ce gabarit de budget est un produit de l’acts en partenariat avec organisports
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Ce gabarit de budget est un produit de l’ACTS en partenariat avec Organisports
Que fait le logiciel budgétaire ?
• Il répartit les revenus et les dépenses en deux colonnes distinctes : Comptant et Biens et services
• Le programme permet d’effectuer trois tâches principales :– Produire un budget;
– Restructurer le budget en différente configurations avec l’aide de rapports spécifiques;
– Établir un processus de suivi budgétaire.
Produire un budget qui:
• Suggère une structure budgétaire et pour chacun de ceux-ci identifie tous les items budgétaires potentiels en argent comptant ou ben biens et services ;
• Identifie, pour chaque item budgétaire en biens et services, les pourvoyeurs éventuels;
• Identifie, pour chaque item budgétaire les items qui ne sont pas taxables;
• Identifie, pour chaque item budgétaire les transactions qui étaient en devise étrangère;
• Inclus un critère de pourcentage pour chaque section du budget ;• Produit des rapports généraux
De restructurer le budget en différentes configurations
• Identifie les items similaires répartis dans l’ensemble du budget, aux fins de présentation à un commanditaire ou un fournisseur éventuel;
• Regroupe tous les items qu’un gouvernement, une institution ou une entreprise va fournir;
• Mesure l’impact économique en fonction du Modèle MEETS de l’ACTS ;
• Permet de calculer le retour des taxes de vente en fonction de chaque item budgétaire;
Permet un suivi budgétaire qui:
• Gère les flux de trésorerie (« cash flow »);• Effectue le suivi budgétaire en imputant toutes les
dépenses dans les postes budgétaires appropriés, de façon à vérifier si un poste budgétaire est suffisamment provisionné pour permettre l’émission d’un bon de commande;
• Produit le bon de commande;• Effectue le suivi des factures reçues en fonction des
bons de commande émis.• Produit un rapport entre ce qui a été budgétisé, dépensé
et prévu au flux budgétaire;
Exemple de structure budgétaire
• Division – e.g.: 01-01-00.000 Direction générale
• Subdivision – e.g: 01-05-00.000 Dépenses de réunions
• Poste budgétaire– e.g.: 01-05-01.000 Bureau de direction
• Exemples d’objets à même un poste budgétaire– 683 Buffets avant l’événement– 693 Boissons non alcoolisées– 694 Café
Le code du poste budgétaire pour le café servi pendant les réunions du Bureau de direction serait donc : 01-05-01.694
Gabarit de plan budgétaire – Version de base
Tâche no 1 : Produire un budget
Page de bienvenue
Étape 1 : Saisir l’information sur votre événement
Étape 2 : Déterminer quels sont les seuls postes budgétaires que vous allez utiliser et y saisir les
données
Vous pouvez décider d’annuler certaines divisions, subdivisions ou postes budgétaires à l’aide du bouton «
Non utilisé » ou, tel qu’illustré, vous pouvez décider d’ouvrir un poste budgétaire spécifique
Étape 3 : Saisir les données pour un poste budgétaire dont vous
avez besoin
Chaque poste budgétaire comprend une liste de tous les objets possibles en deux colonnes (Comptant et Biens et services) : vous ne choisissez que ceux dont vous avez besoin (colonnes Quantité et Prix). Pour chaque objet, vous pouvez aussi cocher s’il s’agit d’un objet non taxable ou d’un objet transigé à l’origine en devise étrangère. De plus, pour les objets en biens et services, pour pouvez saisir le pourvoyeur.
Étape 4 : Vous pouvez produire différents types de rapport budgétaire :
Exemple du rapport budgétaire le plus détaillé
Vous pouvez utiliser des filtres afin de sélectionner une section spécifique du rapport
Rapport en fonction :– du poste budgétaire que vous avez conservé– des données que vous avez saisies
Étape 5 : Vous pouvez décider d’inclure un pourcentage que vous ne voulez pas franchir
Les pourcentages peuvent être établis pour toutes les divisions et subdivisions
Vous pouvez vérifier dans un rapport si vous avez ou non des dépassements budgétaires en fonction du % projeté
La ligne rouge = un poste budgétaire au-dessus du pourcentage projeté
Vous pouvez modifier le nom d’une division existante ou en créer une nouvelle
Vous pouvez modifier le nom d’une subdivision existante ou en créer une nouvelle
Vous pouvez modifier le nom d’un poste budgétaire ou en créer un nouveau
Vous pouvez créer de nouveaux objets ou inclure une valeur au Comptant ou en Biens et services
qui sera automatiquement intégrée dans la structure du budget (ex. le coût du café)
Vous pouvez ajouter de nouveaux pourvoyeurs de Biens et services
(gouvernements, institutions, entreprises)
Gabarit de plan budgétaire – Version de base
Tâche no 2 : Restructurer le budget en différentes configurations
Vous pouvez restructurer votre budget automatiquement dans une
configuration différente
Vous pouvez faire le suivi d’objets similaires répartis dans l’ensemble du budget en vue d’une présentation à un
commanditaire ou un fournisseur éventuel
Vous pouvez sélectionner un objet spécifique (ex. le café)
Liste des postes budgétaires où le café apparaît dans votre budget
Vous pouvez aussi obtenir le montant total des dépenses de café réparties
