der virtuelle campus an der universität hamburg gestaltung des paradigmenwechsels in der...

Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg

Gestaltung des Paradigmenwechsels in der Organisation von Lehre und Studium

Referent: Michael Lohmann ZKI-Tagung München, 07. März 2006

Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg

Vortrag Backup-Folien

Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt Rahmenbedingungen der Universität Hamburg Integriertes Hochschul-Management Virtueller Campus & CampusNet Entwicklungspartnerschaft Das Projekt Virtueller Campus Technische Integration Projektmanagement Kommunikation & Change Prozesse

Vortrag

Startüberlegungen

Aktuelle Entwicklungen Bologna Studiengebühren Kostendruck

IT-Planungen Primäre Sicht: Prüfungsmanagement Sekundäre Sicht: Lehrveranstaltungen

Informationsmanagement Identity-Management

Veränderungen an der Universität Hamburg

Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts)

Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und

BMS-Umsetzung Lehrerausbildung

Neue Finanzierungsarten Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen-

Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch

Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)

IntegriertesHochschul-Management

IT-S

ich

erh

eit

HRHRLehreLehre

(Campus(CampusNet)Net)

Finanzen/Finanzen/ControllingControlling

DataDataWare-Ware-househouse

FileFile PrintPrint Uni CardUni Card MailMailDMSDMSArchivArchiv

InfrastrukturInfrastruktur

AnwendungenAnwendungen

E-LearnE-Learn

Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“

PORTAL

IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc.-

Hochschule

Forschung, Forschung, Bibliothek &Bibliothek &PublikationPublikation

IntegriertesHochschul-Management

Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule:

Gemeinsame Infrastruktur Keine redundante Datenhaltung / effizienter

Datenzugriff Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition Übergreifende Funktionen Abdeckung der Kern-, Management- und

Unterstützungsprozesse(Prozessmodellierung und –regeln)

Informationsmanagement Portal(e)

Projektgenese

Evaluation und Gutachten: Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend Bestätigung der Priorisierung von CampusNet Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator

empfohlen

Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern• Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags

zwischen der Finanzbehörde und der EDS• Entwicklungspartnerschaft• Partnerverträge und Produktbereitstellung

CampusNet durch die Datenlosten• Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für

Wissenschaft & Gesundheit)

CampusNet: Daten- und Funktionsintegration

Kurs / Modul-„Abstrakt“- Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses- Unabhängig vom Semester- Einmalige Konfigurationz.B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“

Veranstaltung-„Konkret“-Ausprägung im Semester-Beschreibt Inhaltz.B. „Griechenland und seine Flotte“

Veranstaltung- „Konkret“- Ausprägung im Semester- Beschreibt die speziellen Eigenschaftenz.B. „Die römische Expansionspolitik“

Termin- Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen

PO Studiengang C-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen

PO Studiengang B-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen

PO Studiengang A-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln

Minimierung des Planungsaufwands Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul Berücksichtigung der Curriculumstreue Überschneidungsfreiheit Buchungsportale

CampusNet:Akademischer Zyklus

Werbung

Bewerbung

Bewerbung

Studenten-Management

Studien-Management

Veranstaltungs-und Kursplanung

KursbegleitendeKommunikation

Prüfungs-Management

Evaluationder Lehre

Kontakt-Management

CareerPraktikum

Fundraising

Alumni-Management

SonstigeFunktionen

CampusNet

Aufnahme-prüfung

Immatrikulation

Prüfungsordnung

Kurse- und Veranstaltungen

Leistungs-berichtePrüfungen

Promotion

Exmatrikulation

Alumni

Graduation

Qualitäts-Management

Interessent

Zentrale Inhalte von CampusNet/Virtuellem Campus

Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer

Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation

(inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehre Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte,

Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“

(Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik

Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende

Zeitplan

Phase 1: Vorbereitung

Phase 2: Prozesse &

Einf.-Planung

Phase 3:Systemaufbau

Projekt-Initialisierung

01.11.05

Prozesse undEinführungs-Planung31.03.06

System-Aufbau

30.06.06

Projekt-Auftakt

15.10.05

Phase 4: Inbetriebnahme

(gestaffelt)

