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Konzeptentwicklung, Ausschreibung, Vergabe und Einführung von Software für das kommunale
Gebäudemanagement nach einem standardisierten Verfahren unter Berücksichtigung von Doppik und
Wirtschaftlichkeit
Arbeitskreis EDVStädtetag Rheinland-Pfalz
Speyer, 18. Juni 2008
Prof. Dr.-Ing. Joachim W. Hohmann, CFMTechnische Universität Kaiserslautern
18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 2
Inhalt
• CAFM-Markt• Ausschreibungsverfahren• Prozessunterstützung im CAFM• Lasten- und Pflichtenheft• Leistungs- und Preisabfrage• Präsentationen, Referenzbesuche, Vergabegespräche• Bewertungsverfahren• CAFM Ausschreibungs-Toolbox• Besonderheiten bei kommunalen Verwaltungen
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CAFM (Computer Aided Facility Management) – Markt Deutschland
• CAFM-Markt unübersichtlich und fragmentiert• Produkte für Laien schwer unterscheidbar• Hohe Erwartungshaltung, kleine Budgets• Problem Datenaufnahme/ -pflege/ -qualitätssicherung• Lange Projektlaufzeiten • Abgrenzung/Integration ERP/HKR und Doppik• Neue Technologien wenig etabliert• Einhaltung von Standards (z.B. GEFMA Richtlinien)
schafft Sicherheit und Vertrauen im Markt
Konzeptentwicklung
• Anforderungen der Verwaltung• Vorhandene IT Umgebung• Organisation• Mengengerüst• Haushaltsmittel• Daten- und Dokumentationsstandards• Datenbestände
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Ausschreibungsverfahren
• Art des Verfahrens abhängig von gesetzlichen Vorgaben• Zulassung von Bietergemeinschaften• Bieterwettbewerb• Form der Abgabe• Dateien und Formblättern zum Ausfüllen durch den Bieter• Vorgaben zu Form, Terminen, Fristen und Angabe des Adressaten
bei Nachfragen• Hinweis zum Vorbehalt der Einladung zu einer kostenlosen
Präsentation beim Nutzer mit ausgewählten Beispieldaten• Information zur Zuschlagsfrist• Abforderung einer Zusage für eine befristete Preisgarantie• Hinweis zur vertraulichen Behandlung der Ausschreibungs-
unterlagen inklusive Copyright sowie der eventuell übergebenen Beispieldaten
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Prozessunterstützung im CAFM
(Teil-)Prozess
Welche IT-Schnittstellen existieren zu anderen Prozessen?
Welche Verantwortlichkeitenbestehen innerhalb der Prozesse?
Welche Daten werden (momentan) benötigt?
Welche Optimierungen sind möglich?
Welche Software wird eingesetzt?
Welche Sicherheits-vorschriften sind zu beachten?
Wie sind die Anforderungenzu bewerten?
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Lastenheft
• Anforderungsprofil, Prioritäten und Basisdaten • Objekt- und Nutzerstruktur sowie Flächenverteilung • vorhandene IT-Ressourcen betreffend Hard- und
Software (z.B. verfügbare Office- und HKR-Software) sowie Netzwerkstruktur
• Verfügbarkeit und Zustand von Bestandsdaten• Anforderungen an die Visualisierung der Daten• Beschreibung der nutzerspezifischen Prozesse mit
ihren organisatorischen Abhängigkeiten• Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen
des Bieters (fachbezogen, softwarebezogen)• Stufenplan zur Umsetzung
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Pflichtenheft
• Schnittstellen zu vorhandener Software• Datenübernahmekonzept• Erforderliche nutzerspezifische Funktionalitäten• Im Einführungsprojekt für alle CAFM-Standardmodule zu
erstellen (gemeinsam mit Hersteller/ Implementierer)• Umfang: Datenmodell, Masken, Formulare, „atomare“
Funktionen, Modulabhängigkeiten bzw. -schnittstellen • Beschreibung aller funktionalen Anpassungen,
Systemeinstellungen und umgesetzten Erweiterungen• Ausreichende (Nutzer-)Dokumentation und Tutorials zu
abweichenden bzw. erweiternden Funktionalitäten
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Präsentationen, Referenzbesuche, Vergabegespräche
• Präsentation mit kundenspezifischen Beispieldaten und Szenarien
• Prüfung der Bieterangaben zu Funktionalitäten und Zusammenspiel von Modulen bzw. Schnittstellen
