it management in healthcare organizations: part 2

IT Management

in Healthcare Organizations (2)

นพ.นวนรรน ธระอมพรพนธ

หลกสตร Healthcare CIO

โรงเรยนบรหารงานโรงพยาบาล คณะแพทยศาสตร รพ.รามาธบด

17 ธนวาคม 2553

Except where citing other worksCited works are copyrighted by their owners and reproduced here under fair use

P t 2Part 2

M i i ti ith ITMoving organizations with IT

- IT Strategy

- Project Management

- Change Management

- Knowledge Management

IT As A Strategic AdvantageIT As A Strategic Advantage

Yes

Sustainablecompetitive

Inimitable ?Yes

Yesadvantage

Non Substitutable?

Rare ?

Yes

YesNo

Preemptive

Valuable ?

Non-Substitutable?Yes

No Competitive

NoCompetitive

parity

advantage

Resources/No

CompetitiveDisadvantage

Competitivenecessity

3

Resources/capabilities Disadvantage

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management

4 Quadrants of Hospital IT4 Quadrants of Hospital ITStrategicStrategic

ClinicalAdministrative Clinicald st at e

4Operational

IT & BusinessIT & Business

VisionVision

Business Strategies

IT Strategies Business Operations

IT Projects IT Operations

IT Operations

Other Operations

5

Class Exercise: Part 6Creating IT Strategy

Group discussion: เสนอ 1-2 IT strategies และ IT p g

projects ทจะนาพา รพ. ไปส vision ทตงไว

Hospital AHospital A

โ ใ ใ • โรงพยาบาลศนย 600 เตยง ในภาคอสาน ใกลชายแดน งบประมาณจากด

• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม

• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบ MPI, ADT, ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอ

การบรการผปวย

• People– บคลากรมอายเฉลย 45 ป (range 25-59), แผนก IT มลกจางชวคราว 5 คน

– แพทยใสใจเรองผปวย รวมตวกนเหนยวแนน มแพทยทเปนแกนนา 4-5 คน

– ความสมพนธระหวางแพทยกบวชาชพอนเปนไปดวยด แตมกวพากษวจารณ

7

ผบรหารวาไมใหความสาคญกบแพทยและการบรการ ไมเคยลงมาดการทางาน

Hospital BHospital B

โ ใ ใ ป ป• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง ในภาคใต จงหวดทเปนแหลงทองเทยวสาคญ เปนสวนหนงของเครอ รพ. ขนาดใหญ ฐานะ รพ. ด ม รพ.เอกชนในพนท ~ 2-3 แหง

• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• IT Environment

– HIS ม MPI, ADT, EHRs, CPOE แตยงม CDSS จากด ระบบ HIS ชวยลด S ม , , s, C O ย ม C SS จ ร บบ S ชวยลwaiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (CRM) ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง

– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก ไ ไ

8

– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

Hospital CHospital C

โ ใ ใ • โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง ใน กทม. สงกดมหาวทยาลยของรฐ ม รพ. ในบรเวณ

ใกลเคยง > 8 รพ. งบประมาณคอนขางมาก มพนธกจหลายดานทสาคญพอๆ กน

• Vi i เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย• Vision: เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย

• IT Environment

– เปน รพ แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI ADT ไปส CPOE (แตยงเปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI, ADT ไปส CPOE (แตยง

ขาด CDSS) ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด ยงใชเทคโนโลยเมอ

20 ปกอน เปนหลก มระบบ ERP ททนสมย เขากบ รพ.

• People– บคลากรมอายเฉลย 40 ป (range 20-65), แผนก IT มทงบคลากรใหมและทเคย ( g ),

พฒนาระบบ HIS ตงแตแรกเรม

– แพทยมความเปนตวของตวเองสง, มกทางานเอกชนดวย, ม turn-over rate สง

9

– พยาบาลและวชาชพอนมกมองวาแพทยคออภสทธชน และมเรองถกเถยงกนบอยๆ

IT Project Management IT Project Management

10

Marchewka (2006) Marchewka (2009)

IT Project Management IT Project Management

• A project: “a temporary endeavor undertaken to

accomplish a unique purpose”accomplish a unique purpose

• Project management: “the application of

k l d kill t l d t h i t knowledge, skills, tools, and techniques to

project activities in order to meet or exceed p j

project requirements”

