curso de diseño organizacional y procesos / sesiones i - ii - iii - expositor rafael trucios maza
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“DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS”
PROCESO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Y CONCEPTOS
Prof. Rafael Trucíos Maza
Enfoque del Diseño Organizacional y Procesos
Organización,
Procesos,
Dirección
Recursos Actividades
Personas
Organización competitiva
Conjunto de relaciones formales mediante las cuales las personas desarrollan su trabajo en las organizaciones.
Trabajo desarrollado en secuencia para obtener un resultado y donde intervienen materiales, personas, equipos, instalaciones y otros recursos.
ESTRUCTURA PROCESOS
Enfoque del Diseño Organizacional y Procesos
Enfoque del Diseño Organizacional y Procesos
Cambio de estructura
Mejora de procesos
Recursos Actividades Personas
DISEÑO ORGANIZACIONAL DISEÑO DE PROCESOS
La Administración
GESTION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planear
Organizar Controlar
Dirigir
La Administración
EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
• Científica Taylor: el trabajo • Clásica Fayol: organización formal
• Relaciones Humanas Mayo: grupos humanos
• Estructuralista Weber: normas, burocracia • Sistemas Bertalanfy: interacción de partes • Neoclásica Drucker: APO • Desarrollo Organizacional Rogers, Blake y Mourton, Schein:
estrategias, eficiencia, aprendizaje
• Contingencia Woodward, Burns & Stalker, Chandler : adaptación a situaciones
• Nuevos enfoques: Calidad Total, Reingeniería, Empowerment, Benchmarking….
Teoría de sistemas
• El enfoque sistémico representa la idea de que las organizaciones se componen de partes y ellas interactúan entre sí para alcanzar las metas organizativas.
• Dos conceptos: • Holismo: Considera un sistema como un todo en funcionamiento y los
cambios producidos en cualquier parte de un sistema es probable que afecten a todo el sistema.
• Sinergia: Es el efecto interactivo de las partes del sistema en funcionamiento conjunto. La suma de interacción de las partes de una organización en funcionamiento conjunto es mayor que el efecto de las partes trabajando por separado.
• Sistema cerrado: No interactúan con el entorno. Entropía: Estado de Colapso
• Sistema abierto: Las organizaciones reciben:
Inputs en forma de recursos productivos.
Output: producción que venden a Clientes.
Teoría de sistemas TIPOS DE SISTEMAS:
EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN UNA EMPRESA
Procesos de transformación
Tecnología
Manejo de materiales
Inspección
Ensamble
Fresado
Ingreso de
Materias primas
Salida de
Producto o servicio
Departamento
Las Organizaciones como Sistema
Las Organizaciones como Sistema
Entradas
Ambiente Externo
Resultados
Proceso de transformación
Y conversión
Retroalimentación
LA EMPRESA MODELADA COMO UN SISTEMA
Necesidades del mercado
Insumos
Productos Servicios
Resultados Finales
Las Organizaciones como Sistema
ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
EXTERNO E INTERNO
ENFOQUE SISTÉMICO
Las Organizaciones como Sistema
ENTORNO ESPECIFICO
CLIENTES PROVEEDORES
COMPETENCIA
BANCOS
Grupos de Públicos de presión
Las Organizaciones como Sistema
CONDICIONES SOCIOCULTURALES
.Demografía
. Estilos de Vida
Valores Sociales
CONDICIONES ECONÓMICAS
CONDICIONES POLÍTICAS Y LEGALES CONDICIONES TECNOLÓGICAS
Las Organizaciones como Sistema
ENTORNO GENERAL
Las Organizaciones como Sistema
DIMENSIONES DE APLICACIÓN
ECONOMÍA COMERCIO
CONOCIMIENTO SOCIAL
CULTURAL MUNDIALIZACIÓN
ENTORNO GLOBAL
• Recurso Humano
• Estructura.
• Capital
• Tecnología
• Disposición de las oficinas.
• Estilo de gestores.
• Objetivos, políticas.
• Otros
Las Organizaciones como Sistema
AMBIENTE INTERNO
SUBSISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
METAS Y VALORES
TECNICO
PSICOSOCIAL ESTRUCTURAL
ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN
Subsistema Metas y Valores ü Cultura ü Filosofía ü Misión ü Visión ü Metas ü Responsabilidad social
Subsistema Técnico ü Conocimiento ü Técnicas ü Instalaciones ü Equipos ü Materiales
Subsistema Estructural ü Normas ü Agrupación ü Autoridad ü Funciones/responsabilidades ü Procedimientos
Subsistema Psicosocial ü Actitudes y Percepciones ü Motivación y Liderazgo ü Dinámica de grupo ü Comunicación ü Relaciones interpersonales
Subsistema Administrativo ü Fijación de objetivos ü Planeación ü Organización ü Control
Las Organizaciones como Sistema
Estrategia
MODELO ESTRATÉGICO Visión / Valores
Misión
Análisis interno
Fortalezas Debilidades
Oportunidades Amenazas
Formulación de Objetivos y Elección de Estrategias
ETAPAS
Definición
Analítica
Estratégica
Desarrollo
Implementación de la Estrategia: Diseño Organizacional –Indicadores
de Control – Gestión del Cambio
Análisis externo
¡aprovechar!