• Klärung von mehrdeutigen Aussagen im Angebot• Referenzkundenbesuche zur Überprüfung der
Anforderungsabdeckung und Ergonomie der Software• Vergabegespräche über Details zum Liefer- und
Leistungsumfang, Fristen, Vertragsunterlagen• Verhandlungen dürfen nicht zur Behinderung des
Wettbewerbs führen
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Bewertungsverfahren (1)
Stufe 1 (Alle Bieter)• Selbstdarstellung des Bieters sowie seine IT-/FM-
Kompetenz• Konformität von Ausschreibung und Angebot• Transparenz des Angebotes • (Preis-/ Leistungsverhältnis)Stufe 2 (Bestbieter, Shortlist)• Preis-/ Leistungsverhältnis • Präsentation und Referenzkundenbesuche• Qualität der Software• Projektverantwortliche des Bieters
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CAFM Ausschreibungs-Toolbox (1)
• Standardausschreibungstext• Lasten-/Pflichtenheft• Bewertungsmatrix für Angebote• Standard-Leistungsverzeichnis• Preisabfrage-Modell• Standard-Szenarien für Systempräsentationen• Leitfaden für Vergabegespräche• Checkliste/Leistungsblätter zur Systemabnahme• Muster für eine Wirtschaftlichkeitsberechnung und
Auswertungssoftware für einen Business Case • Muster Dokumentationsrichtlinie
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CAFM Ausschreibungs-Toolbox (2)
Annual Cash Flow(not discounted)
-7.000
-73.829
32.303
16.99512.878
0 0 0 0
23.983
-80.000
-60.000
-40.000
-20.000
0
20.000
40.000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Year
Amou
nt
Year
Cumulative Cash Flow(discounted)
-7.000
-80.829
-48.526
-24.543
-7.548
5.330 5.330 5.330 5.330 5.330
-90.000
-80.000
-70.000
-60.000
-50.000
-40.000
-30.000
-20.000
-10.000
0
10.000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Year
Am
ount
Besonderheiten bei Kommunalverwaltungen
• Zuständigkeiten für Immobilien oft auf mehrere Ämter verteilt -> wenig Orientierung am Lebenszyklus
• Umstellung auf Doppik -> besondere Verfahren der Gebäudebewertung
• Schwerpunkt bei Schul- und Verwaltungsgebäuden• Eigenbetriebe?• Energiemanagement?• Gebäudewirtschaft häufig zweitgrößter Haushaltsposten
-> Instandhaltungsstau• PPP Überlegungen
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Wirtschaftlichkeit
• Monetär quantifizierbarer und qualitativer Nutzen• Kennzahlen zu aktuellen Kosten verfügbar• Aufstellung eines Business Case• Häufig eingesetzte Verfahren wenig wirtschaftlich• Prozeß-Verbesserungen und erhöhte Transparenz• Datenaufnahme, -übernahme, -pflege größter Posten• Schneller amortisierbar als viele andere Verfahren
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Daten
Bestands-daten
Prozess-daten
sonstigeDaten:
• Leist.-kataloge
• kaufm. Daten
Software
CAFM-Software
ergänzendeEinzelkom-ponenten
Schnitt-stellen (ERP, GLT, ...)
Konzept
Vorstudie
Lastenheft
Pflichtenheft
(Definition Ziel, Weg, Etappen, Aufwand, Nutzen, ...)
FM - Organisationsstruktur(Unternehmens- /Ablauforganisations- /Betreiberkonzept /IT-Strukturen)
CAFM-System
GEFMA 400: Basis und Säulen eines CAFM-Systems
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Anforderungen an CAFM-Software
CAFM-Software muss:• den Anwender in geeigneter Form bei der Abwicklung
von FM-Prozessen unterstützen(Basis- oder Kernfunktionalitäten)
• an individuelle Besonderheiten des Anwenders, wie Betreiberkonzept, Organisationsstruktur und IT-Infrastruktur, anpassbar sein
• Facilities über ihren gesamten Lebenszyklus, also von der Planung und Errichtung über Umbau, Sanierung/ Modernisierung bis hin zum Abriss, begleiten
• …
Autor/Kontakt
• Prof. Dr.-Ing. Joachim W. Hohmann• Certified Facility Manager (CFM)• Technische Universität Kaiserslautern• Fachbereich A/RU/BI• Lehrgebiet Facility Management• Paul-Ehrlich-Straße 14• 67663 Kaiserslautern• Tel.: 0631-205-2898• Mobil: 0160-96272628• E-Mail: jhohmann@rhrk.uni-kl.de• www.uni-kl.de/BI/FM18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 21
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