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Fundamentos de Gerenciamento de ProjetosFortaleza, Ceará – GP 11Professor: Marco Coghi
EQUIPE
Bruno Fontenele de Menezes
Ricardo Níkollas de Andrade Cavalcante
Franscisco Amilton de FreitasJunior
José Welington Coelho Graça
Cristiano Unno Grandi
Projeto ExFor I - Objetivos:Buscar minimizar os problemas de mobilidade urbana, através da correta coordenação do tráfego, com soluçõesintegradas que permitem a reação imediata a interrupçõesprogramadas ou não.
TranSitar Engenharia de SinalizaçãoFornecedora de soluções em sinalização inteligente paragrandes centros urbanos
Projeto ExFor I - Objetivo secundário:Tendo como objetivo a Mobilidade Urbana, a Transitarbusca também melhorias sociais e minimização dosimpactos ambientais.
Stakeholders
•Prefeitura• População• CREA• IBAMA• Fornecedores
Restrições
• As soluções apresentadas pelo Projeto deverãoestar compatíveis com o orçamento municipal existente• Dificuldade nos horários para a intervenção urbana• Impactos sócio-ambientais
Requisitos
• Infraestrutura de dados para integração dos pontos de
inteligência digital
WBS
Critérios para escolha - Make ou Buy
Inovação Tecnológica:Os pacotes de trabalho “Sensores de Tráfego” e “Instalação de Sensores de Tráfego” são itens tecnológicos e ainda protegidos por patente por isso são classificados como Buy
Equipe de Projetos qualificada:Os pacotes de gerenciamento do projeto serão realizadas por nossa equipe, pois possuímos profissionais qualificados e certificados PMP
Informação privilegiada de Órgão de Trânsito Publico:Algumas informações fundamentais à execução do pacote “Identificação dos Pontos Críticos” são detidos pela administração pública, em função disso foi classificado como pacote Buy
Interface com a sociedade:Contrataremos Assessoria de Imprensa para a prévia comunicação aos órgãos públicos e á sociedade, sobre as intervenções que venham a causar transtornos ao tráfego durante sua realização.
Critérios para escolha - Make ou Buy
Core Business da Empresa:Sendo a elaboração e o fornecimento de projetos de sinalização urbana a nossa expertise, pacotes de trabalho relacionados ao gerenciamento de projetos como Plano do Projeto e a elaboração como Elaboração do Projeto de Sinalização, ficam a cargo de nossa empresa, por isso são classificados como make, outro como a Execução do Projeto de Sinalização é classificado como buy. .
Existência de Fornecedores Confiáveis:A contratação para a aquisição de materiais, como Sinalização Vertical e Sinalização Horizontal são classificados como buy devido a existência de grandes fornecedores no mercado, com qualidade e com capacidade de atender a nossa demanda.
Restrição de prazos:Já dispomos de experiência na implementação deste tipo de projeto, portanto podemos garantir que as alocações de pacotes como make ou buy fazem parte de critérios já testados, e esta experiência nos dá a segurança para o cumprimento dos prazos acordados.
