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ECM für FinanzdienstleisterDr. Joachim Hartmann
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Agenda
• Einführung ECM• Komponenten von ECM• ECM – Markt• ECM im Bankenbereich• Erfolgskriterien für die Einführung von ECM• Change Management• Ausblick
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Einführung
ECM Enterprise Content Management
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ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content
Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
5
ECM: Definition
“ECM umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen.“
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Komponenten von ECM
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ECM: Das 5-Komponenten-Modell
PRESERVE
CAPTURE DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
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ECM: Das 5-Komponenten-Modell
• Capture (Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifkation etc.)
• Deliver (Output Management, Sicherheit, Multi-Channel-Distribution, Kryptographie, Signaturen etc.)
• Manage (Business Process Management, Collaboration, Records management, DocumentManagement, Web Content Management)
• Storage (Speicherverwaltungssysteme, Speicherarchitekturen, Speichermedien)
• Preservation (Langzeitarchivierung, Schnittstellen, Formate, Speichermedien, Migration)
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ECM-Markt und Themen
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Magic Quadrant der Gartner GruppeSeptember 2007
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Magic Quadrant der Gartner GruppeSeptember 2008
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ECM in Deutschland, September 2009 (PROJECT CONSULT Projektion)
Allianz deutscher ECM-
Mittelstand
IBM
Open Text
Microsoft
HPSAP
Oracle
ECM Vollständigkeit
EC
M M
arkt
durc
hdrin
gung
Spezialanbieter für Finanzdienstl.
Spezialanbieter für Finanzdienstl.
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ECM-Themen: Das ECM-Haus
Collaboration
Scanning
Document Imaging
Forms Processing
Recognition
Categorization
Indexing
Document Management
Records Management
E-Mail Management
Digital Asset Management
Web Content Management
Business Process
Management
Workflow
EAI
Repositories
Storage
Long-Term Archival
Backup / Recovery
Migration
Content Integration
Search / Retrieval
Syndication
Localization
Personalization
Publish
Paper
CA
PT
UR
EM
AN
AG
E ST
OR
EP
RE
SE
RV
ED
ELI
VE
R
Enabling Web Client other Devices
UsageChange Management
PKI DRMUser ManagmentDirectory Service
User RightsManagement
SE
CU
RIT
Y
Firewall
Electronic
Electronic Signature
Fat Client
Entry Exit
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
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Welche ECM-Themen sind neu?
• DAM Digital Asset Management• EAI Enterprise Application Integration• Search/Retrieval: Enterprise Search• Content Integration• Backup/Recovery: Information Lifecycle Management• Migration• Localization• DRM Digital Rights Management• Change Management
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ECM im Bankenbereich
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Wichtige ECM-Themen für den Bankensektor
• E-Mail Management• EAI Enterprise Application Integration• Search/Retrieval: Enterprise Search• Content Integration• Migration• Localization• Records Management: Elektronische Aktenführung• Change Management
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E-Mail Management:Sarbanes-Oxley-Act
•,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation orproper administration of any matter within thejurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall befined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."
•(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)E-Mail Management ist ein Compliance
Thema!
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E-Mail Management:Securities und Exchange Commission (SEC)
•,, Electronic documents and the storage on whichthey reside contain relevant, discoverable informationbeyond that which may be found in printeddocuments.Therefore, even where a paper copyexists, we will seek all documents in their electronicform along with information about those documentscontained on the media."
•(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)
E-Mail Management ist auch ein Integrations-Thema!
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Der Zwang zur Migration
• Migration des Systems• Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein
anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien
• Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien
• Migration der Speichermedien bei Ablauf der Haltbarkeit der Medien
• Migration bei technologischer Weiterentwicklung• wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,• wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,
• wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben
• © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulr ich Kampffmeyer© PROJECT CONSULT 2002
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Migrationsstrategie - Empfehlungen
• Bei der Systemauswahl auf einfache Möglichkeiten für den Export der Indexdaten achten. Ziel: Langfristige Unabhängigkeit vom Hersteller
• Absicherung gegen Verfälschung der Information beim Export und Import von Dokumenten und DatenZiel: Revisionssicherheit des Archivierungsprozesses
• Bei Wechsel der Speicherlösung muss es einfache Möglichkeiten der Index-Reorganisation gebenZiel: Minimierung des Aufwands für die Migration
© PROJECT CONSULT 2002
�
Migrationskonzept als kontinuierlicher Prozess einrichten!
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Elektronische Aktenführung
• Kundenakte• Kreditakte• Einkaufsakte• Personalakte• Rentenakte• Rechtsakte• usw.
• Rechtsfragen• Akzeptanzfragen• Rentabilitätsfragen• Technische Fragen• Anbieterfragen• Betriebsfragen• usw.