Inbetrieb-nahme

30.11.06

Einzel-Abnahmen

15.01.07

Phase 5: Systembetrieb

Gesamt-Abnahme

16.04.07

Prozessmodellierung

Dezernat 1

Abteilung 1

Abteilung 2

Rolle 1

Rolle 2

Rolle 3

Organisation

Beispiel Prozess 1

BP-00

Example 2

Ex-00

Beispiel 3

Be-00

Extern 1 Extern 2

Prozesslandkarte

Prozessdesign

Eingangsevent A

Teilprozess 1

BP-01

Extern 1

Example 2 Beispiel 3

Teilprozess 2

BP-02

Zwischenevent A

Ausgangsevent C Ausgangsevent AAusgangsevent B

Funktions-zuordnung

Aktivität 1-1

BP-01-01

Dokument 1

Anwendung 1

Cluster 1

Field 1

Cluster 2

Rolle 2

Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3

Dimensionen des Projekts

Werte u. Selbstverständnis

Change Management

Kommunikation

Projekt Management

Scope ManagementProjektplanung & -steuerung

Qualitäts-Management

Prozesse Organisation

Personal Controlling

Projekt-organisation

Projekt-ergebnis

Mensch

Akzeptanzmanagement

PROJEKT-ERGEBNIS

Kommunikation

Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann

Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen

Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der

Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft.

Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich

Beispielfragen

In welchem Verhältnis stehen Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ? Gibt es Lehrveranstaltungen ohne

Prüfungsabsicht ? Wie wird das Verhältnis in Buchungssystemen

abgebildet ? Werden Modulteilprüfungen mit Bezug auf die

Lehrveranstaltung erbracht oder Modulprüfungen auf Basis mehrere Lehrveranstaltungen ? Gibt es Modulverantwortliche für die

Prüfungsorganisation ?

Beispielfragen

Haben die Module und Lehrveranstaltungen eine fakultätsübergreifende Leistungsverflechtung ? Wenn ja, gibt es keinen „sanften

Migrationspfad“. Gibt es Zulassungsbeschränkungen auf

Studiengänge, Module oder Veranstaltungen ? Welche Kriterien ? Ranking ? Wenn die Lehrveranstaltungen alten und

neuen Studiengängen offen stehen, kann nur auf die Leistungsdaten im neuen System zugegriffen werden

Gibt es von der PO ungeregelte Voraussetzungen für den Besuch von Lehrveranstaltungen ?

Beispielfragen

Überschneidungsfreiheit und Planbarkeit durch PO-Restriktion ?

Rücktrittsmöglichkeiten (Storno) für Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ?

Sonderfall Lehrerausbildung Angebots- oder nachfrageorientiertes

Planungsmodell ? „Akademischer Kalender“ ? Zielhierarchie ? Raumhoheiten ?

Beispielfragen

Gibt eine Lehrkraft Prüfungsergebnisse ein ? Können diese Aufgaben an

Verwaltungspersonal delegiert werden (Geschäftszimmer) ?

Wer „administriert die Delegation“ ? Was sind „implizite Rechte“ ?

Fazit

Nicht die Technik, sondern die prozessuale Reorganisation dominiert die anstehenden Veränderungen

Veränderungen und Technikabbildung benötigen klare Regelungen und tangieren damit kulturelles Selbstverständnis und bisherige Prozessfreiheiten

Planen Sie juristische Ressourcen ein Information & Kommunikation der

anstehenden Veränderungen erleichtern die Projekte

Frühzeitige Klärung der Rahmenbedingungen erleichtert die Veränderung Recht (Prüfungsordnungen) Fachspezifische Bestimmungen Prozesse (Change & Kommunikation) Technik (Systemweite Einstellungen)

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und besuchen Sie uns doch mal in Hamburg.

Hafen-Geburtstag & E-Learning Konferenz Hamburg –

4. / 5. Mai 2006

http://www.lerneffekt.de/konferenz/

Backup-Folien-Gesamtvortrag-

Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt

Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt

opportunity

• Einführung von Studiengebühren

• Kundenorientierung• Höhere Anforderungen

an die Qualität von Lehre & Forschung

• Höhere Anforderungen an das Finanz-management

Bologna / Europäisierungführt zu• mehr Betreuungs-

aufwand• mehr Prüfungen • stärkerer Leistungs-

verflechtung zwischen den dezentralen Bereichen

Grund-sätzliche

Änderung des „Geschäfts-

modells“

Neue akademische Strukturen und Studien-abschlüsse

Sparmaß-nahmen der Bundes- und Landes-haushalte

Erforderniszur effizienten

Prozess-unter-

stützung

• Notwendigkeit zur Kostenreduktion und zur Sicherung neuer Einnahmequellen

• Wettbewerb um Studierende, Lehrende und Drittmittel

• Nutzung effizienter Management- und Controllingmechanismen

• Fakultäts- bzw. fach-bereichsübergreifende Betrachtung

• IT-Unterstützung ist fragmentiert

• unterschiedliche Systeme, Standards sowie Verantwortlich-keiten vereinheitlichen

Ziele der Hochschulleitung (Schwerpunkt Lehre)

Senkung der Abbrecherquote

und Steigerung der Studienabschlüsse

innerhalb der Regelstudienzeit

Stärkungdes Hochschul-

profils

Etablierung neuer

Studiengangs-strukturen

Steigerung der Betreuungs-

intensität des Studierenden

Zusätzliche Finanzquellen (Drittmittel,

Förderungen, Gönner, etc.)

