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Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Geschäftsprozessoptimierung Ein Weg zum Unternehmenserfolg?
Prof. Dr. Tomas Benz
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Agenda
• Modellieren von Prozessen
• Modellierungsmethoden
• Die softwaretechnische Entwicklung des
Geschäftsprozessmanagement
• Beispiele aus der Praxis
• Zusammenfassung
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Was heißt Modellieren von Geschäftsprozessen?
• Darstellung der am Geschäftsprozeß beteiligten– Aufgabenträger und deren– Beziehungen untereinander
• Darstellung des dynamischen Verhaltens anhand des Funktionsflusses
• Der Leistungsfluß beschreibt die während des Prozesses anfallenden Arbeitsergebnisse
• Der Informationsfluß beschreibt den Austausch der zur Bearbeitung einbezogenen Dokumente (Informationen)
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Wozu Geschäftsprozessmodellierung?
• Dokumentation von Abläufen • Transparenz von Geschäftsprozessen• Möglichkeit zur Analyse und Optimierung von
Prozessen• Dokumentation nach DIN/ISO 9000 ff.• Einführung neuer DV-Systeme• …
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Die Kernfragen von Geschäftsprozessen
• Mit welchen Zielen,• werden welche Teilaufgaben,• in welcher Reihenfolge,• mit welchen Ressourcen,• unter wessen Leitung,• von wem,• an welchem Ort,• zu welcher Zeit ausgeführt?
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Das WertkettenmodellUnternehmensinfrastruktur
PersonalwirtschaftTechnologieentwicklung
Beschaffung
Ein
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Agenda
• Modellieren von Prozessen
• Modellierungsmethoden
• Die softwaretechnische Entwicklung des
Geschäftsprozessmanagement
• Beispiele aus der Praxis
• Zusammenfassung
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Modellierungsmethoden
• Flussdiagramm• Ereignis-Prozess-Kette (EPK)• Unified Modelling Language (UML)• Business Process Modelling Notation (BPMN)• Business Process Execution Language (BPEL)
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Symbole zur Beschreibung von Geschäftsprozessen im Flussdiagramm
Start/Endeeines Teilprozesses
Verarbeitung, Tätig-keit, Aufgabe
Entscheidung
Prüfung, Kontrolle
Beziehung, Daten-,Materialfluß
Gespeicherte Daten
Bildschirmanzeige
manuelle Tätigkeit
Verweis auf andere Seite
Schnittstelle zu anderenGeschäfts-prozessen
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Kreditbearbeitung einer Bank (vorher)
KundeAntrag
entgegennehmen
Kunde
Konditionen festlegen
Kreditwürdigkeitüberprüfen
Vertrag ausarbeiten
Kunden informieren
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Kreditbearbeitung einer Bank (nachher)
Kreditabteilung(Experte 1)
Kreditabteilung(Experte 2)
JuristischeFachabteilung
Kunde Kundenberater übernimmt alle Aufgaben Kunde
Informationstechnische Vernetzung
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Ereignis-gesteuerte Prozeßketten (EPK)• Semi-formale Methode zur Beschreibung von Abläufen. • Sie umfaßt:
• Darstellung des Kontrollflusses• Abbildung von Nebenläufigkeit• bedingte Verzweigungen• Schleifen• Wiedergabe des Datenflusses• Angabe der involvierten Organisationseinheiten• Angabe der Informationssysteme
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Grundelemente der (e)EPK-NotationEreignis• Ereignisse
betriebswirtschaftlich relevante Ereignisse steuern die Abläufe im Unternehmen.
• FunktionenTätigkeiten, Vorgänge beschreiben als Bindeglieder zwischen Ereignissen was getan werden soll.
• die erweiterte EPK-Notation umfaßt zusätzlich:• Organisationseinheiten
Wer soll eine Tätigkeit ausführen und wo im Unternehmen gehört er/sie hin
• InformationsobjekteIn Verbindung mit der Funktion oder einem Ereignis stehende Daten.
Funktion
Org.-Einheit
Informations-objekt
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Fertigungsauftrag (FAUF) ist eingegangen
FAUF an Mitarbeiter (Schweißbereich) weiterleitenFertigungsauftrag(FAUF)
MA SchweißbereichDurchführung von Schweißarbeiten
Meister
Mitarbeiter (Schweißbereich) hat FAUF erhalten
Beschaffung der Spülen Meister
Beschaffung der Spülen erfolgt
Schweißarbeiten durchgeführt
LagerPresswerk
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Business Process ModelingNotation (BPMN)
• eine graphische Spezifikationssprache • stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Geschäftsprozesse
modelliert können• Die graphischen Elemente der BPMN werden eingeteilt in
– Flow Objects - die Knoten in den Geschäftsprozessdiagrammen – Connecting Objects - die verbindenden Kanten in den
Geschäftsprozessdiagrammen – Swimlanes - die Bereiche, mit denen Aktoren und Systeme
dargestellt werden – Artifacts - weitere Elemente wie Data Objects, Groups und
Annotations
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Business Process ModelingLanguage (BPML)
• XML-basierte plattformunabhängige Metasprache zur Beschreibung von Geschäftsprozessmodellen
• Benötigt die BPMN zur graphischen Darstellung
• Besonderheit ist die Definition von echten Unterprozessen und Transaktionen.
