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DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Programa Institucional CONTPAQ i® Contabilidad
Elaborado por: Juan Espinoza García
Mayo de 2011
Recopilación de procedimientos básicos para operar el programa CONTPAQ i® Contabilidad
Primera actualización abril de 2012
ESTADOS FINANCIEROS [2]
CONTENIDO
1. CAPTURA DE PÓLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO .................................... 3
1. 1 CAPTURA DE PÓLIZAS (Primera parte). ........................................................................ 4
1.1.1 Segmentos de Negocio. ............................................................................................. 9
1. 2. CAPTURA DE PÓLIZAS USANDO SEGMENTOS DE NEGOCIO. ................................. 9
1. 2.1 ¿Cómo asignar los segmentos de negocio en los movimientos de las pólizas? ........ 9
1. 2.2 Consulta de un reporte con segmentos de negocio. ................................................ 12
1. 2.3 Modificar pólizas ...................................................................................................... 15
1. 2.4 Otros procesos dentro de pólizas. ........................................................................... 18
2. CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO ............................. 21
2.1 IMPORTANCIA DEL RESPALDO. .................................................................................. 22
2.2. ¿CÓMO RESPALDAR LA EMPRESA? ......................................................................... 22
2.3 ¿CÓMO ENVIAR EL RESPALDO POR CORREO ELECTRÓNICO A LA DELEGACIÓN
ESTATAL VERACRUZ? ....................................................................................................... 24
3. IMPRESIÓN DE REPORTES ........................................................................................... 28
3.1 VISOR DE REPORTES. ................................................................................................. 29
3.2 IMPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. .................................................................. 32
3.3 REPORTES SENSIBLES. .............................................................................................. 34
4. LISTADOS ........................................................................................................................ 36
4. 1 LISTADOS DENTRO DE CONTPAQ. ............................................................................ 37
4. 2 NIVELES DE FILTRADO. .............................................................................................. 42
5. CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS ......................................................................... 45
5. 1 CIERRE DE PERIODO .................................................................................................. 46
5. 2 CIERRE DE EJERCICIO ............................................................................................... 48
5. 2.1 Cambiar al periodo 14 ............................................................................................. 48
5. 2.2 Generar póliza de Cierre ......................................................................................... 50
5. 2.3 Ejecutar el cierre de ejercicio. .................................................................................. 52
5. 2.4 *Solución al problema de alta de cuenta. ................................................................. 53
6. REACTIVACION DE LICENCIA- (Ejecutar antes de formatear el equipo) ........................ 54
6.1 Introducción. ................................................................................................................... 55
6.2 Reactivación ................................................................................................................... 56
6.3 ¿Cómo generar el código de revocación? ....................................................................... 59
ESTADOS FINANCIEROS [3]
1. CAPTURA DE PÓLIZAS Y USO
DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [4]
1. 1 CAPTURA DE PÓLIZAS (Primera parte).
En este tema:
Aprenderás a capturar pólizas dentro de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y conocerás los
grandes beneficios de contar con una captura rápida y ágil.
Para entrar al registro de pólizas podemos seleccionar del menú pólizas, la opción pólizas, o
presionar simultáneamente las teclas Ctrl + P
O hacer clic en el botón de la barra de herramientas.
Se despliega la ventana y en ella podrás registrar los datos del encabezado; la fecha, el tipo
y el número forman la llave de la póliza, que es el identificador del documento. Uno de los
grandes beneficios de CONTPAQ i® es que la captura de pólizas puede realizarse de forma
rápida, para comenzar en el campo fecha solo tienes que capturar el día, ya que el mes y el
año los asume por omisión del periodo y ejercicio actual (para eso tenemos que cerrar los
periodos al finalizar la captura de pólizas del mes), para avanzar de un campo a otro puedes
usar la tecla enter, de esta forma sin despegar las manos de teclado agilizarás la captura, ya
que no será necesario utilizar el ratón
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [5]
CONTPAQ i® tiene registrados por omisión 4 tipos de pólizas: Ingresos, Egresos, Diario y
Orden
Para agilizar la selección de un tipo de póliza puedes utilizar la letra inicial de cada uno o un
número del 1 al 9 en orden de aparición, por ejemplo para seleccionar ingresos
Ingresos, presionar la letra I o 1 o
Egresos, presionar la letra E o 2 o
Diario, presionar la letra D o 3 o
Para continuar con la lección vamos a seleccionar el tipo egresos. Observa que al presionar
la tecla <E> se muestra el tipo egresos y automáticamente se habilita el campo número, aquí
podemos capturar un número o respetar el consecutivo que el sistema nos ofrece por
omisión, vamos a conservarlo y presionamos la tecla enter
En este campo también podemos consultar pólizas ya registradas, pero solo del periodo y
tipo seleccionados en estos campos, que funcionan como filtros de selección para delimitar
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [6]
la búsqueda, para activar esta búsqueda debemos presionar la tecla de función F3 con esto
podemos realizar búsquedas específicas y de forma rápida.
Vamos a presionar la tecla enter para avanzar al siguiente campo, al llegar al concepto
puedes capturar directamente el dato
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [7]
Después de capturar el concepto de la póliza, damos enter y se despliega la ventana
movimientos de pólizas en ella debemos capturar cada uno de los movimientos que integran
el documento observa que CONTPAQ i® va indicando que movimiento se está registrando.