Optimierung der Mittel-

verwendung

Die Wertschöpfungskette

Alle Elemente der Wertschöpfungskette sind aufeinander angewiesen und für das Endergebnis mitverantwortlich.

Wenn ein Glied in der Kette nicht adäquat unterstützt wird ...

Wertschöpfungskette mit CampusNet

Bewerbung,

Zulassung,

Immatrikul.

Anmeldung,

Abmeldung,

Rücktritt

Prüfung,

Teilnahme

Studien-

abschluss

Exmatrikul.,

Alumni

Studiengang (Planung, Koordinierung & Ressourcen)

Steuerung & Koordinierung (Finanzen, Studierbarkeit etc.)

Beratung, Mobilität, Anerkennung, Modulzugang etc.

Berichtswesen

Dokumentation und Archivierung

IT-Unterstützung

Mgm

t-P

roze

sse

Unt

erst

ützu

ngs-

Pro

zess

eP

rimär

eP

roze

sse Nutzen für

Studierende,

Dozenten,

Hochschulleitung

etc.

Lehre & Forschung

Beginn eines umfassenden Transformationsprozesses

Breite und Vielschichtig-keit der Heraus-forderungen

Zusammenhängender Transformationsprozess statt punktueller bzw. vereinzelter Maßnahmen

Nutzung adäquater Management- und Controlling-mechanismen

Wichtiger Erfolgsfaktor ist die Fähigkeit, die Akteure in die Transformation einzubeziehen

Prozess-Reorganisation (universitäre Kern-, Management- und Unterstützungs-prozesse)

Effiziente IT-Strategien zur ganzheitlichen und integrierten Unter-stützung der Prozesse und Workflows

Die Erfolgsfaktoren der Transformation

Eine erfolgreiche Transformation erfordert somit

eine fundierte Prozessanalyse Zieldefinitionen die Anpassung der Prozesse Beteiligung der Akteure sowie eine effiziente IT-Unterstützung

Rahmenbedingungen der Universität Hamburg

Universität Hamburg in Zahlen

Fünftgrößte Universität Deutschlands Über 40 000 Studierende Ca. 850 Professoren/Professorinnen in Lehre

und Forschung Ca. 1800 wissenschaftliche

Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen Ca. 6.650 in Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen in

Technik und Verwaltung 270 verschiedene Gebäude, verteilt über die

ganze Stadt, mit örtlichem Campus-Mittelpunkt

Mehr als 120 „Alt-Studiengänge“ Bis 1.10.2006 ca. 50 „BMS-Studiengänge“ Sechs Fakultäten mit dezentraler

Zuständigkeit für Lehre und Prüfung

Fakultätengründung

HmbHG § 89 Abs. 3 - Neugliederung der Verwaltungsaufgaben in Abwägung von „Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit“

Der Aufbau der Fakultäten verläuft heterogen

Dies erhöht die Anforderungen an eine vorausschauende und in höchstem Maße flexible Projektplanung.

Veränderungsprozesse & Anforderungen

Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts)

Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und

BMS-Umsetzung Lehrerausbildung

Neue Finanzierungsarten Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen-

Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch

Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)

Integriertes Hochschul-Management

IntegriertesHochschul-Management

Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule:

Gemeinsame Infrastruktur Keine redundante Datenhaltung / effizienter

Datenzugriff Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition Übergreifende Funktionen Abdeckung der Kern-, Management- und

Unterstützungsprozesse(Prozessmodellierung und –regeln)

Informationsmanagement Portale

IntegriertesHochschul-Management

IT-S

ich

erh

eit

HRHRLehreLehre

(Campus(CampusNet)Net)

Finanzen/Finanzen/ControllingControlling

DataDataWare-Ware-househouse

FileFile PrintPrint Uni CardUni Card MailMailDMSDMSArchivArchiv

InfrastrukturInfrastruktur

AnwendungenAnwendungen

E-LearnE-Learn

Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“

PORTAL

IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc.-

Hochschule

Forschung, Forschung, Bibliothek &Bibliothek &PublikationPublikation

Virtueller Campus & CampusNet

Prozesse der Lehre (Ist)

