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IMPLEMENTACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA - PERMODA
ELSY CRISTINA PEDRAZA TORRES
MARÍA AURORA AHMAD MANRIQUE
RICARDO ANDRÉS RAMÍREZ VILLEGAS
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C., MARZO 17 DE 2019
ii Implementación Facturación Electrónica
IMPLEMENTACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA - PERMODA
ELSY CRISTINA PEDRAZA TORRES
MARÍA AURORA AHMAD MANRIQUE
RICARDO ANDRÉS RAMÍREZ VILLEGAS
Trabajo de grado para obtener el título de:
Especialista en Gerencia de Proyectos.
Tutor: CAMILO VELANDIA
MBA en Dirección de Proyectos
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C., MARZO 17 DE 2019
iii Implementación Facturación Electrónica
Dedicatoria
Dedicamos a Dios por darnos la sabiduría, salud y los recursos para poder culminar
nuestros estudios, a nuestras familias, esposos y novia, pilares incondicionales en este
periodo de nuestras vidas, a Permoda y al equipo de docentes de la Universidad Piloto
de Colombia, que con su apoyo nos fueron llevando de la mano, al conocimiento, hasta
culminar nuestra especialización.
iv Implementación Facturación Electrónica
Agradecimientos
Queremos expresar nuestra gratitud a Dios, quien nos brindó la fortaleza y nos guio
durante el transcurso de este proyecto que iniciamos.
Igualmente nuestro profundo agradecimiento a Permoda y personal que hacen parte de
la empresa, por confiar en nosotros y permitirnos realizar todo el proceso investigativo.
De igual manera nuestros agradecimientos a la Universidad Piloto de Colombia, a los
tutores quienes con su enseñanza y valiosos conocimientos hicieron crecer cada día este
proceso y aportándonos bases que fortalecieron nuestra vida profesional.
Finalmente queremos agradecer a nuestro tutor Ing. Camilo Velandia, quien nos guio
durante todo este proceso con su conocimiento y enseñanza en el desarrollo de este
trabajo.
v Implementación Facturación Electrónica
TABLA DE CONTENIDO
1. Antecedentes ............................................................................................................ 3
1.1. Descripción de la empresa ................................................................................. 3
Marco histórico ............................................................................................ 3
Direccionamiento estratégico ...................................................................... 4
1.1.2.1. Objetivos estratégicos .............................................................................. 4
1.1.2.2. Políticas institucionales ............................................................................ 4
1.1.2.3. Misión, visión y valores ............................................................................ 5
1.1.2.4. Estructura organizacional ......................................................................... 6
1.1.2.5. Mapa estratégico ...................................................................................... 6
1.1.2.6. Cadena de valor ....................................................................................... 7
2. Marco metodológico ................................................................................................. 7
2.1. Tipos y métodos de investigación ...................................................................... 7
2.2. Herramientas para la recolección de información .............................................. 7
2.3. Fuentes de información ...................................................................................... 9
2.4. Supuestos y restricciones .................................................................................. 9
3. Estudios y evaluaciones ........................................................................................... 9
3.1. Estudio Técnico .................................................................................................. 9
Diseño conceptual de la solución ................................................................ 9
Análisis y descripción del proceso ............................................................. 10
Definición del tamaño y localización del proyecto ..................................... 10
Requerimiento para el desarrollo del proyecto .......................................... 11
Mapa de procesos de la organización con el proyecto implementado ...... 12
3.2. Estudio de Mercado ......................................................................................... 12
Población ................................................................................................... 12
Dimensionamiento de la demanda ............................................................ 13
Dimensionamiento de la oferta .................................................................. 13
Precios ....................................................................................................... 13
Punto equilibrio oferta-demanda ................................................................ 14
Técnicas de predicción .............................................................................. 14
3.3. Estudio económico – financiero ....................................................................... 14
vi Implementación Facturación Electrónica
Estimación de costos de inversión del proyecto ........................................ 14
Definición de costos de operación y mantenimiento .................................. 15
Flujo de caja del proyecto .......................................................................... 17
Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fondos
17
Evaluación financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de
beneficio-costo o de análisis de valor o de opciones reales) .................................. 20
3.4. Estudio social y ambiental ................................................................................ 21
Descripción y categorización de impactos ambientales ............................ 22
Definición de flujo de entradas y salidas.................................................... 29
Estrategias de mitigación de impacto ambiental ........................................ 35
4. EVALUACION Y FORMULACION .......................................................................... 43
4.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 43
Matriz de involucrados ............................................................................... 44
Árbol de problemas ................................................................................... 44
Árbol de objetivos ...................................................................................... 45
4.2. Alternativas de solución ................................................................................... 45
Identificación de acciones y alternativas.................................................... 46
Descripción de alternativa seleccionada.................................................... 46
Justificación del proyecto ........................................................................... 46
5. INICIO DEL PROYECTO ........................................................................................ 47
5.1. CASO DE NEGOCIO ....................................................................................... 47
5.2. Plan Gestión de la integración ......................................................................... 48
Acta de constitución .................................................................................. 48
Actas de cierre ........................................................................................... 53
6. PLANES DE GESTIÓN .......................................................................................... 56
6.1. Plan de gestión del alcance ............................................................................. 56
Línea base del alcance quinto nivel de desagregación (edt) ..................... 57
Matriz de trazabilidad de requisitos ........................................................... 58
Diccionario de la EDT ................................................................................ 60
6.2. Plan de gestión del cronograma ....................................................................... 62
vii Implementación Facturación Electrónica
Listado de actividades con estimación de duraciones esperadas ............. 63
Línea base de tiempo ................................................................................ 66
Diagrama de red ........................................................................................ 69
Cronograma diagrama de Gantt – ruta crítica ........................................... 70
Nivelación de recursos y uso de recursos ................................................. 74
6.3. Plan de gestión de los costos........................................................................... 79
Línea base de costos ................................................................................ 79
Presupuesto por actividades ..................................................................... 79
Estimación de Costos ................................................................................ 83
Estructura de desagregación de recursos ReBS y estructura de
Desagregación de costos ....................................................................................... 87
Indicadores de medición de desempeño ................................................... 88
Aplicación técnica del valor ganado .......................................................... 91
6.4. Plan de gestión de calidad ............................................................................... 95
Especificaciones técnicas de requerimiento .............................................. 96
6.4.1.1. Métricas de Calidad .............................................................................. 101
Herramientas de control de la calidad (diagrama de flujo, diagrama
Ishikawa, hojas de chequeo). ............................................................................... 104
6.4.2.1. Hoja de verificación para el registro de datos ...................................... 104
6.4.2.2. Diagrama de causa – efecto................................................................. 105
6.4.2.3. Diagrama flujo ...................................................................................... 106
Formato inspección ................................................................................. 107
Formato auditorias ................................................................................... 108
Listas de verificación de los entregables (producto/servicio) ................... 108
6.5. Plan de gestión de recursos humanos ........................................................... 109
Definición de roles, responsabilidades y competencias del equipo. ........ 109
Matriz de asignación de responsabilidades (raci) a nivel de paquete de
trabajo. 114
Histograma y horario de recursos. ........................................................... 114
Plan de capacitación y desarrollo del equipo ........................................... 115
6.5.4.1. Plan de capacitación ............................................................................ 115
6.5.4.2. Desarrollo del equipo ........................................................................... 116
viii Implementación Facturación Electrónica
Esquema de contratación y liberación del personal. ............................... 120
Definición de indicadores de medición de desempeño del equipo y
esquema de incentivos y recompensas. ............................................................... 122
6.6. Plan de gestión de comunicaciones ............................................................... 123
Sistema de información de comunicaciones ............................................ 123
6.6.1.1. Manejo por tipos de Información .......................................................... 124
6.6.1.2. Diagramas de flujo del plan de comunicación de proyecto. ................. 124
Matriz de comunicaciones ....................................................................... 126
6.7. Plan de gestión de riesgos ............................................................................. 127
Identificación de riesgos y determinación de umbral ............................... 127
Risk Breakdown Structure –Ribs- ............................................................ 128
Análisis de riesgos del proyecto (cualitativo y cuantitativo) debe
evidenciarse la aplicación y cálculo del valor Económico esperado. .................... 129
Matriz de riesgos ..................................................................................... 133
Plan de respuesta a riesgo ...................................................................... 133
6.8. Plan de gestión de adquisiciones ................................................................... 134
Definición y criterios de valoración de proveedores ................................ 135
6.8.1.1. Métricas de las adquisiciones............................................................... 137
Selección y tipificación de contratos ........................................................ 138
Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos .... 139
Cronograma de compras con asignación del responsable ...................... 140
6.8.4.1. Roles y responsabilidades de las adquisiciones .................................. 141
6.9. Plan de gestión de interesados ...................................................................... 143
Identificación y categorización de interesados ........................................ 143
Matriz de interesados (poder-influencia, poder-impacto) ......................... 145
Matriz dependencia influencia ................................................................. 147
Matriz de temas y respuestas .................................................................. 150
Formato para la resolución de conflictos y gestión de expectativas ........ 151
Conclusiones ............................................................................................................... 153
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA ................................................................................. 154
ix Implementación Facturación Electrónica
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Jerarquía de los principios. .............................................................................. 4
Figura 2. Valores corporativos. ....................................................................................... 5
Figura 3. Organigrama.: .................................................................................................. 6
Figura 4. Modelo facturación electrónica. ...................................................................... 12
Figura 5. EDT de recursos. ........................................................................................... 30
Figura 6. Árbol de problemas. ....................................................................................... 44
Figura 7. Árbol de objetivos. .......................................................................................... 45
Figura 8.EDT del alcance. ............................................................................................. 57
Figura 9. Línea base del tiempo. .................................................................................. 69
Figura 10 Diagrama de Gantt. ....................................................................................... 72
Figura 11 Asignación de Recursos. .............................................................................. 76
Figura 12 Nivelación de Recursos. ............................................................................... 78
Figura 13. Estructura de desagregación de recursos. ................................................... 87
Figura 14. Estructura desagregación de costos.. .......................................................... 88
Figura 15. Curva S del proyecto corte 30-01-2019. ...................................................... 94
Figura 16. Diagrama de flujo. Fuente: Dispapeles ...................................................... 106
Figura 17. Organigrama de recursos humanos. .......................................................... 110
Figura 18. Diagrama de flujo. Fuente:. ........................................................................ 125
Figura 19. Estructura de desglose del riesgo RIBS. .................................................... 129
Figura 20. Matriz poder-interés. .................................................................................. 147
Figura 21. Plano de influencia-dependencia. .............................................................. 149
x Implementación Facturación Electrónica
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Presupuesto del proyecto .................................................................................. 8
Tabla 2. Presupuesto del proyecto ................................................................................ 15
Tabla 3. Costos de operación ....................................................................................... 16
Tabla 4. Flujo de caja del proyecto ............................................................................... 17
Tabla 5.Tasas de interés vigentes Crédito Comercial ................................................... 18
Tabla 6. Amortización Crédito ....................................................................................... 19
Tabla 7. Riesgos y Beneficios ....................................................................................... 21
Tabla 8. Recursos seleccionados ................................................................................. 31
Tabla 9 Flujo de entradas y salidas en los procesos ..................................................... 32
Tabla 10. Resumen calculo huella de carbón ............................................................... 34
Tabla 11. Estrategia de sostenibilidad ........................................................................... 38
Tabla 12. Actualizaciones a matriz ................................................................................ 40
Tabla 13. Matriz de involucrados .................................................................................. 44
Tabla 14. Actualizaciones a matriz ................................................................................ 58
Tabla 15. Diccionario de la EDT .................................................................................... 60
Tabla 16. Duración Pert ................................................................................................ 63
Tabla 17. Calculo de la Varianza - Ruta Crítica ........................................................... 73
Tabla 18. Presupuesto Proyecto ................................................................................... 79
Tabla 19. Presupuesto por actividades ......................................................................... 80
Tabla 20. Presupuesto por actividades cuentas de control ........................................... 83
Tabla 21. Indicadores de desempeño ........................................................................... 88
Tabla 22. Plan de gestión de calidad ............................................................................ 96
Tabla 23. Métricas de calidad ..................................................................................... 101
Tabla 24. Listado de chequeo ..................................................................................... 105
Tabla 25. Criterios de evaluación de los proveedores................................................. 111
Tabla 26. Competencias del equipo ............................................................................ 112
Tabla 27. Identificación de los riesgos en categorías .................................................. 127
Tabla 28. Rango de Probabilidad e Impacto ............................................................... 130
Tabla 29. Estimación de impacto del riesgo ................................................................ 131
Tabla 30. Matriz de riesgos ......................................................................................... 132
Tabla 31. Criterios de evaluación de los proveedores................................................. 137
Tabla 32. Formato métricas de adquisición ................................................................. 138
Tabla 33. Tipos de contrato ......................................................................................... 139
Tabla 34. Cronograma de adquisiciones ..................................................................... 140
Tabla 35. Roles y responsabilidades de las adquisiciones ......................................... 142
Tabla 36. Escala medición influencia de variables ...................................................... 148
Tabla 37. Matriz dependencia-influencia ..................................................................... 148
Tabla 36. Roles y responsabilidades de las adquisiciones ......................................... 151
Tabla 37. Formato para la resolución de conflictos y gestión de expectativas ............ 152
xi Implementación Facturación Electrónica
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Tabla Análisis PESTLE ................................................................................ 155
Anexo B Matriz Sostenibilidad P5 ............................................................................... 161
Anexo C. Tabla Indicadores de desempeño de sostenibilidad .................................... 173
Anexo D. Matriz de requisitos ambientales ................................................................. 175
Anexo E. Calculo huella de carbón ............................................................................. 185
Anexo F. Diagrama de red .......................................................................................... 187
Anexo G. Matriz de roles y responsabilidades (RACI) ................................................ 196
Anexo H. Matriz de Comunicación .............................................................................. 198
Anexo I. Matriz de riesgos ........................................................................................... 200
Anexo J. Matriz de Adquisiciones ............................................................................... 202
Anexo K. Matriz de Interesados .................................................................................. 207
xii Implementación Facturación Electrónica
Resumen ejecutivo
El proyecto para la compañía Permoda consiste en la Implementación de facturación
electrónica que conseguirá brindarle sus clientes internos, externos, empresas y registro
ante la Dian información confiable, ágil y oportuna enmarcada dentro de la normativa
establecida a nivel nacional.
Por esta razón la compañía pide se realice un Plan de Gestión de Recursos del
proyecto para su implementación sobre las necesidades y la gestión del recurso humano
teniendo en cuenta que este se debe desarrollar dentro un rango de tiempo no superior
a un año.
Por lo que se refiere una buena estrategia para el Plan de Gestión de Recursos
vinculara al proyecto personal de las diferentes áreas de la compañía que tienen el
conocimiento acerca de los niveles técnicos que se necesita, así mismo es importante
mostrar los roles, responsabilidades y las características del equipo que se encargará de
desarrollar cada uno de los procesos del proyecto, así como el alcance de cada persona
dentro del mismo y los objetivos que tendrá a cargo; asegurando junto con la calidad del
servicio una ventaja competitiva que puede llevar a la compañía al cumplimiento de los
objetivos.
Por lo tanto el objetivo del plan de gestión de recursos consiste en la estructuración
de un potencial de talento humano que tenga la destreza y habilidad de desarrollar
estrategias identificando y resolviendo los problemas del día a día, y dotando también a
los empleados de las pautas, obligaciones y necesidades de la organización para, de
esta forma se pueda ir cumpliendo con la implementación. Así mismo la identificación,
adquisición y complementación de recursos tanta como de capacidad instalada siendo
una ventaja competitiva sostenible a largo plazo que contribuya a los logros de la
compañía.
xiii Implementación Facturación Electrónica
Por otra parte este plan de Gestión de Recursos se justifica en harás de dar
cumplimiento al objetivo general del proyecto de la implementación de factura electrónica
por parte de personas naturales o jurídicas que cumplan con ciertas características, que
para el caso de Permoda aplican totalmente, que pretenden asegurar la integridad de la
información de acuerdo a estas exigencias legales y teniendo en cuenta que existe la
probabilidad de que Permoda sea seleccionada por la DIAN para expedir facturas
electrónicas durante las vigencias fiscales 2017 y 2018.
En relación con el alcance del plan gestión de recursos humanos responde a la
percepción del equipo de trabajo como un recurso a optimizar las habilidades, destrezas
relaciones interpersonales dentro de un buen clima organizacional manteniendo el
equilibrio entre los factores sociales, económicos para poder llegar a la satisfacción del
cliente interno, asegurando el óptimo en costo y eficiencia.
El plan de Gestión de Recursos pretende dar cumplimiento en su totalidad del proyecto
implementación de facturación electrónica en todos los procesos de forma asertiva y
confiable, encaminada a que este pueda servir de guía a futuros proyectos que tengan
este alcance.
Palabras claves: Cumplir con la normatividad legal, servicio, confiabilidad,
fortalecimiento y calidad.
xiv Implementación Facturación Electrónica
Abstract
The project for the company Permoda consists of the implementation of electronic
administration that gets its internal, external clients, companies and registration before
the reliable, agile and timely information framed within the regulations established at the
national level.
This is the reason why the company makes sure that the plan for the management of
the resource for the implementation of the applications and the management of the
human resource can be taken into account that it must be developed within a time range
no hi
As far as a good strategy for the Resource Management Plan is concerned, it will link
the personal project of the different areas of the company that have the knowledge about
the technical levels that are needed, as well as it is important to show the roles,
responsibilities and characteristics of the team that will be responsible for developing
each of the project processes, as well as the scope of each person within it and the
objectives that will be in charge; ensuring together with the quality of the service a
competitive advantage that can lead the company to the fulfillment of the objectives.
Therefore, the goal of the resource management plan is to structure a potential human
talent that has the skill and ability to develop strategies identifying and solving day-to-day
problems, and also giving employees the guidelines, obligations and needs of the
organization so that the implementation can be complied with. Likewise, the identification,
acquisition and complementation of resources as well as installed capacity, being a
sustainable long-term competitive advantage that contributes to the company's
achievements.
On the other hand, this Resource Management plan is justified in order to comply with
the general objective of the project of the implementation of electronic invoicing by natural
or legal persons that comply with certain characteristics, which in the case of Permoda
apply fully, that they intend to ensure the integrity of the information in accordance with
xv Implementación Facturación Electrónica
these legal requirements and taking into account that there is a probability that Permoda
will be selected by the DIAN to issue electronic invoices during the 2017 and 2018 fiscal
periods.
In relation to the scope of the human resources management plan responds to the
perception of the work team as a resource to optimize skills, skills, interpersonal
relationships within a good organizational climate maintaining the balance between
social, economic factors to be able to reach the internal customer satisfaction, ensuring
optimum cost and efficiency.
The Resource Management plan aims to fully implement the project implementation of
electronic invoicing in all processes assertively and reliably, aimed at this can serve as a
guide to future projects that have this scope.
Keywords: Comply with legal regulations, service, reliability, strengthening and quality.
1 Implementación Facturación Electrónica
Introducción
Año tras año la compañía ha obtenido resultados positivos gracias a las prácticas de
gestión, basadas en la confianza y en los cambios de estrategias.
Siendo coherentes con este propósito, se vinculó con iniciativas de sostenibilidad y
objetivos estratégicos que generan valor a la compañía, nuestros clientes y demás
grupos de interés, de acuerdo al cumplimiento de la normatividad legal y las
oportunidades de mejoramiento.
En este proyecto la compañía conseguirá brindarle sus clientes internos, externos,
empresas y registro ante la Dian información confiable, ágil y oportuna enmarcada
dentro de la normativa establecida.
2 Implementación Facturación Electrónica
Objetivos
Realizar la implementación de la facturación electrónica en Permoda, para
cumplir con el decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 y evitar sanciones
legales por parte de la DIAN.
Evaluar las empresas autorizadas por la DIAN para realizar la implementación
de la facturación electrónica y escoger la que se ajusta a los requerimientos
de Permoda.
Realizar diseño y adecuación de infraestructura tecnológica en Permoda para
llevar a cabo la implementación de la facturación electrónica.
Realizar el montaje del software para la implementación de la facturación
electrónica y replicarlo en todas la tiendas a nivel nacional.
3 Implementación Facturación Electrónica
IMPLEMENTACION FACTURACION ELECTRONICA – PERMODA
1. Antecedentes
1.1. Descripción de la empresa
Permoda es una empresa textil nacional que busca entender nuestro estilo de vida y
gracias a la diversidad en el Target Group de las marcas, se ha fortalecido y fidelizado
cada día a un mayor número de personas en diferentes países que la ven como una
alternativa urbana, moderna y complementaria, con la mejor calidad, look-precio.
Marco histórico
Permoda inicia hace más de 30 años con la marca Armi, el objetivo fue siempre ofrecer
a los ejecutivos jóvenes de la época, atuendos con buen look. Luego llegó Pronto, una
marca enfocada en el segmento joven y urbano. Años después nació B*kul, una marca
pensada para los adolescentes más irreverentes, y por último surgió KOAJ, marca que
se ha posesionado con gran fuerza a nivel nacional e internacional.
Constantemente en PERMODA se hacen importantes inversiones en tecnología,
estas nos mantienen a la vanguardia y nos convierten en creadores de moda única,
auténtica y variada para satisfacer los gustos de un mercado diverso y exigente.
Pensando en internacionalizarnos con éxito, inspira en los diseños y creaciones en las
pasarelas urbanas, oficiales e informales de ciudades cosmopolitas como New York y
Milán, capitales de la moda.
Permoda desde una moderna estructura logístico en Colombia, controla sus
operaciones y distribuye estratégicamente sus prendas, con estrictos controles de
calidad y con la consolidación de los procesos, sea a trazado el gran objetivo de
convertirse en la empresa creadora de moda más importante de Latinoamérica.
4 Implementación Facturación Electrónica
Direccionamiento estratégico
1.1.2.1. Objetivos estratégicos
Uno de los objetivos de la compañía es seguir cumpliendo con el propósito, de vincular
iniciativas de sostenibilidad y objetivos estratégicos que generan valor para la compañía.,
clientes y demás grupos de interés.
El 2016 fue un año de replanteamiento estratégico buscando hacer de Permoda una
compañía altamente competitiva. y continuar trabajando con el mismo entusiasmo,
compromiso y responsabilidad para seguir contribuyendo en la transformación de
manera positiva la industria colombiana; tenemos frente a nosotros un futuro lleno de
oportunidades y contamos con toda la disposición para aprovecharlas.
1.1.2.2. Políticas institucionales
Figura 1. Jerarquía de los principios. Fuente: Compañía Permoda
5 Implementación Facturación Electrónica
1.1.2.3. Misión, visión y valores
Misión: Convertimos en realidad el sueño de nuestros clientes de vestir a la moda.
Visión: Consolidarnos en Colombia y los países en que tenemos presencia, en el año
2017, como una empresa generadora de valor y crecimiento sostenido en ventas, para
sus propietarios, colaboradores, clientes, sociedad y demás grupos de interés, con un
producto de moda que cumpla las expectativas de nuestros clientes, a través de
novedosos canales de comercialización, tecnología de vanguardia en todos sus procesos
y un equipo humano comprometido y altamente calificado a la altura de las mejores
cadenas de moda del mundo.
Valores corporativos: Tenemos éxito cuando actuamos con Servicio, Excelencia,
Alegría, Generosidad, Solidaridad, Honestidad, Lealtad y Compromiso.
Figura 2. Valores corporativos. Fuente: Compañía Permoda
6 Implementación Facturación Electrónica
1.1.2.4. Estructura organizacional
Figura 3. Organigrama. Fuente: Compañía Permoda
1.1.2.5. Mapa estratégico
Los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) ofrecen una visión de un mundo más
justo, más próspero, pacífico y sostenible, en el que nadie es dejado atrás. Los ODS
tienen como propósito poner fin a la pobreza y el hambre en todo el mundo de aquí a
2030, a combatir las desigualdades dentro de los países y entre ellos, a construir
sociedades pacíficas, justas e incluyentes, a proteger los derechos humanos y promover
la igualdad entre los géneros y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, y a
garantizar una protección duradera del planeta y sus recursos naturales. En Permoda
somos conscientes que, para garantizar un desempeño sostenible y rentable de la
compañía, debemos trabajar de la mano de nuestro entorno, promoviendo prosperidad
en nuestras esferas de influencia. Estos objetivos responden a un involucramiento
continuo con nuestros grupos de interés, que nos permite entender sus expectativas
frente a la compañía, analizar los riesgos y oportunidades tanto para el entorno como
7 Implementación Facturación Electrónica
para la empresa, conocer la realidad de la industria y el contexto donde operamos, y
alinearnos con los más altos estándares nacionales e internacionales de sostenibilidad.
1.1.2.6. Cadena de valor
Continuando en el objetivo de conseguir un proceso de aprovisionamiento que
asegure la entrega del producto final a la tienda en un tiempo cada vez más cortó. Hoy
nos toma 180 días desde la idea creativa a la tienda y pretendemos llevarlo a 90. Para
esto vamos a trabajar en un modelo de análisis de los procesos y reducción de los
tiempos y pasos basados en la metodología Kaizen. Debemos alinear el proceso de
evolución y actualización de productos para que todas las prendas desde la planeación
se generen entregándose simultáneamente en tiendas, de forma continua y eficaz con
entregas semanales de productos frescos en forma coordinada con la gama de color y
que conjuguen armónicamente entre prendas por género y tendencia.
2. Marco metodológico
2.1. Tipos y métodos de investigación
Para el desarrollo de este proyecto se realiza la investigación de los proveedores
autorizados y registrados ante la Dian, generando la descarga del listado de para
proceder a contactarlos.
2.2. Herramientas para la recolección de información
Con base en el listado de proveedores suministrado por la Dian, que se relaciona a
continuación en la tabla No.1:
8 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 1. Presupuesto del proyecto
1 CADENA S.A
2 CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S
3 COMERCIO ELECTRONICO EN INTERNET S.A CENET S.A
4 EDICOM S.A S
5 PAPERLESS S.A.S
6 PROFESIONALES EN TRASACIONES ELECTRONICA S.A. PTESA
7 REDUNONET LTDA
8 SAPHETY TRANSFORMACIONES ELECTRONICAS S.A.S
9 SIGNATURE SOUTH CONSUSULTIN COLOMBIA S.A.S
10 TERASYS S.A
11 THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S
12 ATEB COLOMBIA S.A.S
13 COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S
14 DELCOP COLOMBIA S.A .S
15 DISTRIBUIDORA DE PAPELES S.A.S - DISPAPELES
16 DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S
17 EDX COLOMBIA S A S
18 ESDINAMICO S.A.S
19 ESTRUCTURAS GERENCIALES S.A.S EGESA
20 F Y M TECHNOLOGY S.A.S
21 FACTURE S.A.S
22 JAIME TORRES C Y CIA S.A
23 NOVA CORP S.A.S
24 PARADIGMA S.A.S
25 SOCIEDAD CAMERAL DE CERTIFICACION DIGITAL CERTICAMARA S.A
26 SOCIEDAD DE EXPLOTACION REDES ELECTRONICAS Y SERVICIOS DE
COLOMBIA S.A S SERES S.A.S
27 SOFTWARE COLOMBIA SERVIVCIOS INFORMATICOS S.A.S
28 TELEINTE S.A.S
29 TRANSFIRIENDO S.A
30 VSDC S.A.S
31 FACTURA1 S.A.S Fuente: Elaboración propia
Se procede a citar a los diferentes proveedores a una reunión para presentarles los
procesos de Permoda y tengan la información para desarrollar la propuesta.
9 Implementación Facturación Electrónica
2.3. Fuentes de información
A través del departamento de compras de la compañía se realiza la recolección de las
propuestas presentadas por los proveedores para selección, teniendo en cuenta la
experiencia, tecnología, funcionabilidad y costos.
2.4. Supuestos y restricciones
Supuesto: para la salida a producción el proveedor seleccionado debe tener la
certificación como proveedor de la Dian.
Restricciones: El plan de trabajo debe estructurarse para que finalice de acuerdo con
las exigencias de la DIAN.
3. Estudios y evaluaciones
3.1. Estudio Técnico
Diseño conceptual de la solución
En el proyecto “implementación factura electrónica” tiene como objetivo permitir
generar, publicar, enviar y conservar facturas electrónicas, a través de un modelo integral
definido entre la compañía y la empresa seleccionada. Teniendo en cuenta que cumpla
con:
La implementación se realice antes de ser requeridos y dentro del término
como obligados por la Dian, el cual es partir del primero de enero de 2019.
Asegurar la certeza de la información.
Reducir los tiempos de envío de la factura.
Establecer la trazabilidad de los documentos electrónicos procesados a
través de Facturación electrónica, que se pueda monitorear el documento
(entrega, rechazada o aceptada).
Optimizar los tiempos en facturación.
10 Implementación Facturación Electrónica
Análisis y descripción del proceso
Inicio o planeación: La creación del Project Chárter, generar recolección de
información necesaria, útil y acorde al tipo de negocio.
Seguimiento: Se realizara verificación del avance de acuerdo al cronograma que
cumpla con los tiempos, calidad y que se realice pruebas con la plataforma de la Dian.
Control: Se debe dar a conocer ya el sistema establecido dando capacitación a las
personas encargas y entrega de manual.
Cierre: realizar acta de cerramiento del proyecto garantizando la estabilidad del
proceso.
Definición del tamaño y localización del proyecto
Es importante definir el tamaño del proyecto, para el caso cubrirá en su totalidad las
135 tiendas ubicadas en cada uno de los departamentos a nivel nacional que emitirán
de las facturas electrónicas.
Debe entenderse que la factura es un documento que soporta transacciones de
compra y venta de bienes o servicios, que para efectos fiscales deberá ser expedida,
entregada, aceptada y conservada por medios físicos y ahora en formatos electrónicos.
La facturación electrónica para la DIAN, es un modelo que permite que los
documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan
ser generados, enviados y administrados de forma electrónica, mediante una plataforma
segura.
Lo que pretende el proyecto es cambiar la emisión de la factura física por una factura
electrónica, por lo tanto el proyecto no requiere de un espacio físico adicional, pero si
requiere de recurso humano de la compañía, como lo es el área de finanzas, contabilidad,
tesorería, ventas, compras y logística, para participar en los procesos de la
11 Implementación Facturación Electrónica
implementación de la factura electrónica, ya que todas estas áreas se ven afectadas con
el cambio.
Lo mencionado anteriormente determina el tamaño del proyecto, como un gran
recurso del personal que labora actualmente en la compañía, y para esto será necesario
localizar el proyecto en las instalaciones actuales donde se encuentra el personal
administrativo.
Requerimiento para el desarrollo del proyecto
Para el desarrollo del proyecto será necesario contar con todas las personas
involucradas en el proceso administrativo de la compañía, desde la consecución de
materias primas, hasta la venta del producto terminado. Pasando por el área contable y
financiera.
Por lo tanto un requerimiento muy fuerte es el personal que actualmente labora en la
compañía y que participa en los procesos mencionados anteriormente.
También se requiere de un asesor externo, el cual conoce la normativa que el proyecto
deberá desarrollar, para dar cumplimiento a los requerimientos de la DIAN.
Es importante realizar la evaluación del software contable, que actualmente tiene la
compañía, para determinar si es necesario migrar a otro, o si este soportara la nueva
facturación electrónica. De no ser así, se tendrá que evaluar la adquisición de un nuevo
software contable y todo lo que conlleva la migración financiera a dicho nuevo software.
No solo en equipos de cómputo, si no en tiempo del personal que va a laborar en esta
actividad.
12 Implementación Facturación Electrónica
Mapa de procesos de la organización con el proyecto implementado
Figura 4. Modelo facturación electrónica. Fuente: Dian Infografía: El Colombiano 2017
3.2. Estudio de Mercado
Población
Más que realizar un estudio de mercado para determinar si existe o no, una demanda
que justifique la puesta en marcha del proyecto, se requiere cumplir con el decreto 2242
expedido el 24 de noviembre de 2015 por el ministerio de hacienda, donde todas las
empresas del país tienen plazo hasta el 1 de enero de 2019, para implementar la
facturación electrónica.
13 Implementación Facturación Electrónica
Dimensionamiento de la demanda
En la compañía se ve necesario implementar la facturación cumpliendo con la
normativa establecida, para todas las tiendas a nivel Bogotá que son 55 y nivel nacional
que son 72.
Se ve necesario mejorar la plataforma tecnológica, procesos y capacitación del
personal que interviene en el proceso.
Dimensionamiento de la oferta
A pesar que queda menos de un año para que todas las empresas del país tengan
implementado la facturación electrónica, según orden de la DIAN, solo el 3% de las
empresas en el país han iniciado con este proceso de implementación.
Según un estudio realizado por la empresa Seres, indica que el año pasado el volumen
total de facturas electrónicas en Colombia ascendió a 536.000 documentos y el valor
bruto de las ventas con esta modalidad superó los $7,02 billones.
La compañía inicio su proceso de cotizar con los proveedores autorizados dando como
balance que solo 4 de ellas han aceptado la invitación a cotizar.
Precios
Se estima que los costos de emisión de estos documentos se reducen entre un 50%
a 80%.la inversión se recupera en los seis primeros meses.
En cuanto al costo desde la Dian se calcula que la emisión de una factura electrónica
cuesta $820, versus una física que vale alrededor de $2,650 con lo cual se logra una
muy notable reducción de gastos por este rublo.
14 Implementación Facturación Electrónica
Punto equilibrio oferta-demanda
Adquirir el software o programa que más se ajuste a las necesidades reales de la
empresa, se eligiera entre los cuatro proveedores interesados en vender sus servicios
quien ofrezca mejor costo beneficio e implementación a la compañía
Técnicas de predicción
Para la recopilación de la información, será necesario usar fuentes secundarias, como
la técnica de predicción cualitativa, para ser más específicos el método de investigación
de mercado.
Esto con el fin, de tener información de primera mano de las empresas que
actualmente se encuentran avaladas por la DIAN para ofrecer el servicio de
implementación de facturación electrónica.
La investigación de mercado, nos arrojará la cantidad de empresas que existen en el
mercado, y para cada una de estas empresas sabremos, la experiencia, los costos del
servicio, tiempo de ejecución, alcance de servicio, atención posventa, soporte técnico y
capacidad de trabajo.
3.3. Estudio económico – financiero
Estimación de costos de inversión del proyecto
Para estimar el presupuesto del proyecto se tomaron las actividades principales, el
cual se muestra en la tabla No. 2:
15 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 2. Presupuesto del proyecto
PRESUPUESTO PROYECTO FACTURACION ELECTRONICA
Selección de Proveedor $ 15.305.440
Levantamiento información Infraestructura Actual $ 8.902.000
Desembolso de Anticipo $ 12.663.040
Diseño final a Implementar $ 6.840.000
Aprobación de Diseño $ 8.898.000
selección Equipos Tecnológicos $ 7.880.080
Compra equipos $ 20.954.320
instalación Redes Eléctricas voz y datos $ 8.503.385
Pruebas de funcionamiento y entrega $ 9.859.360
Montaje Software $ 9.759.200
Trámites ante la Dian $ 9.227.840
Entrega Preliminares $ 8.991.080
Configuración y parametrización funcional $ 49.560.160
Diseño y desarrollo $ 31.935.600
Prueba Funcional $ 8.751.360
Prueba Funcional Conjunta $ 22.162.640
Capacitación $ 21.546.000
Estabilización $ 5.860.080
TOTAL $ 267.599.585
Fuente: Elaboración Propia
Definición de costos de operación y mantenimiento
Estos son los costos de operación para el proyecto contemplado para un año, y el
recurso humano ya está contratado directamente por Permoda.
El mantenimiento de los diferentes equipos adquiridos en el proceso lo hará la misma
empresa que los suministra, para los equipos se programaran cada 6 meses.
La actualización del software, lo hará la misma empresa Dispapeles cuando ellos lo
estimen pertinente.
16 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 3. Costos de operación
Costos de Operación
Selección de
Proveedor
Levantamiento
información Infraestructu
ra Actual
Desembolso de
Anticipo
Diseño final a Implementar
Aprobación de
Diseño
selección Equipos
Tecnológicos
Compra equipos
instalación Redes
Eléctricas voz y datos
Pruebas de funcionamie
nto y entrega
$ 15.305.4
40 $ 8.902.000
$ 12.663.04
0 $ 6.840.000
$ 8.898.00
0
$ 7.880.080
$ 20.954.3
20
$ 8.503.385
$ 9.859.360
Costos de Operación
Montaje Software
Trámites ante la Dian
Entrega Preliminar
es
Configuración y
parametrización funcional
Diseño y desarroll
o
Prueba Funcional
Prueba Funciona
l Conjunta
Capacitación
Estabilización
$ 9.759.20
0 $ 9.227.840
$ 8.991.080
$ 49.560.160 $
31.935.600
$ 8.751.360
$ 22.162.6
40
$ 21.546.00
0 $ 5.860.080
Total 267.599.585
Fuente: Elaboración Propia
17 Implementación Facturación Electrónica
Flujo de caja del proyecto
Tabla 4. Flujo de caja del proyecto
Fuente Elaboración Propia
Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fondos
En el proyecto implementación facturación electrónica los activos en los cuales se
hace inversión importante son de carácter intangible, debido a que se debe cumplir con
la normativa ante la Dian de cuerdo al decreto 2242 de 2015, los gastos de organización,
bases de datos y sistemas de información. Por lo anterior la compañía ha tenido en
cuenta estos aspectos que se relacionan con la parte financiera a nivel de financiación
con los bancos que le ofrece menor tasa para implementar el proyecto, basándose en
los datos de la tabla No.5 (Superintendencia financiera de Colombia)
Nombre de tarea ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18 dic-18 ene-19
Ingreso Prestamo
Bancario-$ 267.599.585
Selección de
Proveedor $ 15.305.440
Levantamiento
información
Infraestructura Actual
$ 8.902.000
Desembolso de
Anticipo$ 12.663.040
Diseño final a
Implementar$ 6.840.000
Aprobación de Diseño $ 8.898.000
selección Equipos
Tecnologicos$ 7.880.080
Compra equipos $ 20.954.320
instalación Redes
Electricas voz y datos$ 8.503.385
Pruebas de
funcionamiento y
entrega
$ 9.859.360
Montaje Software $ 9.759.200
Tramites ante la Dian $ 9.227.840
Entrega Preliminares $ 8.991.080
Configuración y
parametrización
funcional
$ 49.560.160
Diseño y desarrollo $ 31.935.600
Prueba Funcional $ 8.751.360
Prueba Funcional
Conjunta$ 22.162.640
Capacitación $ 21.546.000
Estabilización $ 5.860.080
SUB TOTALES $ 15.305.440 $ 21.565.040 $ 6.840.000 $ 25.281.465 $ 30.813.680 $ 9.759.200 $ 9.227.840 $ 8.991.080 $ 49.560.160 $ 40.686.960 $ 22.162.640 $ 27.406.080
FLUJO DE CAJA PROYECTO FACTURACION ELECTRONICA PERMODA
18 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 5.Tasas de interés vigentes Crédito Comercial
ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO Tasas efectivas anuales con corte al 2018-08-10
Crédito comercial preferencial
Entidad Entre
31 y 365 días
Entre 366 y 1095
días
Entre 1096 y 1825
días
A más de 1825 días
"BANCO COLPATRIA", "SCOTIABANK"
7.64 % 8.08 % 8.42 % 7.00 %
Av Villas 6.07 % 7.23 % 9.69 % 9.94 %
BANCO CAJA SOCIAL 7.92 % 9.54 % 9.46 % ---
BBVA Colombia 8.72 % 9.13 % 9.40 % ---
Banagrario 6.74 % 6.78 % 7.10 % ---
Banco Davivienda 8.14 % 9.13 % 8.02 % 7.46 %
Banco GNB Sudameris 7.77 % --- 4.56 % ---
Banco Pichincha S.A. 9.93 % --- --- ---
Banco Popular 6.82 % 7.91 % 7.27 % ---
Banco de Bogotá 7.12 % 9.08 % 7.24 % 5.98 %
Banco de Occidente 7.75 % 13.17 % --- 8.82 %
Bancolombia 7.66 % 6.19 % 7.75 % 9.16 %
Bancoomeva --- 10.92 % --- ---
Citibank 6.89 % --- --- ---
Cooperativa Financiera de Antioquia
--- --- --- 18.61 %
Fondo Nacional del Ahorro --- 11.07 % --- ---
ITAÚ 7.22 % --- --- ---
La tasa efectiva anual que se presenta corresponde al promedio ponderado de los desembolsos realizados durante la semana de la fecha de reporte.