11Marchewka (2006)

The Project Management

Body of Knowledge (PMBOK®)1 P j t I t ti M t1. Project Integration Management

2. Project Scope Management

3. Project Time Management

4. Project Cost Management

5. Project Quality Management

6 Project Human Resources Management6. Project Human Resources Management

7. Project Communications Management

8 P j t Ri k M t8. Project Risk Management

9. Project Procurement Management

12Marchewka (2006)

Class Exercise: Part 7The Importance of Project Management

G di i ถาขาด P j t M t Group discussion: ถาขาด Project Management

ทเหมาะสม จะเกดอะไรขนไดบางกบ IT Projects? j

(What can go wrong with the IT projects?)

The Project Management DilemmaThe Project Management Dilemma

dP j t

Good FastProject

Deliverables

Cheap14

Cheap

The Triple ConstraintThe Triple Constraint

15Marchewka (2006)

The CHAOS ReportThe CHAOS Report

Among the IT projects studied:

• 31% were cancelled before completion

• 53% were completed but over budget, over schedule, and did not meet original specifications.did not meet original specifications.

16The Standish Group (1995)

The CHAOS ReportThe CHAOS Report

17Marchewka (2006)

New Top Ten Factors for IT Project SuccessNew Top Ten Factors for IT Project Success

R k S FRank Success Factor1 Executive Support2 User Involvement2 User Involvement3 Experienced Project Manager4 Clear Business Objectives4 Clear Business Objectives5 Minimized Scope6 Standard Software Infrastructure7 Firm Basic Requirements8 Formal Methodology9 Reliable Estimates10 Other

18Marchewka (2006)

Table 1.3 Source: Extreme Chaos. The Standish Group International, Inc. 2001. http://www.standishgroup.com/sample_research/index.php 

Project Life CycleProject Life Cycle

19Marchewka JT (2006)

Software Development Life CycleSoftware Development Life Cycle

20Marchewka JT (2006)

PLC & SDLCPLC & SDLC

21Marchewka JT (2006)

IT Project Management MethodologyIT Project Management Methodology

22Marchewka JT (2006)

Class Exercise: Part 8

Formulating Project Goals

Group discussion: เสนอ Project Goal(s) ของ IT p j ( )

Project ทเสนอ

Hospital AHospital A

โ ใ ใ • โรงพยาบาลศนย 600 เตยง ในภาคอสาน ใกลชายแดน งบประมาณจากด

• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม

• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบ MPI, ADT, ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอ

การบรการผปวย

• People– บคลากรมอายเฉลย 45 ป (range 25-59), แผนก IT มลกจางชวคราว 5 คน

– แพทยใสใจเรองผปวย รวมตวกนเหนยวแนน มแพทยทเปนแกนนา 4-5 คน

– ความสมพนธระหวางแพทยกบวชาชพอนเปนไปดวยด แตมกวพากษวจารณ

24

ผบรหารวาไมใหความสาคญกบแพทยและการบรการ ไมเคยลงมาดการทางาน

Hospital BHospital B

โ ใ ใ ป ป• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง ในภาคใต จงหวดทเปนแหลงทองเทยวสาคญ เปนสวนหนงของเครอ รพ. ขนาดใหญ ฐานะ รพ. ด ม รพ.เอกชนในพนท ~ 2-3 แหง

• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• IT Environment

– HIS ม MPI, ADT, EHRs, CPOE แตยงม CDSS จากด ระบบ HIS ชวยลด S ม , , s, C O ย ม C SS จ ร บบ S ชวยลwaiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (CRM) ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง

– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก ไ ไ

25

– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

Hospital CHospital C

โ ใ ใ • โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง ใน กทม. สงกดมหาวทยาลยของรฐ ม รพ. ในบรเวณ

ใกลเคยง > 8 รพ. งบประมาณคอนขางมาก มพนธกจหลายดานทสาคญพอๆ กน

• Vi i เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย• Vision: เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย

• IT Environment

– เปน รพ แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI ADT ไปส CPOE (แตยงเปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI, ADT ไปส CPOE (แตยง

ขาด CDSS) ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด ยงใชเทคโนโลยเมอ

20 ปกอน เปนหลก มระบบ ERP ททนสมย เขากบ รพ.

