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GESTÃO DE PROJETOS
Luiz Leão – luizleao@gmail.com
http://www.luizleao.com
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Conteúdo Programático
• Criação do Termo de Abertura
• Ciclo padrão de planejamento e
Integração do Plano de Projeto.
• Controle e Monitoramento do
Projeto
• Controle de Mudanças
• Encerramento de projetos
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Objetivo do Conteúdo
• Prover capacitação para:
– Identificar os processos de Gerenciamento de Projetos;
– Desenvolver o Plano de Gerenciamento;
– Construir um sistema de controle de mudanças em
projetos;
• Identificar as etapas de encerramento do projeto.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
... será preciso conhecer e entender:
• Ativos de Processos Organizacionais;
• Fatores Ambientais da Empresa ou Organização;
• Processos de Gerenciamento de Projetos em um Projeto
Mas antes...
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
• Incluem qualquer um ou todos os ativos relacionados a processos, de quaisquer ou todas as organizações envolvidas no projeto, que podem se usados para influenciar o sucesso do projeto.
• Incluem também as bases de conhecimento das organizações.
• Normalmente, os membros da equipe do projeto recebem a incumbência de atualizá-los.
Ativos de Processos Organizacionais
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
• Processos organizacionais padrões;
• Requisitos de comunicação (ex.: mídia de comunicação permitida)
• Diretrizes padronizadas;
• Modelos (ex.: diagrama de rede do cronograma do projeto e contrato);
• Procedimentos e controles financeiros;
• Procedimentos de gerenciamento de questões e efeitos que definem
os seus controles;
• Procedimentos de controle de mudanças;
• Procedimentos de controle de riscos;
• Procedimentos de priorização, aprovação, e emissão de autorizações
de trabalho.
Processos e Procedimentos
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GESTÃO DE PROJETOS
• Banco de dados de medição de processos;
• Arquivos do projeto (ex.: linhas de base de medição de
desempenho);
• Bases de conhecimento de informações históricas e lições
aprendidas;
• Bancos de dados de gerenciamento de questões e
defeitos;
• Bancos de dados para gerenciamento de configuração;
• Bancos de dados financeiros (ex.: horas de mão-de-obra e
custos incorridos).
Base de Conhecimento Corporativa
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GESTÃO DE PROJETOS
• Cultura, estrutura e processos organizacionais;
• Normas governamentais ou do setor;
• Infraestrutura;
• Recursos Humanos existentes;
• Administração de pessoal;
• Sistemas de autorização do trabalho;
• Condições do mercado;
• Tolerância a risco das partes interessadas;
• Clima político;
• Canais de comunicação estabelecidos da organização;
• Bancos de dados comerciais (ex.: informações sobre estudo de risco do setor);
• Sistema de informações do gerenciamento de projetos
Fatores ambientais da Organização
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GESTÃO DE PROJETOS
• São reconhecidos como “boas práticas” na maioria dos
projetos;
• Garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua
existência.
• Abrangem as ferramentas e as técnicas envolvidas na
aplicação de habilidades e capacidades descritas nas
Áreas de Conhecimento.
• Devem ser apropriadamente escolhidos, alinhados e
conectados pelo Gerente e sua equipe de projeto.
Processos de Gerenciamento de Projetos – Características
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Entradas Ferramentas e Técnicas
Saídas
Diagrama Genérico de um Processo de
Gerenciamento de Projetos
Fatores Ambientais
Ativos de Processos Organizacionais
Documentos ou itens documentáveis que servirão de subsídios para que o processo se realize e tenham influência ao seu término.
São mecanismos de tratamento aplicados às Entradas para que as Saídas sejam geradas.
São os resultados gerados pelo processo individual. Documentos ou itens documentáveis que resultam do processo.
Processo propriamente dito
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GESTÃO DE PROJETOS
Os Processos de Gerenciamento de Projetos são agrupados
em cinco categorias, conhecidas como grupos de processos
de gerenciamento de projetos (ou simplesmente grupos de
processos)
Grupos de Processos
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GESTÃO DE PROJETOS
• São os processos de iniciação realizados para definir um
novo projeto ou uma nova fase de um projeto
existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou a fase (PMBOK, 2009).
• É a fase inicial do projeto, quando uma determinada
necessidade é identificada e traduzida em um problema. O projeto é formalmente iniciado, autorizado. Tem como característica o reconhecimento que um projeto deve começar e a formalização do comprometimento da execução (POSSI, et al.,2006).