Fuente: Superintendencia financiera
De acuerdo a las tasas efectivas anuales que brindan los bancos, la que ofrece una
menor tasa es el Banco Av. Villas el cual ofrece un interés de 6.07% EA. Y además tiene
portafolio de alianza estratégica con la empresa.
Se cuenta con otra alternativa de financiación con recursos de los inversionistas
directos de la compañía, actualmente se tienen convenios comerciales mediante los
cuales facilitarían los recursos necesarios a una tasa de 7,5% EA.
19 Implementación Facturación Electrónica
Teniendo en cuenta las dos alternativas la mejor opción para financiar el proyecto
sería a través del banco que ofrece una tasa de interés de 6.07% EA, a un plazo de 12
meses.
Tabla de amortización
Tabla 6. Amortización Crédito
Financiación Banco $ 267.599.585,00
Periodo 12
Tasa Efectiva Anual 6,07%
Tasa Nominal Anual 5,91%
Interés Mes vencido 0,49%
Periodo Capital Cuota Interés Abono Saldo
0 $ 267.599.585
1 $ 267.599.585 $ 23.019.953 $ 1.317.348 $ 21.702.605 $ 245.896.980
2 $ 245.896.980 $ 23.019.953 $ 1.210.510 $ 21.809.443 $ 224.087.537
3 $ 224.087.537 $ 23.019.953 $ 1.103.146 $ 21.916.807 $ 202.170.730
4 $ 202.170.730 $ 23.019.953 $ 995.253 $ 22.024.700 $ 180.146.030
5 $ 180.146.030 $ 23.019.953 $ 886.829 $ 22.133.124 $ 158.012.906
6 $ 158.012.906 $ 23.019.953 $ 777.871 $ 22.242.082 $ 135.770.824
7 $ 135.770.824 $ 23.019.953 $ 668.377 $ 22.351.576 $ 113.419.248
8 $ 113.419.248 $ 23.019.953 $ 558.344 $ 22.461.609 $ 90.957.640
9 $ 90.957.640 $ 23.019.953 $ 447.769 $ 22.572.184 $ 68.385.456
10 $ 68.385.456 $ 23.019.953 $ 336.650 $ 22.683.303 $ 45.702.153
11 $ 45.702.153 $ 23.019.953 $ 224.984 $ 22.794.969 $ 22.907.185
12 $ 22.907.185 $ 23.019.953 $ 112.768 $ 22.907.185 $ 0
$ 8.639.849 $ 267.599.585 $ 276.239.434
Fuente: Elaboración Propia
En total se deben pagar $276.239.434 pesos. De los cuales $8.639.849 pesos
corresponden al pago de intereses al banco.
Horizonte de la proyección
En el decreto 2242 de 2015 se establecen los plazos máximos para empezar a expedir
facturas electrónicas tendrían lugar entre enero 1 y octubre 1 de 2019, dependiendo de
20 Implementación Facturación Electrónica
los ingresos brutos del contribuyente para efectos del impuesto de renta, de esta manera,
PERMODA debería cumplir con este deber a más tardar el 1 de abril de 2019, En el
decreto se indica que, para este tipo de obligados a expedir facturas electrónicas, no se
aplicaría la prórroga de los tres meses contemplada en el artículo 684-2 del ET.
Evaluación financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de beneficio-costo o de análisis de valor o de opciones reales)
El proyecto de facturación electrónica está enmarcado dentro del plan de cumplimiento
a la norma expedida por la DIAN por lo tanto se cataloga en proyecto estratégico de la
compañía, donde la recuperación de la inversión no está reflejada a corto plazo, se busca
mitigar el riesgo de sanciones o multas derivadas del incumplimiento de las exigencias
legales y su correspondiente impacto económico en la imagen de la compañía.
Es decir que si comparamos el proyecto en cuanto a los indicadores de VAN y TIR el
proyecto no es viable económicamente, porque no se espera un retorno de la inversión.
Los beneficios del proyecto se reflejan en tres aspectos importantes.
Evitar multas cercanas a los 30 millones de pesos mensuales aplicables
durante los meses de enero a abril de 2019, si no se tiene implementado el
proyecto, detallado en el Art 652 ET
El cierre de la compañía lo cual refleja la perdida de facturación estimo en 230
millones de pesos mensuales en promedio por tienda.
Ahorro de insumos de papelería con un costo aproximo por año de 20 millones
de pesos
Si el proyecto no se ejecuta, Permoda seria sancionado, y lo más grave del no
cumplimiento de la ley, implica que cierren las tiendas a nivel nacional, lo que significa
que con un solo día de cierre Permoda dejaría de facturar $1.105 millones, ya que a nivel
nacional cuenta con 144 tiendas. El valor de facturación por día es superior al valor del
proyecto, el cual es de $276 millones, por lo tanto se justifica la inversión.
21 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 7. Riesgos y Beneficios
Ley / Resolución / Decreto Incumplimiento Valor
Art 652 ET Expedir facturas sin requisitos: 1%
del valor facturado sin exceder de
950 UVT
$ 28.265.000
Art 652-1 ET Por no facturar la sanción máxima
es el cierre de establecimiento
Ahorros
Descripción Costos año
Papel, Tinta, Envíos nacionales, Envíos Bogotá, Alquiler de impresora $20.196.792
Fuente: Elaboración Propia
3.4. Estudio social y ambiental
En el desarrollo del proyecto de implementación de la facturación electrónica de
Permoda, se tendrá incidencia en aspectos económicos, sociales y ambientales, para los
cuales el último aspecto juega un papel muy importante en el desarrollo del siguiente
plan de gestión de sostenibilidad. Por tal motivo para el desarrollo de dicho plan se llevan
a cabo tres fases las cuales son evaluar el entorno, medir el impacto y por ultimo
establecer planes.
La etapa de evaluar el entorno, hace referencia a conocer y analizar el entorno en el
cual se desarrolla el proyecto implementación de facturación electrónica de Permoda, en
las condiciones sociales, ambientales, políticas, económicas y tecnológicas, para
identificar las posibles amenazas y tratarlas oportunamente.
La siguiente etapa de medir el impacto, hace referencia a identificar el impacto en el
ciclo de vida del proyecto con la herramienta de la estimación de huella de carbono y la
matriz de sostenibilidad para el proyecto, puesto que los impactos del proyecto inciden
22 Implementación Facturación Electrónica
directa e indirectamente, lo cual conlleva a mitigar impactos negativos y potencializar los
positivos.
Por último se encuentra la etapa de establecer planes, donde se tiene en cuenta la
normativa aplicada al proyecto, las estrategias de sostenibilidad y los indicadores de
desempeño de sostenibilidad para la implementación de la facturación electrónica de
Permoda.
Descripción y categorización de impactos ambientales
A continuación se presenta el análisis PESTLE de la implementación de facturación
electrónica en el grupo Permoda. Esta herramienta servirá para tener una radiografía
más precisa del entorno en el cual opera el proyecto y así mismo poder mitigar los riegos
tomado medidas preventivas y correctivas de las amenazas presentadas durante el
desarrollo del proyecto. Ver anexo A. tabla análisis Pestle. De lo cual se puede concluir
lo siguiente:
Dentro del desarrollo del proyecto se determina dos entornos, el específico y el
general. La diferencia entre los dos entornos radica en que el entorno específico
va ligado directamente al proyecto y su afectación es directa. Mientras que el
entorno general no afecta al proyecto directamente.
El entorno general del proyecto no es tan fácil de controlar, ya que cuenta con
factores que están fuera del alcance del proyecto y dentro de estos se
encuentran componentes políticos, económicos, sociales, tecnológicos, legales
y ambientales.
El proyecto tienen relación con su entorno en doble sentido, queriendo decir
con esto, que el entorno influye en el proyecto y el proyecto influye en el
entorno. De aquí la importancia de hacer un análisis PESTLE determinado la
afectación que se tiene en el desarrollo de un proyecto.
23 Implementación Facturación Electrónica
Análisis de impactos ambientales
Para analizar los impactos derivados del proyecto se tendrán en cuenta dos grandes
grupos, los cuales serán los insumos y el otro corresponde a los equipos usados para la
implementación de la facturación electrónica de Permoda.
En el primer grupo, el cual corresponde a los insumos usados para el desarrollo del
proyecto, podemos hacer referencia básicamente a todos aquellos materiales de
construcción necesarios para realizar las adecuaciones de la infraestructura física, las
cuales están comprendidas en las actividades de instalaciones eléctricas e instalaciones
de redes.
Dentro de este primer grupo encontramos los siguientes materiales: tubería EMT y
PVC, limpiador, estopa, soldadura, cable eléctrico, alambre eléctrico, cable UTP,
abrazaderas, terminales RJ45, tomas eléctricas, tomas de voz y datos, tornillos, roseta,
bombillos, arena, cemento, agua, estuco y pintura.
La mitad de los materiales empleados en la industria de la Construcción proceden de
la corteza terrestre, produciendo anualmente en el mundo 1.500 millones de toneladas
de residuos de la construcción y demolición (RCD). Este volumen de RCD aumenta
constantemente, siendo su naturaleza cada vez más compleja a medida que se
diversifican los materiales utilizados. Este hecho limita las posibilidades de reutilización
y reciclado de los residuos, que en la actualidad es sólo de un 28%.
En términos estadísticos, se puede decir que los materiales de construcción son
responsables del 50% de los recursos naturales empleados, del 40% de la energía
consumida (incluyendo la energía en uso) y del 50% del total de los residuos generados.
Si bien es cierto que el procesado de materias primas y la fabricación de los materiales
generan un alto costo energético y medioambiental, no es menos cierto que la
experiencia ha puesto en evidencia que no resulta fácil cambiar el actual sistema de
construcción y la utilización irracional de los recursos naturales, donde las prioridades de
reciclaje, reutilización y recuperación de materiales, brillan por su ausencia frente a la
tendencia tradicional de la extracción de materias naturales. Por ello, se hace necesario
24 Implementación Facturación Electrónica
reconsiderar esta preocupante situación de crisis ambiental, buscando la utilización
racional de materiales que cumplan sus funciones sin afectar el medio ambiente.
Conocido es que los materiales de construcción inciden en el medio ambiente a lo
largo de su ciclo de vida, desde su primera fase; esto es, desde la extracción y procesado
de materias primas, hasta el final de su vida útil; es decir, hasta su tratamiento como
residuo; pasando por las fases de producción o fabricación del material y por la del
empleo o uso racional de estos materiales en las adecuaciones de infraestructura para
la implementación de la facturación electrónica.
La fase de extracción y procesado de materias primas constituye la etapa más
impactante, dado que la extracción de rocas y minerales industriales se lleva a cabo a
través de la minería a cielo abierto, en sus dos modalidades: las canteras y las graveras.
El impacto producido por las canteras y cambios en el paisaje, su modificación
topográfica, pérdida de suelo, así como la contaminación atmosférica y acústica, exigen
un estudio muy pormenorizado de sus efectos a fin de adoptar las medidas correctoras
que tiendan a eliminar o minimizar los efectos negativos producidos.
La fase de producción o fabricación de los materiales de construcción representa
igualmente otra etapa de su ciclo de vida con abundantes repercusiones
medioambientales. Lo cierto es que en el proceso de producción o fabricación de los
materiales de construcción, los problemas ambientales derivan de dos factores: de la
gran cantidad de materiales pulverulentos que se emplean y del gran consumo de
energía necesario para alcanzar el producto adecuado. Los efectos medioambientales
de los procesos de fabricación de materiales se traducen, pues, en emisiones a la
atmósfera de CO2, polvo en suspensión, ruidos y vibraciones, vertidos líquidos al agua,
residuos y el exceso de consumo energético.
La fase de empleo o uso racional de los materiales, quizás la más desconocida pero
no menos importante, dado que incide en el medio ambiente, en general; y, en particular,
en la salud. Los contaminantes y toxinas más habituales en ambientes interiores y sus
efectos biológicos -inherentes a los materiales de construcción en procesos de
combustión y a determinados productos de uso y consumo- van desde gases como
25 Implementación Facturación Electrónica
ozono y radón, monóxido de carbono, hasta compuestos orgánicos volátiles como
organoclorados (PVC).
En el segundo grupo, el cual corresponde a los equipos usados para el desarrollo del
proyecto, podemos hacer referencia básicamente a todos aquellos equipos de cómputo
como servidor, firewall, computadores e impresoras, las cuales están comprendidas en
las actividades de montaje y facturación electrónica.
En los procesos de manufactura de dichos equipos, se puede hacer uso de elementos
químicos y generar productos de desecho dañinos para el ambiente. El uso de materiales
pesados, como el níquel tóxico, suele estar presente en la fabricación de computadoras.
Otro compuesto químico muy conocido está constituido por los clorofluorocarbonos
(CFC) contenidos en solventes y agentes limpiadores. En la década de los 70s, los
científicos se preocuparon al descubrir que, al ser liberados y circular en la atmósfera,
estos productos químicos que contienen cloro, ascienden y se descomponen por acción
de la luz solar, produciendo daños en la capa de ozono de la Tierra. Esta capa de valor
inestimable, es la que protege la vida del planeta de la radiación ultravioleta cancerígena.
Los equipos de computación, son aparatos que requieren de energía eléctrica para
funcionar. El incremento de la utilización de tales dispositivos, conlleva a un aumento en
las necesidades de energía y en la producción de la misma, que tendrá impacto en el
requerimiento de recursos naturales, así como, un probable impacto ambiental.
El proyecto facturación electrónica de Permoda tiene como resultado un impacto
ambiental positivo, el cual corresponde a reducir el consumo de papel, puesto que lo que
busca el proyecto como producto final, es entregarle a sus clientes de las tiendas a nivel
nacional una factura electrónica, la cual será enviada al correo electrónico y así mismo
Permoda también recibirá de sus proveedores una factura electrónica, reduciendo
notablemente la impresión de dichas facturas por parte de dichos proveedores.
Por otro lado se tiene un impacto negativo, el cual consiste en que cada cliente se
verá obligado al uso del computador o celular para poder verificar y aceptar la factura
electrónica, generando así un consumo de energía, tanto en la fabricación de los
computadores y celulares, como en el uso de ellos mismo.
26 Implementación Facturación Electrónica
El proyecto de facturación electrónica de Permoda tiene un componente muy fuerte
para el desarrollo, el cual está comprendido por los equipos de cómputo utilizados para
ofrecer dicho servicio a sus clientes en todas las tiendas a nivel nacional.
En la actualidad un sistema de cómputo tiene un periodo de utilidad que va desde un
año y medio a no más de dos años. Después de este tiempo, el equipo suele ser
inapropiado y se considera obsoleto. Aún durante este periodo de vida útil, es muy
probable que se necesite hacer actualizaciones de componentes en las máquinas que
pueden incluir hardware como memoria, baterías (en computadoras portátiles) o
software.
El surgimiento de software nuevo y de actualizaciones del mismo, se ha vuelto muy
frecuente. Cada nuevo software involucra la producción de más discos, manuales, libros,
folletos de ventas y publicidad relacionados. Por este motivo, los discos, manuales y
demás material de versiones anteriores muy probablemente quedan en desuso,
volviéndose obsoletos y convirtiéndose en un material para ser desechado.
Las innovaciones alcanzadas en los equipos de cómputo, son cada vez más comunes
y continuas, generando la producción inmediata de software, que aproveche las ventajas
de las mejoras en el potencial. Pero la introducción de este nuevo software, por ejemplo,
un sistema operativo inédito, tiene un efecto notable en el hardware y software que
pasarán a ser desechados, motivado a la sustitución de partes o componentes de
equipos que puedan soportar efectivamente las mejoras introducidas por el sistema
operativo, además de sustituir las versiones de software que corrientemente se usen por
otras nuevas que se suponen mejor adaptadas.
La fase final del ciclo de vida de los materiales de construcción coincide con su
tratamiento como residuo. Estos residuos proceden, en su mayor parte, de rechazos de
materiales de construcción de obras de nueva planta o de reformas. Se conocen
habitualmente como escombros, la gran mayoría no son contaminantes; sin embargo,
algunos residuos con proporciones de amianto, fibras minerales o disolventes y aditivos
de hormigón pueden ser perjudiciales para la salud. La mayor parte de estos residuos se
27 Implementación Facturación Electrónica
trasladan a vertederos, que si bien en principio no contaminan, sí producen un gran
impacto visual y paisajístico, debido al despilfarro de materias primas que impiden su
reciclado.
El término de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE) se refiere a
aparatos dañados, descartados u obsoletos que consumen electricidad. Incluye una
amplia gama de aparatos como computadores, equipos electrónicos de consumo,
celulares y electrodomésticos que ya no son utilizados o deseados por sus usuarios.
Los RAEE son cualquier dispositivo que utilice un suministro de energía eléctrica y
que haya alcanzado el fin de su vida útil. Por su parte, las buenas prácticas son el
conjunto de conductas, comportamientos, actitudes, cambios organizativos y
operacionales sobre el manejo de RAEE con el objetivo de minimizar el impacto
ambiental que estos puedan llegar a tener una vez culmine su vida útil. Lo anterior,
porque algunos de estos dispositivos están compuestos por pantallas LCD, tarjetas de
circuito impreso, condensadores electrolíticos grandes, tubos fluorescentes, tarjetas de
circuito impreso, entre otros que pueden generar un impacto ambiental negativo si son
liberados y/o eliminados sin una alternativa de tratamiento adecuada.
Se puede concluir que para los equipos de cómputo utilizados en el proyecto
implementación de facturación electrónica de Permoda se tienen las siguientes
actividades:
Aprovechamiento y/o valorización: Se deben valorizar por su obsolescencia o daños
irreparables, valorados por la parte técnica de Permoda y por el inventario de activos fijos
para verificar su obsolescencia.
Tratamiento: Seleccionar componentes de equipos que pueden llegar a utilizar en
otros computadores de la entidad. Los componentes para reutilizar se deben entregar en
bodega, el cual serán ubicados según las disposiciones adecuadas para estos elementos
que establecerá la dirección administrativa y financiera de Permoda
Disposición final: Los elementos que se encuentran en buen estado que se podrán
donar a diferentes organizaciones donde ellos podrán realizar las adecuaciones
28 Implementación Facturación Electrónica
pertinentes para ponerlos en funcionamiento, para tal fin se deberán seguir los
procedimientos de baja de bienes establecidos por la subdirección administrativa y
financiera.
Matriz de sostenibilidad
Para el desarrollo de la matriz de sostenibilidad P5, se tuvieron en cuenta los impactos
potenciales del proyecto en las categorías ambientales, sociales y económicas,
valorando dichos impactos en la etapa inicial y final del proyecto. Ver anexo B Tabla
matriz de sostenibilidad P5
Dentro de las actividades más críticas podemos resaltar la disposición final de
los equipos electrónicos y de cómputo al momento de ser desechados. Lo
crítico de esta actividad obedece al cambio que se debe hacer periódicamente
de dichos equipos debido al avance tecnológico que se presenta en el software,
puesto que cada día los fabricantes de software requieren mayor exigencia y
desempeño en hardware para que los desarrollos tecnológicos puedan
responder perfectamente.
De la anterior actividad critica también se desprende el reúso de los equipos,
puesto que al requerir cambios en ellos, la compañía se ve obligada a ubicar
los equipos antiguos y darle un uso en otra tienda para así mitigar el impacto
ambiental que pueden ocasionar estos al momento de desecharlos.
Como lo muestra la matriz P5 desarrollada anteriormente, se puede observar
que la mayoría de impactos que se presentan son positivos ya que no se tiene
mayor consumo energético al momento de su implementación, tampoco se
generan viajes o transportes con mucha frecuencia, y por el contrario se
obtienen beneficios para destacar como la reducción del consumo de papel, ya
que toda esta facturación se hace electrónicamente, también se genera empleo
directamente e indirectamente, entre otros.
29 Implementación Facturación Electrónica
La matriz de sostenibilidad P5 es de gran aporte para proyecto, puesto que por
medio de esta el director del proyecto podrá realizar identificar y analizar los
actividades que generan mayor impacto y de esta manera generar conciencia
para llevar a cabo estrategias que puedan mitigar dichos impactos, además a
partir de esta se podrán obtener lecciones aprendidas para futuros desarrollos
de proyectos similares.
La Matriz P5 también es un documento importante para el desarrollo del plan
de gestión de sostenibilidad del proyecto, puesto que proporciona criterios de
sostenibilidad en el desarrollo del proyecto del proyecto en su etapa de
planeación y su etapa final.
Definición de flujo de entradas y salidas
Para las entradas y salidas del proyecto se realizó el cálculo de la huella de carbono
donde se tuvo en cuenta la EDT de recursos, ya que en esta están plasmados los
paquetes de trabajo con los respectivos recursos físicos para el desarrollo del proyecto;
la cual se muestra a continuación se muestra la figura 5 correspondiente a la EDT de
recursos.
30 Implementación Facturación Electrónica
Figura 5. EDT de recursos. Fuente: Elaboración propia
Para desarrollar el cálculo de la huella de carbono de proyecto es necesario
realizar el eco balance, el cual se define como un balance aplicado a procesos
involucrados con el medio ambiente. Este término se utiliza en los análisis de ciclo de
vida para dar una introducción a lo que finalmente se conoce como el análisis de
inventario, el cual es simplemente la recopilación y cálculo de cada uno de los flujos que
se obtuvieron durante todo el análisis de ciclo de vida.
Para la evaluación del eco balance se tuvo en cuenta, los diferentes recursos
como materia prima, productos necesarios para ejecución de nuestro proyecto. Se
observó los efectos que genera cada uno de ellos a nuestro ambiente.
A continuación, en la tabla No. 8 se muestran los recursos con sus respectivas
cantidades para realizar el cálculo de la huella de carbono.
31 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 8. Recursos seleccionados
CANTIDAD / SITIO DE TRABAJO DISPOSITIVO
2 Computadores
1 Servidor
1 Impresora
1 Escáner
1 Lector de código de barras
1 Tarjeta de red
1 UPC
1 Lámpara de led
1 Aire acondicionado
1 Extintor
3m Cable UTP
2 Toma de voz
6m2 (1) Construcción - Servidor - principal
Fuente: Elaboración propia.
Como se puede observar en la tabla anterior, se tienen todos los recursos físicos
necesarios para realizar el análisis de la huella de carbón, y también se tiene en cuenta
las entradas y salidas que generan impacto en los procesos del proyecto mostrados en
la tabla No. 9.
32 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 9 Flujo de entradas y salidas en los procesos
Energia Electrica Residuos
Papel Calor
Tinta
Energia Electrica Residuos
Papel Calor
Tinta
Energia Electrica Residuos
Papel Calor
Tinta
Energia Electrica Residuos
Papel Calor
Tinta
PROCESO IMPLEMENTACION DE LA FACTURACION ELECTRONICA PERMODA
Papel, toner
Papel, toner
Papel, toner
Papel, toner
Equipos: Computadoras,
impresoras, scanner,
flexometro, ploter.
CONTRATACION
Equipos: Computadoras,
impresoras, scanner,
telefono.
COMPRAS
Equipos: Computadoras,
impresoras, scanner,
telefono.
LICITACION
DISEÑO
Equipos: Computadoras,
impresoras, scanner,
telefono.
33 Implementación Facturación Electrónica
Fuente: Elaboración propia.
Calculo emisión total de carbón
Energia Electrica Calor
Tuberia EMT y PVC
Limpiador Residuos
Estopa
Soldadura PVC
Cable Electrico
Alambre Electrico
Abrazaderas
Cable UTP
Terminales RJ45
Tomas electricas Vertimientos
Tornillos
Tomas de voz y datos
Roseta y Bombillos
Arena y Cemento
Agua Ruido
Estuco y Pintura
Olores
Energia Electrica Calor
Servidor Residuos
Terminales RJ45
Firewall
Energia Electrica Residuos
Papel Calor
Tinta
Papel, toner
Tuberia EMT y PVC,
envases solvente y
limpiador, estopa, cable
electrico y UTP,
escombros, empaque
estuco, envase pintura.
Emisiones
Atmosfericas
COV's
Agua sobrante de mezcla
de mortero y limpieza.
Cable electrico y UTP.
FACTURACION ELECTRONICA
Equipos: Computadoras,
impresoras, scanner,
telefono.
Pruebas Funcionamiento
Equipos: Voltimetro, computador,
tester de redes.
MONTAJE
Herramientas: Destornillador,
Ponchadora, Computador,
tester redes, voltimetro,
telefono, alicate, pela cables,
taladro.
REDES INFRAESTRUCTURA
Instalaciones Redes Electricas
Herramientas: Flexometro, segueta,
maceta, cincel, nivel, alicate,
guantes, pela cables, taladro.
Instalaciones Redes Voz y Datos
Herramientas: Flexometro, segueta,
maceta, cincel, nivel, alicate,
guantes, ponchadora, pela cables,
taladro.
34 Implementación Facturación Electrónica
Para Calcular la cantidad de CO2 eq que genera el consumo de energía del
proyecto (tanto para las entradas como para las salidas). Se identificó el factor de emisión
y se multiplico por la cantidad de energía y combustible de cada fuente de emisión
teniendo en cuenta las unidades de las fuentes, dando como resultado Kg CO2 eq/kwh,
Este cálculo se puede observar en el anexo E, correspondiente al cálculo de la huella de
carbono para el proyecto de implementación de facturación electrónica de Permoda.
Tabla 10. Resumen calculo huella de carbón
Dispositivo Emisión total para todas las tiendas
Computador 12288.96
Servidor 345.49
Impresora 329.71
Lector de Códigos De Barras Sat Li102w 40.21
HP Scanjet G2410 18428.85
Router ADSL/Wifi Genérico 678.18
Teléfono inahalámbrico 1675.35
Switch 4020.84
Modem 2010.42
Aire Acondicionado Panasonic 37862532.74
UPS 723751.20
Bombillo Led 30379.68
Cable UPT 7485.51
Resma de papel 3.04
Materiales de construcción es por metro cuadrado y se
va a hacer en solo una oficina de 6 metros cuadrados 4164.96
TOTAL 38,668,135.14
Fuente: Elaboración propia.
35 Implementación Facturación Electrónica
Como se puedo observar en la tabla anterior, la UPS es el dispositivo que tiene la
mayor cantidad de emisión de carbono debido a que este dispositivo siempre se
encuentra en funcionamiento y su consumo de energía es alto.
Por lo tanto se puede concluir que la fuente del sector energético, es el más alto
de las emisiones de gases de efecto invernadero, y normalmente el CO2 representa el
95%, mientras que el metano y el óxido nitroso son responsables del porcentaje restante.
Aunque en el proyecto de implementación de facturación electrónica de Permoda se
tiene una emisión muy impórtate por parte de la construcción, y una de las industrias
que más contaminan son las ladrilleras, pues la mayoría cuentan con hornos obsoletos
que emiten millones de toneladas de CO2 al año.
Estrategias de mitigación de impacto ambiental
Para el proyecto de implementación electrónica de Permoda se trazaron los siguientes
lineamientos para lograr desarrollar las estrategias para minimizar los impactos causados
al medio ambiente:
Para que la iniciativa tenga éxito resulta imprescindible contar con la
participación de todos los colaboradores y, sobre todo, con el apoyo activo de
la Alta Administración de la organización.
La alta administración de la organización designará un responsable del Plan de
Mejora de la Gestión Energética o un equipo de trabajo, según considere
necesario.
Realización del inventario de los equipos consumidores de energía eléctrica de
la oficina. Esto consiste en recopilar los datos de consumo eléctrico de las
instalaciones (facturas y recibos de electricidad).
Posteriormente, se realiza un inventario de todos los equipos consumidores de
energía: luminarias, equipos de aire acondicionado, equipos de cómputo, etc.,
en el que se recopilarán los datos, más relevantes (voltaje, corriente, potencia,
factor de potencia, capacidad, etc). En esta etapa será importante revisar el
36 Implementación Facturación Electrónica
estado del aislamiento térmico del edificio y de las instalaciones, ya que un mal
aislamiento puede ser culpable de grandes pérdidas energéticas.
Encuesta sobre los hábitos de consumo. Además de los datos sobre horarios
de trabajo, limpieza, etc., será necesario conocer los hábitos de consumo de
los trabajadores, para poder calcular mejor los consumos e identificar aquellas
pautas de comportamiento que deben de ser modificadas para evitar consumos
innecesarios de energía. Para ello se realizará una sencilla encuesta entre los
trabajadores de la organización, en la que también se preguntará por la
disposición individual para asumir compromisos de reducción de emisiones.
Análisis de los datos inventariados y definición del objetivo de reducción. Con
toda esta información se realiza el estudio eléctrico de la oficina y se definirán
los objetivos de reducción del consumo, viable pero exigente, que deberán
alcanzarse en un plazo de tiempo determinado.
Selección de las medidas para alcanzar los objetivos de reducción propuestos.
La guía propone un conjunto de medidas de reducción del consumo de energía
eléctrica para poner en marcha en los centros de trabajo, entre las cuales se
pueden seleccionar las más adecuadas para la organización. Estas acciones
deberán estar principalmente orientadas a los principales puntos de consumo
energético identificados en el inventario
Elaboración de un Plan de Acción del plan de mejora de la gestión energética
de los puntos de cada almacén. Para ejecutar las medidas de reducción es
preciso contar con un plan de acción en el que se defina el cronograma de
actividades, los responsables de la implantación de la medida, el presupuesto
disponible para su ejecución el mecanismo de seguimiento de los resultados.
Seguimiento de los resultados y mejora continúa. Para evaluar el grado de
cumplimiento de los objetivos y detectar las posibles desviaciones, se deberá
realizar un seguimiento periódico de los indicadores y medidas planteadas.
Se propone un programa para asegurar el manejo, almacenamiento y
transporte de los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos con el fin de
37 Implementación Facturación Electrónica
prevenir y mitigar el impacto ambiental y a su vez dar cumplimiento a lo indicado
en el componente de Gobierno en Línea TIC para Gestión
La comunicación de los resultados del Plan de Acción a los miembros de la
organización es fundamental con el fin de mantener elevada la motivación
interna y demostrar que el esfuerzo realizado tiene consecuencias positivas
para todos. La comunicación externa también es importante, y puede animar a
otras organizaciones a poner en marcha iniciativas similares
Una vez se tenga recopilado en el inventario toda la información relativa a los
consumos de los 135 puntos de computo en las instalaciones de Permoda, se procede
a identificar los equipos/sistemas que más energía consumen y los puntos en los que se
producen las mayores ineficiencias y pérdidas -las medidas más eficaces serán, por
consiguiente, aquellas que afecten más a estos equipos,
Se establece objetivos de reducción ambiciosos pero realistas a corto y mediano
plazo. Para el establecimiento final de objetivos, es preciso tener en cuenta los siguientes
aspectos:
Identificar aquellos puntos de la organización donde se producen las mayores
pérdidas de energía y las mayores ineficiencias, y actuar prioritariamente sobre
ellos.
Contemplar distintos escenarios y estrategias de reducción del consumo
eléctrico de la organización y analizar su impacto sobre los costos económicos
Estimar el impacto de las medidas ya ejecutadas por la organización para
reducir los consumos de energía, en caso de que se hayan implantado
previamente.
Implementar en Permoda un programa de disposición final de residuos sólidos
tecnológicos, mediante alianzas estratégicas, para prevenir y reducir el impacto
ambiental producido por estos elementos.
38 Implementación Facturación Electrónica
Estas medidas deberán quedar recopiladas en un Plan de Acción, junto con
plazos e indicadores de cumplimiento para verificar que se avanza hacia los
objetivos propuestos.
A continuación se muestra la tabla No. 11 donde se consignaron las estrategias, los
objetivos y las metas para reducir los impactos ambientales.
Tabla 11. Estrategia de sostenibilidad
Nombre de la
estrategia
Principales actividades de la
estrategia Objetivo Meta
Mejora de la
eficiencia
Energética
Implementar una estrategia
efectiva de mejora de la gestión
energética en el centro de
trabajo
Socializar y aplicar la estrategia
en cabeza de la Dirección y
todos los colaboradores de
Permoda
Política energética a nivel de
toda la organización
Ahorrar energía y reducir el
consumo
Controlar el tiempo de los
consumos o cargas eléctricas Apagar cuando no esté en uso
Recopilación de todas las
facturas eléctricas de la
organización, de al menos 6
meses
Estimar los consumos eléctricos
de cada oficina
conocer el verdadero valor de la
energía que se está
consumiendo
Recopilación de información
sobre los tipos de equipos
eléctricos presentes en el
centro de trabajo, así como de
sus consumos (Datos de placa)
y característica generales
(volumen, capacidad, etc).
Identificar consumos
individuales
Mantener los equipos con
emisiones y consumos bajos,
que sean amigables con el
medio ambiente
Informar sobre horarios,
comportamientos, hábitos de
consumo y actitudes del
personal de la organización.
Hacer encuestas sobre el uso
de los recursos, para
identificar Ineficiencias y
pérdidas
Reducir el costo de consumo en
la factura eléctrica.
Utilizar de lámparas, luminarias
y equipos auxiliares de mayor
eficiencia energética.
Definir y especificar la
instalación de dispositivos de
control de consumo y de mayor
eficiencia lumínica
Tener luz eléctrica donde se
necesite
Consumo de energía de los
aires acondicionados Racionalizar el uso del recurso
Uso eficiente de la ventilación
natural
39 Implementación Facturación Electrónica
Conservación de
materiales y
Recursos
Registrar y hacer disposición
final. Recoger, los equipos de
computo
Establecer los lugares de
almacenamiento y cadena de
seguridad.
Trasladados al Centro Nacional
de Aprovechamiento de
Residuos Electrónicos – CENARE
Sistemas de cómputo,
servidores, CPU, impresoras
Reutilizar los equipos después
de cinco años de uso
Prolongar la vida útil de los
aparatos eléctricos y
electrónicos
Fuente: Elaboración propia.
Se recomienda el uso de la energía verde, el cual es un término que describe la
energía generada a partir de fuentes de energía primaria respetuosas con el medio
ambiente. Las energías verdes son energías renovables que no contaminan, es decir,
cuyo modo de obtención o uso no emite subproductos que puedan incidir negativamente
en el medio ambiente. «Energías Renovables, el periodismo de las energías limpias».
Survey of Energy Resources 2007).
La utilización de recursos no renovables como el petróleo, el gas y el carbón, que
generan altas emisiones de CO2 y otros gases efecto de invernadero (GEI), contribuyen
a la contaminación del planeta.
Es importante que todas las estrategias mencionadas anteriormente se lleven a cabo,
y para esto se debe realizar un seguimiento medible, que finalmente evalué el
desempeño de la estrategia. Para tal fin se creó el anexo C la tabla de indicadores
relacionado a cada estrategia.
Para determinar los indicadores de desempeño de gestión para la
implementación de la facturación electrónica del grupo Permoda, se usó la guía
metodológica para la formulación de indicadores del Departamento Nacional de
Planeación, donde define lo que es un indicador y su uso, la tipología de
indicadores, la estructura para desarrollar los indicadores y las variables de
registro del mismo como el nombre, descripción, unidad de medida, formula,
periodicidad y por último la tipología.
Para el desarrollo de dichos indicadores se tuvieron en cuenta los objetivos
trazados en las estrategias para sostenibilidad del proyecto. De esta manera
40 Implementación Facturación Electrónica
para cada objetivo mencionado anteriormente se realizó el indicador, para
poder medir el desarrollo del proyecto.
Los indicadores mostrados en la tabla anterior están enfocados a medir el los
consumos energéticos de los equipos y así mismo poder generar planes de
acciones para mitigar dicho consumo energético por el uso indebido.
Matriz de requisitos legales
Para el proyecto Implementación Facturación Electrónica se tuvo en cuenta los
parámetros de ahorro de energía, manejo de escombros, normativa, cero papel y manejo
de equipos tecnológicos; basados en estos parámetros se revisó de acuerdo a la
legislación ambiental existente y se categorizaron en la matriz de requisitos legales. Ver
anexo D Matriz requisitos legales
Para el proyecto Implementación Facturación Electrónica se tienen en cuenta la
normativa ambiental que se puede aplicar; sin embargo no hay necesitad de tramitar
licencias ambientales para la ejecución del mismo.
De otro lado es importante realizar las actualizaciones a la normativa debido que
estas se encuentran en constante cambio y para ello se creó la siguiente tabla No. 12
Tabla 12. Actualizaciones a matriz
AÑO 2018
JERARQUÍA DE
LA NORMA
NUMERO
- FECHA TITULO
MES
OBSERVACIÓN E
N
E
F
E
B
M
A
R
A
B
R
M
A
Y
J
U
N
J
U
L
A
G
O
S
E
P
O
C
T
N
O
V
DI
C
DECRETO 357 de
1997
Medio ambiente
escombros X X X X X
Se realiza verificación de los
certificados entregados por
el proveedor cada 2 meses.
41 Implementación Facturación Electrónica
DECRETO 3102 de
1997 Medio ambiente-uso X X
Se verifica su cumplimento
legal para el proceso de
construcción de la base
principal
DECRETO 838 de
2005
Disposición final de
residuos solidos X X X X X
Se solicita certificado de
disposición final al
proveedor, de acuerdo a la
normativa interna de la
compañía
LEY 9 de 1979 Medio Ambiente X X Implementación de canecas
en puntos ecológicos
RESOLUCIÓN
Art.
38,2400
de 1979
Medio ambiente-
evacuación de residuos y
desechos
X X Implementación puntos
ecológicos
RESOLUCIÓN
Art. 40,
2400 de
1979
Medio ambiente-
evacuación de residuos y
desechos
X X X X
Implementación puntos
ecológicos, con las normas
establecidas
RESOLUCIÓN
Art. 42,
2400 de
1979
Medio ambiente-
evacuación de residuos y
desechos
x x verificación del uso
RESOLUCIÓN 2400 de
1979
Medio ambiente-
escombros X X X X X
Se solicita certificado de
disposición final al
proveedor, de acuerdo a la
normativa interna de la
compañía
RESOLUCIÓN 618/2003
Implementación del Plan
de emergencias y análisis
de vulnerabilidad.
X Verificación con el plan
general de la compañía.
LEY 388/1997 Certificados uso del suelo X Verificación del uso final
(comercial)
LEY 400/1997 Informativa. X Información
DECRETO 456 de
2008 Plan de gestión ambiental X
Revisar si hay alguna
modificación que sea
aplicable al proyecto.
DECRETO 1220
de2004
Las actividades de la
empresa no requieren
licencias ambientales,
marco de referencia en
caso de comunicarse.
X X X
Verificación del
procedimiento con
proveedor
DECRETO 1299 de
2008
Reglamento del
departamento de gestión
ambiental de las empresas
X X Verificación del
procedimiento
42 Implementación Facturación Electrónica
DECRETO 2501/2007
Programa uso eficiente y
ahorro en el consumo de
energía.
X X
Verificación de que equipos
e implementos que salen al
mercado, que tengan menor
consumo energético
ARTÍCULO 1991
Constitución Política de
Colombia, Derechos
colectivos y del Ambiente
X De consulta
RESOLUCIÓN 1362 Ministerio de Medio
Ambiente Seguimiento y control
DECRETO 3450 /
2008
Ministerio de Medio
Ambiente, Uso racional de
energía eléctrica.
X X
Verificación de que equipos
e implementos que salen al
mercado, que tengan menor
consumo energético, y
tecnología led
RESOLUCIÓN 3353 de
2001
Instituto de Desarrollo
Urbano X X
Verificación del registro del
proveedor, que este
autorizado
RESOLUCIÓN 2200 de
2002
Instituto de Desarrollo
Urbano X X
Verificación del registro del
proveedor, que este
autorizado
RESOLUCIÓN 493 de
2010
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo
Territorial
X X
Verificación, control de
tecnología eficiente y
capacitaciones
RESOLUCIÓN
Resolución
1297 de
2010
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo
Territorial
Información
RESOLUCIÓN
180173 14
de febrero
DE 2011
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo
Territorial
X X Verificación implementación
iluminación led
LEY 430 de
1998
Por la cual se dictan norma
s prohibitivas en materia a
mbiental, referentes a los
desechos peligrosos y se di
ctan otras disposiciones.