Viele Möglichkeiten Viele Fragen
Gute Gründe• Ortsunabhängigkeit• Höhere Sicherheit• Höhere Auskunftsfähigkeit• Basis für effizientere Abläufe
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Elektronische Aktenführungam Beispiel der elektronischen Kreditakte
• Kundenakte (Einzelkunde, Konzerntochter)• Sammelakte (übergeordnete Kundenakte) • Rahmenkreditakte: • Geschäftsakte• Objektakte• Akte aus der Akquisition• …
Kreditakte ?
Komplexe Aktenstrukturen und damit ein komplexes Datenmodell sind der Regelfall!
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Beispiel: Die elektronische Kreditakte der Helaba ( 1)
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Beispiel: Die elektronische Kreditakte der Helaba ( 2)
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Beispiel: Die elektronische Kreditakte der Helaba ( 3)
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Elektronische AktenführungRechtsfragen
• Massensignaturen beim Scannen• Abgeschlossener Scanraum• Separierter Scanprozess (Closed Shop)• Systemadministration nach Vier-Augen-Prinzip• Outsourcing genehmigungspflichtig• Abnahme duche BVA vorgeschrieben• Ca 40 Seiten an Vorgaben
• ???• ???• ???
Beispiel ges. Sozialvers.Vorschriften des BVA
Vorgaben der BaFin
• Dokumentationspflichten• Dokumentationspflichten• Dokumentationspflichten
Eigene Vorgaben
���� Enge Abstimmung mit dem Rechtsbereich und mit der Revision!
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Die elektronische Kreditakte als Basis für effizientere Prozesse
• Legitimationsprüfungen• Aktenübergabe an andere Bereiche• Erstellung von Kreditvorlagen• Integrierte Wiedervorlagen• Freigabeprozesse• Elektronische Kreditüberwachung• …
Beispiele
Ein hoher Aufwand für Analyse und Abstimmung erforderlich!
Ein Aufwand, der sich lohnt!
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CRM
Office
Elektronische Posteingangsverarbeitung als Konsequenz von elektronischen Akten
SAP
Post-eingang
Scannen Erkennung Vali-dierung
Workflow
Archiv
DMS
Kontrolle + El. Signatur
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Erfolgskriterien für die Einführung von ECM Change Management
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Erfolgskriterien: Das magische Dreieck im Projektmanagement
Technik
Org
anis
atio
n
Mensch
Ohne optimierte Abläufe nutzt die beste Technik nur wenig
Organisation und Technik
lassen sich nur mit und nicht
gegen die Menschenumsetzen
Moderne Software schafft einen technologischen Wettbewerbsvorteil
IT-Infrastruktur und Basistechnologien sind Kontinuierlich fortzuschreibende Langfristprojekte
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Veränderungen durch papierarme Abläufe (1)
Vorher:
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Veränderungen durch papierarme Abläufe (2)
Nachher:
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Neu:• Suchkriterien müssen
vorher definiert werden• Blättern in
elektronischen Registern
• Elektronisches „Merken“
• Höhere Konzentration erforderlich
Es entfallen:• Kollegen fragen• Ergebnisse auf dem
Schreibtisch ausbreiten
Suchergebnisse werden ausgedruckt
Quelle: Zeit, 22.06.2003
Wandel der ArbeitsbedingungenBeispiel Suche und Recherche
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Change Management wegen ECM
• Die umfassende Einführung von ECM-Lösungen bewirkt eine massive Änderung der Arbeitsweisen und der Anforderungen an die Mitarbeiter
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STOREWCM
RM
WF/BPM
DMCollab
Capture
• Dies umfasst die gesamte Unternehmensorganisation • Sämtliche Arbeitsabläufe müssen überprüft und ggf.
angepasst werden
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Aspekte bei der Einführung von ECM
Integration
Netzwerk
Internet/Intranet
Server
Clients
Bildschirme
Testumgebung
Betriebskonzept
Business Process
Management
Arbeitsplatz-analysen
Prozess-analysen
Schulungen
Support
CA
PT
UR
EM
AN
AG
E ST
OR
EP
RE
SE
RV
ED
ELI
VE
R
Enabling Web Client other Devices
Zielbild
MenschOrganisation
SE
CU
RIT
Y
Technik
Fat Client
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
Speicherinfrastruktur
Schulungsumgebung
Teampotentialanalyse
Persönliche Profile
Analyse der Benutzerzufriedenkeit
Konfliktmanagement
Richtlinien, Arbeitsanweisungen
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Ausblick
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ECM 2.0
Von ECM zu Informationsmanagement
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Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
EIM Enterprise Information Management
Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content = Informationsmanagement
ECM
EIM
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Joachim Hartmann E-Mail: Joachim.Hartmann@PROJECT-CONSULT.com
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