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Gestión del AlcanceGestión del Alcance
Gestión del Alcance e InvolucradosGestión del Alcance e Involucrados
Mentor MSc(c). Esp Alexis Olvany Torres Ch.Análisis y Diseño de Sistemas de Información
Administración
• APP• Administración
Tradicional
Planificación
Do I really look like a guy with a plan?You know what I am? I'm a dog chasingcars. I wouldn't know what to do withone if I caught it. You know, I just dothings
JokerJoker
¿Qué es Alcance?
¿Proyecto?
¿Producto?
¿Programa?
¿Necesidades?¿Necesidades?
¿Expectativas?
¿Involucrados?
Gestión del Alcance
Procesos necesarios para garantizarque el proyecto incluya todo (yúnicamente todo) el trabajorequerido para completarlo con éxito.Su objetivo principal es definir ySu objetivo principal es definir ycontrolar qué se incluye y qué no seincluye en el proyecto.
PMI, 2013
Alcance
Las características y
• Producto • Proyecto
• Trabajo que debe realizarse Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.
• Trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.
PMI, 2013
Procesos Alcance
• Planificación • Monitoreo y
Control
Planificar la gestión del alcance
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
• Crear la EDT
• Validar el Alcance
• Controlar el Alcance
PMI, 2013
¿Por qué gestionar el Alcance?
Herramientas Gestión Alcance(Línea Base)
• Declaración del Alcance
• EDT
Diccionario • Diccionario EDT
• Plan de Gestión del Alcance
PMI, 2013
.1 Inputs.1 Inputs.1 Organizational process assets.1 Organizational process assets.2 .2 Project Scope statementProject Scope statement.3 .3 Project Scope Management Project Scope Management
planplan
WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
11
planplan.4 Approved change requests.4 Approved change requests
.2 Tools & Techniques.2 Tools & Techniques.1 WBS templates.1 WBS templates.2 .2 DecompositionDecomposition
.3 Outputs.3 Outputs.1 Project .1 Project ScopeScope statement statement
(updates)(updates).2 Work breakdown structure.2 Work breakdown structure.3 WBS dictionary.3 WBS dictionary
WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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.3 WBS dictionary.3 WBS dictionary
.4 Scope Baseline.4 Scope Baseline
.5 Project scope management .5 Project scope management plan (updates)plan (updates)
.4 Requested changes.4 Requested changes
Diccionario de la Estructura Desglose del Trabajo Diccionario de la Estructura Desglose del Trabajo
(EDT / WBS(EDT / WBS))
El diccionario de la EDT / WBS El diccionario de la EDT / WBS incluye una breve incluye una breve definición del definición del alcance o enunciado del trabajo,alcance o enunciado del trabajo,
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alcance o enunciado del trabajo,alcance o enunciado del trabajo,productos entregables definidos, una productos entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de actividades asociadas y una lista de hitos.lista de hitos.
EjemploEjemploDICCIONARIO WBSDICCIONARIO WBS ( Descripción de la Actividad )
Nombre de Proyecto___________
Actividad No._____
Fecha_______
Persona Asignada__________
Descripción de la Actividad ( Que trabajo es autorizado )
Objetivos Cuantificados
Descripción del Producto (¿Cuál es el resultado final de la actividad o el paquete de trabajo? )
Criterio de Aceptación ( ¿Cómo el miembro del equipo será capaz de revisar su propio trabajo? )
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trabajo? )
Entregables
Suposiciones
Recursos Asignados
Duración
Costo
Fecha
Interdependencias: Antes de la actividad___________________ Después de la Actividad________________
Aprobado por: Administrador de Proyecto___________________________________Fecha:______________
Gestión Alcance
(Esquema)
Planificar gestióndel alcance
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT
Validar el Alcance
Controlar el Alcance
PMI, 2013
Planificar la gestión del alcance
Es el proceso de crear el plan de gestión del alcance que documenta como el alcance del proyecto será definido, validado y controlado.