¡cambiar!
¡defenderse!
¡cambiar y defenderse!
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
FODA y estrategias
Estrategia
FODA y estrategias Estrategia
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
Estrategias de expansión mercados, productos, integración Estrategias de negocio diferenciación, costos Estrategias funcionales varias
Estrategias corporativas saneamiento Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales Varias
Estrategias corporativas Estabilidad, saneamiento, diversificación, liquidación Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales varias
Estrategias corporativas saneamiento, diversificación, liquidación Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales Varias
Estrategia
Ejemplos de objetivos y estrategias
OBJETIVOS ESTRATEGIAS
Ø Alcanzar rentabilidad de 20% para
Ø el período siguiente.
Ø racionalización de costos Ø aumento de las ventas Ø inversión en tecnología
Ø Duplicar la cobertura del mercado actual en 3 años.
Ø crecimiento por zonas Ø incremento de línea de productos
Ø Satisfacción del cliente al 100%
Ø cumplir lo acordado con el cliente. Ø solución de quejas de inmediato
Diseño y Estrategia
Diseño y Estrategia
Diseño y Estrategia
Diseño y Estrategia
ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN
Estrategia
Tecnología Estructura
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
FORMAL INFORMAL
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Gerente General
Gerentes Funcionales Jefes Divisionales
Jefe de Dpto.
Organización Informal social:
“Asiduos al café matutino”.
“Equipo de fútbol”
Organización Informal en trabajo, normas, estructura:
“ asistencia entre amigos para hacer un trabajo”
“ buscar influencias para ascenso”
Organización formal
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN REAL
ORGANIZACIÓN FORMAL
ORGANIZACION INFORMAL
ORGANIZACIÓN REAL
Funcionamiento de la empresa
Voluntad de la Dirección
carácter espontáneo, poder, conveniencias
PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL
ü Especialización • Unidad de Mando • Unidad de Dirección • Jerarquía o Cadena Escalar • Centralización / descentralización de autoridad
ü Coordinación • Autoridad y responsabilidad • Excepción, ámbitos de control
Teoría de la Organización
Rol de la estructura organizacional
Consiste en suministrar el medio por el cual los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones, para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. Dos elementos claves:
Diferenciación Integración
Teoría de la Organización
Diferenciación
1. HORIZONTAL ( División del trabajo según la
especialización en el mismo nivel)
2. VERTICAL ( División del trabajo según la autoridad) 3. ESPACIAL O DISPERSIÓN (Ubicación geográfica de distintas actividades organizativas)
ASOCIADO AL NIVEL DE COMPLEJIDAD …….
Teoría de la Organización
Complejidad horizontal baja
Administrador
Ventas Compras Producción Finanzas
Teoría de la Organización Complejidad horizontal alta:
Jefe de Servicios
Técnicos de Servicios (*)
Se produce por necesidades de cambio. Por ejemplo en la situación siguiente, antes del cambio (*)instalaciones, mantenimiento y reparaciones era atendida por cualquiera de los técnicos de servicio.