dans l’ensemble du budget
Connaissant ce montant, vous êtes en mesure d’élaborer une proposition de commandite ou
signer un contrat avec un fournisseur
Vous pouvez produire des rapports budgétaires par pourvoyeur de Biens et services que vous avez
inscrit lors de la saisie des données
Il est facile de faire tenir sur une seule page tous les biens et services que la ville ou un
commanditaire devrait fournir à votre événement
Vous pouvez produire un rapport budgétaire compatible avec le modèle
MEETS de l’ACTS
Vous pouvez alors saisir ces chiffres dans le logiciel de MEETS de façon à connaître l’impact économique de
votre événement (à l’exception des dépenses des visiteurs)
Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous
avez inscrits comme non taxables
Il est alors facile de calculer quel est le montant du retour de taxes que vous recevrez
Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous avez saisis en devises
étrangères (Ex. US $ ou euros)
Il est alors facile d’ajuster votre budget en fonction des variations du taux de change du dollar canadien
Budget – Version avancée
Tâche no 3 : Créer un processus de suivi du budget
Module Flux de trésorerie
Étape 1 : Saisir votre période de flux de trésorerie pour l’événement
Étape 2 : Saisir vos flux de trésorerie
Pour chaque poste budgétaire avec un montant au Comptant : saisir
votre flux de trésorerie
Une fois votre budget au comptant établi, vous n’avez qu’à choisir les boutons
d’option de flux de trésorerie
Rapports de flux de trésorerie
Flux de trésorerie total par mois pour votre événement
Rapport mensuel pour un poste budgétaire spécifique
Détails des flux de trésorerie d’un poste budgétaire
Vous pouvez aussi vérifier quel est votre flux de trésorerie cumulatif pour le mois courant
Dans cet exemple, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre n’était que de 10 $. La ligne rouge vous prévient qu’à la fin de l’événement, vous pourriez
être en situation de dépassement budgétaire
Budget – Version avancée
Tâche no 3 : Créer un processus de suivi budgétaire
Module Bon de commande / Facture
Étape 1 : Saisir vos fournisseurs au comptant pour votre bon de commande ou un contrat
Étape 2 : Saisir vos pourvoyeurs de Biens et services pour votre bon de commande ou un contrat
Étape 3 : Saisir un bon de commande
Vous pouvez ouvrir un bon de commande existant ou en créer un
nouveau
Si le poste budgétaire n’est pas suffisamment provisionné, le logiciel vous le laissera savoir. Vous pouvez alors ne
pas autoriser le bon de commande. Dans l’exemple illustré, vous disposez de suffisamment d’argent.
Vous pouvez maintenant transmettre votre bon de commande à votre fournisseur
Vous pouvez aussi vérifier l’état actuel d’une subdivision budgétaire
Dans 01-05-000, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre n’était que de 10 $. La
ligne rouge vous prévient qu’une fois l’événement terminé, vous pourriez vous retrouver en situation de dépassement budgétaire
Dans 02-01-000, vous avez dépensé 1000 $ alors que votre budget n’était que de 100 $. La ligne rouge vous prévient
que vous êtes en situation de dépassement budgétaire
Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis à un
fournisseur
Vous pouvez vérifier quels bons de commande n’ont pas été déjà transmis à un
fournisseur
Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis, mais pour lesquels vous n’avez pas
encore reçu la facture correspondante
Vous pouvez obtenir un rapport par fournisseur utilisant des bons de commande et savoir combien d’argent vous
lui avez payé ou combien vous lui devez
Saisir une facture
Quand vous recevez une facture, vous saisissez l’information en vue de ::- relier la facture au bon de commande approprié. - ou s’il ne s’agit pas d’un bon de commande, vous le saisissez comme un paiement d’un contrat (ex. la facture de téléphone) : le logiciel vous fera savoir si vous avez assez d’argent pour payer cette facture
Liste des factures (bons de commande) par ordre chronologique
Liste des factures (paiements de contrat) par ordre chronologique
Vous pouvez produire des rapports par fournisseur et savoir combien d’argent vous leur
avez payé ou combien vous leur devez
Le Gabarit de budget :
• Suit la structure du Gabarit de plan d’affaires• Est complet en proposant une telle structure et une liste de tous les
objets• Est souple en vous permettant d’effacer les divisions, subdivisions et
postes budgétaires dont vous n’avez pas besoin• Peut être adapté à votre propre structure budgétaire• Peut être modifié puisqu’il est en format Microsoft Access• Vous offre une variété complète de rapports différents• Vous avertit si vous produisez un bon de commande sans disposer de
l’argent nécessaire dans un poste budgétaire précis• Vous laisse savoir si vous serez en situation de dépassement
budgétaire pour un poste budgétaire spécifique
Finalement
Le Gabarit de plan de budget
Vous épargne
Temps, effort et argent !!!!
Pour toute question ou si vous souhaitez qu’Organisports produise / personnalise
votre budget?
ORGANISPORTSTél. : +1 (819) 345-5003
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