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Web Services Business ExecutionLanguage ( kurz: BPEL)
• XML-basierte, standardisierte, ablauffähige Beschreibungssprache für Prozesse
• Entwickelt von BEA, IBM und Microsoft• Beschreibt die Interaktion verschiedener Dienste
(Funktionen) untereinander und ist so eine Basis für Service Oriented Architecture (SOA)
Keine graphische Modellierungsmethode wie EPKEs wird versucht BPML als graphische Beschreibungsebene mit BPEL zu verbinden
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Web-Services- Orchestrierung mit BPEL
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Agenda
• Modellieren von Prozessen
• Modellierungsmethoden
• Die softwaretechnische Entwicklung des
Geschäftsprozessmanagement
• Beispiele aus der Praxis
• Zusammenfassung
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Die softwaretechnische Entwicklung des Geschäftsprozessmanagement
• Umfassendere stärker formalisierte Beschreibung von Prozessen
• Systemintegrierte Modellierung in ERP-Systemen• Verkettung von Systemfunktionen verschiedener
Hersteller als Dienste (Service Oriented Architecture)• Automatisierte Ableitung von Datenstrukturen und
Systemfunktionen
„Erzeugen“ kompletter ERP-Systeme aus modellierten Prozessen
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Agenda
• Modellieren von Prozessen
• Modellierungsmethoden
• Die softwaretechnische Entwicklung des
Geschäftsprozessmanagement
• Beispiele aus der Praxis
• Zusammenfassung
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
2 Beispiele aus der Praxis• Maschinen-/Gerätebau
– 1000 Mitarbeiter– Hohe Variantenvielfalt (pro Produkt ca. 100.000 Varianten)– Variantenabhängige Zulieferteile mit langer Durchlaufzeit
(Gussteile)• Bauzulieferindustrie
– 250 Mitarbeiter– Starke Abhängigkeit vom Projektverlauf des Kunden– Späte kundenseitige Änderungen in Material, Ausführung
und Aufmass (teilweise bis nach Produktionsbeginn)
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Projekt 1Ausgangssituation
• Produktionsplanung im 20-Tage-Zyklus• Materialbereitstellung für jeweils 20 Tage• Auftragsdurchlaufzeit von ca. 3 Monaten• Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Einkauf
auf veralteten hostbasierten Software-Lösungen• Inventur: 4 Wochenenden mit je ca. 30 Mitarbeitern• Optimierungsversuche durch Fertigungsleitung in
Fertigung und Montage nahezu wirkungslos– Akkord, Zeitaufnahmen, händische Eilaufträge
• ERP-Einführung kurz vor Projektstart abgebrochen
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Projekt 1Maßnahmen
• Unternehmensweite Prozessaufnahme und Optimierung durch (neu gegründete) Organisationsabteilung
• Sukzessive Ablösung der alten Hostlösungen durch neue eigenprogrammierte datenbankbasierte Lösung
• Mehrwöchige Begleitung der Umstellung der Fachabteilungen durch die Organisationsmitarbeiter Konsequente Verfolgung der Einhaltung neuer Spielregeln
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Projekt 1wesentliche Neuerungen
• Neustrukturierung der Stücklisten– Erstellung montageorientierter Stücklisten– Ausweisen von Montagearbeitsplätzen auf der Stückliste
• Tagesgenaue Materialbereitstellung– Täglich ab 16:00 Uhr Material für den nächsten Arbeitstag– Exakte Anlieferung an den jeweiligen Montageplatz– Stücklistenfehler werden zur sofortigen Änderung an die
Konstruktion gegeben• Umstellung des Lagers
– chaotische Lagerung– Einlagerung nur noch in Kanban-Entnahme-Mengen
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Projekt 1Ergebnisse
• Verkürzung der Durchlaufzeit – Von 3 Monaten auf 6 Wochen– Liefertermintreue von 60% auf 98%
• Halbierung des Materialbestandes in Produktion und Lager
• Umsatzsteigerung um 30% ohne personellen Mehraufwand
Organisatorische Vorbereitung zur Einführung einer Standard-ERP-Software
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Projekt 2Ausgangssituation
• Fertigungsplanung teilweise in MS-EXCEL• Aufwändige Verschnittoptimierung für die Fertigung• Durchlaufzeit zwischen 6 Wochen und 3 Monaten• Termintreue unter 50%• Kaufmännische und technische DV nicht integriert• Zwei verschiedene Releasestände der PPS-Software
produktiv im Einsatz• Lieferantendaten, Materialstämme und Stücklisten nicht
durchgängig gepflegt• Zwei verschiedene sprechende Nummernsysteme im Einsatz• Zeichnungen und Stücklisten stimmen nicht überein
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Projekt 2geplante Maßnahmen
• Prozessmodellierung, -Analyse und –Optimierung
• Erstellung Lastenheft für ERP-System
• Systemauswahl und –Einführung
.....................
