il controllo di gestione nelle pmi di servizi un...

S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO

IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE PMI DI SERVIZI UN CASO CONCRETO

RICCARDO SCLAVI - DAVIDE BESATI

IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE PMI

16 Ottobre 2012 - Sala convegni Corso Europa 11 Milano

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I problemi applicativi nelle PMI

•  dotazione informatica più modesta –  “non abbiamo SAP, dobbiamo farcela con il nostro gestionale”

•  necessità di contenere gli investimenti –  “SAP non possiamo neanche permettercelo”

•  struttura meno formalizzata –  “cosa sono tutte quelle complicazioni di procedure?”

•  non è possibile avere un controller full-time –  “Davide, c’è da sollecitare quel cliente e devi vedere se riesci a farti

fare lo sconto dal fornitore o almeno pagarlo più in là”

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L’imprenditore

•  Non sempre ha grande familiarità con i numeri

•  Spesso ha origine dall’area tecnica e non da quella amministrativa

•  Si occupa di tutti gli aspetti operativi dell’azienda

•  Diviene fondamentale “concentrare” le informazioni fornite

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Case study

Una società di servizi che si occupa di progettazione e realizzazione

dell’immagine di marca

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Particolarità aziendali

•  La principale materia prima è il lavoro •  Il servizio non è immagazzinabile •  I clienti sono molto più grandi della società •  Forte concorrenza nel settore •  La qualità del servizio fornito dipende in larga

misura dalla qualità dello staff •  Alta incidenza dei costi fissi

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Indicatore #1 - “Top 10”

La lista dei primi 10 clienti consente di capire: •  se quanto fatturiamo è proporzionale

all’impegno richiesto •  in caso di conclusione di lavori, che

percentuale e importo di fatturato dobbiamo sostituire per mantenere i ricavi

•  quanto “dipendiamo” da ciascun cliente

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Indicatore #1 - “Top 10”

A10%

B8%

C7%

D6%E

5%F5%G

4%H4%I

4%

Altri47%

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Indicatore #1 - “Top 10”

Strumenti per la creazione: •  esportazione dal gestionale delle fatture

clienti degli ultimi 12 mesi •  foglio Excel per aggregare i clienti in base ai

“gruppi” di appartenenza, calcolare i totali per gruppo e tracciare il grafico

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Indicatore #2 - “Ranking YTD”

•  fornisce informazioni utili per la rinegoziazione dei contratti

•  permette di valutare lo spostamento del cliente nel tempo all’interno della top 10

La graduatoria dei clienti per fatturato year-to-date* paragonata ai dati dell’anno precedente:

* i clienti della società pianificano le spese annualmente

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Indicatore #2 - “Ranking YTD”

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Indicatore #2 - “Ranking YTD”

Strumenti per la creazione: •  esportazione dal gestionale delle fatture clienti degli

da gennaio a oggi per l’anno in corso e per il precedente

•  foglio Excel per aggregare i clienti in base ai “gruppi” di appartenenza e calcolare i totali per gruppo.

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Indicatore #3 - “CoCoCo*”

Conto economico per divisione: •  permette di analizzare la struttura dei costi

delle divisioni •  benchmarking tra le divisioni •  consolidamento tra poste economiche delle

varie società del gruppo

* Le divisioni della società hanno entrambe nome che inizia per “Co”; la terza “Co” sono le spese “Company”

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Indicatore #3 - “CoCoCo”

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Indicatore #3 - “CoCoCo”

5%16%12%

66%

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

Costi

Personale

CostidirettiAltri costi

Utile100%

00,20,40,60,81

1,2

Ricavi

Ricavi

Altriricavi

36%

13%9%

42%

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

Costi

Personale

CostidirettiAltri costi

Utile100%

00,20,40,60,81

1,2

Ricavi

Ricavi

Altriricavi

Vers

ione

gra

fica

Div

isio

ne 1

D

ivis

ione

2

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Indicatore #3 - “CoCoCo”

Strumenti per la creazione: •  esportazione dal gestionale dei dati di

contabilità industriale •  database FileMaker per consolidamento,

eliminazione delle poste infra gruppo e aggregazione dati

•  foglio Excel per il disegno dei grafici

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Indicatore #4 - Budget e analisi scostamenti

Confronto con i dati storici aziendali •  l’assenza di un processo di programmazione

in azienda non permette di avere un budget degli obiettivi

•  l’azienda ha dati storici di profittabilità; il confronto con il passato permette di vedere se tali elementi vengono mantenuti

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Indicatore #4 - Scostamenti monetari

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Indicatore #4 - Scostamenti percentuali

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Indicatore #4 - Analisi degli scostamenti

Strumenti per la creazione: •  esportazione dal gestionale dei dati di

contabilità generale, già aggregati per le varie classi

•  foglio Excel

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