laporan hasil audit mutu internal periode i – mei...
Post on 08-Feb-2021
7 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
L A P O R A N H A S I L
AU D I T M U T U I N T E R NA L
P E R I O D E I
– M E I 2 0 1 6 –
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
KampusUniversitasTrilogi,GedungRektoratLt.3,JakartaSelatan12760Tlp.(021)7980011ext.305E–mail:pppm@universitas-trilogi.ac.id
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
EXECUTIVE SUMMARY
Audit Mutu Internal (AMI) Universitas Trilogi Periode I dilakukan pada bulan Mei 2016 dengan total auditee sebanyak 26 unit kerja. Audit Mutu Internal ini terbagi menjadi 2, yakni Audit Mutu Internal Kinerja Unit yang bertujuan untuk mengukur kinerja setiap unit kerja di lingkungan Universitas Trilogi mulai dari bulan September 2015 sampai dengan bulan Maret 2016 dan Audit Mutu Internal Standar Mutu yang bertujuan untuk memastikan ketersediaan dan kelengkapan dokumen mutu dan catatan mutu.
AMI dibagi menjadi 6 rangkaian kegiatan, yakni (1) Pembekalan untuk Auditor yang dilaksanakan tanggal 15 April 2016, 21 April 2016, dan 29 April 2016 , (2) Pembukaan AMI pada tanggal 3 Mei 2016, (3) Visitasi oleh Auditor dari tanggal 9 sampai dengan 19 Mei 2016, (4) Penutupan AMI pada tanggal 20 Mei 2016 ,(5) Prosesing hasil AMI dari tanggal 23 sampai dengan 31 Mei 2016, dan (6) Rapat Tinjauan Manajemen pada tanggal 31 Mei 2016.
Untuk AMI Kinerja Unit, evaluasi dilakukan berdasarkan 2 indikator, yakni (1) program kerja unit dan (2) kedisiplinan unit kerja, sedangkan untuk AMI Standar Mutu, evaluasi yang dilakukan berdasarkan 4 indikator, yaitu (1) Kelengkapan dan kesesuaian dokumen mutu, (2) Pemahaman dan penerapan kebijakan atau prosedur baku, (3) Perbaikan atas hasil akreditasi, dan (4) Ketersediaan data untuk akreditasi.
Ringkasan hasil AMI Kinerja Unit dan AMI Standar Mutu Periode I - Mei 2016 disajikan dalam bentuk grafik dan tabel dapat dilihat dari rangkuman hasil kinerja unit dan akademik pada tabel 1- 6. dan Grafik 1-6 berdasar abjad unit
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
1
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
2
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1 Rektor - 3.61 4 - - 4 3.81
2 Wakil Rektor Bidang Akademik & Kemahasiswaan - 3.29 4 - - 3.2 3.45
3 Wakil Rektor Bidang Sumber Daya - 3.74 3.68 3.11 - 2.9 3.49
4 LPPM 0.75 3.35 0 0 - 2 1.36
5 PPPM 2.56 3.14 4 3.35 1.83 1.97 2.82
6 ADAK 1.86 3.57 3 3 - 2.88 2.84
7 Humas & Promosi 0 0 0 0 - 2.45 0.49
8 IT 3.5 3.78 3.3 4 - 2.2 3.40
9 Keuangan 2.5 3.75 3.5 2.83 - 3 3.12
10 SDM 2.16 4 4 2.25 - 2.55 3.01
11 Sarana 2 4 3 2.25 - 2.8 2.84
12 Kemahasiswaan 2.81 3.7 4 4 - 2.29 3.34
13 Perpustakaan 3.47 3.6 3.85 3.77 - 3.56 3.63
14 Program Studi S2 - Magister Manajemen 3.46 3.6 2.4 2.07 0 3 2.70
15 Program Studi S1 - Manajemen 3 3.24 4 3.8 3.43 3.6 3.41
16 Program Studi S1 - Akuntansi 4 3.1 0 0 2.41 3.6 2.53
17 Ekstensi 2.72 3.14 3 0 - - 2.22
18 Program Studi S1 - Ekonomi Pembangunan 3 3.6 4 3 2.05 2.12 3.05
19 Program Studi S1 - Agroekoteknologi 3.43 3.1 3.1 4 3.2 3.02 3.30
20 Program Studi S1 - Agribisnis 3 2.9 4 3.5 2 3.15 3.06
21 Program Studi S1 - Ilmu dan Teknologi Pangan 3.12 3.17 3.95 3.8 0.88 3 3.03
22 Program Studi S1 - Sistem Informasi 1.14 3.5 3 1.8 - 2.35 2.35
23 Program Studi S1 - Teknik Informatika 1.17 3.11 1 0.6 - 2.61 1.77
Tabel 1. Rekapitulasi Skor AMI Periode I - Mei 2016
-
2.5
3.27 3.01
2.56
2.19
2.86
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
Program Kerja Unit
Kedisiplinan Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu
Pemahaman dan Penerapan
Kebijakan / Prosedur Baku
Perbaikan Atas Hasil Akreditasi
Ketersediaan Data untuk Akreditasi
Skor
Rat
a - r
ata
Materi Audit
Skor Rata - rata AMI Periode I - Mei 2016
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
3
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
24 Program Studi S1 - Desain Komunikasi Visual 2.26 3.06 3.9 4 3.95 3.23 3.22
25 Program Studi S1 - Desain Produk 2.4 2.6 3 3.25 - 3.14 2.82
26 Pusat Studi Ekonomi Pancasila 3.25 3.28 2.5 3 - - 3.01
Skor Rata - rata 2.5 3.27 3.01 2.56 2.19 2.86 2.77
Keterangan : Materi Audit (1) Program Kerja Unit (IKU) (2) Kedisiplinan (3) Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu (4) Pemahaman dan Penerapan Kebijakan / Prosedur Baku (5) Perbaikan Atas Hasil Akreditasi (6) Ketersediaan Data Untuk Akreditasi
Dari hasil rekapitulasi Skor AMI Periode I - Mei 2016 dapat dilihat bahwa perolehan skor rata - rata keseluruhan adalah 2.77. Hasil rata - rata paling rendah diperoleh untuk materi audit 5 yaitu perbaikan atas hasil akreditasi, yakni sebesar 2.19. Hal ini menunjukan bahwa masih banyak unit kerja yang belum melakukan perbaikan atas hasil akreditasi. Sedangkan skor rata - rata keseluruhan yang paling tinggi diperoleh untuk materi audit 2 yaitu kedisiplinan, yakni sebesar 3.27.
Grafik 1. Rekapitulasi Skor Rata - rata AMI Periode I - Mei 2016
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
4
Kedisiplinan dinilai dari jumlah hari kerja dan ketepatan waktu kedatangan dan kepulangan dosen dan karyawan Universitas Trilogi. Untuk ketepatan waktu kedatangan, karyawan dan dosen harus datang maksimal pk 07.30 dan minimal pk 16.30 untuk mendapatkan nilai 4 pada kriteria penilaian tersebut.