Cuando consultes uno ya registrado, el color cambiará a gris esta es la forma en que podrás
identificar y diferenciar un nuevo movimiento de uno ya existente, puedes capturar el número
de cuenta o buscarlo ya sea por número o por nombre para lograrlo utiliza la tecla F3,
hagamos la búsqueda por nombre de la cuenta sueldos y al localizarla, presionamos enter
(las cuentas que nos permitirá seleccionar para el registro contable son las afectables,
marcadas con un asterisco *).
Cuando se trata de un
movimiento nuevo esta
área aparece en color
amarillo
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [8]
Cuando registres los movimientos de una póliza puedes utilizar la tecla enter para avanzar
de un campo a otro o bien utilizar las flechas de movimientos arriba y abajo
Cuando los campos cargo y abono estén activos, se mostrará la imagen de una calculadora
que puedes utilizar presionando la tecla < C >
Esta te será útil para realizar cálculos auxiliares como obtener el importe total sin necesidad
de salir de la aplicación
En estos campos debes capturar el cargo o abono, para agilizar la captura de importes con varios ceros puedes capturar una cantidad por ejemplo <1> y utilizar la tecla <+> y automáticamente le agrega tres ceros.
Haremos un paréntesis para abordar el tema de Segmentos de Negocio, posteriormente
continuaremos con la captura de la póliza.
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [9]
1.1.1 Segmentos de Negocio.
En el apartado V de la Guía Contabilizadora, menciona que los Centros Básicos (Coordinaciones) serán utilizados tanto para los Ingresos y Contribuciones, así como para los Egresos de acuerdo a las necesidades de cada Delegación, nos da una lista de segmentos estándar, pero podemos capturar los necesarios siempre y cuando respetemos los establecidos. En el programa CONTPAQ los centros básicos (Coordinaciones) se denominan Segmentos de Negocio. Los Segmentos de negocio permiten clasificar la información contable de la Delegación por Coordinaciones, para después consultarla en los reportes de segmentos de negocio, de forma que podamos conocer los egresos e ingresos de cada Coordinación, el porcentaje que representa en la Contabilidad de la Delegación, e incluso compararlos entre periodos.
1. 2. CAPTURA DE PÓLIZAS USANDO SEGMENTOS DE NEGOCIO. Aprenderás cómo aplicar los segmentos de negocio desde los movimientos de pólizas.
1. 2.1 ¿Cómo asignar los segmentos de negocio en los movimientos de
las pólizas?
Vamos a continuar con el ejemplo de la captura de la póliza de egresos de la página anterior, el primer movimiento será para la cuenta de sueldos por $1000.00
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [10]
El sistema nos pedirá capturar el número de segmento, capturamos el segmento 12
“Coordinación de Socorros y atención médica prehospitalaria” suponiendo que es el sueldo
de un operador o un socorrista.
El segundo movimiento por $800.00 va a la misma cuenta sueldos, pero corresponde al
centro básico servicios médicos urgencias, segmento de negocio 17
El tercer movimiento por $1,500.00 cargamos a la misma cuenta de sueldos, pero
corresponde al centro básico de consulta externa, segmento de negocio 24
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [11]
Para cuadrar la póliza el último movimiento lo abonamos contra la cuenta de bancos que no
utiliza segmentos de negocio, para cerrar la ventana podemos presionar Alt + A o la tecla F8.
Cerramos la ventana de movimientos de póliza para ver los datos capturados en el área de movimientos de la pólizas, vamos a cerrar un poco la columna de segmentos de negocio para ver su nombre con más claridad, como ven usamos la misma cuenta de gasto pero dividimos su saldo, para que aparte de acumular a esa cuenta la parte proporcional de cada centro básico, se acumule en el segmento de negocio que le corresponde, guardamos la póliza presionando el botón guardar, o las teclas Alt + A o la tecla F8, cerramos la ventana de pólizas.
Cada vez que capturemos movimientos con las cuentas que usan segmentos de negocio
estaremos acumulando los saldos en esos segmentos y después podremos consultarlos en
los reportes del sistema.
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [12]
Para el caso de los ingresos es el mismo procedimiento, es necesario usar los centros
básicos tanto en ingresos y egresos para que la información sea de utilidad, ya que solo así
podremos consultar los estados de resultados por cada segmento.
1. 2.2 Consulta de un reporte con segmentos de negocio.
Hacemos clic en el menú reportes, submenú reportes de segmentos de negocio y vemos que la variedad de reportes que podemos ejecutar cuando usamos segmentos de negocio es muy amplia, en esta ocasión vamos a consultar el reporte estado de resultados comparativo por segmento de negocio.
Se abre la ventana con los filtros que podemos utilizar para consultar el reporte
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [13]
Aquí seleccionamos los segmentos de negocio que queremos incluir en él.
De este lado indicamos a qué nivel deben pertenecer las cuentas incluidas
Ejercicio y periodo
Si solo se incluirán solo cuentas con saldos o todas las cuentas
Si queremos ver el porcentaje que representa el saldo de cada segmento
Cuantos segmentos queremos consultar por hoja (el máximo es tres)
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [14]
Cómo deseamos ver los importes los del periodo o del acumulado a la fecha
Si mostrará solo el nombre de la cuenta o también su código
Vamos a elegir los segmentos que afectamos con la póliza que capturamos, presionamos el
botón ejecutar reporte o la tecla F10, podemos ver que la cuenta sueldos en la parte de
egresos muestra el saldo que dimos de alta en la póliza, como ves cada uno de los
segmentos aparece acompañado de su saldo y su porcentaje por columna y en los
renglones están los conceptos de ingresos y egresos con sus totales al final incluye la
utilidad o pérdida presentada en relación a los segmentos de negocio que se están
consultando..