Numero Item a ser contratado Ref.WBS Vendor List Orçamento Prazo
1 Identificação dos pontos críticos no tráfego 1.2.1 AMC
ETTUSA
CTC
R$ 1.525.610,01 15.08.2012
2 Execução do projeto de sinalização 1.3.2 Citeluz
Sinal
Sinenge
R$ 553.234,05 20.03.2013
3 Sinalização Vertical 1.4.1 Kau
J.Simoes
P&D
R$ 425.000,00 30.11.2012
4 Sinalização Horizontal 1.4.2 Q.Galvão
Delta
Cascata
R$ 300.000,00 30.11.2012
5 Sensores de tráfego ou interrupção 1.4.3 J.Simões
Quadra
Salco
R$ 350.000,00 30.11.2012
6 Sinalização Pedestres 1.4.4 Q.Galvão
Delta
Cascata
R$ 250.000,00 30.11.2012
7 Instalação das sinalizações verticais 1.5.1 Citeluz
Sinal
Sinenge
R$ 100.000,00 20.03.2013
8 Instalação das sinalizações horizontais 1.5.2 Citeluz
Sinal
Sinenge
R$ 150.000,00 20.03.2013
9 Instalação Sensores de tráfego 1.5.3 Fotosensores
CET
R$ 250.000,00 20.03.2013
10 Informação de intervenções 1.5.4 Vogal Assessoria R$ 15.000,00 10.01.2013Qualidade na melhor idade
Mapa das Aquisições
Qualidade na melhor idade
WBS Revisada
EVENTO DE RISCO RESPOSTAS AO RISCO MOMENTO DE RESPOSTA AO RISCO
Atraso na entrega das sinalizações Clausula contratual estabelecendo multas
por atraso na entrega;
Estabelecimento no Contrato
Erros na execução do Projeto de Sinalização Exigir atestados de capacidade técnica;
Multas contratuais;
Auditoria de qualidade
Recontratação de serviços
- Qualificação dos fornecedores
- Contratação
- Execução
Falha nos sensores de tráfego Equipamentos para backup
Plano de operação manual
Intervenção de Agentes de Trânsito
- Durante período contratual de garantia mínima
de 2 anos
Perda de luminosidade na sinalização horizontal Teste do pigmento de luminosidade
Verificação dos requisitos locais para
aplicação do elemento de luminosidade
- No processo de seleção do fornecedor
Riscos climáticos durante a instalação dos
sensores e sinalização horizontal e vertical
Aumento do efetivo durante os períodos
úteis de instalação para compensar os dias
úteis perdidos durante as intempéries do
clima.
- No processo de instalação das sinalizações e
sensores
Registro de Risco
Critérios Eliminatórios
Para todas as empresas que possam vir realizar trabalho paraa nossa empresa, serão exigidos:
• Comprovação de habilidade técnica• Comprovação de capital financeiro, garantias
financeiras• Estar ativo, situação regular no cadastro dos
fornecedores nacionais (SICAF)• Ter realizado o mesmo projeto, produto ou serviço há
pelo menos 5 anos contínuos• Ter registro no FINAME e ser 60% de participação
nacional
Critérios Classificatórios
Pacote: Sinalização Vertical
• Empresas que tenham ISO 9000• Classificação orçamentária• Já ter realizado algum tipo de serviço ou produto para a
nossa empresa, criando assim um histórico dentro doescritório.
• Qualidade da tinta aplicada às sinalizações, atendendoas normas vigentes do Brasil.
• Placas com proteção contra corrosão classe C4.
Especificação funcional
› Sinalização intermitente para cruzamentos (pare,atenção, siga) a ser afixa suspensa sobre vias;
› Sinalização fixa regulamentar
› Sinalização de acordo com a legislação brasileiravigente
› Sinalização em cores fosforescentes para placas eluminosos com tecnologia led.
Qualidade
› Proteção contra exposição a intempéries do clima
› Ciclos garantidos de intermitência de no mínimo5.000.000 de alternações para sinalizaçõesintermitentes
Declaração de Trabalho
Prazos
› Entrega total, instalados, em até 120 dias apósassinatura do contrato. Com ordem de prioridadepara sinalizações consideradas de risco (Pares esemáforos).
Suporte
› Operação durante período de garantia por 5 anos porconta da empresa fornecedora, equipe da contratanteefetuará apenas a informação das ocorrências, quedeverão ser sanadas em até 4 horas após acomunicação
Declaração de Trabalho
Treinamentos
› Reparação de sinalizações intermitantes
Manutenção
› Manutenção preventiva a cada 60 dias em cadaelemento ativo, realizada exclusivamente entre 01hse 05hs.
Garantia
› Prove garantia de 5 anos sobre o fornecimento dosmateriais contra corrosão, desgastes das pinturas ecupins.
Declaração de Trabalho
Declaração de Trabalho
Local de entrega
› Depósito Central da SecretariaMunicipal deTransportes
Peso das entregas do contrato
› 50% - Equipamentos fornecidos;
› 10% - Placas fornecidas;
› 30% - Equipamentos instalado; e
› 10% - Placa instalada
Quantidade
› 120 (cento e vinte) Elementos de sinalizaçãointermitentes;
› 420 (Quatrocentos e vinte) Elementos de sinalizaçãofixa com imagens diversas
Declaração de TrabalhoCritérios de Medição
100% - Equipamentos fornecidos100% - Placas fornecidas0% - Equipamentos instalados0% - Placas instaladas
Avanço Físico
Item
Descrição Peso Quant. Critério Avanço Físico
1 Fornecimento Placas Horizontais 30% 420 1
2 Fornecimento Sinalizações Intermitentes 30% 120 1
3 Instalação Placas Horizontais 20% 420 2
4 Instalação Sinalizações Intermitentes 20% 120 2
Legenda
1 - 0 ou 100% - Entrega total das placas ou sinalizações.