• People– บคลากรมอายเฉลย 40 ป (range 20-65), แผนก IT มทงบคลากรใหมและทเคย ( g ),

พฒนาระบบ HIS ตงแตแรกเรม

– แพทยมความเปนตวของตวเองสง, มกทางานเอกชนดวย, ม turn-over rate สง

26

– พยาบาลและวชาชพอนมกมองวาแพทยคออภสทธชน และมเรองถกเถยงกนบอยๆ

Developing The Business CaseDeveloping The Business Case

27Marchewka (2006)

Measurable Organizational Value (MOV)Measurable Organizational Value (MOV)

• The project’s goal

• Measure of success

• Must be measurable

• Provides value to the organization• Provides value to the organization

• Must be agreed upon

• Must be verifiable at the end of the project

• Guides the project throughout its life cycleGuides the project throughout its life cycle

• Should align with the organization’s strategy and goals

28Marchewka (2006)

The IT Value ChainThe IT Value Chain

29Marchewka (2006)

A Good Project GoalA Good Project Goal

“Our goal is to land a man on the moon and return him safely 

to the earth by the end of the decade ”to the earth by the end of the decade.

John F. Kennedy (1961)

30Marchewka (2006)

Metrics: FinancialMetrics: Financial

• Payback Period = Initial Investment

Net Cash Flow

• Breakeven Point = Initial Investment

Net Profit Margino g

• Project ROI = (Total Expected Benefits - Total Expected Costs)

Total Expected CostsTotal Expected Costs

31Marchewka (2006)

Metrics: Scoring MethodMetrics: Scoring Method

Criterion Weight Alternative A Alternative B Alternative CCriterion g

Financial

ROI 15% 2 4 10

Payback 10% 3 5 10

Net Present Value (NPV) 15% 2 4 10

Organizational

Alignment with strategic objectives 10% 3 5 8

OrganizationalLikelihood of achieving project’s MOV 10% 2 6 9

Availability of skilled team members 5% 5 5 4

Project

team members

Maintainability 5% 4 6 7

Time to develop 5% 5 7 6

Risk  5% 3 5 5

ExternalCustomer satisfaction 10% 2 4 9

Increased market share 10% 2 5 8

32Marchewka

(2006)

10% 2 5 8

Total Score 100% 2.65 4.85 8.50

Notes: Risk scores have a reverse scale – i.e., higher scores for risk imply lower levels of risk

Balanced ScorecardBalanced Scorecard

33Marchewka (2006)

MOV & ScorecardMOV & Scorecard

34Marchewka (2006)

IT Project Management MethodologyIT Project Management Methodology

35Marchewka (2006)

Project Charter TemplateProject Charter Template

36Marchewka (2006)

Formulating Project PlanFormulating Project Plan

37Marchewka (2006)

Project ScopeProject Scope

In‐Scope Out‐of‐Scope

38

Project Planning FrameworkProject Planning Framework

39Marchewka (2006)

Class Exercise: Part 9

Formulating Project Plan

Group discussion: เสนอแผน Project schedule และp j

identify budget items ของ IT Project ทเสนอ

Gantt ChartGantt Chart

41Marchewka (2006)

PERT ChartPERT Chart

42http://en.wikipedia.org/wiki/Program_Evaluation_and_Review_Technique

Activity On The Node (AON)

Network Diagram

43Marchewka (2006)

Project SchedulingProject Scheduling

• Critical Path Method (CPM)

• Precedence Diagramming Method (PDM)g g

• Lead Time & Lag Time

44Marchewka (2006)

Work Breakdown StructureWork Breakdown Structure

45Marchewka (2006)

Project Schedule Estimation TechniquesProject Schedule Estimation Techniques

• Guesstimating

• Delphi Techniquep q

• Time Boxing

• Top-Down

• Bottom UpBottom Up

• Analogous Estimates (Past experiences)

• Parametric Modeling (Statistical)

46Marchewka (2006)