Teoría de la Organización Complejidad horizontal alta:
Después del cambio:
Jefe de Servicio
Ejecución de Proyectos
Asistencia y Mantenimiento Reparaciones
Almacén SAT Cotización
Teoría de la Organización
Complejidad vertical baja:
Administrador
Ventas Compras Producción Finanzas
Teoría de la Organización
Complejidad vertical alta:
GerenteTécnico
Jefe de Servicio
Coordinación Investigación y
Desarrollo
Ejecución Proyectos
Técnico de Ejecución de
Proyectos
Técnico de Asistencia y
Mantenimiento
Técnico de reparaciones
Almacén SAT
Asistente de Ejecución de
Proyectos
Asistente de Asistencia y
Mantenimiento
Asistente de Laboratorio
Auditoría técnica
PostVenta
Teoría de la Organización
Complejidad vertical alta: caso Interbank
Presidencia del Directorio
Oficial de CumplimientoAuditoria Interna
Gerencia General
División LegalDivisión
Gestión y Desarrollo Humano
Contraloría
Vice-PresidenciaComercial
Vice-PresidenciaBanca Personal y
Marketing
Vice-PresidenciaTarjeta de Crédito
Vice-PresidenciaFinanzas y
Operaciones
Vice-PresidenciaRiesgos
División Comercial Tarjeta de Crédito
División Sistemas de Tarjeta de
Crédito
División Riesgos Banca Personal
División Money Tiendas
División Banca Electrónica
División Seguros
División Productos Banca Personas
División Convenios
División Marketing e Imagen
División Tiendas Lima
División Tiendas Provincia
División Banca Corporativa
División Leasing
División Productos y Servicios
División Mercado de Capitales
División Internacional
División Gestión de Procesos
División Tecnología y Sistemas
División Administración
División Remesas
División Admisión
División Gestión y Seguimiento
División Riesgos Mercado
División Recuperaciones
División Hipotecaria
División Fideicomisos
División de Planeamiento y
Control de Gestión
División de Contabilidad
División de Desarrollo
Organizacional
División de Gestión de la Información
Teoría de la Organización
Complejidad espacial: caso grupo Gloria
Teoría de la Organización
Tipos de estructura: jerarquía
ESTRUCTURA ALTA
ESTRUCTURA PLANA
Teoría de la Organización
Rol de la estructura organizacional
Consiste en suministrar el medio por el cual los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones, para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. Dos elementos claves:
Diferenciación Integración
Teoría de la Organización
Integración a través de:
CATEGORÍAS DE ESTRUCTURAS INTEGRADAS: Formalización Centralización Ámbitos de Control Estandarización ( Input, actividades y output)
Teoría de la Organización
Integración a través de:
MODELOS DE ORGANIZACIÓN
MODELO O ENFOQUE MECANICO
MODELO O ENFOQUE ORGANICO
Teoría de la Organización
Integración a través de:
Característica Estructural Mecánico Orgánico
Formalización Alta Baja Centralización Alta Baja
Ámbitos de Control Estrechos Amplios Estandarización Alta Baja
Teoría de la Organización
Características
Organizacionales Tipos de Estructura
Mecánica Orgánica
Apertura a las influencias del medio.
Relativamente cerrada. Intentos por seleccionar y minimizar las fuerzas ambientales y reducir la incertidumbre.
Relativamente abierta. Diseñada para adaptarse a las influencias del medio y manejar la incertidumbre.
Diferenciación y especialización de actividades
Más formalmente basada en la estructura. Menos formal basada en la estructura.
Coordinación Funciones y departamentos específicos y mutuamente excluyentes.
General, en ocasiones con actividades que se sobreponen.
Estructura de autoridad Primordialmente a través de la jerarquía y de procedimientos administrativos claramente definidos.
Por medios múltiples y la interacción interpersonal.
Fuente de autoridad Concentrada, jerárquica Dispersa, múltiple.
Tareas, Roles y funciones Atribuida a puestos específicos y/o roles Compartida por muchos participantes
Patrones de interacción-influencia
Claramente definidos y especificados en los organigramas, las descripciones de puestos y otros
Definidos muy vagamente y determinados por las circunstancias, expectativas mutuas y así sucesivamente.
Toma de decisiones Centralizada, concentrada hacia niveles altos Descentralizada, compartida en toda la organización.
Teoría de la Organización
La estandarización
INPUT OUTPUT
• Materia Prima
• Recursos Humanos
• Información
• Capital Financiero
• Productos
• Servicios
• Personas
Especificaciones sobre:
Teoría de la Organización
Medios no estructurados: Roles de Enlace
GERENCIA COMERCIAL
Recepción yCall center
GERENCIASERVICIOS
PInstalaciones alaciónVENTAS SERVICIO AL
CLIENTE
Ventas por tipoDe clientes
Diagnóstico, solución y
presupuestos
ASESORÍA TÉCNICA
Cumplimiento de servicio Cumplimiento de servicio
Programación de servicios Post venta
Teoría de la Organización
Medios no estructurados: Trabajo en Equipo
Comunicación Habilidades negociación
Confianza Mutua
Destrezas Objetivos
claros
Compromiso Liderazgo
Apoyo interno
Apoyo interno
Eficacia del Equipo
Teoría de la Organización
Aspectos visibles: Metas, tecnología,
Estructura, políticas, Procedimientos, símbolos,
Eslóganes, ceremonias
Aspectos invisibles: Actitudes
Sentimientos, Valores y Normas
Creencias y convicciones
Medios no estructurados: La Cultura
Teoría de la Organización
Medios no estructurados: Responsabilidad ética y Social
RESPONSABILIDAD ÉTICA Y SOCIAL
INVERSIÓN
SOCIAL
Manejo de impactos Protección a la vida Apoyo eficaz a la pobreza Entorno cercano Avance de la sociedad
CONSIDERACIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Rentabilidad y diseño organizacional
Diseño organizacional
Ahorro en los Costos innecesarios Ventaja en Costo
Amplíar la capacidad de creación de valor Ventaja de Diferenciación
INCREMENTO DE LA UTILIDAD
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