAT KOKURIKULUM
PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program
Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawalselia aktiviti dan program
kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)
PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR
TIMB. PENDAFTAR KANANPENG. PEMB. PELAJAR
PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang Keperluan Aktiviti dan Program Pembangunan
Pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat
Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras Aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan
antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar
/ kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah
PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian
pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar
dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan
UNIT DEBAT- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian
pelajar- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan
bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, Kebangsaan
dan Antarabangsa
Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar
PUSAT SUKAN- Merancang dan melaksana Dasar Pembangunan Sukan UiTM- Menyediakan prasarana dan kemudahan sukan yang kondusif
dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar, staf danpelanggan
- Meningkatkan kemudahan sukan bertaraf antarabangsa danmengurus, mengawal serta menyelenggara kemudahan sukan
- Menganjurkan aktiviti dan program pembangunan sukan kepadapelajar dan staf UiTM
- Menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti, IPT, KPT,Kebangsaan dan Antarabangsa
- Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum Sukan- Meningkatkan imej UiTM melalui pencapaian sukan dalam dan
luar negara
INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR
PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada
warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi
perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan
- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan
dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan
PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
UNIT KENDERAAN- Mengendalikan / Merancang kemudahan dan keperluan
kenderaan serta permohonan kenderaan UiTM- Merancang keperluan dan menyediakan penjadualan
kenderaan UiTM- Menyelaras perolehan, pembaikan penyelenggaraan
kenderaan UiTM Shah Alam- Jadual kenderaan UiTM Shah Alam
KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang
layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan
di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan perkhidmatan
pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej
UNIT PENGURUSAN NR- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat
tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar
mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak
yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamtan pelajar NR
AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM‒ Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan
penawaran program akademik di peringkat Sarjanamuda danDiploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawaidan anggota PDRM.
‒ Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka pendekmenggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan anggotapolis.
‒ Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan KorSukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh kampusUniversiti Teknologi MARA.
‒ Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awambersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malysia
.
Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan
kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem
elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan
dan kemudahan ICT di HEP
Kemudahan Teknikal- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan
kemudahan dan peralatan teknikal HEP
Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatandan kemudahan teknikal di HEP
-
Unit Pengurusan Ruang Niaga- Menyelaras aktiviti penggunaan ruang oleh pihak dalaman dan luar- Menjalankan kerja-kerja pembaikan dan naik taraf yang perlu bagi
memastikan fasiliti yang disediakan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta selamat
- Menjalankan pemantauan terhadap semua aktiviti penggunaan ruang danaktiviti perniagaan yang melibatkan penyediaan kemudahan dan perkhidmatankepada pelajar dan pelanggan UiTM mengikut prosedur dan peraturan UiTM
- Menguruskan ruang niaga melalui sebutharga rasmi UiTM bagi ruang yang melibatkan syarikat luar yang diuruskan dibawah Jawatankuasa Ruang Niaga UiTMmanakal bagi tawaran perniagaan kepada usahawanan UiTM, ianya diuruskan melalui Mesyuarat Pengurusan Perniagaan UiTM (Keusahawanan) - JawatankuasaKeusahawanan UiTM.
- Platform bagi melatih lebih ramai Persatuan / Kelab Usahawan dan peserta Tunas Mekar secara praktikal dalam bidang keusahawanan.
- Menyediakan kemudahan penting kepada warga UiTM melalui perkhidmatanbank, perkhidmatan pos, perkhidmatan telekomunikasi (prepaid card) dan sebagainya.
- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM.- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum.- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada kepada pelajar kokurikulum.- Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM.- Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement (UCE) kepada pelajar kokurikulum.- Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM.
Program Kepimpinan Pewaris BangsaMenyedia, melaksana dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa-
- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa.
Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)-Melaksanakan latihan- latihan (jangka pendek) -
Pembangunan Kerjaya--Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya di fakultiMenyelaras pelaporan Modul Finishing School
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/D
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar
5
D1. Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar Lampiran D1 D2. Carta Organisasi Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Lampiran D2
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/E
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar 1
FUNGSI-FUNGSI UTAMA JABATAN / PEJABAT Pejabat TNC HEP dan Pejabat Pentadbiran HEP melaksanakan tugas dan tanggungjawab berikut :
1. Policy Deployment
2. Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar
3. Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf
4. Proses Permohonan Komputer Sewaan
5. Bayaran Komputer Sewaan
6. Penyelenggaraan Komputer
7. Kemaskini Laman Web
8. Kawalan Rekod dan Fail
9. Pengurusan Surat Pentadbiran
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJMR/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 1 daripada 2
F.01 Policy Deployment Permohonan
No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej
Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Maklumbalas
Pelajar
Staf
MEU
LPU
Kemneterian
Garis dan
peraturan tidak
dipatuhi
F.02 Perancangan Strategik Jangka Pendek
Pelan Perancangan
Jadual Perancangan Strataegik
Pengukuran Pencapaian
Jankamasa Pelaksanaan Projek
Pelajar
Staf
Kewangan
Perancangan
tidak
dilaksanakan
F.03 Perancangan Strategik Jangka Panjang
Pelan Perancangan
Jadual Perancangan Strataegik
Pengukuran Pencapaian
Jankamasa Pelaksanaan Projek
Pelajar
Staf
Kewangan
Perancangan
tidak
dilaksanakan
F.04 Kawalan Rekod dan Fail
Permohonan
Senarai berjaya kolej
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Surat masuk
Surat keluar
Surat tidak
dapat dicapai
F.05 Pengurusan Surat Pentadbiran
Permohonan Janaan bil Slip bayaran Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Pejabat
Penggunaan
Barangan
Elektrik Tidak
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJMR/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 2 daripada 2
Bendahari Dapat Dikawal
F.06 Pelupusan Rekod dan Fail
Senarainama pelajar
Keputusan perbicaraan
Jangkamasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Ruang/Premis
Pelajar tidak
Hadir
Perbicaraan
F.07 Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
Kategori kesalahan
Denda Jangkamasa membayar denda
Jangka Masa
Proses Kerja
Notis Kenyataan
Kesalahan
Pelajar Tidak
Menghadirkan
Diri Bila
Diarahkan
F.08 Kelulusan Permohonan Latihan Staf
Kategori kesalahan
Denda Jangkamasa membayar denda
Jangka Masa
Proses Kerja
Notis Kenyataan
Kesalahan
Kadar Kompoun
Kenaan
Kompoun
Dipertikaikan
F.09 Pengurusan Kerja Lebih Masa
Permohonan Surat lantikan Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Rekod Pelajar
Kelayakan
Pemohon Tidak
Menepati
Kriteria Yang
Ditetapkan
F.10 Permohonan Pertukaran dan Penempatan Staf
Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Senarai aktiviti
Yang diluluskan
Kertas Kerja
Tidak Lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJMR/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 3 daripada 2
F.11 Permohonan Komputer Sewan
Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kertas Kerja Program
Perincian Program
Permohonan
Perbelanjaan
Aktiviti Tidak
Mengikut Kadar
Yang Ditetapkan
F.12 Bayaran Komputer Sewaan
Permohonan
Kemaskini data pelajar
Prestasi kebersihan
Jangka Masa
Proses Kerja
Pekeliling clearance
Pelajar Ingkar
Arahan
F.13 Penyelenggaraan Komputer
Tempahan Berjaya penempatan
Jangka masa Jangka Masa
Proses Kerja
Inbois transit
Surat kelulusan
Bil Tidak
Dijelaskan
F.14 Kemaskini Laman Web HEP
Laporan Pelajar mendapat rawatan
Jangka masa Jangka Masa
Proses Kerja
Jadual SRK bertugas
Manual Pengurusan
Pelajar
mengalami
kecederaan
atau mengalami
kesihatan
semasa di
premis Kolej
Kediaman
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Policy Deployment HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.01
Muka surat 1 daripada 04
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan mengendalikan dan melaksanakan aktiviti yang berkaitan dengan policy depoyment di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi urusan menyelaras dan mengawal selia urusan policy deployment di peringkat Bahagian Hal Ehwal Pelajar
3.0 DEFINISI
3.1 Policy Depoyment
Penerimaan dan penyebaraan Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari kementerian dan pengurusan universiti yang berkaitan dengan polisi universiti yang memerlukan tindakan dan perlaksanaan di peringkat jabatan/ bahagian
3.2 Singkatan TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Policy Deployment HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.01
Muka surat 2 daripada 04
4.0 RUJUKAN - Perintah-Perintah Am (Bab A – G) - Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5. - Pekeliling Kementerian Pendidikan Tinggi - Pekeliling Naib Canselor UiTM
5.0 PROSES KERJA
Policy Deployment
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
Terima Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari Kementerian Pengajian Tinggi/ Naib Canselor/ Pendaftar/ Jawatankuasa Pemegang Amanah Universiti
KPT/VC/TNCHEP/
Pendaftar
Perintah-Perintah Am dan Arahan
Pentadbiran.
2. Semak dan teliti kandungan arahan yang memerlukan tindakan dan penglibatan jabatan
TNCHEP
3. Adakan perbincangan dengan pegawai yang terlibat
TNCHEP/ Ketua Jabatan
4. Menyediakan pelan tindakan dan perancangan di peringkat HEP
TNCHEP
5. Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEPA untuk perlaksanaan dan tindakan di peringkat HEP
PPK/PE
6. Edarkan keputusan untuk tindakaan dan makluman ketua bahagian/ pusat/ unit dan kolej kediaman
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Policy Deployment HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.01
Muka surat 3 daripada 04
6.0 CARTA ALIR
Policy Deployment
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
Terima Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari Kementerian Pengajian Tinggi/ Naib Canselor/ Pendaftar/ Jawatankuasa Pemegang Amanah Universiti (LPU, MEU,MSM, JKP dan Jawatankuasa Tabung Amanah) Semak dan teliti kandungan arahan yang memerlukan tindakan dan penglibatan jabatan Adakan perbincangan dengan pegawai yang terlibat Menyediakan pelan tindakan dan perancangan di peringkat HEP Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEPA untuk perlaksanaan dan tindakan di peringkat HEP Edarkan keputusan untuk tindakaan dan makluman ketua bahagian/ pusat/ unit dan kolej kediaman
Tamat
Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat yang berkaitan
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
- Perintah-Perintah Am (Bab A – G) - Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5. - Pekeliling Kementerian Pendidikan Tinggi
Lulus
Tidak Lulus
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Policy Deployment HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.01
Muka surat 4 daripada 04
- Pekeliling Naib Canselor UiTM
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.02
Muka surat 1 daripada 04
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan proses membuat Pelan Perancangan Strategik dan langkah-langkah perlaksanaannya.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini meliputi proses menyusun perancangan Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan perancangan yang dibuat dipantau dan mencapai objektif yang disasarkan, kajian semula dan tindakan-tindakan bagi memastikan sasaran tercapai.