Dozent/in Sekretariatdes Dozenten

Student

Immatrikulations-und

Zulassungsbüro

Prüfungsbüro

Fachbereich/Fakultät

Sachbearbeiterin

Sachbearbeiterin

Listemit Noten

Zeugnisse undLeistungsnachweise

Bescheinigungen

Anmelde-liste

Anmeldung zurLehrveranstaltung/

Prüfung

Bescheinigungen

Abschlüsse

Stammdaten

Visionen der „Wissenschaftsbehörde“

Anforderung:Kernprozess der Lehre

Bewerbung- und Auswahl-

Prozess

Qualitäts-Management

Studiengang-Prozess (Universität)

Studiums-Prozess (Student)

Zulassungs-Prozess

Immatrikulations-Prozess

Exmatrikulations-ProzessAnmeldungs-

Prozess

Prüfungs-Prozess

Lehrveranstaltungs-Prozess

Beratungs-Prozess

Anforderung:Akademischer Zyklus

Werbung

Bewerbung

Bewerbung

Studenten-Management

Studien-Management

Veranstaltungs-und Kursplanung

KursbegleitendeKommunikation

Prüfungs-Management

Evaluationder Lehre

Kontakt-Management

CareerPraktikum

Fundraising

Alumni-Management

SonstigeFunktionen

CampusNet

Aufnahme-prüfung

Immatrikulation

Prüfungsordnung

Kurse- und Veranstaltungen

Leistungs-berichtePrüfungen

Promotion

Exmatrikulation

Alumni

Graduation

Qualitäts-Management

Interessent

Anforderungen: Virtueller Campus

IT-Infrastruktur / E-Learning / Tests / Feedback

Webportal, e-cam

pus und Z

usatzfunktionen (z.B

. Office &

Groupw

are)

Bewerbung

Auswahl

Zulassung

Zugang

Pflege Von

Stud.-Daten

Stud.-Dat.

Raum-Koordination

Raum

Kennzahlen und

Steuerungsinstrum

ente (zentral &

dezentral)Lehr-Veranstal-

tungen

LV

Studien-begleitendePrüfungen

Prüfung

Qualitäts-Managem.

&Evaluation

Qualität

U n i v e r s i t ä t H a m b u r g

Anforderung: Funktionsintegration

Kurs / Modul-„Abstrakt“- Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses- Unabhängig vom Semester- Einmalige Konfigurationz.B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“

Veranstaltung-„Konkret“-Ausprägung im Semester-Beschreibt Inhaltz.B. „Griechenland und seine Flotte“

Veranstaltung- „Konkret“- Ausprägung im Semester- Beschreibt die speziellen Eigenschaftenz.B. „Die römische Expansionspolitik“

Termin- Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen

PO Studiengang C-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen

PO Studiengang B-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen

PO Studiengang A-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln

Minimierung des Planungsaufwands Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul Berücksichtigung der Curriculumstreue Überschneidungsfreiheit Buchungsportale

Beispiel Prozessintegration: Semesterplanung

Konfiguration der Prüfungsordnung als rechtlicher Rahmendes Studienganges

Konfiguration der Veranstaltungen als

konkrete Ausprägung im Semester

Planung der Veranstaltung mit

permanenter Verfügbarkeitsprüfung

Beschreibung der Veranstaltungsinhaltedurch den Lehrstuhl

Anmeldung zur Veranstaltung

Eingabe von Vor- und nachberei-

tenden Informationen

Beispiel Prozessintegration: Leistungserfassung

Planung und Durchführung der Prüfung

Noteneingabe des Lehrstuhls per Weboder durch dasPrüfungsamt

Berechnung der Leistungen gem.PO, Teilleistungen,Gewichtungen

Information der StudierendenInfo per MailEinsicht per Web

Prüfungsamtz.B. Zeugniserstellung-Generierung in DB-Berechnung GPA-Umrechnung -Noten/Punkte > ECTS

AusdruckDiploma SupplementDiploma TranscriptZeugnis...