X X Verificación
LEY
Ley 812
de 2003 y
el Decreto
1151
directriz de implementar la
estrategia Cero Papel X X X X
Disminuir el consumo de
papel, con él envió de
facturas de forma
electrónica
43 Implementación Facturación Electrónica
LEY 1672 de
2013
GESTIÓN INTEGRAL DE
RESIDUOS DE APARATOS
ELÉCTRICOS Y
ELECTRÓNICOS
X X X Seguimiento, control y
verificación de certificados
DECRETO 2649 DE
1993
Presidencia de la República
de Colombia, se
reglamenta la contabilidad
en general y se expiden los
principios de contabilidad
digital ante la Dian.
X X X X
Verificación del
procedimiento para
implementación.
RESOLUCIÓN 1512 de
2010
Ministerio del medio
ambiente X X X X
Verificación y seguimiento a
través de los certificados
RESOLUCIÓN 1297 DE
2010
MINISTRO DE AMBIENTE,
VIVIENDA Y DESARROLLO
TERRITORIAL
X X X X Verificación de los
certificados
LEY 697 de
2001
Congreso de Colombia, se
fomenta el uso racional y
eficiente de la energía,
X
Seguimiento, control y
verificación de alternativas
de eficiencia
Fuente: Elaboración propia.
En la tabla anterior se muestra la periodicidad en que se deben realizar las realizar las
actualizaciones
4. EVALUACION Y FORMULACION
4.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
De acuerdo a la normativa exigida por la Dian en Colombia a las compañías
nacionales, deben cumplir con el decreto 2242 del 24 de noviembre de 2025 que hace
referencia a la facturación electrónica, por tal la compañía a fin de asegurar la integridad
de la información y cumplimiento se establece realizar la implementación de la
facturación en el primer semestre del 2019 para evitar sanciones legales.
44 Implementación Facturación Electrónica
Matriz de involucrados
Basándonos en el planteamiento del proyecto se ha seleccionado la participación de
los siguientes involucrados:
Tabla 13. Matriz de involucrados
Nombre del Involucrado Rol
Patrocinador Aprobar el inicio
Gerente Proyecto Garantizar la ejecución del proyecto de acuerdo a lo planteado.
Director Tecnología Infraestructura Liderar las plataformas tecnológicas
Jefe de Aplicaciones Liderar las plataformas tecnológicas
Impuestos Validar cumplimiento normas financieras
Jurídica Validar cumplimiento de normas jurídicas
Especialista Tecnología Infraestructura
Realizar integración de la plataforma tecnológica
Jefe de Proyectos PMO Apoyar en la metodología en gestión del proyecto
Representante del Proveedor Garantizar el alcance del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
Árbol de problemas
INCUMPLIMIENTO REGLAMENTO NORMATIVA
FACTURACION DIAN
MULTAS Y SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
MANEJO DEL SOFTWARE DE FACTURACION ACTUAL QUEDA
OBSOLETO PARA LA NUEVA
IMPLEMENTACION
SISTEMA ACTUAL NO APLICA CON LA
ACTUALIZACION DE LA NORMATIVA
TECNOLOGIA DE FACTURACION SIN
ACTUALIZAR
NO SE CUENTA CON CERTIFICACION
COMO PROVEEDOR ELECTRONICO
NO SE TIENE UNA PLATAFORMA PARA
IMPLEMENTACION DEL PROVEEDOR AUTORIZADO
Figura 6. Árbol de problemas. Fuente: Elaboración propia
45 Implementación Facturación Electrónica
Árbol de objetivos
CUMPLIMIENTO CON NORMATIVA DIAN – IMPLEMENTACION
FACTURACION
MITIGAR EL RIESGO DE SANCIONES
FACILITA LA TRAZABILIDAD Y SEGURIDAD DE OPERACIONES
IMPLEMENTACION DE NUEVO SOFTWARE
MEJORAMIENTO Y ADQUISICION EN LA INFRAESTUCTURA
TECNOLOGICA
OBTENER CERTIFICACION CON
PROVEEDOR ELECTRONICO AUTORIZADO
OPTIMIZACION DE RECURSOS
LEGALIZACION AUTOMATICA DE
FACTURACION
Figura 7. Árbol de objetivos. Fuente: Elaboración propia
4.2. Alternativas de solución
El proyecto está enmarcado dentro del plan estratégico de la compañía para mitigar
el riesgo de multas, sanciones y el correspondiente impacto económico. Adicional se
busca obtener beneficios técnicos y financieros como:
Facilita la trazabilidad y seguridad de operaciones.
Facilita la gestión documental.
Legalización automática de factura de proveedores.
Disminuye el volumen operativo.
Disminuye el riesgo de pérdida de documentos físicos.
Disminuye el riesgo de errores en la generación, recepción y en el proceso
de contabilización.
Permite la consulta en línea de los documentos generados.
Ayuda al medio ambiente.
46 Implementación Facturación Electrónica
Identificación de acciones y alternativas
Teniendo en cuenta únicamente a las empresas que presentaron su propuesta se
procederá a realizar la validación de cada empresa de acuerdo al brochure entregado,
verificación de referencias con otras empresas a las cuales les prestan el mismo servicio
y adicional una visita a sus instalaciones, para emitir una calificación que será tenida en
cuenta a la hora de seleccionar la mejor oferta.
En el análisis de las propuestas se tendrá en cuenta los siguientes parámetros:
Experiencia en facturación electrónica.
Características de la aplicación.
Funcionalidades adicionales con costos.
Descripción de alternativa seleccionada
La empresa seleccionada es la que cumple con los requisitos establecidos y brinda la
calidad, cumplimiento de normativa, confiabilidad de la información, cumplimiento en
tiempo de entrega y mejor costo para la compañía.
Justificación del proyecto
El gobierno nacional a partir de 2007 expidió una serie de reglamentaciones cuyo
objeto es la implementación de factura electrónica por parte de personas naturales o
jurídicas que cumplan con ciertas características, que para el caso de Permoda aplican
totalmente.
Con base en estas exigencias legales y teniendo en cuenta que existe la probabilidad
de que Permoda sea seleccionada por la DIAN para expedir facturas electrónicas durante
las vigencias fiscales 2017 y 2018, a fin de asegurar la integridad de la información se
recomienda que la implementación se realice antes de ser requeridos y dentro del
término como obligados el cual es partir del primero de enero de 2019.
47 Implementación Facturación Electrónica
5. INICIO DEL PROYECTO
5.1. CASO DE NEGOCIO
Facturación electrónica está presente en todo el mundo, independientemente del
tamaño de la empresa o del sector, donde están reflexionando sobre un posible cambio
a la facturación analizando sus procesos internos actuales. ¿Cuál es el volumen actual
de facturas emitidas y recibidas? ¿Cuántos socios y clientes tienen la empresa?
A pesar que queda menos de un año para que todas las empresas del país tengan
implementado la facturación electrónica, según orden de la DIAN, solo el 3% de las
empresas en el país han iniciado con este proceso de implementación.
Según un estudio realizado por la empresa Seres, indica que el año pasado el volumen
total de facturas electrónicas en Colombia ascendió a 536.000 documentos y el valor
bruto de las ventas con esta modalidad superó los $7,02 billones.
La compañía inicio su proceso de cotizar con los proveedores autorizados dando como
balance que solo 4 de ellas han aceptado la invitación a cotizar.
¿Se han identificado problemas o riesgos con la legislación?
Permoda lleva años utilizando el sistema de la facturación tradicional, pero a raíz de
la obligatoriedad que de tener un sistema electrónico impuesto por la Dian la compañía
quiso establecer este nuevo sistema que tiene plazo hasta el 2019 que muchas
empresas importantes de Colombia lo adopten, es el verdadero valor e impacto que un
simple cambio de proceso puede tener en la mejora de la compañía.
Costes para los departamentos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y archivo:
tanto costes directos (por ejemplo, impresión y sellos) como indirectos (por ejemplo,
resolución de disputas, solicitudes de los clientes para copias de facturas perdidas,
archivo). Según los costes directos de personal en Cuentas por Cobrar varían entre
$2,650 por factura, mientras que los costes en Cuentas por Pagar ya varían entre $820
por factura.
48 Implementación Facturación Electrónica
Enfoque integral
Las organizaciones que optan por cambiar a la facturación electrónica deberían
considerar un enfoque centralizado. Al aplicar el cambio a todo el grupo, la organización
puede maximizar los beneficios y crear un proceso unificado que sea fácil de entender.
La organización debe analizar el volumen de documentos entrantes y salientes y
combinar los procesos con otros de gestión interna de documentos. El análisis también
debe considerar la madurez tecnológica de los socios comerciales para comprender
cuánto tiempo y energía necesitarán gastar en capacitación y soporte a medida que se
adaptan a los nuevos procesos y software.
La solución adecuada para su empresa
Existen muchos estándares y normas, y los socios comerciales tienen diferentes
expectativas sobre cómo quieren que se entreguen y reciban sus facturas. Es clave
encontrar una solución comprobada que proporcione la implementación del intercambio
de datos con cualquier socio comercial, independientemente de la madurez tecnológica
y el área geográfica.
5.2. Plan Gestión de la integración
Acta de constitución
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
PROYECTO Implementación Factura Electrónica
NOMBRE DEL DOCUMENTO Finanzas inicio facturación electrónica
FECHA DE ELABORACIÓN 02/03/2018
1. DESCRIPCION DEL PROYECTO
49 Implementación Facturación Electrónica
El gobierno nacional a partir de 2007 expidió una serie de reglamentaciones cuyo objeto es la
adopción de este tipo documento por parte de personas naturales o jurídicas que cumplan con
ciertas características, que para el caso de Permoda aplican totalmente.
Con base en estas exigencias legales y teniendo en cuenta que existe la probabilidad de que
Permoda sea seleccionada por la DIAN para expedir facturas electrónicas durante las
vigencias fiscales 2017 y 2018, a fin de asegurar la integridad de la información se recomienda
que la implementación se realice antes de ser requeridos y dentro del término como obligados
el cual es partir del primero de enero de 2019.
Se hace necesario establecer un plan de trabajo que asegure un correcto diseño,
implementación, funcionalidad y divulgación para la utilización de este tipo de documento.
2. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
El alcance de este proyecto abarca Permoda y Empresas Vinculadas Nacionales, en lo que
respecta a facturas electrónicas emitidas y recibidas como adquirente, se realizará en 5 fases
con el apoyo de un proveedor tecnológico autorizados por la DIAN.
Fase Alcance Actividades generales
1
Diagnóstico
Evaluar las propuestas
y Seleccionar el
proveedor que cubra
las necesidades de la
compañía.
Selección proveedor
Realizar presentación al proveedor, de la forma
que se ejecuta el proceso de facturación
actualmente en Permoda LTDA.
El proveedor seleccionado emitirá un concepto
sobre estado actual de la documentación,
identificará brechas y hará propuesta de plan
de trabajo.
2
Planeación
Elaborar el plan de
trabajo entre Permoda y
el Proveedor.
Aprobación plan de trabajo
3
Ejecución
Ejecutar plan de trabajo
propuesto para
Permoda y Empresas
Vinculadas Nacionales.
Actualizar técnicamente toda la documentación
requerida para la emisión y la recepción
(políticas, procedimientos, manuales,
instructivos, etc.)
Garantizar que la documentación cumpla con la
estructura interna requerida
Garantizar la integración de las plataformas
tecnológicas
50 Implementación Facturación Electrónica
Generar, validar y aprobar los procedimientos,
responsabilidades y alcance de los nuevos
documentos generados
4
Implementación
Socializar y capacitar a
todas las partes
interesadas / usuarias.
Recibir y emitir la
factura electrónica.
Preparar material de capacitación de acuerdo a
los asistentes.
Apoyar proceso de transición para áreas
usuarias.
5
Cierre
Entregar los
procedimientos
oficiales a las áreas
usuarias
Cierre contrato con el proveedor
Entrega resultados finales
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO OBJETIVOS
1. ALCANCE Implementación Facturación electrónica a nivel nacional.
2. TIEMPO 12 Meses
3. COSTO Por contratación del servicio del proveedor.
4. CALIDAD Cumplir con la normativa exigida por la Dian aplicable a la parte
tributaria, comercio electrónico y factura electrónica.
4. DEFINCION DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
Los requerimientos funcionales y no funcionales se desarrollaran en el documento de
especificación técnica que se realizara en el transcurso del levantamiento de información.
5. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
NOMBRE DEPARTAMENTO /
DIVISIÓN
RESPONSABILIDAD
Patrocinador Gerencia Aprobar el documento de inicio.
51 Implementación Facturación Electrónica
5. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
NOMBRE DEPARTAMENTO /
DIVISIÓN
RESPONSABILIDAD
Gerente Proyecto
financiera Garantizar la ejecución de las actividades de
acuerdo con el tiempo, costo y alcance
planeados.
Director TI Tecnología de la
Infraestructura Liderar la integración de las plataformas
tecnológicas. Jefe de Aplicaciones
Tecnología de la
Infraestructura
Impuestos financiera Validar el cumplimiento técnico de los
aspectos financieros.
Jurídica Jurídica Validar el cumplimiento técnico de los
aspectos jurídicos.
Especialista TI Tecnología de la
Infraestructura
Realizar la integración de las plataformas
tecnológicas.
Jefe de Proyectos
PMO
Proyectos Apoyar metodológicamente en gestión de
proyectos durante el inicio, planeación,
ejecución, monitoreo y cierre.
Proveedor representante Garantizar el cumplimiento de alcance del
proyecto.
6. CRONOGRAMA DE RECURSOS
7. CRONOGRAMA E HITOS DEL PROYECTO.
HITO O EVENTO
SIGNIFICATIVO
DESCRIPCIÓN
Inicio Acta de constitución del proyecto
Aprobación de cronograma Entrega del proceso para implementación.
52 Implementación Facturación Electrónica
Presupuesto Aprobación de especificaciones y presupuesto.
Licitación Apertura de licitación, calificación, adjudicación
Contrato de
Implementación
Legalización contrato, pólizas y firma acta de iniciación
Ejecución de la
implementación.
Se empieza el desarrollo para la implantación de la factura
electrónica teniendo en cuenta el proceso, software,
actualización de infraestructura física, manuales y
capacitaciones requeridas en el contrato.
Pruebas de implementación Se realizan las pruebas piloto de facturación a nivel Bogotá,
nacional, reportes a la empresa y la Dian.
Entrega de la plataforma Sistema de facturación funcionando de acuerdo a los
parámetros establecidos y fundamentados con la normativa.
8. RESTRICCIONES
El plan de trabajo debe estructurarse para que finalice de acuerdo con las exigencias de la
DIAN
9. SUPUESTOS
Para la salida a producción el proveedor seleccionado debe tener la certificación como
proveedor electrónico emitido por la DIAN.
10. PRINCIPALES RIESGOS
Demoras en la ejecución del plan debido a la falta de asignación de recursos al proyecto.
Sanción o multa por no cumplir con la normativa en el momento de la revisión por parte de la
Dian.
11. DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
NOMBRE Líder de proyecto NIVEL DE AUTORIDAD
REPORTA A Vicepresidencia de operaciones
SUPERVISA A
12. APROBACIONES
53 Implementación Facturación Electrónica
PATROCINADOR FECHA FIRMA
Gerente del proyecto
Vicepresidencia de Operaciones
Directora de Finanzas
PMO
Actas de cierre
1. Historia del documento
Fecha Versión Descripción Autor
2. Personas Involucradas
Rol Cargo Nombre
[Gerente] [Cargo] [Nombre]
[Coordinador]
3. Evaluación de las actividades
Compromiso Responsable Observaciones
[Compromiso adquirido] [Rol / Cargo] [Cumplimiento de los
compromisos y las
54 Implementación Facturación Electrónica
tareas, justificación por el
no cumplimiento]
4. Evaluación de los objetivos del proyecto
4.1 Objetivo General
Objetivo General Cumple Observaciones
[Objetivo General] [SI / NO] [Cumple parcialmente,
no cumple, ¿por qué?
Justificación]
4.2 Objetivo especifico
Objetivo Especifico Cumple Observaciones
[Objetivo Especifico] [SI / NO] [Cumple parcialmente,
no cumple, ¿por qué?
Justificación]
5. Balance consumo de recursos
Detalle Valor Estimado ($) Valor Real ($) Desviación (%)
[Equipos] 0 0 0
[Suministros] 0 0 0
55 Implementación Facturación Electrónica
Totales
Fuente: Elaboración propia.
6. Productos de trabajo reutilizables
[Identificar los productos de trabajo que puedan ser reutilizados en
próximos proyectos]
7. Dificultades encontradas
[Enumeración y descripción de las dificultades encontradas durante el
desarrollo del proyecto y de las actividades del mismo]
8. Activos resultantes del proyecto
[Listado de todos los documentos generados por el proyecto: versiones,
actas de reunión, informes de avance, cronogramas, etc., y ruta donde
quedaron los archivos]
9. Firmas de asistentes
Nombre Cargo Firma
56 Implementación Facturación Electrónica
6. PLANES DE GESTIÓN
6.1. Plan de gestión del alcance
De acuerdo al requerimiento exigido por la DIAN en Colombia, todas las compañías
nacionales deberán cumplir con el decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, por lo
tanto para cumplir con el decreto mencionado anteriormente se implementara la
facturación electrónica en Permoda, para que todas las tiendas a nivel nacional de este
grupo, generen la facturación electrónica a todos sus clientes y Permoda a su vez,
también puedan recibir facturas electrónicas de sus proveedores.
Es importante tener en cuenta que para dicha implementación se va a requerir
contratar con una de las empresas que se encuentran avaladas por la DIAN. Para esto
se debe sacar la actividad a licitación, también se deberá contar con un diseño de
implementación, comprar equipos y hacer adecuaciones de redes, para luego proceder
a hacer el montaje y finalmente entregar todo el proyecto de facturación electrónica.
Luego de haber realizado la implementación de la facturación electrónica, Permoda
será el encargado de seguir llevando a cabo esta facturación, con el personal
administrativo y también se encargara de llevar los registros y archivo, para que el
departamento de contabilidad pueda responder a todos los requerimientos hechos por la
DIAN.
57 Implementación Facturación Electrónica
Línea base del alcance quinto nivel de desagregación (edt)
Figura 8.EDT del alcance. Fuente: Elaboración propia
58 Implementación Facturación Electrónica
Matriz de trazabilidad de requisitos
Tabla 14. Actualizaciones a matriz
NOMBRE DEL PROYECTO:
IDID
ASOCIADO
DESCRIPCION DE
REQUISITOSFECHA
SOLICITADO
POR OBJETIVO PRIORIDAD ESTADO ENTREGABLE
CRITERIO DE
ACEPTACIONRESPONSABLE
1.1.1 Invitación Proveedores
1.1.2 Entrega de Propuesta
1.1.3 Análisis de Proveedores
1.1.4 Análisis de Propuesta
1.1.5 Selección de Proveedor
1.2.1 Análisis Infraestructura Actual
1.2.1 Propuesta a Implementar
1.2.3 Aprobación Propuesta
1.3.1 Elaboración y Firma del Contrato
1.3.2 Solicitud de Pólizas
1.3.3 Desembolso Anticipo
1.4.1 Cotización de Equipos Tecnológicos
1.4.2 Análisis y Aprobación de Equipos
1.4.3 Compra de equipos
1.4.4 Entrega de Equipos
1.5.1 Instalación Redes Eléctricas
1.5.2 Instalación Redes Voz y Datos
1.5.3 Pruebas de Funcionamiento
1.6.1Instalación Infraestructura
Tecnológica
1.6.2 Montaje Software
1.6.3 Pruebas Piloto
1.7.1Acta de Entrega
Factura Electrónica
1.7.2 Entrega de Manuales
1.7.3 Capacitación de Personal
1.8.1 Director de Proyecto
1.8.2Especialista en Tecnología
de Infraestructura
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE LOS REQUISITOS
1.6
1.7
1.8
El gobierno Nacional a partir de año 2007 expidió una serie de reglamentaciones cuyo objeto es la adopción de este tipo de documentos
por parte de personas naturales o jurídicas que cumplan con ciertas características, que para el caso de Permoda aplica totalmente.
Con base en estas exigencias legales y teniendo en cuenta que existe la probabilidad de que Permoda sea seleccionada por la DIAN para
expedir facturas electrónicas durante las vigencias fiscales 2017 y 2018, a fin de asegurar la integridad de la información se recomienda que
la implementación se realice antes de ser requeridos y dentro del término como obligados el cual es partir del primero de enero de 2019.
Se hace necesario establecer un plan de trabajo que asegure un correcto diseño, implementación, funcionalidad y divulgación para la
utilización de este tipo de documento.
Implementación factura electrónica Permoda
DESCRIPCION DEL PROYECTO:
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
59 Implementación Facturación Electrónica
NOMBRE DEL PROYECTO:
IDID
ASOCIADO
DESCRIPCION DE
REQUISITOSFECHA
SOLICITADO
POR OBJETIVO PRIORIDAD ESTADO ENTREGABLE
CRITERIO DE
ACEPTACIONRESPONSABLE
1.1.1 Invitación Proveedores
1.1.2 Entrega de Propuesta
1.1.3 Análisis de Proveedores
1.1.4 Análisis de Propuesta
1.1.5 Selección de Proveedor
1.2.1 Análisis Infraestructura Actual
1.2.1 Propuesta a Implementar
1.2.3 Aprobación Propuesta
1.3.1 Elaboración y Firma del Contrato
1.3.2 Solicitud de Pólizas
1.3.3 Desembolso Anticipo
1.4.1 Cotización de Equipos Tecnológicos
1.4.2 Análisis y Aprobación de Equipos
1.4.3 Compra de equipos
1.4.4 Entrega de Equipos
1.5.1 Instalación Redes Eléctricas
1.5.2 Instalación Redes Voz y Datos
1.5.3 Pruebas de Funcionamiento
1.6.1Instalación Infraestructura
Tecnológica
1.6.2 Montaje Software
1.6.3 Pruebas Piloto
1.7.1Acta de Entrega
Factura Electrónica
1.7.2 Entrega de Manuales
1.7.3 Capacitación de Personal
1.8.1 Director de Proyecto
1.8.2Especialista en Tecnología
de Infraestructura
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE LOS REQUISITOS
1.6
1.7
1.8
El gobierno Nacional a partir de año 2007 expidió una serie de reglamentaciones cuyo objeto es la adopción de este tipo de documentos
por parte de personas naturales o jurídicas que cumplan con ciertas características, que para el caso de Permoda aplica totalmente.
Con base en estas exigencias legales y teniendo en cuenta que existe la probabilidad de que Permoda sea seleccionada por la DIAN para
expedir facturas electrónicas durante las vigencias fiscales 2017 y 2018, a fin de asegurar la integridad de la información se recomienda que
la implementación se realice antes de ser requeridos y dentro del término como obligados el cual es partir del primero de enero de 2019.
Se hace necesario establecer un plan de trabajo que asegure un correcto diseño, implementación, funcionalidad y divulgación para la
utilización de este tipo de documento.
Implementación factura electrónica Permoda
DESCRIPCION DEL PROYECTO:
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
60 Implementación Facturación Electrónica
Diccionario de la EDT
Tabla 15. Diccionario de la EDT
ID No 1.1 Cuenta Control No 1.1.5 Ultima Actualización Abril
09 de 2018 Responsable Ricardo
Ramirez
Descripción: Selección de empresa para la implementación de facturación electrónica
Criterio de Aceptación: El proponente debe ser autorizado por la DIAN
Entregables: Aceptación por parte del proponente
Supuestos: Se debe tener la selección en un plazo máximo de dos meses
Recursos Asignados: 1 analista
Duración: 60 días calendario
Hitos:
Costo: $15.305.440
Firma del Director:
ID No 1.2 Cuenta Control No 1.2.3 Última Actualización Abril
09 de 2018 Responsable Ricardo
Ramirez
Descripción: Aprobación de la propuesta de diseño para los cambios de infraestructura
Criterio de Aceptación: La propuesta debe contemplar futuras ampliaciones
Entregables: Planos de diseño
Supuestos: La propuesta a de diseño debe estar en un plazo máximo de 2 meses
Recursos Asignados: 1 Ingeniero
Duración: 60 días calendario
Hitos:
Costo: $8.902.000
Firma del Director:
ID No 1.3 Cuenta Control No 1.3.3 Última Actualización Abril 09
de 2018
Responsable Ricardo Ramirez
Descripción: Desembolso de anticipo para iniciar la implementación de la facturación electrónica
Criterio de Aceptación: El contrato debe estar con sus debidas pólizas de buen manejo del anticipo y cumplimiento
Entregables: Soporte de transferencia
Supuestos: La trasferencia debe estar realizada en 1 semana
Recursos Asignados: 1 Secretaria
61 Implementación Facturación Electrónica
Duración: 7 días calendario
Hitos:
Costo: $12.663.040
Firma del Director:
ID No 1.4 Cuenta Control No 1.4.3 Última Actualización Abril 09
de 2018 Responsable
Ricardo Ramírez
Descripción: Entrega de equipos tecnológicas para poder realizar la implementación de facturación electrónica
Criterio de Aceptación: Los equipos deben cumplir con requerimientos mínimos de diseño
Entregables: Equipos con factura de venta, manuales y garantías
Supuestos: Los equipos deben comprarse en un distribuidor local para evitar demoras
Recursos Asignados: 1 Ingeniero
Duración: 15 días calendario
Hitos:
Costo: $9.859.360
Firma del Director:
ID No 1.5 Cuenta Control No 1.5.3 Última Actualización Abril 09
de 2018
Responsable Ricardo Ramírez
Descripción: Pruebas de funcionamiento del cableado y los puntos eléctricos, voz y datos
Criterio de Aceptación: Todos los puntos deben estar funcionando perfectamente
Entregables: Planos record de puntos eléctricos, voz y datos
Supuestos: Los planos deberán contener todas la modificaciones realizadas dentro de la fase constructiva
Recursos Asignados: 1 Ingeniero
Duración: 15 días calendario
Hitos:
Costo: $8.991.080
Firma del Director:
ID No 1.6 Cuenta Control No 1.6.3 Última Actualización Abril 09
de 2018
Responsable Ricardo Ramírez
Descripción: Pruebas piloto de la expedición de una factura electrónica
Criterio de Aceptación: En el momento de generar una venta en cualquier punto se deberá expedir la factura electrónica
62 Implementación Facturación Electrónica
Entregables: Factura electrónica de prueba
Supuestos: La factura electrónica deberá ser enviada al cliente en momento de realizar la venta
Recursos Asignados: 1 Ingeniero
Duración: 60 días calendario
Hitos:
Costo: $22.162.640
Firma del Director:
ID No 1.7 Cuenta Control No 1.7.3 Última Actualización Abril 09
de 2018
Responsable Ricardo Ramírez
Descripción: Capacitación de personal para emitir una factura electrónica a un cliente
Criterio de Aceptación: En el momento de generar una venta en cualquier punto se deberá expedir la factura electrónica
Entregables: Factura electrónica de prueba
Supuestos: La emisión de una factura electrónica podrá realizarse en cualquier punto de venta a nivel nacional
Recursos Asignados: 1 Ingeniero
Duración: 7 días calendario
Hitos:
Costo: $21.546.000
Firma del Director: Fuente: Elaboración propia.
6.2. Plan de gestión del cronograma
Para gestionar el plan de cronograma del proyecto implementación de la facturación
electrónica de Permoda, se usaron las herramientas estipuladas en la guía del PMBOK,
tales como diagramas de redes usando la técnica pase adelante y pase atrás,
encontrando duración total del proyecto, ruta crítica y los tiempos de holgura de cada
actividad. También se usó la técnica PERT, para determinar la duración de cada
actividad, partiendo de las duraciones esperadas, optimistas y pesimistas.
Es importante tener presente que para tener éxito en el desarrollo del proyecto se
debe cumplir con el tiempo estimado de duración del proyecto, así mismo se deben
realizar controles semanales en el desarrollo y cumplimiento de las actividades
63 Implementación Facturación Electrónica
asignadas mediante reuniones pactadas. Esto con el fin de determinar si se están
realizando las actividades dentro del cronograma o por el contrario si se tienen
actividades con avances lentos, los cuales se encuentran por fuera de las duraciones
estipuladas, y así poder tomar las respectivas medidas correctivas.
Listado de actividades con estimación de duraciones esperadas
Para realizar el listado de actividades para el proyecto Implementación Facturación
Electrónica de Permoda, se trabajó una parte con los tiempos suministrados por juicio de
expertos del proyecto para algunas actividades y las otras las se realizaron analizando
los tiempos de acuerdo a los procesos de la compañía. Ver tabla No. 16
Tabla 16. Duración Pert
Ultimo nivel de la EDT
ID Actividad Predecesora Duración Optimista
Duración Esperada
Duración Pesimista
Duración PERT
Varianza
0 Inicio
1.1.1 Invitación Proveedores a licitar
1 Revisar listado proveedores autorizados 2 3 6 3,33 0,44
2 Citar a proveedores para socializar proyecto 1 1 2 4 2,17 0,25
3 Entregar pliegos licitatorios a proveedores 2 1 2 5 2,33 0,44
4 Entregar licitación a Permoda 3 5 8 10 7,83 0,69
1.1.2 Análisis de Proveedores
5 Revisar experiencia laboral 1 2 3 5 3,17 0,25
6 Revisar capacidad financiera 5 2 3 5 3,17 0,25
7 Revisar SARLAFT 1,6 2 3 5 3,17 0,25
1.1.3 Análisis de Propuestas
8 Analizar propuesta económica 4 1 2 4 2,17 0,25
9 Analizar tiempo de ejecución 4 1 2 4 2,17 0,25
10 Garantizar soporte técnico 4 1 2 4 2,17 0,25
1.1.4 Selección de Proveedor
11 Realizar cuadro comparativo de proveedores 8 1 2 3 2,00 0,11
12 Revisar y analizar calificación obtenida 11 1 2 3 2,00 0,11
13 Aprobar proveedor 9;10;12 0,5 1 2 1,08 0,06
1.2.1 Levantamiento información Infraestructura Actual
14
Realizar inventario de equipos actuales
13 8 10 15 10,50 1,36
15 Revisar planos infraestructura de redes 14 8 10 18 11,00 2,78
64 Implementación Facturación Electrónica
1.2.2 Diseño final a Implementar
16 Realizar diseño 15 10 15 22 15,33 4,00
17 Ajustar diseño 16 5 7 10 7,17 0,69
1.2.3 Aprobación de Diseño
18 Revisar diseño 17 3 5 8 5,17 0,69
19 Aceptar diseño final 18 0,5 1 2 1,08 0,06
1.3.1 Elaboración y Firma de Contrato
20
Solicitar documentación a proveedor
5,6,7,13 4 5 7 5,17 0,25
21 Elaborar contrato 20 2 3 5 3,17 0,25
22 Recoger firmas del contrato 21 2 3 4 3,00 0,11
1.3.2 Solicitud y Entrega Pólizas
23 Solicitar pólizas de garantía 22 1 2 4 2,17 0,25
24 Entregar pólizas 23 0,5 1 2 1,08 0,06
25 Revisar pólizas 24 0,5 1 2 1,08 0,06
1.3.3 Desembolso de Anticipo
26 solicitar cuenta de cobro 22 1 2 3 2,00 0,11
27 Solicitar aprobación de desembolso 26 1 2 3 2,00 0,11
28 Pagar anticipo 25,27 5 7 14 7,83 2,25
1.4.1 Cotización Equipos Tecnológicos
29 Solicitar especificaciones técnicas de equipos 19 2 3 5 3,17 0,25
30 Revisar listado proveedores 29 0,5 1 2 1,08 0,06
31 Solicitar cotizaciones 30 0,5 1 2 1,08 0,06
1.4.2 Análisis y Aprobación de cotizaciones
32 Recibir cotizaciones 31 2 5 8 5,00 1,00
33 Comparar cotizaciones 32 2 3 4 3,00 0,11
34 Seleccionar cotización 33 0,5 1 2 1,08 0,06
1.4.3 Compra equipos
35 Realizar orden de compra 34 0,5 1 2 1,08 0,06
36 Recibir factura 35 1 2 3 2,00 0,11
37 Realizar pago 36 5 7 14 7,83 2,25
1.4.4 Entrega de Equipos
38 Confirmar pago proveedor 37 0,5 1 2 1,08 0,06
39 Recibir equipos 38 5 8 15 8,67 2,78
1.5.1 instalación Redes Eléctricas
40 Comprar materiales 19 2 3 6 3,33 0,44
41 Instalar ductería y cableado 40 6 8 12 8,33 1,00
1.5.2 Instalación de Redes Voz Y datos
42 Comprar materiales 19;40 CC 2 3 6 3,33 0,44
43 Instalar ductería y cableado 42 6 8 12 8,33 1,00
44 Optimizar servicio de internet 43 5 7 14 7,83 2,25
1.5.3 Pruebas de funcionamiento
45 Verificar cargas y conexiones 41,43 1 2 5 2,33 0,44
46 Verificar velocidad de internet 44 5 1 2 1,83 0,25
1.6.1 Instalaciones Infraestructura Tecnológica
47 Instalar rack 28,45 1 2 4 2,17 0,25
48 Instalar servidor 28,47 4 5 7 5,17 0,25
49 Instalar firewall 47 4 5 7 5,17 0,25
50 Instalar equipos de computo 39,46,48,49 1 2 3 2,00 0,11
1.6.2 Montaje Software
51 Instalar software especializado 50 5 7 11 7,33 1,00
52 Instalar ERP (Dinamics) 50 5 7 11 7,33 1,00
53 Instalar paquetes de office y navegadores 50 5 7 11 7,33 1,00
65 Implementación Facturación Electrónica
1.7.1 Tramites ante la Dian
54 Solicitar acompañamiento como facturador voluntario 19 1 2 3 2,00 0,11
55 Asociar software del proveedor 51,52 1 2 3 2,00 0,11
56 Solicitar rangos y prefijos de facturación 54 1 2 3 2,00 0,11
57
Configurar nuevos "Rangos y Prefijos" en Fact-e y ERP Dynamics, ICG 56 0,5 1 2 1,08 0,06
1.7.2 Entrega Preliminares
58 Entregar artes de factura y notas 56 2 3 5 3,17 0,25
59
Revisar y aprobar artes de factura y notas incluyendo factura dinámica 58 5 6 8 6,17 0,25
60 Entregar IP Pública para consumo de WS 55 1 2 3 2,00 0,11
61
Definir cuenta correo emisión + cuenta correo recepción de facturas 60 2 3 4 3,00 0,11
1.7.3 Configuración y parametrización funcional
62 Configurar ERP (Dynamics) y Fact-e 57,53,60,55 18 20 30 21,33 4,00
63 Entregar archivos y realizar las pruebas 62 18 20 25 20,50 1,36
64 Implementar ambiente de pruebas para Flexisoft 62,63 22 25 30 25,33 1,78
65
Ejecutar prueba flexisoft - Entregar archivos y realizar pruebas 64 6 8 10 8,00 0,44
1.7.4 Diseño 66
Definir y acordar la estrategia general de pruebas (Diit y Flexisoft) 65,69 7 9 12 9,17 0,69
67
Definir y acordar la estrategia general de configuración (carga inicial y mantenimiento) 62,63 7 9 12 9,17 0,69
1.7.5 Desarrollo
68
Desarrollar e implementar la representación gráfica de acuerdo a los artes de factura y notas 59 8 9 12 9,33 0,44
69 Parametrizar datos del Cliente en el portal web 67 8 9 12 9,33 0,44
70
Parametrizar el buzón de correo específico para la recepción de FE 61;69 8 9 12 9,33 0,44
71 Ejecutar y realizar ajustes en pruebas desarrolladas 66 8 9 12 9,33 0,44
1.7.6 Prueba Funcional
72 Documentar casos de pruebas 71 5 6 8 6,17 0,25
73 Validación envío de XML a la DIAN 71 5 6 8 6,17 0,25
74 Ajustes de envió 69;71 5 6 8 6,17 0,25
75 Verificación recepción del acuse de recibo 70,71 5 6 8 6,17 0,25
76 Ajustes acuse de recibo 75 5 6 8 6,17 0,25
77 Certificación pruebas de integración con la DIAN 71,73,74 5 6 8 6,17 0,25
78 Documentación resultado de las pruebas 77 5 6 8 6,17 0,25
79 Pruebas de conectividad 71 5 6 8 6,17 0,25
66 Implementación Facturación Electrónica
1.7.7 Prueba Funcional conjunta
80 Ajustes conectividad 79 5 6 8 6,17 0,25
81 Pruebas de Generación de documentos electrónicos 78 5 6 8 6,17 0,25
82 Pruebas y revisión de PDF's y XML (Factura, NC, ND) 76,73,81 5 6 8 6,17 0,25
83 Documentar resultados pruebas 81,82 5 6 8 6,17 0,25
84 Realizar ajustes al desarrollo 83 5 6 8 6,17 0,25
85 Certificar de las pruebas funcionales 83 5 6 8 6,17 0,25
86 Aprobación salida en producción: suscripción Acta 84,85 5 6 8 6,17 0,25
87 Realizar pruebas funcionales conjuntas 74,80,85,77 5 6 8 6,17 0,25
1.7.8 Capacitación
88 Entregar Manual de usuario para Portal (estándar) 86 5 7 9 7,00 0,44
89 Realizar capacitaciones funcional del Portal 86 5 7 9 7,00 0,44
90 Capacitación mesa de ayuda 89 5 7 9 7,00 0,44
91 Divulgar de información al interior del Cliente (sugerido) 86 5 7 9 7,00 0,44
92 Realizar check list de entrega a producción 86,87 5 7 9 7,00 0,44
1.7.9 Estabilización
93 Realizar check list de entrega 92 0,5 1 2 1,08 0,06
94 Entregar Proyecto 86,91,92,93 0,5 1 2 1,08 0,06
95 Entregar manuales 90,88 0,5 1 2 1,08 0,06
96 Firmar acta final de recibido 94,95 0,5 1 2 1,08 0,06
Cierre 0
TOTAL 51,51
Fuente: Elaboración propia
Línea base de tiempo
En tiempo estimado se definió con base en la descripción de las actividades, juicio
de expertos en contratación, área contable, tecnología y proveedor especialista en este
tipo de proyectos, para calcular el tiempo de ejecución. Teniendo en cuenta esto se
generó el cronograma ver figura No. 9 Línea base del tiempo
La duración del proyecto es de 280,74 días, por lo tanto se debe realizar un análisis
de las actividades en las cuales se pueda llegar aplicar la técnica de Crashing para
reducir el tiempo de duración con el objetivo de cumplir con la fecha límite de
implementación de la facturación electrónica.
67 Implementación Facturación Electrónica
68 Implementación Facturación Electrónica
69 Implementación Facturación Electrónica
Figura 9. Línea base del tiempo. Fuente: Elaboración propia
Diagrama de red
Analizando el diagrama de red vemos que la duración para la implementación
Facturación electrónica es de 280.74 días. Ver anexo F. Diagrama de red.
70 Implementación Facturación Electrónica
Cronograma diagrama de Gantt – ruta crítica
71 Implementación Facturación Electrónica
Continúa Figura 2
72 Implementación Facturación Electrónica
Figura 10 Diagrama de Gantt. Fuente autores
En el diagrama de Gantt está la descripción de las actividades, su duración, fecha de
comienzo, hitos, actividades críticas en color rojo y actividades con su tiempo de
ejecución. Ver figura No. 10. Diagrama de gantt
Basados en la información obtenida de la tabla No. 17, se procede a realizar la
sumatoria de las varianzas de las actividades que están en la ruta crítica para poder
obtener la desviación estándar y realizar el análisis de probabilidades.