Este reporte es muy útil para controlar por medio de la comparación cómo van las
Coordinaciones de la Delegación, esta es una de las ventajas de utilizar los segmentos de
negocio, pues te permite enterarte de una forma muy rápida de la información que tu
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [15]
necesites, cerramos la ventana del reporte y también la ventana de filtros para regresar a la
ventana principal.
1. 2.3 Modificar pólizas
Modificamos algunos datos de la póliza y sus movimientos, ingresemos al listado de póliza para buscar la póliza que queremos modificar, hacemos clic en el botón listado, ubicado en la barra de herramientas
Vamos buscar la póliza capturada, nos colocamos sobre el registro y presionamos la tecla
enter para abrir
Al modificar la mayor parte del encabezado CONTPAQ pedirá que confirmes la acción
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [16]
Vamos a modificar la fecha de la póliza para que sea el 15 de mayo (o una fecha x del
próximo periodo)
Se despliega la ventana de confirmación, con la tecla de movimiento puedes seleccionar el
botón continuar y con la tecla enter confirmar el cambio
En este caso se despliega una venta que nos informa que la fecha corresponde a un periodo
futuro pero nos permite hacer el cambio, siempre y cuando en la redefinición de la empresa
esté marcada la casilla “Permitir modificar periodos futuros” con la tecla enter aceptamos
el mensaje
Para cambiar el número de la póliza el sistema envía los mismos mensajes de confirmación,
también podemos modificar el concepto.
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [17]
Como queremos hacerle cambios al cuarto movimiento nos colocamos sobre el registro,
usamos la tecla enter para editarla
Observa como el área que indica el número de movimiento esta en color gris lo que significa
que es un movimiento ya registrado
Vamos a modificar la referencia
Podrás modificar cualquier dato del movimiento, pero en esta ocasión solo realizaremos esta
corrección, guardamos los cambios presionando simultáneamente las teclas Alt + A que es
una de las formas que puedes utilizar para guardar los movimientos, ahora guardemos la
póliza para conservar las modificaciones realizadas.
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ESTADOS FINANCIEROS [18]
1. 2.4 Otros procesos dentro de pólizas.
Además de la captura y modificación puedes hacer otras acciones desde la ventana pólizas,
entre ellas está borrar, copiar, imprimir, navegar entre las pólizas registradas e incluso
guardarlas cómo prepólizas
Aquí estamos dentro de la póliza de egresos número 1 podemos borrarla completa o alguno
de sus movimientos, primero veamos como borrar los movimientos, seleccionamos el cuarto
movimiento y presionamos la tecla <Supr> para eliminar el movimiento.
Y se despliega la venta de confirmación para borrar el movimiento
Y el cuarto movimiento de la póliza fue eliminado.
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [19]
Otra forma es abrir la ventana del tercer movimiento, para abrirlo, seleccionamos y damos
enter.
Y al hacer clic en el botón borrar
Solicita la confirmación de la acción y hacemos clic en el botón si y observa que el tercer
movimiento también fue eliminado
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CAPTURA DE POLIZAS Y USO DE SEGMENTOS DE NEGOCIO
ESTADOS FINANCIEROS [20]
Pero si queremos borrar la póliza completa, tenernos que hacer clic en el botón borrar pero de la ventana pólizas
También pedirá que confirmes la acción
La ventana está lista para capturar o buscar una póliza
Has llegado al final de este tema. Ya tienes los conocimientos necesarios para realizar la
captura de pólizas dentro de CONTPAQ i®.
ESTADOS FINANCIEROS [21]
2. CÓMO RESPALDAR E
INFORMAR POR CORREO
ELECTRÓNICO
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COMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRONICO
ESTADOS FINANCIEROS [22]
2.1 IMPORTANCIA DEL RESPALDO. Una vez que hemos terminado de capturar todas las pólizas del mes, procedemos a enviar la
información al área de Estados Financieros de la Delegación Estatal. Mensualmente se
consolidan los Estados Financieros de las Delegaciones Locales y es enviada a la
Coordinación de Contraloría de Sede Nacional, previo a la junta mensual del Consejo
Nacional de Directores, por esta razón es importante contar de manera inmediata con la
información generada en las Locales; en este proceso el programa CONTPAQ juega un
papel muy importante ya que a través de los respaldos que genera, es posible enviar por
correo electrónico la información necesaria.
2.2. ¿CÓMO RESPALDAR LA EMPRESA? En este tema: Aprenderás como respaldar la información de tu Delegación Local y enviar el
archivo al correo electrónico de Estados Financieros de la Delegación Estatal.
Cómo ejemplo vamos a respaldar la información de la Delegación Poza Rica.
1. Después de iniciar sesión y accesar a la empresa en CONTPAQ con el nombre de la
Delegación, hacemos clic en el menú empresa
2. Seleccionamos el submenú respaldar empresa
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CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO
ESTADOS FINANCIEROS [23]
3. Se abre la venta respaldar empresa que muestra el nombre de la Delegación que se
respaldará
4. Presionamos procesar se despliega un aviso al terminar el respaldo.
5. Presionamos la tecla enter para aceptar, la ventana se cierra de forma automática y el
respaldo ya está listo.