Archivierung Datensatz des Ausdrucks in DB gespeichertHistorienfunktion (PDF)

Datenlotsen/CampusNet-Philosophie

Dezentrale Dateneingabe, dort wo die Informationen entstehen

Zentrale Datenhaltung in der CampusNet Datenbank. Höchste Integrität der Daten

Datenbereitstellung, dort wo die Informationen benötigt werden

Integrierte Betrachtung und Modellierung der Prozesse Nutzung möglicher Synergien

Datenlotsen/CampusNet-Philosophie

Generierung von personalisierten Informationen und Services aus den Planungsdaten für das Web. z.B. personalisierte Veranstaltungsübersicht,

Stundenplan

Integration in die bestehende IT-Infrastruktur Schnittstellen zu Systemen und Applikationen wie z.B.

SAP

Kostensenkung beim Betrieb durch Verringerung der Anzahl zu betreibender IT-Systeme und Schnittstellen

Hohe Entwicklungsgeschwindigkeit

Strategische Weiterentwicklung von CampusNet mit den Hochschulen Lieferung neuer Funktionen und Updates im Rahmen

des Wartungs- und Supportvertrages

Entwicklungs-partnerschaft

Projektgenese (1)

Dringender Bedarf durch BMS-Einführung Evaluationsauftrag an hochschulweite

Arbeitsgruppe Umfassender Konsens zur Einführung eines

„Integrierten Systems“ Koordinierungsgespräche mit den Fakultäten Vorläufiger Beschluss des Präsidiums Gutachten des MMKH (Multimedia-Kontor

Hamburg) im Rahmen des Projektes ecampus (Hamburger Hochschulperspektiven) Produktbewertungen, Risikoeinschätzungen und Empfehlungen

Projektgenese (2)

Resultat: Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend Bestätigung der Priorisierung von CampusNet Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator

empfohlen

Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern• Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags

zwischen der Finanzbehörde und der EDS• Entwicklungspartnerschaft• Partnerverträge und Produktbereitstellung

CampusNet durch die Datenlosten• Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für

Wissenschaft & Gesundheit)

Auszug aus der Präambel der Leistungsbeschreibung

„[…] EDS wird das künftige Campus Management System gemeinsam mit der Universität Hamburg einführen und die dabei notwendigen Veränderungsprozesse gemeinsam mit der Universität gestalten. […]

Um auf die besonderen Belange der Universität Hamburg entsprechend Rücksicht nehmen zu können, wird die Projektdurchführung in Form einer Entwicklungspartnerschaft stattfinden. […]

Die Entwicklungspartnerschaft der Universität Hamburg mit EDS verfolgt das Ziel, innerhalb der (Referenz) Universität Hamburg das System CampusNet auf die Bedürfnisse der Universität optimal anzupassen, in die Infrastruktur der Universität zu integrieren und um ggf. zu erweiternde Funktionalitäten zu ergänzen. […]“

Entwickungspartnerschaft

Eine Entwicklungspartnerschaft muss von allen Beteiligten als faires Miteinander, und nicht als „Wunschkonzert“ akzeptiert werden.

Erfolgsfaktoren: Klare Ziele und eine gemeinsame Vision Geklärte Rollen und Verantwortungen Klare, akzeptierte und gelebte Regeln zur Zusammenarbeit Offene und klare Kommunikation Gegenseitiges Vertrauen und Wertschätzung Verbindlichkeit von Vereinbarungen Flexibilität im Umgang mit Unvorhergesehenem Regelmäßiges messen, dokumentieren und kommunizieren

des Entwicklungsfortschritts seitens aller Beteiligter

Das Projekt Virtueller Campus

Zentrale Inhalte von CampusNet/Virtuellem Campus

Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer

Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation

(inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehre Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte,

Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“

(Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik

Projektphasen (1)

Projekt-vorbereitung und -start (Start-Up)

Errichtung des operativen Projektumfeldes

Definition des Projektziels, der Teilziele und der messbaren Erfolgskriterien

Festlegung des Projektumfangs (Scope), der zu erbringenden Leistung (Deliverables), der Verantwortlichkeiten und internen Prozeduren sowie der Teamorganisation

Projekt-planung (Planning)

Erstellung eines umfassenden Projektplans, der Zeitplan, Budget, Ressourcen, Qualitätschecks etc. berücksichtigt

Definition projektinterner Ziele, Arbeitspakete, Meilensteine, Standards, Verfahren und Werkzeuge

Der formale Abschluss der Planungsphase wird durch die Bereitstellung und Annahme einer sog. Project Baseline bestimmt, die als Grundlage zur Bewertung des Projektstatus dient

Projekt-durch-führung (Execution)