73 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 17. Calculo de la Varianza - Ruta Crítica
Fuente: Elaboración propia
ID Actividad PredecesoraDuración
Optimista
Duración
Esperada
Duración
Pesimista
Duración
PERTVarianza
1 Revisar listado proveedores autorizados 2 3 6 3,33 0,44
2 Citar a proveedores para socializar proyecto 1 1 2 4 2,17 0,25
3 Entregar pliegos licitatorios a proveedores 2 1 2 5 2,33 0,44
4 Entregar licitación a Permoda 3 5 8 10 7,83 0,69
8 Analizar propuesta economica 4 1 2 4 2,17 0,25
11 Realizar cuadro comparativo de proveedores 8 1 2 3 2,00 0,11
12 Revisar y analizar calificacion obtenida 11 1 2 3 2,00 0,11
13 Aprobar proveedor 9,10,12 0,5 1 2 1,08 0,06
14 Realizar inventario de equipos actuales 13 8 10 15 10,50 1,36
15 Revisar planos infraestructura de redes 14 8 10 18 11,00 2,78
16 Realizar diseño 15 10 15 22 15,33 4,00
17 Ajustar diseño 16 5 7 10 7,17 0,69
18 Revisar diseño 17 3 5 8 5,17 0,69
19 Aceptar diseño final 18 0,5 1 2 1,08 0,06
29 Solicitar especificaciones técnicas de equipos 19 2 3 5 3,17 0,25
30 Revisar listado proveedores 29 0,5 1 2 1,08 0,06
31 Solicitar cotizaciones 30 0,5 1 2 1,08 0,06
32 Recibir cotizaciones 31 2 5 8 5,00 1,00
33 Comparar cotizaciones 32 2 3 4 3,00 0,11
34 Seleccionar cotización 33 0,5 1 2 1,08 0,06
35 Realizar orden de compra 34 0,5 1 2 1,08 0,06
36 Recibir factura 35 1 2 3 2,00 0,11
37 Realizar pago 36 5 7 14 7,83 2,25
38 Confirmar pago proveedor 37 0,5 1 2 1,08 0,06
39 Recibir equipos 38 5 8 15 8,67 2,78
50 Instalar equipos de computo 46,39,48,49 1 2 3 2,00 0,11
51 Instalar software especializado 50 5 7 11 7,33 1,00
55 Asociar software del proveedor 51,52 1 2 3 2,00 0,11
60 Entregar IP Pública para consumo de WS 55 1 2 3 2,00 0,11
62 Configurar ERP (Dynamics) y Fact-e 60,55,57,53 18 20 30 21,33 4,00
63 Entregar archivos y realizar las pruebas 62 18 20 25 20,50 1,36
64 Implementar ambiente de pruebas para Flexisoft 62,63 22 25 30 25,33 1,78
65
Ejecutar prueba flexisoft - Entregar archivos y
realizar pruebas 64 6 8 10 8,00 0,44
66
Definir y acordar la estrategia general de
pruebas (Diit y Flexisoft) 65 7 9 12 9,17 0,69
71
Ejecutar y realizar ajustes en pruebas
desarrolladas 66 8 9 12 9,33 0,44
73 Validación envio de XML a la DIAN 71 5 6 8 6,17 0,25
77 Certificacion pruebas de integracion con la DIAN 71;73;74 5 6 8 6,17 0,25
78 Documentación resultado de las pruebas 77 5 6 8 6,17 0,25
81
Pruebas de Generación de documentos
electrónicos 78 5 6 8 6,17 0,25
82
Pruebas y revisión de PDF's y XML (Factura, NC,
ND) 73,76,81 5 6 8 6,17 0,25
83 Documentar resultados pruebas 81,82 5 6 8 6,17 0,25
84 Realizar ajustes al desarrollo 83 5 6 8 6,17 0,25
86
Aprobación salida en producción: suscripción
Acta 84,85 5 6 8 6,17 0,25
89 Realizar capacitaciones funcional del Portal 86 5 7 9 7,00 0,44
90 Capacitación mesa de ayuda 89 5 7 9 7,00 0,44
95 Entregar manuales 90;88 0,5 1 2 1,08 0,06
96 Firmar acta final de recibido 94;95 0,5 1 2 1,08 0,06
31,84Sumatoria Varianza
74 Implementación Facturación Electrónica
Desviación estándar
Desviación estándar = 5,64
Realizando el análisis probabilístico para el proyecto Implementación Facturación
Electrónica se determina los siguientes resultados:
La duración del proyecto con una probabilidad del 50% es de 280,74 días
La duración del proyecto con una probabilidad del 84.1% es de 286,38 días
La duración del proyecto con una probabilidad del 97.10% es de 292,02 días
Nivelación de recursos y uso de recursos
En la asignación de recursos se evidencia que algunos profesionales se encuentran
con sobreasignación. Ver figura No. 11. Asignación de recursos
75 Implementación Facturación Electrónica
76 Implementación Facturación Electrónica
Figura 11 Asignación de Recursos. Fuente: Elaboración propia
Revisando el proyecto se encuentra que las técnicas más apropiadas para la
nivelación de recursos son:
Cambiar la disponibilidad del recurso: debido a que algunas de las tareas no
requieren una dedicación de 100% se pueden establecer porcentajes a las
tareas que se ejecutan con simultaneidad.
Remplazar el recurso asignado por otro: al revisar la asignación de los recursos
se evidencia que algunas actividades se pueden reasignar a otro recurso que
cuenta con disponibilidad. Ver figura No. 12. Nivelación de recursos
77 Implementación Facturación Electrónica
78 Implementación Facturación Electrónica
Figura 12 Nivelación de Recursos.
Al finalizar la nivelación de recursos el proyecto de implementación de facturación
electrónica no tiene afectación alguna en la duración del proyecto.
79 Implementación Facturación Electrónica
6.3. Plan de gestión de los costos
Para desarrollar el plan de gestión de costos del proyecto implementación de la
facturación electrónica de Permoda, se parte de las actividades determinadas durante la
planeación, se asignan los recursos de acuerdo a la actividad obteniendo el estimado del
proyecto y la línea base de costos para su correspondiente control.
Línea base de costos
Se estableció la línea base de costos para su seguimiento y control mediante las tres
cuentas y con la reserva de gestión se obtuvo el presupuesto total del proyecto. Ver tabla
No.18 presupuesto del proyecto.
Tabla 18. Presupuesto Proyecto
Cuenta de
Control
Costo por cuenta de Control ($)
Reserva contingencia por cuenta de
control ($)
Total costos por cuenta de
control ($)
Línea base de costos ($)
Reserva de gestión ($)
PRESUPUESTO ($)
CC1 $ 45.503.813 $ 895.333 $ 46.399.146
$ 243.272.350 $ 24.327.235 $ 267.599.585 CC2 $ 32.587.814 $ 918.814 $ 33.506.629
CC3 $ 156.200.668 $ 7.165.908 $ 163.366.576
Fuente: Elaboración Propia
Presupuesto por actividades
El presupuesto por actividades se determinó mediante la asignación de recursos en
MS Project con el costo por recurso, igualmente se determinó la reserva de contingencia
para las actividades que lo requieren las cuales se observan en la siguiente tabla No. 19.
80 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 19. Presupuesto por actividades
EDT PAQUETE DE TRABAJO
ID Actividad Costo por actividad ($) Reserva contingencia
por actividad ($) Total Costos actividad ($)
0 Inicio $ 0
1.1.1 Invitación Proveedores a licitar
1 Revisar listado proveedores autorizados
$ 1.998.000 $ 0 $ 1.998.000
2 Citar a proveedores para socializar proyecto
$ 65.100 $ 5.208 $ 70.308
3 Entregar pliegos licitatorios a proveedores
$ 69.900 $ 0 $ 69.900
4 Entregar licitación a Permoda $ 1.879.200 $ 150.336 $ 2.029.536
1.1.2 Análisis de Proveedores
5 Revisar experiencia laboral $ 2.092.200 $ 0 $ 2.092.200
6 Revisar capacidad financiera $ 963.680 $ 0 $ 963.680
7 Revisar SARLAFT $ 963.680 $ 77.094 $ 1.040.774
1.1.3 Análisis de Propuestas
8 Analizar propuesta económica $ 260.400 $ 0 $ 260.400
9 Analizar tiempo de ejecución $ 3.176.880 $ 0 $ 3.176.880
10 Garantizar soporte técnico $ 260.400 $ 0 $ 260.400
1.1.4 Selección de Proveedor
11 Realizar cuadro comparativo de proveedores
$ 240.000 $ 19.200 $ 259.200
12 Revisar y analizar calificación obtenida
$ 2.688.000 $ 0 $ 2.688.000
13 Aprobar proveedor $ 648.000 $ 0 $ 648.000
1.1.5 Levantamiento información Infraestructura Actual
14 Realizar inventario de equipos actuales
$ 2.394.000 $ 0 $ 2.394.000
15 Revisar planos infraestructura de redes
$ 2.508.000 $ 0 $ 2.508.000
1.1.6 Diseño final a Implementar
16 Realizar diseño $ 4.660.320 $ 372.826 $ 5.033.146
17 Ajustar diseño $ 2.179.680 $ 174.374 $ 2.354.054
1.1.7 Aprobación de Diseño
18 Revisar diseño $ 3.515.600 $ 0 $ 3.515.600
19 Aceptar diseño final $ 1.382.400 $ 0 $ 1.382.400
1.1.8 Elaboración y Firma de Contrato
20 Solicitar documentación a proveedor
$ 2.192.080 $ 0 $ 2.192.080
21 Elaborar contrato $ 963.680 $ 77.094 $ 1.040.774
22 Recoger firmas del contrato $ 948.000 $ 0 $ 948.000
1.1.9 Solicitud y Entrega Pólizas
23 Solicitar pólizas de garantía $ 659.680 $ 0 $ 659.680
24 Entregar pólizas $ 12.960 $ 0 $ 12.960
25 Revisar pólizas $ 328.320 $ 0 $ 328.320
1.1.10 Desembolso de Anticipo
26 solicitar cuenta de cobro $ 240.000 $ 0 $ 240.000
27 Solicitar aprobación de desembolso
$ 240.000 $ 19.200 $ 259.200
28 Pagar anticipo $ 7.078.320 $ 0 $ 7.078.320
81 Implementación Facturación Electrónica
1.2.1 Cotización Equipos Tecnológicos
29 Solicitar especificaciones técnicas de equipos
$ 2.155.600 $ 0 $ 2.155.600
30 Revisar listado proveedores $ 38.880 $ 0 $ 38.880
31 Solicitar cotizaciones $ 129.600 $ 0 $ 129.600
1.2.2 Análisis y Aprobación de cotizaciones
32 Recibir cotizaciones $ 2.400.000 $ 0 $ 2.400.000
33 Comparar cotizaciones $ 2.400.000 $ 192.000 $ 2.592.000
34 Seleccionar cotización $ 756.000 $ 0 $ 756.000
1.2.3 Compra equipos
35 Realizar orden de compra $ 1.166.400 $ 0 $ 1.166.400
36 Recibir factura $ 240.000 $ 19.200 $ 259.200
37 Realizar pago $ 7.078.320 $ 0 $ 7.078.320
1.2.4 Entrega de Equipos
38 Confirmar pago proveedor $ 388.800 $ 0 $ 388.800
39 Recibir equipos $ 2.080.800 $ 166.464 $ 2.247.264
1.2.5 instalación Redes Eléctricas
40 Comprar materiales $ 979.020 $ 0 $ 979.020
41 Instalar ducteria y cableado $ 1.999.200 $ 0 $ 1.999.200
1.2.6 Instalación de Redes Voz Y datos
42 Comprar materiales $ 712.620 $ 57.010 $ 769.630
43 Instalar ducteria y cableado $ 1.332.800 $ 0 $ 1.332.800
44 Optimizar servicio de internet $ 2.192.400 $ 175.392 $ 2.367.792
1.2.7 Pruebas de funcionamiento
45 Verificar cargas y conexiones $ 111.840 $ 8.947 $ 120.787
46 Verificar velocidad de internet $ 658.800 $ 0 $ 658.800
1.2.8 Instalaciones Infraestructura Tecnológica
47 Instalar rack $ 416.640 $ 33.331 $ 449.971
48 Instalar servidor $ 620.400 $ 0 $ 620.400
49 Instalar firewall $ 1.571.680 $ 125.734 $ 1.697.414
50 Instalar equipos de computo $ 480.000 $ 0 $ 480.000
1.2.9 Montaje Software
51 Instalar software especializado $ 527.760 $ 42.221 $ 569.981
52 Instalar ERP (Dinamics) $ 703.680 $ 56.294 $ 759.974
53 Instalar paquetes de office y navegadores
$ 527.760 $ 42.221 $ 569.981
1.3.1 Tramites ante la Dian
54 Solicitar acompañamiento como facturador voluntario
$ 480.000 $ 0 $ 480.000
55 Asociar software del proveedor $ 2.288.000 $ 0 $ 2.288.000
56 Solicitar rangos y prefijos de facturación
$ 1.328.000 $ 106.240 $ 1.434.240
57 Configurar nuevos "Rangos y Prefijos" en Fact-e y ERP Dynamics, ICG
$ 1.131.840 $ 0 $ 1.131.840
1.3.2 Entrega Preliminares
58 Entregar artes de factura y notas $ 684.720 $ 0 $ 684.720
59 Revisar y aprobar artes de factura y notas incluyendo factura dinámica
$ 5.602.360 $ 448.189 $ 6.050.549
60 Entregar IP Pública para consumo de WS
$ 880.000 $ 0 $ 880.000
82 Implementación Facturación Electrónica
61 Definir cuenta correo emisión + cuenta correo recepción de facturas
$ 1.824.000 $ 145.920 $ 1.969.920
1.3.3 Configuración y parametrización funcional
62 Configurar ERP (Dynamics) y Fact-e
$ 11.603.520 $ 0 $ 11.603.520
63 Entregar archivos y realizar las pruebas
$ 11.152.000 $ 892.160 $ 12.044.160
64 Implementar ambiente de pruebas para Flexisoft
$ 21.479.840 $ 1.718.387 $ 23.198.227
65 Ejecutar prueba flexisoft - Entregar archivos y realizar pruebas
$ 5.324.800 $ 425.984 $ 5.750.784
1.3.4 Diseño
66 Definir y acordar la estrategia general de pruebas (Diit y Flexisoft)
$ 11.224.080 $ 0 $ 11.224.080
67 Definir y acordar la estrategia general de configuración (carga inicial y mantenimiento)
$ 2.200.800 $ 176.064 $ 2.376.864
1.3.5 Desarrollo
68 Desarrollar e implementar la representación gráfica de acuerdo a los artes de factura y notas
$ 2.239.200 $ 0 $ 2.239.200
69 Parametrizar datos del Cliente en el portal web
$ 5.598.000 $ 447.840 $ 6.045.840
70 Parametrizar el buzón de correo específico para la recepción de FE
$ 5.598.000 $ 0 $ 5.598.000
71 Ejecutar y realizar ajustes en pruebas desarrolladas
$ 5.075.520 $ 406.042 $ 5.481.562
1.3.6 Prueba Funcional
72 Documentar casos de pruebas $ 375.136 $ 30.011 $ 405.147
73 Validación envió de XML a la DIAN
$ 375.136 $ 0 $ 375.136
74 Ajustes de envió $ 375.136 $ 30.011 $ 405.147
75 Verificación recepción del acuse de recibo
$ 375.136 $ 0 $ 375.136
76 Ajustes acuse de recibo $ 375.136 $ 0 $ 375.136
77 Certificación pruebas de integración con la DIAN
$ 937.840 $ 75.027 $ 1.012.867
78 Documentación resultado de las pruebas
$ 937.840 $ 75.027 $ 1.012.867
1.3.7 Prueba Funcional conjunta
79 Pruebas de conectividad $ 1.855.936 $ 148.475 $ 2.004.411
80 Ajustes conectividad $ 2.043.504 $ 0 $ 2.043.504
81 Pruebas de Generación de documentos electrónicos
$ 3.356.480 $ 268.518 $ 3.624.998
82 Pruebas y revisión de PDF's y XML (Factura, NC, ND)
$ 3.356.480 $ 268.518 $ 3.624.998
83 Documentar resultados pruebas $ 3.356.480 $ 0 $ 3.356.480
84 Realizar ajustes al desarrollo $ 1.678.240 $ 0 $ 1.678.240
83 Implementación Facturación Electrónica
85 Certificar de las pruebas funcionales
$ 1.678.240 $ 134.259 $ 1.812.499
86 Aprobación salida en producción: suscripción Acta
$ 2.221.200 $ 0 $ 2.221.200
87 Realizar pruebas funcionales conjuntas
$ 2.616.080 $ 0 $ 2.616.080
1.3.8 Capacitación
88 Entregar Manual de usuario para Portal (estándar)
$ 3.948.000 $ 315.840 $ 4.263.840
89 Realizar capacitaciones funcional del Portal
$ 3.500.000 $ 0 $ 3.500.000
90 Capacitación mesa de ayuda $ 6.258.000 $ 500.640 $ 6.758.640
91 Divulgar de información al interior del Cliente (sugerido)
$ 3.920.000 $ 0 $ 3.920.000
92 Realizar check list de entrega a producción
$ 3.920.000 $ 313.600 $ 4.233.600
1.3.9 Estabilización
93 Realizar check list de entrega $ 1.159.920 $ 0 $ 1.159.920
94 Entregar Proyecto $ 1.278.720 $ 102.298 $ 1.381.018
95 Entregar manuales $ 1.710.720 $ 136.858 $ 1.847.578
96 Firmar acta final de recibido $ 1.710.720 $ 0 $ 1.710.720
Fuente: Elaboración Propia
Estimación de Costos
Para la estimación de costos se establecieron tres cuentas de control y se totalizaron
las contingencias asociadas a estas cuentas, en la siguiente tabla No. 20 se puede ver
el resultado de las cuentas de control.
Tabla 20. Presupuesto por actividades cuentas de control
Cuenta de Contr
ol
EDT PAQUETE
DE TRABAJO
ID Actividad Costo por
actividad ($)
Reserva contingencia por actividad
($)
Total Costos actividad ($)
Costo por paquete de trabajo ($)
Costo por cuenta de Control ($)
Reserva contingenci
a por cuenta de control ($)
Total costos por cuenta de
control ($)
0 Inicio $ 0
CC1
1.1.1 Invitación Proveedores a licitar
1 Revisar listado proveedores autorizados
$ 1.998.000 $ 0 $ 1.998.000
$ 4.167.744 $ 45.503.813 $ 895.333 $ 46.399.146 2
Citar a proveedores para socializar proyecto
$ 65.100 $ 5.208 $ 70.308
3 Entregar pliegos licitatorios a proveedores
$ 69.900 $ 0 $ 69.900
84 Implementación Facturación Electrónica
4 Entregar licitación a Permoda
$ 1.879.200 $ 150.336 $ 2.029.536
1.1.2 Análisis de Proveedores
5 Revisar experiencia laboral
$ 2.092.200 $ 0 $ 2.092.200
$ 4.096.654 6 Revisar capacidad financiera
$ 963.680 $ 0 $ 963.680
7 Revisar SARLAFT $ 963.680 $ 77.094 $ 1.040.774
1.1.3 Análisis de Propuestas
8 Analizar propuesta económica
$ 260.400 $ 0 $ 260.400
$ 3.697.680 9 Analizar tiempo de ejecución
$ 3.176.880 $ 0 $ 3.176.880
10
Garantizar soporte técnico
$ 260.400 $ 0 $ 260.400
1.1.4 Selección de Proveedor
11
Realizar cuadro comparativo de proveedores
$ 240.000 $ 19.200 $ 259.200
$ 3.595.200 12
Revisar y analizar calificación obtenida
$ 2.688.000 $ 0 $ 2.688.000
13
Aprobar proveedor $ 648.000 $ 0 $ 648.000
1.1.5 Levantamiento información Infraestructura Actual
14
Realizar inventario de equipos actuales
$ 2.394.000 $ 0 $ 2.394.000
$ 4.902.000
15
Revisar planos infraestructura de redes
$ 2.508.000 $ 0 $ 2.508.000
1.1.6 Diseño final a Implementar
16
Realizar diseño $ 4.660.320 $ 372.826 $ 5.033.146
$ 7.387.200 17
Ajustar diseño $ 2.179.680 $ 174.374 $ 2.354.054
1.1.7 Aprobación de Diseño
18
Revisar diseño $ 3.515.600 $ 0 $ 3.515.600
$ 4.898.000 19
Aceptar diseño final
$ 1.382.400 $ 0 $ 1.382.400
1.1.8 Elaboración y Firma de Contrato
20
Solicitar documentación a proveedor
$ 2.192.080 $ 0 $ 2.192.080
$ 4.180.854 21
Elaborar contrato $ 963.680 $ 77.094 $ 1.040.774
22
Recoger firmas del contrato
$ 948.000 $ 0 $ 948.000
1.1.9 Solicitud y Entrega Pólizas
23
Solicitar pólizas de garantía
$ 659.680 $ 0 $ 659.680
$ 1.000.960 24
Entregar pólizas $ 12.960 $ 0 $ 12.960
25
Revisar pólizas $ 328.320 $ 0 $ 328.320
1.1.10 Desembolso de Anticipo
26
solicitar cuenta de cobro
$ 240.000 $ 0 $ 240.000
$ 7.577.520 27
Solicitar aprobación de desembolso
$ 240.000 $ 19.200 $ 259.200
28
Pagar anticipo $ 7.078.320 $ 0 $ 7.078.320
CC2
1.2.1 Cotización Equipos Tecnológicos
29
Solicitar especificaciones técnicas de equipos
$ 2.155.600 $ 0 $ 2.155.600
$ 2.324.080
$ 32.587.814 $ 918.814 $ 3.506.629
30
Revisar listado proveedores
$ 38.880 $ 0 $ 38.880
31
Solicitar cotizaciones
$ 129.600 $ 0 $ 129.600
1.2.2 Análisis y Aprobación de cotizaciones
32
Recibir cotizaciones
$ 2.400.000 $ 0 $ 2.400.000
$ 5.748.000 33
Comparar cotizaciones
$ 2.400.000 $ 192.000 $ 2.592.000
34
Seleccionar cotización
$ 756.000 $ 0 $ 756.000
1.2.3 Compra equipos
35
Realizar orden de compra
$ 1.166.400 $ 0 $ 1.166.400
$ 8.503.920 36
Recibir factura $ 240.000 $ 19.200 $ 259.200
85 Implementación Facturación Electrónica
37
Realizar pago $ 7.078.320 $ 0 $ 7.078.320
1.2.4 Entrega de Equipos
38
Confirmar pago proveedor
$ 388.800 $ 0 $ 388.800
$ 2.636.064 39
Recibir equipos $ 2.080.800 $ 166.464 $ 2.247.264
1.2.5 instalación Redes Eléctricas
40
Comprar materiales
$ 979.020 $ 0 $ 979.020
$ 2.978.220 41
Instalar ducteria y cableado
$ 1.999.200 $ 0 $ 1.999.200
1.2.6 Instalación de Redes Voz Y datos
42
Comprar materiales
$ 712.620 $ 57.010 $ 769.630
$ 4.470.222 43
Instalar ducteria y cableado
$ 1.332.800 $ 0 $ 1.332.800
44
Optimizar servicio de internet
$ 2.192.400 $ 175.392 $ 2.367.792
1.2.7 Pruebas de funcionamiento
45
Verificar cargas y conexiones
$ 111.840 $ 8.947 $ 120.787
$ 779.587 46
Verificar velocidad de internet
$ 658.800 $ 0 $ 658.800
1.2.8 Instalaciones Infraestructura Tecnológica
47
Instalar rack $ 416.640 $ 33.331 $ 449.971
$ 3.247.786 48
Instalar servidor $ 620.400 $ 0 $ 620.400
49
Instalar firewall $ 1.571.680 $ 125.734 $ 1.697.414
50
Instalar equipos de computo
$ 480.000 $ 0 $ 480.000
1.2.9 Montaje Software
51
Instalar software especializado
$ 527.760 $ 42.221 $ 569.981
$ 1.899.936
52
Instalar ERP (Dinamics)
$ 703.680 $ 56.294 $ 759.974
53
Instalar paquetes de office y navegadores
$ 527.760 $ 42.221 $ 569.981
CC3
1.3.1 Tramites ante la Dian
54
Solicitar acompañamiento como facturador voluntario
$ 480.000 $ 0 $ 480.000
$ 5.334.080
$ 156.200.668 $ 7.165.908 $163.366.576
55
Asociar software del proveedor
$ 2.288.000 $ 0 $ 2.288.000
56
Solicitar rangos y prefijos de facturación
$ 1.328.000 $ 106.240 $ 1.434.240
57
Configurar nuevos "Rangos y Prefijos" en Fact-e y ERP Dynamics, ICG
$ 1.131.840 $ 0 $ 1.131.840
1.3.2 Entrega Preliminares
58
Entregar artes de factura y notas
$ 684.720 $ 0 $ 684.720
$ 9.585.189
59
Revisar y aprobar artes de factura y notas incluyendo factura dinámica
$ 5.602.360 $ 448.189 $ 6.050.549
60
Entregar IP Pública para consumo de WS
$ 880.000 $ 0 $ 880.000
61
Definir cuenta correo emisión + cuenta correo recepción de facturas
$ 1.824.000 $ 145.920 $ 1.969.920
1.3.3 Configuración y parametrización funcional
62
Configurar ERP (Dynamics) y Fact-e
$ 11.603.520
$ 0 $ 11.603.520
$ 52.596.691
63
Entregar archivos y realizar las pruebas
$ 11.152.000
$ 892.160 $ 12.044.160
64
Implementar ambiente de pruebas para Flexisoft
$ 21.479.840
$ 1.718.387 $ 23.198.227
65
Ejecutar prueba flexisoft - Entregar archivos y realizar pruebas
$ 5.324.800 $ 425.984 $ 5.750.784
86 Implementación Facturación Electrónica
1.3.4 Diseño
66
Definir y acordar la estrategia general de pruebas (Diit y Flexisoft)
$ 11.224.080
$ 0 $ 11.224.080
$ 13.600.944
67
Definir y acordar la estrategia general de configuración (carga inicial y mantenimiento)
$ 2.200.800 $ 176.064 $ 2.376.864
1.3.5 Desarrollo
68
Desarrollar e implementar la representación gráfica de acuerdo a los artes de factura y notas
$ 2.239.200 $ 0 $ 2.239.200
$ 19.364.602
69
Parametrizar datos del Cliente en el portal web
$ 5.598.000 $ 447.840 $ 6.045.840
70
Parametrizar el buzón de correo específico para la recepción de FE
$ 5.598.000 $ 0 $ 5.598.000
71
Ejecutar y realizar ajustes en pruebas desarrolladas
$ 5.075.520 $ 406.042 $ 5.481.562
1.3.6 Prueba Funcional
72
Documentar casos de pruebas
$ 375.136 $ 30.011 $ 405.147
$ 3.961.436
73
Validación envió de XML a la DIAN
$ 375.136 $ 0 $ 375.136
74
Ajustes de envió $ 375.136 $ 30.011 $ 405.147
75
Verificación recepción del acuse de recibo
$ 375.136 $ 0 $ 375.136
76
Ajustes acuse de recibo
$ 375.136 $ 0 $ 375.136
77
Certificación pruebas de integración con la DIAN
$ 937.840 $ 75.027 $ 1.012.867
78
Documentación resultado de las pruebas
$ 937.840 $ 75.027 $ 1.012.867
1.3.7 Prueba Funcional conjunta
79
Pruebas de conectividad
$ 1.855.936 $ 148.475 $ 2.004.411
$ 22.982.411
80
Ajustes conectividad
$ 2.043.504 $ 0 $ 2.043.504
81
Pruebas de Generación de documentos electrónicos
$ 3.356.480 $ 268.518 $ 3.624.998
82
Pruebas y revisión de PDF's y XML (Factura, NC, ND)
$ 3.356.480 $ 268.518 $ 3.624.998
83
Documentar resultados pruebas
$ 3.356.480 $ 0 $ 3.356.480
84
Realizar ajustes al desarrollo
$ 1.678.240 $ 0 $ 1.678.240
85
Certificar de las pruebas funcionales
$ 1.678.240 $ 134.259 $ 1.812.499
86
Aprobación salida en producción: suscripción Acta
$ 2.221.200 $ 0 $ 2.221.200
87
Realizar pruebas funcionales conjuntas
$ 2.616.080 $ 0 $ 2.616.080
1.3.8 Capacitación
88
Entregar Manual de usuario para Portal (estándar)
$ 3.948.000 $ 315.840 $ 4.263.840
$ 22.676.080
89
Realizar capacitaciones funcional del Portal
$ 3.500.000 $ 0 $ 3.500.000
87 Implementación Facturación Electrónica
90
Capacitación mesa de ayuda
$ 6.258.000 $ 500.640 $ 6.758.640
91
Divulgar de información al interior del Cliente (sugerido)
$ 3.920.000 $ 0 $ 3.920.000
92
Realizar check list de entrega a producción
$ 3.920.000 $ 313.600 $ 4.233.600
1.3.9 Estabilización
93
Realizar check list de entrega
$ 1.159.920 $ 0 $ 1.159.920
$ 6.099.235
94
Entregar Proyecto $ 1.278.720 $ 102.298 $ 1.381.018
95
Entregar manuales $ 1.710.720 $ 136.858 $ 1.847.578
96
Firmar acta final de recibido
$ 1.710.720 $ 0 $ 1.710.720
Fuente: Elaboración Propia
Estructura de desagregación de recursos ReBS y estructura de Desagregación de costos
Para el proyecto implementación de facturación electrónica La estructura de
desagregación de recursos y costos se basa de acuerdo a la EDT, como se puede ver
en la figura 13 y figura 14.
Figura 13. Estructura de desagregación de recursos. Fuente: Elaboración propia
88 Implementación Facturación Electrónica
Figura 14. Estructura desagregación de costos. Fuente: Elaboración propia.
Indicadores de medición de desempeño
Para la medición de los indicadores de desempeño en el proyecto implementación de
la facturación electrónica de Permoda, se basa en la metodología del PMI, la cual utiliza
los indicadores de gestión de valor ganado (EV). Esto permite al gerente de proyectos
evaluar y medir el desempeño del mismo, integrando mediciones de alcance, costos y
cronograma, para proponer planes de acciones si se presenta retraso y/o sobrecostos.
Para esta medición se tendrá en cuenta los indicadores relacionados en la tabla No.21.
Tabla 21. Indicadores de desempeño
Indicadores Formula Interpretación Limite
PV
Valor planeado
N.A.
Es el presupuesto asignado y autorizado para ejecutar una actividad. Este valor sirve para comparar los costos ejecutados VS los reales; y así medir el desempeño del proyecto.
El gerente de proyectos realizará seguimiento al presupuesto planeado.
AC
Costo actual
N.A.
Es el costo total incurrido por el trabajo realizado en el proyecto, es decir, el valor total gastado hasta la fecha. Este valor se utiliza para compararlo con el Valor planeado, y así validar si el proyecto va por debajo o por encima de su presupuesto.
El equipo de interesados realizando seguimiento a los costos actuales que cumplan con lo presupuestado, realizando correctivos.
89 Implementación Facturación Electrónica
EV
Valor ganado
N.A.
Es el valor de lo que ha sido ejecutado según lo planeado. Este valor permite controlar la ejecución del proyecto a través del presupuesto y su tiempo de ejecución.
El gerente de proyectos realizará seguimiento al presupuesto y cronograma planeado, para realizar los correctivos necesarios y cumplir con lo planeado.
CPI
Índice de desempeño de costo
CPI = EV / AC
Es el valor que mide el costo-eficiencia de las actividades presupuestadas. Con este índice se mide el valor del trabajo completado y compararlo con el costo real, para analizar qué tan ajustado esta al presupuesto.
CPI > 1: Va por debajo del presupuesto CPI < 1: Sobrecosto CPI = 1: Va de acuerdo a lo presupuesto. Para el proyecto se espera no tener un CPI > 0.97
CV
Variación de costo
CV = EV-AC
Es la medida de la diferencia entre el Valor Ganado y el Costo Actual. Con esta variación se analiza cómo va el presupuesto del proyecto; si va excedido realizar el ajuste pertinente.
CV es positivo: va bien de lo presupuestado. CV es negativo: Se excedió el presupuesto CV = 0: Va de acuerdo al presupuesto. Para el proyecto si se excede se debe mirar como balancearlo, ya que no se puede cancelar.
SPI
Índice de desempeño de cronograma
SPI = EV / PV
Es el valor que mide que tan eficiente se está avanzando en el proyecto, de acuerdo al cronograma planeado. Con este índice el gerente de proyectos puede tener información del rendimiento en términos de tiempo y poder analizar estatus del proyecto.
SPI > 1: Adelanto SPI < 1: Atraso SPI = 1: En tiempo Para el proyecto se espera no tener SPI > 0.97.
SV
Variación de cronograma
SV = EV - PV
Es una medida de la diferencia entre el Valor Ganado y el Valor Planeado. Con esta variación se analiza si el proyecto se está ejecutando de acuerdo a su cronograma. El Gerente de proyectos, debe monitorear la ejecución, para garantizar que el proyecto esté dentro del cronograma planeado y así evitar costos adicionales.
SV es positivo: va adelantado respecto al cronograma. SV es negativo: va atrasado respecto al cronograma. SV = 0: Avanza de acuerdo al cronograma planeado. Para el proyecto si presenta atrasado se debe ajustar y balancear para cumplir con los tiempos y no ser multados. De no ser posible el cumplimiento en la fecha pactado, hay que informar ante la
90 Implementación Facturación Electrónica
Dian el caso y solicitar una nueva fecha de entrega.
BAC Presupuesto total inicial
El costo total de los costos acumulados; se define sumando el costo de cada una de las actividades.
Para el proyecto se debe monitorear el BAC en la curva de valor planeado.
EAC
Nuevo presupuesto
EAC = BAC/CPI o EAC = AC + ETC
Es el costo total previsto de completar todo el trabajo basado en el desempeño real del proyecto. Con este se crea pronósticos en base al rendimiento pasado del proyecto.
Para el proyecto se realiza el EAC si se considera que el BAC no es viable, el gerente del proyecto hará la estimación al EAC, teniendo en cuenta el desempeño del cronograma (SPI) que es un factor que puede afectar el desarrollo del proyecto y decir cuánto cuesta realmente.
ETC Cuanto más se necesita
ETC
=BAC − EV
CPI
Es el estimado del costo total del proyecto, a medida que avanza el tiempo para completar una actividad.
El gerente de proyectos deberá analizar el costo que se necesita para completar el proyecto y presentar ante la directivas de la compañía el informe para solicitar el incremento presupuestal.
VAC
Variación de costo a la terminación.
VAC: BAC - EAC
Es el cálculo de la diferencia entre lo presupuestado y el nuevo presupuesto.
VAC es positivo: va mejor a lo planeado en costos, es ahorro. VAC es negativo: va sobrecostos a lo planeado, en pérdidas. VAC = 0: Va de acuerdo al presupuesto.
CSI
Índice costos - cronograma
CSI: CPI x SPI
El rango de recuperación para el proyecto.
Para el proyecto es importante validar que el rango este cerca de 1, cumpliendo la siguiente condición: 0.9 <CSI<1.2 : OK 0.8 <CSI<0.9 : Revisar 1.2 <CSI<1.3 : Revisar CSI<0.8 : Alerta urgente CSI>1.3 : Alerta urgente
91 Implementación Facturación Electrónica
TPCI
Índice de desempeño del trabajo por completar
𝑇𝐶𝑃𝐼
=𝐵𝐴𝐶 − 𝐸𝑉
𝐵𝐴𝐶 − 𝐴𝐶
Este índice mide el desempeño del costo que debe lograr para el trabajo restante, con el propósito de cumplir una meta específica. Se utiliza para determinar si el equipo de trabajo necesitar reestimar el presupuesto del proyecto (BAC).
El gerente de proyectos tomará las decisiones revisando el índice, considerando los riesgos, cronograma y el desempeño técnico para verificar la viabilidad y el ajuste en realizar correctivos. TPCI<0.9 : Alerta revisar
Cumplimiento de entregables
Porcentaje Se realiza seguimiento ALTA
Se debe cumplir con el 100%
Cantidad de facturación Método estadístico
Se medirá el volumen de facturas emitidas en tienda.
El rango de aceptación de la factura es de minuto por factura y volumen por tienda esta entre 2500 a 3000 por mes.
Entrega de facturación a tiempo
Análisis métodos estadísticos
Se medirá el tiempo la asertividad que tomara la facturación en ser entregada con mínimo de error.
Se considera aceptado el proceso con una eficiencia que reporte 97% y solo un error del 3%.
Fuente: Elaboración propia
Para la implementación de la facturación electrónica es importante revisar y analizar
estos indicadores de gestión semanalmente, debido a que es un proyecto de norma y no
se puede ser cancelado; por tal motivo hay realizar los cambios necesarios para
continuar con su ejecución.
Aplicación técnica del valor ganado
La técnica del valor ganado está basada en la comparación de los costos reales del
proyecto contra los costos planeados y trabajo terminado. Para el proyecto toda
actividad debe tener asignado un presupuesto, con fecha de comienzo y final
programado, donde el trabajo sea medible, controlable y un responsable en la
organización.
Seguimiento Enero 30 de 2019
92 Implementación Facturación Electrónica
93 Implementación Facturación Electrónica
94 Implementación Facturación Electrónica
Curva “S” corte al 30 de Enero de 2019
Figura 15. Curva S del proyecto corte 30-01-2019. Fuente autores
Resultados de otros indicadores
a. Cumplimiento de entregables: Para la fecha de corte al 30 de Enero de 2019
este indicador refleja un 79% de ejecución en los entregables relacionados
hasta la etapa de pruebas funcionabilidad conjunta.
b. Cantidad de facturación: A la fecha de corte de 30 de Enero de 2019 este
indicador va en un 80% debido a que se están realizando las pruebas, ajustes
y recopilación de documentos para proceder con la certificación de las pruebas
funcionales; para poder dar por sentada la cantidad de facturación emitida.
0
40000000
80000000
120000000
160000000
200000000
sem 3 sem 7 sem 10 sem 13 sem 16 sem 20 sem 30 sem 34 sem 38 sem 42 sem 46 sem 50 sem 1 sem 5
T1 T2 T3 T4 T1
2018 2019
Co
sto
Informe Valor AcumuladoValor acumulado Valor planeado AC
95 Implementación Facturación Electrónica
c. Entrega de facturación a tiempo: A la fecha de corte de 30 de enero este
indicador se empezara a medir a partir del mes después de la implementación.
Conclusiones
El proyecto reporta un atraso evidenciado mediante el indicador SPI = 1.01, esta
cumpliendo al limite con el cronograma con las actividades de entrega de equipos e
instalación del Software, aunque esta entre el rango establecido como límite para el
proyecto no se puede descuidar.
Teniendo en cuenta que el indicador CPI = 1.03 indica que contamos con un ahorro el
cual servirá para implementar un plan de choque y para ajustar el tiempo de ejecución.
Acciones a seguir para corregir las variaciones
Para el proyecto implementación de facturación electrónica en esta etapa de corte se
vio necesario realizar la técnica de crashing, agregando recurso a las actividades que
presentan mayor retraso, para no poner en riesgo el proyecto por incumplimiento y llegar
a ser sancionados; esta no genero incremento en el costo debido a que fue asumido por
el proveedor.
6.4. Plan de gestión de calidad
Para el plan de gestión de la calidad del proyecto implementación de la facturación
electrónica de Permoda, se basa en un proceso alineado con el cumplimiento de los
requisitos establecidos en la norma NTC-ISO 9001, donde se evalúa la
planificación, gestión y control de la calidad; para asegurar el logro del objetivo del
proyecto de acuerdo al decreto 2242 del 2015. Adicionalmente identificar qué factores
generan cambios e incorporarlos al proceso de lecciones aprendidas y mejora continua
en la gestión de proyectos bajo la guía Pmbok.
96 Implementación Facturación Electrónica
Especificaciones técnicas de requerimiento
Para cumplir con los parámetro de calidad de la implementación de la facturación
electrónica de Permoda, m es necesario llevar a cabo un plan de gestión de calidad en
el será plasmado en la planificación previa al desarrollo de las actividades.