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Ergebnis der Prozessanalyse
Bewegungsart
BewertungskreisBewertungsklasse
Materialart
Buchungsvorgang
Bewertungsmodifikationskonstante Kontomodifikation
Buchungsschlüssel
S/HKennzeichen
Kontoklassenreferenz
MM
SD,PPMM
FI
FI
FI
FI
MM
MM
310010 BestandHAWA-RR154000 Vorsteueran70005 AppleZweirad GmbH
Handelswaren
Werk BWareneingang
950,--
BestandführungWE -RE VerrechnungPreisabweichung • Kleinerer
Optimierungsbedarf• Insgesamt schlank
organisiert• Viele Medienbrüche im
Auftragsdurchlauf
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
!!! Abbruch der Systemauswahl !!!
Grenzen der Modellierung
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Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Gründe für den Abbruch
• „schlechtes Gefühl“• Beobachtungen am Rande
(die nicht zu den Prozessaussagen passen)
• „Telefonitis“• Sprunghafte Anweisung der GL
– Täglich neue Ziele– Anweisungen an Mitarbeiter über
jede Hierarchie hinweg
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Was nicht in der Prozessanalyse auftauchte
• Es gab keine unternehmensweite Auftragsdurchlaufsplanung– Jede Abteilung plant autark
• Niemand konnte über den Produktionsstand und den voraussichtlichen Liefertermin unternehmensweit Auskunft geben– Außendienst und Kunden telefonieren der Reihe nach die
Abteilungen ab, bis zum Versand– Abteilungen fragen sich gegenseitig, wo welcher Auftrag
steckt• Mitarbeiter telefonieren mehrere Stunden am Tag
nicht mit der eigentlichen Arbeit beschäftigt
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Kontraproduktive Selbsthilfe
• Geschäftsleitung gibt unrealistische Durchlaufzeiten als Sollvorgabe
• Außendienst gibt Sicherheitszuschlag bei den Wunschterminen des Kunden
• Verschiebungen auf Kundenseite werden nicht an Innendienst, Konstruktion oder Produktion weitergegeben
• Interne Terminprobleme werden nicht kommuniziert
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Das schlechte Ergebnis• Bis zu 50% der täglichen Arbeitszeit mit überflüssiger
Koordinationstätigkeit verschwendet• Mitarbeiter haben kein Vertrauen in Zusagen und
Abläufe• Mitarbeiter „verstecken“ sich im allgemeinen Chaos
Hohe Bestände an falsch terminierten und produzierten Produkten in den AuslieferungslagernGroße Unzufriedenheit bei den Kunden weil die „richtigen“ Produkte zu spät geliefert werdenHohe finanzielle Reibungsverluste
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Was wirklich getan werden musste• Einführung einer zentralen Auftragsleitstelle, die
– Medienbrüche überbrückt– Echte Durchlaufzeiten in Abhängigkeit der Auslastung der
Abteilungen plant– Verbindliche Liefertermine an den Außendienst gibt– Auftragsinformationen frühzeitig weitergibt– Termintreue auswertet
• Disziplin– Keine Telefone in Besprechungen– Zugesagte Termine werden gehalten– Probleme werden frühzeitig an die notwendigen
Stellen gemeldet
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Wesentliche Ergebnisse
• Liefertermintreue nach drei Monaten über 80%• Vertrauen in Abläufe und Termine wächst• Verantwortungsbewusstsein und Selbstvertrauen
wachsen wieder• Deutlicher Kapazitätszuwachs im gesamten
Unternehmen• Schwachstellen werden offen angesprochen
AufbruchstimmungUnternehmen für Systemeinführung bereit
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Agenda
• Modellieren von Prozessen
• Modellierungsmethoden
• Die softwaretechnische Entwicklung des
Geschäftsprozessmanagement
• Beispiele aus der Praxis
• Zusammenfassung
Dr. Tomas Benz
Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung
Zusammenfassung
• Modellierung von Prozessen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Optimierung des Unternehmens und somit ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg
• Weiterentwicklung von Prozessmodellierungs-werkzeugen zur systemintegrierten Prozesssteuerung und zum Prozessmanagement
• Änderungen in den Prozessen werden in Zukunft direkt in den ERP-Systemen modelliert und umgesetzt
Erfahrung und gesunder Menschenverstand werden auch in Zukunft nicht durch Systeme ersetzt werden können
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