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Licenciatura enDirección de Factor Humano

Comunicación y PresentacionesClase 2: Redacción Corporativa 2

Los géneros de la empresa contemporánea

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Temario• La escritura instructiva• La escritura informativa:

– Memo– Gacetilla– Informe

• La escritura narrativa• La escritura argumentativa• La escritura digital• Planificar y organizar reportes• Ejercicios• Bibliografía

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La escritura instructiva• Manuales e instructivos• Redactar instrucciones donde el lector se sienta

apelado• Tono: las formas tradicionales y alternativas de

brindar instrucciones• La acción: uso del verbo como orden/instrucción,

incluyendo al escritor, o impersonal• Conservar la consistencia• Formalidad estructural: carátula, índice, recursos

visuales, orden lógico, apéndices y anexos,glosario, bibliografía

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La escritura informativa• Gacetilla de eventos• Gacetilla de productos• Circular y memo• Prioridades de la comunicación:

claridad, concisión, brevedad,importancia, tono ameno

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MemoLas 8 partes esenciales.Frecuentemente un memo está integrado por:

1. Fecha en la que se envía el memo.2. Destinatario o nombre de la persona a quien se envía el memo.3. Remitente o nombre de la persona que envía el memo.4. Asunto o breve encabezamiento que informa de que trata el memo.5. Introducción. Breve presentación detalle de contenidos que informan lo más

relevante del memo.6. El cuerpo del memo, generalmente dividido en párrafos numerados.7. Conclusión. La conclusión del memo que normalmente sugiere un curso de

acción (“call to action”)8. Iniciales o firma. Contrariamente a las cartas, un memo no lleva formatos de

dirección ni títulos.

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GacetillaVolantaTituloBajadaDesarrollo

QuéQuiénCómoCuándoDóndePor quéPara qué

Párrafo 1

Párrafo 2

Párrafo 3

*Lo más importante en el primer párrafo*

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El informe• Recolección y notificación de datos• Debe ceñirse a la realidad y conservar

objetividad• Contenidos variados: técnicos,

investigaciones, incidentes, reportesde resultado y gestión

• Variación de extensión y estructura

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La escritura narrativa

• El artículo de newsletter• Artículo de house-organ• Contar una historia: estructura básica y

noción de conflicto (existencia de unobstáculo a superar, problema aresolver, aspecto o proceso de trabajoa mejorar)

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La escritura argumentativa• Secuencia lógica de argumentos e ideas• Los escritores detrás de CEOs y directivos• Prólogos, mensajes y columnas• Discursos: escritura para ser escuchada• Captar la atención de la audiencia y

sostenerla a lo largo de la lectura (tambiénpara presentaciones)

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La escritura digitalEl escaneo de los lectores y los recorridos de lectura.El 80% de los usuarios escanean la página en lugar de leerla palabra por palabraLeer la pantalla de la computadora es 25 % más lento que leer en papel

1. Limitar el “scrolling”; utilizar frases de estructura simple; evitar títulos cortados,actualizar frecuentemente.

2. Trabajar con el diseñador: combinar “templates” (plantillas) con diseño de arteweb.

3. “Scannability”: resaltar palabras clave, usar listas en ítems, comenzar por laconclusión (lo más importante a primera vista)

4. Navegación: incluir la información detallada en páginas secundarias.5. Escribir para predisponer la lectura: títulos y subtítulos, listas, hipervínculos.6. Escribir para ser encontrado: 50 % de los usuarios llegan a las páginas por

buscadores.7. Evitar terminología polémica o muy técnica en los accesos.8. Revisión editorial: realizar buenas ediciones y correcciones.9. Actividad web: medir y utilizar métricas y estadísticas (ejemplo house-organ on-

line, estadísticas de lectura, porcentaje de gente que abrió-leyó el mail)).

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Planificar y organizar informes 1

• Definir el objetivo: por qué lo estamosescribiendo, qué incluir, qué dejar fuera delinforme, quiénes serán los lectores

• Investigar el tema: leer, entrevistar, investigar,experimentar, medir, observar

• Dividir u organizar el informe en secciones: sise extiende a 4-5 páginas, es mejor dividir lainformación en secciones que faciliten elentendimiento del lector

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Planificar y organizar informes 2Elementos de un reporte (propuesta)1. Título y subtítulos: página completa o sólo título2. Indice / Tabla de contenidos: para informes extensos3. Abstract / Executive Summary: entre 80/100 palabras, es una síntesis

del informe4. Introducción: el tema del informe, quién lo solicitó, los antecedentes,

método de trabajo, fuentes (pueden detallarse en anexos)5. Cuerpo del reporte: empezar por lo más importante, evolucionar

gradualmente, secuencia lógica (por ejemplo usar “mind maps”).6. Resumen y conclusiones: describe los objetivos, los resultados y

conclusiones a las que se arribaron7. Recomendaciones: no siempre es necesario o requerido8. Apéndice / Anexos: para los lectores que quieran profundizar

* Nota: numerar secciones y párrafos si es necesario

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Ejercicios• Ejercicio 1: Escribir un memo

-Comunicación nuevo producto a equipo de ventas-Comunicación nuevo procedimiento de rendición de gastos-Comunicación agradecimiento por participación en programa RSE-Comunicación anunciando nuevo gerente de producción-Comunicación convocando supervisores a curso de entrenamientoInstrucciones: 2 párrafos/10 líneas mínimo en total, usar modelo memo y preguntas de gacetilla, ya que escribimos para influir y generar acciones-incluir un llamado a la acción: vender/rendir/convocar/integrar/participar)

• Ejercicio 2: Escribir una autodefinición

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Bibliografía (referencia)

Mecanismos de argumentaciónracional, texto electrónico

Cassany, Daniel. Afilar el lapicero. Guíade redacción para profesionales.Anagrama, Barcelona, 2007

“How to write reports in plain English”,Plain English Campaign