3.0 DEFINISI
3.1 Perancangan Strategik
Proses dimana organisasi menguruskan formula dan melaksanakan pelan jangka panjangnya dan keputusan yang dibuat perlu ke arah objektif yang disasarkan.
3.2 Singkatan UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PE - Pegawai Eksekutif PP - Penolong Pendaftar KJ - Ketua Jabatan
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.02
Muka surat 2 daripada 04
4.0 RUJUKAN
1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM
5.0 PROSES KERJA
Perancangan Strategik Jangka Panjang
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Menyediankan Perancangan Strategik Jangka Panjang HEP (jangka 5 tahun)
TPK/PE
2. Mengadakan Bengkel bersama ketua jabatan bagi menyelaraskan Perangkaan Perancangan Strategik Jabatan (BHEP) mengikut perancangan strategik yang telah digariskan oleh CSPI
TPK/PP/PE
3. Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP
TPK/KJ
4. Kemukakan kepada Pengurusan Universiti
TPK/TNC/PE
5. Mengemukakan laporan dan pencapaian kepada Pengurusan Universiti
TPK/KJ
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.02
Muka surat 3 daripada 04
5.0 CARTA ALIR
Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
PTJ
TNC/TPK
TNC/TPK
TNC/TPK/KJ
TNC/TPK/PE
Menyediankan Perancangan Strategik Jangka Panjang HEP (jangka 5 tahun)
Mengadakan Bengkel bersama ketua jabatan bagi menyelaraskan Perangkaan Perancangan Strategik Jabatan (BHEP) mengikut perancangan strategik yang telah digariskan oleh CSPI
Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP
Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEP
Kemukakan Laporan dan pencapaian kepada Pengurusan Universiti
Rekod
Taklimat yang diadakan oleh CSPI Fail Perancangan Strategik HEP
Lulus
Tidak Lulus
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.02
Muka surat 4 daripada 04
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk :Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.03
Muka surat 1 daripada 04
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan proses permohonan pertukaran dan penempatan staf Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini meliputi proses pertukaran dan penempatan staf di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .
3.0 DEFINISI 3.1 Tempat Bertugas
Penempatan staf yang telah dilantik untuk menjalankan tugas mengikut lantikan yang telah dikeluarkan kepada staf berkenaan.
3.2 Skim Perkhidmatan
Kumpulan Perkhidmatan adalah kelompok perkhidmatan yang disusun mengikut keutamaan peranan, prinsip-prinsip kumpulan gaji dan kelayakan akademik yang ditetapkan sebagai syarat kelayakan masuk.
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk :Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.03
Muka surat 2 daripada 04
3.3 Singkatan
UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PE - Pegawai Eksekutif PP - Penolong Pendaftar KS - Ketua Skim
PPSM - Panel Pembangunan & Pengurusan Sumber Manusia
4.0 RUJUKAN
1. Minit Panel Pembangunan dan Pengurusan Sumber Manusia BHEP
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1 Menerima permohonan pertukaran dari staf yang ingin bertukar ke PTJ lain merentas jabatan dan Kampus (Skim Perkhidmatan Bawah HEP sahaja)
TNC/TPK/PP
2 Permohonan yang diterima dikumpul dan dibawa ke mesyuarat PPSM BHEP bagi melihat keperluan dan memutuskan keputusan permohonan yang dibuat oleh staf
PP/TPK
3 Keputusan PPSM HEP berkaitan pertukaran dan penempatan staf akan dimajukan ke Bahagian Pembangunan Organisasi bagi tujuan pengeluaran surat pertukaran rasmi kepada staf yang terlibat.
TNC HEP/TPK/PP
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk :Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.03
Muka surat 3 daripada 04
6.0 CARTA ALIR Permohonan dan cadangan penempatan staf BHEP
Tanggung Jawab
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Surat Permohonan
Minit PPSM
BHEP
KJ/TPK/KJ
Menerima surat permohonan pertukaran / cadangan penempatan daripada ketua skim
PP/PPK/TPK Mengumpul cadangan dan permohonan untuk dibawa ke Mesyuarat PPSM HEP
PPSM
PPSM HEP memutuskan permohonan pertukaran / cadangan penempatan
PP/PPK
Mengemukakan Minit PPSM kepada BPO Pejabat Pendaftar untuk keluarkan surat kelulusan.
BPO/PPK
BPO mengeluarkan surat pertukaran kepada pemohon dan penama mengikut cadangan PPSM HEP
Tamat
Tidak Lulus
- Pemakluman kepada
permohon / Ketua Skim
Lulus
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk :Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.03
Muka surat 4 daripada 04
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Permohonan Komputer Sewaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.04
1
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan Pengurusan komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang serta mengurus komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .
3.0 DEFINISI 3.1 Komputer Sewaan
Komputer sewa yang disediakan kepada setiap staf yang layak di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
3.2 Singkatan
UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JU - Juruteknik
4.0 RUJUKAN
1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Permohonan Komputer Sewaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.04
2
5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM
5.0 PROSES KERJA
Proses Permohonan Komputer Sewaan
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Senaraikan jumlah dan penerima komputer kepada pihak Infostruktur
PPTM/JU
2. Terima surat tawaran sewaan komputer daripada Infostruktur.
PPTM/JU
3. memohon peruntukan dan mendapatkan kelulusan dari TNC/ TPK
JU/TNC/ TPK
4. Menerima surat kelulusan peruntukan daripada TNC /TPK
PPTM/JU
5. Mohon kelulusan daripada JPPIT PPTM/JU
6. Menerima surat Kelulusan JPPIT PPTM/JU
7. Membuat pesanan tempatan PPTM/JU/PE
8. Masukkan nama pengguna dan jumlah dalam sistem UNITS
PPTM/JU
9. Menerima serta membuat agihan dan pemasangan oleh pembekal kepada setiap staf yang layak
PPTM/JU
10. Sahkan ujilari penerimaan pengguna (UAT)
PPTM/JU
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Permohonan Komputer Sewaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.04
3
6.0 CARTA ALIR
Proses Permohonan Komputer Sewaan
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PPTM/JU Senaraikan jumlah dan
penerima komputer kepada pihak Infostruktur
PPTM/JU Terima surat tawaran
sewaan komputer daripada Infostruktur.
JU/TNC/ TPK Permohonan peruntukan
dan mendapatkan kelulusan dari TNC/ TPK
PPTM/JU
Surat kelulusan TNC /TPK
PPTM/JU
Mohon kelulusan daripada JPPIT
PPTM/JU
Surat Kelulusan JPPIT
PPTM/JU/PE
pesanan empatan
PPTM/JU Masukkan nama pengguna
dan jumlah dalam sistem UNITS
Perlu surat JPPIT dan pesanan
tempatan
PPTM/JU
Menerima / agihan dan pemasangan oleh pembekal
PPTM/JU
Sahkan ujilari penerimaan pengguna (UAT)
Rekod dan fail
Tamat
Lulus
Tidak Lulus
Lulus
Tidak Lulus
Tidak
Lulus Lulus
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Permohonan Komputer Sewaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.04
4
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
i. Pembelian perkakasan ICT secara geran Universiti Teknologi MARA (UiTM) ii. Garis Panduan Pelaksanaan JITE dan JITEN serta Penurusan Had Kuasa
Perolehan ICT 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Bayaran Komputer Sewaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.05
Mukas surat 1 daripada 03
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan Pengurusan komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang serta mengurus komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .
3.0 DEFINISI 3.1 Komputer Sewaan
Komputer sewa yang disediakan kepada setiap staf yang layak di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
3.5 Singkatan
UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JU - Juruteknik
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Bayaran Komputer Sewaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.05
Mukas surat 2 daripada 03
4.0 RUJUKAN
1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM
5.0 PROSES KERJA
Bayaran Komputer Sewaan
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Menerima invois dari pembekal PPTM/JU
2. Menyediakan ‘good received note’(GRN)
PPTM/JU
3. Hantar pada TPK untuk pengesahan GRN.
PPTM/JU
4. Dokumen yang telah lengkap dihantar kepada bendahari Zon 3 untuk proses bayaran
PO/JU
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Bayaran Komputer Sewaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.05
Mukas surat 3 daripada 03
Selesai
6.0 CARTA ALIR
i. Bayaran Komputer Sewaan
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PPTM/JU Menerima invois dari
pembekal
PPTM/JU
Menyediakan ‘good received note’(GRN)
PPTM/JU Hantar pada TPK
untuk pengesahan GRN.
PO/JU
Hantar kepada bendahari Zon 3.
Rekod dan fail
Tamat
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
Lengkap
Tidak
Lengkap
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Penyelenggaraan Komputer
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.06
Mukas surat 1 daripada 03
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan Pengurusan komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang serta mengurus komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .
3.0 DEFINISI 3.1 Komputer Sewaan
Komputer sewa yang disediakan kepada setiap staf yang layak di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
3.5 Singkatan
UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JU - Juruteknik
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Penyelenggaraan Komputer
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.06
Mukas surat 2 daripada 03
4.0 RUJUKAN
1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM
5.0 PROSES KERJA Penyelenggaraan Komputer
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Menerima aduan kerosakan peralatan
dan installasi perisian daripada staf PPTM/JU
2. Mengenal pasti kerosakan / masalah (diselesaikan sendiri atau perlu menghubungi pembekal)
PPTM/JU
3. Masalash diselesaikan oleh Pembekal /PPTM/JU
PPTM/JU
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Penyelenggaraan Komputer
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.06
Mukas surat 3 daripada 03
6.0 CARTA ALIR
i. Penyelenggaraan Komputer
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PPTM/JU Menerima aduan
kerosakan peralatan dan installasi perisian
Melalui telefon, pesanan telefon, emel, datang terus.
