ce gabarit de budget est un produit de l’acts en partenariat avec organisports
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Ce gabarit de budget est un produit de l’ACTS en partenariat avec Organisports. Que fait le logiciel budgétaire ?. Il répartit les revenus et les dépenses en deux colonnes distinctes : Comptant et Biens et services Le programme permet d’effectuer trois tâches principales : - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Ce gabarit de budget est un produit de l’ACTS en partenariat avec Organisports
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Que fait le logiciel budgétaire ?
• Il répartit les revenus et les dépenses en deux colonnes distinctes : Comptant et Biens et services
• Le programme permet d’effectuer trois tâches principales :– Produire un budget;
– Restructurer le budget en différente configurations avec l’aide de rapports spécifiques;
– Établir un processus de suivi budgétaire.
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Produire un budget qui:
• Suggère une structure budgétaire et pour chacun de ceux-ci identifie tous les items budgétaires potentiels en argent comptant ou ben biens et services ;
• Identifie, pour chaque item budgétaire en biens et services, les pourvoyeurs éventuels;
• Identifie, pour chaque item budgétaire les items qui ne sont pas taxables;
• Identifie, pour chaque item budgétaire les transactions qui étaient en devise étrangère;
• Inclus un critère de pourcentage pour chaque section du budget ;• Produit des rapports généraux
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De restructurer le budget en différentes configurations
• Identifie les items similaires répartis dans l’ensemble du budget, aux fins de présentation à un commanditaire ou un fournisseur éventuel;
• Regroupe tous les items qu’un gouvernement, une institution ou une entreprise va fournir;
• Mesure l’impact économique en fonction du Modèle MEETS de l’ACTS ;
• Permet de calculer le retour des taxes de vente en fonction de chaque item budgétaire;
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Permet un suivi budgétaire qui:
• Gère les flux de trésorerie (« cash flow »);• Effectue le suivi budgétaire en imputant toutes les
dépenses dans les postes budgétaires appropriés, de façon à vérifier si un poste budgétaire est suffisamment provisionné pour permettre l’émission d’un bon de commande;
• Produit le bon de commande;• Effectue le suivi des factures reçues en fonction des
bons de commande émis.• Produit un rapport entre ce qui a été budgétisé, dépensé
et prévu au flux budgétaire;
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Exemple de structure budgétaire
• Division – e.g.: 01-01-00.000 Direction générale
• Subdivision – e.g: 01-05-00.000 Dépenses de réunions
• Poste budgétaire– e.g.: 01-05-01.000 Bureau de direction
• Exemples d’objets à même un poste budgétaire– 683 Buffets avant l’événement– 693 Boissons non alcoolisées– 694 Café
Le code du poste budgétaire pour le café servi pendant les réunions du Bureau de direction serait donc : 01-05-01.694
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Gabarit de plan budgétaire – Version de base
Tâche no 1 : Produire un budget
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Page de bienvenue
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Étape 1 : Saisir l’information sur votre événement
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Étape 2 : Déterminer quels sont les seuls postes budgétaires que vous allez utiliser et y saisir les
données
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Vous pouvez décider d’annuler certaines divisions, subdivisions ou postes budgétaires à l’aide du bouton «
Non utilisé » ou, tel qu’illustré, vous pouvez décider d’ouvrir un poste budgétaire spécifique
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Étape 3 : Saisir les données pour un poste budgétaire dont vous
avez besoin
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Chaque poste budgétaire comprend une liste de tous les objets possibles en deux colonnes (Comptant et Biens et services) : vous ne choisissez que ceux dont vous avez besoin (colonnes Quantité et Prix). Pour chaque objet, vous pouvez aussi cocher s’il s’agit d’un objet non taxable ou d’un objet transigé à l’origine en devise étrangère. De plus, pour les objets en biens et services, pour pouvez saisir le pourvoyeur.