Project BudgetProject Budget

• Di t/ f t t• Direct/up-front costs– Materials– Services– Labor

• Ongoing costs• Indirect costs• Indirect costs

– Facilities, utilities– Administration– Taxes– Benefits

• (Opportunity & productivity costs)(Opportunity & productivity costs)• (Sunk costs)• Total Cost of Ownership (TCO)

47

Project Human Resource ManagementProject Human Resource Management

• Project team members, roles & responsibilities

• Organizational structure– Functional

– Project-based

– Matrix

• Stakeholder analysis

48Marchewka (2006)

Class Exercise: Part 10

Stakeholder AnalysisGroup discussion: ระบและวเคราะห stakeholders

ของ IT Project ทเสนอ

Hospital AHospital A

โ ใ ใ • โรงพยาบาลศนย 600 เตยง ในภาคอสาน ใกลชายแดน งบประมาณจากด

• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม

• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบ MPI, ADT, ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอ

การบรการผปวย

• People– บคลากรมอายเฉลย 45 ป (range 25-59), แผนก IT มลกจางชวคราว 5 คน

– แพทยใสใจเรองผปวย รวมตวกนเหนยวแนน มแพทยทเปนแกนนา 4-5 คน

– ความสมพนธระหวางแพทยกบวชาชพอนเปนไปดวยด แตมกวพากษวจารณ

50

ผบรหารวาไมใหความสาคญกบแพทยและการบรการ ไมเคยลงมาดการทางาน

Hospital BHospital B

โ ใ ใ ป ป• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง ในภาคใต จงหวดทเปนแหลงทองเทยวสาคญ เปนสวนหนงของเครอ รพ. ขนาดใหญ ฐานะ รพ. ด ม รพ.เอกชนในพนท ~ 2-3 แหง

• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• IT Environment

– HIS ม MPI, ADT, EHRs, CPOE แตยงม CDSS จากด ระบบ HIS ชวยลด S ม , , s, C O ย ม C SS จ ร บบ S ชวยลwaiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (CRM) ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง

– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก ไ ไ

51

– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

Hospital CHospital C

โ ใ ใ • โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง ใน กทม. สงกดมหาวทยาลยของรฐ ม รพ. ในบรเวณ

ใกลเคยง > 8 รพ. งบประมาณคอนขางมาก มพนธกจหลายดานทสาคญพอๆ กน

• Vi i เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย• Vision: เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย

• IT Environment

– เปน รพ แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI ADT ไปส CPOE (แตยงเปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI, ADT ไปส CPOE (แตยง

ขาด CDSS) ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด ยงใชเทคโนโลยเมอ

20 ปกอน เปนหลก มระบบ ERP ททนสมย เขากบ รพ.

• People– บคลากรมอายเฉลย 40 ป (range 20-65), แผนก IT มทงบคลากรใหมและทเคย ( g ),

พฒนาระบบ HIS ตงแตแรกเรม

– แพทยมความเปนตวของตวเองสง, มกทางานเอกชนดวย, ม turn-over rate สง

52

– พยาบาลและวชาชพอนมกมองวาแพทยคออภสทธชน และมเรองถกเถยงกนบอยๆ

Project Risk ManagementProject Risk Management

Ri k S i

Risk = f(likelihood x impact)

Risk Strategies• Accept/ignore

• Avoid completely• Reduce risk

likelihood or impact• Transfer risk to

someone else (e.g. insurance)

53Marchewka (2006)

Class Exercise: Part 11

Risk AssessmentGroup discussion: ระบ risks สาคญๆ ทอาจเกดขนใน

ระหวางการดาเนน IT Project ทเสนอ และวธจดการ

risks เหลานนrisks เหลานน

Gartner’s Sourcing Life CycleGartner s Sourcing Life CycleStrategic Tactical

Sourcing Strategyg Identificationg Criteria development

Evaluation and Selectiong Alignmentg Organization assessment

g Organization fitg Selection process g Partnership opportunities

g Core competenciesg Market scang Make‐or‐buy decisions

ContractSourcingManagement

g Risk analysis

g Governance modelg Metrics

g Relationshipg Performance

assessment

DevelopmentManagement

g Payment modelsg Terms and conditionsg Provision 

assessmentg Goals: reach business 

objectives, efficiency,quality, innovation

55

for changesq y

g Transition

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006

IT Outsourcing Decision TreeIT Outsourcing Decision Tree

Is external delivery

Keep InternalNo

Does service offer titi d t ?

reliable and lower cost?