PPTM/JU
Mengenal pasti kerosakan / masalah
PPTM/JU
Selesaikan masalah
Rekod dan fail
Tamat
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Pekeliling ICT Bil 1 Tahun 2017 Pekeliling ICT Bil 3 Tahun 2017
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN http:/isms.uitm.edu.my
Hubungi
pembekal
Selesai
Tidak
Selesai
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Mengemaskini Laman Web HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.07
Muka surat 1 daripada 03
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan Pengurusan komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang serta mengurus komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .
3.0 DEFINISI 3.1 Komputer Sewaan
Komputer sewa yang disediakan kepada setiap staf yang layak di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
3.5 Singkatan
UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JU - Juruteknik
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Mengemaskini Laman Web HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.07
Muka surat 2 daripada 03
4.0 RUJUKAN
1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM
5.0 PROSES KERJA
Mengemaskini Laman Web
Bil Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
Menerima maklumat yang perlu dikemasini dalam laman web HEP dari setiap PTJ
PE/PP/PPTM
2. Menyemak maklumat yang dihantar daripada PTJ
PE/PP/PPTM
3. Kemaskini laman web PE/PP/PPTM
6.0 CARTA ALIR
Mengemaskini Laman Web
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PE/PP/PPTM Menerima maklumat dari
setiap PTJ
PE/PP/PPTM
Menyemak maklumat
yang diterima
PE/PP/PPTM
Mengemaskini laman web
Tamat
Tidak lulus
lulus
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Mengemaskini Laman Web HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.07
Muka surat 3 daripada 03
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kawalan Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.08
Muka surat 1 daripada 04
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini diwujudkan berkaitan pengurusan pentadbiran di Bahagian HEP
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran, perkhidmatan dan aktiviti yang merangkumi keperluan jabatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar
3.0 DEFINISI
Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama
: Seseorang pegawai yang telah dilantik oleh Timbalan Naib Canselor HEP untuk mengetuai sesuatu Bahagian/ Pusat/ Unit/ Kolej Kediaman dalam pengurusan HEP.
Singkatan
TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kawalan Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.08
Muka surat 2 daripada 04
4.0 RUJUKAN
i. Akta Arkib Negara Malaysia, 1996 ii. Arahan Perbendaharaan: Arahan Perkhidmatan (Bab Empat) iii. Surat Pekeliling Am Surat Pekeliling Am Bil. I Tahun 1977 -Peraturan Rekod-rekod
Kerajaan iv. Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara, UiTM
v. Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia. vi. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara
Malaysia. vii.
5.0 PROSES KERJA 5.1 Kawalan Rekod Dan Fail
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Pengwujudan Rekod/Fail mengikut keperluan di jabatan
KK/K
2. Pendaftaran Rekod/Fail mengikut klasifikasi yang telah ditetapkan
KK/K
Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara,
UiTM
3. Penyimpanan Rekod/Fail KK/K
4. Penyelenggaraan Rekod/Fail KK/K
5. Melupuskan Rekod/Fail yang telah sampai tempoh untuk dilupuskan
KK/K/PE/PP
Akta Arkib Negara Malaysia
Surat Pekeling Am Bil 1 Tahun 1977
6. Melupuskan fail yang dibenarkan lupus.
KK/K/PE/PP
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kawalan Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.08
Muka surat 3 daripada 04
6.0 CARTA ALIR
6.1 Kawalan Rekod Dan Fail
Tanggung
Jawab
Aliran Kerja Proses Kerja
Rekod Kualiti
KK/K Pengwujudan Rekod/Fail mengikut keperluan di jabatan
KK/K
Pendaftaran Rekod/Fail mengikut klasifikasi yang telah ditetapkan
Panduan Perlaksanaan
Fail Klasifikasi Perkara,
UiTM
KK/K Penyimpanan Rekod/Fail
KK/K
Penyelenggaraan Rekod/Fail
KK/K/PE/PP Pelupusan Rekod/Fail
Akta Arkib Negara
Malaysia
Surat Pekeling Am Bil 1 Tahun
1977
KK/K/PE/PP Melupuskan fail yang dibenarkan lupus.
Tamat
Tidak
Lulus
Lulus
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kawalan Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.08
Muka surat 4 daripada 04
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
i. Akta Arkib Negara Malaysia, 1996 ii. Arahan Perbendaharaan: Arahan Perkhidmatan (Bab Empat) iii. Surat Pekeliling Am Surat Pekeliling Am Bil. I Tahun 1977 -Peraturan Rekod-
rekod Kerajaan iv. Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara, UiTM
v. Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia. vi. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara
Malaysia. 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
i. PTAR/JAU/03/07 - Borang Pemindahan Rekod. ii. PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod. iii. Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam. iv. Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan
Perakaunan.
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.09
1
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini diwujudkan berkaitan pengurusan pentadbiran di Bahagian HEP.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran, perkhidmatan dan aktiviti yang merangkumi keperluan jabatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar
3.0 DEFINISI
3.1 Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama
Seseorang pegawai yang telah dilantik oleh Timbalan Naib Canselor HEP untuk mengetuai sesuatu Bahagian/ Pusat/ Unit/ Kolej Kediaman dalam pengurusan HEP.