Umsetzung des Projektplans mit Hilfe der definierten Verfahren und Werkzeuge

Steuerung, Überwachung und Dokumentation des Projektablaufs

Anpassung der Projektpläne, Kontrolle von Fortschritt und Ergebnissen

Kontinuierliche Überwachung des Status, von Abweichungen vom Projektplan und von Änderungswünschen (Change Requests)

Projekt-abschluss (Close-Down)

Systematische und gesteuerte Projektbeendigung

Alle Dokumente werden für zukünftige Referenz archiviert

Die Durchführung eines internen und externen Post Project Reviews hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu messen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

Projektdurchführung & Teilprojekte

Unterteilung der Projektdurchführung in Vorbereitungsphase Systemaufbauphase Inbetriebnahmephase (gestaffelte Inbetriebnahme) Systembetrieb

Neben der Projektsteuerung gibt es 5 Teilprojekte Interimssoftware & Migration Einführungsplanung Aufbau der Systemumgebung und Sicherheit Modellierung und Abbildung der Geschäftsprozesse Customizing der CampusNet-Module Weitere Bereiche, übergreifende Themen

Themenverantwortliche

Die Universität Hamburg hat für manche Aufgabenstellungen Teilprojektleiter benannt, viele Themen bzw. CampusNet-Module werden jedoch teilprojektübergreifend durch sog. Themenverantwortliche (zentral und dezentral) bearbeitet.

Es wurden Themenverantwortliche für alle relevanten Themen benannt

Die Themenverantwortlichen begleiten die Ebenen Prozesse, Diskussion mit den Fakultäten über Funktionen und Bedarfe sowie Datenbereitstellung

Die Themenverantwortlichen sind Botschafter und Moderatoren des organisatorischen Wandels

Primärthemen

Leitung / Steuerung Prozesse / Konsolidierung

Prüfungsmanagement Interimsbetrieb & Migration

Lehrveranstaltungsmanagement

Raummanagement

Lehrendenverwaltung Kapazitätsplanung & Lehrverpflichtung

Bewerbung, Auswahl & Zulassung

Studierendenverwaltung & Gebühren

Portalkonzept Schulungen

Technik Evaluation & Akkreditierung

Statistik & Reporting Projektbüro & Kommunikation

Projektorganisation

Kleiner Jour Fixe

Großer Jour FixeSteuerungsebene

LenkungsgruppeLenkungsebene

Projektleitung Uni / EDS / DL

ProjektbüroLeitungsebene

Berichterstattung / Entscheidungsvorlagen / Eskalation

Wöchentlicher Workflow

Kammerrunde

Themenverantwortliche

Teilprojekte

Themenverantwortliche

Externes Projektcontrolling durch das MMKH (Auftraggeber BWG)

Skizze der Zusammenarbeit

Prozesse UniversitätProzesse Universität

Modulverantwortliche UniversitätModulverantwortliche Universität

Teilprojektleiter EDS / DatenlotsenTeilprojektleiter EDS / Datenlotsen

FunktionenFunktionen

DatenDaten

Teilprojekte

Stufenkonzept (1)

Interim-System

(1) Hauptziel: BMS startet, Teilnehmerliste zur Überwachung der regelmäßigen Teilnahme

(2) Ermöglichung der dezentralen Erfassung von Leistungen

(3) Verhinderung von „Wildwuchs“

Nicht-integrierte

Ablage für:

• Prüfungsordnungen

• Leistungen

System zur integrierten

Unterstützung der wichtigsten Funktionen

Basis-System

Integriertes System

für:

• Prüfungsordnungen

• Leistungserfassung

• Rechte & Rollen

• Organisations-modellierung

• LV-Planung / -Verw.

• Studierend.-Verw.

• E-Learning-Verlinkung

IT-System mit einer integrierten

Abdeckung aller Funktionsbereiche

Voll-System

Integriertes System

einschl.:

• Infrastruktur-Abdeckung

• E-Learning

• Finanzen/Controlling

Ziel Ziel Ziel

Stufenkonzept (2)

Phase 1

10`2005Phase 3

10‘2007

Phase 2

10‘2006

PO / Leistungen

Interim-System

Basis-System

Voll-System

Rollen- und Rechte-Verw..

Stud.-Verw.

Fi-Co

Organisations-Verw.

LV-Planung / -Verwaltung

Ident / File / Print

PO- / Prüfung-Verwaltung

Rollen- undRechte-Verw.

