demonstration des systems zur erfassung von publikationen (sep)

Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, Januar 2010 1

Demonstration

des Systems zur

Erfassung von Publikationen

(SEP)

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Ablauf der Demonstration

1. Demonstration der Anwendung

a) Start-Bildschirm

b) Erfassung neuer Publikationen

Autoren

Titel

c) Publikationen anzeigen

d) Favoritenlisten nutzen

2. Informationen zu SEP

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Start-Bildschirm

1. Aufrufen der Anwendung: https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP

Anmelden -Buttondrücken

Anmelden

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FUDIS-Anmeldung

Achtung: Jeder mit FU-Account ist berechtigt,Publikationen auch für andere zu erfassen!

2. Anmeldung erfolgt mit dem FU-Account: Benutzername Passwort

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Hier werden alle erfassten Publikationen angezeigt

Hier können neue Publikationen erfasst werden

Start-Bildschirm

Hier können persönliche Einstellungen(Favoriten für Autoren und ISSN-/Zeitschriftenlisten) angelegt undgespeichert werden

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Aufgaben: (die aus einer vorherigen Anwendung übrig geblieben sind)

Publikationen in Erfassung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen von diesem Erfasser eingegeben und noch nicht an die UB übermittelt wurden (evtl. für Kontrolle durch Professoren)

Publikationen zurückgewiesen: Angezeigt wird, wie viele Publikationen bei der Qualitätskontrolle nicht akzeptiert werden konnten. Der Meldende hat eine E-Mail über die Ablehnung des betreffenden Titels erhalten, die Begründung der Ablehnung steht im Bemerkungsfeld des erfassten Titels und der Bearbeitungsstatus wird für die Korrektur auf „in Erfassung“ zurückgesetzt.

Hinweis auf anstehende Aufgaben

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Hier können neue Publikationen in unterschiedlichen Erfassungsmasken erfasst werden.

Erfassung von neuen Publikationen

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Auswahl einer Publikationsart

Die Auswahl einer Publikationsart führt zu unterschiedlichen Erfassungsbildschirmen

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Die Autoren werden in einem eigenen Schritt erfasst.Dies ist bei allen Masken gleich

Erfassungsmaske für Monographien

Autor hinzufügen

(hiermit wird begonnen)

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FU-Autorensuche

kontextsensitive Hilfe

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FU-Autorensuche

1. Suche in FUDIS, SAP (mit Wildcards * möglich)

2. Suchergebnisse3. Auswahl treffen

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FU-Autorensuche

Die jüngere Historie der Person an der FUB wird angezeigt (Wechsel des akademischen Titels, der Organisationseinheit, der Kostenstelle, des Drittmittelprojekts)

1. Auswahl treffen2. Angaben übernehmen

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Ergebnis der FU-Autorensuche

Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden.

Diese Daten werdenbei FU-Autoren automatisch aus FUDIS undSAP-HRzugespielt

Mit diesem Button können Autorendatenübernommen und ggf. verändert werden, z.B. bei Künstlernamen, Teil eines Doppel-namens ist der Publikationsname, Vornamen erscheinen abgekürzt in der Publikation.

U.U.

NaumannNaumann

Dieses Ergebnis wird dann gespeichert

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Externen Autor erfassen

Kann belegt werden, wenn die Publikation einem bestimmten Drittmittelprojekt zugeordnet werden soll.

Mit diesem Button können Autorendatenwieder übernommen und ggf. verändert werden.

Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden.

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Erfassungsmaske für Monographien

2. Möglichkeit:

Listenerfassung Autoren benutzen

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Mit der vereinfachten Listenerfassung für externe Autoren (also ohne FUDIS-Abfrage) können weitere (bis zu 24) Autoren eingetragen werden, die nicht FU-Mitglieder sind.Mit „Übernehmen“ werden sie der Autorenerfassung zugefügt.

Weitere Autoren müssen im Feld „Bemerkung“ (in der Publikationsmaske) erfasst werden.

Listenerfassung externer Autoren

Mit dem + -Zeichen können weitere Zeilen eingefügt werden

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Erfassungsmaske für Monographien

3. Möglichkeit:

Benutzen der Favoritenliste

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Benutzen der Favoritenliste

Die Favoritenliste kann anstelle der Suche nach FU-Autoren und sonstigen Autoren benutzt werden und erleichtert das Erfassen:

1. die Box und 2. „Autor übernehmen“ anklicken.

Längere Favoritenlisten können mit Wildcards (*) durchsucht werden.

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Ergebnis der Autorenerfassung

Durch die Pfeile kann die Reihenfolge der Autoren „urkundengenau“ (also wie in der Publikation genannt) verändert werden.

Fälschlich erfasste Autoren können nach dem Anklicken in der Box gelöscht werden.