En este campo se
muestra el nombre del
respaldo, que coincide
con el nombre de la
Base de Datos de la
empresa
Además CONTPAQ incluye
la fecha y la hora en que
realiza el respaldo, esto nos
permite mejor control de los
respaldos generales, 17:44
hrs. del 16/04/2014
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CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO
ESTADOS FINANCIEROS [24]
2.3 ¿CÓMO ENVIAR EL RESPALDO POR CORREO ELECTRÓNICO A
LA DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ?
cruzrojamexicana_estadosfinancieros@live.com.mx
Los pasos son los siguientes:
1. Iniciar sesión en la cuenta de correo electrónico de la Delegación, es importante que por seguridad de la información, los respaldos sean enviados a través de las cuentas institucionales de cada Delegación (creados con el fin de salvaguardar la información sensible) y no a través de correos personales.
2. Clic en Nuevo.
3. En el campo Para: capturar la dirección de correo electrónico de Estados Financieros cruzrojamexicana_estadosfinancieros@live.com.mx, en el campo Asunto: Respaldo Contable abril 2012 (va a cambiar dependiendo el mes a informar), dar clic en datos adjuntos para agregar el archivo.
Respaldo Contable abril 2012
cruzrojamexicana_estadosfinancieros@live.com.mx
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO
ESTADOS FINANCIEROS [25]
2. Se abre la ventana abrir para buscar el archivo que se adjuntará, localizar y dar clic sobre el icono <<Mi PC>> en sistema operativo XP, o en <<Equipo>> si se usa el sistema operativo Windows Vista / Windows 7.
4. Doble clic en disco local (C)
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CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO
ESTADOS FINANCIEROS [26]
5. Abrir la carpeta Compac (no confundir con la carpeta compaqw que es la carpeta de
contpaq 2005)
6. Abrir la carpeta empresas
7. Clic en la carpeta con el nombre de su Delegación Local (o bien si no se editó la carpeta aparece como CtEmpresa1, CtEmpresa2) en este ejemplo, Poza Rica
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CÓMO RESPALDAR E INFORMAR POR CORREO ELECTRÓNICO
ESTADOS FINANCIEROS [27]
8. Observa que aquí está el archivo de respaldo de la Delegación, en nuestro ej. Poza Rica,
incluye: el nombre de la carpeta de la empresa, mas la fecha y hora de creación. Doble clic
para adjuntar el archivo. (La extensión del archivo es .bak)
9. El sistema comenzará a cargar el archivo.
10. Al finalizar, agregar un pequeño mensaje, incluyendo nombre y cargo de la persona que envía el Respaldo Contable. * Fin del procedimiento.
ESTADOS FINANCIEROS [28]
3. IMPRESIÓN DE REPORTES
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
IMPRESIÓN DE REPORTES
ESTADOS FINANCIEROS [29]
3.1 VISOR DE REPORTES.
En este tema aprenderás: Como ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su
visor con el que podrás moverte dentro de los reportes, además generarás los reportes en
archivos con diferentes formatos.
1. Todos los reportes de CONTPAQ se encuentran en el menú con el mismo nombre, damos
clic para ver las opciones que ofrece.
Están agrupados según su naturaleza o la información que te ofrecen
2. Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de
comprobación, damos clic en Estados Financieros/ clic en Balanza de Comprobación.
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
IMPRESIÓN DE REPORTES
ESTADOS FINANCIEROS [30]
3. CONTPAQ presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que
deseas obtener del reporte, como el ejercicio y mes a visualizar
Los tipos de cuenta
La moneda, etcétera.
4. Los filtros que podrás utilizar dependen del reporte que estés utilizando, una vez que los
filtros han sido especificados, podrás ejecutar el reporte para ver en pantalla el resultado
dando clic en <<Ejecutar Reporte>>
CONTPAQ iniciará el proceso para mostrar la información, ten en cuenta que el tiempo
dependerá del volumen de información que tu Delegación maneje.
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
IMPRESIÓN DE REPORTES
ESTADOS FINANCIEROS [31]
5. Al final se mostrará el reporte en pantalla, como se muestra a continuación.
Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para
revisar la información. Las opciones de la barra te permiten:
Incrementar la escala en la que visualizas en reporte y puedes regresar al tamaño
anterior en cualquier momento, si lo prefieres puedes seleccionar el porcentaje en el
que deseas visualizar el reporte y de la misma forma seleccionar otro porcentaje en
cualquier momento, además de incrementar o disminuir el tamaño que visualizas, podrás ir al
final de la hoja actual y regresar al inicio , avanzar a la siguiente página o
continuar en la página anterior para continuar con la revisión, si no deseas avanzar de
página en página, puedes ir a la hoja final del reporte y regresar a la primera página de
forma inmediata , cuando estés seguro de que información es correcta, puedes enviar el
reporte a impresión
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IMPRESIÓN DE REPORTES
ESTADOS FINANCIEROS [32]
3.2 IMPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.
1. Para imprimir los Estados Financieros, no necesitamos exportarlos a Excel ni en PDF,
después que tenemos el reporte en pantalla, damos clic en o presionamos la tecla de
función F10
2. Veremos la siguiente ventana
3. Dependiendo de la marca de la impresora, en propiedades podremos definir el tamaño
(carta), si queremos los documentos a color o en blanco y negro, etcétera, damos clic en
aceptar para imprimir finalmente el documento.
4. Para imprimir los Estados de Posición Financiera y Estado de Resultados, regresamos al
paso 2 de la primera sección y elegimos los que deseamos.
