diccionario de la edt

ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO, EDT

Un gran trabajo se realiza más fácil cuando se divide en pequeños trabajos¨ - Henry Ford

2

CONTENIDO

¿Qué es una EDT?

Beneficios de la EDT

Componentes de la EDT

Niveles de la EDT

Diccionario de la EDT

Ejemplos de EDTs

Implementación de la EDT

Errores comunes

Conclusiones

3

El Producto Final Estructura de División del Trabajo

¿QUÉ ES UNA EDT?

4

La Estructura de División del Trabajo, llamada también Estructura Detallada de Trabajo, es una estructura jerárquica y descendente de las partidas de trabajo que se deberán realizar durante la implementación del proyecto para lograr su propósito.

La EDT divide un proyecto en piezas o paquetes para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para completar su alcance

¿QUÉ ES UNA EDT?

5

Estructuración del Alcance del

Proyecto de Manera

Jerárquica

¿QUÉ ES UNA EDT?

6

¿QUÉ ES UNA EDT?ID Nombre de tarea Duration Start Finish Successors Predecessors

1 PROYECTO REMODELACIÓN LABORATORIO METALÚRGICO309 days Sun 24 Jul '11 Mon 28 May '12

2 PROCESOS PREVIOS 97 days Sun 24 Jul '11 Sat 29 Oct '11

3 AUTORIZACIÓN DE GASTO (AFE) 13 days Sun 24 Jul '11 Sat 06 Aug '11

4 Elaboración documentos Técnicos 2 days Sun 24 Jul '11 Tue 26 Jul '11 5;6

5 Elaboración documentos Financieros 1 day Tue 26 Jul '11 Wed 27 Jul '11 6 4

6 Revisión y aprobación GP 2 days Wed 27 Jul '11 Fri 29 Jul '11 7 4;5

7 Entrega al Cliente 1 day Fri 29 Jul '11 Sat 30 Jul '11 8 6

8 Aprobación Gerencias MSC 7 days Sat 30 Jul '11 Sat 06 Aug '11 9SS 7

9 Aprobación de AFE 0 days Sat 30 Jul '11 Sat 30 Jul '1110SS;11;199;197 8SS

10 PLIEGO DE CONTRATACIÓN 18 days Sat 30 Jul '11 W ed 17 Aug '11 9SS

17 PROCESO DE CONTRATACIÓN 65 days Mon 15 Aug '11 W ed 19 Oct '11

31 Orden de Proceder 0 days Sat 29 Oct '11 Sat 29 Oct '11 35;34 30;32

32 Pago de Anticipo 10 days Wed 19 Oct '11 Sat 29 Oct '1131;35;123;131 30

33 CONSTRUCCIÓN 241 days Sat 30 Jul '11 Tue 27 Mar '12

34 INICIO ACTIVIDADES 0 days Sat 29 Oct '11 Sat 29 Oct '11 35 31

35 MOVILIZACIÓN 7 days Sat 29 Oct '11 Sat 05 Nov '11 36 31;32;34

36 CAPACITACIÓN HSE 5 days Sat 05 Nov '11 Thu 10 Nov '11 39;37 35

37 INICIO ACTIVIDADES DE CONSTRUCCIÓN EN SITIO 0 days Thu 10 Nov '11 Thu 10 Nov '11 39 36

38 ARQUITECTURA Y CIVIL 136 days Thu 10 Nov '11 Sun 25 Mar '12

59 HIDROSANITARIA 116 days Thu 24 Nov '11 Mon 19 Mar '12

60 AGUA FRIA 60 days Thu 24 Nov '11 Mon 23 Jan '12

70 AGUA CALIENTE 60 days Thu 24 Nov '11 Mon 23 Jan '12

76 AGUA CRUDA 99 days Thu 24 Nov '11 Fri 02 Mar '12

85 AGUA PROCESO 100 days Thu 24 Nov '11 Sat 03 Mar '12

86 ABRAZADERA SOPORTE PARA (TUBERIAS Y ACCESORIOS)60 days Thu 24 Nov '11 Mon 23 Jan '12 91SS;94SS 77SS

87 GRIFO MOVIL NIQUELADO CON MANGUERA5 days Mon 27 Feb '12 Sat 03 Mar '12 88

SUPERVISIÓN;CAMPAMENTO - HOSPEDAJE;Anticipo

CONTINGENCIA

30/07

S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S11 Jul '11 18 Jul '11 25 Jul '11 01 Aug '11

7

¿QUÉ ES UNA EDT?

8

Planificación Ejecución Cierre

• Consolidar los requerimientos del cliente;

• Mejora el dimensionamiento del proyecto

• Evitar que se omitan tareas claves y de apoyo para la obtención de los entregables

• Facilita la asignación de roles y responsabilidades

• Base para la obtención del cronograma, presupuesto y flujo de caja

• Representar de manera gráfica el trabajo a ser realizado;

• Asegurar que no se dupliquen tareas;

• Mapa de control para el logro del alcance.

• Facilita la comunicación entre involucrados;

• Insumo para el control de cambios

• Representa de manera gráfica el trabajo realizado

• Facilita el análisis de impacto en el alcance

• Permite el cálculo del valor ganado a nivel de paquetes de trabajo.