Tabel 2. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Rektor Periode I - Mei 2016
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1 Wakil Rektor Bidang Akademik & Kemahasiswaan - 3.29 4 - - 3.2 3.45
2 Wakil Rektor Bidang Sumber Daya - 3.74 3.68 3.11 - 2.9 3.49
3 LPPM 0.75 3.35 0 0 - 2 1.36
4 PPPM 2.56 3.14 4 3.35 1.83 1.97 2.82
Skor Rata - rata 1.65 3.38 2.92 2.15 1.83 2.52 2.78
Grafik 2. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Rektor Periode I - Mei 2016
0" 0"
0.75"
2.56"
3.29"
3.74"
3.35"
3.14"
4"
3.68"
0"
4"
0"
3.11"
0"
3.35"
0" 0" 0"
1.83"
3.2"
2.9"
2" 1.97"
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Wakil Rektor Bidang Akademik & Kemahasiswaan
Wakil Rektor Bidang Sumber Daya LPPM PPPM
Skor
Rat
a - r
ata
Fakultas
Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Rektor Periode I - Mei 2016
Program Kerja Unit
Kedisiplinan
Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu
Pemahaman dan Penerapan Kebijakan / Prosedur Baku
Perbaikan Atas Hasil Akreditasi
Ketersediaan Data untuk Akreditasi
0" 0"
0.75"
2.56"
3.29"
3.74"
3.35"
3.14"
4"
3.68"
0"
4"
0"
3.11"
0"
3.35"
0" 0" 0"
1.83"
3.2"
2.9"
2" 1.97"
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Wakil Rektor Bidang Akademik & Kemahasiswaan
Wakil Rektor Bidang Sumber Daya LPPM PPPM
Skor
Rat
a - r
ata
Fakultas
Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Rektor Periode I - Mei 2016
Program Kerja Unit
Kedisiplinan
Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu
Pemahaman dan Penerapan Kebijakan / Prosedur Baku
Perbaikan Atas Hasil Akreditasi
Ketersediaan Data untuk Akreditasi
0 0
0.75
2.56
3.29
3.74
3.35
3.14
4
3.68
0
4
0
3.11
0
3.35
0 0 0
1.83
3.2
2.9
2 1.97
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Wakil Rektor Bidang Akademik &
Kemahasiswaan
Wakil Rektor Bidang Sumber Daya
LPPM PPPM
Skor
Rat
a - ra
ta
Unit Kerja
Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Rektor Periode I - Mei 2016
Program Kerja Unit
Kedisiplinan
Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu
Pemahaman dan penerapan kebijakan atau prosedur baku
Perbaikan atas hasil akreditasi
Ketersediaan data untuk akreditasi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
5
Tabel 3. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Warek I Periode I - Mei 2016
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1 Program Studi 2.73 3.18 2.95 2.49 1.49 2.74 2.59
2 Perpustakaan 3.47 3.6 3.85 3.77 - 3.56 3.65
3 Kerjasama dan Promosi 0 0 0 0 - 2.45 0.49
4 Kemahasiswaan dan Alumni 2.56 3.14 4 3.35 1.83 1.97 2.82
Skor Rata - rata 2.19 2.48 2.7 2.40 1.66 2.68 2.39
Grafik 3. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Warek I Periode I - Mei 2016
2.73%
3.47%
0%
2.56%
3.18%
3.6%
0%
3.14%
2.95%
3.85%
0%
4%
2.49%
3.77%
0%
3.35%
1.49%
0% 0%
1.83%
2.74%
3.56%
2.45%
1.97%
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Program Studi Perpustakaan Kerjasama dan Promosi Kemahasiswaan dan Alumni
Skor
Rat
a - r
ata
Unit Kerja
Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Wakil Rektor I Periode I - Mei 2016
Program Kerja Unit
Kedisiplinan
Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu
Pemahaman dan Penerapan Kebijakan / Prosedur Baku
Perbaikan Atas Hasil Akreditasi
Ketersediaan Data untuk Akreditasi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
6
Tabel 4. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Warek II Periode I - Mei 2016
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1 ADAK 1.86 3.57 3 3 - 2.88 2.84
2 IT 3.5 3.78 3.3 4 - 2.2 3.40
3 Keuangan 2.5 3.75 3.5 2.83 - 3 3.12
4 SDM 2.16 4 4 2.25 - 2.55 3.01
5 Sarana 2 4 3 2.25 - 2.8 2.84
Skor Rata - rata 2.40 3.82 3.36 2.87 - 2.69 3.04
Grafik 4. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Warek II Periode I - Mei 2016
1.86
3.5
2.5
2.16 2
3.57 3.78 3.75
4 4
3
3.3 3.5
4
3 3
4
2.83
2.25 2.25
0 0 0 0 0
2.88
2.2
3
2.55
2.8
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
ADAK IT Keuangan SDM Sarana
Sko
r Ra
ta -
rata
Unit Kerja
Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Warek II Periode I - Mei 2016
Program Kerja Unit
Kedisiplinan
Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu
Pemahaman dan Penerapan Kebijakan / Prosedur Baku
Perbaikan Atas Hasil Akreditasi
Ketersediaan Data untuk Akreditasi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
No Divisi FakultasMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1Kelompok Program Studi Ekonomi Bisnis 3.24 3.34 2.68 1.77 1.97 3.08 2.68
2Kelompok Program Studi Bioindustri 3.18 3.06 3.68 3.76 2.03 3.06 3.13
3Kelompok Program Studi Telematika 1.15 3.31 2 1.2 - 2.48 2.03
4Kelompok Program Studi Industri Kreatif 2.33 2.83 3.45 3.63 3.95 3.19 3.23
Rata - rata 2.48 3.14 2.95 2.59 2.65 2.95 2.77
Tabel 5. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Divisi Kelompok Program Studi Periode I - Mei 2016
Grafik 5. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Divisi Kelompok Progam Studi Periode I - Mei 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
7
3.24 3.18
1.15
2.33
3.34
3.06
3.31
2.83 2.68
3.68
2
3.45
1.77
3.76
1.2
3.63
1.97 2.03
0
3.95
3.08 3.06
2.48
3.19
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Kelompok Program Studi Ekonomi Bisnis
Kelompok Program Studi Bioindustri
Kelompok Program Studi Telematika
Kelompok Program Studi Industri Kreatif
Skor
Rat
a - r
ata
Kelompok Program Studi
Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kelompok Program Studi Periode I - Mei 2016
Program Kerja Unit
Kedisiplinan
Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu
Pemahaman dan penerapan kebijakan atau prosedur baku
Perbaikan atas hasil akreditasi
Ketersediaan data untuk akreditasi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Fakultas No Program Studi Skor Rata -rata
Fakultas Ekonomi Bisnis
(FEB)
1 S2 - Magister Manajemen 2.70
2 S1 - Manajemen 3.41
3 S1 - Akuntansi 2.53
4 Ekstensi 2.22
5 S1 - Ekonomi Pembangunan 3.05
Fakultas Bioindustri
(FBIO)
1 S1 - Agroekoteknolosi 3.30
2 S1 - Agribisnis 3.06
3 S1 - Ilmu dan Teknologi Pangan 3.03
Fakultas Telematika
(FTMK)
1 S1 - Sistem Informasi 2.35
2 S1 - Teknik Informatika 1.77
Fakultas Industri Kreatif (FIK)
1 S1 - Desain Komunikasi Visual 3.22
2 S1 - Desain Produk 2.82
Skor Rata - rata 2.77
Tabel 6. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Program Studi Periode I - Mei 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
8
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Grafik 6. Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Program Studi Periode I - Mei 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
9
Dari data - data di atas dapat disimpulkan untuk AMI Periode I - Mei 2016 sudah diikuti
dengan baik oleh seluruh unit kerja yang berjumlah 26 unit.
2.7
3.41
2.53
2.22
3.053.3
3.06 3.03
2.35
1.77
3.22
2.82
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
S2-M
agisterManajem
en
S1-M
anajemen
S1-Akuntansi
Ekstensi
S1-EkonomiPembangunan
S1-Agroekoteknolosi
S1-Agribisnis
S1-IlmudanTeknologiPangan
S1-SistemInformasi
S1-TeknikInformaEka
S1-DesainKomunikasiVisual
S1-DesainProduk
Skor
Rat
a - r
ata
ProgramStudi
Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Program Studi Periode I - Mei 2016
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
10
BAB I PENDAHULUAN
Audit Mutu Internal (AMI) Periode I ini dilaksanakan untuk pertama kalinya setelah STEKPI mengalami pengembangan menjadi Universitas Trilogi dan AMI baru dilaksanakan kembali setelah 3 tahun tidak diadakan AMI. Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) 2016 dilakukan untuk mengukur kinerja unit dan standar mutu unit kerja. AMI Periode I dilaksanakan pada bulan Mei 2016 dan diikuti oleh 26 unit kerja dan terbagi menjadi AMI Kinerja Unit dan AMI Standar Mutu. AMI Kinerja Unit ini dilaksanakan dengan tujuan untuk mengukur kinerja setiap unit kerja di lingkungan Universitas Trilogi mulai dari bulan September 2015 sampai dengan bulan Maret 2016, sedangkan AMI Standar Mutu bertujuan untuk memastikan ketersediaan dan kelengkapan dokumen mutu dan catatan mutu.
Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) periode I dilaksanakan dalam 6 tahap, yakni (1) Pembekalan untuk Auditor yang dilaksanakan tanggal 15 April 2016, 21 April 2016, dan 29 April 2016 , (2) Pembukaan AMI pada tanggal 3 Mei 2016, (3) Visitasi oleh Auditor dari tanggal 9 sampai dengan 19 Mei 2016, (4) Penutupan AMI pada tanggal 20 Mei 2016 ,(5) Prosesing hasil AMI dari tanggal 23 sampai dengan 31 Mei 2016, dan (6) Rapat Tinjauan Manajemen pada tanggal 31 Mei 2016. Pada AMI Periode I ini 1 (satu) tim auditor beranggotakan 2 (dua) orang yang ditugaskan untuk mengaudit 2 (dua) unit kerja, sehingga total ada 26 (dua puluh enam) orang auditor. Peserta AMI Periode I - Mei 2016 ini terdiri dari 3 kelompok auditee, yaitu (1) Universitas sebagai penyelenggara program studi, meliputi Rektor, Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, dan Wakil Rektor Bidang Sumber Daya , (2) Program Studi yang terdiri dari Program Studi S1, Program Studi S2, dan Ekstensi, dan (3) Unit Kerja yang meliputi LPPM, PPPM, Kerjasama dan Promosi, Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni, Sarana, SDM, Perpustakaan, Keuangan, Teknik Informasi, dan Pusat Studi Ekonomi Pancasila. Kelompok program studi (prodi) terdiri dari 12 program studi, yaitu program studi (prodi) Akuntansi, Manajemen, Ekonomi Pembangunan, Ekstensi, Agroekoteknologi, Agribisnis, Ilmu dan Teknologi Pangan, Sistem Informasi, Teknik Informatika, Desain Komunikasi Visual, dan Desain Produk. Sistem penilaian yang digunakan untuk mengklasifikasikan hasil temuan audit, baik hasil audit kinerja unit maupun audit standar mutu ada 4 kategori temuan sesuai sistem ISO, yaitu (1) tidak ada temuan atau dikategorikan SESUAI, dengan kriteria auditee telah menerapkan SMM sesuai dengan kriteria audit yang ditetapkan dan atau telah memenuhi tingkat pencapaian sasaran dalam bentuk persentase sesuai standar yang ditentukan, (2) temuan yang sifatnya OBSERVASI dengan kriteria adanya tindakan atas penerapan sistem
-
oleh auditee belum sesuai (menyimpang) dari kriteria audit yang ditetapkan dan atau persentase tingkat pencapaian sasaran yang ditentukan belum memenuhi standard, ketidaksesuaian yang ditemukan dapat segera diperbaiki (4) temuan yang sifatnya MAYOR dengan kriteria auditee tidak melaksanakan/menerapkan Sistem Mutu sebagaimana ditentukan dalam dokumen Sistem Mutu sehingga dapat mempengaruhi keberlangsungan kegiatan unit. Kategori temuan tersebut kemudian diberi bobot skor, yaitu kategori “Tidak Ada Temuan” atau kategori SESUAI diberi bobot 4, temuan yang bersifat OBSERVASI diberi bobot 3, temuan yang bersifat MINOR diberi bobot 2 dan 1, sedangkan untuk temuan yang bersifat MAYOR diberi bobot 0. Ada 2 jenis data yang diperoleh dari hasil AMI yaitu data angka (kuantitatif) yang berupa indeks kinerja dan data deskriptif temuan (kualitatif), yang berupa uraian temuan, penyebab dan tindak lanjut. Hasil pengukuran AMI Kinerja Unit dan AMI Standar Mutu Periode I - Mei 2016 secara lengkap per - unit disajikan pada Bab II sampai dengan Bab VI. Kesimpulan dan rekomendasi dari hasil AMI akan disampaikan di Bab VII.
