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Elaborado por: Fábio Almeida Revisado por: João Monteiro
Manual de Normas e Procedimentos
Capítulo DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Referência FINAN
Página 1
Título PROCEDIMENTO FINANCEIRO
Data de emissão NOVEMBRO/2013
Revisão
DEPARTAMENTO FINANCEIRO
VIVA RIO
Elaborado por: Fábio Almeida Revisado por: João Monteiro
Manual de Normas e Procedimentos
Capítulo DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Referência FINAN
Página 1.1
Título PROCEDIMENTO FINANCEIRO
Data de emissão NOVEMBRO/2013
Revisão
Sumário
1 – Fiscal / Compras......................................................................................................1
2 – Contas a Pagar........................................................................................................33
3 – Tesouraria...............................................................................................................47
4 – Contas a Receber.....................................................................................................60
Financeiro 1/32
FFiissccaall
1- INTRODUÇÃO:
A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo Setor Fiscal.
Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. O módulo do Fiscal se dá dentro do módulo de
COMPRAS, estão interligados.
2- RESUMO DE ATIVIDADES:
O trabalho do setor fiscal consiste em receber as notas fiscais, analisar e conferir a situação cadastral bem como apurar os
tributos e impostos.
3- DESENVOLVIMENTO:
Sequencia de comandos para atingir o módulo de compras, onde se realiza todas as funções do Fiscal:
1ª Tela: Tela de abertura do Programa.
Financeiro 2/32
FFiissccaall
2ª Tela: Onde se encontra os módulos que o financeiro atua, a opção desejada é o módulo de compras.
Financeiro 4/32
FFiissccaall
4ª Tela: Módulo Compras
Nesta tela inicia-se a revisão das informações inseridas no sistema.
Financeiro 5/32
FFiissccaall
5ª Tela: Módulo Compras
Busca se faz pelo número do pedido e tipo de ordem que estão contidos no processo.
Financeiro 6/32
FFiissccaall
6ª Tela: Módulo Compras
Selecionar (√), verificar nesta tela a natureza da operação, sufixo da transação e Município:
Financeiro 7/32
FFiissccaall
7ª Tela: Módulo Compras.
Selecionar (OK), verificar nesta tela o “Cód. Uso Compra”, aplicabilidade do ISS retido, “Código Tipo Serviço”
(percentual do ISS), Nº do Item:
Financeiro 8/32
FFiissccaall
FECHAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS.
Viva Rio
Compras
Processamento Diário
Recebimento de compras
Fechamento de NF compras/ Contas a pagar.
Financeiro 10/32
FFiissccaall
3ª Tela: Inserir número da nota fiscal no campo “Nº Nota Fiscal”, clicar em (Procurar):
Financeiro 15/32
FFiissccaall
CASAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS (sem retenção).
Este primeiro passo e como a toda a movimentação do fiscal.
Viva Rio
Compras
Processamento diário
Recebimento de compras
Casamento de compras sem retenção
Financeiro 18/32
FFiissccaall
5ª Tela: Preencher (Nº Pedido), Unidade de Negócio (Un. Negócios) e substituir a (Data da Fatura), pela Data da emissão da Nota
Fiscal:
Financeiro 23/32
FFiissccaall
CASAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS (com retenção)
Este primeiro passo e como a toda a movimentação do fiscal.
Viva Rio
Compras
Processamento diário
Recebimento de compras
Casamento de compras com retenção
Financeiro 26/32
FFiissccaall
4ª Tela: Preencher (Nº Pedido), Unidade de Negócio (Un. Negócios) e substituir a (Data da Fatura), pela Data da emissão da Nota
Fiscal:
Financeiro 28/32
FFiissccaall
6ª Tela: Verificar as informações da tela, observar a existência de linhas do mesmo cadastro com número de nota fiscal diferente:
Financeiro 29/32
FFiissccaall
7ª Tela: Individualizar a Nota Fiscal Fechada, inserindo número do documento no campo “Nº da Fatura”, clicar em (Procurar):
Financeiro 1/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
1- INTRODUÇÃO:
A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo contas a pagar.
Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE.
2- RESUMO DE ATIVIDADES:
O trabalho do contas a pagar consiste em analisar, registrar e as notas fiscais bem como processar os documentos para envio a
tesouraria e apurar os impostos devidos.
3- DESENVOLVIMENTO:
Lançamento Manual
Entrada de / Nota Fiscal / Impostos / Boleto Bancário.
1ª Tela
Viva Rio
Contas a Pagar
Processamento diário
Entrada de voucher
Entrada de voucher manual sem retenção.
Financeiro 2/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Clicar em incluir.
Indicar a companhia ( nº de fornecedor / unidade de negócio / nº da fatura / data / valor bruto / observação/ data )
Ok
Financeiro 3/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Obs: Neste momento e que se faz a apropriação do rateio por conta e centro de custo.
Financeiro 5/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
APROVAÇÃO E DETERMINAÇÃO DA FORMA DE QUITAÇÃO.
Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, aqui aprova-se o pedido ( H A) bem como determina-se
qual a forma de quitação:
A: DOC
B: TED
C: CRÉDITO EM CONTA
Obs: Atentar para a troca de centro de custo e conta contábil do banco pagador.
Ok para finalizar a operação.
Financeiro 6/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Gerar/criar grupo de pagamento.
Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, contudo o caminho pode ser criação do grupo por pagamento
manual ou por pagamento eletrônico.
Conforme foi escolhido a forma de pagamento, também será processado o grupo de pagamento.
Ex: A _ DOC
B _ TED
C _ Crédito em Conta
Financeiro 8/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Seleção
Submeter
Obs: No campo onde se encontra a descrição “ em branco” seleciona-se e escolha “Literal” e após defina o centro de custo da qual
será quitada a fatura
Ex: 20031000.
Após este procedimento confirme todas as telas.
Financeiro 9/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Trabalhar com grupo de pagamento.
Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, nesta tela visualiza-se o grupo formado para pagamento, bem como
a verificação se o mesmo confere com o que foi gerado.
Financeiro 11/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Neste campo onde defini-se a data em que será realizada a baixa no sistema.
“ OK “ para a validação das operações.
Financeiro 12/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Nesta operação onde é feita a impressão a capa do lote para ser anexada as notas e enviada a Tesouraria para a quitação.
Tela
Jobs Submetidos
Selecionar o processo
Exibir em PDF
Imprimir
Financeiro 13/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
PAGAMENTO DE NOTA FISCAL COM RETENÇÃO DE IMPOSTO:
Após a tela “aprovação e determinação” da forma de pagamento, comum a todas as operações, faz-se necessário calcular
o IR primeiro Contas a Pagar
Retenção de Tributos
Calculo retenção INSS e IRPJ
Inserir “data e ano contábil”
Obs: O calculo será realizado automaticamente.
Financeiro 14/14
CCoonnttaass aa PPaaggaarr
Contas a Pagar
Retenção de Tributos
Calculo retenção ISS
Inserir “data e ano contábil”
Obs: O calculo de INSS deverá ser realizado independentemente se o fornecedor possui a reter ou não INSS.
Validar a operação confirmando “ ok “
Próximos passos se repetem conforme dito e demonstrado anteriormente
CRIAÇÃO DE GRUPO DE PAGAMENTO
TRABALHAR COM GRUPOS.