A continuación se muestra el plan de gestión de la calidad en el siguiente formato:
Tabla 22. Plan de gestión de calidad
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 RR EP AA 28-10-18 Versión original
PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación de facturación electrónica en
Permoda
PERMODA
POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LA INTENCIÓN DE DIRECCIÓN QUE FORMALMENTE TIENE
EL EQUIPO DE PROYECTO CON RELACIÓN A LA CALIDAD DEL PROYECTO. Este proyecto debe cumplir con los parámetros de calidad desde el punto de vista del
Grupo Permoda, cumpliendo con el alcance, costo y tiempo, además, también deberá
cumplir con los requisitos exigidos con la DIAN, para la expedición de la factura
electrónica, logrando que toda la información requerida por la DIAN sea clara y oportuna. LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LOS FACTORES DE CALIDAD RELEVANTES PARA
EL PRODUCTO DEL PROYECTO Y PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO. PARA CADA FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE DEFINIR
LOS
OBJETIVOS DE CALIDAD, LAS MÉTRICAS A UTILIZAR, Y LAS FRECUENCIAS DE MEDICIÓN Y DE REPORTE.
FACTOR DE
CALIDAD
RELEVANTE
OBJETIVO DE
CALIDAD
MÉTRICA A
UTILIZAR
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE MEDICIÓN
FRECUENCIA Y MOMENTO
DE REPORTE
Seguimiento del
Proyecto
CPI >= 0.97 CPI= Cost
Performance
Index
Frecuencia,
quincenal.
Medición, lunes en
la mañana.
Frecuencia, quincenal.
Reporte, martes en la
mañana. Seguimiento del
proyecto
SPI >= 0.97 SPI=
Schedule
Performance
Index
Frecuencia,
quincenal.
Medición, lunes en
la mañana.
Frecuencia, quincenal.
Reporte, martes en la
mañana. Cumplimiento
requisitos DIAN
Aprobada Aprobación
de la Dian en
parámetros
de
facturación.
Frecuencia,
mensual. Reporte,
martes en la
mañana.
Frecuencia, mensual.
Reporte, martes en la
mañana. PLAN DE MEJORA DE PROCESOS: ESPECIFICAR LOS PASOS PARA ANALIZAR PROCESOS, LOS CUALES FACILITARÁN
LA IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES QUE GENERAN DESPERDICIO O QUE NO AGREGAN VALOR.
97 Implementación Facturación Electrónica
Para mejorar los procesos, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Identificar el proceso 2. Identificar la oportunidad de mejora 3. Levantar información sobre el proceso 4. Analizar información levantada 5. Definir acciones correctivas 6. Aplicar acciones correctivas 7. Verificar eficacia de las acciones correctivas 8. Estandarizar las mejoras para incluirlas dentro del proceso
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD: ESPECIFICAR PARA CADA PAQUETE DE TRABAJO SI EXISTE
UN ESTÁNDAR O NORMA DE CALIDAD APLICABLE A SU ELABORACIÓN. ANALIZAR LA CAPACIDAD DEL PROCESO QUE
GENERARÁ
CADA ENTREGABLE Y DISEÑAR ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y DE CONTROL QUE ASEGURARÁN LA OBTENCIÓN DE
ENTREGABLES CON EL NIVEL DE CALIDAD REQUERIDO (VER MATRIZ ADJUNTA). PAQUETE DE TRABAJO ESTÁNDAR O NORMA DE
CALIDAD APLICABLE
ACTIVIDADES DE
PREVENCIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
1.1.1 Invitación
proveedores a licitar
Formato Permoda Revisión modelo de
formato
Revisión Gerente de
Proyecto
1.1.2 Entrega de
propuesta
Formato Permoda Revisión modelo de
formato
Revisión Gerente de
Proyecto
1.1.3 Análisis de
proveedores
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.1.4 Análisis de
propuestas
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.1.5 Selección de
proveedor
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Aprobación Sponsor
1.2.1 Levantamiento
información
infraestructura actual
Formato Permoda Revisión modelo de
formato
Revisión Gerente de
Proyecto
1.2.2 Diseño final a
implementar
Normativa RETIE Revisión Norma Aprobación Gerente de
Proyecto
1.2.3 Aprobación de
diseño
Normativa RETIE Revisión Norma Aprobación Sponsor
1.3.1 Elaboración y
firma de contrato
Formato Permoda Revisión modelo de
formato
Aprobación Sponsor
1.3.2 Solicitud y
entrega de pólizas
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.3.3 Desembolso de
anticipo
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Aprobación Sponsor
1.4.1 Cotización
equipos tecnológicos
Formato Permoda Revisión modelo de
formato
Revisión Gerente de
Proyecto
1.4.2 Análisis y
aprobación de
cotizaciones
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.4.3 Compra de
equipos
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Aprobación Sponsor
98 Implementación Facturación Electrónica
1.4.4 Entrega de
equipos
Formato Permoda Revisión modelo de
formato
Revisión Gerente de
Proyecto
1.5.1 Instalación
redes eléctricas
Norma RETIE Revisión Norma Revisión Gerente de
Proyecto
1.5.2 Instalación
redes de voz y datos
Norma RETIE Revisión Norma Revisión Gerente de
Proyecto
1.5.3 Pruebas de
funcionamiento
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.6.1 Instalaciones
infraestructura
tecnológica
Metodología
Permoda
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.6.2 Montaje
software
Metodología
Proveedor
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.6.3 Pruebas piloto Metodología
Proveedor
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
1.7.1 Acta entrega
facturación
electrónica
Formato Proveedor Revisión modelo de
formato
Aprobación Sponsor
1.7.2 Entrega
manuales
Formato Proveedor Revisión modelo de
formato
Revisión Gerente de
Proyecto
1.7.3 Capacitación
personal
Metodología
Proveedor
Revisión
Metodología
Revisión Gerente de
Proyecto
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD: ESPECIFICAR LOS ROLES QUE SERÁN NECESARIOS EN EL
EQUIPO DE PROYECTO PARA DESARROLLAR LOS ENTREGABLES Y ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. PARA
CADA ROL
ESPECIFICAR: OBJETIVOS, FUNCIONES, NIVELES DE AUTORIDAD, A QUIEN REPORTA, A QUIEN SUPERVISA, REQUISITOS DE
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, Y EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR EL ROL.
ROL NO 1 :
SPONSOR
Objetivos del rol:
Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto Funciones del rol:
Revisar, aprobar y tomar acciones correctivas para mejorar la
calidad Niveles de autoridad:
Autoriza los recursos para desarrollar el proyecto Reporta a:
Junta Directiva Supervisa a:
Gerente de Proyecto Requisitos de conocimientos:
Gestión financiera y administrativa Requisitos de habilidades:
Liderazgo, comunicación, negociación y solución de conflictos Requisitos de experiencia:
Más de 10 años como gerente general de compañías
manufactureras de textiles Objetivos del rol:
Gestionar el desarrollo del plan de calidad
99 Implementación Facturación Electrónica
ROL NO 2 :
GERENTE DE
PROYECTOS
Funciones del rol:
Revisar entregables, aceptar entregables o disponer su reproceso,
generar acciones preventivas y aplicar acciones correctivas Niveles de autoridad:
Exigir cumplimiento de entregables al equipo del proyecto Reporta a:
Sponsor Supervisa a:
Equipo de Proyecto Requisitos de conocimientos:
Gestión de Proyectos Requisitos de habilidades:
Liderazgo, comunicación, negociación y solución de conflictos Requisitos de experiencia:
5 años como gerente de proyectos
ROL NO 3 :
MIEMBROS DEL
EQUIPO DE
PROYECTO
Objetivos del rol:
Elaborar los entregables con la calidad requerida y según
estándares Funciones del rol:
Elaborar los entregables Niveles de autoridad:
Aplicar los recursos que se le han asignado Reporta a:
Gerente de Proyecto Supervisa a:
Requisitos de conocimientos:
Especialidades según los entregables asignados Requisitos de habilidades:
Especificas según los entregables Requisitos de experiencia:
Especificas según los entregables ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO: ESPECIFICAR EL ORGANIGRAMA DEL
PROYECTO INDICANDO CLARAMENTE DONDE ESTARÁN SITUADOS LOS ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD.
100 Implementación Facturación Electrónica
DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD: ESPECIFICAR QUE DOCUMENTOS NORMATIVOS
REGIRÁN LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
PROCEDIMIENTOS
1. Reuniones para aseguramiento de calidad
2. Para mejorar los procesos
3. Para auditorias de procesos
PLANTILLAS
1. Plan de Gestión de Calidad
2. Métricas
FORMATOS
1. Plan de Gestión de Calidad
2. Métricas
3. Línea base de calidad
CHECKLISTS
1. De métricas
2. De auditorias
3. De acciones Correctivas
OTROS
DOCUMENTOS
PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: ESPECIFICAR EL ENFOQUE PARA REALIZAR LOS PROCESOS DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD INDICANDO EL QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ, Y PORQUÉ.
ENFOQUE DE ASEGURAMIENTO
DE LA CALIDAD
Es importante monitorear constantemente las actividades a desarrollar en la
ejecución del proyecto, enfocados al control de calidad, para así poder asegurar la
calidad del proyecto.
Con el monitoreo se pueden determinar necesidades de mejora de procesos o
necesidades de auditoria.
Cuando se tienen solicitudes de cambio y/o acciones correctivas o preventivas, se
deben verificar.
ENFOQUE DE CONTROL DE LA CALIDAD
Se bebe verificar la conformidad de los entregables, y de esta manera se generara
control de calidad.
Se deben realizar las mediciones de las métricas para determinar el estado de
calidad del proyecto.
Es importante revisar los errores cometidos y de esta manera tomar acciones
correctivas o preventivas dentro de los procesos.
ENFOQUE DE
MEJORA DE
PROCESOS
Para mejorar los procesos, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Identificar el proceso
2. Identificar la oportunidad de mejora
3. Levantar información sobre el proceso
4. Analizar información levantada
5. Definir acciones correctivas
6. Aplicar acciones correctivas
7. Verificar eficacia de las acciones correctivas
8. Estandarizar las mejoras para incluirlas dentro del proceso
Fuente: Dharma consulting
101 Implementación Facturación Electrónica
6.4.1.1. Métricas de Calidad
Para el proyecto de facturación electrónica las métricas de calidad a tener en cuenta
están enfocadas al proceso de control de calidad que medirá el trabajo para garantizar
que se logre cumplir con el objetivo del proyecto de acuerdo a la normativa de la Dian.
Tabla 23. Métricas de calidad
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 EP RR AA 28-10-18 Versión original
PLANTILLA DE MÉTRICA DE CALIDAD
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación Facturación Electrónica Fact- E
MÉTRICA DE:
PRODUCTO PROYECTO X
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE: ESPECIFICAR CUÁL ES EL FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE QUE DA ORIGEN A
LA MÉTRICA.
Desempeño de costos y cronograma.
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR EL FACTOR DE CALIDAD INVOLUCRADO EN LA MÉTRICA Y
ESPECIFICAR PORQUÉ ES RELEVANTE.
Se define como el cumplimiento del presupuesto y cronograma del proyecto.
Este factor es importante porque permite identificar de forma numérica la diferencia
entre el costo real y el presupuestado, además permite la proyección a futuro para tomar
decisiones y plantear correctivos si es necesario.
Adicionalmente validar cómo va la ejecución en tiempo proyectado contra ejecutado del
proceso de implementación da la facturación, de tal manera que se pueda tomar acciones
correctivas si es necesario en las actividades a desarrollar, para prevenir problemas
legales. PROPÓSITO DE LA MÉTRICA: ESPECIFICAR PARA QUÉ SE DESARROLLA LA MÉTRICA?
La métrica se desarrolla para monitorear el desempeño del proyecto en cuanto a
cumplimiento de costos y cronograma, para tomar acciones correctas de forma oportuna.
DEFINICIÓN OPERACIONAL: DEFINIR COMO OPERARÁ LA MÉTRICA, ESPECIFICANDO EL QUIÉN, QUÉ, CUÁNDO,
DÓNDE, CÓMO?
102 Implementación Facturación Electrónica
Los martes en la mañana en la tarde el jefe de proyectos PMO actualizará la información sobre costos (SPI) y cronograma (CPI) en el sistema Project, después de las reuniones quincenales, el cual será notificado a los interesados del proyecto en acta de cierre de la semana, el cual quedara en el servidor para su consulta. DE
MÉTODO DE MEDICIÓN: DEFINIR LOS PASOS Y CONSIDERACIONES PARA EFECTUAR LA MEDICIÓN.
1. Se recopilara la información de los avances quincenales, fechas reales de trabajo y costo.
2. El MS Project calculará los índices de CPI y SPI. 3. Los índices se relacionaran en el informe semanal. 4. El gerente de proyectos realizara las acciones correctivas y preventivas.
RESULTADO DESEADO: ESPECIFICAR CUÁL ES EL OBJETIVO DE CALIDAD O RESULTADO DESEADO PARA LA
MÉTRICA.
1. Para el CPI se desea un valor acumulado no menor de 0.97 2. Para el SPI se desea una valor acumulado no menor de 0.97
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: ESPECIFICAR CÓMO SE ENLAZA LA MÉTRICA Y EL
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE CON LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
El cumplimiento de éstas métricas es indispensable para poder cumplir con la implementación de acuerdo a la normativa de la Dian. RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR QUIÉN ES LA PERSONA RESPONSABLE DE VIGILAR EL
FACTOR DE CALIDAD, LOS RESULTADOS DE LA MÉTRICA, Y DE PROMOVER LAS MEJORAS DE PROCESOS QUE SEAN
NECESARIAS. El responsable de vigilar el factor de calidad del proyecto es el Gerente de Proyectos.
Fuente: Dharma consulting
PLANTILLA DE MÉTRICA DE CALIDAD
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación Facturación Electrónica Fact- E
MÉTRICA DE:
PRODUCTO X PROYECTO
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE: ESPECIFICAR CUÁL ES EL FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE QUE DA ORIGEN A
LA MÉTRICA.
Cumplimiento requisitos DIAN.
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR EL FACTOR DE CALIDAD INVOLUCRADO EN LA MÉTRICA Y
ESPECIFICAR PORQUÉ ES RELEVANTE.
103 Implementación Facturación Electrónica
Se define como el cumplimiento del proyecto basados en el decreto 2242 del 2015.
Este factor es importante porque permite identificar de forma oportuna cómo van las
pruebas e implementación de la facturación, para prevenir problemas legales.
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA: ESPECIFICAR PARA QUÉ SE DESARROLLA LA MÉTRICA?
La métrica se desarrolla para monitorear el desarrollo del proyecto en cuanto a
cumplimiento de parámetros tributarios y legales.
DEFINICIÓN OPERACIONAL: DEFINIR COMO OPERARÁ LA MÉTRICA, ESPECIFICANDO EL QUIÉN, QUÉ, CUÁNDO,
DÓNDE, CÓMO? Los miércoles en la reunión de seguimiento del proyecto se actualizarán cómo va la gestión de trámites ante la Dian y enlace con el software. El encargado de validar esta información es el jefe de aplicaciones y jurídica, para que el jefe de proyectos PMO actualizará la información y se notificara a los interesados del proyecto en acta de cierre de la semana, el cual quedara en el servidor para su consulta.
MÉTODO DE MEDICIÓN: DEFINIR LOS PASOS Y CONSIDERACIONES PARA EFECTUAR LA MEDICIÓN.
1. Se recopilara la información de los trámites mensuales, para reporta los martes en la mañana.
2. Se validara los ajustes del diseño 3. Se realizaran los cambios que sean necesarios para su aprobación y nueva
presentación ante la Dian. 4. El gerente de proyectos realizara las acciones correctivas y preventivas.
RESULTADO DESEADO: ESPECIFICAR CUÁL ES EL OBJETIVO DE CALIDAD O RESULTADO DESEADO PARA LA
MÉTRICA.
1. La aprobación de la factura ante la Dian 2. Enlace de plataforma para emitir las facturas electrónicas.
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: ESPECIFICAR CÓMO SE ENLAZA LA MÉTRICA Y EL
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE CON LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
El cumplimiento de éstas métricas es indispensable para poder cumplir con la implementación de acuerdo a la normativa de la Dian. RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR QUIÉN ES LA PERSONA RESPONSABLE DE VIGILAR EL
FACTOR DE CALIDAD, LOS RESULTADOS DE LA MÉTRICA, Y DE PROMOVER LAS MEJORAS DE PROCESOS QUE SEAN
NECESARIAS. El responsable de vigilar el factor de calidad del proyecto es el Gerente de Proyectos.
Fuente: Dharma consulting
104 Implementación Facturación Electrónica
Herramientas de control de la calidad (diagrama de flujo, diagrama Ishikawa, hojas de chequeo).
Las herramientas, técnicas de gestión y control de calidad están inmersas en todos
los procesos que realizan a diario en Permoda, tal es el caso de Kaizen que es un sistema
de calidad enfocado en la mejora continua de procesos en toda la empresa con sus
componentes de manera armónica y proactiva, que se basan en eliminar la muda
(Desperdicios y despilfarros), es decir eliminar las actividades innecesarias y las
operaciones que no agregan valor.
Basados en lo anterior, para la implementación de la facturación electrónica se deben
realizar registros que sean de fácil identificación, claros, accesibles a los interesados y
deben cumplir con los requerimientos de calidad establecidos.
Los documentos de gestión y control de calidad del proyecto que se manejan como
reportes de verificación para el registro de datos, análisis de datos, reportes de auditorías
con los hallazgos y no conformidades todos deben ser archivados en el servidor y
entregados al área de gestión documental.
A continuación se profundizara en el manejo de las herramientas a utilizar.
6.4.2.1. Hoja de verificación para el registro de datos
En Permoda se utiliza una Hoja de Control o de Chequeo, con el propósito de conocer
el comportamiento de las diferentes áreas de la organización, frente a la implementación
de la facturación Electrónica ya que este sistema por ser simple y eficiente proporciona
datos fáciles de comprender que pueden ser aplicados en cualquier área de la
organización. Ver tabla No. 24.
105 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 24. Listado de chequeo
Fuente: NTC ISO 9001-2015
6.4.2.2. Diagrama de causa – efecto
Aplicando el Diagrama Causa - Efecto, se logró identificar la causa raíz que dio origen
a este proyecto, la Implementación de la Electrónica, con el propósito de evitar la
sanción económica, causando por el incumplimiento de Decreto 2242 de 2015, Decreto
1625 de 2016 la Dian, en la aplicación de esta herramienta se incentivó a todo el equipo
de trabajo para que participara de manera activa, permitiendo así aprovechar el
106 Implementación Facturación Electrónica
conocimiento con que cuentan los especialistas en diferentes aéreas, asegurando que
el sistema implementado brinde crecimiento económico, innovación, aumento de
eficiencia y eficacia en todo su proceso, disminución de costos y tiempo. Para que la
factura electrónica tenga validez legal, debe estar completada con la firma electrónica,
que permite eliminar la factura en papel.
6.4.2.3. Diagrama flujo
Figura 16. Diagrama de flujo. Fuente: Dispapeles
Este diagrama flujo está diseñado para una mejor comprensión del proceso de la
facturación electrónica.
Venta
107 Implementación Facturación Electrónica
Solicitud fe facturación
Ingreso de información del cliente al sistema operativo
Asignación de numero consecutivo
Ingreso de información de los servicios cobrados
Digita los valores a cobrar por cada servicio
Calcula y registra las cargas impositivas
Genera cuenta por cobrar
Revisa e ingresa notas adicionales
Envió de factura al operador tecnológico (Dispapeles)
Envió de factura al cliente y reporte a la DIAN
Aceptación o rechazo por parte del cliente
Acuse de recibo al operador tecnológico
Recepción de acuse de recibo de factura
Formato inspección
Las inspecciones se deberán manejar al final del proyecto, en la etapa de pruebas,
puesto que el objetivo del proyecto es la expedición de la facturación electrónica de
Permoda, cumpliendo con todos los parámetros y exigencias requeridas por la DIAN.
Estas inspecciones serán realizadas a la factura electrónica y la inspección solo será
visual. Si en dicho control se presente alguna observación o no cumplimiento de los
parámetros, se tendrán que corregir procesos para cumplir a satisfacciones dichos
requerimientos.
108 Implementación Facturación Electrónica
Formato auditorias
El gerente de proyectos y el director T.I., realizará auditorías de calidad mensualmente
en el desarrollo de las actividades del proyecto con el fin de:
Dar seguimiento a la implementación y eficacia del Plan de Calidad.
Dar seguimiento y verificar la conformidad con los requisitos especificados.
Realizar visitas de seguimiento al proveedor.
Identificar oportunidades de mejora.
En caso de ser requerido brindar evaluación objetiva de los procesos.
Las auditorías deben ser registradas en actas y se deben presentar al comité y al
responsable del área auditada. El encargado del área deberá tomar acciones correctivas
y oportunas sobre las deficiencias informadas durante la auditoria.
Las auditorías deben involucrar las áreas de tecnología, compras, contabilidad
durante los diferentes procesos del proyecto incluyendo las etapas del proveedor.
Listas de verificación de los entregables (producto/servicio)
En el proyecto de implementación de facturación electrónica se llevaron a cabo varias
actividades, estas pueden ser agrupadas para generar un informe de resultados o si el
director del proyecto lo ve conveniente, también se podrán generar informes de controles
puntuales de actividades de control.
Estos informes deberán ser realizados con una frecuencia mensual y los resultados
de estos informes deberán ser evaluados y analizados a fondo para determinaran que
tan efectivos están siendo dichos controles.
Si dentro de dicho análisis se determina que los controles están siendo poco efectivos,
el director del proyecto deberá realizar cambios a los controles establecidos.
109 Implementación Facturación Electrónica
Con los informes mencionados anteriormente, se deberán verificar si los entregables
cumplen con los requisitos pactados. De no cumplir con la conformidad de los
entregables, el director del proyecto de la implementación de facturación electrónica de
Permoda, deberá realizar mejoras relacionadas con los entregables, si luego de
nuevamente verificar las mejoras, se vuelven a presentar no conformidades, el director
de proyecto deberá realizar cambios a fondo para cumplir con el 100% de la satisfacción
de dichos entregables.
6.5. Plan de gestión de recursos humanos
El plan de gestión de los recursos del proyecto implementación de la facturación
electrónica para Permoda, estará enfocado en la planeación, ejecución, seguimiento y
cierre de actividades, que están asociadas a los entregables propuestos en la gestión de
recursos que nos va a permitir el logro del objetivo del proyecto consistente en dar
cumplimiento a la normativa expedida por la DIAN, en donde todas las empresas del país
deberán expedir facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2019. La importancia
del desarrollo del plan de gestión de recursos para el proyecto en mención analizara y
determinara el equipo humano de trabajo y a su vez también tendrá en cuenta los
recursos físicos necesarios para cumplir con el objetivo del presente proyecto.
Definición de roles, responsabilidades y competencias del equipo.
La organización, cuenta con profesionales que poseen conocimientos y experiencia,
los cuales son líderes competentes y con altos valores integrales que logran los
resultados y están en la capacidad de dirigir y motivar a los colaboradores, con este
recurso humano se logrará Implementar el plan de mejoras que permita crear una
solución sostenible orientada al proceso de facturación electrónica, se está cumpliendo
con los requerimientos de la Dian al establecer este mecanismos. Por otro lado también
se cuenta con los recursos necesarios de software y hardware como parte fundamental
para el cumplimiento del alcance.
110 Implementación Facturación Electrónica
Basados en el planteamiento anterior el objetivo del plan de recursos es estructurar
un equipo humano de calidad, comprometido y competitivo para el desarrollo y ejecución
de cada fase del proyecto, con los recursos necesarios para el desempeño de sus
actividades, así mismo se ha seleccionado la participación de los siguientes involucrados
ver figura No. 17 y tabla No.25:
Patrocinador
Gerente de proyectos
Director Tecnología Infraestructura
Jefe de Aplicaciones
Jefe de Impuestos
Jefe Jurídica
Especialista Tecnología Infraestructura
Jefe de Proyectos PMO
Representante del Proveedor
Figura 17. Organigrama de recursos humanos. Fuente: Elaboración propia
Patrocinador
Director T.I.
Jefe de Aplicaciones
Especialista T.I.
Jefe Impuestos Jefe Juridica Proveedor
Jefe de Proyectos PMO
Gerente de Proyectos
111 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 25. Criterios de evaluación de los proveedores
ROL RESPONSABILIDAD
Patrocinador 1. Autoriza el presupuesto para el desarrollo del proyecto.
2. Aprueba el documento de inicio de proyecto.
Gerente de Proyecto
1. Garantizar la ejecución de las actividades de acuerdo con el tiempo, costo y alcance.
2. Coordinar el trabajo y control de proceso administración de proyecto.
3. Participar en la identificación periódica de riesgos.
4. Velar por el cumplimiento de los entregables.
5. Coordinar las actividades que sean necesarios entre miembros proyecto.
6. Generar informes de avance.
Director Tecnología Infraestructura
1. Liderar la integración de las plataformas tecnológicas.
2. Supervisa el trabajo del personal especializado.
3. Asegurar que cuenta con el recurso físico adecuado.
4. Coordinar todas las actividades referentes a tecnología.
5. Establecer niveles de calidad en labores de tecnología.
Jefe de Aplicaciones
1. Supervisar la integración de las plataformas tecnológicas
2. Coordina las tareas del personal especializado.
Jefe de Impuestos
1. Validar cumplimiento técnico de los aspectos financieros.
2. Validar la información tributaria final dado por la implementación de facturación electrónica.
Jefe Jurídica
1. Validar cumplimiento técnico de los aspectos jurídicos
2. Validar la información jurídica final dado por la implementación de facturación electrónica.
Especialista Tecnología Infraestructura
1. Realizar integración de la plataforma tecnológica.
2. Validar cumplimento de los requerimientos tecnológicos del proyecto.
Jefe de Proyectos PMO
1. Apoyar metodológicamente en gestión del proyecto durante el inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre.
2. Mantener informado al patrocinador de los avances del proyecto.
Representante del Proveedor
1. Garantizar el cumplimiento del alcance del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
112 Implementación Facturación Electrónica
Es importante tener claro que competencia debe tener cada integrante del equipo de
trabajo, para la implementación de facturación electrónica de Permoda. Con esto se
minimizan los riesgos al contratar un profesional que no cumple con los requerimientos
para el desarrollo del proyecto, y a su vez también de maximiza el desempeño de los
involucrados para que lleven a cabo todas las actividades y tareas requeridas para un
buen desarrollo de proyecto.
En la siguiente tabla No. 26 se pude observar las competencias requeridas para el equipo
de trabajo:
Tabla 26. Competencias del equipo
Rol Competencia Responsabilidad Autoridad
Patrocinador
1. Autoriza el presupuesto para el desarrollo del proyecto. 2. Aprueba el documento de inicio de proyecto.
1. Autoriza o cancela el proyecto.
Gerente de Proyecto
1. Experiencia en la dirección de proyectos. 2. Conocimiento de uso de programa MS Project. 3. Utilización de la herramienta MS Office.
1. Garantizar la ejecución de las actividades de acuerdo con el tiempo, costo y alcance. 2. Coordinar el trabajo y control de proceso administración de proyecto. 3. Participar en la identificación periódica de riesgos. 4. Coordinar las actividades que sean necesarios entre miembros proyecto. 5. Generar informes de avance.
1. Definir los cronogramas de trabajo. 2. Establecer fechas de entregables. 3. Liberar a los miembros del equipo cuando finalizan su labor.
113 Implementación Facturación Electrónica
Director Tecnología Infraestructura
1. Conocimiento en el desarrollo de productos de tecnología. 2. Conocimiento en lenguajes de información. 3. Experiencia en el manejo y programación de bases de datos. 4. Experiencia en el cambio e implementación de bases de datos.
1. Liderar la integración de las plataformas tecnológicas. 2. Supervisa el trabajo del personal especializado. 3. Asegurar que cuenta con el recurso físico adecuado. 4. Coordinar todas las actividades referentes a tecnología. 5. Establecer niveles de calidad en labores de tecnología.
1. Autoriza cambios en la programación de software.
Jefe de Aplicaciones
1. Conocimiento en el desarrollo de productos de tecnología. 2. Conocimiento en lenguajes de información. 3. Experiencia en el manejo y programación de bases de datos. 4. Experiencia en el cambio e implementación de bases de datos.
1. Supervisar la integración de las plataformas tecnológicas. 2. Coordina las tareas del personal especializado.
1. Autoriza cambios en las tareas a desarrollar por el personal especializado.
Jefe de Impuestos
1. Conocimiento de las normas tributarias del país. 2. Experiencia en liquidación de impuestos a nivel corporativo. 3. Experiencia en la implementación de facturación electrónica.
1. Validar cumplimiento técnico de los aspectos financieros. 2. Validar la información tributaria final dado por la implementación de facturación electrónica.
1. Autoriza ajustes al proceso de facturación electrónica, en aspectos tributarios.
Jefe Jurídica
1. Conocimiento de las normas tributarias del país. 2. Conocimiento del derecho tributario. 3. Experiencia en la implementación de facturación electrónica.
1. Validar cumplimiento técnico de los aspectos jurídicos. 2. Validar la información jurídica final dado por la implementación de facturación electrónica.
1. Autoriza ajustes al proceso de facturación electrónica, en aspectos jurídicos.
Especialista Tecnología Infraestructura
1. Conocimiento en el desarrollo de productos de tecnología. 2. Experiencia en el cambio e implementación de bases de datos.
1. Realizar integración de la plataforma tecnológica. 2. Validar cumplimento de los requerimientos tecnológicos del proyecto.
1. Define el entregable final del desarrollo del proyecto.
114 Implementación Facturación Electrónica
Jefe de Proyectos PMO
1. Experiencia en la dirección de proyectos. 2. Experiencia en la gestión de oficinas de administración de proyectos. 3. Conocimientos en la metodología de administración de proyecto descritos por PMI. 4. Conocimiento de uso de programa MS Project. 5. Utilización de la herramienta MS Office.
1. Apoyar metodológicamente en gestión del proyecto durante el inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre. 2. Mantener informado al patrocinador de los avances del proyecto.
1. Definir líneas de trabajo y control de proceso administración de proyecto.
Representante del Proveedor
1. Experiencia en la implementación electrónica. 2. Conocimientos técnicos de tecnología.
1. Garantizar el cumplimiento del alcance del proyecto.
1. Autoriza las pruebas necesarias y cambios para entregar un producto a satisfacción.
Fuente: Elaboración propia
Matriz de asignación de responsabilidades (raci) a nivel de paquete de trabajo.
En la matriz de asignación de responsabilidades RACI se especifica de acuerdo a
cada actividad que persona será la encargada de ejecutar, participar, coordinar, revisar
y autorizar la actividad indicada. Ver anexo G
Histograma y horario de recursos.
Calendario
Para el calendario de recursos se realizó un análisis teniendo en cuenta la complejidad
del proyecto y los parámetros del mismo, teniendo en cuenta los roles, los recursos de
cada rol, la fecha de inicio y terminación, y los días laborados por cada uno de los
involucrados.
Horario
115 Implementación Facturación Electrónica
Para el desarrollo del proyecto se tendrán en cuenta las actividades programadas con
fecha de inicio y terminación, según la duración de cada actividad con su debido
responsable y los recursos necesarios para desarrollar acabo la actividad.
El proyecto tendrá una duración de 12 meses calendario. Cada actividad tiene un
periodo de duración diferente. Las jornadas de trabajo serán de lunes a viernes
establecidas en un horario de 7am a 5pm con derecho a una hora de almuerzo en la
jornada de 12:30 pm a 1:30 pm., en el caso que se necesiten horas extras se hará la
solicitud formal al director del proyecto apara aprobación.
Plan de capacitación y desarrollo del equipo
6.5.4.1. Plan de capacitación
Es importante tener un plan de capacitación para el buen desempeño de los
integrantes del proyecto, además con dicho plan de capacitación se mejoran las
competencias de todo el personal, y no solo eso sino que también el colaborador que
recibe capacitación siente que la empresa lo estima y, por lo tanto, le está asignando un
salario espiritual y considera que están invirtiendo en su talento para mejorar su
rendimiento, la calidad de su trabajo, elevar su productividad y, consecuentemente,
piensa que puede estar próximo a un ascenso.
Al momento de ejecutar esta importante inversión, es esencial realizar un diagnóstico
de las necesidades de capacitación de los integrantes del proyecto, pues constituye una
labor estratégica.
Para el proyecto será necesario y estratégico evaluar qué tipo de capacitación se
requiere y ponerla en marcha, ya que se cuenta con varios tipos de capacitación como
la formal, informal y a nivel coaching. Adicionalmente la capacitación genera beneficios
para el proyecto como para los integrantes, dentro de los cuales se pueden mencionar
una mejor imagen del proyecto, una buena relación entre jefe y subordinado, incremento
de productividad y calidad de trabajo, desarrollo de sentido de progreso, entre otros.
116 Implementación Facturación Electrónica
6.5.4.2. Desarrollo del equipo
El desarrollo del equipo de trabajo para Permoda consiste en el proceso que se realiza
desde el inicio, en el desarrollo y cierre proyecto, en el cual se va reforzando
constantemente para mejorar el equipo de trabajo y lograr un mejor desempeño del
proyecto. Este equipo está constituido por las siguientes herramientas competencias,
cohesión, trabajo en equipo, confianza.
Competencias: La competencia de equipo de trabajo hace referencia a las
habilidades y capacidad de los miembros del equipo en el contexto para realizar
una tarea y/o rol con el fin de aumentar su competencia para completar
actividades del proyecto. (Pmbok, 2017).
Para nuestro proyecto Implementación de la Facturación Electrónica las competencias
se determinaran de la siguiente manera, basándose en el logro y cumplimiento,
comunicación y empatía, las cuales se determinaran teniendo en cuenta orientación al
resultado, liderazgo, negociación, retroalimentación y comunicación asertiva, trabajo en
equipo y adaptabilidad al cambio.
Cohesión y Confianza: Hace referencia al mecanismo para mejora estos
sentimientos a través de los canales de comunicación y transformar las
relaciones entre los miembros del equipo, así mismo poder garantizar el
desarrollo armonioso disminuyendo los posibles conflictos, y generando el
aprovechamiento máximo de los potenciales que posee cada integrante.
(Pmbok, 2017).
Para Permoda es muy importante que durante el desarrollo del proyecto de la
Implementación Facturación Electrónica se tengan estrategias que mejoren los
sentimientos de confianza y cohesión entre cada integrante del equipo, con el fin
minimizar los conflictos que se puedan generar y lleguen a afectar el éxito del proyecto.
Por tal razón se desarrollaran actividades don se fomente el trabajo en equipo y se pueda
incrementar una mejor productividad.
117 Implementación Facturación Electrónica
Trabajo en Equipo: crear una cultura en los integrantes de un equipo dinámico
para mejorar la productividad individual y grupal (pmbk, 2017).
Para nuestro proyecto Implementación Facturación Electrónica es importante
gestionar actividades donde se estimule al equipo a tener la seguridad de tomar
decisiones frente a los planeamientos establecidos en la gestión de recursos,
adicionalmente que tenga la responsabilidad de brindar la solución ante las
eventualidades o conflictos que surjan para mejorar el rendimiento del equipo llevándolo
a obtener resultados eficientes y eficaces.
Interrelaciones: hace referencia a la competencia conductual para poder
relacionarse con el equipo del proyecto a través de las habilidades (Pmbok,
2017)
Para nuestro proyecto Implementación Facturación Electrónica se cuenta con
miembros del equipo que fueron seleccionados teniendo en cuenta uno de los
parámetros que fueran personal que tuvieran la facilidad de socializar e interactuar con
los demás miembros del equipo de una forma clara y buscando el compromiso
profesional de los miembros del equipo.
Habilidades: Se refiere a la habilidad que tiene la dirección de proyecto para
comunicación, la inteligencia emocional, y resolución de conflictos (pmbok,
2017)
Continuando con el parámetro anterior, para el proyecto se analizó que los miembros
del equipo que se escogieron tengan la habilidad de comunicarse fácil y
asertivamente, manejen la inteligencia emocional para poder reducir los temas de
tensión y conflictos, de tal manera que no se vea afecto el desarrollo del proyecto.
Para el desarrollo del equipo es necesario empezar trabajar sobre las siguientes
herramientas:
Co-ubicación: Consiste en ubicar a los miembros del equipo a trabajar en un
mismo espacio físico, con el fin de mejorar su capacidad para relacionarse
personalmente y actuar como equipo (Lledó, 2017).
118 Implementación Facturación Electrónica
Para el proyecto Implementación Facturación Electrónica en la compañía se ha
designado dentro de las instalaciones principales, un lugar específico ubicado en el
área de tecnología, donde se reúnen los diferentes miembros del proyecto de acuerdo al
cronograma de trabajo establecido.
Equipos Virtuales: Es el uso de equipos virtuales para agilizar tiempo (Pmbok,
2017)
Para el proyecto Implementación Facturación Electrónica sea implementado el uso del
Skype como proceso para agilizar el proceso de comunicación generando reuniones
virtuales, informes y resultados; así minimizando costos y tiempo en desplazamientos
con el proveedor que va a realizar la implementación.
Tecnología de la comunicación: Es la utilización correcta de herramientas
TIC que facilitan el desarrollo de los miembros del equipo (Pmbok, 2017)
Para el proyecto Implementación Facturación Electrónica las herramientas adoptadas
para la comunicación están desarrolladas en video conferencias para resolver temas
importantes para el proyecto, correo electrónico vía e-mail para informes de control,
seguimiento, consulta y verificación de reuniones, garantizando con esto que todos
estén enterados de como del proceso y pueda generar las respuestas que sean
necesarias en tiempos oportunos y así poder prever que no se vaya a presentar atrasos
o sobre costos por falta de comunicación.
Gestión de conflictos: consiste en resolver los conflictos del equipo de forma
constructiva en tiempo y solución (Lledó, 2017)
Para el proyecto implementación de facturación electrónica se usaran las cuatro
técnicas del modelo ADR, las cuales consisten en la facilitación, negociación, mediación
y ombudsman.
Motivación: la motivación basada en la teoría de Maslow se basa en la idea
de que para conseguir el bienestar, todas las personas tienen que lograr
satisfacer ciertas necesidades primordiales, y sólo cuando éstas estén
cubiertas, podrán aparecer deseos más elevados. Es por ello que lo presenta
119 Implementación Facturación Electrónica
como una pirámide dividida en 5 niveles, siendo los cuatro primeros los más
básicos.
Para el proyecto Implementación Facturación Electrónica la motivación se va a
desarrollar bajo el modelo de Maslow, el cual se debe desarrollar de abajo hacia arriba
en el siguiente orden, cubriendo todas las necesidades:
Necesidades fisiológicas: Se generar un ambiente de trabajo donde todos los
involucrados puedan ir al baño, tengan sus descansos, su ahora de
alimentación, etec.
Necesidades de seguridad y proyección: Se velara por la seguridad de todos
los involucrados propiciando un espacio seguro de robos, atracos, violencia,
etc., y para esto se contara con un sistema de vigilancia y monitoreo.
Necesidades de afiliación: Se generara un buen ambiente de trabajo y para
esto se hace énfasis en el trato cordial y amable con todos los integrantes del
equipo.
Necesidades de reconocimiento: Se generara respetado a todos los
involucrados del proyecto dando reconocimiento y por ende elevando el auto
estima.
Necesidades de autorrealización.
Trabajo en equipo: Consiste en promover un ambiente de trabajo donde todos
los integrantes del equipo colaboren y cooperen entre ellos para lograr el
objetivo común.
Para el proyecto se trabajara en la teoría de Tuckman donde se tendrán presentes los
siguientes aspectos: formación, turbulencia, normalización, desempeño, disolución.
Capacitación: es fundamental para un buen desarrollo de equipo de trabajo la
cual consiste en mejorar competencias individuales y grupales.
120 Implementación Facturación Electrónica
Para el proyecto se evaluara periódicamente las competencias de los integrantes del
proyecto y luego se determinara un plan de capacitación en aquellos factores donde se
identifiquen aspectos por mejorar competencias.
Evaluaciones individuales y del equipo: consiste en obtener información
para conocer más a fondo a los integrantes de equipo.
Para el proyecto se harán encuestas a todos los integrantes del equipo para conocer
un poco sobre sus preferencias, gustos y prioridades, generando asi una buena
comunicación y por ende confianza, logrando una mayor motivación para el desarrollo
de las actividades.