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
11
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
12
BAB II HASIL PENGUKURAN AMI KINERJA UNIT & AMI STANDAR MUTU
UNIT REKTORAT
1. HASIL AMI UNIT KERJA DI BAWAH REKTOR Secara umum, kinerja unit yang berada di bawah Rektor sudah mencapai nilai baik dengan indeks kinerja rata - rata 2.78. Indeks terendah materi audit untuk unit kerja yang berada di bawah Rektor adalah Program Unit Kerja / IKU yaitu sebesar 1.65. Artinya masih banyak program kerja dari bulan September 2015 sampai dengan Maret 2016 yang belum dikerjakan atau sudah mulai dikerjakan tetapi belum tuntas 100%. Sedangkan indeks tertinggi untuk unit kerja yang berada di bawah Rektor adalah Kedisiplinan yaitu sebesar 3.38. Hal ini membuktikan bahwa pimpinan unit kerja yang berada di bawah Rektor memiliki kedisiplinan yang tinggi. Hasil secara lebih rinci untuk kinerja unit yang berada di bawah Rektor dapat dilihat pada tabel 2.1
Tabel 2.1 Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Bawah Rektor Periode I - Mei 2016
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1 Wakil Rektor Bidang Akademik & Kemahasiswaan - 3.29 4 - - 3.2 3.45
2 Wakil Rektor Bidang Sumber Daya - 3.74 3.68 3.11 - 2.9 3.49
3 LPPM 0.75 3.35 0 0 - 2 1.36
4 PPPM 2.56 3.14 4 3.35 1.83 1.97 2.82
Skor Rata - rata 1.65 3.38 2.92 2.15 1.83 2.52 2.78
No Unit KerjaJenis Temuan Jumlah
TemuanMayor Minor Observasi
1 Wakil Rektor Bidang Akademik (Warek I) 7 3 0 10
2 Wakil Rektor Bidang Sumber Daya (Warek II) 1 1 3 5
3 L e m b a g a P e n e l i t i a n D a n Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM)
1 1 5 7
4 Pusat Perencanaan Dan Penjaminan Mutu (PP&PM) 6 1 1 8
Tabel 2.2 Rekapitulasi Jumlah Temuan Audit Mutu Internal Periode I Mei 2016
-
Selain hasil capaian yang berupa skor indeks kinerja, proses audit juga menghasilkan data kualitatif berupa data temuan deskriptif. Hasil Temuan AMI untuk unit kerja yang berada di bawah Rektor dapat dilihat pada tabel 2.3. sampai dengan tabel 2.6
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
13
No Unit KerjaJenis Temuan Jumlah
TemuanMayor Minor Observasi
5 Program Studi S2-MM 0 8 5 13
6 Program Studi S1 – Manajemen (MNJ) 0 6 0 6
7 Program Studi S1 – Akuntansi (AKT) 1 4 0 5
8 Pro g r a m S t u d i S 1 - E ko n o m i Pembangunan (EKP) 10 15 6 31
9 P r o g r a m S t u d i S 1 – Agroekoteknologi (AET) 0 5 0 5
10 Program Studi S1 – Agribisnis (AGB) 3 0 0 3
11 Peogram Studi S1 – Ilmu Dan Teknologi Pangan (ITP) 5 7 6 18
12 Program Studi S1 – Sistem Informasi (SIF) 1 7 2 10
13 Pr o g r a m S t u d i S 1 – Te k n i k Informatika (TIF) 1 2 2 5
14 Pr o g r a m S t u d i S 1 – D e s a i n Komunikasi Visual (DKV) 2 2 2 6
15 Program Studi S1 – Desain Produk (DP) 3 1 0 4
16 Unit Kerja Kerjasama Dan Promosi 6 4 2 12
17 Unit Kerja Kemahasiswaan Dan Alumni 6 5 0 11
18 Unit Kerja Perpustakaan 4 4 0 8
19 Unit Kerja Administrasi Akademik (ADAK) 0 2 5 7
20 Unit Kerja Sumber Daya Manusia (SDM) 2 3 1 6
21 Unit Kerja Keuangan (KEU) 3 1 0 4
22 Unit Kerja Sarana 4 2 1 7
23 Unit Kerja Informasi Dan Teknologi (IT) 4 0 1 5
24 Pusat Studi Ekonomi Pancasila (PSEP) 2 0 0 2
JUMLAH TOTAL 72 84 42 198
-
Tabel 2.3 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Wakil Rektor II Periode I - Mei 2016
No Rincian Temuan Jenis TemuanDue Date
Tanggal Audit
Auditee & Auditor
1SK yang dipergunakan saat ini masih atas nama STEKPI, belum diubah menjadi Universitas Trilogi
Observasi
30 Juni 2016
17 Mei 2016
Auditee : • E f e n d r i ,
S.E.Ak., M.Si.
Auditor : • Nurul Aisyah
Rachmawati, S.E., M.S.Ak.
• Erneza Dewi Krishnasari , S.T., M.Ds.
2Dokumen kebijakan pengelolaan dana masih atas nama STEKPI, belum direvisi menjadi Universitas Trilogi
Minor
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
14
No Rincian Temuan Jenis TemuanDue Date
Tanggal Audit
Auditee & Auditor
1 Dokumen etika dosen belum disebarkan ke seluruh dosen Observasi
30 Juni 2016
12 Mei 2016
Auditee : • D r . A a m
Bastaman
Auditor : • Dr. Sahnaz
Ubud • F a t h i a
Anggriani P r a d i n a , S . S . , M.Hum.
2
Kebijakan mengenai sistem evaluasi lulusan yang efektif sampai dengan monitoring dan evaluasi lulusan belum sesuai dengan yang ditetapkan.
Observasi
3 Himpunan alumni tidak aktif. Observasi
4 Formulir exit study belum sesuai antara S1 dan S2 Observasi
5 Update kuestioner tracer study belum ada Observasi
6Kebijakan berkaitan dengan sinkronisasi k u r i k u l u m S 1 d a n S 2 b e l u m terdokumentasi.
Observasi
7Belum terbentuk unit pengkajian dan pengembangan s i s tem dan mutu pembelajaran
Minor
8Dokumen Pedoman pelaksanaan Tridarma perguruan tinggi belum terintegrasi. Observasi
9
Monitoring dan evaluasi Bimbingan dan Konseling (BK) dan Pembimbingan Akademik (PA) belum berjalan dengan baik.
Minor
10 Kalender akademik sering berubah-ubah Minor
Tabel 2.2 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Wakil Rektor I Periode I - Mei 2016
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
15
No Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
1 Dokumen mutu (Standar Mutu) belum disahkan Observasi30 Nov 2016
11 & 19 Mei
2016
Auditee : • R o s a l i a
N a n s i h Widhiastuti, S.E., M.M.
Auditor : • K h o i r i n a
Farina, S.E., M.S.Ak.
• Yunita Fitra A n d r i a n a , S.Ds., M.Ds.
2
Monitoring dan evaluasi unit kerja layanan kampus (keamanan, poliklinik, perpustakaan, sarana dan prasarana) belum dilaksanakan sesuai dengan KT-T R I LO G I - P P P M - 0 5 / R 0 y a i t u , seharusnya dilakukan 6 bulan sekali.
Mayor 31 Agustus 2016
3
Perlu diadakan revisi pada KT-T R I L O G I - P P P M - 0 5 / R 0 , s u r v e y kepuasan pelanggan terhadap layanan kampus seharusnya dilakukan setahun sekali.
Observasi 30 Juni 2016
4Perlu sosialisasi PK, KT dan IK pada program studi Observasi
31 Oktober 2016
5
AMI belum dilaksanakan sesuai dengan KT-TRILOGI-PPPM-03/R0 yaitu, seharusnya dilakukan 6 bulan sekali
Minor
30 November
2016
6Auditor yang melaksanakan AMI seharusnya memiliki sertifikat sebagai auditor
Observasi30
November 2016
7Score range pada teaching evaluation harus diubah dari 0-4 menjadi 1-5
Observasi31 Oktober
2016
8Teaching evaluation yang masih paper based harus diganti menjadi sistem online
ObservasiSemester
Gasal 2016
Tabel 2.4 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja PPPM Periode I - Mei 2016
No Rincian Temuan Jenis TemuanDue Date
Tanggal Audit
Auditee & Auditor
3Pembangunan sarana prasarana dan pembiayaan operasional belum sesuai dengan yang direncanakan
Mayor
30 Juni 2016
17 Mei 2016
Auditee : • E f e n d r i ,
S.E.Ak., M.Si.
Auditor : • Nurul Aisyah
Rachmawati, S.E., M.S.Ak.
• Erneza Dewi Krishnasari , S.T., M.Ds.
4
Proses pencatatan, monitoring, dan evaluasi prasarana dan sarana belum dilaksanakan secara kontinyu dan konsisten.