5. Los documentos tienen que firmarse por el Presidente del Consejo, Tesorero y Contador
como mínimo, en algunos casos también es válida la firma del Administrador en ausencia del
Tesorero.
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
IMPRESIÓN DE REPORTES
ESTADOS FINANCIEROS [33]
6. Para insertar los nombres y cargos en los Estados Financieros, configuramos una hoja en
Word, para que al calce capturemos los datos.
7. Colocamos los Estados Financieros en la impresa (como si fuesen hojas blancas) de
modo que al enviar la impresión en Word, se vea como sigue:
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
IMPRESIÓN DE REPORTES
ESTADOS FINANCIEROS [34]
3.3 REPORTES SENSIBLES.
Una gran ventaja de los reportes de CONTPAQ es que te permiten analizar la información a
manera de detalle que requieras a través de sus reportes sensibles.
Para que conozcas la ejecución de los reportes sensibles, visualizaremos en pantalla el
reporte balance general
Para este ejemplo, vamos analizar el mes de mayo e indicamos que solo incluya las cuentas
con saldo, recuerda, para visualizar el reporte debes presionar la tecla F10 o el botón
ejecutar reporte
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
IMPRESIÓN DE REPORTES
ESTADOS FINANCIEROS [35]
Cuando veas el reporte en pantalla, podrás identificar que se trata de un reporte sensible
porque algunos importes están dentro de un cuadro azul. El balance solo muestra el saldo de
las cuentas a nivel de mayor, si requieres conocer como está conformado dicho saldo, con
solo dar doble clic sobre el importe.
CONTPAQ te mostrará sus anexos.
Este reporte también es sensible y podrás doble clic a alguna de las subcuentas para
visualizar los movimientos que lo conforman.
Doble clic
ESTADOS FINANCIEROS [36]
4. LISTADOS
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [37]
4. 1 LISTADOS DENTRO DE CONTPAQ.
En esta parte de la lección conocerás:
Qué son los listados
Cuál es su funcionalidad
Y cuáles son los listados disponibles en CONTPAQ con los que podrás consultar
información de tu Delegación.
Los listados de CONTPAQ son vistas que permiten consultar información desde varios
niveles, mediante estos puedes realizar consultas y localizar datos específicos de forma
rápida.
Cuando trabajes con CONTPAQ podrás ejecutar listados para tener información de:
Pólizas
De movimientos de pólizas
Conocer los saldos de las cuentas
Dentro del menú pólizas se localizan la mayoría de los listados de CONTPAQ
Cuando requieras consultar el listado de saldos de cuentas, ve al menú catálogo, submenú
saldos de cuentas.
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [38]
El uso de los listados es muy parecido, la diferencia está en el tipo de información que
muestran.
Por ejemplo, en el listado de pólizas
Puedes consultar información referente a pólizas registradas en un periodo y ejercicio
específico.
En el de movimientos
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [39]
Podrás visualizar los cargos y abonos registrados en cada póliza que pertenezcan al periodo
y ejercicio especificado
El listado de saldos de cuentas
Incluye todas las cuentas del catálogo, que tienen saldos o movimientos y muestra sus
saldos por periodo, en el ejercicio seleccionado, este es el equivalente a un auxiliar de
cuentas, ya que en el puedes ver los movimientos, e incluso ir al detalle de una póliza
especifica, abrirla y modificarla.
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [40]
Desde los listados puedes capturar pólizas haciendo clic en el botón nuevo o presionando la
tecla <Insert>
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [41]
Modificar pólizas ya registradas, para lograrlo es necesario hacer doble clic sobre la póliza
deseada y realizar los ajustes necesarios, o bien, selecciónala y haz clic en el botón
modificar, si lo prefieres al seleccionarla puedes presionar la tecla enter
También podrás eliminar una póliza, basta con seleccionarla y hacer clic en el botón borrar o
presionar la tecla Supr
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [42]
4. 2 NIVELES DE FILTRADO.
Podemos abrir el listado de pólizas desde este botón en la barra de herramientas o
seleccionando el menú pólizas
Y el submenú listado de pólizas
Con los listados puedes filtrar la información en tres niveles, de forma que encuentres los
datos que quieras, cuando los necesites. El primer nivel es la selección del periodo y del
ejercicio, vamos a conservar la fecha actual para consultar las pólizas de mayo 2011, pero
puedes modificar estos datos según tus necesidades.
CRUZ ROJA MEXICANA, I. A. P. DELEGACIÓN ESTATAL VERACRUZ
LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [43]
En el segundo nivel puedes hacer búsquedas como con la tecla F3, es decir que puedes
buscar por letra o número inicial, los datos que quieras en cualquiera de las columnas
visibles en el listado, así que ya puedes combinar 2 niveles, el de periodo y ejercicio mas la
letra o número con la que inicia la información que estés buscando.
Como tercer nivel de búsqueda, están los autofiltros, que se usan de forma muy parecida a
los otros filtros de Excel, vamos a buscar las pólizas que tengan la palabra traslado en su
concepto, para hacerlo, vamos a la columna del concepto y hacemos clic en la columna del
autofiltro
Se despliega la lista con los tres filtros posibles para esta columna, <<todos>>, <<empieza
con>> y <<contiene a>>, con la tecla enter seleccionamos la opción <<contiene a>>, porque
así el resultado nos dará todos los conceptos que contienen esa palabra, sin importar el
orden en el que aparezcan
Se abre la ventana filtro personalizado, donde vamos a capturar la palabra que contiene la
información que buscamos, en este ejemplo, <<traslado>> y presionamos la tecla enter para
aceptar.