• Herramienta útil para la negociaciones de cambio de alcance

• Mapa guía para realizar las actividades de cierre de contratos y del proyecto.

• Ayuda en los procesos de evaluación de desempeño

• Insumo para retroalimentar los procesos de mejora continua (Estadísticas, estandarización, etc)

• Ayuda a documentar las lecciones aprendidas

UTILIDAD Y BENEFICIOS DE LA EDT

9

Lo que se licitóLo que el cliente solicito

Lo que analizó el equipo de proyecto

Lo que se monitoreo

Lo que el cliente recibió

Lo que se gasto en el proyecto

Lo que el cliente en verdad quería

Las lecciones que se documentaron

10

BENEFICIOS DE LA EDT

Permite realizar un control del

valor ganado a nivel de paquetes

de trabajo

11

Estructura de la EDT Diccionario de la EDT

COMPONENTES DE LA EDT

12

Paquete de Trabajo

Entregables

Etapas/ Divisiones funcionales

Producto Final(Objetivo Especifico)

Proyecto A

Contratación

Pliego de Contratación

Elaboración de BT´ y BAEs

Actividad de Apoyo

Arquitectura y Civil

Remodelación Interior Sala A

Actividad A

Remodelación exterior Sala A

Actividad B

Tarea A

NIVELES DE LA EDT

13

1•Producto Principal

2•Etapas/Div. Func.

3•Entregables

4•Paquetes de trabajo

NIVELES DE LA EDT

14

NIVELES DE LA EDT

Estructura EDT

Diccionario EDT

1• Producto Principal

2• Etapas/Div. Func.

3• Entregables

4• Paquetes de trabajo

15

Producto Final(Objetivo Especifico)

Etapas/ Divisiones funcionales

Entregables

Paquete de Trabajo(Actividades)

16

Etapas / División Funcional

NIVELES DE LA EDT

17

Entregables

NIVELES DE LA EDT

18

PAQUETES DE TRABAJO

NIVELES DE LA EDT

19

DICCIONARIO DE LA EDTV 1.0

<si/no> <si/no>Id: EDT #:

Trabajo

Duración: <Dias, mes, etc>

Fecha Inicio:

Fecha Término:

<dd/mm/aaaa> <dd/mm/aaaa>

Paquete de Trabajo:Nivel del Diccionario Entregable:<Número del esquema>

Estimación de costos: <Incluir el resumen de las estimaciones realizadas>

Personal requerido <Indicar la tipologia y la cantidad del personal requeridoSub-contrataciones: <indicar si existe alguna subcontratacion>

Estimaciones de la actividad< Dias / Hombre>

Costo Final: <Escribir en dólares,>

Salidas: <Indicar cuales son los productos al terminar>Puntos de control: <Indicar como verificara el avance>Responsable (s): <Nombre(s) apellido (s) 1 apellido (s) 2>

Descripción: <Indicar en que consiste la actividad>Computos Metricos: <Incluir el resumen de los computos metricos realizados>

Entradas: <Indicar cuales son los productos requeridos para iniciar>

Información General <número>Nombre: <Escribir el nombre del paquete de trabajo/Entregable>

Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

20

EJEMPLOS DE EDT

21

Por Etapas del Proyecto

EJEMPLOS DE EDT

22

Por Distribución Funcional

EJEMPLOS DE EDT

23

EJEMPLOS DE EDTMixtos

24

IMPLEMENTACIÓN DE LA EDT

En el Sistema de Gestión de Proyectos

En los Proyectos

Estándar PMI

25

Establecer el proceso de elaboración del EDT

Estandarizar las fases/distribuciones funcionales

Asignar Dueños/Responsables

Acoplar/desarrollar herramientas planificación /gestión de entregables paquetes de trabajo

IMPLEMENTACIÓN DE LA EDT

En el Sistema de Gestión de Proyectos

26

Organización funcional Contratista / Adm. Proyecto

TDR

Análisis de Necesidades ??

IMPLEMENTACIÓN DE LA EDT

27

Producto

A B C

Estandarizar Etapas

/Distribución Funcional

Asignar Dueños de Etapas/

distribuciones funcionales

IMPLEMENTACIÓN DE LA EDT

28

Utilizar el proceso de elaboración del EDT

Estandarizar las fases/distribuciones funcionales

Asignar Dueños/Responsables

Acoplar/desarrollar herramientas planificación /gestión de entregables paquetes de trabajo

ELABORACION DE LA EDT

En los Proyectos

29

Producto

A

E1 E2

B

E3

C

E4

Identificar los Entregables

específicos del proyecto

IMPLEMENTACIÓN DE LA EDT

30

Producto

A

E1 E2

B

E3

C

E4

ELABORACIÓN DE LA EDT

Identificar actividades claves y de

apoyo

31

IMPLEMENTACIÓN DE LA EDT

V 1.0<si/no> <si/no>

Id: EDT #:

Trabajo

Duración: <Dias, mes, etc>

Fecha Inicio:

Fecha Término:

<dd/mm/aaaa> <dd/mm/aaaa>

Paquete de Trabajo:Nivel del Diccionario Entregable:<Número del esquema>

Estimación de costos: <Incluir el resumen de las estimaciones realizadas>

Personal requerido <Indicar la tipologia y la cantidad del personal requeridoSub-contrataciones: <indicar si existe alguna subcontratacion>

Estimaciones de la actividad< Dias / Hombre>

Costo Final: <Escribir en dólares,>

Salidas: <Indicar cuales son los productos al terminar>Puntos de control: <Indicar como verificara el avance>Responsable (s): <Nombre(s) apellido (s) 1 apellido (s) 2>

Descripción: <Indicar en que consiste la actividad>Computos Metricos: <Incluir el resumen de los computos metricos realizados>

Entradas: <Indicar cuales son los productos requeridos para iniciar>

Información General <número>Nombre: <Escribir el nombre del paquete de trabajo/Entregable>

Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

Llenar el diccionario de la

EDT

32

Definir el Equipo básico del proyecto

Crear el Diccionario de

la EDT

No incluir requerimientos en la estructura

del EDT

Aspectos claves a tomar en cuenta:

ELABORACIÓN DE LA EDT

WBS

33

ERRORES COMUNES

Utilizar el EDT como un check list

Organizar el EDT según la estructura organizacional

Organizar el EDT sólo, según las fases del proyecto

Falta de trazabilidad de la EDT

No prever acciones de soporte

No actualizar el EDT a lo largo de la implementación del proyecto

Resumen: “ Top 7 WBS Mistakes Project Managers Make” Josh Nankivel

34

Utilizar el EDT como un Check List

ERRORES COMUNES

Una lista de tareas no tiene los niveles de descomposición y de detalle que se requiere para gestionar el alcance del proyecto.

El EDT debe permitir dar respuesta a las interrogantes:• ¿Qué hay que hacer?, • ¿Quién es responsable?, • ¿Cómo o con qué recursos?,• ¿Cuándo hay que entregarlo?, • ¿Cuánto costará?,• ¿Cuáles son los criterios de aceptación?

http://www.claybennett.com/

35

Organizar el EDT según la Estructura Organizacional

ERRORES COMUNES

Dentro la estructura de un EDT, es muy posible que el Gerente de proyecto, tenga bajo su responsabilidad directa paquetes de trabajo, que se constituyan en inputs para el trabajo de otros técnicos asignados.

36

Organizar el EDT según la Estructura Organizacional

ERRORES COMUNES

Dentro la estructura de un EDT, es muy posible que el Gerente de proyecto, tenga bajo su responsabilidad directa paquetes de trabajo, que se constituyan en inputs para el trabajo de otros técnicos asignados.

El alcance del proyecto, responde a jerarquías

lógicas, no a jerarquías funcionales.

37

Organizar la EDT según las fases del proyecto

ERRORES COMUNES

EL EDT documenta el Alcance del Proyecto no su plan de ejecución.

Utilizar las fases del proyecto como plantilla para el EDT puede llevarnos a obviar paquetes de trabajo o a forzar los mismos.

38

Falta de Trazabilidad de la EDT

ERRORES COMUNES

Al suscitare cambios en el alcance de alguna tarea o paquete de trabajo, éste debe reflejarse en todos los elementos vinculados

• Diccionario de EDT• Programación temporal• Presupuestos, etc.

Todas las tareas deben ser rastreables y encontrar su origen o la actividad (Paquete de Trabajo) que provoco su realización.

39

No prever acciones de soporte

ERRORES COMUNES

Incluir solamente los elementos directamente relacionados con resultados tangibles de un proyecto ignorando actividades de apoyo suele ser un gran error que repercute en situaciones de riesgo para alcanzar los objetivos de los proyectos

Cualquier cosa fuera del EDT no es parte del proyecto, y

punto.

40

No actualizar la EDT

ERRORES COMUNES

Al suscitare cambios en el alcance de alguna tarea o paquete de trabajo, éste debe reflejarse en:

• Diccionario de EDT• Programación temporal• Presupuestos, etc.

La EDT es una herramienta dinámica, cuya utilidad mas allá de la planificación, durante la ejecución facilita la evaluación y control de cambios en el alcance, presupuesto y calidad de los entregables del proyecto.

41

Responsabilidad de la Organización

Es. Org.

Gerencia A

IS&T

Gerencia B

Almacenes

Gerencia N

Proyectos

EDT del Proyecto

Proyecto A

Paquete A

Remodelación Sala A

Materiales

Paquete B Paquete C

Conexión a Sistema

Tarea A

Conexión Red

EDT Y PMO

42

CONCLUSIONES

• La EDT organiza el trabajo en agrupaciones lógicas, clarificando el alcance del proyecto.

• La EDT y su respectivo diccionario permite contar con un lenguaje común

• La EDT permite que todos los elementos se correlaciones sobre una base común.

• La interrelación del costo del programa y de la productividad sobre una base consistente es esencial para la medida exacta del avance y para el control del proyecto.

• Los códigos de la EDT facilitan las acciones de comunicación entre los involucrados

•

43