Financeiro 1/14
TTESOURARIA
1- INTRODUÇÃO:
A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pela Tesouraria. Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. 2- RESUMO DE ATIVIDADES:
O trabalho da Tesouraria consiste em efetuar os pagamentos aos fornecedores, prestadores de serviços e funcionários, liquidar os títulos no sistema, autorizando os pagamentos solicitados, e processar no sistema. 3- DESENVOLVIMENTO:
Pagamentos de fornecedores gerados pela Tesouraria enviados ao banco:
Viva Rio > Contas a pagar > Remessa de pagamento eletrônico > linha > Disquete> Salvar
Financeiro 3/14
TTESOURARIA
Viva Rio > Banco do Brasil > Liberação de remessa > Imprimir comprovante provisório
Financeiro 5/14
TTESOURARIA
Viva Rio > BBPAG > Baixa de retorno bancário de pagamentos diversos > Comprovante definitivo
Financeiro 9/14
TTESOURARIA
Viva Rio > Banco do Brasil > Extrato bancário > Análise de débitos e créditos bancários
Financeiro 10/14
TTESOURARIA
Processamento de pagamento no sistema
JDE > Viva Rio > Processamento diário > Processamento de pagamento eletrônico > Trabalhar em
grupo> Linha> Atualizar
Financeiro 11/14
TTESOURARIA
Viva Rio > Contas a pagar > Trabalhar com grupo de pagamento > linha > Atualizar
Após análise bancária e processamento no sistema JDE, enviamos toda documentação para o setor de Prestação de Contas.
Financeiro 12/14
TTESOURARIA
FOLHA – Sistema Software
Encaminhamento de arquivos referente a Folha Salarial / Férias e Rpa (Recibo de Pagamento de Autônomos), para os bancos Itaú e Banco do Brasil .
Financeiro 1/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
1- INTRODUÇÃO:
A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo contas a receber.
Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE.
2- RESUMO DE ATIVIDADES:
O trabalho do contas a receber consiste em identificar e registrar e averiguar todas as entradas de recursos, bem como
bem como controlar os recursos previstos em contratos e a confecção dos respectivos recibos.
3- DESENVOLVIMENTO:
Provisão de Recebimentos / Contratos / Notas Fiscais / Plano de Saúde
1ª Tela:
Processamento Diário
Entrada Padrão de Fatura.
Incluir;
Nome do Cliente (pagador);
Companhia (Viva Comunidade 2000 ou Viva Rio1000);
Data Fatura e Dt. Cont. (data da confecção do documento);
Valor Bruto (Valor previsto);
OBS/Ref. – Identificação do Documento / número do recibo;
Unidade de Negócio – Identificação do Cliente (pagador);
OK.
Financeiro 2/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Entrar com a Conta de Provisão, conforme ilustração abaixo:
OBS: Sempre perguntar ao Contador
Nº da Conta = Unidade de Negócio + Conta Objeto + Conta detalhe
Financeiro 3/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Baixar Recebimentos Contratos / Notas Fiscais / Plano de Saúde
Análise do extrato bancário;
Identificar o recebimento no extrato junto aos recibos/notas fiscais/boletos emitidos;
Localizar documentos pertinentes ao recebimento e anexar junto a cópia do extrato;
Inserir o recebimento no JDE conforme ilustração abaixo:
Contas a Receber;
Entrada Padrão de Fatura;
Incluir;
Cia. (Viva Comunidade 2000 ou Viva Rio 1000);
Pagador ;
Conta Bancária (Unidade de Negocio + Conta Obj + Dt. Conta (conta em que houve o recebimento));
Dt. Cont. e Data Recebimento (data em quem entrou o crédito na conta);
Valor do Recebimento;
Tela;
Selecionar (S);
Procurar;
Localizar a provisão referente ao recebimento que está sendo lançado;
Selecionar a Linha com dois Cliques;
Fechar;
Financeiro 4/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
OBS: Quando o valor do recebimento for diferente da provisão, deverá ser alterado em registros na última tela:
TE – utilizar o número 15
Valor do Pgto: Modificar pelo valor recebido:
Cód. Baixa – Colocar BP
OK
Financeiro 5/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Recebimento UPA’S
OBS: A Provisão das UPA’S é feita no valor total do Recibo, quando há a baixa o valor tem que se ser baixado
proporcionalmente ao recebimento.
Ex:
Recibo emitido: R$ 2.161.286,54
Valor Recebido: R$ 1.685.000,00
Diferença: R$ 476.286,54
O Valor da diferença ficará em aberto aguardando o próximo recebimento do Governo. Desta forma toda entrada que
houver sempre haverá sobra para o próximo mês e este valor que fechará o total do recibo do mês anterior que ficou em
aberto.