Mayor
5M e k a n i s m e p e n e t a p a n b i a y a p e n d i d i k a n m a h a s i s w a b e l u m melibatkan Ketua Program Studi
Mayor
-
Tabel 2.5 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja LPPM Periode I - Mei 2016
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
16
2. Kesimpulan Hasil Audit Mutu Internal Unit Kerja yang Berada di Bawah Rektor Proses dan kegiatan yang terkait dengan kinerja unit pada unit kerja Wakil Rektor I, Wakil Rektor II dan PPPM sudah terlaksana dan pada umumnya didokumentasikan dengan baik, kecuali untuk unit kerja LPPM yang masih memerlukan peningkatan dalam hal dokumentasi kegiatan. Selain itu, perlu dilakukan evaluasi terkait dokumen mutu perlu dilakukan karena ada beberapa dokumen mutu yang masih dalam format STEKPI. Sosialisasi dokumen mutu kepada dosen dan karyawan Universitas Trilogi juga perlu dilakukan karena ada beberapa dokumen mutu yang belum disosialisasikan.
No Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
1 Tidak memiliki Dokumen ISO (PK, KT, IK, FR) yang sudah disahkan. Mayor24 Juni 2016
19 Mei 2016
Auditee : • D r . M . R i z a l
Taufikkurohman
Auditor : • D r . S a h n a z
Ubud • Fathia Anggriani
Pradina, S .S . , M.Hum.
2
Sebagian besar kegiatan Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat tidak terdokumentasi dengan baik (tidak sesuai dengan borang 3A)
Mayor 17 Juni 2016
3Data penggunaan dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diborang 3A masih kosong.
Mayor 24 Juni 2016
4
Banyak sekal i kegiatan yang tercantum dalam IKU t idak terlaksana dan juga tidak memenuhi target
Mayor31
Desember 2016
5Tidak ada reward buat koordinator bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Observasi 10 Juni 2016
6
SK No. 25/TRILOGI/REKTOR/KTPS/IV/2016 tentang stuktur organisasi LPPM tidak sesuai dengan kondisi di lapangan saat ini.
Mayor 10 Juni 2016
7
Tidak ada punishment terhadap d o s e n p e n e l i t i y a n g b e l u m m e l a k u k a n p r e s e n t a s i h a s i l peneletian maupun menyampaikan hasil penelitian sesuai dengan batas waktu penelitian.
Minor 17 Juni 2016
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
17
BAB III HASIL PENGUKURAN AMI KINERJA UNIT
& AMI STANDAR MUTU
UNIT DI BAWAH WAKIL REKTOR I
1. HASIL AMI UNIT KERJA DI BAWAH WAKIL REKTOR I Secara umum, kinerja unit yang berada di bawah Wakil Rektor I sudah mencapai nilai baik dengan indeks kinerja rata - rata 2.39. Indeks terendah untuk unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor I adalah Perbaikan atas Hasil Akreditasi yaitu sebesar 1.66. Artinya masih banyak hasil akreditasi yang harus diperbaiki namun belum diperbaiki. Sedangkan indeks tertinggi untuk unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor I adalah Kelengkapan dan Kesesuaian Dokumen Mutu yaitu sebesar 2.7. Hal ini membuktikan bahwa unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor I sudah memiliki kepedulian untuk melengkapi Dokumen Mutu. Secara umum, perolehan nilai rata - rata AMI untuk unit kerja di bawah Wakil Rektor I masih rendah karena masih berada jauh di bawah nilai 3. Hasil secara lebih rinci untuk kinerja unit yang berada di bawah Rektor dapat dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Rekapitulasi Hasil Capaian AMI Unit Kerja yang Berada di Warek I Periode I - Mei 2016
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1 Program Studi 2.73 3.18 2.95 2.49 1.49 2.74 2.59
2 Perpustakaan 3.47 3.6 3.85 3.77 - 3.56 3.65
3 Kerjasama dan Promosi 0 0 0 0 - 2.45 0.49
4 Kemahasiswaan dan Alumni 2.56 3.14 4 3.35 1.83 1.97 2.82
Skor Rata - rata 2.19 2.48 2.7 2.40 1.66 2.68 2.39
Selain hasil capaian yang berupa skor indeks kinerja, proses audit juga menghasilkan data kualitatif berupa data temuan deskriptif. Hasil Temuan AMI untuk unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor dapat dilihat pada tabel 3.2 sampai dengan tabel 3.15
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
18
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal Audit
Auditee & Auditor
S2 - MM
1Visi, misi prodi S2 manajemen belum mengikuti visi dan misi universitas
Mayor 28 Februari 2017
18 & 19 Mei
2016
Auditee : • R. Dwi Sunu
Kanto, Ph.D
Auditor : • Ati Harianti,
S.E., MM.BA. • S u l i s t y a n i
P u t e r i Ramadhani, S.Pd., M.Pd.
2Ditemukannya dokumen prodi S2 Manajemen yang belum ter- update masih berlogo STEKPI.
Mayor 30 Juni 2016
3
Belum ada dokumen yang mendukung terselenggaranya pembahasan kurikulum yang terbaru dengan mengundang stakeholder
Minor 31 Mei 2017
4Strategi pencapaian belum didukung oleh dokumen yang lengkap
Minor 28 Februari 2017
5
Tanggal perubahan Formulir revisi PK, KT tidak sesuai dengan tahun pendirian Universitas Trilogi
Mayor 28 Februari 2017
6Belum adanya dokumen yang mendukung untuk pelaksanaan kegiatan alumni.
Minor 28 Februari 2017
7Belum terlihatnya penerapan softskill pada setiap mata kulian. Minor 31 Mei 2017
8Belum adanya dokumen umpan balik dari alumni dan lulusan (tracer studi)
Minor 28 Februari 2017
9
Belum terselenggaranya kegiatan kerjasama dengan instansi luar negeri dalam waktu tiga tahun terakhir
Minor 31 Mei 2017
10Belum adanya peningkatan jumlah lektor kepala di prodi S2 Manajemen
Minor 31 Mei 2017
11
Belum adanya bukti dokumen dalam memonitor, mengkaji dan m e m p e r b a i k i k e g i a t a n perkuliahan secara priodik.
Minor 28 Februari 2017
12Belum adanya bukti dokumen penyempurnaan SILABI/SAP Mayor 31 Mei 2017
13Data untuk akreditasi sudah ada tetapi belum dibuat sesuai borang akreditasi 3A Universitas.
Mayor 31 Mei 2017
Tabel 3.2 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S2 - MM Periode I - Mei 2016
-
Tabel 3.3 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Manajemen Periode I - Mei 2016
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
19
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal Audit
Auditee & Auditor
S1 - MNJ
1Dosen yang mengikuti seminar, lokakarya, penataran, workshop belum maksimal sebesar 1,79 %
Minor30
November 2016
12, 13 & 19 Mei
2016
Auditee : • B u d i
S u r y o w at i , S.E., M.M.
Auditor : • Ati Harianti,
S.E., MM.BA. • S u l i s t y a n i
P u t e r i Ramadhani, S.Pd., M.Pd.
2
Hanya beberapa dosen yang mengikuti organisasi profesi dan a k a d e m i k s e r t a b e l u m ditunjukkan bukti keanggotaan.
Minor30
November 2016
3
Belum tercantum fleksibilitas kurikulum yang memberikan keleluasaan pada mahasiswa sesuai minat mahasiswa.
Minor30
November 2016
4
Belum ditunjukkan bukti untuk mendukung penjelasan kebijakan tentang suasana akademik, otonomi keilmuan, kebebasan a k a d e m i k d a n k e b e b a s a n mimbar.
Minor30
November 2016
5Belum ditunjukkan bukti MoU untuk kerjasama yang dilakukan Minor
30 November
2016
6Belum ada kerjasama dengan instansi luar negeri dalam 3 tahun terakhir pada prodi manajemen
Minor30
November 2016
-
Tabel 3.4 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Akuntansi Periode I - Mei 2016
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - AKT
Tabel Borang 3A Program Studi berikut belum tersedia, namun rekapitulasi sudah tersedia, tabel tersebut adalah:
Observasi 30 November 2016
16 Mei 2016
Auditee : • Muyassaroh,
S . E . A k . , M.M.
Auditor : • I r . W e n n y
Nasution • B a y y i n a h
Nurul Haq, S.Sn., M.Pd.
1
Tabel 3.1.3. Penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang nalar, bakat dan minat
2
Tabel 4.3.1. Jumlah dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan Program Studi
3
Tabel 4.3.2. Jumlah dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan Program Studi
4
Tabel 4.3.3 Jumlah dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan Program Studi
5
Tabel 4.3.4., 4.3.5. Kesesuaian keahlian (bidang terakhir) dosen dengan mata kuliah yang diajarkan
6
Tabel 4.4.1. Persentase jumlah dosen tidak tetap terhadap jumlah seluruh dosen
7
Tabel4.4.2. Kesesuaian keahlian dosen tidak tetap dengan mata kuliah yang diampu
8
Tabel 4.4.3 Pelaksanaan tugas/tingkat kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar
9
Tabel 4.5.3. Kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS dalam kegiatan pengembangan dosen
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
20
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
21
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - AKT
1
Tabel 4.5.4. Prestasi dalam mendapatkan p e n g h a r g a a n h i b a h , pendanaan program dan kegiatan akademik dati tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi.
Observasi
30 November
2016
16 Mei 2016
Auditee : • Muyassaroh,
S.E.Ak., M.M.
Auditor : • Ir. Wenny
Nasution • Bayyinah
Nurul Haq, S.Sn., M.Pd.