OUTSOURCE!

No

Yes

competitive advantage?

Keep InternalYes

56From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006

IT Outsourcing Decision Tree:

Ramathibodi’s CaseExternal delivery unreliable• Non‐Core HIS,External delivery higher cost• ERP maintenance/ongoing 

Is external delivery

Keep InternalNocustomization

Does service offer titi d t ?

reliable and lower cost?

OUTSOURCE!

No

Yes

competitive advantage?

Keep InternalYes

ERP initial implementation, 

PACS, RIS,Core HIS, CPOE

Strategic advantages• Agility due to local workflow accommodations

PACS, RIS, Departmental 

systems, IT Training

57

Agility due to local workflow accommodations• Secondary data utilization (research, QI)• Roadmap to national leader in informatics

g

Gartner Hype CycleGartner Hype Cycle

58Image source: Jeremy Kemp via http://en.wikipedia.org/wiki/Hype_cycle

http://www.gartner.com/technology/research/methodologies/hype-cycle.jsp

Rogers’ Diffusion of Innovations: Adoption CurveRogers Diffusion of Innovations: Adoption Curve

59Rogers (2003)

Class Exercise: Part 12

Change ManagementGroup discussion: เสนอวธบรหารการเปลยนแปลง

ใน user แตละกลมใน Rogers’ Adoption Curve

Unified Theory of Acceptance and Use

of Technology (UTAUT)

Performance ExpectancyUsefulness p y

Effort Expectancy

B h i lEase of Use

Use BehaviorSocial

Influence

Behavioral IntentionSocial Norm 

& OpinionsFacilitating Conditions

p

IT Support

Gender Age Experience Voluntariness of Use

61Venkatesh et al. (2003)

Adoption Strategies:

“The Tipping Point” VersionThe Three Rules of Epidemics

• The Law of the Few Change Agents– Connectors

– Mavens

Change AgentsOpinion LeadersSuper‐Users

– Salesmen

• The Stickiness Factor Ease of Use

Champions

• The Power of Context Social Norm & Opinions

Gladwell (2000)

pIT Support

62

Gladwell (2000)

Factors Related to Hospital IT AdoptionFactors Related to Hospital IT Adoption

• Communications of project plans & progresses• Workflow considerations• Management support of IT projects• Common visions• Shared commitment• Multidisciplinary user involvement• Project management• Training• Innovativeness• Organizational learning

63Theera-Ampornpunt (2009) [Unpublished]

Resources on Change ManagementResources on Change Management

64

Lorenzi & Riley (2004) Leviss (Editor) (2010)

Class Exercise: Part 13Class Exercise: Part 13

Ch M tChange Managementไ ไ Class discussion: จะทาอยางไรเมอเกดเหตการณตอไปน

- แพทย 1 ใน 3 ไมใช IT ทเพง go-liveแ ย ใน 3 ไมใช เ go l e

- พยาบาล by-pass บางกระบวนการ กลบไปใช manual

ใ - ผปวยรอตรวจเปนเวลานาน จานวนมาก ในสปดาหแรก

- หลงใชงานได 8 weeks สถต preventable ADRs สงกวากอนใชระบบp

- ทประชม CLT/PCT หลง go-live 2 weeks มการโตแยงอยางกวางขวางร ร ร ช ช ชและรนแรงเกยวกบความรบผดชอบของแตละวชาชพ

The KM Aspect of Project ManagementThe KM Aspect of Project Management

Nonaka SECI ModelNonaka SECI Model

After Action

During

Implementation,

Near Go-Live &

Review (AAR) /

Postmortem

Meeting Near Go Live &

Post Go-LiveMeeting,

Project Evaluation

D i Before & After

Project Kick-off,

During Project

During

Implementation,

Near Go-Live During Project

PlanningTraining

66Image source: Senoo et al. (2007) http://dx.doi.org/10.1108/14601060710776725

Q&A

Next:Next:

Use of Health Informationo o o

Standards & Interoperabilityp y