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LISTADOS
ESTADOS FINANCIEROS [44]
Ya tenemos el resultado de la búsqueda, ahora el autofiltro muestra el tipo de búsqueda que
se hizo más la palabra traslado, que es la que usamos, todas las pólizas mostradas incluyen
esta palabra en su concepto
Para aplicar un autofiltro en la columna cargo, podemos ver que la lista de filtros posibles
cambia al tratarse de una columna que muestra cifras en lugar de texto, como puedes ver las
opciones que ofrece ahora se refieren a números, de esta forma podrás filtrar las pólizas con
el importe que te convenga.
De esta forma puedes aplicar los autofiltros en cualquier columna del listado para obtener la
información que estés buscando.
ESTADOS FINANCIEROS [45]
5. CIERRE DE PERIODOS Y
EJERCICIOS
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CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
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5. 1 CIERRE DE PERIODO En este tema:
Aprenderás a realizar el cierre de periodo mensual dentro de CONTPAQ y te
indicaremos en que situaciones debes utilizarlo.
Al ejecutar un cierre de periodo, el periodo vigente se cierra y la empresa queda lista para
empezar a trabajar en el nuevo periodo. Dependiendo del tipo de periodo definido, será la
frecuencia a ejecutar, en nuestro caso el periodo es mensual y el cierre se tiene que
realizar mensualmente.
Recomendación: Antes de ejecutar un cierre de periodo es recomendable respaldar la
empresa, como una medida de prevención.
Se debe decir que un cierre de periodo se realiza cuando oficialmente quieres cerrar un mes
dentro de la contabilidad de la Delegación, cuando trabajas con el manejo de folios por
periodo esta opción es útil para congelar los números de póliza de ese periodo y reiniciar la
numeración.
Ahora vamos a habilitar del menú cierre la opción <<cierre del periodo/ejercicio>>.
Se abre la ventana cierre del periodo. Observa que en la parte izquierda se muestra el
detalle del proceso, indicando cual es el periodo a cerrar, fecha de inicio y fin del nuevo
periodo, así como la información de inicio y fin del ejercicio vigente
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CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
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En la parte derecha se muestra información general sobre el proceso, su definición, las
recomendaciones a considerar y el resultado esperado.
En esta ocasión vamos a suponer que cerramos el periodo número 6, hacemos clic en el
botón procesar, observa que el sistema muestra un mensaje indicando que el cierre se
efectuó con éxito
Ahora vamos a cerrar la ventana haciendo clic en el botón cerrar, recuerda que también
podemos utilizar la tecla ESC. Desde el menú pólizas se puede observar que el periodo
vigente, que en este ejemplo sería el número 7.
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CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
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5. 2 CIERRE DE EJERCICIO En este tema:
Aprenderás a realizar un cierre de ejercicio dentro de CONTPAQ. Además, te
indicaremos el orden en que debes ejecutar cada paso para que el proceso sea exitoso.
Al ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa en CONTPAQ
queda lista para empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el año calendario). Antes
de ejecutar un cierre es recomendable respaldar la empresa, cómo medida de precaución.
Un cierre de ejercicio se ejecuta para dar fin a un ejercicio contable; para que el proceso sea
exitoso, realiza las siguientes acciones en orden indicado:
1. Cambiar al periodo vigente al de ajuste, es decir al periodo 14
2. Generar la póliza de cierre.
3. Ejecutar el cierre.
En este ejemplo se quiere realizar el cierre del ejercicio 2011.
El periodo vigente es el No. 12 (diciembre 2011)
Veamos la forma correcta de ejecutarlo, siguiendo las acciones mencionadas.
5. 2.1 Cambiar al periodo 14
El primer paso para ejecutar el cierre de ejercicio es cambiar el periodo vigente al periodo 14,
para lograrlo vamos a habilitar la ventana cambiar periodo que se localiza en el menú cierre
Submenú cambiar periodo.
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CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
ESTADOS FINANCIEROS [49]
Se abre la ventana y en ella se indica cual es el periodo vigente, estamos trabajando en el
periodo número 12 (en el supuesto de que ya concluyó el ejercicio), observa que el resto de
los datos solo son informativos, ya que aparecen en gris indicando que tienen estado de
lectura, entre la información que presenta están la fecha inicial y final del ejercicio, el número
de periodos que tiene el ejercicio vigente, así como la fecha de inicio y fin del actual periodo
Para hacer el cierre debemos de cambiar al periodo 14, este se utiliza para identificar el
periodo de cierre o periodo de ajuste, ¿por qué se utiliza el número 14?
Normalmente un ejercicio cuenta con 12 periodos.
El periodo 13 se utiliza en los casos en que se manejan periodos especiales,
Entonces el último periodo debe ser el de cierre, el 14.
Damos clic en aceptar, a este periodo 14, CONTPAQ lo nombra periodo de ajuste, y así lo
identificamos en el sistema (se puede consultar en el listado de saldos de cuentas).
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CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
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5. 2.2 Generar póliza de Cierre
Es importante dar de alta la cuenta No.: 31 05 001 011 nombre: Año 2011; antes de generar
la póliza de cierre.