Tabel 4.5.5. Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesiTabel 5.4.1. Substans i prakt ikum dan pelaksanaan praktikumTabel 6.4.3 Ketersed iaan , akses dan pendayagunaan sarana utama di labTabel 7.3.1. Rekapitulasi kerjasama dalam negeri terkait dengan Program StudiTabel 7.3.2 Rekapitulasi kerjasama luar negeri terkait dengan Program Studi
2Notulen rapat dan daftar hadir perumusan visi, misi Prodi tidak tersedia.
Minor
3Panduan tugas akhir tersedia, namun panduan praktikum tidak tersedia.
Minor
4
Notulen rapat koordinasi mata kuliah tersedia, tetapi tidak dilengkapi dengan daftar hadir.
Minor
5
Buku panduan pembimbing akademik tersedia, namun Laporan pelaksanaan PA dari dosen PA dan daftar hadir mahasiswa bimbingan tidak tersedia.
Minor
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
22
Tabel 3.5 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Ekonomi Pembangunan Periode I - Mei 2016
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - EKP
1
Visi masih perlu diperbaiki agar tidak menyebutkan “menjadi p r o g r a m s t u d i ” t e t a p i sebaiknya “menjadi pusat unggulan”
Observasi
September 2016
10 & 18 Mei
2016
Auditee : • Budhi
Purwandaya, Ph.D.
Auditor : • Warid, S.P.,
M.Si. • Evelyn
Djiuardi, S.T., M.Si.
2 Perumusan visi dan misi belum melibatkan mahasiswa dan pengguna dan belum ada b u k t i d a f t a r h a d i r ra p at penentuan visi.
Minor
3 Visi misi program studi belum d i s o s i a l i s a s i k a n k e p a d a stakeholder eksternal
Observasi
4 P e r l u a d a n y a s t r a t e g i pencapaian sasaran : dengan tahapan waktu yang jelas dan realistik, didukung dokumen yang lengkap
Observasi
5 Aspek kredibel dalam tata pamong program studi masih perlu ditingkatkan
Observasi
6 Kepala Program Studi hanya m e m i l i k i k a r a k t e r kepemimpinan yang kuat d a l a m k e p e m i m p i n a n operasional
Minor
7 Ada perbaikan SAP namun tidak ada dokumen bukti perbaikan SAP
Minor
8 Penjaminan mutu di program studi tidak melibatkan penguji eksternal
Observasi
9 Umpan balik diperoleh dari dosen dan mahasiswa saja, dan ada t indak lan jut secara insidental
Minor
10Hanya ada sedikit usaha (2 – 3) y a n g d i l a k u k a n u n t u k menjamin keberlanjutan prodi
Minor
11 Tidak ada bukti penghargaan atas prestasi mahasiswa Mayor
12 Rata – rata FTTE = 20 sks Mayor
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
23
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - EKP
13 Persentase Dosen Tidak Tetap mencapai 50% Mayor
September 2016
10 & 18 Mei
2016
Auditee : • Budhi
Purwandaya, Ph.D.
Auditor : • Warid,
S.P., M.Si. • Evelyn
Djiuardi, S.T., M.Si.
14 Perlu monitoring kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar Observasi
15 Pelibatan tenaga ahli / pakar s e b a g a i p e m b i c a r a d a l a m seminar / pelatihan pembelajaran hanya dilakukan setiap tahun
Observasi
16 Hanya ada 2 dosen tetap yang menyajikan 3 makalah dalam seminar ilmiah
Minor
17 Tidak ada penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik
Mayor
18 Belum ada dosen tetap EKP menjadi anggota organisasi profesi Internasional
Observasi
19 Bobot MK pilihan
-
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - EKP
26 Sistem pembimbingan akademik tidak berjalan efektif Minor
September 2016
10 & 18 Mei
2016
Auditee : • Budhi
Purwandaya, Ph.D.
Auditor : • Warid,
S.P., M.Si. • Evelyn
Djiuardi, S.T., M.Si.
27 Panduan TA sudah tersedia namun belum disosialisasikan Minor
28 Perlu ada upaya perbaikan pembelajaran di bidang metode, penggunaan teknologi dan cara-cara evaluasi pembelajaran.
Mayor
29 Ada kegiatan dan upaya untuk menciptakan kebijakan tentang suasana akademik namun tidak dilaksanakan secara konsisten
Minor
30 Belum ada kegiatan kerjasama dengan instansi di dalam dan luar negeri
Mayor
31 Sistem pembimbingan akademik tidak berjalan efektif Minor
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
24
Tabel 3.6 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Agroekoteknologi
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - AET
1
Hasil akreditasi menunjukan kepemimpinan prodi AET baru menunjukan ranah operasional dan organisasi dan belum ada perbaikan dari ini.
Minor
September 2016
10, 12, & 17 Mei 2016
Auditee : • Ahmad
Rifqi Fauzi, S.P., M.Si.
Auditor : • Vidya
Kharishma, S.T., M.Ds.
• Yocky Pramudya, S.E., M.M.
2Banyak kegiatan program studi yang belum terdokumentasikan dengan baik.
Minor
3Penyusunan kurikulum belum m e l i b a t k a n a l u m n i d a n pemerintah.
Minor
4
Intensitas review soal ujian baik UTS (Ujian Tengah Semester) m a u p u n U A S ( U j i a n A k h i r Semester) tidak melibatkan peer reviewer. Perlu ada Kelompok Keahlian sebagai peer review.
Minor
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
25
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - AET 5
Fasilitas untuk kegiatan program studi sudah cukup memadai, sebagian besar dalam kondisi baik, namun tidak mungkin digunakan di luar kegiatan praktikum terjadwal. Lab untuk keperluan praktikum baru ada satu.
MInor September 2016
10, 12, & 17 Mei 2016
Auditee : • Ahmad
Rifqi Fauzi, S.P., M.Si.
Auditor : • Vidya
Kharishma, S.T., M.Ds.
• Yocky Pramudya, S.E., M.M.
Tabel 3.7 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Agribisnis Periode I - Mei 2016
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - AGB
1
Data borang akreditasi sebagian sudah di update . Data yang belum di update: • Data kemahasiswaan, • Dosen program studi sebagai tenaga ahli pembicara/ narasumber • Kurikulum • Dana penelitian • Dana PKM • Dana operasional • Sistem informasi • Jumlah prestasi dosen
Observasi
September 2016
10, 12, & 17 Mei 2016
Auditee : • Maulidian
, S.Hut., M.M.
Auditor : • Vidya
Kharishma, S.T., M.Ds.
• Yocky Pramudya, S.E., M.M.
2
Laporan kegiatan belum terdokumentasi dengan baik (pembelian bibit ikan air tawar, FGD dengan pihak pemerintah dan swasta, pembelian pakan bibit, pembelian pakan ikan dan pembangunan Lab basah)
Observasi
3Monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat belum dilaksanakan
Observasi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
26
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - ITP
1
Beberapa program kerja (seperti peningkatan kualitas dosen, pembelian bahan praktikum, dan penyelenggaraan kuliah umum) tidak dilaksanakan
Observasi September 2016
13 Mei 2016
Auditee : • Hermawa
n Seftiono, S.Si., M.Si.
Auditor : • Nurul
Aisyah Rachmawati, S.E., M.S.Ak.
• Erneza Dewi Khrisnasari, S.T., M.Ds.
2 Program Studi belum menyusun visi dan misi yang baru dengan melibatkan seluruh pengguna
Mayor September 2016
3 Program Studi belum melengkapi rentang waktu untuk strategi pencapaian sasaran
Mayor September 2016
4 Belum memiliki SOP tentang planning, organizing, staffing.
Minor September 2016
5 Ketua program studi belum membuat ketentuan tentang unit penjaminan mutu di Program Studi
MayorSeptember
2016
6 Program Studi belum memiliki Dosen Tetap yang berpendidikan S3
Minor Tahun 2017
7 Program Studi belum memiliki Dosen Tetap yang memiliki jabatan lektor kepala dan guru besar.
MinorTahun 2017
8 Program Studi belum memiliki Dosen Tetap yang tersertifikasi Mayor
September 2016
9 Jumlah tenaga laboran kurang, Minor
10 Ru m u s a n ku r i ku l u m b e l u m spesifik (Ciri khas prodi). Observasi
11 Tidak ada jurnal internasional Mayor
12 Tidak ada dosen yang memiliki HAKI Minor
13
Pelibatan tenaga pakar dari luar PT sebagai pembicara dalam seminar atau pelatihan tidak dilakukan secara konsisten
Minor
14Penyusunan kurikulum belum melibatkan alumni, pengguna, dan pemerintah
Minor
15 Ada beberapa SOP dan ketentuan yang belum tersosialisasi Observasi
16 Dokumen tidak tersusun dengan baik Observasi
Tabel 3.8 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - ITP Periode I - Mei 2016
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
27
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal Audit
Auditee & Auditor
S1 - ITP
17
Dokumen catatan mutu belum tersimpan dengan baik karena belum ada tempat penyimpanan yang memadai
Mayor
September 2016
13 Mei 2016
Auditee : • Hermawan
Seftiono, S.Si., M.Si.
Auditor : • Nurul
Aisyah Rachmawati, S.E., M.S.Ak.
• Erneza Dewi Khrisnasari, S.T., M.Ds.
18
Te rd a p a t ke s a l a h a n d a l a m pengisian borang, Dosen Tetap yang bidang keahliannya di luar PS diklasifikasikan sebagai Dosen Tidak Tetap
Mayor
Tabel 3.8 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Sistem Informasi Periode I - Mei 2016
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - SI
1 Letak dokumen Daftar Catatan Mutu tidak jelas. Minor
September 2016
10, 16, & 17 Mei 2016
Auditee : • Homa P.