3.2 Singkatan
TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.09
2
4.0 RUJUKAN
1. Perintah Am Bab A – Bab G 2. Arahan Perkhidmatan Bab 1 – Bab 8 3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 1991 – 2006 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM
5.0 PROSES KERJA 5.1 Pengurusan Surat Pentadbiran
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Menerima surat bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian
TNC/KTP/PPK
2. Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu diambil
TPK/PPK/PE
3. Mendapatkan fail yang berkaitan dari kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan
KK/K
4. Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan
TPK/PPK/PE
5. Menyediakan surat bagi tindakan susulan
TNC/KTP/PPK
6. Mendapat kelulusan /tandatangan ketua Bahagian
TNC/KTP/PPK
7. Menyerahkan kepada kerani nagi tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima
PO
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.09
3
6.0 CARTA ALIR
6.1 Pengurusan Surat Pentadbiran
Tanggung jawab
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
TNC/KTP/PPK
Menerima surat bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian
Fail Am, 100, 200, 300, 400, 500 dan 600 (yang berkaitan Pejabat Pentadbiran HEP) TPK/PPK/PE
Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu diambil
KK/K
Mendapatkan fail yang berkaitan dari kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan
TPK/PPK/PE
Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan
TNC/KTP/PPK Menyediakan surat bagi tindakan susulan
TNC/KTP/PPK
Mendapat kelulusan /tandatangan ketua Bahagian
PO
Menyerahkan kepada kerani nagi tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima
Tamat
Pembetulan
Tiada Pembetulan& ditandatangan
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.09
4
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
7.1 Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran. 7.2 Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5.
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11
Muka surat 1 daripada 04
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan perancangan dan pembangunan sumber manusia di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
2.0 SKOP
Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang penempatan staf di BHEP serta perancangan latihan mengikut jawatan dan skim jawatan di BHEP. .
3.0 DEFINISI 3.1 Jadual Perancangan Latihan
Jadual yang disediakan oleh ketua-ketua unit bagi tujuan pengenalpastian jenis-jenis latihan yang perlu diikuti oleh setiap staf di bawah seliaan pada tahun berkenaan.
3.2 Jumlah Jam latihan Iaitu kiraan jam latihan keseluruhan yang telah diikuti oleh seseorang staf dalam tempoh satu tahun. Jumlah sasaran jam latihan yang ditetapkan untuk setiap staf UiTM ketika ini ialah sebanyak 42 jam setahun.
3.3 Penilaian Keberkesanan Latihan Penilaian yang perlu dibuat oleh ketua setiap unit untuk setiap latihan yang diikuti oleh seseorang staf. Penilaian bertujuan bagi memastikan staf telah mempelajari sesuatu yang dapat meningkatkan prestasi kerjaya dan prestasi unit berkenaan. Ia juga bagi memastikan sumber jabatan tidak dibazirkan untuk latihan yang tidak relevan atau tiada hasil. Kaedah penilaian ini perlu ditentukan oleh ketua-ketua unit dan perlu didokumenkan.
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11
Muka surat 2 daripada 04
3.5 Singkatan
UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PPKU - Pengarah Pusat Kesihatan KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif
4.0 RUJUKAN
1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM
5.0 PROSES KERJA
Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP
Bil Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Menerima surat permohonan latihan daripada PTJ
TPK/PE
2. Semak permohonan yang dipohon untuk pelaksanaan latihan yang telah dirancang
PE/PP/TPK
3. Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.
TNC/TPK/PP/PE
4. Jika diluluskan, keluarkan surat kelulusan beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.
PP/PE
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11
Muka surat 3 daripada 04
6.0 CARTA ALIR KELULUSAN PERMOHONAN LATIHAN STAF HEP
Tanggung Jawan
Aliran Kerja Proses kerja Rekod
TPK/PE Terima surat permohonan daripada PTJ
Surat permohonan latihan PTJ
PE/PP/TPK
Semak permohonan untuk pelaksanaan latihan
TNC/TPK/PP/PE
Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.
PP/PE
keluarkan surat kelulusan beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.
Rekod
Rekod latihan
Mula
Lulus
BAHAGIAN HEP
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.11
Muka surat 4 daripada 04
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Pekeliling Naib Canselor Bil 4 Tahun 2017 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
Tiada
9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN
Tiada
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 2/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 1 daripada 02
F.01 Policy Deployment
Arahan/ dasar/ Pekeliling/ Surat dari kementerian/Naib Canselor
Pekeliling / Arahan TNC HEP
Pelan tindakan Jangka Masa Proses Kerja Borang Maklumbalas
Pelajar Staf MEU LPU Kemneterian
F.02 Perancangan Strategik Jangka Pendek
Pelan Perancangan Strategik
Jadual Perancangan Strataegik Laporan Pencapaian
Pengukuran Pencapaian
Jankamasa Pelaksanaan Projek
Pelajar Staf Kewangan
F.03 Permohonan Pertukaran dan Penempatan Staf
Permohonan Cadangan penempatan
Surat Pertukaran
Kelulusan pertukaran Norma Perjawatan
Jumlah Staf
F.04 Permohonan Komputer Sewan
Permohonan Surat kelulusan Permohonan Kemaskini data staf
Tempoh masa Jangka Masa Proses Kerja
Senarai kakitangan Kewangan
F.05 Bayaran Komputer Sewaan
Invois
Kemaskini data pelajar
Prestasi pembekal Jangka Masa Proses Kerja
Kewangan
F.06 Penyelenggaraan Komputer
Aduan Laoran kerosakan/ masalah
Berjaya diselesaikan masalah
Jangka masa Jangka Masa Proses Kerja
Email Panggilan telefon
F.07 Kemaskini Laman Web HEP
Maklumat jabatan Maklumat HEP yang terkini
Maklumat terkini Jangka masa dikemaskini.