Lehrenden-/MA-Verw.

eLearning

Bewerbung

Projektphasen (2)

Phase 1: Vorbereitung

Phase 2: Prozesse &

Einf.-Planung

Phase 3:Systemaufbau

Projekt-Initialisierung

01.11.05

Prozesse undEinführungs-Planung31.03.06

System-Aufbau

30.06.06

Projekt-Auftakt

15.10.05

Phase 4: Inbetriebnahme

(gestaffelt)

Inbetrieb-nahme

30.11.06

Einzel-Abnahmen

15.01.07

Phase 5: Systembetrieb

Gesamt-Abnahme

16.04.07

Zeitliche Lastverteilung

• Systembetrieb• Support• Gesamttests

• Support

• Bedarfsanalyse• Anbieterthemen

steuern & begleiten

• Inbetriebnahme• Fakultätseinsatz

steuern• Systemnutzung• Tests• Nachsteuerung

Phase 1 & Phase 2 Phase 3 Phase 4

• Fakultätseinsatz

31. März 06 30. Nov 06 16. April 07

• Projektauftakt• Projektsteuerung• Systemumgebung

und Sicherheit• Sollprozesse• Konzepterstellung• Vorbereitungen

für Systemaufbau

• Systemaufbau• Customizing

CampusNet• Entwicklungen

Implementierungen• Schulungen

• Inbetriebnahme• Tests• Nachsteuerung

Un

ivers

ität

Ham

bu

rgK

on

sort

ium

ED

S/D

L

• Fakultäts-beteilig.

• Konsol.• Fakultätseinsatz

steuern• Implementierungs-

details • Customizing• Change Mgmt• Schulungen

Lastdiagramm ohne Gewichtung von Roll-Out, Schulungen, IT

30. Juni 06

Phase 5

Technische Integration

CampusNet - Framework

Schema: Minimalsystem

Schema: Ausgebautes System

Schema: Zugriffe

Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende

Ausbaustufen

Applikationsnetz mit definierten Übergängen Ziel: Intranet

Verzeichnisdienst CampusNet mit allen Personen der Universität Ziel: Hochschulübergreifendes

Identity-Management (Projekt gestartet)

PIN/TAN für sicherheitsrelevante Funktionen Ziel: PKI und persönliche Zertifikate

Projektmanagement

Project Management Methode Version 2 (PM2)

Zur Planung und Realisierung des Projekts wird entsprechend der EDS-Empfehlung die “Project Management Methode Version 2“ (PM2) eingesetzt.

Sie basiert auf den Prinzipien des „Project Management Body of Knowledge (PMBoK)“ des Project Management Institute, Pennsylvania (PMI). Das PM2-Framework

Project Management Methode Version 2 (PM2)

PM2 schreibt einen definierten, systematischen Prozessablauf für die Planung, Steuerung, Überwachung und Anpassung von Projektaktivitäten vor.

Es werden erprobte Techniken und Standards zur Verfügung gestellt, um die vereinbarten Projektziele unter Berücksichtung aller Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen, Technologie) zu erreichen.

In die Methodik eingebettet sind umfangreiche Informationen zu Referenzen, Quellen und Industrie-Standards, wie das Capability Maturity Model (CMM) des Software Engineering Institute (SEI).

Wille zum Projekterfolg

Bekenntnis zur Einhaltung des Projektplanes - zeitnahe Eskalation bei Verzug

Controlling des Tagesgeschäftes Rückschau auf das Geleistete Vorschau auf das zu Leistende Fristenregelungen

Gute Mischung aus ergebnisoffener Bedarfsdiskussion und Ermittlung der technologisch bedingten Vorteile für die Organisation und ihre einzelnen Akteure

Tools: Projektplan

Tools: Projektstrukturplan

Tools: Risikomanagement

Tool: Fortschrittskontrolle

Kommunikation & Change

Dimensionen des Projekts

Werte u. Selbstverständnis

Change Management

Kommunikation

Projekt Management

Scope ManagementProjektplanung & -steuerung

Qualitäts-Management

Prozesse Organisation

Personal Controlling

Projekt-organisation

Projekt-ergebnis

Mensch

Akzeptanzmanagement

PROJEKT-ERGEBNIS

Erforderliches Vorgehen

Integriertes Hochschul-

Management

Integriertes Hochschul-

Management

Prozesse erfassen und dokumentieren

Prozesse im System adaptieren

IT-Plattform betreibenNutzer betreuen

Nutzer befragen

Nutzer auf Änderung vorbereiten

Nutzer betreuen

Change-Management

Auftauen(Unfreezing)

Phase 1

Ändern(Mooving)

Phase 2

Einfrieren(Refreesing)

Restabilisation

Phase 3

Das feste und stabile

Gleichgewicht, das meine Handlungen, Verhaltensweisen und Ziele stützte,

wird „verflüssigt“.