Harahap, S.Si., M.M.
Auditor : • Dra. Sri
Rahayuningsih
• Rizka Ramayanti, S.E., M.Si.
2 Prodi belum pernah melakukan review SAP. Minor
3 Hanya ada beberapa soal yang tervalidasi oleh Kaprodi. Minor
4 Pembimbingan Akademik belum berjalan sesuai Ketentuan. Minor
5 Belum ada dokumen kesesuaian buku dosen dengan SAP. Mayor
6Tidak terdapat dokumen daftar h a d i r d a n n o t u l e n r a p a t koordinasi untuk persiapan ujian.
Minor
7T i d a k t e r d a p a t d o k u m e n pembuktian penggunaan formulir yang sesuai dokumen mutu.
Mayor
8
Tidak terdapat dokumen daftar hadir dan notulen rapat pada saat p e r u m u s a n v i s i m i s i d a n kurikulum prodi yang baru.
Minor
9Ada mata kuliah pilihan tetapi hanya ditawarkan oleh prodi sendiri.
Observasi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
28
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee &
Auditor
S1 - TI
1
Hard copy dokumen mutu (PK, IK, KT DAN FR) tidak t e r s e d i a , m a s i h d a l a m bentuk soft copy dari PPPM
Mayor
September 2016
11 & 19 Mei
2016
Auditee : • Ade
Syahputra, S.T., M.Inf.Com, Tech., Mgmt.
Auditor : • Dra. Sri
Rahayuningsih
• Rizka Ramayanti, S.E., M.Si.
2Prodi belum pernah melakukan review SAP
Minor
3
Pemahaman dan penerapan dokumen mutu masih kecil karena Prodi merasa belum l a m a m e n d a p a t k a n dokumen tersebut
Mayor
4
Prodi menilai mutu soal ujian tidak berdasar SOP hanya berdasarkan hasil rapat struktural
MInor
5Ada mata kuliah pilihan tetapi hanya ditawarkan oleh prodi sendiri
Observasi
Tabel 3.9 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Teknik Informatika Periode I - Mei 2016
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - SI 10
Penyusunan kurikulum belum melibatkan mahasiswa, alumni dan pengguna.
Minor September 2016
10, 16, & 17 Mei
2016
Auditee : • Homa P.
Harahap, S.Si., M.M.
Auditor : • Dra. Sri
Rahayuningsih
• Rizka Ramayanti, S.E., M.Si.
http://M.Inf.Com
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
29
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - DKV
1Terdapat dosen yang mengajar sampai 33 sks (11 kelas) untuk mata kuliah yang sama.
Mayor
September 2016
10 & 17 Mei
2016
Auditee : • Ratih
Mahardika, S.T., M.Ds.
Auditor : • Yaddarab
ullah, S.Kom., M.Kom.
• Moh. Taufik, S.TP., M.Si.
2 Terdapat lebih banyak dosen tidak tetap yang mengajar. Minor
3 Kerjasama dengan COOP TV masih belum maksimal. Minor
4 Perlu adanya adanya klasifikasi bahasan dalam rapat dosen. Observasi
5
Metode penyampaian kuliah dikelas belum menggunakan pendekatan Student Center Learning
Mayor
6P e r l u a d a n y a f o r m u l i r pembimbingan untuk tiap dosen Pembimbingan akademik
Observasi
Tabel 3.10 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Desain Komunikasi Visual Periode I - Mei 2016
Tabel 3.11 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Program Studi S1 - Desain Produk Periode I - Mei 2016
Prodi Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
S1 - DPI
1
Perlu disusun buku referensi hasil karya dosen tetap prodi yang dijadikan bahan ajar (proses) Perlu dicetak dan tersebarkannya buku referensi karya dosen tetap prodi (output).
Observasi
September 2016
10 & 17 Mei
2016
Auditee : • O k i
Kurniawan , S . T . , M.Ds.
Auditor : • Dr. Francy
Iriani • M u f t i
Royyansyah, S.Sos., M.M.
2
Perlu disediakan kelengkapan Sarana Bengkel ker ja yang m e n u n j a n g k e g i a t a n pembelajaran praktikal (Hard skill)
Observasi
3Belum terlaksananya aktivitas penyegaran kembal i ac t ive learning
Observasi
4
Belum lengkap dan tertatanya dokumen pendukung prodi dan ISO. Prodi juga belum memiliki t e m p a t y a n g t e t a p u n t u k m e n y i m p a n d o k u m e n administrasdi yang diperlukan (filing cabinet/lemari arsip).
Minor
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
30
Tabel 3.12 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Perpustakaan Periode I - Mei 2016
Unit Kerja Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal Audit
Auditee & Auditor
PERPUSTAKAAN
1Belum ada penambahan M o u d e n g a n perpustakaan lain
Minor September 2016
12 & 16 Mei
2016
Auditee : • Dra. Tiktik
Sartikawati
Auditor : • A t i
H a r i a n t i , S . E . , MM.BA.
• Sul istyani P u t e r i Ramadhani, S . P d . , M.Pd.
2D i t e m u k a n b e l u m dilakukan stock opname terupdate
Observasi31
Agustus 2016
3Masih banyaknya buku-b u k u l a m a y a n g diletakkan di display
Observasi31
Agustus 2016
4
B e l u m d i l a k u k a n penggantian buku lama dengan edisi yang baru s e s u a i d e n g a n ketentuan kerja.(KT)
Observasi31
Agustus 2016
5
D i t e m u k a n b e l u m a d a n y a l a p o r a n penelitian dosen yang t e r l e t a k d i r a k perpustakaan untuk itu perlu kerjasama antara LPPM dengan bagian perpustakaan
Minor 30 Juni 2016
6
D i t e m u k a n b e l u m adanya prosiding dan j u r n a l u n t u k p r o d i Sisitim Informasi.
Observasi 30 Juni 2016
7
Dibutuhkan Server baru untuk meningkatkan p e l a y a n a n perpustakaan.
Minor 30 Juni 2016
8
Masih terdapat ketidak sesuaian antara sistem computer perpustakaan dengan posisi buku di r a k , s e h i n g g a m a h a s i s w a y a n g mencar i buku akan k e s u l i t a n u n t u k m e n d a p a t k a n b u k u yang dicari
Minor31
Agustus 2016
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
31
Tabel 3.13 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Kemahasiswaan Periode I - Mei 2016
Unit Kerja Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
KEMAHASISWAAN
1
Perlu dibentuk Tim A d H o c u n t u k membangun tata tertib kehidupan kampus
Observasi
September 2016
13 & 17 Mei
2016
Auditee : • Erik
Armayuda, S.Ds., M.Ds.
Auditor : • Warid,
S.P., M.Si. • Evelyn
Djiuardi, S.T., M.Si.
2Perlu dibuat Transkrip P e n g e m b a n g a n Mahasiswa
Observasi
3
P e r l u m e n y e l e n g g a r a k a n Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa
Observasi
4
Belum diselenggarakan kegiatan Marketpreneur Pa r t I I I , k o m p e t i s i business plan untuk t i n g k a t S M A & P T (HIMAMEN)
Minor
5 Belum dilakukan Tracer Study Observasi
6Belum dilakukan survey kepuasan pengguna lulusan
Observasi
7T i d a k a d a b u k t i penghargaan prestasi mahasiswa
Minor
8
Hasil pelacakan dan p e re k a m a n l u l u s a n belum terekam secara komprehensif
Observasi
9Belum ada himpunan program studi (baru direncanakan saja)
Minor
10
Tidak ada partisipasi alumni dalam usaha memajukan program s t u d i d a n p e n g e m b a n g a n Perguruan Tinggi
Minor
11
Tidak ada mahasiswa yang mengikuti aktivitas p e r t u k a r a n d a l a m kegiatan Tri Dharma
Minor
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
32
Unit Kerja Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
Audit
Auditee &
Auditor
KERJASAMA DAN
PROMOSI
1
Informasi pada media p r o m o s i u n t u k w e b universitas , tidak ter update setiap harinya
Observasi
September 2016
12 & 18 Mei
2016
Auditee : • D i a n
Ruslan, S . T . , M.M.
Auditor : • I r .
Wenny Nasut ion
• Bayyina h N u r u l H a q , S . S n . , M.Pd.
2
Informasi syarat-syarat penerimaan mahasiswa b a r u p e r l u dikoordinasikan terutama dengan Prodi, karena ada Prodi yang membutuhkan persyaratan khusus untuk calon mahasiswanya, seperti tidak buta warna, dll
Observasi
3
Soal ujian masuk perlu disesuaikan kembal i , mengingat soal yang tersedia merupakan soal pembuatan tahun 2008
Observasi
4
Sistem pengarsipan perlu dimulai dengan sistem arsip digital, mengingat terbatasnya ruang yang tersedia (terkait dengan serah terima data ke Bagian ADAK)
Observasi
5
Rekrutmen calon LO selain diberi pembekalan service excellent juga materi etika dan etiket serta perlu ditekankan penerapannya bukan hanya untuk kalangan eksternal saja namun juga untuk kalangan i n t e r n a l ( c i v i t a s akademika)
Observasi
Tabel 3.14 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Kerjasama dan Promosi Periode I - Mei 2016
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
33
Unit Kerja Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
Audit
Auditee &
Auditor
KERJASAMA DAN
PROMOSI
6
D a l a m p ro g r a m g e t s t u d e n t , p a d a s a a t pendafta ran peserta per lu di informasikan SMA/SMK yang telah mempunyai MoU dengan Trilogi terkait dengan kompensasi
Observasi
September 2016
12 & 18 Mei
2016
Auditee : • D i a n
Ruslan, S . T . , M.M.