2 – 70%, 20%, 10% - 70% Colocação das placas, 20% na ligação elétrica das
sinalizações intermitentes, 10% teste de continuidade.
Divulgação de Critérios de Avaliação
A intenção da Transitar é a de divulgar apenas os critérioseliminatórios, pois de antemão as empresas fornecedorassaberão quais os requisitos mínimos que elas deverãoatender para o fornecimento do material ou serviço. Oscritérios classificatórios não serão divulgados, poispretendemos evitar a formação de cartéis, que poderiam vira apresentar propostas previamente combinadas.
Critérios Classificatórios (Facultativos)Peso
(%)
Kau J.Simões P&D
MédiaMédia
PonderadaMédia
Média
PonderadaMédia
Média
Ponderada
Possuem ISO 9000 10 10 1 0 0 10 1
Classificação Orçamentária 25 7 1,75 9 2,25 8 2
Trabalhos já realizados para nossa empresa 25 10 2,5 8 2 9 2,25
Qualidade da tinta aplicada às sinalizações 20 8 1,6 10 2 9 1,8
Qualidade da tinta contra corrosão e sua
aplicação20 8 1,6 10 2 8 1,6
Total 100 8,45 8,25 8,65
Sistema de Pontuação
• Carta introdutória da empresa• RFQ – Request For Quotation• Minuta contratual• Declaração de escopo• Carta-convite.
Uma vez que o item a ser analisado “Sinalização Vertical” diz respeito à aquisição de placas de trânsito, letreiros luminosos e de advertências, não sendo necessário a execução nem instalação de qualquer tipo de serviço.
Necessitamos apenas saber qual o preço dos produtos solicitados. A carta introdutória é interessante enviar junto com a documentação para que a empresa fornecedora conheça a nossa empresa. A minuta de contrato é enviada para que a empresa fornecedora saiba quais os tramites dos negócios e tenha um pré-aceite. A declaração de escopo para que ela possa conhecer os produtos que estarão sendo solicitados e suas especificações técnicas. A carta-convite para que ela tenha noção de que está sendo convidada para participar do processo de escolha da empresa fornecedora de material.
Documentos de aquisição
Via e-mail e carta registrada.
Com a necessidade de agilizar o processo de escolha dofornecedor, devemos enviar a documentação por e-mail. Porém,para torná-lo mais formal, enviaremos uma carta-convite via cartaregistrada.
Formas de Envio do Convite
O Contrato será formal devido ao tipo de produtos eserviços a serem adquiridos, sendo estes especializados efornecidos a órgão público.
Aspectos do Contrato
Compra e venda. Uma vez que necessitamos apenas dosmateriais para que outras empresas possam fazer a instalaçãodas sinalizações verticais.
Espécie do Contrato
Preço Global. Uma vez que teremos maior facilidade para conduzir anegociação e contratação, agilizando assim o processo de compra detodo o material. Com o preço global para adquirir toda a sinalizaçãovertical, esperamos conseguir descontos na hora da compra.
Tipo do Contrato
Concorrência Privada - Fluxo
Planejamento da Aquisição
Elaboração da Declaração de Escopo
Elaboração da RFQ
Criação dos Critérios Classificatórios e
Eliminatórios
Análise das propostas via critérios
classificatórios e eliminatórios
Recebimento das propostas
Reunião de tira dúvidas da RFQ
enviada
Convidar empresas fornecedoras
Enviar resposta ao vencedor e avisar aos
perdedores
Negociação do contrato
Contratação
• Preservar e observar aquilo que foi acordado;• Permanente e efetiva comunicação com fornecedor com, no
mínimo, uma reunião mensal;• Cumprimento dos procedimentos formais estabelecidos para
alterações no contrato;• Privilegiar a negociação direta entre as partes para a solução
adequada de reivindicações e disputas;• Autorização para início dos trabalhos;• Realizar avaliação do fornecedor com base nos requisitos do
contrato; e• Realizar auditorias de qualidade.