Evaluaciones del desempeño: consiste en evaluar la efectividad del personal
de acuerdo a las actividades que realizan en el proyecto.
Para el proyecto se llevaran a cabo unos indicadores como tiempo de entrega de las
actividades, cumplimiento de los objetivos y se realizara la respectiva comparación para
determinar si dichas actividades o labores pertenecen al perfil del profesional contratado.
Solicitudes de cambio: consiste en detenidamente si el proyecto requiere
algún cambio en los integrantes del equipo.
Para el proyecto se deberá analizar todas las circunstancias y factores tanto internos
como externos antes de hacer una solicitud de cambio. Ya que puede ocurrir que uno de
los integrantes que fue contratado no cumple con el perfil requerido para desempeñar un
rol, pero cabe la posibilidad de reubicarlo para realizar otras funciones.
Esquema de contratación y liberación del personal.
En el plan de dirección del personal se describe cual es el tiempo que debe esta cada
involucrado del proyecto; igualmente se indica que los involucrados son profesionales de
la compañía seleccionados a desarrollar el proyecto, por lo tanto ya cuentan con un
contrato de establecido a término indefinido y adicional lo que se necesita contratar está
establecido en los requerimientos de las adquisiciones.
121 Implementación Facturación Electrónica
Basados en lo anterior se describe los tiempos de liberación teniendo en cuenta cada
actividad relacionada en el diagrama de GANNT, tiene una fecha de inicio y una fecha
de terminación y por ende un responsable. Para esto es importante tener en cuenta un
criterio de terminación de cada actividad, la cual será mencionada a continuación:
Patrocinador: Inicia con el proyecto y va hasta el final del proyecto, puesto que
el deberá recibir a satisfacción.
Gerente de Proyecto: Inicia con el proyecto y va hasta el final del proyecto,
puesto que el deberá entregar al patrocinador la totalidad del proyecto.
Jefe de Proyectos PMO: Inicia con el proyecto y va hasta el final del proyecto,
puesto que el deberá entregar al patrocinador la totalidad del proyecto.
Director Tecnología Infraestructura: Inicia dos semanas después de iniciado el
proyecto y va hasta el final del proyecto, puesto que debe entregar al gerente
del proyecto a satisfacción.
Jefe de Aplicaciones: Inicia tres semanas después de iniciado el proyecto y va
hasta el final del proyecto, puesto que debe entregar al gerente del proyecto a
satisfacción.
Jefe de impuestos: Inicia siete semanas después de iniciado el proyecto y va
una semana antes de finalizar del proyecto, puesto que él debe verificar que
los reportes generados para la DIAN estén funcionando adecuadamente.
Jefe Jurídico: Inicia siete semanas después de iniciado el proyecto y va una
semana antes de finalizar del proyecto, puesto que él debe verificar que no se
esté presentando ningún inconveniente que pueda causar efectos negativos
jurídicamente.
Especialista Tecnología Infraestructura: Inicia cuatro semanas después de
iniciado el proyecto y va una semana antes de finalizar del proyecto, puesto
que él debe verificar que las pruebas piloto estén funcionando adecuadamente.
122 Implementación Facturación Electrónica
Representante Proveedor: Inicia tres semanas después de iniciado el proyecto
y va hasta el final del proyecto, puesto que debe hacer entrega final del proyecto
al cliente, que en este caso es Permoda. También deberá capacitar a los
involucrados del proyecto y entregar los respectivos manuales y garantías.
Definición de indicadores de medición de desempeño del equipo y esquema de incentivos y recompensas.
Evaluación de desempeño
Mediante la evaluación del desempeño es posible descubrir los aciertos y desaciertos
en la realización de las tareas y responsabilidades de los integrantes del proyecto, allí se
determinará el nivel satisfactorio, o no del cumplimiento de sus obligaciones, por lo que
se determinará el reforzamiento en sus conocimientos; también sirve para averiguar qué
equipo del proyecto reclaman una atención inmediata de los responsables de la
capacitación.
Para realizar la evaluación de desempeño en el proyecto de facturación electrónica se
realizara el proceso de observación, el cual permite apreciar los puntos débiles de los
integrantes, verificando, donde haya evidencia de trabajo ineficiente, como excesivo
daño de equipo, atraso con relación al cronograma, perdida excesiva recursos físicos,
numero acentuado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, etc.
También se realizaran cuestionarios donde se ponga en evidencia que tan alto o bajo
se encuentra el desempeño de cada integrante, para así determinar el tipo y enfoque de
capacitación.
Reconocimientos y recompensas
Para el desarrollo del proyecto se generara un plan de incentivos donde cada
participante puede adquirir un beneficio extralegal, como una bonificación, un día de
descanso, una prima extra, y cualquiera de estos será otorgado por superar los objetivos
en las tareas designadas.
123 Implementación Facturación Electrónica
6.6. Plan de gestión de comunicaciones
En el proyecto “implementación factura electrónica” es importante en la planeación de
las comunicaciones determinar las necesidades de la comunicación y la información de
los interesados en el proyecto.
La gestión de comunicación tiene como propósito que se garantice el flujo de
información del proyecto a través de los diferentes canales internos y externos de cada
fase que contempla la implementación de la facturación electrónica, garantizando la
confiabilidad, credibilidad y eficiencia.
Sistema de información de comunicaciones
Los sistemas de información establecidos para el proyecto están diseñados para
cumplir con el objetivo y meta de la implementación facturación electrónica. Basándose
en la generación, recopilación, distribución y disposición que tendrá la información; a su
vez que cumpla con fácil acceso, apropiada, que este actualizada, oportuna, verificable
y protegida
Con base en la anterior se debe realizar de acuerdo a los lineamientos establecidos
por la compañía de la siguiente manera:
La información física será escaneada para guarda el backup y el documento
será archivado por el área gestión documental la cual permanecerá por un
periodo de 10 años.
La información digital confidencial se almacenara en los servidores y
programas que cuneta la compañía bajo los parámetros de T.I.
124 Implementación Facturación Electrónica
6.6.1.1. Manejo por tipos de Información
(*) Siempre se debe escanear y guarda en plataforma Dynamics
6.6.1.2. Diagramas de flujo del plan de comunicación de proyecto.
Dentro del plan de comunicaciones para el desarrollo de la implementación de la
facturación electrónica de Permoda, se debe tener en cuenta posibles situaciones tales
como: solución de conflictos y seguimiento de actividades, donde se tienen niveles de
comunicación y además el sentido de la comunicación, Emisor-Receptor o Receptor-
Emisor.
En el proyecto se establecen acuerdos de servicio para resolver situaciones
presentadas que son llevadas al nivel superior, teniendo en cuenta los siguientes
criterios:
Para una situación baja, después de transcurridos 20 días de presentada la
notificación, sin tener respuesta o solución, se deberá escalar al nivel superior.
Para una situación media, después de transcurridos 10 días de presentada la
notificación, sin tener respuesta o solución, se deberá escalar al nivel superior.
Para una situación alta, después de transcurridos 5 días de presentada la
notificación, sin tener respuesta o solución, se deberá escalar al nivel superior.
• Documentos archivados por gestión documental en archivo principal de la compañia.
Información física*
• Archivos digitales almacenados en servidores de la compañia.
Información digital
• Archivos digitales almacenados en servidores de la compañia.
Información técnica
• Archivos almacenados en servidores de la compañia como pst.
Información correo electrónico
125 Implementación Facturación Electrónica
Toda situación que se presenta en niveles altos de comunicación deberá ser resuelta
por el gerente de proyectos y en su defecto por el patrocinador del proyecto, según la
necesidad de la solución.
El gerente del proyecto será el encargado de gestionar y mantener todas las
comunicaciones dentro del proyecto, entre todos los interesados del mismo, además será
el responsable de monitorear y controlar dichas comunicaciones. A continuación se
presente el diagrama de flujo de la gestión de la gestión de comunicación para el proyecto
de facturación electrónica para Permoda. Ver figura No. 18.
Figura 18. Diagrama de flujo. Fuente: Elaboración propia.
El diagrama de flujo expuesto anteriormente muestra todo el proceso de
comunicaciones dentro del proyecto y para esto se deben tener en cuenta los medios de
comunicación tales como correo electrónico, reuniones en las instalaciones de Permoda,
Registro de Interesados
Gestion de Comunicación
Facturacion Electronica Permoda
Identificar los interesados
Informar el desempeño
Se require información sobre el desempeño
Se require medición de desempeño
Herramientas:- Analisis de Variación- Proyección- Metodo de Comunicación- Sistemas de Informes
Resultado final informe de desempeño
Estrategiagestionar los interesados
Gestiónexpectativa de interesados
Herramientas:- Habilidades interpersonales- Metodo de Comunicación
Planificar las comunicaciónes
Plan de comunicaciónes
Distribución de información
Poder, influencia e intereses
Caracteristicas y
Matriz de interesados
Uso de medios de comunicación adecuados
Mensajeria, Email, videoconferencias, internet, presentaciones
Informe de desempeño
Notificaciones de los interesados
Retroalimentación de los interesados
126 Implementación Facturación Electrónica
actas de reuniones, informe de seguimiento y avance, actas de entrega. Lo medios
mencionados anteriormente son usados frecuentemente durante toda la ejecución del
proyecto.
Dentro de la ejecución del proyecto implementación de facturación electrónica en
Permoda se deberán realizar reuniones de varios tipos y dentro de estas se encuentran
las reuniones de planeación, de seguimiento, de entrega parcial y reunión final. Las
reuniones de planeación se deben hacer al inicio del proyecto con los involucrados
cabeza de cada procesos, las reuniones de seguimiento deben realizarse semanalmente
para presentar los avances y de esta manera poder tomar correctivos si fuese necesario,
las reuniones de entregas parciales se deben realizar de acuerdo a las fechas pactados
de en los entregables de cada paquete y la reunión final como su nombre lo indica se
hará al final de proyecto dando a conocer los resultados finales de la implementación de
la facturación electrónica.
Para el desarrollo de las reuniones mencionadas anteriormente se debe tener
presente que se agendaran vía correo electrónico con fecha preestablecida y tiempos
acordados previamente, la cancelación o reprogramación debe hacerse con un día de
anterioridad, deberán iniciar puntualmente y no podrán exceder el tiempo establecido en
la agenda, al finalizar la reunión se debe hacer un acta con los temas tratados y
compromisos adquiridos en dicha reunión.
Matriz de comunicaciones
La siguiente matriz contempla los procesos de comunicación interna y externa a lo
largo del ciclo del proyecto, reuniendo todos los actos administrativos, las decisiones y
acciones que derivan de la gestión con los interesados en las diferentes actividades y
etapas de la implantación de la facturación electrónica en Permoda. Ver anexo H
127 Implementación Facturación Electrónica
6.7. Plan de gestión de riesgos
En el proyecto “implementación factura electrónica” es importante la planeación de los
riesgos para poder identificar, analizar y plantear una respuesta ante la presentación de
un riesgo durante el desarrollo del proyecto; teniendo en cuenta que el proyecto
establecido es una normativa y el riesgo de sanción o multa por no cumplimiento es el
más alto.
Identificación de riesgos y determinación de umbral
Para la identificación de los riesgos se tendrá en cuenta el juicio de expertos en la
implementación de facturación electrónica y a la vez los requisitos que se necesita para
cumplir con la normativa exigida. Esta se realizara a través de reuniones donde
participará el director de proyectos, proveedor experto, interesados, jefe de PMO y el
equipo del proyecto; dejando un registro de los riesgos en la matriz de riesgos con el
respectivo análisis.
Para la identificación se realizó una lista teniendo en cuenta la categorización de la
estructura de desglose del riesgo ribs, en técnicos, externo, organizacional y dirección
de proyecto. Ver tabla No. 27
Tabla 27. Identificación de los riesgos en categorías
Subcategoría 1 de RBS Subcategoría 2 de RBS Riesgo
1. Técnico
Requisitos
Falta de disponibilidad de información en
tiempos previstos
Requerimientos
Falta de especificación en los
requerimientos para la integración
Tecnología Incompatibilidad de equipos tecnológicos
Complejidad e interface Fallas en las adecuaciones tecnológicas
Desempeño y Fiabilidad
Confiablidad en la información de la
factura
128 Implementación Facturación Electrónica
2. Externo
Subcontratistas y
proveedores Retrasos con las entregas de desarrollo.
Normativa
Multas por incumplimiento en la
implementación ante la Dian
Demoras en la aprobación de facturas
ante la Dian
3. Organizacional
Dependencias del proyecto
Incumplimiento de las áreas que
intervienen en el proyecto
Recursos humanos
Accidentes laborales
Retiro de personas involucradas en el
proyecto
Financiamiento
Tener inconvenientes con los desembolso
de financiación
4. Dirección de proyectos
Costos
Demora en desembolsar el dinero
Cambio de precio en los insumos a
comprar
Control Falta de seguimiento en el proyecto
Comunicación
Resistencia de los involucrados al
desarrollo del proyecto
Fuente: Elaboración Propia
Risk Breakdown Structure –Ribs-
Para la implementación de la facturación electrónica en la identificación de riesgos se
enumera las categorías y subcategorías en donde pueden surgir los riesgos, como se
muestra en la figura No. 19. Estructura desglose de riesgo. Con esta se evaluara el nivel
de incidencia y afectación.
129 Implementación Facturación Electrónica
Figura 19. Estructura de desglose del riesgo RIBS.
Fuente: Elaboración propia
Análisis de riesgos del proyecto (cualitativo y cuantitativo) debe evidenciarse la aplicación y cálculo del valor Económico esperado.
En el análisis cualitativo se establecerá la probabilidad de ocurrencia y la de impacto
dando la priorización de los riesgos de acuerdo con la con la identificación de estos y
poder determinar la respuesta adecuada.
En el análisis cuantitativo se debe analizar que afectación numérica tiene el riesgo
para el cumplimiento del proyecto, apoyándose en el juicio de expertos que han
desarrollado este tipo de implementación en otras empresas. Cabe resaltar que el riesgo
latente es la multa establecida por la ley si no se implementan la facturación en la fecha
establecida.
Para el proyecto de implementación de facturación electrónica de Permoda es
importante tener presente la escala de probabilidades e impacto de riesgos y de esta
130 Implementación Facturación Electrónica
manera lograr la clasificación de cada riesgo para generar el respectivo plan de acción
para mitigar dicho riesgo e impacto.
A continuación se muestra la tabla No.28 de rango de probabilidad e impacto la cual
se tiene como herramienta, en el momento de evaluar los riegos que pueden presentarse
desde el inicio hasta el fin de la ejecución del proyecto de implementación electrónica de
Permoda.
Tabla 28. Rango de Probabilidad e Impacto
Fuente: Elaboración Propia
En la tabla anterior se puede observar la clasificación de los posibles riesgos que se
puedan presentar en el proyecto, donde se tienen una escala mínima de probabilidad del
10% y una escala máxima hasta el 80%, ya que si se tiene un valor por debajo del 10%
significa que la probabilidad de ocurrencia es muy bajo por lo tanto no se deben usar
recursos para dichos posibles riesgos, y por el contrario, si se tienen riesgos con
probabilidad de ocurrencia mayor al 80%, significa que se tiene una certeza muy grande
que ocurra, por tanto habría que entrar a ejecutar el respectivo plan de acción para
mitigar el impacto.
Para la implementación de la facturación electrónica en Permoda también se tiene la
tabla No. 29 de estimación de impacto del riesgo, la cual es una herramienta fundamental
Clasificación Porcentaje [%] Impacto
Muy Alto 80 10
Alto 60 8
Medio 50 5
Bajo 30 3
Muy Bajo 10 1
Ran
go
131 Implementación Facturación Electrónica
para medir la escala de impacto de los efectos que tienen los posibles riesgos
encontrados a lo largo de la ejecución del proyecto.
Tabla 29. Estimación de impacto del riesgo
Fuente: Elaboración Propia
Como se pudo observar en la tabla anterior, los impactos afectan directamente los
objetivos del proyecto como el tiempo, alcance, costo y calidad. Esta tabla es de gran
herramienta puesto con ella se pueden tomar decisiones tan importantes como el cambio
de proveedor de facturación electrónica.
Para el plan de gestión de riesgos para el proyecto de implementación de facturación
electrónica de Permoda, se tiene una herramienta de gran importancia la cual es la matriz
de probabilidad e impacto, donde se tiene la fusión de la tabla probabilidad y la tabla de
impacto.
A continuación se muestra la matriz de probabilidad e impacto desarrollada para el
proyecto de implementación de facturación electrónica de Permoda donde se puede
determinar las acciones a seguir según la calificación del riesgo. Ver tabla No.30
Muy bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
TiempoAtraso manejable en
holguras
Atraso del 5% del
cronograma
Atraso del 10% del
cronograma
Atraso del 20% del
cronograma
Atraso mayor a l 20%
del cronograma
AlcanceRequiere ajustes en
algunas tareas
Control de cambios en
areas secundarias
Control de cambios en
areas primarias
Requiere decisiones con
patrocinadorCambio de proveedor
Costo Sobrecostos menoresSobrecosto dentro de la
reserva de contingencia
Sobrecosto menor al
10%
Sobresocto entre el 10%
y el 20%
Sobrecosto mayor al
20%
CalidadCambios en
presentacion de factura
Afecta requistos de la
DIAN
Requiere aprobación del
patrocinador
Require cambios
mayores al proyectoCambio de proveedor
Impacto
Objetivo
132 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 30. Matriz de riesgos
Fuente: Elaboración Propia
En la tabla matriz de probabilidad e impacto mostrada anteriormente, se pueden
observar los cuatro rangos de calificación con sus respectivos valores y los tipos de
acciones, el cual el director del proyecto debe desarrollar en el momento de identificar
cada riesgo y hacer el respectivo análisis, teniendo en cuenta la probabilidad de
ocurrencia y el impacto que este pueda tener.
La matriz de probabilidad e impacto para el proyecto implementación de facturación
electrónica de Permoda, es una herramienta muy útil, la cual le servirá al director del
proyecto para tomar decisiones según los criterios que se tienen en este plan de gestión
de riesgos. Además le facilitara la toma decisiones respecto al que hacer con los riesgos
encontrados.
Del análisis de la matriz de riesgos de Permoda, la cual se encuentra como anexo I,
se estimó la sumatoria de los costos de los valores esperados de cada uno de los riesgos,
dando como resultado $16.720.000, lo cual equivale al 6,25% del presupuesto total del
proyecto. Este valor se puede tomar como reserva de contingencia.
Muy Alta [80%] 0,8 2,4 4 6,4 8
Alta[60%] 0,6 1,8 3 4,8 5
Media [50%] 0,5 1,5 2,5 4 5
Baja [30%] 0,3 0,9 1,5 2,4 3
Muy Baja [10%] 0,1 0,3 0,5 0,8 1
Muy bajo [1] Bajo [3] Medio [5] Alto [8] Muy Alto [10]
Calificación Rango
Severo Mayor o igual a 5
Critico Entre 3 y 4,9
Medio Ente 1,1 y 2,9
Leve Menor o igual a 1
Requiere accion de prevención y plan de contingencia
Requiere accion de prevención
Monitorear periodicamente por cambios
IMPACTO
PR
OB
AB
ILID
AD
Tipo de Acción
Requiere accion de prevención, plan de contingencia y plan de respaldo
133 Implementación Facturación Electrónica
Matriz de riesgos
Para la implementación de la facturación electrónica de Permoda, se usó la
herramienta matriz de riesgos, en la cual se encuentran descritos los diez riesgos más
relevantes del proyecto, cumpliendo con la estructura causa + efecto + impacto, además
de esto se tiene el análisis cualitativo y cuantitativo, y el plan de contingencia para cada
uno de los riesgos. Esta matriz se encuentra anexo I.
Plan de respuesta a riesgo
Para planificar la respuesta se debe planear las estrategias a seguir para en caso de
presentarse el riesgo. Desarrollado las actividades y opciones en las cuales se pueda
minimizar o mitigar la amenaza del riesgo. Con base en lo anterior esta estrategia se
trabaja en la matriz de riesgo la cual se encuentra como anexo I del presente trabajo.
En la implementación de la respuesta de los riesgos se debe llevar un registro en el
cual se evidencie el aseguramiento de esta, de acuerdo a lo establecido en el plan y a
su vez realizando las actualizaciones respectivas de los riesgos.
Para el monitoreo del riesgo se debe realizar un seguimiento y evaluación de cómo va
el proceso de gestión de los riesgos mediante informes en los comités establecidos,
auditorias por parte de las personas establecidas y medir el desempeño técnico y
financiero.
Para el seguimiento de los riesgos se llevara a cabo el control en las reuniones que
se tienen cada semana para control del proyecto. El cumplimiento está estrictamente
vigilado en tiempo, especificaciones, entregas de los desarrollos a implementar y las
pruebas a realizar, igualmente validando los cambios que se tengan que hacer, dejando
todo documentado en los formatos de seguimiento y control de riesgos para garantizar
el éxito del proyecto
134 Implementación Facturación Electrónica
6.8. Plan de gestión de adquisiciones
La organización Permoda a través de la Gestión de las Adquisiciones incluye los
procesos de dirección de proyectos relacionados con la compra del software y los
elementos de cómputo, al igual que todos los elementos necesarios para lleva a cabo el
proyecto en todo su clico de vida, es imperiosa la labor como director del proyecto en
adaptar todos los contratos de adquisición a las necesidades específicas para la tareas
que se hacen, de la mano del representante legal quien está autorizado por la mesa
directiva para administrar y firmas todos los acuerdos generados durante el proceso de
implementación en cada una de la tiendas a nivel nacional.
Para llevar a cabo este plan de adquisidores partimos de la línea base del alcance
del Proyecto, se va a requerir contratar con una de las empresas que se encuentran
avaladas por la DIAN. Para esto se debe sacar la actividad a licitación, también se deberá
contar con un diseño de implementación, comprar equipos y hacer adecuaciones de
redes, para luego proceder a hacer el montaje y finalmente entregar todo el proyecto de
facturación electrónica.
En la ejecución del proyecto se selecciona a una de las empresas avaladas por la
Dian, quien será Dispapeles en cargada de suministrar el software, basándose en el
análisis de la infraestructura actual de las instalaciones de Permoda, como resultado dará
su propuesta a implementar, tras la aprobación de esta por parte de la mesa directica se
elaborara y firmara el contrato, con las respectivas pólizas, dando paso al primer
desembolso como anticipo.
Se solicitara cotización de los equipos tecnológicos, e instalaciones de redes eléctricas
e instalación de infraestructura tecnológica, montajes de software y la capacitación del
personal; además se deben realizar controles semanales en el desarrollo y cumplimiento
de las actividades asignadas mediante reuniones pactadas. Esto con el fin de determinar
si se están realizando las actividades dentro del cronograma.
Se verifica que el proponente seleccionado, sea autorizado por la Dian, la selección
se debe hace en el término de 60 días calendario y tener la aceptación por parte del
proponente.
135 Implementación Facturación Electrónica
En la Aprobación de la propuesta de diseño para los cambios de infraestructura, La
propuesta debe contemplar futuras ampliaciones lo hará un ingeniero en 60 días
calendario, el desembolso de anticipo para iniciar la implementación de la facturación
electrónica, el contrato debe estar con sus debidas pólizas de buen manejo del anticipo
y cumplimiento se hará en 7 días calendario, para la entrega de equipos tecnológicos
para poder realizar la implementación de facturación electrónica, los equipos deben
cumplir con requerimientos mínimos de diseño, Equipos con factura de venta, manuales
y garantías lo verificara un ingeniero en 15 días calendario, las pruebas de
funcionamiento del cableado y los puntos eléctricos, voz y datos, todos los puntos deben
estar funcionando perfectamente, Planos record de puntos eléctricos, voz y datos lo hará
un ingeniero en 15 días calendario.
Para gestionar el plan de cronograma del proyecto implementación de la facturación
electrónica de Permoda, se usaron las herramientas estipuladas en la guía del PMBOK,
tales como diagramas de redes usando la técnica pase adelante y pase atrás,
encontrando duración total del proyecto, ruta crítica y los tiempos de holgura de cada
actividad. También se usó la técnica PERT, para determinar la duración de cada
actividad, partiendo de las duraciones esperadas, optimistas y pesimistas.
Los procesos se ven mayor claridad en la matriz de adquisiciones donde se
especifican los requerimientos, ver Anexo J
Definición y criterios de valoración de proveedores
Para el proyecto es importante tener claridad en la gestión de compras acerca del
proceso de la valoración de proveedores, los cuales deben cumplir con los siguientes
lineamientos:
a) Proveedor especializado experiencia acreditada ante la Dian en facturación
electrónica.
b) Experiencia en el mercado debidamente soportado.
136 Implementación Facturación Electrónica
c) Cumplimiento de competencias
d) Cumplimiento requisitos de calidad del producto, precio, entrega y respuesta a
los problemas.
e) Capacidad para entregar los productos solicitados, en las condiciones
establecidas.
f) Evaluación de sarlaft para garantizar su transparencia y honestidad.
g) Evaluación financiera para asegurar la capacidad y viabilidad del proveedor.
h) Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de cambio o ajuste y
presupuestos.
i) Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios establecidos por la
ley y normas del contrato.
Igualmente establecer un método para la evaluación de proveedores, teniendo en
cuenta que si se presenta el riesgo de incumplimiento, es necesario adicionar los
siguientes lineamientos a los proveedores como:
a) Análisis de los plazos de entregas: verifica si el producto o servicio está
disponible en el tiempo pactado.
b) Cumplimiento de especificaciones técnicas: comprobar si el producto cumple
con lo exigido.
c) Confiabilidad: verificar que el producto es confiable.
De acuerdo a lo anterior a los proveedores seleccionados que cumplen con los
requisitos se les realizara la evaluación de criterios relacionada en la tabla No. 31, donde
el mayor puntaje es el 100 % y el más cercano al puntaje será el seleccionado para
contratación.
137 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 31. Criterios de evaluación de los proveedores
CRITERIOS DE EVALUACIÓN PUNTAJE
Experiencia Experiencia certificada en contratos iguales de 7 años 15 %
Financiación Sostenibilidad financiera libre ajustada al 50 % de costo del proyecto.
10 %
Presupuesto La selección se hará de acuerdo al acercamiento del 10% por encima o por debajo de acuerdo a lo presupuestado.
10 %
Características de la aplicación
Evaluar si cumple con las características del entregable, confiabilidad, cumpla con las normas contables, tecnológicas y legales.
40 %
Cumplimiento Evaluar tiempos de entrega de los proyectos que certifico, para analizar el grado de cumplimiento
15 %
Sarlaft Evaluar antecedentes del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.
10 %
Puntaje total 100 %
Fuente: Elaboración propia
Los proveedores que ya están preseleccionados se contemplaran aquellos que tengan
un acercamiento del 10% por encima o por debajo de acuerdo a lo presupuestado.
6.8.1.1. Métricas de las adquisiciones
Para el proyecto los principios que se tienen para definir las métricas de los
proveedores se relacionan a continuación:
a) Anticipar riesgos: atender cualquier riesgo o desviación para disminuir
impactos negativos.
b) Analizar calidad: buscar las oportunidades de mejora entre las partes.
c) Identificar causas: analizar recurrencias en los problemas.
d) Competencias: analizar el desempeño, cumplimiento y comunicación.
Las métricas se miden de acuerdo a lo establecido en la tabla No. 32, los resultados
se deben comunicar al proveedor en proceso de retroalimentación de acuerdo las
normas de la compañía.
138 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 32. Formato métricas de adquisición
Fuente: Elaboración propia
Las métricas se califican dentro del rango bueno, regular, malo y/o N/A, generando un
porcentaje de valoración que se clasifica de la siguiente manera:
Excelente: Proveedor idóneo.
Bueno: Proveedor seleccionado.
Desarrollo: Proveedor seleccionado con seguimiento puntual.
No apto: Proveedor vetado.
Selección y tipificación de contratos
Para saber que contrato se ajusta en la ejecución del proyecto de implementación de
la facturación Electrónica en Permoda, es indispensable tener la asesoría del
departamento de compras conocedores de los tipos de contrato necesarios a la hora de
hacer las adquisiciones, hay que mencionar además la importancia que tiene el área de
jurídica ya que este tipo de contratos es vinculante, siendo imprescindible contar con su
visto bueno para dejar en claro las características de lo que se necesita para evitar e
inconvenientes a futuro.
139 Implementación Facturación Electrónica
Se plantea que las adquisiciones que se hagan a lo largo del ciclo de vida del proyecto
se utilizara el contrato a Precio Fijo, se recurre a este tipo de contrato por que se tiene
bien definido el alcance del proyecto y la cantidad que se necesita y con los precios ya
estipulados con la tendencia de elegir el menos costo garantizando la calidad de estos.
Así mismo para la puesta en marcha en la implementación, al proveedor Dispapeles se
le hará un contrato por Tiempo y Materiales, considerando que se pagara por el número
de facturas que se generen en un tiempo limitado. Ver tabla No. 33
Tabla 33. Tipos de contrato
TIPOS DE CONTRATO
Código EDT Entregable Actividad Tipo de Contrato
Precio Fijo
Tipo de Contrato Tiempo & Materiales
1.1 Licitación (Proveedor) X
1.2 Diseño X
1.4 Compras de equipos X
1.5 Redes Infraestructura X
1.6 Montaje X
1.7 Facturación Electrónica X
Fuente: Elaboración propia
Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos
Para el plan de adquisición de la implementación de facturación electrónica de
Permoda es importante realizar la recopilación y análisis de datos. El proyecto obedece
al cumplimiento de una ley expedida por la DIAN, por tanto la implementación de
facturación electrónica se debe llevar a cabo con una de las empresas autorizadas por
la DIAN, para no incurrir en multas y sanciones.
Teniendo en cuenta estos criterios el departamento de compras realizara un estudio
de mercado con las empresas autorizadas por la DIAN para determinar cuál es la más
favorable para el proyecto.
140 Implementación Facturación Electrónica
Es importante tener presente que durante las etapas de pruebas e implementación del
proyecto de facturación electrónica, se debe realizar conjuntamente entre proveedor y
Permoda, pues gran parte del éxito del proyecto depende de la coordinación y engranaje
de las mismas.
Cronograma de compras con asignación del responsable
El cronograma de trabajo establecido para las adquisiciones en el proyecto de
implementación de facturación electrónica está planteado con una duración de 10
meses, a continuación se muestra la programación en la Tabla No. 34.
Tabla 34. Cronograma de adquisiciones
Fuente: Elaboración propia
La responsabilidad del seguimiento y cumplimiento del cronograma de adquisiciones
corresponde al director del proyecto y supervisión del jefe de compras.
141 Implementación Facturación Electrónica
6.8.4.1. Roles y responsabilidades de las adquisiciones
Al gerente del proyecto se han asignado el rol y la responsabilidad para llevar a cabo
el proyecto, debe participar en su, planificación, ejecución, cierre y toma de decisiones
del proyecto; basándose en su experiencia aportara el conocimiento en todos los
procesos durante el ciclo de vida del proyecto, garantizando su éxito. Para llevar a cabo
este proceso debe realizar el documento donde se especifique cada uno de los
entregables por cada paquete de trabajo o fase, como la selección del proveedor,
levantamiento información infraestructura actual, desembolso de anticipo, diseño final a
implementar, aprobación de diseño, selección equipos tecnológicos compra equipos,
instalación redes eléctricas voz y datos, pruebas de funcionamiento y entrega, montaje
software, trámites ante la Dian, entrega preliminares, configuración y parametrización
funcional, diseño y desarrollo, prueba funcional, prueba funcional conjunta, capacitación,
estabilización del software, según se disponga con las características de los mismos
para su validación cuantitativa de esta manera controlara y monitorea el estado del
alcance del proyecto, hará reuniones en las cuales se dialogue acerca de las diferentes
actividades que se realizaran como la digitalización y puesta en marcha del nuevo
software.
El Área de compras como función logística, encargada de suministrar, el material
necesario para su ejecución, ahorrando costos, tiempo asegurando y garantizando la
calidad en todos los productos que se obtienen, para lograrlo hace procesos de
vigilancia, búsqueda, identificación, selección, evaluación y seguimiento de los procesos
idóneos para el desarrollo de cada una de las actividades, como la selección y compra
de equipos tecnológicos en cuanto a lograr que las compras se hagan de una forma
óptima, siguiendo las políticas y lineamientos para las adquisiciones en Permoda, de este
modo cumplir con sus criterios de costo y servicio establecidos. Igualmente se muestra
en el tabla No. 35 los roles y responsabilidades que tiene los interesados en las
adquisiciones.
142 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 35. Roles y responsabilidades de las adquisiciones
ROL RESPONSABILIDAD ADQUISICIONES
Patrocinador
El Sponsor del Proyecto es la persona que defienden el proyecto y obtienen recursos para su ejecución, de igual modo autoriza y aprueba el presupuesto, en la elaboración de un buen plan de adquisiciones
Departamento de compras y Jurídico
En el plan de adquisiciones se debe precisar el objeto de la licitación, plazo de ejecución, presupuesto oficial estimado, régimen jurídico aplicable, apertura de la licitación, consulta y venta de pliegos de condiciones, valor de los entregables, reuniones para precisar el contenido y el alcance de los documentos, cierre de la licitación, requisitos para participar, costo de preparación y elaboración de la propuesta interventor. Los documentos y aclaraciones y modificaciones de la licitación
Gerente de Proyecto
Garantizar la ejecución del plan de adquisiciones de acuerdo con el tiempo, costo y alcance. Fija los lineamientos a seguir en el desarrollo del plan de adquisidores, coordinando las actividades con los miembros del proyecto e identificación temprana de los riesgos así como en el cumplimento de los entregables y/o informes de avance en esta primera etapa de planificación.
Director Tecnología
Infraestructura
Solicita la información requerida, personal especializado y los recursos físicos adecuados para llevar acabo la integración de las plataformas tecnológicas.
Jefe de Aplicaciones
Estable los lineamientos para el desarrollo de las tareas del personal especializado.
Jefe de Impuestos
Autoriza cumplimiento técnico de los aspectos financieros, para Legalizar la información tributaria final dado por la implementación de facturación electrónica.
Jefe Jurídica
Da a conocer la información jurídica final, dado por la implementación de facturación electrónica, debe ser tenida en los documentos de adquisición de durante el ciclo de vida del proyecto.
Jefe de Proyectos PMO
En la etapa de adquisiciones del proyecto se rige por la metodología del Pmbok con el fin de apoyar metodológicamente en su ejecución y todas sus etapas “inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre” Hace un plan de estratégico con el fin de mantener informado al patrocinador de los avances del proyecto.
Representante del Proveedor
Da a conocer su compromiso en el cumplimiento del alcance del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
143 Implementación Facturación Electrónica
6.9. Plan de gestión de interesados
En el proyecto “implementación factura electrónica” es importante gestionar la
identificación de los interesados y de los grupos externos que harán parte del proyecto,
y a su vez poder establecer el seguimiento de cada uno garantizando el éxito del mismo.
El objetivo del plan de los interesados del proyecto es trabajar para definir las
necesidades, procesos y parámetros; abordando y solucionando los incidentes de
manera oportuna y promoviendo niveles de compromiso según grado de responsabilidad
a lo largo del proyecto.
El alcance del plan de los interesados busca encontrar e identificar el equilibrio entre
los distintos intereses, organización y clientes, encontrando el punto óptimo que
satisfaga a todos los actores, frente a la implantación de la facturación electrónica en
Permoda, a través los procesos, parámetros, métricas, formatos y requerimientos
necesarios para el proyecto.
Identificación y categorización de interesados
Para poder identificar los interesados en el proyecto “implementación facturación
electrónica”, se realizara una identificación preliminar, donde el gerente de proyectos en
conjunto con el patrocinador elaborara un listado de las personas involucradas que
forman parte de la compañía y personas externas. Con esta selección se realizara la
matriz de poder e interés donde se establecerá en que cuadrante se ubicaran y saber
cuál es su gestión de requerimiento en el proyecto. Por lo anterior se describe la gestión
de interesados del proyecto en los siguientes procesos:
Identificar los interesados del proyecto.
Planificar el involucramiento de interesados.
Gestionar el involucramiento de los interesados.
144 Implementación Facturación Electrónica
Monitorear el involucramiento de los interesados.
Para la identificación de los interesados en el proyecto de implementación de
facturación electrónica en Permoda se realizan las siguientes actividades:
Identificación preliminar
El director de proyectos es el encargado de realizar el listado preliminar de todas la
personas involucradas en el proyecto de la implementación de la facturación electrónica
y para esto se debe apoyar en el líder del departamento de sistemas, ya que el proyecto
tiene un componente muy fuerte con desarrollo de información tecnológica.
Después de haber realizado el listado preliminar, se procede a realizar la matriz de
poder interés, donde se puede apreciar cada uno de estos involucrados y la importancia
que cada uno de ellos tiene en cuando al poder de decisión y el interés por el proyecto.
Es importante tener presente que cada profesional, el cual hace parte del proyecto de
facturación electrónica, tiene una perspectiva diferente en el rol que desempeñan durante
el ciclo del proyecto.
Entrevistas Individuales
Después de realizada la matriz de poder interés puede observarse claramente en que
cuadrante se ubica cada uno de los interesados y el 89% de estos se encuentran dentro
del cuadrante de gestionarlos cercanamente, excepto el representante del proveedor, el
cual se encuentra dentro del cuadrante de mantenerlos satisfechos.
Es importante que estas entrevistas que se tienen con cada uno de los involucrados
del proyecto de facturación electrónica se revisen temas como claridad en el objetivo,
alcance del proyecto, expectativa del proyecto, requerimientos del proyecto y lo más
importante el interés que cada uno muestra sobre el desarrollo del proyecto.
Entrevistas grupales
Se deben realizar entrevistas grupales con el fin de conocer entre todos los
involucrados los puntos de vista que tiene cada uno sobre el proyecto y ante todo lograr
que todos se encuentren sintonizados en el objetivo y alcance del proyecto, generando
145 Implementación Facturación Electrónica
de esta manera compromiso y confianza en el desarrollo de todas las actividades a
ejecutar desde el inicio hasta el fin del proyecto.
Categorización de interesados
Luego de obtener el listado de todos los involucrados en el proyecto de
implementación electrónica de Permoda y con los resultados de las entrevistas, se
realiza el registro de interesados con la siguiente información: nombre de involucrado,
clasificación en la matriz poder interés y categoría.
Dentro de categoría se tienen las siguientes:
Aliado: Significa que dicho interesado apoya el proyecto y que será un aliado
dentro de toda la ejecución del mismo.
Indeciso: Significa que en las entrevistas no se pudo identificar que tan de acuerdo
o no esta con el proyecto, por lo tanto pude desarrollar algún tipo de inconformidad
durante el desarrollo del proyecto.
Inconforme Activo: Significa que se encuentra en completo desacuerdo y siempre
ira en contra del desarrollo del proyecto. Genera ruido a los demás involucrados.
Inconforme Pasivo: Significa que no está en total acuerdo con el proyecto, pero
no lo hace público, por tanto es genera ruido silenciosamente y es muy difícil de
detectar cuando esto acurre.
Neutral: Significa que en algunos puntos del proyecto está de acuerdo y en otros
no, por lo tanto puede ser influenciado fácilmente, durante el desarrollo del
proyecto.
Matriz de interesados (poder-influencia, poder-impacto)
Es importante gestionar el involucramiento de los interesados, ya que ellos deben
estar informados y participar en cada uno de las actividades encaminadas al
cumplimento de del ciclo de vida del proyecto.
146 Implementación Facturación Electrónica
De acuerdo a su nivel de participación o involucramiento en Permoda tenemos los
siguientes grupos:
Los primeros son los más afectados por el proyecto que son nuestros clientes,
proveedores.
El segundo grupo está compuesto por personas que intentan solucionar el
problema como Permoda, Dian, Dispapeles.
La tercera categoría incluye al grupo de técnicos y personal de servicios
generales, son personas que ayudan a resolver el problema, pero no conocen
por completo el rol, o no conocen siquiera que el problema existente.
Con su conocimiento los involucrados ayudan a comprender detalladamente ciertos
problemas que se presentan al inicio del proyecto. Como la aceptación por parte de los
clientes y proveedores el nuevo sistema para facturar, además considerando las ventajas
y las desventajas de diferentes enfoques de la transición al sistema electrónico.