Auditor : • I r .
Wenny Nasut ion
• Bayyina h N u r u l H a q , S . S n . , M.Pd.
7
Rekapitulasi per Program St u d i u n t u k c a l o n mahasiswa yang ikut seleksi terhadap yang lulus, calon mahasiswa yang mendaftar ulang terhadap yang lu lus seleksi, calon mahasiswa yang transfer terhadap yang bukan transfer , data tidak tersedia, tersedia d a l a m f o r m a t i s i a n borang 3A Prodi.
Minor
8
Rekapitulasi daftar ulang t e r s e d i a , n a m u n rekapitulasi per tahun tidak tersedia.
Minor
9
Dokumen pengelolaan d a n m o n e v d a l a m kegiatan kerjasama tidak tersedia
Minor
10Rekapitulasi MoU dan SPK ker jasama t idak tersedia.
Minor
11
Tidak tersedia data rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi terhadap daya tampung
Mayor
12
T i d a k t e r s e d i a pengumuman kelulusan d a n t i d a k d a p a t diperlihatkan hasil ujian masuk (skor)
Mayor
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
34
2. Kesimpulan Hasil Audit Mutu Internal Unit Kerja yang Berada di Bawah Wakil Rektor I Proses dan kegiatan yang terkait dengan kinerja unit pada unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor I sudah terlaksana dan pada umumnya didokumentasikan dengan baik, kecuali untuk Kerjasama dan Promosi. Nilai rata - rata hasil AMI untuk keseluruhan unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor I masih berada di bawah angka 3.00, bahkan masih cukup jauh dari nilai 3.00 yakni 2.39. Dari 6 materi audit, nilai rata - rata paling rendah diperoleh untuk materi audit Perbaikan Atas Hasil Akreditasi. Hal ini perlu menjadi perhatian mengingat pada talun 2017 ada beberapa Program Studi yang akan direakreditasi sehingga nilai akreditasi sebelumnya dapat ditingkatkan. Untuk program studi baru, masih ada yang belum melengkapi dan belum melakukan sosialisasi dokumen ISO Prodi. Selain itu penyusunan SAP pada Program Studi umumnya hanya melibatkan dosen dan pimpinan Universitas saja, belum melibatkan stakeholder lainnya seperti mahasiswa dan pihak pengguna lulusan. Unit kerja di bawah Wakil Rektor I yang memperoleh nilai AMI paling tinggi adalah perpustakaan dengan rata - rata nilai 3.63. Sedangkan unit kerja di bawah Wakil Rektor I yang memperoleh nilai paling rendah adalah Kerjasama dan Promosi, yakni hanya 0.49. Nilai AMI yang rendah dari unit Kerjasama dan Promosi ini mempengaruhi nilai rata - rata keseluruhan unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor I. Perolehan nilai AMI yang rendah dari unit Kerjasama dan Promosi disebabkan karena dokumentasi pada unit kerja Kerjasama dan Promosi tidak dilaksanakan dengan baik sehingga pada saat visitasi dilaksanakan, unit kerja tersebut tidak dapat menunjukkan dokumen bukti - bukti kegiatan dan dokumen mutu.
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
35
BAB IV HASIL PENGUKURAN AMI KINERJA UNIT
& AMI STANDAR MUTU
UNIT DI BAWAH WAKIL REKTOR II
1. HASIL AMI UNIT KERJA DI BAWAH WAKIL REKTOR II Secara umum, kinerja unit yang berada di bawah Wakil Rektor II sudah mencapai nilai baik dengan indeks kinerja rata - rata 3.04. Indeks terendah untuk unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor II adalah Program Kerja Unit yaitu sebesar 2.40. Dari hasil ini data dilihat bahwa banyak program kerja yang sudah direncanakan pada periode September 2016 - Maret 2016 belum dapat terlaksana. Indeks tertinggi untuk hasil AMI Periode I ini diperoleh untuk materi audit 2, yakni kedisiplinan. Artinya semua unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor II memiliki kedisiplinan yang tinggi untuk selalu hadir tepat waktu. Hasil lebih rinci untuk kinerja unit dan standar mutu unit yang ada di bawah Wakil Rektor II dapat dilihat pada tabel 4.1
No Unit KerjaMateri Audit Skor
Rata -rata1 2 3 4 5 6
1 ADAK 1.86 3.57 3 3 - 2.88 2.84
2 IT 3.5 3.78 3.3 4 - 2.2 3.40
3 Keuangan 2.5 3.75 3.5 2.83 - 3 3.12
4 SDM 2.16 4 4 2.25 - 2.55 3.01
5 Sarana 2 4 3 2.25 - 2.8 2.84
Skor Rata - rata 2.40 3.82 3.36 2.87 - 2.69 3.04
Tabel 4.1 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Kemahasiswaan Periode I - Mei 2016
Selain hasil capaian yang berupa skor indeks kinerja, proses audit juga menghasilkan data kualitatif berupa data temuan deskriptif. Hasil Temuan AMI untuk unit kerja yang berada di bawah Rektor dapat dilihat pada tabel 4.2. sampai dengan tabel 4.6
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
36
Tabel 4.2 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Administrasi Akademik Periode I - Mei 2016
Unit Kerja Rincian Temuan
Jenis Temuan Due Date
Tanggal Audit
Auditee & Auditor
ADAK
1
Belum terlaksananya penyediaan scan Lembar Jawaban Komputer (LJK) karena terkendala masalah dana
Major
30 September
20169 & 18
Mei 2016
Auditee : • Nina
Sariana, S.Kom., M.M.S.I.
Auditor : • Vidya
Kharishma, S.T., M.Ds.
• Yocky Pramudya, S.E., M.M.
2 Ketersediaan ATK baru mencapai 25% karena permasalahan dana Minor
3Belum adanya scan dari ijazah dan transkip lulusan karena permasalahan dana
Major
4Belum terlaksananya pelatihan bagi karyawan ADAK karena terkendala permasalahan dana
Major
5
Data profil prodi sudah ada namun harus crosscheck ke unit kerja lain. Hardcopy dokumentasi masih diletakkan di unit kerja Humas karena permasalahan ruang. Rekapitulasi belum lengkap.
Minor
6
Belum terdapat rekapitulasi persentase kelulusan tepat waktu untuk tingkat universitas dan tingkat program studi. Data kelulusan tepat waktu baru ada TS-2
Major
7
Pada wisuda tanggal 2 April 2016 terdapat 1 orang mahasiswa dengan status cum laude tidak diumumkan serta tidak diberi selendang cum laude sesuai ketentuan.
MayorWisuda tahun 2017
-
Tabel 4.3 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Teknologi Informasi Periode I - Mei 2016
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
37
Unit Kerja Rincian Temuan
Jenis Temuan Due Date
Tanggal Audit
Auditee & Auditor
TI
1
Belum adanya sistem untuk p e n g e l o l a a n s a r a n a d a n prasarana IT. Perlu dibuatkan sistem untuk hal tersebut dan pengendalian (control) terhadap perangkat IT yang digunakan di Lab dan Ruang Kerja.
Observasi
30 September
2016
11 & 16 Mei
2016
Auditee : • Budi
Harjanto
Auditor : • Yaddarab
ullah, S.Kom., M.Kom.
• Moh. Taufik, S.TP., M.Si.
2
Untuk pembaharuan l isensi software mengalami kendala karena RKAT 2016 belum di sahkan sehingga beberapa lisensi software yang sudah habis mengakibatkan software tersebut tidak dapat digunakan sementara
Mayor
3
Pembagian bandwidth perlu menggunakan Access List Control yaitu pengalokasian bandwidth untuk mahasiswa dan control terhadap situs-situs yang dapat di akses dan yang tidak dapat di a k s e s s e m a s a d a l a m pembelajaran
Observasi
4
Perlu adanya layanan (service) u n t u k s h a r i n g f o l d e r d a r i komputer dosen ke komputer kelas dan Lab. Hal ini untuk m e m p e r m u d a h d a l a m pengelolaan dokumen materi ajar (dalam bentuk softcopy) dari komputer dosen ke Kelas/Lab.
Observasi
5
Sistem Pengambilan Keputusan perlu di kaji kembali akan unit yang membutuhkan s i s tem tersebut.
Observasi
-
Tabel 4.4 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Keuangan Periode I - Mei 2016
Unit Kerja Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee &
Auditor
KEUANGAN
1
Belum diubahnya S is tem pengelolaan keuangan (PK, IK, KT) masih menggunakan logo STEKPI. Dalam alur Pk, IK penulisan Nama pimpinan disesuaikan dengan Univ Trilogi kecuali form.
Observasi 31 Juli 16
11,13 & 19 Mei 2016
Auditee : • Eko Tri
Sukaedi
Auditor : • Sri Opti,
S.E.Ak., M.M.
• Mia Rahmawati, M.Pd.