PMI, 2013
Planificar la gestión del alcance
Entradas
• Plan de gestión de proyecto
• Chárter
T & H
• Juicio de expertos
• Reuniones
Salidas
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión • Chárter
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización
• Plan de gestión de los requisitos
PMI, 2013
Plan de Gestión de Requisitos
Documenta la manera en que se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos a lo largo del proyecto. largo del proyecto.
PMI, 2013
Recopilar Requisitos
Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.
PMI, 2013
Recopilar Requisitos
Entradas
•Plan de gestión del alcance
•Plan de gestión de requisitos
•Chárter
T & H
•Entrevistas
•Focus Groups
•Talleres
•Técnicas de Creatividad
Salidas
•Documentación de Requisitos
•Matriz de Trazabilidad de Requisitos
•Chárter
•Plan de gestión de Involucrados
•Registro de involucrados
Creatividad
•Técnicas de Toma de Decisiones
•Cuestionarios
•Observaciones
•Prototipos
•…
PMI, 2013
Documentación de Requisitos
� Describe como los requisitos individuales cumplen con lasnecesidades del proyecto.
� Pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndosegradualmente en requisitos más detallados, conforme se vaconociendo más.conociendo más.
� Requisitos deben ser claros (medibles y comprobables),rastreables, completos, coherentes y aceptables para losinteresados clave.
PMI, 2013
¿Qué características deben tener los requisitos?
S.M.A.R.T.
Specific
Measurable
Achievable
eSpecífico
Medible
Alcanzable
Relevant
Time based
Realista
Tiempo establecido
Chamoun, 2002
S.M.A.R.T.E.R.
Specific
Measurable
Achievable
Relevant
eSpecífico
Medible
Alcanzable
RealistaRelevant
Time based
Ethical
Rewarding
Realista
Tiempo establecido
Ético
Reconocimiento
Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Busca asegurar que cada requisito agrega valor a la empresa, vinculándolo con objetivos de la empresa y del proyecto.
Permite monitorear los requisitos a lo largo del ciclo de vida, ayuda a asegurar que al final del proyecto se entreguen los requisitos aprobados en la documentación de requisitos.en la documentación de requisitos.
Proporciona una estructura para gestionar los cambios al alcance del producto.
PMI, 2013
Matriz de Trazabilidad
de Requisitosde Requisitos
Requirement Information Relationship Traceability
ID Requirement Priority Category SourceRelates to Objective
Manifests in WBS Deliverable Verification Validation
Definir el Alcance
Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.
Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando
mayor información acerca del proyecto.
PMI, 2008
Definir el Alcance
Entradas
• Chárter
• Documentación de Requisitos
T & H
• Juicio Experto
• Análisis de Producto
• Identificación de
Salidas
• Declaración del Alcance del Proyecto
• Actualización de los Requisitos
• Activos Organizacionales
• Identificación de Alternativas (Ingeniería de Valor)
• Talleres
• Actualización de los documentos del Proyecto
PMI, 2008
Declaración del Alcance
del Proyectodel Proyecto
C ó d ig o d e l p r o y e c t o
< E s c r i b a e l c ó d ig o c o r r e s p o n d ie n te >
Á r e a d e a p l i c a c i ó n N o m b r e d e l s o l i c i t a n t e< Á r e a ( s ) e n l a q u e s e i d e n t i f i c a e l p r o y e c to >N o m b r e d e l d i r e c t o r d e l p r o y e c t o N o m b r e d e l P a t r o c in a d o r< P e r s o n a r e s p o n s a b le d e l a a d m in i s t r a c i ó n d e p r o y e c to >