Al ejecutar esta opción se crea la póliza de cierre del ejercicio vigente, este es el segundo
paso dentro del proceso de cierre de ejercicio, recuerda que antes de ejecutar cualquier
proceso dentro de CONTPAQ es recomendable respaldar la información de la empresa, todo
esto como una medida de prevención, lo que hace el proceso al generar la póliza de cierre
es que las cuentas de resultados ya sean deudoras o acreedoras quedan en cero y la
diferencia la manda a un cuenta de Patrimonio (capital).
Dentro del menú cierre, vamos a seleccionar el menú póliza de cierre
Se abre la ventana póliza de cierre y en la parte izquierda se muestra el detalle del proceso
aquí debemos capturar la cuenta a donde se enviará la diferencia, para el 2011 la cuenta es
31 05 001 011 (previa captura en el catálogo de cuentas)*
CONTPAQ automáticamente indica el tipo de póliza que se va a generar y la fecha, podemos
conservar el número consecutivo asignado por el sistema o indicar uno nuevo, en la parte
31-05-001-011
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ESTADOS FINANCIEROS [51]
derecha se muestra información general de este proceso, su definición, sus
recomendaciones antes de ejecutar la póliza y el resultado esperado al ejecutarla.
Hacemos clic en el botón procesar, el sistema comienza a generar el proceso y se cancelan
todas las cuentas de resultados, se aplican todas las afectaciones y está actualizando los
saldos, al finalizar el proceso indica que ha terminado con éxito y aquí muestra un resumen
de las cuentas acreedoras y deudoras cuyos saldos han sido cancelados
Una vez generada esta póliza ya podemos ejecutar el cierre de ejercicio.
31-05-001-011
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CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS
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5. 2.3 Ejecutar el cierre de ejercicio.
El tercer y último paso es ejecutar el cierre, no olvides que antes de realizar el cierre debes
de respaldar los datos de tu empresa como medida de prevención, para ejecutar el proceso
vamos a habilitar el menú cierre
Y seleccionamos la opción cierre de periodo ejercicio.
Se despliega la ventana Cierre de ejercicio, observa que en la parte izquierda se muestra el
detalle del proceso, los datos solo son informativos, aparecen en gris indicando estado de
lectura y no podemos modificarlos, entre la información que aquí se presenta esta el ejercicio
a cerrar (2011), indica la fecha del inicio y fin del nuevo periodo, así como del ejercicio (2012)
ejecutamos el cierre con el botón procesar
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Durante el proceso genera los saldos de las cuentas y también reactiva el número de folios
de las pólizas. Al finalizar el proceso cerramos la venta informativa.
Para finalizar vamos a consultar el listado saldos de cuentas, observa que se generó la
información de las cuentas en el nuevo ejercicio. ¡Has llegado al final de este tema!
5. 2.4 *Solución al problema de alta de cuenta.
En su mayoría se debe a una mala configuración, tienen que cuidar que cada nivel tenga el
atributo correcto en el campo <<cuenta de mayor>> como se indica a continuación y marcar
que <<si acepta>> segmento de negocio.
De título
Si (de mayor)
De subtitulo
No (de mayor)
ESTADOS FINANCIEROS [54]
6. REACTIVACION DE LICENCIA-
(Ejecutar antes de formatear el
equipo)
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REACTIVACION DE LICENCIA
ESTADOS FINANCIEROS [55]
6.1 Introducción.
El propósito de elaborar esta guía es para dar conocer los pasos a seguir cuando
necesitamos reactivar la licencia de CONTPAQ i®.
Dado que este programa es genuino, y la versión es para una estación de trabajo; tiene
ciertos candados de seguridad que impiden usar el programa en más de dos máquinas o
incluso en la misma si previamente no se ejecuta la revocación de licencia; el caso más
común se da después de formatear la unidad C, ya que después de la instalación, nos marca
nuevamente que el programa nos da 30 días como versión de prueba, y se hace necesario
reactivar la licencia.
Esto no implica de que podamos formatear continuamente la máquina donde opera el
CONTPAQ i®, debido a que solo permite reactivar sin costo en dos ocasiones, en la tercera
hay que cubrir un costo por la clave de reactivación.
Esperamos que esta Guía sea de ayuda en sus Delegaciones locales para el óptimo uso del
programa.
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REACTIVACION DE LICENCIA
ESTADOS FINANCIEROS [56]
6.2 Reactivación
Introducción.
Se considera una reactivación cuando el usuario solicita una nueva clave de activación para un sistema que ya había sido registrado previamente y que perdió su registro por algún motivo.
Cómo se puede perder la licencia
La licencia del sistema CONTPAQ i® (clave de activación) se perderá cuando:
Se cambia el sistema operativo, el disco duro o CPU en la computadora que tiene la licencia, sin ejecutar previamente la utilería Revocación de licencia.
Cuando ejecute la utilería Revocación de licencia. Cuando se realiza un formateo del disco duro.
Advertencia: Si realiza cualquiera de las acciones mencionadas y no ejecutó previamente la Revocación de licencia, NO podrá generarse el código de revocación.
Consideraciones importantes
Antes de reactivar o revocar la licencia, tenga en cuenta lo siguiente:
NO podrá transferir la licencia directamente de una máquina a otra.
Una vez que se ejecute la Revocación de Licencia, la clave de activación anterior quedará obsoleta aunque la máquina conserve su hardware original.
No es necesario revocar la licencia cuando se reinstala la misma versión de la aplicación en la misma computadora, o bien, cuando se realiza una actualización “sin costo.