2
T i d a k s e s u a i n y a b a t a s pembayaran yg menggunakan kas kecil dalam PK Rp. 500.000, dengan pelaksanaan Rp 1 juta
Observasi 31 Juli 16
3
Belum dipisahkannya data tentang Penggunaan dana untuk operasional (pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, termasuk gaji dan upah, dan investasi) ke Setiap prodi . (Apl ikas i program keuangan hrs dikembangkan, post ing per bag.) , untuk m e m u d a h k a n p r o s e s penyediaann data akreditasi.(Daftar Akun)
Minor 31 Juli 16
4
Belum dapat diakses dengan mudah informasi mengenai data dan jumlah kewajiban keuangan mahasiswa baru. B e l u m a d a n y a a p l i k a s i penerimaan mahasiswa baru yang terpadu dengan bag humas dan promosi (masih d a l a m e x c e l ) . B e l u m terintegrasi dalam satu data based
Observasi Juni 2017
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
38
-
Tabel 4.5 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja SDM Periode I - Mei 2016
Unit Kerja Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee & Auditor
SDM
1
Rekrutmen yang tidak sesuai dengan prosedur karena tidak dilakukan psikotest disebabkan oleh tidak tersedianya dana walaupun sudah dianggarkan
Minor31
Agustus 2016
13 & 19 Mei
2016
Auditee : • Budi
Septiono, S.H.
Auditor : • D r .
F r a n c y Iriani
• M u f t i Royyansy a h , S . S o s . , M.M.
2
Belum pernah dilakukannya penilaian kinerja baik untuk t e n a g a p e n g a j a r / d o s e n maupun karyawan . Menurut Kepala Bagian SDM hal ini d i s e b a b k a n o l e h b e l u m a d a n y a d a s a r h u k u m dilaksanakannya penilaian karyawan (peraturan ketenaga kerjaan Universitas Trilogi).
Mayor31
Agustus 2016
3
Belum pernah dilakukannya survey kepuasan karyawan. Menurut Kepala Bagian SDM hal ini akan dilakukan pada bulan Juni.
Observasi 30 Juni 2016
4
Pelatihan dan Pengembangan Dosen dan Staf Administrasi belum dilaksanakan karena b e l u m m e n d a p a t k a n persetujuan anggaran
Minor30
November 2016
5
Peningkatan Gaji berkala tidak dapat dilaksanakan sesuai anggaran karena anggaran tersebut belum mendapat persetujuan.
Minor31
Oktober 2016
6Perekrutan Pustakwan belum dapat dilaksanakan. Perekrutan akan dilakukan pada bulan Juli
Observasi 25 Juli 2016
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
39
-
Tabel 4.5 Temuan Deskriptif AMI Unit Kerja Sarana Periode I - Mei 2016
Unit Kerja Rincian Temuan Jenis Temuan Due DateTanggal
AuditAuditee &
Auditor
SARANA
1
Belum adanya panduan p e n g g u n a a n f a s i l i t a s ruangan yang dapat diakses di dalam ruangan langsung (ditempel di dinding).
Observasi 31 July 2016
17 & 18 Mei
2016
Auditee : • Yoso
Purnomo, S.E.
Auditor : • Sri Opti,
S.E.Ak., M.M.
• Mia Rahmawati, M.Pd.
2
B e l u m d i l a k u k a n n y a pencatatan dan pelabelan inventaris pada barang-barang milik kampus.
Minor 31 Juli 2017
3
Belum adanya sosialisasi j a l u r e v a k u a s i d a n pemasangan tanda jalur evakuasi pada lokasi-lokasi yang dapat diakses seluruh pengguna gedung
Observasi 31 Juli 2016
4Usia lift sudah tua , masa penggunaan sejak th 1988. Observasi 31 Juli 2017
5
Hydrant tidak berfungsi dengan baik hal ini dapat menggangu kenyamanan dan keselamatan pengguna gedung (K3).
Mayor
31 Juli 2017 (dalam
Planning) dalam
contract service
6 Belum dilaksanakannya rekap penggunaan sarana dan prasarana
Observasi 31 Juli 2016
7
Mutu Sarana dan Prasana: Mutu prasana dan sarana kampus bernilai cukup, begitu pula pada keadaan p ra s a ra n a p e n d u ku n g , n a m u n k u r a n g pemeliharaan, seperti : 1.Pada keadaan ruang kelas yang terdapat triplek keluar, 2.Ruang dosen A dengan salah satu ruangan yang atapnya bocor, 3. Keadaan poliklinik yang terkadang banjir jika hujan lebat karena adanya aliran pembuangan didalam ruangan klinik,
Minor
Juli 2016 – 2017
Dalam skala prioritas tergantung persetujuan Anggaran dan Kondisi kerusakan
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
40
-
2. Kesimpulan Hasil Audit Mutu Internal Unit Kerja yang Berada di Bawah Wakil Rektor II Pada umumnya kendala di Unit Kerja yang berada di bawah Wakil Rektor II adalah tidak dapat terlaksananya suatu program kerja dikarenakan masalah keuangan. Hal inilah yang membuat perolehan nilai AMI pada materi Program Kinerja Unit menjadi rendah karena program kerja tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Untuk unit kerja yang berada di bawah Wakil Rektor II, nilai AMI terendah diperoleh unit ADAK dan Sarana, yakni 2.84. Unit ADAK memperoleh nilai paling rendah pada materi audit Program Kerja Unit. Beberapa program kerja unit ADAK tidak dapat terlaksana dikarenakan masalah keuangan, sedangkan pada unit Sarana, nilai AMI paling rendah diperoleh untuk materi audit pemahaman dan penerapan kebijakan atau prosedur baku. Mutu sarana dan prasarana di Universitas Trilogi sudah cukup baik namun kurang pemeliharaan sehingga banyak prasarana di Universitas Trilogi yang rusak dan tidak layak pakai.
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
41
Unit Kerja Rincian Temuan
Jenis Temuan Due Date
Tanggal Audit
Auditee & Auditor
SARANA 4
4. Adanya jendela pecah pada salah satu jendela klinik,
5. Keadaan ruangan PKM yang tidak layak secara kebersihan dan kenyamanan pengguna
6. Kantin dengan meja kursi yang sudah rusak dan keadaan lapangan basket yang kurang baik. (Laporan dilengkapi dengan foto)
Minor
Khusus bagian Ruangan PKM membutuhkan kerjasama unit kemahasiswaan
17 & 18 Mei
2016
Auditee : • Yoso
Purnomo, S.E.
Auditor : • Sri Opti,
S.E.Ak., M.M.
• Mia Rahmawati, M.Pd.
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
42
BAB VII
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
1. KESIMPULAN
Simpulan untuk AMI Periode I - Mei 2016 adalah :
1. Audit Mutu Internal Periode I - Mei 2016 ini diikuti oleh 26 unit kerja. Skor rata - rata AMI secara keseluruhan untuk seluruh unit kerja adalah 2.77. Unit kerja yang memperoleh hasil AMI paling tinggi adalah Rektor dengan perolehan nilai 3.81, sedangkan unit kerja yang memperoleh hasil AMI paling rendah adalah Kerjasama dan Promosi dengan perolehan nilai 0.49.
2. Audit Mutu Internal Periode I dilaksanakan selama bulan Mei 2016 dan berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Seluruh Auditor dan auditee menepati jadwal pengisian borang, sehingga kegiatan visitasi dan prosesing AMI dapat berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
2. REKOMENDASI
1. Frekuensi penyelenggaraan AMI dilaksanakan 2 kali dalam satu tahun dan sebaiknya dipersiapkan jauh - jauh hari mengingat AMI merupakan kegiatan yang sangat penting dan pelaksanaannya membutuhkan alokasi waktu khusus dari pihak auditee, auditor maupun Pusat Perencanaan dan Penjaminan Mutu.
2. Perlu dilakukan sosialisasi berkaitan dengan pedoman pelaksananaan AMI bagi Auditee dan Auditor
3. Melakukan pelatihan untuk Auditor AMI
4. Kepedulian Auditee terhadap dokumentasi kegiatan yang sudah dilaksanakan perlu ditingkatkan karena banyak kegiatan yang belum terdokumentasi sehingga pada saat visitasi berlangsung, pelaksanaan kegiatan tersebut tidak dapat dibuktikan.
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
43
LAMPIRAN
1. Pengarahan Auditor AMI
2. Rapat Pembukaan AMI
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
44
3. Visitasi Rektor
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
45
4. Visitasi Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
5. Visitasi Wakil Rektor Bidang Sumber Daya
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
46
6. Visitasi Pusat Perencanaan dan Penjaminan Mutu
7. Visitasi Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
47
8. Visitasi Program Studi S2 - MM
9. Visitasi Program Studi S1 - Manajemen
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
48
10. Visitasi Program Studi S1 - Akuntansi
11. Visitasi Program Studi S1 - Ekonomi Pembangunan
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
49
12. Visitasi Program Ekstensi
13. Visitasi Program Studi S1 - Agroekoteknologi
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
50
14. Visitasi Program Studi S1 - Agribisnis
13. Visitasi Program Studi S1 - Ilmu dan Teknologi Pangan
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
51
15. Visitasi Program Studi S1 - Sistem Informasi
16. Visitasi Program Studi S1 - Teknik Informatika
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
52
17. Visitasi Program Studi S1 - Desain Komunikasi Visual
18. Visitasi Program Studi S1 - Desain Produk
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
53
19. Visitasi Unit Kerja Kerjasama dan Promosi
20. Visitasi Unit Kerja Kemahasiswaan dan Alumni
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
54
21. Visitasi Unit Kerja SDM
22. Visitasi Unit Kerja Administrasi Akademik
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
55
23. Visitasi Unit Kerja Keuangan
24. Visitasi Unit Kerja Sarana
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
56
25. Visitasi Unit Kerja Perpustakaan
26. Visitasi Unit Kerja TI
-
LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL PERIODE I - MEI 2016
Pusat Perencanaan & Penjaminan Mutu (PP&PM) Universitas Trilogi
57
27. Visitasi Pusat Studi Ekonomi Pancasila
28. Temuan Sarana dan Prasarana
top related