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Étape 4 : Vous pouvez produire différents types de rapport budgétaire :
Exemple du rapport budgétaire le plus détaillé
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Vous pouvez utiliser des filtres afin de sélectionner une section spécifique du rapport
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Rapport en fonction :– du poste budgétaire que vous avez conservé– des données que vous avez saisies
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Étape 5 : Vous pouvez décider d’inclure un pourcentage que vous ne voulez pas franchir
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Les pourcentages peuvent être établis pour toutes les divisions et subdivisions
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Vous pouvez vérifier dans un rapport si vous avez ou non des dépassements budgétaires en fonction du % projeté
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La ligne rouge = un poste budgétaire au-dessus du pourcentage projeté
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Vous pouvez modifier le nom d’une division existante ou en créer une nouvelle
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Vous pouvez modifier le nom d’une subdivision existante ou en créer une nouvelle
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Vous pouvez modifier le nom d’un poste budgétaire ou en créer un nouveau
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Vous pouvez créer de nouveaux objets ou inclure une valeur au Comptant ou en Biens et services
qui sera automatiquement intégrée dans la structure du budget (ex. le coût du café)
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Vous pouvez ajouter de nouveaux pourvoyeurs de Biens et services
(gouvernements, institutions, entreprises)
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Gabarit de plan budgétaire – Version de base
Tâche no 2 : Restructurer le budget en différentes configurations
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Vous pouvez restructurer votre budget automatiquement dans une
configuration différente
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Vous pouvez faire le suivi d’objets similaires répartis dans l’ensemble du budget en vue d’une présentation à un
commanditaire ou un fournisseur éventuel
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Vous pouvez sélectionner un objet spécifique (ex. le café)
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Liste des postes budgétaires où le café apparaît dans votre budget
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Vous pouvez aussi obtenir le montant total des dépenses de café réparties
dans l’ensemble du budget
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Connaissant ce montant, vous êtes en mesure d’élaborer une proposition de commandite ou
signer un contrat avec un fournisseur
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Vous pouvez produire des rapports budgétaires par pourvoyeur de Biens et services que vous avez
inscrit lors de la saisie des données
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Il est facile de faire tenir sur une seule page tous les biens et services que la ville ou un
commanditaire devrait fournir à votre événement
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Vous pouvez produire un rapport budgétaire compatible avec le modèle
MEETS de l’ACTS
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Vous pouvez alors saisir ces chiffres dans le logiciel de MEETS de façon à connaître l’impact économique de
votre événement (à l’exception des dépenses des visiteurs)
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Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous
avez inscrits comme non taxables
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Il est alors facile de calculer quel est le montant du retour de taxes que vous recevrez
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Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous avez saisis en devises
étrangères (Ex. US $ ou euros)
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Il est alors facile d’ajuster votre budget en fonction des variations du taux de change du dollar canadien
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Budget – Version avancée
Tâche no 3 : Créer un processus de suivi du budget
Module Flux de trésorerie
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Étape 1 : Saisir votre période de flux de trésorerie pour l’événement
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Étape 2 : Saisir vos flux de trésorerie
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Pour chaque poste budgétaire avec un montant au Comptant : saisir
votre flux de trésorerie
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Une fois votre budget au comptant établi, vous n’avez qu’à choisir les boutons
d’option de flux de trésorerie
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Rapports de flux de trésorerie
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Flux de trésorerie total par mois pour votre événement
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Rapport mensuel pour un poste budgétaire spécifique
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Détails des flux de trésorerie d’un poste budgétaire
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Vous pouvez aussi vérifier quel est votre flux de trésorerie cumulatif pour le mois courant
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Dans cet exemple, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre n’était que de 10 $. La ligne rouge vous prévient qu’à la fin de l’événement, vous pourriez
être en situation de dépassement budgétaire
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Budget – Version avancée
Tâche no 3 : Créer un processus de suivi budgétaire
Module Bon de commande / Facture
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Étape 1 : Saisir vos fournisseurs au comptant pour votre bon de commande ou un contrat
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Étape 2 : Saisir vos pourvoyeurs de Biens et services pour votre bon de commande ou un contrat
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Étape 3 : Saisir un bon de commande
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Vous pouvez ouvrir un bon de commande existant ou en créer un
nouveau
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Si le poste budgétaire n’est pas suffisamment provisionné, le logiciel vous le laissera savoir. Vous pouvez alors ne
pas autoriser le bon de commande. Dans l’exemple illustré, vous disposez de suffisamment d’argent.
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Vous pouvez maintenant transmettre votre bon de commande à votre fournisseur
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Vous pouvez aussi vérifier l’état actuel d’une subdivision budgétaire
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Dans 01-05-000, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre n’était que de 10 $. La
ligne rouge vous prévient qu’une fois l’événement terminé, vous pourriez vous retrouver en situation de dépassement budgétaire
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Dans 02-01-000, vous avez dépensé 1000 $ alors que votre budget n’était que de 100 $. La ligne rouge vous prévient
que vous êtes en situation de dépassement budgétaire
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Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis à un
fournisseur
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Vous pouvez vérifier quels bons de commande n’ont pas été déjà transmis à un
fournisseur
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Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis, mais pour lesquels vous n’avez pas
encore reçu la facture correspondante
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Vous pouvez obtenir un rapport par fournisseur utilisant des bons de commande et savoir combien d’argent vous
lui avez payé ou combien vous lui devez
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Saisir une facture
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Quand vous recevez une facture, vous saisissez l’information en vue de ::- relier la facture au bon de commande approprié. - ou s’il ne s’agit pas d’un bon de commande, vous le saisissez comme un paiement d’un contrat (ex. la facture de téléphone) : le logiciel vous fera savoir si vous avez assez d’argent pour payer cette facture
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Liste des factures (bons de commande) par ordre chronologique
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Liste des factures (paiements de contrat) par ordre chronologique
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Vous pouvez produire des rapports par fournisseur et savoir combien d’argent vous leur
avez payé ou combien vous leur devez
![Page 71: Ce gabarit de budget est un produit de l’ACTS en partenariat avec Organisports](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070412/56814aa4550346895db7b9f7/html5/thumbnails/71.jpg)
Le Gabarit de budget :
• Suit la structure du Gabarit de plan d’affaires• Est complet en proposant une telle structure et une liste de tous les
objets• Est souple en vous permettant d’effacer les divisions, subdivisions et
postes budgétaires dont vous n’avez pas besoin• Peut être adapté à votre propre structure budgétaire• Peut être modifié puisqu’il est en format Microsoft Access• Vous offre une variété complète de rapports différents• Vous avertit si vous produisez un bon de commande sans disposer de
l’argent nécessaire dans un poste budgétaire précis• Vous laisse savoir si vous serez en situation de dépassement
budgétaire pour un poste budgétaire spécifique
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Finalement
Le Gabarit de plan de budget
Vous épargne
Temps, effort et argent !!!!
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