< N o m b r e d e l P a t r o c in a d o r , q u i e n a p o r t a l o s r e c u r s o s >
P r o v e e u n a v i s ió n a n i v e l e je c u t iv o d e l P la n d e P r o y e c t o : id e n t i f i c a la n e c e s id a d o e l p r o b le m a d e n e g o c io o d e la o r g a n iz a c ió n a r e s o lv e r
D e s c r i p c i ó n d e l p r o y e c t o< B r e v e d e s c r i p c ió n d e l p r o p ó s i t o d e l p r o y e c t o a t r a v é s d e s u c i c l o d e v i d a >
N o m b r e d e l p r o y e c t o< N o m b r e c o n e l c u a l s e c o n o c e r á e l P r o y e c to >
< N o m b r e d e l c l i e n t e o u s u a r i o s s o l i c i t a n t e >
E N F O Q U E D E L P R O Y E C T O
D E F IN IC IO N D E L A L C A N C E D E L P R O Y E C T OF e c h a d e e la b o r a c ió n d e l a lc a n c e
< d d /m m /a a a a >
IN F O R M A C IÓ N G E N E R A L D E L P R O Y E C T O
S u p u e s t o s
F a c t o r e s c r í t i c o s d e é x i t o< In d e n t i f i c a r l o s f a c to r e s c r í t i c o s d e é x i t o d e l p r o y e c to >
1 . < F a c t o r e s q u e s e r á n c o n s id e r a d o s r e a le s o c i e r t o s p a r a e l p r o y e c to >2 . …
R e s t r i c c io n e s o l i m i t a c io n e s1 . < F a c t o r e s q u e l im i t a n l a s o p c i o n e s d i s p o n i b l e s p a r a e l e q u ip o d e l p r o y e c t o , p o r e je m p lo ,p r e s u p u e s t o , a s ig n a c i o n d e p e r s o n a l y t i e m p o >
2 . …E x c lu s i o n e s1 . < E l e m e n to s q u e n o s e v a n a e n t r e g a r c o m o r e s u l t a d o d e l p r o y e c t o >2 . …
1 . < D e f i n i r l o s e n t r e g a b l e s m a y o r e s n e c e s a r i o s p a r a c u m p l i r c o n lo s r e q u e r i m ie n t o s d e lp r o y e c to >2 . …M e d id a s1 . < C a l i f i c a n e l r e n d i m ie n t o d e la e n t r e g a , m id e n e l d e s e m p e ñ o , n o e l c o s to o d u r a c ió n d e lp r o y e c to >
< 1 . O b je t i v o e s p e c í f i c o 1 , 2 . O b je t i v o e s p e c í f i c o 2 . , . . . >A B O R D A J E D E L P R O Y E C T O
D e s c r ib e la e s t r a t e g ia p a r a d e s a r r o l la r e l p r o y e c t o
E n t r e g a b le s
< B r e v e d e s c r i p c i o n d e l a n e c e s id a d o p r o b l e m á t i c a q u e e n f r e n t a l a o r g a n i z a c ió n y q u e ju s t i f i c a e lp r o y e c to >
O b je t i v o d e l p r o y e c t o< C r i t e r i o s e n fo c a d o s a la e n t r e g a d e l p r o y e c to , ( A c c i ó n d e l V e r b o e n in f i n i t i v o + E n t r e g a p r i n c ip a ld e l p r o y e c t o + M a r c o d e T i e m p o ( p a r a e l / a n te s d e l d d / m m / a a a a ) + C o s t o ( c o l o n e s , d o l a r e s ) >
O b je t i v o s e s p e c í f i c o s d e l p r o y e c t o
< B r e v e d e s c r i p c ió n d e l p r o p ó s i t o d e l p r o y e c t o a t r a v é s d e s u c i c l o d e v i d a >P r o b l e m a o N e c e s id a d d e N e g o c io u O r g a n iz a c i o n a l a r e s o lv e r
CO-DEPENDENCIA
Alcance
Tiempo Costo
Calidad Calidad
Calidad
¿Por qué pasa esto?
Quien no sabe a donde va, cualquier camino lo llevará al lugar equivocado. llevará al lugar equivocado.
Proverbio Árabe
Bibliografía
Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008.
Chamoun, Y. Administración Profesional de Proyectos. La Guía. México: Edit. McGraw-Hill, 2002.