Siendo parte de las empresas que están encaminadas a la implementación de la
facturación electrónica en nuestro país, Permoda y nuestros involucrados se sienten
triunfadores ya que están comprometidos desde el inicio del proyecto manteniéndolos
al corriente del progreso y la toma de decisiones, ellos estarán de acuerdo con lo que
se estará logrando para que otros sigan el ejemplo.
Es importante tener presente que cada profesional, el cual hace parte del proyecto de
facturación electrónica, tiene una perspectiva diferente en el rol que desempeñan durante
el ciclo del proyecto. Ver figura No.20.
147 Implementación Facturación Electrónica
Figura 20. Matriz poder-interés. Fuente: Elaboración propia
Matriz dependencia influencia
Esta matriz presenta una variación de la matriz interés-poder, tomando en cuenta el
nivel que tiene el patrocinador, puesto que el patrocinador y el director del proyecto no
puede ocuparse absolutamente de todas las actividades de la implementación de la
facturación electrónica de Permoda. Por lo tanto, se debe recurrir a técnicas que permitan
al director del proyecto, establecer puntos sobre los cuales deberá centrar su atención y
de esta manera poder controlar aspectos claves para optimizar el desempeño.
La técnica empleada para controlar dichos aspectos claves se llama matriz
dependencia influencia, con la cual se logra un análisis de variables interrelacionada y
no aislada, conformado un sistema entre sí, con la posibilidad de determinar los niveles
de influencia y dependencia que se construyen por interacción de cada una de las
variables.
Para elaborar la matriz de dependencia influencia para el proyecto facturación
electrónica de Permoda, se determinaron las siguientes cinco variables:
Sanción de la DIAN (A)
Incumplimiento legislación (B)
Involucrados
A. Patrocinador 5
B. Director de Proyectos
C. Director Tecnologia Infraestructura MANTENERLOS
D. Jefe de Aplicaciones 4 MANTENERLOS GESTIONARLOS
E. Jefe de Impuestos SATISFECHOS CERCANAMENTE
F. Jefe Juridica
G. Especialista Tecnologia Infraestructura INTERES 3
H. Jefe de Proyectos PMO
I. Representante del Proveedor
2 MANTENERLOS
NOTIFICARLES INFORMADOS
1
1 2 3 4 5
PODER
AB
C
D E FG
HI
148 Implementación Facturación Electrónica
Poco avance del proyecto (C)
Funcionamiento plataforma (D)
Cumplimiento con lo contratado (E)
Es importante determinar la escala que permita medir la influencia de cada variable
sobre las demás variables. Para lo cual fueron determinadas de la siguiente manera para
el proyecto implementación de la facturación electrónica de Permoda ver tabla No. 36
Tabla 36. Escala medición influencia de variables
Nivel de Influencia Calificación
Alto 3
Medio 2
Bajo 1
Nulo 0
Fuente: Elaboración propia
Se estableció la calificación de influencia para cada una de las variables en relación
con las otras. Obteniendo como resultado la siguiente matriz, donde se puede observar
claramente los totales de los niveles de influencia y los niveles de dependencia.
Tabla 37. Matriz dependencia-influencia
Fuente: Elaboración propia
Sancion de la DIANIncumplimiento
legislacion
Poco avance en el
proyecto
Funcionamiento
plataforma
Cumplimiento con
lo contratadoTOTAL
Sancion de la DIAN 3 0 0 0 3
Incumplimiento legislacion 3 1 0 0 4
Poco avance en el proyecto 2 2 1 0 5
Funcionamiento plataforma 2 2 2 3 9
Cumplimiento con lo contratado 3 3 1 0 7
TOTAL 10 10 4 1 3 28
VARIABLES
INFLUENCIA
DEP
END
ENC
IA
149 Implementación Facturación Electrónica
Los resultados obtenidos en la tabla anterior son de gran importancia, ya que estos son
usados para construir el grafico donde se ubican cada una de las variables y de esta
manera establecer en cuál de los diferentes cuadrantes se sitúa cada una. En la figura
No. 21 mostrada a continuación se observa la ubicación de cada una de las variables
en mención.
Figura 21. Plano de influencia-dependencia. Fuente: Elaboración propia
Se puede observar que las variables E y D, son variables que tienen alta influencia y
baja dependencia, es decir son variables que condicionan el aspecto que se está
analizando, lo cual las hace de gran manejo para efectos de modificaciones, para alterar
en gran medida el proceso o problema.
Las variables A y B, son variables que por ser altamente dependientes y de bajo
influencia, están sujetas a lo que ocurra con otras variables para determinar su
comportamiento.
La variable C, es una variable que no depende ni tampoco influyen sobre otras, por lo
tanto no afectan el proceso o problema analizado en gran medida.
12
11 PODER CONFLICTO
10 D
9
8 E
7
6
5 C B
4 A
3
2 AUTONOMIA RESULTADOS
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
DEPENDENCIA
INFL
UEN
CIA
150 Implementación Facturación Electrónica
Matriz de temas y respuestas
En el proyecto de implementación de facturación electrónica para la matriz de temas
y respuestas se debe reunir la información y elaborar un plan de acción teniendo en
cuenta los objetivos de los interesados conocerlos y establecer los límites de acción.
Para poder dar respuesta a las preguntas se debe clasificar los temas mediante los
siguientes parámetros:
Exploratoria: Relación con los interesados cuando se presentan oportunidades
o desafíos, se trata de explorar y aprender sobre el tema.
En desarrollo: Establecer procesos de buena calidad, enfocados al diseño y a
las necesidades de los interesados, el impacto de estas en procesos de
decisión no son claros y sin objetivos de desempeño definidos.
Integrada: Los procesos de alta calidad mantienen el proceso para toma de
decisiones.
Estratégica: Las relaciones de alta calidad forman parte del proceso de gestión
y políticas. Los temas se tratan en profundidad, a menudo para con los objetivos
de lograr cambios integrales.
De acuerdo a la respuesta de la organización se puede evaluar de acuerdo a la
matriz de respuesta en la tabla No.36
151 Implementación Facturación Electrónica
Tabla 38. Roles y responsabilidades de las adquisiciones
Parámetro Latente Emergente En Consolidación Institucionalizado
Estratégico Políticas de normativas
Promover el proyecto
Integral
Trabajo de calidad en facturación y manejo de información
En desarrollo
Exploratorio
Desarrollar en planes de capacitación de la norma de la Dian
Integrar la normativa de cumplimiento con parámetros contables, jurídicos y tecnológicos.
Riesgo de multa
Fuente: Elaboración propia
Es importante monitorear a través de las reuniones semanales donde se valida el
cumplimento de los compromisos, verificando el plan real de lo ejecutado contra el
planeado, con el cual se alimentará el informe de desempeño y se actualiza la matriz de
involucrados con la cual permitirá brindar una respuesta acertada y óptima. Ver anexo
K. Matriz de interesados.
Formato para la resolución de conflictos y gestión de expectativas
Para llevar a cabo el buen desempeño de los interesados del proyecto de
implementación de facturación electrónica en Permoda, se debe dar importancia a las
necesidades de cada uno de las stakeholders para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos y de esta manera puedan hacerlos con calidad, estando en cabeza
152 Implementación Facturación Electrónica
del patrocinador y el gerente del proyecto estando muy atentos a cualquier problema
que pueda afectar el cumplimiento de las expectativas. Ver tabla No. 36
Tabla 39. Formato para la resolución de conflictos y gestión de expectativas
Fuente: Elaboración propia
153 Implementación Facturación Electrónica
Conclusiones
Se esta llevando a cabo la realización de la implementación de la facturación
electrónica en Permoda, con una avance del 95% para evitar sanciones por parte
de la DIAN y dar cumplimiento al decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015.
Después de realizada la evaluación de todos los proveedores autorizados por la
DIAN, se escogió a Dispápeles como proveedor para realizar la implementación
electrónica en Permoda.
Después de realizar el levantamiento de información actual de Permoda, se
realizo diseño y adecuaciones de infraestructura tecnológica incluyendo la compra
de equipos necesarios para poder realizar la implementación de facturación
electrónica en Permoda.
154 Implementación Facturación Electrónica
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
Project Management Institute, Inc. Guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos (Guía del PMBOK). Cap. 1,2. Quinta Edición.
Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento, y la evaluación
de proyectos y programas, Edgar Ortegón, Juan Francisco Pacheco, Adriana
Prieto; 2005 Pág. 69 a la 90
Link: https://www.youtube.com/watch?v=gHhGAIo_zsc
Link: https://Facturacióneletronicacolombia
Link:https://www.ccce.org.co/noticias/empresas-autorizadas-por-la-dian-para-
emitir-factura-electronica
Administración de proyectos, Pablo LLedó, Cap. 5. Sexta Edición.
Link: https://blogs.iadb.org/abierto-al-publico/2015/01/15/como-documentar-
lecciones-aprendidas/
Link:https://dgsei.edomex.gob.mx/sites/dgsei.../F003_4_07(Lecciones%20Apren
didas)(1).docx
Link:https://www.dinero.com/edicion-impresa/negocios/articulo/la-facturacion-
electronica-impacta-la-productividad/252151
155 Implementación Facturación Electrónica
ANEXOS
Anexo A. Tabla Análisis PESTLE
COMPONENTE FACTOR
DESCRIPCIÓN DEL FACTOR
EN EL ENTORNO DEL
PROYECTO
FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA DESCRIBA COMO INCIDE
EN EL PROYECTO I P Im C Cr Mn N I P Mp
Político
Políticas que regulen el
sector en el que se
desarrolla el proyecto
El gobierno expidió una
resolución donde obliga a
todas las empresas a realizar
la facturación electrónica a
partir del próximo año.
X X
Se elimina la factura física
con lo cual se reduce el
consumo de papel.
X X
La DIAN va a tener la
información de ventas e
impuestos del grupo
Permoda de primera
mano. Por lo tanto se
agiliza los reportes
tributarios.
X X
El proyecto debe estar
implementado en la
fecha estipulada por el
gobierno.
X X X
El no cumplimiento de la
resolución puede
acarrear multas para la
empresa.
Expectativas de la
comunidad
En la actualidad todos los
clientes y proveedores
manejan la factura física.
Después de la
implementación solo se
X X
Algunos clientes no
poseen correo
electrónico para recibir la
factura electrónica, por lo
tanto se deberá entregar
factura física.
156 Implementación Facturación Electrónica
manejara la facturación
electrónica.
X X X X
Los proveedores también
deberán expedir factura
electrónica y esta debe
ser recibida por el grupo
Permoda.
X X X X
Los reportes de cruces de
ventas a clientes y
compra a proveedores
estarán ligados
directamente con la
DIAN.
Formas de
organizaciones
existentes.
En la actualidad existen
empresas autorizadas por la
DIAN para hacer la
implementación de
facturación electrónica.
X X X
Es necesario contactar las
empresas autorizadas
por la DIAN para llevar a
cabo la implementación
de facturación
electrónica, ya que no es
posible realizarlo con
cualquier empresa.
Económico
Volúmenes flujos e
infraestructura de
producción.
Actualmente el grupo
Permoda tiene volúmenes
de facturación muy altos a
nivel nacional.
X X X X X
Se agilizara el proceso de
facturación y reportes
ante la DIAN.
X X X X X
Se debe ser muy precioso
en la implementación ya
que cualquier error
podría generar un
colapso en la compañía
Estructura de la
propiedad.
Esta implementación será
realizada en las instalaciones
de la sede principal
X X X X
Se debe evaluar el
cambio del software
contable que
actualmente maneja la
compañía. Si requiere
157 Implementación Facturación Electrónica
cambio, se genera un
costo en la compra de un
nuevo software que sea
compatible con la
facturación electrónica.
X X X
Se requiere
modificaciones de obras
civiles en la
infraestructura que
actualmente presenta la
sede principal principal.
Tecnológico Tecnología disponible
Actualmente Permoda
cuenta con software y
terminales para facturación
física
X X
Permoda cuenta con
software de contable
para realizar su
facturación y generar
reportes. Se debe tratar
de usar el mismo
software con una
interface de conexión
para la nueva facturación
electrónica y así no
incurrir en sobrecostos
con la compra de un
nuevo software contable.
X X
Todos los puntos de
venta a nivel nacional
cuentan con terminales
para realizar facturación
física. Se debe tratar de
usar esos mismos
equipos para no incurrir
en costos adicionales y en
158 Implementación Facturación Electrónica
contaminación al medio
ambiente con el cambio.
Posibilidad para cambiar el
software y equipos actuales
de facturación
X X X
Se debe determinar si el
software actual soporta
los cambios para realizar
la facturación electrónica
y no incurrir en costos por
cambios de software.
X X X
Se debe determinar si los
equipos actuales
soportan el nuevo
software para realizar la
facturación electrónica y
no incurrir en costos por
cambios de equipos.
Redes de conexión
Actualmente permoda
cuenta con redes de
conexión para todas las
tiendas a nivel nacional
X X
No se requiere hacer
cambios de las redes
actuales en las tiendas a
nivel nacional.
Ajustes a redes actuales que
soporten la nueva
infraestructura tecnológica
X X
Se debe realizar cambios
en las redes de conexión
en la sede principal para
instalar el nuevo servidor.
Centros de innovación
o redes de trabajo
Optimización de espacio en
el centro informático X X X
Realizar un nuevo diseño
en el centro informático
para los nuevos equipos
que soportaran la
implementación de
facturación electrónica.
159 Implementación Facturación Electrónica
Legal
Legislación en proceso
o proyecciones que
podrían afectar el
proyecto
Entrada en vigencia de
requisitos legales que no se
han contemplado desde el
inicio del proyecto
X X
La entrada en vigencia de
nuevos requisitos legales
que apliquen al proyecto
y que no se hayan
contemplado desde el
inicio dentro del alcance,
puede generar retrasos y
sobrecostos. Por lo
anterior será necesario
gestionar este riesgo.
Ambiental
Clima Control de temperatura en el
centro informático X X
Se debe controlar la
temperatura en el centro
informático y para esto se
deben instalar equipos de
aire acondicionado para
mantener una baja
temperatura y de esta
manera evitar
recalentamiento en el
servidor.
Contaminación
Cambio de equipos X X
El cambio de equipos
genera contaminación.
Se debe tener presente la
disposición final de
dichos equipos.
Remodelación de centro
informático X X
La obra civil generada por
la remodelación del
centro informático
genera escombros y
contaminación al medio
ambiente, por lo tanto se
debe tener presente toda
160 Implementación Facturación Electrónica
la disposición final de
escombros.
Amenazas naturales
Inundaciones
De acuerdo con el mapa de
amenazas por inundación en
Bogotá, la localidad de
Fontibón presenta
susceptibilidad a riesgo de
inundación.
X X
Una inundación podría
afectar el desarrollo del
proyecto retrasando su
programación, afectando
al personal e incluso
variando en alguna
medida los costos.
Amenazas naturales
sismo
De acuerdo con el mapa de
amenazas del departamento
de Cundinamarca, Bogotá se
encuentra en una zona de
amenaza sísmica intermedia
X X
Un sismo dependiendo
de su intensidad, podría
afectar el desarrollo del
proyecto retrasando su
programación, afectando
al personal e incluso
variando en alguna
medida los costos.
Fases de Análisis Nivel de Incidencia
I: Iniciación Mn: Muy negativo
P: Planificación N: Negativo
Im: Implementación I: Indiferente
C: Control P: Positivo
Cr: Cierre Mp: Muy positivo
Fuente: Elaboración propia
161 Implementación Facturación Electrónica
Anexo B Matriz Sostenibilidad P5
Integradores del
P5 Indicadores
Categorías de
sostenibilidad
Sub
Categorías
Elemento
s Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Total
Acciones de
mejora/respuesta
Pro
du
cto
Ob
jeti
vos
y m
etas
Vid
a ú
til d
el
pro
du
cto
Serv
icio
po
sven
ta
del
pro
du
cto
Ret
orn
o d
e la
inve
rsió
n
Ben
efic
ios
fin
anci
ero
s
dir
ecto
s
0
El proyecto no genera
ganancia en la
planeación.
-2
Reducción de
consumo de papel
para siempre.
-2 No Aplica
Pro
ceso
Imp
acto
s
Mad
ure
z d
el
pro
ceso
Efic
ien
cia
y
esta
bili
dad
del
pro
ceso
Val
or
pre
sen
te n
eto
0
El proyecto no genera
ganancia en la
planeación.
0
No hay ventas
sobre el servicio,
por lo tanto no
hay utilidades.
0 No Aplica
Agi
lidad
del
neg
oci
o
Flex
ibili
dad
/Op
ció
n
en e
l pro
yect
o
0
En la planeación no se
tiene ningún impacto
ambiental
-3
Se reduce
notablemente el
impacto
ambiental por
reducción de
consumo de papel
-3 No Aplica
Sost
enib
ilid
ad
eco
nó
mic
a
Flex
ibili
dad
cre
cien
te
del
neg
oci
o
-3
La empresa bebe
acogerse a la norma
expedida por la DIAN.
Para evitar sanciones.
-3
Se puede seguir
expidiendo la
factura física si un
cliente la desea
así.
-3 No Aplica
162 Implementación Facturación Electrónica
Esti
mu
laci
ón
eco
nó
mic
a
Imp
acto
loca
l eco
nó
mic
o
-3
Se genera empleo a
cualquiera de las
empresas que están
autorizadas por la
DIAN para realizar
esta implementación.
-3
Se generar
ingresos
económicos para
la empresa que
está llevando la
facturación
electrónica de la
empresa, ya que
estos cobran un
valor por unidad.
-3 No Aplica
Ben
efic
ios
ind
irec
tos
0
El proyecto no genera
beneficio indirecto en
la etapa de
planeación.
-3
La DIAN va a tener
la información de
primera mano,
generando un
recaudo tributario
más eficiente.
-3 No Aplica
Tran
spo
rte
Pro
veed
ore
s lo
cale
s
-3
Todos los proveedores
a los cuales se les
invita a cotizar en la
etapa de planeación
son locales y cumplen
los requisitos exigidos
por la DIAN.
-3
Los proveedores
que ofrecen el
servicio son
locales y usaran
equipos
importados de
excelente calidad.
-3 No Aplica
Co
mu
nic
ació
n d
igit
al
-3
La comunicación
interna y externa se
hace mediante el cuso
del correo electrónico
en la planeación.
-3
La comunicación
interna y externa
se hace mediante
el uso del correo
electrónico
después de
montado el
proyecto.
-3 No Aplica
163 Implementación Facturación Electrónica
Via
jes
-3
No es necesario
realizar
desplazamientos en la
planeación ya esto se
hará desde la sede
principal.
-3
No es necesario
realizar
desplazamientos
en la ejecución ya
esto se hará desde
la sede principal y
se replica
remotamente a
todos las tiendas a
nivel nacional.
-3 No Aplica
Sost
enib
ilid
ad A
mb
ien
tal
Tran
spo
rte
-3
Los transportes son
mínimos ya que se
requieren de equipos
de tamaño pequeño.
-3
No es necesario
trasportes en la
ejecución puesto
que la ejecución
se hará desde la
sede principal y se
replica
remotamente a
todos las tiendas a
nivel nacional.
-3 No Aplica
Ener
gía
Ener
gía
usa
da
0
En la planeación se
requiere la misma
energía que
actualmente la
compañía usa para su
funcionamiento
0
En la
implementación
se requiere la
misma cantidad
de energía que la
compañía usa
para operar
normalmente.
0 No Aplica
164 Implementación Facturación Electrónica
Emis
ion
es /
CO
2 p
or
la e
ner
gía
usa
da 0
En la planeación se
emite la misma
cantidad de CO2 ya
que está usando la
misma energía que
actualmente la
compañía usa para su
funcionamiento
0
En la
implementación
se emite la misma
cantidad CO2
debido a que la
energía usada es
la misma que
actualmente se
usa para operar.
0 No Aplica
Ret
orn
o d
e en
ergí
a
limp
ia
-3
En la etapa de
planeación se usa
energía proveniente
de hidroeléctricas.
-3
En la etapa de
ejecución se usa
energía
proveniente de
hidroeléctricas.
-3 No Aplica
Res
idu
os
Rec
icla
je
-3
En la etapa de
planeación se recicla
todo el papel
proveniente de la
impresión
documentos y planos.
-3
En la ejecución del
proyecto se
reciclara todo el
papel y material
sobrante.
-3 No Aplica
Dis
po
sici
ón
fin
al
0
Para la etapa de
planeación se
trabajaran con
equipos que servirán
para la ejecución del
proyecto.
+3
Debido a que este
proyecto es de
alta tecnología se
ve obligado a la
renovación de
equipos
constantemente.
+3
Se debe contactar
a una empresa
dedicada a la
disposición final
de equipos
electrónicos y
baterías, ya que
estos generar gran
contaminación al
medio ambiente.
165 Implementación Facturación Electrónica
Reu
sab
ilid
ad
0
Los equipos pueden
ser reutilizados en la
ejecución del
proyecto.
+3
No se pueden
reusar equipos
constantemente
debido a que cada
día los
requerimientos de
software hacen
que estos sean
obsoletos después
de determinado
tiempo.
+3
Los equipos que
sean renovados
deben ser llevar a
otras tiendas o la
sede principal
para reducir la
compra de nuevos
equipos.
Ener
gía
inco
rpo
rad
a
-3
Durante la etapa de
planeación toda la
energía será
proveniente de
hidroeléctricas,
devolviendo el agua
usada al cauce
natural.
-3
Durante la etapa
de ejecución toda
la energía será
proveniente de
hidroeléctricas,
devolviendo el
agua usada al
cauce natural.
-3 No Aplica
Res
idu
os
+1
Los residuos
generados en la etapa
de planeación están
determinados por el
papel.
+1
Los residuos
generados en la
ejecución, son
provenientes de la
obra civil
generada para la
ampliación o
modificación del
centro de
cómputo.
+2
Los residuos
generados por las
obras civiles
deberán ser
enviados a una
escombrera que
cuente con la
respectiva licencia
de
funcionamiento.
166 Implementación Facturación Electrónica
Agu
a
Cal
idad
del
agu
a
No Aplica No Aplica No
Aplica No Aplica
No
Aplica No Aplica
Co
nsu
mo
del
agu
a
No Aplica No Aplica No
Aplica No Aplica
No
Aplica No Aplica
Prá
ctic
as la
bo
rale
s y
trab
ajo
dec
en
te
Emp
leo
-2
Se genera empleo
durante la etapa de
planeación a
profesionales de
diferentes áreas.
-2
En la ejecución del
proyecto se
incrementa el
número de
empleados los
cuales serán
participes hasta la
etapa final.
-3 No Aplica
Rel
acio
nes
lab
ora
les
-2
Gran participación del
comité directivo de la
compañía con los
responsables del
proyecto para poder
llevar a cabo una
buena planificación.
-3
La participación
en la ejecución
será con todos los
involucrados del
proyecto, para
poder terminarlo
con éxito.
-3 No Aplica
167 Implementación Facturación Electrónica
Salu
d y
seg
uri
dad
-1
Se debe generar un
plan de salud y
seguridad en la etapa
de planificación del
proyecto para
trasmitirlo a todos los
involucrados.
-1
Después de
realizar el plan de
salud y seguridad
se debe poner en
marcha en la
etapa de
ejecución del
proyecto.
-2 No Aplica
Edu
caci
ón
y c
apac
itac
ión
0
En la etapa de
planificación no se
requiere capacitación
al personal.
-3
Durante la
ejecución del
proyecto se
deberá capacitar
al todo el personal
para el manejo del
funcionamiento
de la facturación
electrónica.
-3 No Aplica
Ap
ren
diz
aje
org
aniz
acio
nal
-1
En la etapa de
planificación se deben
conocer las políticas
de la compañía para
que el proyecto este
enmarcado dentro de
los lineamientos de
esta.
-2
Se plantean
reuniones de
seguimiento en el
avance de la
ejecución del
proyecto para que
todo el personal
se retroalimente
del estado.
-3 No Aplica
168 Implementación Facturación Electrónica
Sost
enib
ilid
ad s
oci
al
Div
ersi
dad
e ig
ual
dad
de
op
ort
un
idad
es
-1
Se realizara
planeación de
oportunidades de
crecimiento laboral
para todos los
integrantes del
proyecto.
-2
Durante la
ejecución serán
promovidos
aquellos
involucrados que
obtengan un
desempeño
sobresaliente,
siempre y cuando
se presente la
oportunidad.
-3 No Aplica
Der
ech
os
hu
man
os
No
dis
crim
inac
ión
0
Durante la etapa de
planeación podrán
participar cualquier
individuo sin importar
su raza, etnia o color.
0
Durante la etapa
de ejecución
podrán participar
cualquier
individuo sin
importar su raza,
etnia o color.
0 No Aplica
Lib
re a
soci
ació
n
0
En la planeación solo
participara un
pequeño grupo el cual
estará asociado por el
comité directivo.
0
Los involucrados
en la ejecución del
proyecto deberán
respetar las
asociaciones de
los equipos de
trabajo propuesto
por el director.
0 No Aplica
Trabajo
infantil No Aplica No Aplica
No
Aplica No Aplica
No
Aplica No Aplica
169 Implementación Facturación Electrónica
Trab
ajo
fo
rzo
so y
ob
ligat
ori
o
0
Para esta etapa no se
requiere realizar
trabajos forzosos.
-3
Durante la
ejecución nadie
podrá ser obligado
a realizar trabajo
forzoso en contra
de su voluntad.
-3 No Aplica
Soci
edad
y c
on
sum
ido
res
Ap
oyo
de
la
com
un
idad
No Aplica No Aplica No
Aplica No Aplica
No
Aplica No Aplica
Po
lític
as p
úb
licas
/ cu
mp
limie
nto
-3
Este elemento es la
razón de ser del
proyecto, ya el
objetivo principal es
cumplir con la norma
expedida por la DIAN,
la cual estipulo un
plazo máximo.
-3
Se debe cumplir
con los
requerimientos
exigidos con por la
DIAN para la
expedición de la
factura
electrónica a
todos sus clientes
a nivel nacional.
-3 No Aplica
Salu
d y
seg
uri
dad
de
l
con
sum
ido
r
-3
Se debe planear la
manera de
recolección de
información de los
clientes y a su vez
garantizar
confidencialidad en el
manejo de estos.
-2
Es importante
cumplir con el
manejo de datos
de clientes en el
momento de
generar una
factura
electrónica.
-3 No Aplica
170 Implementación Facturación Electrónica
Etiq
uet
as d
e
pro
du
cto
s y
serv
icio
s
No Aplica No Aplica No
Aplica No Aplica
No
Aplica No Aplica
Mer
cad
eo y
pu
blic
idad
-3
Se debe realizar la
planeación de la
forma de notificar al
cliente y la aceptación
de la factura
electrónica por parte
de este.
-3
Al momento de
emitir una factura
electrónica el
cliente deberá ser
notificado y esta
así vez deberá
aceptar la factura.
-3 No Aplica
Pri
vaci
dad
del
co
nsu
mid
or
-3
Se debe llevar a cabo
la planeación del
desarrollo del manejo
de datos de los
clientes y proveedores
para no incurrir en
sanciones por parte
de la SIC.
-3
Se debe dar
manejo adecuado
a los datos de los
clientes y
proveedores para
así dar
cumplimiento con
la reglamentación
por parte de la SIC
-3 No Aplica
171 Implementación Facturación Electrónica
Co
mp
ort
amie
nto
éti
co
Prá
ctic
as d
e in
vers
ión
y a
bas
teci
mie
nto
-3
En esta etapa se
escoge el proveedor
para la
implementación de la
facturación
electrónica, por lo
tanto dicho proveedor
deberá cumplir con
toda la experiencia e
infraestructura
adecuada para poder
ejecutar el proyecto.
-3
Todas las compras
de suministro de
equipos deberán
ser transparente,
garantizando la
mejor compra en
cuanto a calidad,
especificación y
precio.
-3 No Aplica
Sob
orn
o y
co
rru
pci
ón
-3
Aceptar un soborno
por parte de los
proveedores para la
implementación de la
facturación
electrónica puede
implicar una mala
decisión por lo tanto
se deberá ser
transparente en la
contratación.
-3
Aceptar un
soborno por parte
de los
proveedores de
equipos
electrónicas en el
desarrollo del
proyecto puede
implicar una mala
decisión por lo
tanto se deberá
ser transparente
en las compras.
-3 No Aplica
Co
mp
ort
amie
nto
an
ti
étic
o
No Aplica No Aplica No
Aplica No Aplica
No
Aplica No Aplica
TOTAL -51 -61 -65
172 Implementación Facturación Electrónica
Valoración
+3 Impacto negativo alto
+2 Impacto negativo medio
+1 Impacto negativo bajo
0 No aplica o Neutral
-3 Impacto positivo alto
-2 Impacto positivo medio
-1 Impacto positivo bajo
Fuente: Elaboración propia
173 Implementación Facturación Electrónica
Anexo C. Tabla Indicadores de desempeño de sostenibilidad
Nombre del Indicador Descripción Unidad de Medida Formula Periodicidad Tipología
Estrategia sociabilizada
a los colaboradores de
Permoda
Todos los colaboradores del
grupo Permoda a nivel
nacional, conocieron la
estrategia para mejorar la
gestión energética en sus
sitios de trabajo.
Porcentaje
Semestral Gestión
Tiempo controlado de
consumos de corriente
eléctrica
Las tiendas consumen
energía innecesariamente.
Se controla el uso de los
equipos, apagándolos
cuando no se requiera su
uso.
Horas/Equipo
Diario Gestión
Consumo estimado de
corriente eléctrica en
cada tienda
De acuerdo a la cantidad de
equipos que se tiene en cada
tienda se estima el consumo
promedio de estos, según los
tiempos que estos están en
funcionamiento.
kW/Equipo
Anual Gestión
Consumo identificado
de corriente de cada
equipo
Cada equipo de cómputo
tiene un consumo de
corriente para poder estimar
el consumo total de las
tiendas.
kW
Anual Gestión
Encuestas realizadas
del uso de los recursos En cada tienda se realizó
encuesta para determinar la
Porcentaje
Semestral Gestión
174 Implementación Facturación Electrónica
cantidad de recursos
utilizados.
Dispositivos definidos
e instalados para el
control de consumo
eléctrico
Se instalaron lámparas
ahorradoras de energía para
reducir el consumo eléctrico.
Porcentaje
Anual Gestión
Uso racionalizado de
recurso de aire
acondicionado
Se instaló aire acondicionado
eficiente en el data center
para mantener una
temperatura adecuada.
Horas/Equipo
Diario Gestión
Lugares establecidos
de almacenamiento de
equipos
Se recogen los equipos
obsoletos, los cuales son
reemplazados por equipos
nuevos y se almacén en los
sitios adecuados.
Cantidad
Trimestral Gestión
Equipos reutilizados
después del periodo
de uso
Los equipos que ya no son
usados se reubican en otros
puntos para prolongar su
vida útil.
Cantidad
Trimestral Gestión
Fuente: Elaboración propia
175 Implementación Facturación Electrónica
Anexo D. Matriz de requisitos ambientales
Implementación Facturación
Electrónica PERMODA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES
CÓDIGO: 05-HSEQ-03
ACTUALIZACIÓN: 0
PÁGINA: 1 de 5
VIGENTE DESDE:
FECHA DE INSPECCIÓN: Junio 30 de 2018 Elsy Pedraza - Aurora Ahmad - Ricardo Ramírez CARGO: HSEQ
JER
AR
QU
ÍA D
E LA
NO
RM
A
NÚ
MER
O/F
ECH
A
TIT
ULO
AR
TIC
ULO
APLICACIÓN ESPECIFICA PROCESO AL
QUE APLICA
EVIDENCIA DE
CUMPLIMIENTO
CUMPLE
VERIFICACIÓN PLAN DE
ACCIÓN SI NO
DEC
RET
O
357 de
1997
Medio
ambiente
escombros
Art.1,
2 y3
Por el cual se regula el manejo, transporte
y disposición final de escombros y
materiales de construcción
HSEQ N.A X
Procedimiento de manejo,
transporte y disposición final de
escombros y materiales de
construcción.
No aplica
DEC
RET
O
3102 de
1997
Medio
ambiente-
uso
Art. 2
Obligaciones de los usuarios. Hacer buen
uso del servicio de agua potable y
reemplazar aquellos equipos y sistemas
que causen fugas de aguas en las
instalaciones internas.
HSEQ
Programa de
mantenimiento de
instalaciones,
sensibilización sobre
ahorro de los
recursos
X
Se tiene un programa de
mantenimiento de equipos,
además de los muestreos
realizados al agua.
No aplica
DEC
RET
O
838 de
2005
Disposición
final de
residuos
solidos
Art.5 Disposición Final de Residuos Solidos HSEQ
Certificados de
disposición final de
los residuos
X
A nuestros proveedores se les
solicita certificados de
disposición final.
No aplica
176 Implementación Facturación Electrónica
LEY
9 de
1979
Medio
Ambiente
Art.
28
El almacenamiento de basuras deberá
hacerse en recipientes o por períodos que
impida la proliferación de insectos o
roedores y se evite la aparición de
condiciones que afecten la estética del
lugar. Para este efecto, deberán seguirse
las regulaciones indicadas en el Título IV de
la presente Ley.
HSEQ Canecas con tapa X
Todos los recipientes contienen
las características dispuestas por
ley.
No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
Art.
38,2400
de 1979
Medio
ambiente-
evacuación
de residuos
y desechos
Art.
38
Todos los desperdicios y basuras se
deberán recolectar en recipientes que
permanezcan tapados; se evitará la
recolección o acumulación de desperdicios
susceptibles de descomposición, que
puedan ser nocivos para la salud de los
trabajadores.
HSEQ
Las canecas de
disposición de
residuos tienen
características
adecuadas
X
Los recipientes que se tienen
actualmente cumplen con las
características exigidas.
No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
Art. 40,
2400 de
1979
Medio
ambiente-
evacuación
de residuos
y desechos
Art.
40
Cuando se manipulen materias orgánicas
susceptibles de descomposición o de
contener gérmenes infecciosos, se
extremarán las medidas higiénicas de
limpieza y protección del personal, y si es
factible, someter dichas materias a
desinfecciones previas.
HSEQ
Las canecas de
disposición de
residuos tienen
características
adecuadas
X
Los recipientes que se tienen
actualmente cumplen con las
características exigidas, a los
sitios de almacenamiento de
residuos de le realiza limpieza
diariamente, así mismo se
entrega al personal quien realiza
esta labor sus elementos de
protección personal.
No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
Art. 42,
2400 de
1979
Medio
ambiente-
evacuación
de residuos
y desechos
Art.
42
El suministro de aguas para uso humano y
de alimentos, el procesamiento de aguas
industriales, la disposición de aguas negras,
excretas, basuras, desperdicios y residuos
en los lugares de trabajo, deberán
efectuarse en forma que garantice la salud
y el bienestar de los trabajadores y de la
población en general.
HSEQ
Implementación al
programa de orden y
aseo, capacitación en
el mismo
X
Uno de los objetivos de la
compañía es el fomento de la
cultura del medio ambiente,
además se realizan exámenes
microbiológicos del agua para
asegurar su consumo y
distribución.
No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
2400 de
1979
Medio
ambiente-
escombros
Art.
601
Deberán removerse los escombros con
prontitud de las áreas donde se esté
efectuando una demolición.
HSEQ N.A X Informativa No aplica
177 Implementación Facturación Electrónica
RES
OLU
CIÓ
N
618/200
3
Implement
ación del
Plan de
emergencia
s y análisis
de
vulnerabilid
ad.
Art.1,
2,3 y
4
Establece los estados de contaminación
ambiental, estos estados los determina la
Secretaria de Medio Ambiente (DAMA)
HSEQ N.A X
Implementación del Plan de
emergencias y análisis de
vulnerabilidad.
No aplica
LEY
388/199
7
Certificados
uso del
suelo
Art.1
al 4
Ordenamiento Territorial Municipal y
Distrital y Planes de Ordenamiento
Territorial, reglamenta los usos del suelo.
HSEQ N.A X Certificados uso del suelo No aplica
LEY
400/199
7
Informativa
.
Art.1
a 3
Define la normatividad para construcciones
sismo resistente en Colombia. HSEQ
La edificación de la
empresa cumple con
el código de sismo
resistencia
X
La edificación de la empresa
cumple con el código de sismo
resistencia
No aplica
DEC
RET
O
456 de
2008
Plan de
gestión
ambiental
Todo
"Por el cual se reforma el Plan de Gestión
Ambiental del Distrito Capital y se dictan
otras disposiciones"
HSEQ Plan de gestión
ambiental X
Implementación del plan de
gestión ambiental No aplica
DEC
RET
O
1220
de2004
Las
actividades
de la
empresa no
requieren
licencias
ambientale
s, marco de
referencia
en caso de
comunicars
e.
Art. 1
al 6
Por el cual se reglamenta el Título VIII de la
Ley 99 de 1993 sobre licencias
ambientales. Sustituye al decreto 1180 de
2003. Regula la naturaleza, características y
modalidades de las licencias ambientales,
así como el procedimiento y términos para
su expedición.
HSEQ
procedimiento de
control a
proveedores
X Se tiene un procedimiento de
control de proveedores. No aplica
178 Implementación Facturación Electrónica
DEC
RET
O
1299 de
2008
Reglament
o del
departame
nto de
gestión
ambiental
de las
empresas
Art. 5
y 6
Por el cual se reglamenta el departamento
de gestión ambiental de las empresas a
nivel industrial y se dictan otras
disposiciones"
HSEQ Contratación de
personal Coordinador X
Se tiene implementado un
sistema de gestión ambiental. No aplica
DEC
RET
O
2501/20
07
Programa
uso
eficiente y
ahorro en
el consumo
de energía.
Art. 3 Propiciar el uso racional de energía HSEQ
Implementación del
programa de gestión
de consumo de
recursos,
capacitación y
sensibilización sobre
el uso racional de los
recursos (Energía)
X
Se tiene implementado un
sistema de ahorro de recursos,
además uno de los objetivos
corporativos de la compañía es
el fomento de la cultura hacia el
medio.
No aplica
AR
TÍC
ULO
1991
Constitució
n Política
de
Colombia,
Derechos
colectivos y
del
Ambiente
Art,79
Todas las personas tienen derecho a gozar
de un ambiente sano. La ley garantizará la
participación de la comunidad en las
decisiones que puedan afectarlo. Es deber
del Estado proteger la diversidad e
integridad del ambiente, conservar las
áreas de especial importancia ecológica y
fomentar la educación para el logro de
estos fines.
HSEQ N.A X Informativa No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
1362
Ministerio
de Medio
Ambiente
Art 1
al 5
Registro de generación de residuos por la
cual se establecen los requisitos y el
procedimiento para el Registro de
Generadores de Residuos o Desechos
Peligrosos, a que hacen referencia los
artículos 27 y 28 del Decreto 4741 del 30
de diciembre de 2005
HSEQ
Implementación del
programa de gestión
integral de residuos,
capacitación y
sensibilización en el
mismo
X
Se tiene implementado un
programa de gestión de ahorro
de recursos en donde se
contempla capacitaciones de
entorno y manejo ambiental
además se verificó la asistencia
a dicha capacitación.
No aplica
179 Implementación Facturación Electrónica
DEC
RET
O
3450 /
2008
Ministerio
de Medio
Ambiente,
Uso
racional de
energía
eléctrica.
Art 1
Todos los usuarios del servicios de energía
deben sustituir todas las fuentes de baja
eficacia lumínica
HSEQ
Implementación del
programa de
consumo de
recursos, análisis,
indicadores,
capacitaciones y
sensibilización sobre
el ahorro de los
mismos
X
Se tiene implementado un
programa de gestión de ahorro
de recursos en donde se
contempla capacitaciones de
entorno y manejo ambiental
además se verificó la asistencia
a dicha capacitación.