Análise do extrato bancário;
Identificar o recebimento no extrato junto aos recibos/notas fiscais/boletos emitidos;
Localizar documentos pertinentes ao recebimento e anexar junto a cópia do extrato;
Inserir o recebimento no JDE conforme ilustração abaixo:
Contas a Receber;
Entrada Padrão de Fatura;
Incluir;
Cia. (Viva Comunidade 2000);
Pagador (1027616);
Conta Bancária (Unidade de Negocio.110102. Dt. Conta (conta em que houve o recebimento));
Dt. Cont. e Data Recebimento (data em quem entrou o crédito na conta);
Valor do Recebimento;
Tela;
Selecionar (S);
Procurar;
Localizar a provisão referente ao recebimento que está sendo lançado;
Selecionar a Linha com dois Cliques;
Fechar;
Financeiro 6/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
OBS: A diferença do Recibo vai ficar em aberto na Entrada Padrão de Faturas para o próximo recebimento. (Vide tela
abaixo)
Financeiro 7/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Geração de Boletos de Cobrança – Plano de Saúde – BB Cobrança
Após o recebimento da planilha com os valores do plano de saúde enviado pelo DP, confeccionar os recibos para gerar os
boletos.
Abrir BB Cobrança;
Títulos;
Incluir;
Procurar o usuário pelo nome;
Carteira: Selecionar 18/019 – convênio 0278230;
Vencimento (mudar a data);
Seu Nr. (colocar o número do recibo gerado);
Valor R$ (inserir o valor do plano somado a taxa do boleto)
Mensagem (marcar a caixa e inserir na mensagem o mês a que se refere a cobrança e informar que está
incluso a tarifa bancária);
OK;
Financeiro 8/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
* Repetir o procedimento até inserir todos os nomes da lista de cobrança.
Títulos;
Imprimir Boletos;
Selecionar o mesmo convênio utilizado na tela anterior;
Marcar Impressão a Laser;
Preencher a data do Vencimento;
Visualizar
Financeiro 9/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Marcar Selecionar Todos;
Ok
* Anexar os boletos aos recibos e encaminhar para os remetentes.
Financeiro 10/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Devolução de Valores
A devolução é feita quando pagamos o fornecedor ou ao colaborar e o mesmo está errado por algum motivo (ex:
pagamento indevido, devolução de férias)
Contas a Pagar;
Processamento Diário;
Entrada de Voucher;
Entrada de Voucher Manual sem retenção;
Incluir;
Companhia (2000 ou 1000);
Nº Fornecedor (empresa que está fazendo a devolução da quantia);
Nº Fatura (numeração que identifique. Ex: NF 111);
Data Fatura e Dt. Cont (data que entrou o crédito na conta);
Valor Bruto (sempre inserir o valor com o sinal de “-“ na frente);
UN (Unidade de Negocio a que se refere a devolução);
OK;
Financeiro 11/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Distribuição Contábil;
Nº da Conta (informar a und. de negócio + conta objeto + ct detalhe) Verificar com a contabilidade em que conta
objeto deverá ser lançado.
OK.
Processamento de Pagamentos Manuais;
Alteração Rápida;
Nº Fornecedor (inserir o nome do pagante);
Procurar;
Selecionar o lançamento anterior (geralmente é o último da lista);
Financeiro 12/13
CCoonnttaass aa RReecceebbeerr
Selecionar;
Status Pgto: Colocar “A”
Instr. De Pgto: Colocar “M”
Conta Banc. G/L (inserir a conta em que houve o crédito);
OK.
Pagamento Manual;
Incluir;
Nº Pagamento: Inserir o número gerado na primeira tela.
Nº da Conta Bancária (a mesma da tela anterior);
Valor do Pgto (sempre negativo)
Data do Pgto (data em que houve o crédito na conta)
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