Neue Informationen

werden mit dem Ziel gesucht und verarbeitet, ein neues Gleich-

gewicht für neue Verhaltensweisen

und Ziele herzustellen

Das neue Gleichgewicht wird

dauerhaft hergestellt. Die

Veränderung wird Bestandteil der

eigenen Verhaltensweisen.

Veränderung der Organisation

• Involvement und kontinuierliche Betreuung der Organisationsleitung

• Diagnose des Veränderungsbedarfes• Entwicklung einer strategischen

Herangehensweise (Change-Management-Konzept)

• Methodenauswahl zur Durchführung der Veränderung

• Durchführung: Projekt-Management des Change-Managements

• Krisenmanagement im Veränderungsprozess

• Controlling des Veränderungserfolges

Kommunikation

Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann

Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen

Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der

Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft.

Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich

Prozesse

Prozessoptimierung - Vorgehen

Eine idealtypische Prozessoptimierung: Ist-Prozessanalyse, Schwachstellenanalyse/Aufgabenkritik Soll-Prozessmodellierung (zunächst high level,

dann detailliert) Umsetzung, inkl. Change Management

Virtueller Campus Das Prozessmodell wird mit den Fakultäten

hinsichtlich der Optimierungspotenziale diskutiert und in die spezifischen Leistungsumgebungen eingepasst.

Im Ergebnis entstehen effizienzorientiert Verfahren mit einem weitestgehenden Standardisierungsgrad (so standardisiert wie möglich & so flexibel wie nötig).

Prozesslandkarte (ARIS)

Kapazitäts-planung

Lehrveran- staltungen

planen

Studien- begleitende Prüfungen

Studiengängepflegen

Studierendebetreuen

Studien-abschluss

Studierende aufnehmen

zu LV anmelden

Abschluss- prüfungen

Studierendeentlassen

Management-/Steuerungs-

prozesse

Räume und Gebäudeverwalten

Berichts-wesen

Kernprozesse im Bereich der Lehre

Unter-stützungs-prozesse

Rechnungs-wesen

Ressourcen-Verwaltung

Administration

Qualitäts- mgmt &

Controlling

Lehrende verwalten

Druck

Dokumentenverwaltung

Archivierung

CampusNet betreiben

IT-Unterstützung

CampusNet administrieren

Studierenden-Management

Lehrveranstaltungs-Management

Prüfungs-Management

Studienent- scheidungen

abfragen

externe Leistungen anrechnen

LV durchführen

(…..)

Soll-Prozessmodell

Dezernat 1

Abteilung 1

Abteilung 2

Rolle 1

Rolle 2

Rolle 3

Organisation

Beispiel Prozess 1

BP-00

Example 2

Ex-00

Beispiel 3

Be-00

Extern 1 Extern 2

Prozesslandkarte

Prozessdesign

Eingangsevent A

Teilprozess 1

BP-01

Extern 1

Example 2 Beispiel 3

Teilprozess 2

BP-02

Zwischenevent A

Ausgangsevent C Ausgangsevent AAusgangsevent B

Funktions-zuordnung

Aktivität 1-1

BP-01-01

Dokument 1

Anwendung 1

Cluster 1

Field 1

Cluster 2

Rolle 2

Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3

Prozessmodellierung – Ergebnistypen für Prozesse

Allgemeine Attribute: Name Identifier Version Beschreibung Bemerkungen (optional) Prozessverantwortlicher

Grobdesign (Level 1) je Prozess: auslösende und resultierende

Ereignisse Teilprozesse Prozess-Schnittstellen

Attribute je Teilprozess (zusätzlich zu allgemeinen):

Verfahrensanweisungen (optional) Toolanforderungen (optional)

Feindesign (Level 2) je Teilprozess: auslösende und resultierende

Ereignisse Aktivitäten ausführende Rollen Teilprozess-Schnittstellen

Attribute je Aktivität (zusätzlich zu allgemeinen):

Verfahrensanweisungen (optional) Toolanforderungen (optional)

Management Modell (Level 0): Prozesse des Modells Verweise auf externe Prozesse

Attribute je Prozess: Mission Ziele Erfolgsfaktoren Messkriterien Grundsätze Abgrenzung

Prozessmodellierung – Rollen

Rolle 1

Rolle 2

Rolle 3

Rolle 4

Rolle 5

Aktivität

führt aus

entscheidet

unterstützt

ist informiert

berät