Proses kerja Kesahihan maklumat
Jabatan kakitangan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 2/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 2 daripada 02
F.08 Kawalan Rekod dan Fail
Dokumen/ Rekod / Surat / Fail
Rekod dan Fail Tempoh masa Mengikut jenis rekod dan fail
Jangka Masa Proses Kerja
Surat masuk Surat keluar
F.09 Pengurusan Surat Pentadbiran
Surat masuk Surat Keluar
Fail dan minit fail
Bilangan surat setiap hari
No Fail Tajuk surat
Surat masuk Surat keluar
BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/G
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/02/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar
1 daripada 01
BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA
Nama/No. Borang Tajuk Borang
PTAR/JAU/03/07 Senarai Pemindahan Rekod
PTAR/JAU/13/09 Borang Penilaian Rekod.
Borang Arkib 02/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam.
Borang Arkib 04/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.
Borang Arkib 05/08
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail
(Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod).
Borang Arkib 12/08 Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.
Borang Arkib 13/08 Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.
BorangPrestasiJUSA_Pin2010 Borang Penilaian Prestasi Jusa
BorangPrestasiGredKhas_Pin2010 Borang Penilaian Prestasi Gred Khas
BorangPrestasiP&P_Pin2010 Borang Penilaian Prestasi Pengurusan & Professional
BorangPrestasiSokongan1_Pind2010 Borang Penilaian Prestasi Sokongan 1
BorangPrestasiSokongan2_Pind2010 Borang Penilaian Prestasi Sokongan 2
PENGURUSAN ARKIB
Pelupusan Fail
1.0 PENDAHULUAN
Pelupusan adalah aktiviti menguruskan pengasingan fail yang mengandungi surat rasmi dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya. Fail yang tidak
bernilai arkib akan dilupuskan sama ada dirincih, dibakar atau ditanam dan fail yang bernilai arkib disimpan sebagai rujukan apabila diperlukan oleh jabatan atau para penyelidik.
2.0 PUNCA KELULUSAN/KUASA
2.1 Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)-Bahagian IV Seksyen.25,26,27
2.2 Mesyuarat Lembaga Pengarah UiTM Ke 134 bertarikh 26 Jun 2013 - Dasar Pengurusan Rekod UiTM dan Garis Panduan Pengurusan Dokumen
Terperingkat UiTM.
3.0 SKOP
3.1 3.2 3.3
3.4 3.5 3.6 3.7
3.8 3.9
Proses kerja ini meliputi:-
Asingkan fail tutup. Senaraikan dalam Borang Penilaian Rekod. Buat penilaian fail sama ada pindah atau lupus.
Hantar borang arkib ke agensi terlibat. Terima surat kebenaran/kelulusan. Senaraikan fail pindah Pindahkan fail ke JAU.
Laksanakan pelupusan fail. Hantar borang penentusahan ke JAU
4.0 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB
i. Pustakawan Kanan (PK)
ii. Pegawai Rekod Jabatan (PRJ)
Pelantikan oleh Pendaftar UiTM merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VIII, perkara
8.2 (d)
iii. Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ)
Pelantikan oleh Pendaftar UiTM merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VIII, perkara
8.2 atas nasihat Arkib Negara Malaysia bagi membantu Pegawai Rekod Jabatan.
5.0 DEFINISI/TAFSIRAN/TERMA
5.1 Pelupusan
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan,
pemindahan atau selainnya (penangguhan pemindahan) – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
5.2 Jadual Pelupusan Rekod
Jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput
tempoh pengekalan yang ditentukan – seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
5.3 Rekod Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa
salinannya – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 5.4 Pemusnahan Rekod
Pemusnahan Rekod Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa
jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan – seksyen 2, Akta Arkib
Negara 2003 [Akta 629]. 5.5 Rekod Bukan Fail (Homogeneous)
Rekod yang berkelompok dengan perkara/tajuk yang sama seperti kad
perakam waktu, skrip jawapan peperiksaan, borang penilaian kursus,
borang-borang yang digunapakai dalam melaksanakan fungsi jabatan dan sebagainya yang ditakrifkan sebagai rekod Homogeneous.
5.6 Borang Homogeneous Borang yang digunakan untuk pelupusan rekod bukan fail.
5.7 Agensi Terlibat
Agensi terlibat bermaksud Arkib Negara Malaysia, Audit Negara Malaysia, Akauntan Negara Malaysia
5.8 Singkatan & Penjelasan
PTJ : Pusat Tanggungjawab(Dekan Fakulti/Pusat
Akademik/Ketua Bahagian/Pusat/Unit/Pengarah/Rektor Universiti Negeri)
JAU : Jabatan Arkib Universiti
PK : Pustakawan Kanan
PRJ : Pegawai Rekod Jabatan
PTRJ : Pembantu Tadbir Rekod Jabatan
KJ : Ketua Jabatan
6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA
6.1 ASINGKAN FAIL TUTUP
6.1.1 PTJ mengasingkan fail tutup yang telah tamat tindakan dan telah
memenuhi tempoh simpanan dengan merujuk jadual pelupusan rekod Arkib Negara Malaysia.