No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
3353 de
2001
Instituto de
Desarrollo
Urbano
Todo
ARTÍCULO PRIMERO.- El Instituto de
Desarrollo Urbano a través de la Oficina
Asesora de Gestión Ambiental (OAGA),
como mecanismo informativo conformará
el DIRECTORIO DE PROVEEDORES DE
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN Y
SERVICIOS DE DISPOSICIÓN FINAL DE
ESCOMBROS QUE CUMPLEN CON LOS
REQUISITOS AMBIENTALES Y MINEROS
ESTABLECIDOS EN LAS NORMAS VIGENTES,
cuya finalidad es hacer más ágil y eficiente
el control que ejerce el I.D.U sobre la
existencia, ejecutoria y validez de los
documentos que actualmente son
requeridos a los diferentes contratistas
para verificar la legalidad de sus
proveedores de materiales y servicios de
disposición final de escombros, la
conformación de dicho Directorio se
iniciará a partir del mes de enero de 2002.
HSEQ
Se tiene el proveedor
inscrito en el
directorio de
disposición final del
IDU y/o licencia
ambiental.
X
Se verifica en la página del IDU
que la escombrera esté en el
directorio de disposición final y
se cuenta con licencia ambiental
de material pétreo.
No Aplica
180 Implementación Facturación Electrónica
RES
OLU
CIÓ
N
2200 de
2002
Instituto de
Desarrollo
Urbano
Todo
ARTICULO 1. Modificar los literales a) y c)
del artículo segundo de la Resolución 3353
del 3 de diciembre del 2001, por medio de
la cual se fijan lineamientos para la
conformación del directorio de
proveedores de materiales de construcción
y servicios de disposición final de
escombros que cumplen con los requisitos
ambientales y mineros establecidos en las
normas vigentes, los cuales quedarán así:
a) Proveedores de agregados pétreos.
Para efectos de esta resolución se entiende
como agregados pétreos, aquellos
definidos como materiales de construcción
en el artículo 11 del código de minas,
utilizados en la producción de mezclas de
concreto hidráulico, mezclas asfálticas,
bases, sub bases y afirmados de vías y
andenes. Se entiende como proveedor
todo aquél que explote, beneficie,
transporte, distribuya o comercialice
cualquier tipo de arenas, gravas, triturados
o recebos, quien deberá anexar los
siguientes documentos para la inscripción
en el directorio:
- A falta de la licencia ambiental deberá
presentar la resolución que acoge,
aprueba, impone o viabiliza el plan de
manejo ambiental o plan de manejo y
restauración ambiental para los sitios de
explotación respectivos que suministrarán
el material.
HSEQ
Se tiene el proveedor
inscrito en el
directorio de
disposición final del
IDU y/o licencia
ambiental.
X
Se verifica inscripción del
proveedor en el directorio de
disposición final del IDU y/o
licencia ambienta
No Aplica
181 Implementación Facturación Electrónica
RES
OLU
CIÓ
N
493 de
2010
Ministerio
de
Ambiente,
Vivienda y
Desarrollo
Territorial
todo
Se adoptan medidas para promover el
consumo eficiente y ahorro de agua
potable y desincentivar su consumo
extensivo
HSEQ
Implementación del
programa de
consumo de
recursos, análisis,
indicadores,
capacitaciones y
sensibilización sobre
el ahorro de los
mismos
X
Se tiene implementado un
programa de gestión de ahorro
de recursos en donde se
contempla capacitaciones de
entorno y manejo ambiental
además se verificó la asistencia
a dicha capacitación.
No Aplica
RES
OLU
CIÓ
N
Resoluci
ón 1297
de 2010
Ministerio
de
Ambiente,
Vivienda y
Desarrollo
Territorial
Infor
mativ
a
Ministerio de Medio Ambiente, Por la cual
se establecen los Sistemas de Recolección
Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos
de Pilas y/o Acumuladores y se adoptan
otras disposiciones No se generan más de
3.000 unidades al año
Informativa
HSEQ N.A X N/A No Aplica
RES
OLU
CIÓ
N 180173
14 de
febrero
DE 2011
Ministerio
de
Ambiente,
Vivienda y
Desarrollo
Territorial
Todo
Residuos peligrosos luminarias, por el cual
se deroga el artículo 1 de la resolución 18
2544 del de diciembre del 2010 y se
modifica el numeral 301.1 del anexo
general de la resolución 180540 2010
Establecer los requisitos mínimos de
eficacia, vida útil y demás especificaciones
técnicas de las fuentes de iluminación que
se deben utilizar, desacuerdo con el
desarrollo tecnológico y las condiciones de
mercado de estos productos.
HSEQ
Se cuentan con
luminarias de ahorro
de energía
X Se cuentan con luminarias de
ahorro de energía No Aplica
182 Implementación Facturación Electrónica
LEY
430 de
1998
Por la cual s
e dictan no
rmas prohi
bitivas en
materia a
mbiental, r
eferentes a
los
desechos p
eligrosos y
se dictan ot
ras disposic
iones.
Todo
En el cual se establece un convenio sobre
seguridad y salud de los trabajadores y
medio ambiente de trabajo
HSEQ
Se debe contar con
una política en
materia de seguridad
y salud de los
trabajadores y medio
ambiente de trabajo.
X
Se verificará por medio de un
sistema de inspección apropiado
y suficiente para el control de la
aplicación de las leyes y de los
reglamentos relativos a la
seguridad, la higiene y el medio
ambiente de trabajo
No Aplica
LEY
Ley 812
de 2003
y el
Decreto
1151
directriz de
implement
ar la
estrategia
Cero Papel
Todo
en aras de abonar esfuerzos para lograr la
disminución en el consumo
de papel y prestar un servicio más eficiente
a los ciudadanos, en términos de mayor
acceso a la información
mediante la utilización de Tecnologías de la
Información y la Comunicación,
beneficiando al mismo tiempo al
medio ambiente.
HSEQ
disminución en el
consumo
de papel
X
Se implementara a través de
sistema tecnológico la
facturación electrónica, para
disminuir consumo de papel.
No Aplica
LEY
1672 de
2013
GESTIÓN
INTEGRAL
DE
RESIDUOS
DE
APARATOS
ELÉCTRICO
S Y
ELECTRÓNI
COS
Todo
Por la cual se establecen los lineamientos
para la adopción de una política pública de
gestión integral de Residuos de aparatos
eléctricos y electrónicos (raee), y se dictan
otras disposiciones
HSEQ N.A X
Se verifica a través de los
certificados que emite el
proveedor del manejo
ambiental que le dio.
No aplica
183 Implementación Facturación Electrónica
DEC
RET
O
2649 DE
1993
Presidencia
de la
República
de
Colombia,
se
reglamenta
la
contabilida
d en
general y se
expiden los
principios
de
contabilida
d digital
ante la
Dian.
Todo
Por el cual se reglamenta la contabilidad en
general y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia.
HSEQ
Implementación del
programa de
consumo indicadores
contables y
tributarios con
capacitaciones y
sensibilización sobre
el ahorro de los
mismos
X Se implementa el programa
para el envío tributario a la Dian No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
1512 de
2010
Ministerio
del medio
ambiente
Todo
Por la cual se establecen los Sistemas de
Recolección Selectiva y Gestión Ambiental
de Residuos de Computadores y/o
Periféricos y se adoptan otras
disposiciones.
HSEQ Reporte de
disposición X
Se verifica a través de los
certificados que emite el
proveedor del manejo
ambiental que le dio.
No aplica
RES
OLU
CIÓ
N
1297 DE
2010
MINISTRO
DE
AMBIENTE,
VIVIENDA Y
DESARROLL
O
TERRITORIA
L
Todo
Por la cual se establecen los Sistemas de
Recolección Selectiva y Gestión Ambiental
de Residuos de Pilas y/o Acumuladores y se
adoptan otras disposiciones
HSEQ Monitoreo,
seguimiento y control X
Se verifica a través de los
certificados que emite el
proveedor del manejo
ambiental que le dio.
No aplica
184 Implementación Facturación Electrónica
LEY
697 de
2001
Congreso
de
Colombia,
se fomenta
el uso
racional y
eficiente de
la energía,
Art. 1
Mediante la cual se fomenta el uso racional
y eficiente de la energía, se promueve la
utilización de energías alternativas y se
dictan otras disposiciones. 3 DECRETO
3683 DE 2003: Por el cual se reglamenta la
Ley 697 de 2001 y se crea una comisión
intersectorial para la promoción de fuentes
de energía no convencionales, de manera
sostenible con el medio ambiente y los
recursos naturales. 3 RESOLUCIÓN 180919
DE 2010: Por la cual se adopta el Plan de
Acción Indicativo 2010-2015 para
desarrollar el Programa de Uso Racional y
Eficiente de la Energía y demás Formas de
Energía No Convencionales, PROURE
HSEQ
Implementación del
programa de gestión
de consumo de
recursos,
capacitación y
sensibilización sobre
el uso racional de los
recursos (energía)
X
Se tiene por objetivo el fomento
de la cultura hacia el medio
ambiente y asistencia a
capacitaciones en entorno y
manejo ambiental.
No aplica
Fuente: Elaboración propia
185 Implementación Facturación Electrónica
Anexo E. Calculo huella de carbón
Dispositivo fuente factores
de emisión
Consumo Wh
tiempo de uso
evaluado
Consumo KWh
Consumo Diario
Consumo Mensual
Consumo Anual
Cálculo de emisión
cantidad de
equipos por de tiendas
Emisión Total por
tienda Unidad
Referencia
N° de oficin
as
Emisión total para todas las tiendas
Computador
Energia Electric
a 0,136
90 Wh en uso
10 horas 0,09 KWh en uso
0,09 * 10 = 0,9 KWh
0,9 Kwh * 30 = 27 KWh
0,9 KWh * 365 = 328,5 Kwh
328,5 * 0,136 = 44,676
2
44,67 + 0,51427 =
45,18 45,18*2 =
90,36
KgCO2e/KWh
136 12.288,96 0,74 Wh en reposo
14 hoas 0,00074 KWh en reposo
0,00074 * 14 = 0,01036 KWh
0,01036 Kwh * 30 = 0,3108 KWh
0,01036 KWh * 365 = 3,7814 KWh
3,7814 * 0,136 = 0,51427
servidor Energia Electric
a 0,136 290 W 24 horas
0,29 KWh
0,29 *24 = 6,96 KWh
6,96 KWh * 30 = 208,8 KWh
6,96 KWh * 365 = 2540,4 KWh
2540,4 * 0,136 = 345,4944
1 Única tienda
345,4944 KgCO2e/KWh
1 345,49
Impresora Energia Electric
a 0,136
3,8 Wh en uso
10 horas 0,0038 KWh en uso
0,0038 * 10 = 0,038 KWh
0,038 KWh * 30 = 1,14 KWh
0,038 KWh * 365 = 13,87 KWh
13,87 * 0,136 = 1,88632
1 1,88632 +
0,555968 = 2,442288
KgCO2e/KWh
135 329,71
0,8 Wh en reposo
10 horas 0,0008 KWh en reposo
0,0008 * 14 = 0,0112 KWh
0,0112 KWh * 30 = 0,336 KWh
0,0112 KWh *365 = 4,088 KWh
4,088 * 0,136 = 0,555968
Lector de Códigos De Barras Sat Li102w
Energia Electric
a 0,136 0,6 Wh 10 horas
0,0006 KWh
0,0006 * 10 = 0,006 KWh
0,006 KWh * 30 = 0,18 KWh
0,006 * 365 = 2,19 KWh
2,19 * 0,136 = 0,29784
1 0,29784 KgCO2e/KWh
135 40,21
HP Scanjet G2410
Energia Electric
a 0,136 275 Wh 10 horas
0,275 KWh
0,275 * 10 = 2,75 KWh
2,75 KWh * 30 = 82,5 KWh
2,75 KWh * 365 = 1003,75 KWh
1003,75 * 0,136 = 136,51
1 136,51 KgCO2e/KWh
135 18.428,85
Router ADSL/Wifi Genérico
Energia Electric
a 0,136
10,12 Wh
10 horas 0,01012 KWh
0,01012 * 10 = 0,1012 KWh
0,1012 KWh * 30 = 3,036 Kwh
0,1012 KWh * 365 = 36,938 KWh
36,938 * 0,136 = 5,02357
1 5,023568 KgCO2e/KWh
135 678,18
Teléfono inahalámbrico
Energia Electric
a 0,136 25 Wh 10 horas
0,025 KWh
0,025 *10 = 0,25 KWh
0,25 KWh * 30 = 7,5 KWh
0,25 KWh * 365 = 91,25 KWh
91,25 * 0,136 = 12,41
1 12,41 KgCO2e/KWh
135 1.675,35
Switch Energia Electric
a 0,136 60 Wh 10 horas
0,06 KWh
0,06 *10 = 0,6 KWh
0,6 KWh * 30 = 18 KWh
0,6 KWh * 365 = 219 KWh
219 * 0,136 = 29,784
1 29,784 KgCO2e/KWh
135 4.020,84
186 Implementación Facturación Electrónica
Modem Energia Electric
a 0,136 30 Wh 10 horas
0,03 KWh
0,03 *10 = 0,3 KWh
0,3 KWh * 30 = 9 KWh
0,3 KWh * 365 = 109,5 KWh
109,5 * 0,136 = 14,892
1 14,892 KgCO2e/KWh
135 2.010,42
Aire Acondicionado Panasonic
Energia Electric
a 0,136
558600 Wh en uso
10 horas 558,6 KWh en uso
558,6 * 10 = 5586 KWh
5586 KWh * 30 = 167580 Kwh
5586 KWh * 365 = 2038890 KWh
2038890 * 0,136 = 277289,04
1
277289,04 + 1111,936
= 278400,976
KgCO2e/KWh
136 37.862.532,7
4 Energia Electric
a 0,136
1600 Wh en reposo
14 horas 1,6 KWh en reposo
1,6 * 14 = 22,4 KWh
22,4 KWh * 30 = 672 Kwh
22,4 KWh * 365 = 8176 KWh
8176 * 0,136 = 1111,936
UPS Energia Electric
a 0,136
4500 Wh en
uso 24 horas
4,5 KWh en uso
4,5 *24 = 108 KWh
108 KWh * 30 = 3240 KWh
108 KWh * 365 = 39429 KWh
39420 * 0,136 = 5361,12
1 5361,12 + 0 = 5361,12
KgCO2e/KWh
135 723.751,20
15 Wh en
reposo 0 horas
0,015 KWh en reposo
0,015 * 0 = 0 KWh
0 KWh * 30 = 0 KWh
0 KWh * 365 = 0 KWh
0 *0,136 = 0
Bombillo Led
Energia Electric
a 0,136 15 Wh 10 horas
0,015 KWh
0,015 * 10 = 0,15 KWh
0,15 KWh * 30 = 4,5 KWh
0,15 KWh * 365 = 1642,5 KWh
1642,5 *0,136 = 223,38
1 223,38 KgCO2e/KWh
136 30.379,68
Cable UPT Energia Electric
a 0,136 15,4 Wh 24 horas
0,0154 KWh
0,0154 *24 = 0,3696 KWh
0,3696 KWh * 30 = 11,088 KWh
0,3696 KWh * 365 = 134,904 KWh
134,904 * 0,136 = 18,346944
3 18,346844 *
3 = 55,040532
KgCO2e/KWh
136 7.485,51
Resma de papel
Madera 0,3 7,5 Wh - 0,075 KWh
- - - 0,075 * 0,3 = 0,0225
1 0,0225 KgCO2e/KWh
135 3,04
Materiales de
construcción es por metro
cuadrado y se va a
hacer en solo una
oficina de 6 metros
cuadrados
carbón
Peso, Consumo, Emisiones de CO2
Emisiones de CO2
KgCO2/m2 694,16
6 mt2/
6m2*694,16 KgCO2/m2 = 4164,96
KgCO2
KgCO2e/KWh
Materiales de
construccio
n por mt2
1 4.164,96
Peso promedio 2043,61
Fuente: Elaboración propia
187 Implementación Facturación Electrónica
Anexo F. Diagrama de red
SIGUE P2
3,33 5 6,50
64,55 64,55
67,88 3,17 71,05
6,50 6 9,67
64,55 64,55
71,05 3,17 74,22
0 Inicio 0 0 1 3,33 3,33 2 5,50 5,50 3 7,83 7,83 4 15,66
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 3,33 3,33 3,33 2,17 5,50 5,50 2,33 7,83 7,83 7,83 15,66
188 Implementación Facturación Electrónica
VIENE P1 SIGUE P3
9,67 7 12,84
64,55 64,55
74,22 3,17 77,39
15,66 8 17,83 17,83 11 19,83 19,83 12 21,83 21,83 13 22,91 22,91 14 33,41
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
15,66 2,17 17,83 17,83 2,00 19,83 19,83 2,00 21,83 21,83 1,08 22,91 22,91 10,50 33,41
15,66 9 17,83
4 4
19,66 2,17 21,83
15,66 10 17,83
4 4
19,66 2,17 21,83
189 Implementación Facturación Electrónica
VIENE P2 SIGUE P4
33,41 15 44,41 44,41 16 59,74 59,74 17 66,91 66,91 18 72,08 72,08 19 73,16
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
33,41 11,00 44,41 44,41 15,33 59,74 59,74 7,17 66,91 66,91 5,17 72,08 72,08 1,08 73,16
190 Implementación Facturación Electrónica
VIENE P3 SIGUE P5
22,91 20 28,08 28,08 21 31,25 31,25 22 34,25 34,25 23 36,42 36,42 24 37,5
54,48 54,48 54,48 54,48 54,48 54,48 54,48 54,48 54,48 54,48
77,39 5,17 82,56 82,56 3,17 85,73 85,73 3,00 88,73 88,73 2,17 90,9 90,9 1,08 91,98
73,16 40 76,49
13,74 -13,74
86,9 3,33 90,23
C.C.
73,16 29 76,33 76,33 30 77,41 77,41 31 78,49 78,49 32 83,49 83,49 33 86,49
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
73,16 3,17 76,33 76,33 1,08 77,41 77,41 1,08 78,49 78,49 5,00 83,49 83,49 3,00 86,49
191 Implementación Facturación Electrónica
VIENE P4 SIGUE P6
34,25 26 36,25 36,25 27 38,25 38,58 28 46,41
54,81 54,81 54,81 54,81 54,48 54,48
89,06 2,00 91,06 91,06 2,00 93,06 93,06 7,83 100,89
84,82 45 87,15
13,74 13,74
98,56 2,33 100,89
37,5 25 38,58 76,49 43 84,82 84,82 44 92,65
54,48 54,48 13,74 13,74 13,75 13,75
91,98 1,08 93,06 90,23 8,33 98,56 98,57 7,83 106,4
76,49 41 84,82
13,74 13,74
90,23 8,33 98,56
73,16 42 76,49
13,74 13,740
86,9 3,33 90,23
86,49 34 87,57 87,57 35 88,65 88,65 36 90,65 90,65 37 98,48 98,48 38 99,56
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
86,49 1,08 87,57 87,57 1,08 88,65 88,65 2,00 90,65 90,65 7,83 98,48 98,48 1,08 99,56
73,16 54 75,16 75,16 56 77,16
43,32 43,32 43,32 43,32
116,48 2,00 118,48 118,48 2,00 120,48
192 Implementación Facturación Electrónica
VIENE P5 SIGUE P7
110,23 51 117,56
0 0
110,23 7,33 117,56
117,56 55 119,56
0 0
87,15 47 89,32 89,32 48 94,49 108,23 50 110,23 110,23 52 117,56 117,56 2,00 119,56
13,74 13,74 13,74 13,74 0 105 0 0
100,89 2,17 103,06 103,06 5,17 108,23 108,23 2,00 110,23 110,23 7,33 117,56
89,32 49 94,49 110,23 53 117,56
13,74 13,74 4 4
103,06 5,17 108,23 114,23 7,33 121,56
92,65 46 94,48
13,75 13,750
106,4 1,83 108,23
99,56 39 108,23
0 0
99,56 8,67 108,23
77,16 57 78,24
43,32 43,32
120,48 1,08 121,56
77,16 58 80,33 80,33 59 86,5 86,5 68 95,83
184,91 184,91 184,91 184,91 184,91 184,91
262,07 3,17 265,24 265,24 6,17 271,41 271,41 9,33 280,74
193 Implementación Facturación Electrónica
VIENE P6 SIGUE P8
119,56 60 121,56 121,56 61 124,56
0 0 93,67 93,67
119,56 2,00 121,56 215,23 3,00 218,23
163,39 67 172,56
36,34 36,34
199,73 9,17 208,9
121,56 62 142,89 142,89 63 163,39
0 0 0 0
121,56 21,33 142,89 142,89 20,50 163,39
163,39 64 188,72 188,72 65 196,72
0 0 0 0
163,39 25,33 188,72 188,72 8,00 196,72
194 Implementación Facturación Electrónica
VIENE P7 SIGUE P9
181,89 70 191,22 191,22 75 197,39 197,39 76 203,56
36,34 36,34 36,34 36,34 36,34 36,34
218,23 9,33 227,56 227,56 6,17 233,73 233,73 6,17 239,9
215,22 72 221,39
59,35 59,35
274,57 6,17 280,74
205,89 71 215,22 215,22 73 221,39
0 0 0 0
205,89 9,33 215,22 215,22 6,17 221,39 227,56 78 233,73
221,39 77 227,56 0 0
0 0 227,56 6,17 233,73
221,39 6,17 227,56
172,56 69 181,89 215,22 74 221,39
36,34 36,34 0 0
208,9 9,33 218,23 215,22 6,17 221,39
215,22 79 221,39 221,39 80 227,56
36,77 36,77 36,77 36,77
251,99 6,17 258,16 258,16 6,17 264,33
196,72 66 205,89
0 0
196,72 9,17 205,89
195 Implementación Facturación Electrónica
Fuente: Elaboración propia.
VIENE P8 SIGUE P10
239,9 82 246,07 252,24 84 258,41
0 0 0 0
239,9 6,17 246,07 252,24 6,17 258,41
246,07 83 252,24 252,24 85 258,41 258,41 86 264,58
0 0 0 0 0 0
246,07 6,17 252,24 252,24 6,17 258,41 258,41 6,17 264,58
258,41 87 264,58
5,92 5,92
233,73 81 239,9 264,33 6,17 270,5
0 0
233,73 6,17 239,9
196 Implementación Facturación Electrónica
Anexo G. Matriz de roles y responsabilidades (RACI)
Matriz de roles y funciones para el proyecto implementación ed
facturación electrónica Permoda
E: Ejecuta, P: Participa, C: Coordina, R: Revisa, A: Autoriza
Patr
oc
inad
or
Gere
nte
de
Pro
yecto
Dir
ecto
r
Tecn
olo
gía
Infr
aestr
uctu
ra
Jefe
de
Ap
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es
Jefe
de
Imp
uesto
s
Jefe
Ju
ríd
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lista
Tecn
olo
gía
Infr
aestr
uctu
ra
Jefe
de
Pro
yecto
s P
MO
Rep
resen
tan
te
del P
rov
eed
or
Licitación
Invitación a proveedores a licitar P C E
Entrega de propuesta P E
Análisis de proveedores P P P P
Análisis de propuestas P E E P C
Selección de proveedor A E E E P A
Diseño
Levantamiento infraestructura actual C E E P
Diseño final a implementar C E E E P
Aprobación de diseño A R E E E A
Contratación
Elaboración y firma del contrato A C E A P
Solicitud y entrega de pólizas R E P P
Desembolso de anticipo A A
Compras
Cotización equipos tecnológicos C P P P E
Análisis y aprobación de cotizaciones C P E P R
Compra de equipos A R A
Entrega de equipos R R R R R E
Redes infraestructura
Instalación redes eléctricas C E E E R
Instalación redes voz y datos C E E E R
Pruebas de funcionamiento R R E E R
Montaje
Instalaciones infraestructura tecnológica R C E E
197 Implementación Facturación Electrónica
Montaje software R C E E R
Pruebas piloto R R E E R
Facturación electrónica
Acta de entrega facturación electrónica A R C E R R E A E
Entrega manuales P R R R R E
Capacitación personal C P P P P P C E
Fuente: Elaboración propia
198 Implementación Facturación Electrónica
Anexo H. Matriz de Comunicación
MATRIZ DE COMUNICACIONES
Información
Contenido
Formato
Nivel de Detalle
Responsable de comunicar
Grupo Receptor
Metodología Tecnología
Frecuencia de Comunicación
Elemento del EDT
Licitación
Invitación a proveedores a licitar, entregar propuesta, análisis de proveedores y propuestas. Selección de proveedor
Acta de constitución
Alto
Gerente de Proyecto
Sponsor Gerente Patrocinador Director tecnología e infraestructura Jefe de aplicaciones
Documento digital, correo electrónico, Plataforma estrategy
Una sola vez
1.1 Licitación
Diseño
Levantamiento de infraestructura actual, diseño final a implementar y aprobación de diseño
Acta de constitución
Alto
Gerente de Proyecto
Sponsor Gerente Director tecnología e infraestructura Jefe de aplicaciones Especialista en tecnología e infraestructura Jefe de proyectos
Correo Electrónico Reunión Presencial Informe de seguimiento
Una sola vez
1.2 Diseño
Contratación
Elaboración y firma del contrato, solicitud y firma de pólizas, desembolso de anticipo
Acta de constitución
Alto
Gerente de proyecto Jefe de jurídica
Patrocinador Jefe de proyectos Representante del proveedor
Correo Electrónico Reunión Presencial
Por Demanda
1.3 Contratación
Compras
Cotización de equipos tecnológicos, análisis y aprobación de cotizaciones, compra y entrega de equipos
Acta de constitución
Alto
Gerente de proyecto
Patrocinador Director tecnología e infraestructura Jefe de aplicaciones Jefe de proyectos Representante del proveedor
Reunión Presencial
Por Demanda
1.4 Compras
199 Implementación Facturación Electrónica
Redes e infraestructura
Instalación de redes eléctricas, voz y datos pruebas de funcionamiento
Acta de constitución
Alto
Director tecnología e infraestructura
Gerente de proyecto Jefe de aplicaciones Especialista en tecnología e infraestructura Jefe de proyectos
Reunión de seguimiento
De acuerdo al avance del proyecto
1.5 Redes e Infraestructura
Montaje
Instalación de infraestructura tecnológica, montaje de software, pruebas piloto
Acta de constitución
Alto
Director tecnología e infraestructura
Gerente de proyecto Jefe de aplicaciones Especialista en tecnología e infraestructura Jefe de proyecto
Reunión de seguimiento
De acuerdo al avance del proyecto
1.6 Montaje
Facturación Electrónica
Acta de entrega Facturación Electrónica , entrega de manuales
Acta de entrega
Alto
Gerente de proyecto
Patrocinador Director tecnología e infraestructura Jefe de aplicaciones Jefe de Impuestos Jefe de Jurídica Especialista en tecnología e infraestructura Jefe de proyecto Representante del proveedor
Reunión, presencial presentaciones
Única Final del Proyecto
1.7 Facturación Electrónica
Fuente: Elaboración propia
200 Implementación Facturación Electrónica
Anexo I. Matriz de riesgos
201 Implementación Facturación Electrónica
Fuente: Elaboración propia
202 Implementación Facturación Electrónica
Anexo J. Matriz de Adquisiciones
PL
AN
IFIC
AC
IÓN
DE
LA
S A
DQ
UIS
ICIO
NE
S
Gp.
PROYECTO PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATOS
IMPLEMENTACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA- PERMODA
ADQUISICIÓN COMPRAS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO
PROVEEDOR APROBADO
POR LA DIAN
DISEÑO DE SOFTWARE
PARA INTERFASE
CONSTRUCCION CUARTO TÉCNICO
INSTALACIÓN INFRAESTRUCTURA
DE VOZ Y DATOS
COMPRA DE MINI SPLIT 1,5
TON.
COMPRA DE UPS 5.000
WATTS
ENUNCIADO DEL TRABAJO DE ADQUISICIONES (ALCANCE DETALLADO)
Suministrar equipos de cómputo que cumplan como mínimo con las siguientes características: • Procesador Intel(R) Core i7 • Memoria Ram 4gb • Disco Duro de1tb • Sistema Operativo Windows pro original licenciado • Pantalla 17” , Cpu, teclado y mouse • Color negro
Proveedor de Facturación electrónica que este certificado por la Dian y el cual se encuentre dentro del listado que ellos tienen autorizados. Debe establecerse el costo unitario por factura.
Desarrollar un software que una el sistema actual Dynamics con la plataforma de la DAIN, bajo los parámetros establecidos en el decreto 2242; cumplir con la norma tributaria enfocada a la facturación, norma de comercio electrónico de la ley 527 de 1999 y decreto 2364 de 212 uso firma electrónica y normativa factura electrónica art. 616-1 del estatuto tributario. Además se debe contemplar la
Construir cuarto técnico incluyendo las instalaciones eléctricas de acuerdo a las especificaciones entregadas en la solicitud de cotización.
Suministrar e instalar cableado para voz y datos del cuarto técnico principal, que cumpla con las siguiente especificaciones: *Cableado UTP categoría 5 marca AMP/Levitón, *Yacks categoría 5 marca AMP/Levitón *ponchado de acuerdo a la norma T568B *Pacht panel *Tomas marcas levitón
Suministrar mimi splits tipo pared que cumplan como mínimo con las siguientes características: • Compresor inverter *Refrigerante ecológico R-410A *Protector anticorrosivo blue fin función "I feel" función 2Turbo" función "Modo nocturno" *Toma de aire frontal • Bifásicas a 220 V *Control remoto • Color blanco
Suministrar UPS de 5.000 watts marca APS que cumplan como mínimo con las siguientes características: *Capacidad de Potencia de Salida 4500 Vatios / 5000 VA *Máxima potencia configurable (vatios) 4500 Vatios / 5000 VA *Tensión de salida nominal 230V *Distorsión de tensión de salida Menos que 2% *Frecuencia de salida (sincronizada a red eléctrica principal) 50/60 Hz +/-3 Hz *Otras tensiones de salida 220, 240V
203 Implementación Facturación Electrónica
entrega de manuales y capacitación de 10 personas.
CANTIDADES A CONTRATAR
Se necesitan 256 equipos de cómputo
Un proveedor Un diseño con licencia múltiple
Un contratista
Las cantidades se entregan en el formato de solicitud con los planos.
Se necesita una máquina
Se necesita una UPS
ENTREGABLES
Equipos de cómputo con garantía a dos años. Manuales de mantenimiento. Asesorías por fallas en la instalación del equipo.
Manejo de software para emitir facturación el proveedor para la facturación unitaria
Entregar informe del desarrollo y manejo del software donde incluya los pasos de instalación. Además debe incluir los siguientes documentos: • Manual de software • Garantía • Manual de manejo del software, adicional se debe capacitar a 10 personas. • Manual de mantenimiento
Entregar cortes de obra semanalmente, con acta de verificación entre el contratista y interventor de la compañía. Entregar certificados del producto de los elementos eléctricos
Entregar certificados del producto. Entregar acta firmada de la verificación de las instalaciones.
Equipo con garantía a dos años. Manual de mantenimiento. Asesorías por fallas en la instalación del equipo.
Equipo con garantía 3 años para reparación o reemplazo (no incluye baterías) y 2 años para baterías. Manual de mantenimiento. Asesorías por fallas en la instalación del equipo.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE ENTREGABLES
Deben cumplir con las especificaciones que se establecieron en el enunciado y adicional entregar fichas técnicas del
La factura con datos verificados de llegada en tiempo real y el dia Evaluación de formato de proveedor Mejor oferta
Revisión y aval del área de Infraestructura de la Tecnología y área Contable
Entregar cortes de obra semanalmente con el cumplimiento de las especificaciones dadas en solicitud de contratación y planos, con acta
Entregar acta firmada con la verificación y pruebas de las instalaciones, las cuales se ven realizar con el ingeniero eléctrico e interventor de la compañía.
Deben cumplir con las especificaciones que se establecieron en el enunciado y adicional entregar fichas técnicas del
Deben cumplir con las especificaciones que se establecieron en el enunciado y adicional entregar fichas técnicas del
204 Implementación Facturación Electrónica
equipo y garantía por equipo
económica Debe tener en su organización especialista de software.
de verificación entre el contratista y interventor de la compañía.
equipo y garantía.
equipo y garantía.
RESTRICCIONES Y SUPUESTOS
Equipos debe ser entregados directamente en la sede principal. El pago debe ser de acuerdo a las políticas de la empresa a 30 y 60 días
Solo empresas autorizadas por la Dian de acuerdo al listado de la entidad.
Lo diseño debe estar a cargo del proveedor seleccionado que este avalado por la Dian
Cumplimiento norma eléctrica Retie
Cumplimiento norma T568B
Las marcas deben ser Trane o York
La marcas debe ser APC
OBSERVACIONES O CONDICIONES ESPECIALES PARA CONTRATACIÓN
Los equipos se deben entregar en tres fases, como se indica a continuación: *1 entrega 17 de agosto con 85 computadores *2 entrega 17 de octubre con 86 computadores *3entrega 17 de diciembre con 85 computadores
Verificación de los proveedores en solvencia económica Verificación Sarlaft. Verificación tributaría
Deben anexar certificación de los especialista en desarrollar software
Deben anexar certificación de los especialistas en instalación eléctrica y civil.
Deben anexar certificación de los especialistas en instalaciones eléctricas.
La máquina debe ser entregada en la sede principal, al encargado de la obra. La disponibilidad de entrega no debe pasar de 4 semanas de la fecha pactadas en la Orden de Compra.
El equipo debe ser entregado en bodega de tecnología. La disponibilidad de entrega no debe pasar de 4 semanas de la fecha pactadas en la Orden de Compra.
ACTIVIDAD INCLUIDA EN RUTA CRÍTICA
SI SI SI NO NO NO NO
INSPECCIONES, CONTROL Y PRUEBAS
Verificación de la disponibilidad de equipos semanalmente.
Visita a proveedor a sus instalaciones. Verificación de referenciarían Consulta periódicamente registro de la
El proceso debe estar acompañado con el jefe de aplicaciones de Infraestructura de la Tecnología de la empresa con informes
La construcción estará acompañada del coordinador de obra de la empresa con informes semanales Revisiones con auditoria
Instalación estará acompañada del jefe de Infraestructura de tecnología de la empresa con informes semanales
Verificación de existencia
Verificación de existencia
205 Implementación Facturación Electrónica
DIAN una vez al año,
semanales Revisiones con auditoría Permoda cada 15 días.
Permoda cada 15 días.
DOCUMENTOS DE LAS ADQUISICIONES
Invitación a los proveedores preseleccionados a presentar cotización. Se entrega especificación técnica.
Invitación a asistir a conferencia para licitar en las instalaciones de la empresa. Licitación por plataforma strattegui. Normativa tributaria y comercio electrónico
Documento de confidencialidad Documento de recolección información en instalaciones. Documento Diseño final
Invitación a licitar Se entrega especificaciones en formato solicitud de contratación y planos en AutoCAD y PDF.
Invitación a licitar Se entrega especificaciones en formato solicitud de contratación y planos en AutoCAD y PDF.
Invitación a los proveedores preseleccionados a presentar cotización. Se entrega especificación técnica.
Invitación a los proveedores preseleccionados a presentar cotización. Se entrega especificación técnica.
PROVEEDORES SUGERIDOS*
Proveedores preseleccionados por la compañía
Solo empresas autorizadas por la Dian, consultar el listado que tiene la entidad.
Proveedor seleccionado que cuente con especialista en programación
Proveedores preseleccionados por la compañía
Proveedores preseleccionados por la compañía
Proveedores preseleccionados por la compañía
Proveedores preseleccionados por la compañía
CRITERIOS DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
El que cumpla con las especificaciones exigidas y brinde mejor costo.
Debe ser calificado a través del Formato de selección de proveedor establecido y revisado por el director del proyecto y los interesados.
Cumpla con las normativas de la Dian Cumpla con las normas contables y tributarias
El que cumpla con las especificaciones exigidas y brinde mejor costo.
El que cumpla con las especificaciones exigidas y brinde mejor costo.
El que cumpla con las especificaciones exigidas y brinde mejor costo.
El que cumpla con las especificaciones exigidas y brinde mejor costo.
PRESUPUESTO ASIGNADO
$ 180.000.000,00
Estimado por facturación mensual, para flujo de caja estimado
$ 54.000.000,00
$ 10.000.000,00
$ 1.200.000,00
$ 2.000.000,00
$ 3.000.000,00
206 Implementación Facturación Electrónica
VR. UNITARIO $ 703.125,00
NEGOCIACION POR FACTURA MAXIMA $500
Especificado en solicitud de contratación el valor unitario de las actividades.
Especificado en solicitud de contratación el valor unitario de las actividades.
$ 2.000.000,00
$ 3.000.000,00
TIPO DE CONTRATO SUGERIDO
Contrato a precio fijo.
Liquidación de precio por cantidad
Contrato a precio fijo
Contrato a precio fijo.
Contrato a precio fijo. Liquidación de precio por cantidad
Liquidación de precio por cantidad
FECHA ESTIMADA DE INICIO DE CONTRATO
viernes 13 de julio 2018
Lunes 9 de abril de 2018
Lunes 9 de abril de 2018
Viernes 22 de junio 2018
Viernes 22 de junio 2018
Viernes 22 de junio 2018
Viernes 22 de junio 2018
FECHA ESTIMADA DE FINALIZACIÓN DE CONTRATO
Martes 18 de diciembre 2018
Viernes 26 de abril 2019
Viernes 26 de abril 2019
Miércoles 27 de julio 2018
Miércoles 27 de julio 2018
Miércoles 15 de agosto 2018
Miércoles 15 de agosto 2018
GARANTÍAS-PÓLIZAS-SEGUROS
Póliza de cumplimiento Póliza buen manejo de anticipos
Póliza de cumplimiento
Póliza de cumplimiento Póliza buen manejo de anticipos
Póliza de cumplimiento Póliza buen manejo de anticipos
Póliza de cumplimiento Póliza buen manejo de anticipos
Garantía Garantía
Fuente: Unipiloto
207 Implementación Facturación Electrónica
Anexo K. Matriz de Interesados
REGISTRO DE INTERESADOS
Implementación Facturación Electrónica Permoda
Número del Proyecto
Id Nombre Titulo Departamento y/o Supervisor
Información de Contacto
IMPACTOS
Requisitos Principales
Expectativas Nivel de
influencia Roll en el Proyecto
Responsabilidad en el proyecto
Clasificación
1 N.A. Vicepresidente de operaciones
Departamento Administrativo
Ext. 1001 Evitar sanción legal
Mayor ganancia
5 Patrocinador Autoriza el presupuesto
2 N.A. Jefe Contabilidad
Gerente de Proyecto
Ext. 1155
Cumplir la legislación vigente para evitar sanción
Confiabilidad 5 Gerente de Proyecto Garantizar la ejecución de las actividades
3 N.A. Director de Tecnología
Director de Tecnología Infraestructura
Ext. 1032 Garantizar avance
Confiabilidad 5 Director de Tecnología Infraestructura
Liderar la integración de plataformas tecnológicas
4 N.A. Coordinador de Tecnología
Departamento de Tecnología
Ext. 1022 Verificar plataforma
Conocimiento 4 Jefe de Aplicaciones Supervisar la integración de la plataforma
5 N.A. Coordinadora de Contabilidad
Departamento de Impuestos
Ext. 1623
Cumplir la legislación contable vigente
Conocimiento 4 Jefe de Impuestos
Validar cumplimiento técnico de los aspectos financieros
6 N.A. Jefe de Jurídica
Departamento de Jurídica
Ext. 2021
Cumplir la legislación de acuerdo a lo contratado
Confiabilidad y seguridad
4 Jefe de Jurídica
Validar cumplimiento técnico de los aspectos jurídicos
7 N.A. Jefe Aplicaciones
Departamento de Tecnología
Ext. 1025 Confiabilidad y seguridad
4 Especialista Tecnología Infraestructura
Realizar la integración de la plataforma tecnológica
208 Implementación Facturación Electrónica
8 N.A. Jefe de Proyectos PMO
Departamento de Proyectos
Ext. 1518 Guiar el proceso
Experiencia 4 Jefe de Proyectos PMO
Apoyar metodológicamente en gestión del proyecto durante el inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre.
9 Dispapeles Proveedor Proveedor externo
Cumplir la legislación vigente por la Dian
Ganancia y experiencia
4 Representante Proveedor
Garantizar el cumplimiento del alcance del proyecto
Fuente: Elaboración propia
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