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Die Autoren wurden in einem eigenen Schritt erfasst

Nun werden die Publikations-daten in einer relativ grobengefelderten Struktur erfasst oder über die ISSN / ISBN / DOI eingespielt (Quellen: ZDB, Worldcat, CrossRef)

Bei vielen Feldern ist einHilfetext unterlegt. ?

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Für die unterschiedlichenPublikationsarten werdenverschiedene Unter-masken eingespielt

Erfassungsmasken

Publ.-FormUnbekannt

Aufsatz-ZSAufsatz-Buch

Buch-HRSG.

Rezens.

TV/Radio

Patent

Unbekannt

ZSS-HRSG.

Buch

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TITELAUFNAHME IN VERSCHIEDENEN MASKEN

Erfassung abschließen

1. 2.

Rückmeldung nach dem Speichern

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Erfassung abschließen

Mit diesem Schritt werden die Publikationsdaten in SEP an die Arbeitsstelle Universitätsbibliographie zur Qualitätskontrolle übertragen.

Buchveröffentlichun

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Mit Wildcards (*) kann in allen Feldern als Präfix-, Postfix- und Substring gesucht werden.

Publikationen anzeigen

Beim Anklicken werden sofort angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)

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Publikationen anzeigen

Nach Eingabe eines Suchbegriffs werden angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)- alle Publikationen mit Status „Erfassung beendet“ sowie Status „übertragen“ (Dublettencheck möglich)

Durch Anklicken der Spaltenüberschriften können die Suchergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden

Die so erzeugte Liste kann durch Anklicken des Excel-Buttons ausgegeben werden

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Meine Einstellungen: Favoriten Autoren

Häufig vorkommende Autoren werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oder hier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

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Meine Einstellungen: Favoriten Autoren

Wie gewohnt erfassen (FU-Mitglied oder Maske für Externe), danach speichern.

1.

2.

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Autor aus der persönlichen Favoritenliste löschen: In die Box klicken, dann „Autor entfernen“ betätigen

Meine Einstellungen: Favoriten Autoren

1. 2.

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Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften

Häufig vorkommende ISSN werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oder hier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

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Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften

Suche von Zeitschriftentiteln oder ISSN in der persönlichen Favoritenliste, evtl. mitWildcards (*)

oder: Neue Zeitschrift in Favoritenliste eintragen (siehe nächste Folie)

Nach dem Anklicken in der Box kann einZeitschriftentitel gelöscht werden

1.2.

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Favoritenliste ISSN/Zeitschriften ausfüllen, dann speichern

Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften

Die Eintragungen werden an dieser Stelle (Direkteintrag)nicht auf Richtigkeit geprüft!

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Abmeldung

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Und nun: Probieren geht über Studieren !

Aufrufen der Anwendung:

https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP

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SEP als Teil der Universitätsbibliographie und der SAP-Statistikdatenbank

Das SEP ist Teil einer komplexen DV-Struktur, in der mehrere Anwendungen über Webservices zusammenarbeiten:

Universitäts-bibliographie

FUDIS dient zur Identifizierung des Erfassenden und Zuordnung der Autoren

SEP ist eine WEB-basierte formulargestützte Erfassung von Publikationen

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• Kernverfahren bleibt die Universitätsbibliographie

• Die Daten werden über ein Web-Interface durch die wissenschaftlichen Arbeitsbereiche erfasst und per Workflow elektronisch an die UB übermittelt.

• Dabei ist die Erfassung für jeden Titel zweigeteilt:

a) Erfassen der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter

b) Erfassen des Titels

• zu a) Bei der Erfassung der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter werden über FUDIS (FU Directory and Identify System) durch Abfragen am SAP-Personal-System Autoren so identifiziert, dass Kostenstellen, Personalnummern und KLR-Bezüge (im Hintergrund; nicht sichtbar) zugeordnet werden.

• zu b) Für das Erfassen der Titel sind verschiedene Eintragungs- masken hinterlegt

Neuer Ablauf und Ziele des Verfahrens

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• Die Angaben der Wissenschaftler werden von der UB qualitativ geprüft und nach bibliographischen Anforderungen ergänzt

• Die qualitätsgesicherten Daten werden von der UB aus SEP automatisiert nach ALEPH und in die SAP Statistik-Datenbank überspielt

• Nach einer weiteren Überprüfung und Anpassen an die ALEPH-Datenbank-Regeln werden die Titel-Daten von ALEPH nach SAP geliefert und vorhandene Titel gegebenenfalls überschrieben

• Für Auswertungen (Controlling und Evaluationen) innerhalb der SAP Statistik-Datenbank stehen zusätzlich die Werkzeuge der SAP Statistik-Datenbank und der Forschungsdatenbank zur Verfügung

• Weil die Autoren so differenziert erfasst wurden, können die Auswertungen können nun mehrpersonen- und kostenstellenscharf vorgenommen werden.

Neuer Ablauf und Ziele des Verfahrens