Grupo de Processos de Iniciação
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GESTÃO DE PROJETOS
• Facilitam a autorização formal para iniciar o projeto ou fase
do projeto;
• Podem resultar na continuação de um trabalho
interrompido;
• São freqüentemente realizados fora do escopo de controle
do projeto pela organização;
• Nestes processos é realizada a declaração do trabalho do
projeto.
Grupo de Processos de Iniciação
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
• Os processos realizados para definir o escopo do
projeto, refinar [e detalhar] os objetivos e desenvolver
o curso de ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado (PMBOK, 2009).
• Nele são detalhadas suas estimativas de duração e sequenciamento lógico, identificação de recursos necessários, elaboração de cronograma e orçamento, e planos de atuação para monitoramento e controle da gestão do projeto, e de eventuais mudanças futuras (POSSI et al., 2006).
Grupo de Processos de Planejamento
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• Processos realizados para amadurecer o escopo do projeto, desenvolver o plano de gerenciamento do projeto.
• A equipe do projeto deve usar as partes interessadas no planejamento do projeto, pois elas possuem habilidades e conhecimento que podem ser aproveitados no desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto e em quaisquer planos auxiliares.
Grupo de Processos de Planejamento
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GESTÃO DE PROJETOS
• Os processos realizados para executar o trabalho
definido no plano de gerenciamento do projeto para
satisfazer as especificações do mesmo
(PMBOK, 2009).
• Têm como característica a integração de pessoas
e utilização de recursos para a realização de tudo o
que foi planejado e documentado em um plano de
gerenciamento do projeto (POSSI, et al., 2006)
Grupo de Processos de Execução
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• São processos usados para terminar o trabalho definido no
plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir os
requisitos do projeto.
• A maior parte do orçamento geralmente é gasta nesse
grupo de processos.
Grupo de Processos de Execução
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GESTÃO DE PROJETOS
• Os processos necessários para acompanhar, revisar, e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais são necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes (PMBOK, 2009).
• São processos que visam assegurar que os trabalhos sigam o planejamento original, identificando ações preventivas e corretivas, eliminando anormalidades e desvios (POSSI et al., 2006)
Grupo de Processos de Monitoramento e Controle
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• São os processos usados para finalizar formalmente todas
as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto,
entregar o produto terminado para outros ou encerrar um
projeto cancelado, junto com o arquivo documental dos
trabalhos e análise do aprendizado adquirido.
Grupos de Processos de Encerramento
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GESTÃO DE PROJETOS
As interações entre os grupos de processos
Possuem dependências claras e são executados na
mesma sequência, em todos os projetos.
Não são fases do projeto.
Independem da área de aplicação ou foco do
setor.
Estão ligados pelas respectivas entradas e
saídas, ou seja, o resultado de um
processo alimentará outro processo
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GESTÃO DE PROJETOS
Relações entre fases do projeto
SEQUENCIAL
Uma fase só poderá iniciar quando a anterior terminar.
Reduz incertezas, mas pode eliminar opções de redução no cronograma
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GESTÃO DE PROJETOS
Relações entre fases do projeto
SOBREPOSTA Uma fase tem início antes da anterior (paralelas).
Risco maior e possível retrabalho caso fase subsequente progrida antes de a
fase disponibilizar informações precisas.
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GESTÃO DE PROJETOS
• Relação iterativa: apenas uma fase está planejada a qualquer momento e o planejamento da próxima é feito à medida que o trabalho avança na fase atual e nas entregas.
• É útil em ambientes incertos como nas pesquisas, mas pode reduzir a capacidade de fornecer um planejamento de longo prazo.
Relações entre fases do projeto
Para definir qual(is) a(s) relação(ões) a ser(em) aplicada(s) entre as fases é
preciso considerar o nível de controle necessário, a eficácia e o grau de
incerteza.
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GESTÃO DE PROJETOS
Dinâmica dos grupos de processos nas fases de um
projeto
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Definição
• O Gerenciamento de Integração do Projeto envolve os
processos necessários para assegurar que os diversos
elementos do projeto serão coordenados de forma
adequada.
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GESTÃO DE PROJETOS
Processos de Gerenciamento da Integração
Desenvolver o termo de Abertura do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Controle Integrado de Mudanças
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
Encerrar Projeto ou Fase
Os processos do Gerenciamento da Integração
estão para o projeto assim como a espinha dorsal está
para o nosso corpo.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Desenvolver o termo de Abertura do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Controle Integrado de Mudanças
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
Encerrar Projeto ou Fase
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GESTÃO DE PROJETOS
• Trata-se de um documento que serve como elo de ligação
entre as operações rotineiras da organização
empreendedora do projeto e a aprovação do início das
atividades do projeto.