6.1.2 Jadual pelupusan rekod Arkib Negara Malaysia (ANM) merujuk kepada;
- Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am
- Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan
6.2 SENARAIKAN DALAM BORANG PENILAIAN REKOD 6.2.1 PTJ senaraikan fail lupus dalam Borang Penilaian Rekod
(PTAR/JAU/13/09) dan hantar ke JAU.
6.2.2 Bagi rekod-rekod bukan fail (Homogeneous ) disenaraikan dalam Borang Homogeneous (PTAR/JAU/02/07)
6.3 BUAT PENILAIAN FAIL SAMA ADA PINDAH ATAU LUPUS
6.3.1 JAU membuat penilaian fail sama ada bernilai arkib (bernilai sejarah atau kebangsaan)
6.3.2 Fail yang bernilai arkib, dipindahkan ke JAU dan fail yang tidak
bernilai, dicadang lupus.
6.4 HANTAR BORANG ARKIB KE AGENSI TERLIBAT
6.4.1 JAU memajukan borang pelupusan yang berkaitan ke Arkib Negara Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Akauntan Negara Malaysia untuk mendapatkan kebenaran melupus.
6.5 TERIMA SURAT KEBENARAN/KELULUSAN
6.5.1 PTJ menerima surat kebenaran/kelulusan daripada Arkib Negara
Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Akauntan Negara Malaysia melalui JAU.
6.5.2 Asingkan fail yang diarah pindah dan fail lupus.
6.6 SENARAIKAN FAIL PINDAH
6.6.1 PTJ menyenaraikan fail yang diarah pindah ke dalam Senarai
Pemindahan (PTAR/JAU/03/07).
6.7 PINDAHKAN FAIL KE BAM
6.7.1 Fail dimasukkan ke dalam kotak, dilabel (Jumlah fail dan perkara) dan
dihantar ke JAU.
6.8 LAKSANAKAN PELUPUSAN FAIL
6.8.1 PTJ melaksanakan pelupusan fail mengikut kaedah yang ditetapkan.
6.8.2 Fail yang dibenar lupus hendaklah dilupuskan dalam tempoh 3 bulan
daripada tarikh surat kebenaran pemusnahan Arkib Negara Malaysia
(ANM) dan Audit Negara Malaysia (ANM).
6.9 HANTAR BORANG PENENTUSAHAN KE JAU 6.9.1 Lengkapkan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam atau
Borang Penentusahan Rekod Kewangan dan Perakaunan. Borang
tersebut hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang melaksanakan pemusnahan dan disahkan oleh seorang saksi serta penentusahan oleh pegawai penyelia.
6.9.2 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam atau Rekod
Kewangan dan Perakaunan hendaklah dihantar ke JAU untuk
dimajukan ke ANM.
7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA
7.1 Dasar Pengurusan Rekod UITM.
7.2 Jadual Pelupusan Rekod Am - Arkib Negara Malaysia.
7.3 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara
Malaysia.
8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN
8.1 PTAR/JAU/03/07 – Senarai Pemindahan Rekod
8.2 PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod.
8.3 Borang Arkib 02/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam.
8.4
Borang Arkib 04/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.
8.5
Borang Arkib 05/08 - Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod).
8.6 Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.
8.7
Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.
9.0 CARTA ALIR
PIHAK
BERTAN
GGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA PROSES REKOD/
CATATAN
PTJ/PTRJ
Asingkan fail tutup
PTJ/PTRJ
Senaraikan dalam Borang
Penilaian Rekod
Borang Penilaian
Rekod
(PTAR/JAU/13/09)
JAU Buat penilaian fail sama
ada pindah atau lupus.
JAU Hantar borang arkib ke
agensi yang terlibat.
PTJ/PTRJ Terima surat
kebenaran/kelulusan
PTJ/PTRJ Senaraikan fail pindah
Senarai
Pemindahan
(PTAR/JAU/03/07)
PTJ/PTRJ Pindahkan fail ke JAU.
PTJ/PTRJ Laksanakan pelupusan
fail.
PTJ/PRJ
Hantar borang
penentusahan ke JAU.
Borang
Penentusahan
(Arkib 12/08, 13/08)
Tamat
Lupus
Pindah
10.0 LAMPIRAN
10.1 Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia.
10.2 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara Malaysia.
10.3 Surat Pekeliling Pendaftar -100-PTAR (JAU. 38/1) bertarikh 18 April 2012- Perlantikan Semula Pegawai Rekod PTJ, Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) dan Pegawai Pendaftar Rahsia Jabatan
10.4 PTAR/JAU/03/07 - Borang Pemindahan Rekod.
10.5 PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod.
10.6 Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.
10.7 Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.
Kemaskini: 20 November 2015
Jabatan Arkib Universiti
Perpustakaan Tun Abdul Razak
UiTM Shah Alam
top related