Atitudes e Fiscalizações naAdministração da Aquisição
Relatórios para Administrar a Aquisição
Boletim de Medição - BM
Boletim de Medição
Medição No.:
Cod.Item Descrição Qtde.Total Qtde.Entregue % Executado Observações
Relatórios para Administrar a Aquisição
Boletim de Medição - BM
Item do Relatório Descrição do item
Cod. Item Código sequencial do Item da WBS sendo medido
Descrição Descrição do Item medido
Qtde.Total Quantidade total contratada
Qtde.Entregue Quantidade entregue até o momento do referido item
% Executado Percentual executado nesta medição
Observações Ocorrências e incidentes que necessitem serem relatados
Relatório Diário de Ocorrencias
Data:___/___/_______
Seq. Atividade Colaboradores Envolvidos Eventos
Relatórios para Administrar a AquisiçãoRelatório Diário de Ocorrências
Relatórios para Administrar a Aquisição
Relatório Diário de Ocorrências
Item do Relatório Descrição do item
Seq. Código sequencial da Ocorrência. Numeração contínua para todo o projeto
Atividade Atividade da WBS à qual se refere a ocorrência
Colaboradores envolvidos
Stakeholder/funcionário/colaborador envolvidos na ocorrência
Eventos Descrição da ocorrência
Passo a passo para Administrar o Contrato
Indicar o Gestor do Contrato
Realizar a reunião de kick-off
Distribuir cópias do contrato entre
Stakeholders
Elaborar relatórios de progresso
Identificar desvios planejado vs
realizado
Acompanhar ações corretivas
Administrar o faturamento e
pagamento
Documentar comunicação
relevante
Preparar atas de reuniões internas
e externas
Documentar lições aprendidas e difundir na
empresa
Passo a passo para Encerrar o Contrato
Verificar conformidade com procedimentos do
contrato
Verificação do escopo
Controle de qualidade dos
produtos entregues
Emitir o relatório de encerramento do
contrato e termo de aceite
Aceitação formal dos produtos e
pagamento final ao fornecedor
Realizar auditorias de todos os
processos da aquisição
Identificar lições aprendidas e correção de
procedimentos
Manter os arquivos do contrato durante período de garantia contratual e legal.
Plano de Gerenciamento de Aquisições - ExFor I
• Descrição sucinta do projeto• Premissas relativas às aquisições do projeto• Restrições relativas às aquisições do projeto• Fluxogramas dos processos de aquisições e suas respectivas
aprovações.• Tipos de contratos e modalidades contratuais a serem usadas no
projeto.• Diretrizes de gerenciamento de contratos.• Instruções sobre uso de mecanismos alternativos de disputas
(Mediação e arbitragem).• Questões relacionadas com gerenciamento de riscos que devem
ser contempladas no plano de gerenciamento de aquisições.• Necessidade de uso de estimativas independentes para custos e
prazos das aquisições.• Definição da autonomia da equipe de projetos com relação à
aquisições para o projeto
• Diretrizes para gerenciamento de fornecimentos com múltiplosfornecedores.
• Diretrizes de integração e comunicação de fornecimentosinterdependentes.
• Lista de fornecedores qualificados.• Métricas para avaliação de fornecedores• Sistemática de lições aprendidas.• Coordenação de aquisições com outros aspectos do projeto• Identificação de requisitos de performance dos itens a serem
adquiridos.• Identificação da necessidade de aquisição seguros e garantias de
performance.• Instruções aos fornecedores sobre a forma de desenvolvimento de
manutenção da estrutura analítica de projeto (O importante aqui éque a codificação do fornecedor seja compatível com a do projeto).
• Diretrizes de segurança e medicina do trabalho e meio ambienteaplicáveis às contratações.
Plano de Gerenciamento de Aquisições - ExFor I
• Diretrizes e critérios para avaliação e seleção de fornecedores.• Lista de itens a serem adquiridos.• Formulários padronizados de aquisições:
o Declarações de trabalhoo Ordem de comprao Condições gerais de compraso RFIo RFPo Documentos de aceitação (Termos de recebimento provisório e
definitivo)o Modelos de contratoso Condições gerais de contrataçãoo Documentos de mediçãoo Documentação de pagamentoo Modelos de cartas convites para emissão de propostaso Modelo do termo de aceitação provisóriao Modelo do termo de aceitação definitiva
Plano de Gerenciamento de Aquisições - ExFor I
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