Definição
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GESTÃO DE PROJETOS
São informações usualmente presentes em um Termo
de Abertura:
Recomenda-se que o conteúdo textual do Termo NÃO contenha expressões
que traduzam AMBIGUIDADE e ABSTRAÇÃO.
• Título que propicie uma identidade ao projeto, que facilite a comunicação;
• Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica;
• Mapa de influência das partes interessadas;
• Retorno sobre o investimento e metas traduzidas por meio de indicadores;
• O objetivo ou justificativa do projeto,
• Escopo e não escopo do projeto;
• Os requisitos que satisfazem as necessidades dos interessados (stakeholders);
• Ligações com outros projetos (internos ou externos à organização);
• O cronograma resumido em marcos;
• As premissas e restrições organizacionais;
• A identificação dos riscos;
• Um orçamento sintetizado.
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GESTÃO DE PROJETOS
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project
Charter)
• Um dos resultados do Processo de Iniciação;
• Estabelece as responsabilidades do gerente de projeto,
dos gerentes funcionais, ou de linha e da equipe;
• Deve ser emitido por um gerente externo ao projeto de
uma hierarquia adequada às necessidades do projeto (alta
administração);
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project
Charter)
• Confere ao gerente de projeto autoridade adequada;
• Sua aprovação autoriza formalmente o projeto;
• O patrocinador deve procurar garantir que o projeto seja
consistente com os objetivos organizacionais e apoiar a
equipe na superação de obstáculos;
• No Brasil também é conhecido como contrato do projeto,
proposta de projetos, solicitação de projeto autorizada,
termo de referência.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Descrição do Processo
Entradas
-Contrato (quando aplicável)
-Declaração do trabalho do projeto
-Fatores ambientais da empresa¹
-Ativos de processos organizacionais²
Ferramentas eTécnicas
-Métodos de seleção de projetos
-Metodologia de Gerenciamento de Projetos³
-Sistema de informações do gerenciamento de projetos
-Opinião especializada
Saídas
-Termo de abertura do projeto
Integração com o Gerenciamento do Escopo Gerenciamento de custos
¹Tudo aquilo que constitui o ambiente da organização a ser considerado na fase inicial do projeto, tal como cultura organizacional, infraestrutura, pessoal existente, sistemas de informações do gerenciamento do projeto, etc... ²Políticas, procedimentos, planos e diretrizes, formais e informais, tais como: política de segurança, critérios de medição de desempenho, meios de comunicação permitidos, procedimentos para aprovar e emitir autorizações de trabalho ³Pode se tratar de uma norma ou padrão de trabalho adotado pela equipe para o gerenciamento do projeto.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
• Sempre que existir o envolvimento de mais de uma
organização em um projeto, a relação entre as partes
deverá ser formalizada.
Contrato
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
• É uma descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo
projeto;
• Em projetos internos à organização, o iniciador do projeto ou o
patrocinador fornece a DT com base nas necessidades de negócios
(pág. 95 PMBOK), tais como treinamento necessário ou demanda do
mercado, por exemplo, e nos requisitos ou condições do produto ou
serviço, descritos de acordo com a necessidade de negócios ou outro
estímulo que provocar a necessidade.
• Observação: esta DT deverá ser encaminhada aos fornecedores do
produto ou serviço para que eles possam determinar se são capazes
de fornecer o produto ou serviço.
Declaração do Trabalho do Projeto (DT)
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• Em projetos externos à organização, a DT, com base
também nas necessidades de negócios e nos requisitos do
produto ou serviço, geralmente é recebida do cliente, em
geral, em forma de um documento de licitação ou outra
modalidade de concorrência, como uma solicitação de
proposta, uma solicitação de informações, etc...
• Exemplo: MEC (cliente) através do PRODOCÊNCIA lança
um edital (DT) com uma solicitação de proposta.
Professores da UFRRJ (equipe de projeto) montam um
projeto que será financiado pela FINEP (patrocinadora).
Declaração do Trabalho do Projeto (DT)
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GESTÃO DE PROJETOS
• Devem ser realistas, possíveis, flexíveis e fáceis de
serem compreendidos.
• São normalmente classificados em duas categorias:
– Métodos de Medição de Benefícios; e
– Modelos Matemáticos.
Métodos de Seleção de Projetos
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GESTÃO DE PROJETOS
Limites do Projeto
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GESTÃO DE PROJETOS
• Trazer impresso contendo o esboço do Termo de Abertura
do Projeto com todos os elementos aprendidos em sala de
aula.
• O Termo impresso deverá estar com seus elementos
devidamente organizados e bem formatados.
• Iniciar o Termo com o Título do Projeto, seguido dos
nomes do Patrocinador, Gerente e Equipe.
Próxima aula...
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