Al instalar una actualización mayor en la misma máquina donde se tiene la licencia de su producto, ésta cambia de versión, por lo que será necesario activar el sistema con el número de serie de la actualización mayor. Al finalizar la instalación de la nueva versión, el sistema generará de forma automática un código de revocación.
Si se perdió la licencia y no se generó código de revocación, deberá comunicarse al Centro de Telemarketing para que le sea proporcionada una nueva clave de activación. Nota: La actualización mayor es una versión mejorada que tiene costo. Importante: Al instalar una versión mayor, el instalador enviará una advertencia sobre la pérdida de la licencia actual. Si usted no compró la actualización, NO debe instalar dicha Versión.
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REACTIVACION DE LICENCIA
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Medios para reactivar
La reactivación del sistema CONTPAQ i® puede realizarse mediante los siguientes medios:
Por Internet De forma manual (vía telefónica o correo electrónico)
Si desea comunicarse por teléfono, los números son:
0133-3818-0902 (Guadalajara) 01800-902-0000 (Resto del país)
Si desea comunicarse por correo electrónico, la dirección es
claves@contpaqi.com Importante: La reactivación por Internet se puede realizar siempre y cuando se tenga el código de revocación.
Código de revocación
Es la garantía de que usted cuenta con una copia legal del sistema que fue desactivada en la máquina donde se había instalado originalmente. Sirve para tener control sobre el paso de licencias de una máquina a otra. Este dato es obligatorio al reactivar los sistemas CONTPAQ i®. Importante: Guarde la imagen de la pantalla con el código de revocación; es posible que el Centro de Telemarketing solicite esta imagen.
Revocación de licencia
Es la utilería que genera un código de revocación que le dará derecho a obtener una nueva clave de reactivación para continuar utilizando el sistema CONTPAQ i®.
Requisitos para reactivación
Si tiene el código de revocación, los requisitos para reactivar son:
Tener número de serie del sistema y número verificador de número de serie
Tener el código de revocación Tener el código de sitio actual Proporcionar los datos de la empresa con la que se registró el
sistema Indicar el motivo de pérdida de la licencia de uso Proporcionar el nombre completo y puesto de quien solicita la
nueva clave de activación
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REACTIVACION DE LICENCIA
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Si NO tiene el código de revocación, los requisitos para reactivar son:
Tener número de serie del sistema y número verificador de número de serie
Tener el código de sitio actual Comunicarse al Centro de Telemarketing de Computación en
Acción Proporcionar los datos de la empresa con la que se registró el
sistema Indicar el motivo de pérdida de la licencia de uso Proporcionar el nombre completo y puesto de quien solicita la
nueva clave de activación
Cuándo revocar la licencia
La siguiente tabla muestra los casos en los que se debe realizar una revocación de licencia:
Debe revocar licencia cuando... Hágalo...
Adquiera una actualización mayor –cobrada- del sistema.
Antes de la instalación de la nueva versión.
Cambie de sistema operativo, disco duro o de CPU
Antes de realizar dicho cambio, de lo contrario, para obtener una nueva clave de activación se sujetará a las políticas de reactivación que Computación en Acción tenga vigentes en ese momento
Formatee el disco duro de su computadora y exista riesgo de que éste tenga daño permanente.
Antes de formatear el disco duro, como prevención al daño permanente que pueda tener. Nota: Si no realiza la revocación de licencia y el código de sitio no cambió, podrá reinstalar el sistema y activarlo nuevamente con la clave de activación que le proporcionó Computación en Acción desde un inicio.
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REACTIVACION DE LICENCIA
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6.3 ¿Cómo generar el código de revocación?
Clic en el menú inicio
Clic en el sub menú <Todos los programas>
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Clic en la carpeta CONTPAQ
Clic en la carpeta CONTPAQ i CONTABILIDAD
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REACTIVACION DE LICENCIA
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Clic en Revocación de licencia
Posteriormente seguir las indicaciones del Asistente de revocación.
Políticas de reactivación
Es importante que conozca las políticas que el Centro de Telemarketing maneja para las reactivaciones. Estas políticas son:
Todo usuario tiene derecho a una activación y dos reactivaciones SIN costo
A partir de la tercera reactivación, cada reactivación tendrá un costo. Si reactiva el sistema generando el código de revocación, la
reactivación será sin Costo Aclaración: Cabe mencionar que la tercera reactivación tendrá costo siempre y cuando, en las reactivaciones anteriores, NO se haya generado el código de revocación. Si cada que reactiva genera el código de revocación, ninguna de estas reactivaciones tendrá costo. Importante: El Centro de Telemarketing le informará sobre el costo de la reactivación.
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ESTADOS FINANCIEROS [62]
Cómo reactivar
La reactivación se puede hacer de forma manual (por teléfono) o por Internet. Para ello, realice los siguientes pasos:
1. Ingrese al sistema CONTPAQ i® que haya adquirido
2. Vaya al menú Ayuda
y seleccione la opción Registro de su sistema CONTPAQ i®
3. Haga clic en el botón Siguiente>
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4. Seleccione la opción deseada:
a) Activación/Reactivación Manual (si desea comunicarse por teléfono
o si no tiene el código de revocación)
b) Activación/Reactivación por Internet (si tiene el código de revocación)
5. Siga las instrucciones que le indicará el Asistente de activación
Dudas o problemas
Si tiene dudas con respecto a la activación o se le presentó algún inconveniente al tratar de activar el sistema, comuníquese a los teléfonos:
0133-3818-0902 (Guadalajara) 01800-902-0000 (Resto del país)
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