como organizar um evento em 10 passos

Curso online gratuito COMO ORGANIZAR UM EVENTO

Porque é que eu estou a fazer este evento? O que é que eu espero atingir com a realização do mesmo?

1.DESENVOLVER OS OBJECTIVOS E ÂMBITO DO EVENTO

Muitas das vezes sem pensar logo no dinheiro, pois através de parcerias, pode-se obter o pretendido reduzindo bastante nos custos. Assim apresentamos uma lista com tudo o que se tem que ter atenção:

2.MONTAR TUDO O QUE VAI PRECISAR PARA O SEU EVENTO

- espaço - speakers- animação- Publicidade- patrocinadores- voluntariado para ajuda na organização de um evento

Se o evento já acontecer regularmente, provavelmente a data já estará definida, mas se é um novo evento, considere:

3.DEFINA UMA DATA

- 4 a 6 de meses de antecedência para organização (mínimo)- Ter em atenção feriados e férias religiosas- Evitar férias escolares - Contactar previamente os principais participantes para confirmar disponibilidade

4. DÊ “BRANDING” AO SEU EVENTO

De acordo com o âmbito e essência que quer dar ao seu evento, desenvolva o branding mais inspirador e original possível.Brainstorm de nomes: Quando pensar no nome do seu evento considere o seguinte:

a) Como é que o seu evento se diferencia dos outros?b) O que espera concretizar com a ação deste evento?c) Crie um slogan exemplo Youcanevent – Easy events planningd) Faça um design de um logo

Consultoria gratuita para branding do seu evento através events@youcanevent.com

5. DEFINA UM PLANO ATRAVÉS DE UM BLOCO DE NOTAS

O plano deve conter todos os aspectos do evento incluindo:a) Espaço (verificando sempre se inclui as licenças para o que pretende fazer – ensinar as licensas básicas necessárias para a organização de um evento)b) Decoração ou mobiliário (cadeiras, mesas, balcoes etc)c) Catering (o catering é óptimo para quebrar o gelo, e gerar momentos de grande interação entre os participantes, pensar cautelosamente nestes momentos é bastante importante)d) Oradores e presenças especiais (o que o faz transmitir bem a mensagem aos seus participantes é um bom orador que saiba interagir bem com os seus participantes)e) Actividades de animação e músicos/djs/bandas/bailarinos (o que torna um evento memorável é o entretenimento, por isso aposte bem e crie mais do que 1 momento)f) Publicidade e promoção (se vai fazer online ou offline, criação de um site ou de uma página para vender bilhetes online (event brite, meetup) flyers, cartazes, social media, calendário do eventog) Registo online (event brite óptima ferramenta para gestão e criação de vendas)h) Patrocínios e parceriasi) Gestão voluntariado

6. DEFINIR GESTÃO DO EVENTO

Noutras palavras perceber quem irá controlar todo o desenvolvimento do evento, registos, orçamentos, convidados e chegada de oradores?Notepad da Youcanevent.com óptima ferramenta para toda esta gestão.

7. IDENTIFICAR E ESTABELECER PARCERIAS E PATROCÍNIOS

Mediante o evento que querem fazer existem organizações ou instituições que podem fazer parcerias ? Deve-se procurar exaustivamente especialmente se esses parceiros têm grande capacidade para divulgar o teu evento.

Devem considerar:

- Procurar parceiros corporativos. Desde oganizações nacionais, grandes instituições - Façam parcerias com câmaras municipais, associações que vos possam oferecer um espaço para fazer o evento, ou voluntários. - Parcerias com marcas de roupa (para ajuda de material para merchandising) marcas de bebidas (para ajuda água, sumos, ou bebidas alcoólicas se necessário)- Parceria com transportes públicos locais para ajuda no transporte se necessário, ou transporte privado (ex: uber)

8. CRIAR UM PLANO DE PUBLICIDADE

A melhor forma de fazer publicidade para o seu evento:a) Chamada telefónica a ligar para as pessoas mais importantes e influenciadoras do tema do seu evento.b) Publicidade nos formatos social media (facebook, blog e youtube com videos funciona muito bem) com a criação de um grupo ou evento no facebook, para adicionar possíveis participantes e mantê-los noticiados com todas as novidades do evento.c) Formatos gráficos (flyers, cartazes e convites) funcionam muito bem para divulgar o evento nos negócios locais ou estabelecimentos com possível público-alvo.d) Criação da venda de bilhetes online (mesmo que gratuitos) através do eventbrite por exemplo. e) Encontrar os key influencers ou opinion leaders relevantes para falar do seu eventof) Definir um número pequeno de “embaixadores”, (normalmente podem surgir dos key influencers ou opinion leaders)

9. DEFINIR UM ORÇAMENTO

O orçamento deve ir de encontro a todos os pontos mencionados no ponto 5 e no ponto 8. O ponto 7 pode ser um ponto que devem explorer para ajudar a diminuir o cu-sto do orçamento.

10. COMO VÃO MEDIR O SUCESSO DO VOSSO EVENTO?

Há diferentes métricas na avaliação de um evento:

a) número de participantes (se correspondeu ao número esperado)b) Angariação de doações para a causa social promovidac) Número de interações geradas após o evento (por exemplo se lançarem um desafio para os par-ticipantes e ver o resultado)d) A promoção de ações social media (promoção de uma hashtag)e) Número de compras efectuadas através dos cupões ou vales de desconto oferecidos no evento f) Ganhar “awareness” visibilidade no mercado através do evento. Analisar se o impacto da pre-sença de “key influencers” ou “opinion leaders” no evento, ou se os midia divulgaram muito o evento.

Obrigado, espero que tenham gostado :) Consultoria gratuita para

a organização do seu próximo evento

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